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關(guān)鍵詞：科技檔案 管理 網(wǎng)絡化

1 什么是網(wǎng)絡化管理技術(shù)

所謂的網(wǎng)絡化管理技術(shù)是一種運用計算機技術(shù)，網(wǎng)絡技術(shù)的現(xiàn)代化管理辦法。它的基本原理是：按照一定程序把若干具有內(nèi)在聯(lián)系而又獨立的點聯(lián)結(jié)起來，組成縱橫交錯的網(wǎng)絡系統(tǒng)，利用數(shù)學手段描述網(wǎng)絡系統(tǒng)的狀態(tài)及各點之間的相互聯(lián)系，通過信息反饋進行監(jiān)督與控制，以保證達到預定的目標。將網(wǎng)絡化管理技術(shù)運用到檔案管理工作，就是將紙質(zhì)的檔案資料轉(zhuǎn)化成數(shù)字語言，然后輸入計算機，利用網(wǎng)絡化管理達到資源共享。

2 科技檔案管理網(wǎng)絡化的必要性

科技檔案是一種信息資源，信息資源只有在開放、流通的環(huán)境中才能發(fā)揮它的作用。如果只是將其局限在紙質(zhì)的基礎之上，那無疑會對這種資源造成浪費。信息資源的特點是：開放的面越廣，它的流通量就會越大，點也就越多；點與點，點與面之間的連接越緊密越會加快流通的速度，對于信息的共享作用是很大的。以前開展科技檔案管理工作具有很大的局限性，但是結(jié)合科技檔案具有的特點，將網(wǎng)絡信息化管理技術(shù)運用到科技檔案管理工作中去，對于單位而言，打破了部門與部門之間的界限；對于行業(yè)而言，打破了各行各業(yè)之間的界限；對于地區(qū)而言，更加大了地域之間的資源流通。不管是從深度上還是從廣度上都增加了科技檔案信息資源的開發(fā)范圍，信息資源流通的渠道更廣更暢通，達到信息資源共享的目的?？萍紮n案在流通過程中不僅促進了自身的更加完善和發(fā)展，網(wǎng)絡化的運用也會在信息資源流通過程中反應出問題，進而解決問題，而使得網(wǎng)絡管理技術(shù)在檔案管理運用中更加完善和成熟，最終形成科技檔案工作的良性循環(huán)和傳播。充分發(fā)揮了檔案信息資源的作用也使得企業(yè)獲得了最佳的經(jīng)濟效益和社會效益。但是高新技術(shù)在檔案工作中的應用必然會引起傳統(tǒng)模式和現(xiàn)代技術(shù)的“碰撞”，科技檔案能否實行網(wǎng)絡化管理，還是需要經(jīng)過一個理論與實踐的磨合期。

3 科技檔案管理工作采用網(wǎng)絡化技術(shù)的緊迫性

科技檔案在管理工作當中存在各種影響因素，由于單位、部門、行業(yè)、地域的限制，使得科技檔案在管理當中多具有封閉、內(nèi)向式的缺點。由于現(xiàn)在檔案管理還沒有完全網(wǎng)絡化，絕大部分還是以手工作業(yè)為主，這就造成了巨大的檔案資源浪費：檔案資源大部分都處在一個沉睡的狀態(tài)，能夠運用到生產(chǎn)建設中去的也只是其中的一小部分而已，這樣對這些寶貴的資源造成很大程度上的浪費。

網(wǎng)絡化管理技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應用將會大大促進檔案現(xiàn)代化的管理進程。科技檔案作為重要的開發(fā)信息資源，更迫切地需要網(wǎng)絡化管理來解決巨大的資源浪費問題。社會在不斷地進步，管理模式也應該隨著外部環(huán)境的變化而不斷調(diào)整和完善，只有拋棄滯后的管理模式，采用網(wǎng)絡化管理，才能提高管理水平和利用水平。為此，早些年，國家檔案局、國家經(jīng)委、國家計委、國家科委首次聯(lián)合執(zhí)法了《關(guān)于加強科學技術(shù)檔案工作的意見》，明確提出科技檔案要搞好三個轉(zhuǎn)變，即“在服務范圍上，要由內(nèi)向外結(jié)合轉(zhuǎn)變；在服務方法上，要由被動向主動轉(zhuǎn)變；在服務方式上，要由封閉、半封閉向開放型轉(zhuǎn)變?！倍獙崿F(xiàn)這三個轉(zhuǎn)變，網(wǎng)絡化管理是一種最好的管理模式，科技檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡化便是一個必然。當今社會是競爭的時代，企業(yè)要在激烈競爭中取得勝利，關(guān)鍵要能創(chuàng)造出比其他企業(yè)更高的價值才行。這樣以來，如何做出正確的經(jīng)營決策，如何推進技術(shù)的進步是企業(yè)決策者最先考慮的問題。要做到這些，就必須建立起高效準確的信息系統(tǒng)。占有信息的速度和數(shù)量，已成為當下企業(yè)興衰成敗的首要條件。企業(yè)中的科技檔案作為一種信息資源就是如此?？萍紮n案是企業(yè)維護和擴大再生產(chǎn)的決策依據(jù)，屬于企業(yè)的技術(shù)機密和獨有的知識。因此它屬于一筆資產(chǎn)，企業(yè)應該考慮如何正確地管理、保護、利用好這些資產(chǎn)。很顯然，我們現(xiàn)行的科技檔案管理辦法和管理手段，并不能很好地管理運用這些資產(chǎn)，甚至造成企業(yè)資源的巨大浪費，必須實行網(wǎng)絡化管理技術(shù)，才能為企業(yè)及時、準確地提供足夠的科技檔案信息，推動企業(yè)高速發(fā)展。

4 網(wǎng)絡化管理的幾項準備工作

4.1 不斷強化和完善本系統(tǒng)的科技檔案工作網(wǎng)絡組織 近幾年，不少企業(yè)的檔案管理網(wǎng)絡組織已逐步形成各自的規(guī)模，例如煤炭系統(tǒng)的檔案管理網(wǎng)絡是由省焦煤系統(tǒng)檔案館、局檔案館及各煤炭企事業(yè)二級單位三級網(wǎng)絡組成的。對于這類組織我們應鞏固推廣和提高，在組織程度、活動方式和活動內(nèi)容等方面進一步大膽探索。

4.2 大力加強科技檔案的標準化 要實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理，其中一個重要條件是要將科技檔案標準化，它也是提高檔案工作管理水平最重要的基礎工作。計算機是實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理的重要工具，要使用這一技術(shù)手段首要問題就是要將書面化的語言轉(zhuǎn)換成電子計算機語言，缺乏標準化，是很難將檔案資料轉(zhuǎn)化為計算機語言的，科技檔案網(wǎng)絡化也變成無稽之談。但目前在檔案標準化這個環(huán)節(jié)仍然非常薄弱，需要結(jié)合現(xiàn)代化的技術(shù)要求，逐步制訂各項標準。

4.3 加快推廣應用先進設備和技術(shù) 采用微機、縮微、復印等先進設備和技術(shù)，是實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理的決定性因素。目前大部分二級單位已搞定了微機管理，現(xiàn)在應抓好試點，吸取經(jīng)驗，大力推廣，為以后的聯(lián)機成網(wǎng)打下堅實的基礎。

4.4 提高檔案工作人員的業(yè)務和技術(shù)素質(zhì) 要實現(xiàn)科技檔案網(wǎng)絡化管理對于檔案人員的計算機技能有較高的要求，目前建立一支會計算機編輯，會操作計算機網(wǎng)絡的高技術(shù)管理人才是馬上要做的工作。今后的檔案教育事業(yè)應把電腦操作作為重中之中，要繼續(xù)采用自學、培訓等多種方式培養(yǎng)大批既有豐富的專業(yè)知識，又有較高計算機技術(shù)的專門人才，做好人才儲備。

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關(guān)鍵詞：科技計劃項目；檔案管理

現(xiàn)代社會中科學技術(shù)是第一生產(chǎn)力，經(jīng)濟要發(fā)展離不開科學技術(shù)資源的支持?，F(xiàn)代社會科學技術(shù)的發(fā)展日新月異，國與國之間的競爭早已演變?yōu)榭茖W技術(shù)實力的競爭。我國各省也將科學技術(shù)放在本地區(qū)發(fā)展戰(zhàn)略的首要位置。由此可見，在新一輪競爭中，誰的科技優(yōu)勢越明顯，準確把握機遇，誰就能有所作為，贏得競爭中的主動權(quán)，所以科技工作在國民經(jīng)濟建設與發(fā)展中的地位十分重要。

一、科技計劃項目的概念

在2001年1月20日，科學技術(shù)部頒的第五號令《國家科技計劃項目管理暫行辦法》中，第一章第二條明確規(guī)定：國家科技計劃項目是指在國家科技計劃中實施安排，單位或者個人承擔的，在一定時期內(nèi)所進行的科學技術(shù)研究開發(fā)活動。

二、科技計劃項目檔案的形式與定義

所謂的國家科技計劃項目檔案是指科技項目在立項、實施、結(jié)題驗收或者成果轉(zhuǎn)化過程中，所形成的需要進行歸檔保存的各種類型、載體的文件，其列入國家科技計劃內(nèi)，且研究經(jīng)費以中央財政撥款為主。由上述定義可以看出，科技計劃項目檔案所形成的領(lǐng)域包括政府部門、社會組織以及個人；而科技計劃項目實施的整個過程可以從科技計劃項目檔案中體現(xiàn)出來；此外，在實施科技計劃項目過程中，直接形成了科技計劃項目檔案，其為原始記錄且具備相當?shù)谋４鎯r值。

三、科技計劃項目檔案的管理

第一，檔案管理要服務于科技項目管理與監(jiān)督服務。在科技管理過程中，項目檔案的作用越來越突出，項目檔案的管理也逐漸成為科研管理的一項重要內(nèi)容與必要條件。在檔案管理過程中，政府科技主管部門和項目負責單位通過簽訂合同的方式明確雙方責任。按照合同內(nèi)容由科技主管部門提出項目檔案管理要求，而項目負責單位則據(jù)合同條款如期、保質(zhì)的完成項目研發(fā)工作，并且將科技主管部門提交完整的項目檔案文件。

第二，對項目執(zhí)行加以規(guī)范以項目檔案為客觀依據(jù)。按照項目的運作規(guī)律，通常采用項目責任人制進行項目管理，即在項目檔案形成、積累以及歸檔的全過程中，該負責任擔負主要的領(lǐng)導責任。整個項目的研發(fā)過程均是通過項目檔案完整、忠實地記錄下來，根據(jù)檔案可以對項目的進展情況、存在的問題進行及時的了解，項目檔案的科學性、嚴肅性也得到了保證。在執(zhí)行項目過程中，要保證各種原始記錄的配套性、準確性以及完整性，并將其作為項目管理的重要依據(jù)。

第三，項目檔案要具備充分的資源共享性。相關(guān)規(guī)定中有明確要求，各類國家科技計劃所建立的數(shù)據(jù)庫要具備兼容性，實現(xiàn)信息資源與數(shù)據(jù)資源最大化共享。項目檔案是項目執(zhí)行單位記錄相關(guān)項目信息的主要載體，因此要求其具備資源共享性。要實現(xiàn)這些信息資源的共享，轉(zhuǎn)化為科技成果，為全社會利用，前提就是項目檔案標準化與規(guī)范化管理。

四、科技計劃項目檔案管理需要解決的問題

第一，項目檔案科學管理水平有待提高。項目檔案的形成過程對應了項目的運作過程中，項目各隊均會形成對應的文件，由此可見項目檔案是計劃項目立項、檢查以及驗收等研究活動的重要標志。項目檔案屬于科研過程的軟成果，對項目績效進行評估要以項目檔案為依據(jù)和前提，從這個意義上講，項目檔案的重要性與科研活動的硬成功作用相當。項目檔案管理是科學計劃項目管理的一個重要部分，要委派專職、專業(yè)的人員與機構(gòu)進行實施，以保證其科學性。項目管理也是科技管理的一種重要形式與重要內(nèi)容，只有尊重科學、尊重創(chuàng)新，充分認識到科技實踐、發(fā)展、再實踐、再發(fā)展的科學規(guī)律，對項目檔案進行科學管理，才能保證科技計劃項目整體的有效性。

第二，項目檔案管理機制有待完善。由于計劃項目的執(zhí)行單位不僅限于屬地單位，因此無法適用原有的檔案管理屬地化模式，從而項目檔案管理過程中經(jīng)常出現(xiàn)盲點或者空白。要進一步強化項目檔案管理，就要徹底改變這種屬地管理模式，采用履行合同的新模式，檔案管理的實施對象確定為項目執(zhí)行單位。這種管理模式最顯著的特點就是不考慮項目執(zhí)行單位的行政關(guān)系與隸屬關(guān)系，使得項目執(zhí)行單位與項目檔案管理單位合而為一，這樣就不存在固有的領(lǐng)導關(guān)系，而屬地內(nèi)行政管理部門的職能也更加明確，與項目檔案管理的客觀要求也相符。

第三，項目檔案的質(zhì)量要有所保證。要進一步落實檔案管理責任制，使得項目檔案的質(zhì)量有所保證，主要可以從以下兩方面著手：首先，科技管理部門要做好項目管理檔案，以滿足公眾的知情權(quán)，接受公眾監(jiān)督。要按照項目的實際進度進行檢查、驗收、監(jiān)理與審計，并確認發(fā)明權(quán)與知識產(chǎn)權(quán)的歸屬，這些工作均要以項目檔案作為憑證。其次，要保證項目執(zhí)行者的合法權(quán)益。項目負責人對項目研發(fā)檔案負有領(lǐng)導責任，實行項目負責人制，保證了得技計劃研究活動可以按照規(guī)范建檔，對研究過程、研發(fā)狀況以及所得數(shù)據(jù)進行忠實的記錄。項目負責人要保證提供給監(jiān)管方檔案的真實性、準確性以及完整性，這也是項目負責人的責任與義務。

第四，檔案工作監(jiān)管職能的強化。項目檔案管理工作是一項專業(yè)性、系統(tǒng)性的工作，科技主管部門與檔案主管部門在監(jiān)督、指導以及實施專業(yè)管理的過程中，有一定的難度。因此要基于行政改革的角度，以社會專業(yè)資源為依托，提高檔案管理的專業(yè)化程度。比如委托有專業(yè)資質(zhì)的機構(gòu)評估檔案的完整性與準確性；或者引入專家機制，以保證檔案管理監(jiān)管的客觀性與公正性等。

參考文獻：

1.劉春澤,宋宇.關(guān)于科技計劃項目檔案若干問題的思考[J].社會,2011(10).

2.潘世萍,候希聞.科技計劃項目檔案管理體制發(fā)展及創(chuàng)新研究[J].中國檔案,2011(11).

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關(guān)鍵詞:新升本的院校系級教學檔案問題對策

隨著專升本的成功標志著一所院校辦學層次的提升。它的辦學規(guī)模、硬件投入以及教師素質(zhì)都達到了一定水平，但從管理模式上仍需進一步轉(zhuǎn)變和提高，以更好地適應本科院校的教育體制。系級教學檔案管理作為學校管理的一個組成部分，在向本科管理模式轉(zhuǎn)變過程中，地位更加重要，內(nèi)容更加豐富。教學檔案的最終目的是服務于學校的教學管理，良好的教學檔案管理可以有效地促進教學、科研管理的科學化，進而加快學校向本科教育轉(zhuǎn)型的進程。反之，如果輕視教學檔案、疏于對教學檔案的管理，則極容易導致教學管理、科研管理處于無序狀態(tài)，使高校的轉(zhuǎn)型流于形式。本文就升本后加強系級教學檔案管理，充分發(fā)揮其在教學管理工作中的重要作用。

1、新升本院校系級教學檔案的內(nèi)容、特點和作用

1.1 系級教學檔案的內(nèi)容

由于教學管理和教學活動是一項復雜的實踐活動。因此，反映這一實踐活動的教學檔案的內(nèi)容龐雜，且形式多樣。概括起來可分為以下七類：

(1)教學計劃管理方面：主要包括教學計劃、教學大綱、自編教材或講義、校歷、課程表等。(2)教學狀態(tài)管理方面：主要包括教學管理工作規(guī)章制度、選修課開課匯總表、教研室聽課表（或卡）、教學實訓、畢業(yè)實習資料（實習計劃、實習任務指導書、實習學生分組情況登記表、實結(jié)）、實驗教學文件（實驗教學計劃、實驗教學大綱、實驗儀器設備使用情況、實驗成績等）、學生課程設計、畢業(yè)論文（或設計）等內(nèi)容。(3)考務管理方面：主要包括系內(nèi)和學校期末考試試卷、考場及監(jiān)考教師安排等內(nèi)容。(4)學籍管理方面：主要包括學生入學學籍登記表（或卡）、學生學籍變動、獎懲記錄、考試成績等內(nèi)容。(5)教師工作量及業(yè)務考核方面：主要包括教師授課情況、工作量計算、承擔科研及發(fā)表學術(shù)論文等內(nèi)容。(6)教學工作年度總結(jié)和教研、教改總結(jié)等內(nèi)容。(7)師資培養(yǎng)方面包括師資培養(yǎng)計劃、教師業(yè)務進修情況、師資隊伍建設材料。如學科帶頭人、骨干教師、學術(shù)梯隊建設；科研和教改實踐、學術(shù)研討等。

教學檔案是全院師生的勞動成果，是教學工作的重要信息資源，是系級教學歷史真實面貌，體現(xiàn)了一所學院成長、發(fā)展、壯大的歷史見證。

1.2 系級教學檔案管理的特點

系級教學檔案是教師、學生從事教學管理實踐活動中直接形成的,具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄,是系級檔案管理工作的核心。它既不同于文書檔案,也不同于科研檔案,其特點如下:

(1)檔案來源的分散性。它來自于教學活動的各個環(huán)節(jié)和教學活動的全過程,由教與學兩方面材料轉(zhuǎn)化而來，一方面包括了教育改革、教學計劃、教學總結(jié)、專業(yè)建設和課程設置等文件,及政府教育主管部門、本校教學主管部門的有關(guān)教學工作的規(guī)章制度、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析資料等,另一方面也包括了學生工作的總結(jié)、學生的實習鑒定、見習鑒定、學生的學習成績、實驗成績和畢業(yè)論文等。

(2)檔案的原始性。教學檔案是系級教學活動、教學管理、學生管理中所形成的歷史記錄。反映系級教學工作的全貌,記錄著教學管理活動的真實過程。它主要包括系級有關(guān)教學工作會議的記錄、簡報,以及各種教學制度、規(guī)定、辦法條例等教學工作文件。

(3)檔案的專業(yè)性。系級教學檔案工作既要遵循人才培養(yǎng)方案的共性,也要根據(jù)系級專業(yè)設置、課程設置教學內(nèi)容、學時分配的不同,遵循其專業(yè)性特點。

(4)檔案資料的多樣性。由于教學活動內(nèi)容的多樣性,在日常教學活動過程中,為了教學的需要,必然會形成不同形式的材料。除了紙質(zhì)的文件材料、教材、學生學籍外,還包括音像、電子、照片、光盤等類材料。

1.3系級教學檔案的作用

(1)系級教學檔案是真實的原始資料。系級是高?；鶎拥慕虒W部門，系級教學檔案是在教學活動和教學管理過程中直接形成的原始資料，真實、客觀地記錄了在教學改革、教學質(zhì)量、師資隊伍建設等各個方面的教學管理工作，全面地反映了教學工作的進程和特點，是今后進行教學管理和教學研究活動不可缺少的，是改進教學工作、促進教學交流、提高教學質(zhì)量的依據(jù)和參考。對今后各項工作的開展有重要的借鑒和指導意義。

(2)系級教學檔案是重要參考依據(jù)。為了有效地進行教學管理和開展教學活動，系領(lǐng)導和教研室主任必須切實掌握有關(guān)的檔案信息。在熟悉教學情況、總結(jié)教學經(jīng)驗、制定教學計劃和處理存在問題時，不可能單純地只憑個人記憶，而是往往需要去查閱檔案記載。因此，教學管理、教學實踐和教學信息反饋都離不開教學檔案，它可以為這些教學工作提供比較詳盡的參考依據(jù)。

(3)系級教學檔案是教學評估的基礎。開展教育評估是現(xiàn)代教育的要求，也是國家對高校進行宏觀管理的一種手段，無論國家對教學評價指標體系如何確定，高校在進行教學評估時，必然要通過查閱相關(guān)檔案，最終都要憑借大量的檔案材料，才能對某一高校作出客觀、全面、真實的評價，在對教學條件、教學狀態(tài)、教學效果進行跟蹤調(diào)查和分析時系級教學檔案可以提供比較完整、系統(tǒng)、真實可靠的信息和數(shù)據(jù)，是高校搞好教學評估工作的重要基礎。

2、新升本院校系級教學檔案管理工作存在的主要問題

新升本的院校一般是由?？茖W校升格而來,本科層次辦學時間短,由?？葡虮究频霓D(zhuǎn)變需要一個過程,專科層次的檔案管理發(fā)展到本科層次的檔案管理也需要有一個適應過程。加之檔案管理專業(yè)技術(shù)人員偏少,在教學檔案管理中難免會存在一定的問題。

(1)檔案管理制度不健全。建立和健全教學檔案的歸檔制度,是做好教學檔案管理工作的基礎。由于新升本院校重點考慮的是學科專業(yè)建設與師資隊伍建設,重點投入放在改善教學條件和提高教學質(zhì)量上,對教學檔案管理沒有高度重視,也沒有制定相應的規(guī)章制度,檔案材料存在不全的現(xiàn)象,具體負責教學檔案的工作人員缺乏相應的專業(yè)業(yè)務體系指導和管理規(guī)章的約束。系級教學檔案應如何保存?哪些文件材料由系里保存?哪些應交由教務處或院校檔案部門保存?應如何整理文件材料? 沒有統(tǒng)一管理要求。

(2)檔案意識淡薄。系級檔案管理是一種事后行為很容易被人們忽視。系級檔案涉及教學、科研、學生等多種資料,絕大部分來源于教學一線的教師和學生。一方面,一些教師認為教學科研成果、文件材料等是個人的心血,沒有必要交給系級保存、歸檔；另一方面,學生的材料又分散在不同的部門,有的存放在學工處,有的存放在教務處,有的存放在招生就業(yè)處,有的分散在各系（學工大隊部）中,這樣就造成了教學檔案收集不夠完整,歸檔質(zhì)量不高,一些在教學過程中形成的有價值的文獻資料丟失,難以發(fā)揮教學檔案應有的作用。

(3)教學檔案缺乏科學性、系統(tǒng)性和完整性。隨著新升本的院校辦學層次的提高,辦學規(guī)模的擴大,教學檔案的規(guī)模也在不斷擴大,工作量增加了但教學秘書隊伍的編制卻沒有增加,大多數(shù)還是一個人干。教學秘書往往兼職教學檔案員,由于工作量大,工作繁瑣,因而難以全身心投入到檔案管理工作中。由于無專人管理,無固定保管場所,大量的原始教學資料處于沒有規(guī)范整理、零散而不成體系的自然狀態(tài)。具體表現(xiàn)在該收集的材料沒有收集,或者是只重視紅頭文件的收集,而不重視各部門、各系在運行過程中自己所形成的具有保存價值的,原始的、真實的文件材料,致使教學檔案雜亂而無體系性,殘缺而無完整性,有些材料缺乏可靠性,嚴重影響了檔案的質(zhì)量。

(4)檔案管理手段落后。不少檔案管理人員缺乏檔案管理專業(yè)知識，計算機管理的應用能力較弱,辦公自動化、管理科學化水平較低,對教學檔案的管理還是以傳統(tǒng)的管理方式為主,這在很大程度上影響了系級檔案管理的效率。

3、加強新升本院校系級教學檔案管理工作的措施

3.1 提高檔案意識,加強系級教學檔案工作的管理

系級教學檔案是院校教師及學生從事教學管理和教學實踐活動中直接形成的原始材料,是院校教學工作方針、政策的真實寫照,是院校教學管理的重要內(nèi)容,是教學活動不可缺少的重要依據(jù)和主要參考資料。在社會不斷發(fā)展的今天,檔案工作的范圍已不僅是搜集、保管和利用檔案,它的工作面已延伸到行政管理等方面,這些職能的發(fā)揮很大程度上取決于領(lǐng)導對檔案工作的認識程度。

在院校中,檔案工作是否得到重視,檔案管理水平的高低,已成為評價一所院校管理質(zhì)量優(yōu)劣的重要指標。因此，各級領(lǐng)導要充分認識到教學檔案在院校教學管理中的作用,應重視和關(guān)心系級檔案管理工作,把教學檔案管理規(guī)范化工作真正納入系級教學工作計劃中,配備有一定管理水平且責任心強的檔案管理人員,切實提高系級教學檔案管理水平。

3.2 嚴格系級教學檔案的管理和歸檔制度

教學檔案管理工作作為一種動態(tài)的存在方式,僅靠檔案管理員的宣傳是不夠的,還需要制定嚴格的管理制度。在收集整理各類教學資料時,要做到完整、規(guī)范并及時進行編目統(tǒng)計,使教學檔案的收集工作同計劃管理相結(jié)合,保證能按時完成建檔工作。鑒于院校教學工作的連續(xù)性和長期性,可在每學期開學和期末兩個時間定期收集整理、歸檔。對參與教學活動的人員要明確責任和任務,規(guī)定時限要求,并進行相應的登記、考核和獎懲,使教學檔案管理工作收到實效。

3.3 系統(tǒng)、完整、科學地收集檔案材料,提高教學檔案的服務水平

要提供一份科學完整的教學檔案,必須從教學材料的收集開始。由于各院校辦學規(guī)模、辦學定位及內(nèi)部管理模式的不同,教學檔案管理方式也有所不同。例如我院教學檔案主要由下列部門形成：招就處形成招生、就業(yè)情況信息；教務處形成學生個人基本狀況、學業(yè)成績、畢業(yè)和學位情況信息；學工處和系學工大隊形成學生在校表現(xiàn)狀況和獎懲信息；各系形成學生學習考試原始記載和專業(yè)實習、實訓狀況記載信息等等。加強系級檔案管理工作的根本目的是及時準確地提供檔案材料,發(fā)揮教學檔案的作用。因此，以江西警察學院為例應建立以檔案館為主導,教務處、學工處和各學工大隊、招就處、各系為主體的教學檔案收集網(wǎng)絡。在“分類法”與“工作規(guī)范”的指導下,明確各級管理內(nèi)容、管理職責,實行分工合作,集中歸類,信息共享,把靜態(tài)的檔案轉(zhuǎn)換成動態(tài)的信息,為院校的教學和師生服務。

3.4 加強教學檔案的信息化建設,提高教學檔案的科學管理水平

教學檔案是院校的寶貴財富,教學檔案管理的目的是為了利用。在當今信息化時代里,如果檔案工作仍停留在收集、整理、保管及被動提供利用的水平上,是適應不了形勢發(fā)展需要的。隨著辦公自動化的普及,院校的檔案管理者要充分利用檔案管理的豐富性、教育性、綜合性等優(yōu)勢,加強教學檔案的管理工作,逐步實現(xiàn)檔案管理和開發(fā)利用的數(shù)字化、網(wǎng)絡化,利用統(tǒng)一的網(wǎng)絡平臺整合檔案信息資料,使檔案信息的產(chǎn)生、傳遞、存儲與利用形成一個全面、合理的網(wǎng)絡信息系統(tǒng),最大限度地實現(xiàn)信息資源共享。

總而言之，系級教學檔案是學院檔案的重要組成部分，在學院由?？平逃虮究平逃D(zhuǎn)型的重要歷史時期，必須把教學檔案信息資源的開發(fā)作為日常工作的重要內(nèi)容，使教學檔案，在學院的教學管理、優(yōu)化人才培養(yǎng)和教育事業(yè)改革發(fā)展中發(fā)揮出積極作用。

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