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關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理 規(guī)章制度 員工培訓(xùn)

中圖分類號(hào)：G47 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）04（c）-0241-01

1 學(xué)校檔案管理的重要意義

首先，學(xué)校檔案是學(xué)校成立發(fā)展的一個(gè)記錄，是最原始的文件。學(xué)校檔案開始與學(xué)校的成立，經(jīng)歷了學(xué)校發(fā)展的各個(gè)過程，全面記錄了學(xué)校的教學(xué)組織管理活動(dòng)，對(duì)學(xué)校各部門的工作都有最原始的記錄。學(xué)校的檔案能夠反映學(xué)校的成長經(jīng)歷，便于了解學(xué)校的管理水平，為學(xué)校的改進(jìn)工作提供數(shù)據(jù)支持。通過對(duì)學(xué)校檔案的分析，可以清楚地發(fā)現(xiàn)學(xué)校的特點(diǎn)和規(guī)律，對(duì)于總結(jié)學(xué)校管理的成敗有重要意義。其次，學(xué)校檔案記錄了學(xué)校的管理記錄，可以成為評(píng)價(jià)學(xué)校管理水平的重要依據(jù)。學(xué)校檔案記錄了學(xué)校組織工作和優(yōu)秀員工的工作經(jīng)歷，對(duì)檔案的管理和總結(jié)，可以更好地發(fā)掘?qū)W校精神，也是學(xué)校自身形象的一種建設(shè)，形成一種集體觀念。學(xué)校檔案中包含了很多的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和成果，是教師們辛勤勞動(dòng)的成果，也是教學(xué)水平整體體現(xiàn)?？傊?，學(xué)校檔案涉及到學(xué)校各個(gè)階段的成長歷程，是學(xué)校組織管理水平，教學(xué)水平、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、教學(xué)成果的客觀記錄，一方面便于對(duì)學(xué)校的總結(jié)，形成學(xué)校自己的精神和價(jià)值觀。另一方面也為學(xué)校的改革提供信息支持，為學(xué)校更好的發(fā)展提供幫助。

隨著課改的深入進(jìn)行，學(xué)校檔案在管理上呈現(xiàn)了很多新的特點(diǎn)。首先，學(xué)校檔案的信息量越來越大，越來越復(fù)雜。主要的原因有兩點(diǎn)：一是學(xué)校教學(xué)活動(dòng)涉及的內(nèi)容逐步增多，除了正常的教學(xué)活動(dòng)外，現(xiàn)在學(xué)校增加了對(duì)學(xué)生實(shí)習(xí)、學(xué)生實(shí)訓(xùn)、實(shí)驗(yàn)室管理、學(xué)生社會(huì)實(shí)踐等內(nèi)容，這些反應(yīng)教學(xué)過程和學(xué)生經(jīng)歷的文件需要集中管理；二是檔案在深度上有所增加。以往的檔案更多的是教學(xué)記錄，而現(xiàn)在的檔案除了反映學(xué)校管理的檔案以外，更多的關(guān)注了教學(xué)活動(dòng)，包括各專業(yè)的建設(shè)、各專業(yè)導(dǎo)員的工作，以及一些學(xué)科的教學(xué)科研成果等等。學(xué)校檔案信息內(nèi)容越來越寬泛，越來越全面。其次，學(xué)校檔案信息的應(yīng)用更加多元化。以前學(xué)校的檔案是獨(dú)立出來的，主要是對(duì)檔案的保存，檔案信息的利用很少。現(xiàn)在由于學(xué)校各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)的需要，檔案信息占有非常重要的地位，需要對(duì)檔案信息進(jìn)行綜合利用，尤其是涉及學(xué)校科研、學(xué)科建設(shè)、學(xué)生檔案信息資源等問題時(shí)，往往需要多個(gè)部門緊密配合?，F(xiàn)在學(xué)校開始走產(chǎn)學(xué)研結(jié)合的道路，需要更多與社會(huì)信息接觸，學(xué)校資源的開發(fā)利用涉及大量的檔案信息，也需要檔案信息的支持。對(duì)于學(xué)校檔案呈現(xiàn)的新特點(diǎn)，在檔案管理上必然要采取對(duì)應(yīng)的措施，保證檔案信息的擴(kuò)大，也要保障信息資源利用渠道的通暢。

2 規(guī)范學(xué)校檔案管理的措施

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視

檔案管理部門一直是學(xué)校的一個(gè)獨(dú)立部門，但是檔案管理也長期不受重視，被認(rèn)為是可有可無的部門。一方面檔案管理長期處于管理而不利用的境地，自然不受重視；另一方面檔案管理被認(rèn)為是沒有什么技術(shù)含量的工作，一般安排的都是老弱人員，也不受重視，很難得到提拔。這種局面主要是由于一些領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理造成的，因此，需要積極向?qū)W校闡述檔案管理的重要性，爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，積極商討檔案資源的利用和信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢，服務(wù)學(xué)校管理，并將檔案管理設(shè)定為日常的工作項(xiàng)目。

2.2 完善管理的規(guī)章制度

任何工作都需要完善的規(guī)章制度作保障，檔案管理更是如此，要通過完善規(guī)章制度，嚴(yán)格工作流程，保證檔案管理的規(guī)范化、正規(guī)化和標(biāo)準(zhǔn)化。學(xué)校檔案管理工作由于不受重視，很多工作沒有嚴(yán)格的流程，也沒有規(guī)章制度，導(dǎo)致一些資料存檔出現(xiàn)問題。因此，今后要加強(qiáng)檔案管理部門規(guī)章制度的完善，嚴(yán)格要求工作流程。可以與學(xué)校的其他部門進(jìn)行溝通，集思廣益，起草一些制度性的文件，在逐步的實(shí)施中進(jìn)行完善，廣泛聽取各部門的意見，保證檔案管理順利進(jìn)行的同時(shí)能夠服務(wù)其他部門。規(guī)章制度的建立和完善不是一日之功，需要循序漸進(jìn)逐步完善，切勿一步到位，可以借鑒其他單位的，然后在廣泛的意見之上進(jìn)行完善。

2.3 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

由于不被重視，檔案管理人員在選拔上一直都是領(lǐng)導(dǎo)安排，而且很少對(duì)工作人員的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)提出要求。由于部門沒有激勵(lì)機(jī)制，員工的不到升遷機(jī)會(huì)，很少有員工主動(dòng)提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。因此，一方面盡快完善部門的激勵(lì)機(jī)制，另一方面采取措施提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。目前提高業(yè)務(wù)素質(zhì)主要有兩個(gè)措施，一是對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，立竿見影；二是提高選拔要求，引進(jìn)具有專業(yè)技能的人員，提高部門的管理水平。尤其是現(xiàn)在檔案管理越來越信息化和網(wǎng)絡(luò)化，引進(jìn)具有專業(yè)技術(shù)的人才成為必然選擇。通過這些措施，努力打造一支業(yè)務(wù)精良，具有專業(yè)技能的高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。

2.4 更新檔案管理的設(shè)備

學(xué)校要搞好檔案管理工作，設(shè)備設(shè)施建設(shè)尤為關(guān)鍵，因?yàn)辇R全的設(shè)施是做好檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。學(xué)校一定要把檔案設(shè)備設(shè)施建設(shè)作為校園基本建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，根據(jù)學(xué)校規(guī)模和經(jīng)濟(jì)狀況設(shè)置檔案管理辦公室。管理過程中所需的防盜、防潮、防霉、防蛀、防火（消防）、調(diào)溫和通風(fēng)等設(shè)施，盡可能做到“三室分開”，即檔案庫房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開，至少要做到檔案庫房獨(dú)立。對(duì)于音像、實(shí)物等特殊而有長期保存價(jià)值的檔案，確保它們的保存質(zhì)量。

2.5 加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)利用

學(xué)校檔案管理的初衷和歸宿是它的服務(wù)價(jià)值，利用它來正確指導(dǎo)學(xué)校教育教學(xué)各方面工作的發(fā)展和進(jìn)步。因此，在檔案管理過程中，切不可流于形式，整理一些毫無價(jià)值的劣質(zhì)檔案，也不能將大批優(yōu)質(zhì)檔案資料塵封在檔案庫中。為了充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視教職工用檔意識(shí)的培養(yǎng)，讓大家認(rèn)識(shí)到，正確用檔就是在提升自我素質(zhì)和提高工作效益，就是在為學(xué)校的進(jìn)步發(fā)展做貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1] 黃雪微.縣直屬學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策[J].浙江檔案，2004（5）.

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一、中專學(xué)校電子檔案管理現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，根據(jù)電子檔案管理實(shí)際的發(fā)展情況來看，其自身存在以下幾個(gè)方面的特征：

（一）工作過量

立足于中專學(xué)校自身發(fā)展的需求來看，每年都會(huì)有大量的應(yīng)屆畢業(yè)生和新生的檔案變化，檔案變動(dòng)的單位以千萬進(jìn)行衡量;同時(shí)，會(huì)出現(xiàn)部分學(xué)生選擇出國留學(xué)，或是直接就業(yè)的情況，增加了檔案管理的難度;另外還存在許多跨地域的檔案變動(dòng)，以及相應(yīng)的維護(hù)、保存等方面，都需要投入大量的人力、物力與財(cái)力，導(dǎo)致了檔案管理的工作過量。

（二）信息化水平過低

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，電子檔案管理的科技水平也要求得到相應(yīng)的提高?？茖W(xué)技術(shù)的便捷性、有效性，在實(shí)際的檔案管理過程中卻沒有很好的體現(xiàn)，也無法發(fā)揮它的高效性。大部分中專學(xué)校仍然采取的是紙質(zhì)的檔案管理方法，這種傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法滿足學(xué)校的需求。目前，中專學(xué)校的電子檔案管理還在初步發(fā)展階段，有關(guān)管理人員還不能全面了解電子檔案管理的重要性、便捷性，還不能靈活使用電子檔案管理，無法發(fā)揮它的作用性。

（三）變動(dòng)量過于頻繁

中專學(xué)校每一年都會(huì)有大量的學(xué)生畢業(yè)或是入學(xué)，就這樣的情況來看，具有很強(qiáng)的流動(dòng)性，因此檔案需要不斷的輸入或輸出，過于頻繁。

這些都是電子檔案管理的現(xiàn)狀，也是降低其高效性的主要原因。

二、電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校檔案管理中的有效措施

根據(jù)電子檔案管理自身自身發(fā)展的特點(diǎn)，以及在中專學(xué)校中的應(yīng)用，可以從以下幾個(gè)方面入手：

（一）保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校中的安全性

第一，提高存儲(chǔ)設(shè)備的安全性能，保證電子檔案管理的專一性，及時(shí)進(jìn)行在線升級(jí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行護(hù)理，保持存儲(chǔ)設(shè)備的穩(wěn)定性;第二，及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行更新備份，避免發(fā)生檔案丟失不能找回的情況;第三，開啟防火墻模式，進(jìn)行指紋識(shí)別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實(shí)提高電子檔案管理在使用過程中的安全性，保證電子信息不會(huì)再輸送時(shí)發(fā)生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校中的安全性，要不斷強(qiáng)化科學(xué)技術(shù)，及時(shí)更新升級(jí)，提高電子檔案管理的安全性能。

（二）建立健全規(guī)章制度，使中專電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展

建立健全有關(guān)規(guī)章制度，推動(dòng)中專學(xué)校電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展。首先，要提高有關(guān)管理人員的專業(yè)水平，強(qiáng)化其安全使用意識(shí)，幫助其樹立正確的職業(yè)道德思想，讓他們?nèi)嬲J(rèn)識(shí)到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發(fā)揮它的作用;其次，在電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校的過程中，要充分考慮到學(xué)校自身的發(fā)展?fàn)顩r，建立健全有關(guān)規(guī)章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結(jié)制度、身份識(shí)別制度等，保證電子檔案管理的安全性;再次，在實(shí)際的操作過程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動(dòng)電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展，對(duì)其存儲(chǔ)類型、使用方法進(jìn)行統(tǒng)一的管理，對(duì)存儲(chǔ)、操作、處理等各個(gè)流程中進(jìn)行規(guī)范化的管理，盡量在電子檔案轉(zhuǎn)變的過程中，避免發(fā)生信息泄露、文件損壞等現(xiàn)象，堅(jiān)決不允許在電子檔案管理的過程中，出現(xiàn)缺陷。與此同時(shí)，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進(jìn)行。

（三）強(qiáng)化電子檔案管理所需設(shè)備，提高對(duì)中專學(xué)校的軟件、硬件管理

電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲(chǔ)內(nèi)存都取決于現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學(xué)技術(shù)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)研究，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。同時(shí)，要研發(fā)出適合電子檔案管理存儲(chǔ)的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發(fā)展。一方面，要將電子檔案中的信息進(jìn)行備份，可以采取刻錄成光盤的形式;另一方面，選用先進(jìn)化的電子檔案信息管理系統(tǒng)，并完善相關(guān)安全保護(hù)制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實(shí)實(shí)際的操作過程中，及時(shí)更新軟件，保證中專學(xué)校電子檔案管理的安全發(fā)展。

（四）強(qiáng)化中專學(xué)校電子檔案管理操作人員的專業(yè)水平

中專學(xué)校電子檔案管理的操作人員，要求了解相關(guān)的檔案管理知識(shí)，具備一定的專業(yè)技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中專學(xué)校要對(duì)電子檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，切實(shí)加強(qiáng)他們的操作技能，把握電子檔案管理的實(shí)際要求，促進(jìn)他們發(fā)展成為合格的電子檔案管理人員。對(duì)電子檔案管理操作人員的培訓(xùn)，既能采取長期培訓(xùn)的方法，也能進(jìn)行短期內(nèi)的集中訓(xùn)練。

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論文摘要：學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校各項(xiàng)評(píng)估工作的重要內(nèi)容，加快中職學(xué)校檔案管理工作發(fā)展的步伐以適應(yīng)新形勢的發(fā)展相當(dāng)重要。

學(xué)校檔案管理工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是學(xué)校各項(xiàng)評(píng)估工作的重要內(nèi)容。目前，中職學(xué)校正面臨著重大的變革，作為中職學(xué)校工作重要組成部分的檔案工作也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，那么，如何適應(yīng)新形勢，加快中職學(xué)校檔案工作發(fā)展的步伐呢？筆者根據(jù)《檔案法》的要求，結(jié)合自身的學(xué)習(xí)和工作體會(huì)，就如何做好中職學(xué)校的檔案管理工作探討如下。

1.中等專業(yè)學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀分析

1.1領(lǐng)導(dǎo)不夠重視

就目前的學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀來看，大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)較為膚淺，對(duì)加強(qiáng)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒有意識(shí)到檔案對(duì)教育事業(yè)的促進(jìn)作用，認(rèn)為學(xué)校不是什么政府職能部門，檔案管理沒必要也不可能要求得那么嚴(yán)格。

1.2檔案管理人員缺乏，素質(zhì)較低

專業(yè)的檔案管理人員缺乏，現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低下是中等專業(yè)學(xué)校普遍存在的問題。有的中專學(xué)校的檔案管理人員只有一個(gè)人，而且是臨時(shí)配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，專（兼）職檔案員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，對(duì)檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，很難使檔案工作走上規(guī)范化。

1.3檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一

目前中等專業(yè)學(xué)校檔案館（室）的管理方式陳舊落后，有些還是手工作業(yè)，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對(duì)其進(jìn)行加工，如調(diào)整與編目。這種機(jī)械的手工抄寫，不僅重復(fù)性勞動(dòng)工作量大、時(shí)間長、速度慢，同時(shí)也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對(duì)某些有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行有效地開發(fā)利用，查閱檔案也因管理方式落后，案卷調(diào)動(dòng)頻繁，而造成磨損嚴(yán)重，且檢索速度慢，查找準(zhǔn)確率低、查全率低。

1.4收集資料不夠完整

外出參加會(huì)議的人員不會(huì)主動(dòng)把會(huì)議文件交給檔案人員歸檔，而檔案人員對(duì)學(xué)校外派人員參加會(huì)議的情況不了解造成了會(huì)議文件未能及時(shí)歸檔。某些教師對(duì)教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度，認(rèn)為教案、自編講義等材料是自己在教學(xué)過程中取得的成果，屬于私有財(cái)產(chǎn)，若經(jīng)檔案部門歸檔后就會(huì)成為公有財(cái)產(chǎn)，容易抹殺個(gè)人的成績，并且再利用時(shí)借用手續(xù)繁瑣，還是自己保管放心、方便。

1.5硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)

有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。檔案保管設(shè)備不齊全，大部分學(xué)校檔案保管箱是20世紀(jì)七八十年代購置的，個(gè)別學(xué)校仍用木頭箱，很不規(guī)范，影響保管使用效果。

2．加強(qiáng)中等專業(yè)學(xué)校檔案管理工作的對(duì)策

2.1提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，建立和完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制提高和增強(qiáng)學(xué)校全體員工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深入進(jìn)行檔案法律知識(shí)的學(xué)習(xí)和宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案工作的重要意義，樹立和增強(qiáng)全民的檔案意識(shí)，堅(jiān)決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實(shí)用主義短期行為。扎扎實(shí)實(shí)地搞好學(xué)校檔案工作，建立起嚴(yán)密并切實(shí)可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實(shí)際問題，促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)今新形勢教育教學(xué)改革的步伐。要按上級(jí)檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會(huì)計(jì)、學(xué)籍、團(tuán)隊(duì)等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)收集和職能管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。

2.2加強(qiáng)人員配備，搞好檔案實(shí)施建設(shè)

為了不使那些奠基性材料缺失，學(xué)校教學(xué)檔案要實(shí)行統(tǒng)一保存和科學(xué)管理，首先要配備一名思想好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得職教辦學(xué)規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志來負(fù)責(zé)，健全工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報(bào)關(guān)保密制度，嚴(yán)格按規(guī)章辦事。其次，硬件建設(shè)是提高檔案水平的基礎(chǔ)，同時(shí)也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設(shè)立檔案室，教學(xué)檔案按文書類、教學(xué)類、學(xué)籍類、聲類分別設(shè)櫥，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬）實(shí)施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。2.3加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平

檔案信息化建設(shè)是社會(huì)信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。首先觀念現(xiàn)代化，即要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時(shí)俱進(jìn)，要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案管理的理念，制訂一整套科學(xué)嚴(yán)密的與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運(yùn)行機(jī)制。第三，檔案管理中實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，即采用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。

2.4加強(qiáng)檔案的收集和整理

學(xué)校檔案工作應(yīng)堅(jiān)持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級(jí)針對(duì)本單位制發(fā)的文件材料，本單位公務(wù)活動(dòng)形成的重要會(huì)議材料、協(xié)議書、勞動(dòng)工資等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。

建立健全學(xué)校檔案，實(shí)行檔案管理，有利于對(duì)學(xué)校的正確評(píng)估，有利于對(duì)教師和學(xué)生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理，有利于提高教育教學(xué)質(zhì)量，只要努力把學(xué)校檔案建好、管好、用好，就一定能把學(xué)校辦出成績，辦出特色，辦出水平。

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[3]代利利.加強(qiáng)學(xué)校檔案管理[J]阜陽師范學(xué)院學(xué)報(bào)2005（5）.

篇4

以《檔案法》和《*檔案管理?xiàng)l例》為指針，認(rèn)真貫徹實(shí)施《常熟市教育系統(tǒng)學(xué)校歸檔辦法》，圍繞學(xué)?！皥F(tuán)結(jié)一致謀改革、凝心聚力求質(zhì)量”的工作重點(diǎn)，強(qiáng)化率先、競爭、責(zé)任、效率、質(zhì)量意識(shí)，運(yùn)用新的檔案管理軟件加強(qiáng)學(xué)校檔案工作的管理，力求為學(xué)校教育發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

二、工作目標(biāo)、任務(wù)：

以《檔案法》頒布為契機(jī)，有計(jì)劃、有步驟地開展學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹活動(dòng)，增強(qiáng)全校教職員工的法制觀念和檔案意識(shí)，強(qiáng)化行政執(zhí)法的力度，提高全員執(zhí)法的自覺性，推動(dòng)學(xué)校檔案工作向高標(biāo)準(zhǔn)持續(xù)發(fā)展。

1.組織學(xué)校全體教職員工和檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，參照*市檔案局學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹《*市檔案管理辦法》活動(dòng)實(shí)施方案，進(jìn)行有計(jì)劃、有組織地宣傳、學(xué)習(xí)和落實(shí)。

2.在認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹《*市檔案管理辦法》的基礎(chǔ)上，結(jié)合學(xué)校政治學(xué)習(xí)對(duì)全校教職員工進(jìn)行宣傳、學(xué)習(xí)，通過印發(fā)宣傳材料、做檔案知識(shí)測試卷，提高法制意識(shí)和檔案意識(shí)。

3.按照《常熟市教育系統(tǒng)學(xué)校歸檔辦法》收集好各處、室、組等部門所形成的文件、材料，按分類方案進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、裝合，并在今年8月底，完成200*年度各種檔案資料的立卷工作，寫好立卷說明及簽定報(bào)告。

4.做好檔案臺(tái)帳，對(duì)各項(xiàng)內(nèi)容認(rèn)真填寫，為迎接一年一度的檔案法規(guī)性檢查作好準(zhǔn)備。

5.及時(shí)收取、處理各類文檔資料，為學(xué)校提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

6.配合學(xué)校做好各類評(píng)估、評(píng)審、考核工作。

7.根據(jù)學(xué)校發(fā)展情況，及時(shí)做好資料的匯編、索引的延續(xù)工作，為學(xué)校擴(kuò)大社會(huì)效益。

三、工作安排：

第一季度：

1.制訂學(xué)校200*年工作計(jì)劃

2.收集本校200*年各科室所形成的文件、材料

3.做好本校新年度的文書處理工作

第二季度：

1.整理本校200*年文件資料，按《常熟市教育系統(tǒng)學(xué)校歸檔辦法》規(guī)定做好裝訂、分類、排列、編號(hào)、裝合工作，確保門類齊全，完成立卷任務(wù)

2.參加教育系統(tǒng)開展的檔案法制宣傳周活動(dòng)

3.檢查本校檔案保管情況，如有不到位之處，及時(shí)向校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)處理

第三季度：

1.做好本校檔案編制專題匯編及索引的延續(xù)工作

2.做好局檔案室、協(xié)作組來校年度檢查的準(zhǔn)備工作

3.做好年度安全檢查工作，迎接局檔案室對(duì)本校檔案安全情況的考核

第四季度：

1.收集本校各室所形成的文件、材料

篇5

建立健全的學(xué)校各類檔案、目的主要在于為學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，上級(jí)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門分析、總結(jié)、部署、調(diào)度學(xué)校工作和對(duì)學(xué)校工作作出決定提供準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)。校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此應(yīng)高度重視，并確定一名副職校領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)和指導(dǎo)資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔等建檔工作。

檔案資料室由文書（或人事秘書兼）專職（或兼職）管理，按《小學(xué)檔案資料收集范圍細(xì)目》（附后）建立檔案。教導(dǎo)處、總務(wù)處、勤工儉學(xué)辦公室等行政職能部門應(yīng)設(shè)檔案柜，分別明確專職（或兼職）人員具體管理。

全面系統(tǒng)地健立健全學(xué)校檔案、教師檔案和學(xué)生檔案，學(xué)校檔案按類以時(shí)間為序建立，教師的一般人事檔案，一般職務(wù)檔案和業(yè)務(wù)檔案按人頭建立，學(xué)生學(xué)籍檔案按屆、按班分類建立。

檔案建立

檔案人員應(yīng)檔案資料收集范圍及時(shí)收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類裝訂、編制目錄，進(jìn)袋入檔。檔案袋，檔案卷的規(guī)格要符合上級(jí)有關(guān)部門的統(tǒng)一要求。

注明保存的期限。凡注明“暫存”的資料一般以一年為限；注明“短期”的一般以五年為限；注明“長期”的由學(xué)校根據(jù)實(shí)際需要決定保存期限。

凡檔案資料收集范圍細(xì)目中未編入，但確有使用、保存價(jià)值的其他資料，學(xué)?？筛鶕?jù)需要自行決定是否留存。

檔案補(bǔ)充

教職工任免、考核、晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)、調(diào)資、入黨、入團(tuán)、獎(jiǎng)懲等資料要及時(shí)收入個(gè)人檔案。

外來文件、函件由文書（或人事秘書）統(tǒng)一分類編號(hào)登記，交校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后，即立卷歸檔。

校內(nèi)印發(fā)的文件是檔案補(bǔ)充的重點(diǎn)，平時(shí)教導(dǎo)處、總務(wù)處、勤工減學(xué)辦公室、團(tuán)支部、少先隊(duì)大隊(duì)部應(yīng)將此類文件分類保存，每學(xué)期結(jié)束時(shí)，集中交檔案人員立卷歸案。

檔案轉(zhuǎn)遞

職工應(yīng)工作調(diào)動(dòng)，需要轉(zhuǎn)遞檔案，必須按上級(jí)有關(guān)部門通知的轉(zhuǎn)遞項(xiàng)目逐項(xiàng)登記，嚴(yán)密包封，并加蓋密封章，通過機(jī)要轉(zhuǎn)遞，不得公開郵寄或交本人自帶。

檔案查閱

（一）校外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可到檔案資料室查閱檔案；查閱者不得查閱本人或親屬的人事檔案、職務(wù)檔案；未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料，經(jīng)同意摘抄的材料須經(jīng)檔案資料人員仔細(xì)核對(duì)并簽署意見；查閱者不得將檔案材料拿出資料室。

（二）校內(nèi)人員借閱業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借閱，并要辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)完好無損的歸還。

檔案安全保密

篇6

關(guān)鍵詞：學(xué)校電子檔案;管理;安全性

中圖分類號(hào)：G712文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1005-1422（2015）10-0086-02

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展與大量普及，人類社會(huì)進(jìn)入信息時(shí)代，各個(gè)學(xué)校對(duì)電子信息的利用與日俱增，在辦公自動(dòng)化、教學(xué)、科研、后勤等方面的日常管理中產(chǎn)生了大量的電子檔案。如何保障學(xué)校電子檔案的原始性和真實(shí)性，并在存儲(chǔ)、傳輸過程中的安全、保密，防范對(duì)電子檔案的非法訪問和隨意改變。因此，加強(qiáng)學(xué)校電子檔案管理安全就顯得尤其重要。

一、電子檔案的特點(diǎn)

電子檔案，是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與相對(duì)應(yīng)紙質(zhì)檔案，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，是現(xiàn)代社會(huì)檔案的主要形式，適應(yīng)于計(jì)算機(jī)技術(shù)高速發(fā)展及滿足人們對(duì)于檔案快速高效運(yùn)用的需求。而電子檔案管理是指針對(duì)電子檔案的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過程管理，應(yīng)當(dāng)由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的繁瑣而低效的管理存儲(chǔ)手段，電子檔案管理需要依靠專業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效的管理，要求其能提供完整的解決方案，可以自成系統(tǒng)，為用戶提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢功能，也可以與本單位信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)，具有系統(tǒng)設(shè)置、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)錄入、整編組卷、檢索利用、借閱、銷毀、制作標(biāo)準(zhǔn)光盤、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等功能，實(shí)時(shí)瀏覽檢索到的檔案文件、圖像、圖形等，還可在權(quán)限允許范圍內(nèi)下載檔案。

二、電子檔案的安全性問題

1.電子檔案對(duì)載體依賴

電子檔案的存儲(chǔ)和傳輸必須依靠數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)和通訊介質(zhì)。存儲(chǔ)介質(zhì)主要有硬盤、軟盤、光盤、閃存等幾種，這些介質(zhì)與傳統(tǒng)介質(zhì)相比，穩(wěn)定性較差，容易受到周圍環(huán)境如氣溫、磁場灰塵等影響。載體結(jié)構(gòu)稍微有變化或受損，存儲(chǔ)在其中的信息便會(huì)丟失或無法讀出，網(wǎng)絡(luò)通訊介質(zhì)一旦中斷也無法傳輸和共享。

2.電子檔案容易被修改

電子檔案與其他任何電子文件一樣，具有易更改性，而且改動(dòng)后不留任何痕跡。從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的過程中可能出現(xiàn)檔案信息失真，電子檔案使用操作過程中也容易導(dǎo)致信息失實(shí)，遇到篡改或者偽造之徒更會(huì)導(dǎo)致檔案的失實(shí)，造成不可挽救的后果。電子檔案經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失，電子檔案的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲(chǔ)分散，極易丟失，往往致使無法準(zhǔn)確辨別電子檔案原件。

3.電子檔案管理的專業(yè)人員參差不齊

電子檔案安全管理工作需要高素質(zhì)的專業(yè)人員為技術(shù)支持，從而確保電子檔案安全管理的水平。而許多學(xué)校并沒有單獨(dú)設(shè)立電子檔案管理部門，還有許多管理人員缺乏專業(yè)的電子檔案管理專業(yè)知識(shí)，或?qū)τ?jì)算機(jī)操作并不熟練，沒有接受過專業(yè)的技能培訓(xùn)，造成電子檔案安全管理工作的被動(dòng)局限性，嚴(yán)重阻礙電子檔案的安全管理工作正常運(yùn)行。

4.校園網(wǎng)絡(luò)條件下的電子檔案管理制度不健全

在校園網(wǎng)絡(luò)中電子檔案的收集、形成、轉(zhuǎn)換、處理、存儲(chǔ)、整理、傳輸和共享等環(huán)節(jié)，檔案信息可能被盜取、攻擊、病毒感染，更有被更改、破壞和丟失的可能。由于計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理和校園網(wǎng)中運(yùn)行檔案管理系統(tǒng)時(shí)間不長，傳統(tǒng)的檔案管理制度占主要方面，還沒有形成一套系統(tǒng)的電子檔案管理制度。

三、學(xué)校電子檔案管理的安全措施

1.保護(hù)存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)安全

電子檔案的特性不同于紙質(zhì)檔案，要建立可靠并且永久于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)。要建立一個(gè)合適存儲(chǔ)介質(zhì)保護(hù)的環(huán)境、規(guī)范保管條件，比如濕度的控制，存放載體的空間應(yīng)達(dá)到有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，滿足避光、防潮、防潮、防震、防塵、防變形等的要求。鑒于校園局域網(wǎng)絡(luò)容易受到計(jì)算機(jī)病毒感染，安裝網(wǎng)絡(luò)防火墻。防火墻技術(shù)一種訪問隔離控制技術(shù)，是在某個(gè)平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)與外界網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止非法用戶對(duì)本平臺(tái)信息資源的非法訪問。在校園網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)之間配備防火墻，防止互聯(lián)網(wǎng)上的非法用戶、網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒等對(duì)校園網(wǎng)絡(luò)的侵害。并建議有條件的學(xué)校可購買企業(yè)云服務(wù)平臺(tái)，防止現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)防火墻等技術(shù)仍無法抵擋“黑客”高手的入侵，可做到電子檔案數(shù)據(jù)本地、云端等多方備份，來應(yīng)對(duì)突發(fā)的緊急狀況，確保學(xué)校檔案信息得到最好保護(hù)。

學(xué)校電子檔案管理安全性探析

2.加強(qiáng)電子檔案載體的保管

電子檔案形成后，因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息可以證實(shí)文件的內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化，就無法確認(rèn)它的真實(shí)性。因此，對(duì)形成檔案的材料進(jìn)行電子檔案與紙質(zhì)檔案雙套管理模式，將電子檔案和紙質(zhì)檔案分別存儲(chǔ)保管，并采用檔案管理系統(tǒng)結(jié)合人工記錄的方式，利用檔案管理系統(tǒng)以電子的形式記錄檔案產(chǎn)生、加工、轉(zhuǎn)換、傳輸及共享利用的全過程，同時(shí)輔以人工記錄，用這些記錄來證實(shí)電子檔案內(nèi)容的真實(shí)性和使用情況。

3.提升電子檔案安全管理人員專業(yè)素質(zhì)

電子檔案安全管理人員的專業(yè)素質(zhì)是電子檔案管理工作有效展開的決定性因素，因此學(xué)校因著力加大現(xiàn)有檔案管理人的崗位培訓(xùn)力度。通過培訓(xùn)、自學(xué)、赴兄弟學(xué)校參觀交流等方式，重點(diǎn)培訓(xùn)檔案管理人員學(xué)校與信息化相關(guān)的系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)、數(shù)字化加工與管理、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、數(shù)據(jù)庫運(yùn)行管理等方面內(nèi)容，培養(yǎng)電子檔案管理的復(fù)合型人才，為學(xué)校電子檔案管理工作提供人才保障。

4.建立電子檔案在校園網(wǎng)上應(yīng)用全過程的管理制度

電子檔案從形成到開發(fā)利用，中間經(jīng)過多個(gè)環(huán)節(jié)，只要一個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)不清，制度不明就可能造成電子檔案的安全性構(gòu)成威脅。建立電子檔案信息安全評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)體系，開發(fā)電子檔案管理專用系統(tǒng)，將所有電子檔案通過系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行歸檔分類處理，明確歸檔流程和歸檔環(huán)節(jié)，對(duì)各科室的歸檔責(zé)任、工作內(nèi)容和管理權(quán)限明確的劃定，統(tǒng)一對(duì)每一份電子檔案實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]溫懷玉.校園網(wǎng)條件下的電子檔案安全體系研究[J].瀘州職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2008（1）：43～46.

篇7

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；檔案管理

一、引言

中職學(xué)校檔案管理旨在學(xué)校各類工作中形成并積累起來的作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像及其他各種形態(tài)和載體的文件材料；是對(duì)學(xué)校日常的上級(jí)來文、往來文件、本校的政策、法規(guī)、以及學(xué)生在校期間的學(xué)籍管理形成的各種材料進(jìn)行整理、歸檔；提供教職員工查閱資料、學(xué)生檔案的查閱、管理等工作，是學(xué)校的寶貴財(cái)富。檔案管理是整個(gè)學(xué)校管理工作的組成部分，學(xué)校各部門在教學(xué)和其它各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，應(yīng)由學(xué)校檔案室集中統(tǒng)一管理。因此，中職學(xué)校要加強(qiáng)科學(xué)管理，緊密圍繞學(xué)校工作大局，不斷加強(qiáng)檔案的制度化、規(guī)范化、信息化建設(shè)，努力創(chuàng)新檔案管理服務(wù)機(jī)制，全面推進(jìn)檔案工作發(fā)展，把學(xué)校檔案工作提高到了一個(gè)新水平。下面就從三個(gè)角度簡要分析當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理。

二、強(qiáng)化檔案管理創(chuàng)新意識(shí)，建立和完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制

檔案管理工作首先要統(tǒng)一思想，正確定位。隨著職業(yè)教育改革的深入發(fā)展和學(xué)校辦學(xué)事業(yè)的不斷壯大，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要深切地認(rèn)識(shí)到，檔案工作是學(xué)校工作的重要組成部分和學(xué)校管理不可缺少的重要環(huán)節(jié)。學(xué)校檔案作為非常寶貴的不可再生的辦學(xué)資源，對(duì)記憶學(xué)校歷史、服務(wù)學(xué)校各項(xiàng)工作、創(chuàng)造良好的育人環(huán)境都有著不可替代的重要作用。學(xué)校檔案工作的成效已經(jīng)成為衡量學(xué)校辦學(xué)水平和層次的重要標(biāo)志。本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強(qiáng)檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提，制度建設(shè)是做好檔案工作的關(guān)鍵，隊(duì)伍建設(shè)是做好檔案工作的保障。特別是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視對(duì)于檔案工作開拓創(chuàng)新有著至關(guān)重要的作用。主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過問檔案工作，特別是分管領(lǐng)導(dǎo)要大力宣傳檔案法規(guī)，強(qiáng)調(diào)檔案工作的重要性，整體部署全校檔案工作。解決檔案工作中存在的各種實(shí)際問題，積極推動(dòng)檔案管理工作達(dá)標(biāo)晉級(jí)，研究解決檔案工作中遇到的困難和問題，重視開發(fā)檔案資源的文化育人功能，進(jìn)一步確立了檔案工作在學(xué)校工作全局中的地位。促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)今新形勢教育教學(xué)改革的步伐。要按上級(jí)檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會(huì)計(jì)、學(xué)籍等各種門類和載體的檔案。

三、提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，搞好檔案設(shè)施建設(shè)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)，直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量，對(duì)發(fā)揮檔案資料整體效能有著不可替代的作用。首先，檔案管理人員素質(zhì)有待提高。人員數(shù)量不足，檔案專業(yè)技術(shù)人員偏少。專職檔案員中具有專業(yè)技術(shù)職務(wù)的人數(shù)比例偏低；管理人員存在檔案管理意識(shí)不明晰、專業(yè)知識(shí)不精通、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、創(chuàng)新意識(shí)不突出等諸多問題；檔案管理人員多為兼職，且頻繁更換，年齡偏大、學(xué)歷偏低、來源單一，造成檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，素質(zhì)參差不齊，為規(guī)范檔案管理工作增添了難度。其次，強(qiáng)化學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使全部檔案管理人員都具有合格的檔案上崗資格。圍繞貫徹學(xué)校加強(qiáng)檔案工作文件、檔案管理系統(tǒng)使用等舉辦培訓(xùn)會(huì)。不僅培訓(xùn)檔案管理人員，也培訓(xùn)在校兼職檔案員。使每一位檔案工作者都能夠嫻熟地掌握業(yè)務(wù)技能，做好自己職責(zé)范圍內(nèi)的工作。通過學(xué)習(xí)檔案系統(tǒng)的先進(jìn)模范人物，增強(qiáng)每一位工作人員的責(zé)任意識(shí)和奉獻(xiàn)精神。面對(duì)日益增加的檔案查詢服務(wù)需求，使得每年工作都有新亮點(diǎn)，技術(shù)進(jìn)步都有新高度，服務(wù)利用都有新拓展。

四、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

檔案是社會(huì)信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路，也是中職學(xué)校工作中的重中之重。首先觀念現(xiàn)代化，即要正確確立中職學(xué)校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時(shí)俱進(jìn)，要正確確立中職學(xué)校檔案管理的理念，制訂一整套科學(xué)嚴(yán)密的與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運(yùn)行機(jī)制，建立電子文件歸檔制度。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。（1）建設(shè)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)平臺(tái)、檔案信息采集和存貯平臺(tái)、檔案自動(dòng)化管理平臺(tái)、檔案網(wǎng)絡(luò)化利用服務(wù)平臺(tái)以及部分?jǐn)?shù)字資源。（2）購置檔案專用掃描儀，對(duì)近期使用頻繁的檔案和早期急需保護(hù)的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。做好學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的接口，實(shí)現(xiàn)電子文件的自動(dòng)歸檔。逐步建立檔案數(shù)字信息交換平臺(tái)和相關(guān)的子系統(tǒng)。（3）采用自建和外包相結(jié)合的方式對(duì)所有重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，使得檔案室初具規(guī)模，以適應(yīng)學(xué)校發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的需要。

五、結(jié)束語

中職學(xué)校檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí)，又做到主動(dòng)提供服務(wù)，使檔案的價(jià)值得以充分體現(xiàn)。檔案人員既要熟悉檔案室檔案資料，注重檔案的收集質(zhì)量，提高檔案的利用率，還要及時(shí)對(duì)利用的反饋信息進(jìn)行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學(xué)的態(tài)度，把中職學(xué)校檔案工作做得更好，使之發(fā)揮更大的作用?！緟⒖嘉墨I(xiàn)】

[1]周霞．淺談新時(shí)期中職學(xué)校檔案管理[J]．新西部(下半月)．2007，（03）．

[2]朱鳳．新形勢下中職學(xué)校檔案管理人員的綜合素質(zhì)[J]．蘭臺(tái)內(nèi)外．2008，（01）．

篇8

【關(guān)鍵詞】檔案管理；規(guī)范化；思路

一、新時(shí)期新形勢下學(xué)校檔案管理的重要性

1.學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展的主要見證者。學(xué)校成立之初，檔案記錄就伴隨著產(chǎn)生了，它見證了一個(gè)學(xué)校的發(fā)展創(chuàng)新和壯大的整體過程，它記載了學(xué)?；镜恼Ｂ毮芑顒?dòng)，可以管窺到學(xué)校的管理方式的變遷、文化氛圍、教學(xué)水平等特征。2.學(xué)校檔案是順應(yīng)時(shí)展風(fēng)向標(biāo)。當(dāng)前社會(huì)信息化多媒體技術(shù)發(fā)展日新月異，在這樣時(shí)代背景下，就要推進(jìn)信息檔案的智能化管理。采用信息化檔案管理變得更迅捷更方便，與辦學(xué)規(guī)模相輔相成，將更好的滿足新時(shí)代對(duì)學(xué)校提出的要求。3.學(xué)校檔案對(duì)學(xué)校發(fā)展能提供關(guān)鍵的決策信息。十年樹木百年樹人，良好聲譽(yù)的學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展離不開正確決策。正確的方針政策離不開數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，所以在學(xué)校面臨發(fā)展機(jī)遇關(guān)鍵期，相關(guān)責(zé)任人通過各類檔案信息進(jìn)行政策調(diào)整。可根據(jù)科學(xué)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)檔案信息快速分析判斷，對(duì)關(guān)鍵決策提供信息數(shù)據(jù)，這對(duì)學(xué)校發(fā)展將發(fā)揮重要作用。

二、新時(shí)期新形勢下學(xué)校檔案管理工作存在的問題

從目前掌握的情況看，部分學(xué)校在檔案管理方面存在一些問題，這制約了學(xué)校的發(fā)展。1.學(xué)校檔案管理意識(shí)薄弱，方式簡單粗放。檔案管理工作是促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的主要工作，其中管理水平對(duì)于學(xué)校教學(xué)質(zhì)量有著直接的影響。它是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致工作。龍兆佛在《檔案管理法》就說：“盡可能謀適合一般人士之習(xí)慣，而又不失完整嚴(yán)密之科學(xué)精神為原則?！盵1]但現(xiàn)在，一部分教職員工對(duì)檔案管理工作不屑一顧，認(rèn)為管理工作屬于低端工作，沒必要較真，工作粗放單一，認(rèn)為只要資料保管好，應(yīng)付好檢查即可，對(duì)檔案工作對(duì)學(xué)校的重要性認(rèn)識(shí)不夠。2.管理制度不健全。管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊。很多學(xué)校的通病是檔案管理制度不健全，從一定程度上限制了檔案管理工作的正常開展。很多學(xué)校對(duì)檔案管理員缺乏必要培訓(xùn)，還是老教職員工帶領(lǐng)新人辦法，部分管理人員從其他崗位轉(zhuǎn)來，還有兼職負(fù)責(zé)或年齡偏大的老教工擔(dān)任。有的雖有豐富教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，但對(duì)檔案管理卻是門外漢，只能做些簡單的檔案保存、看護(hù)等基本功能，工作沒有前瞻性和持續(xù)性，嚴(yán)重制約學(xué)校檔案管理工作。3.檔案管理工作信息化水平亟待提升。在互聯(lián)網(wǎng)普及形勢下，信息化技術(shù)在檔案管理工作中逐漸取代了傳統(tǒng)工作方式。當(dāng)然，凡事要有漸進(jìn)過程，傳統(tǒng)理念、資金不足、人才短缺等現(xiàn)實(shí)問題刻不容緩，學(xué)校檔案管理工作信息化建設(shè)受到阻滯。信息化階段還要有新老觀念交替，逐步淘汰適應(yīng)過程。實(shí)現(xiàn)真正意義信息化建設(shè)，就需要配置完善的軟硬件配套設(shè)置，這是建設(shè)檔案信息化建設(shè)的首要標(biāo)準(zhǔn)。另外相關(guān)設(shè)備和軟件價(jià)格昂貴，學(xué)校資金缺乏問題，管理人員信息化水平有待培訓(xùn)。都是制約學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的主要因素。

三、新時(shí)期加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的策略

1.重視學(xué)校檔案管理工作。信息化的檔案管理具有安全、保密性高，技術(shù)先進(jìn)、兼容性和可擴(kuò)展性強(qiáng)的特點(diǎn)，能夠大大提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，是未來檔案管理工作的主要發(fā)展趨勢。[2]對(duì)于學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)而言，要深刻認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案管理工作的重要性，要提倡以高效率、便利性為原則，科學(xué)配置管理任務(wù)，提高學(xué)校人力、物力等資源利用率。從學(xué)校的實(shí)際情況出發(fā)，逐步使檔案管理信息化達(dá)到最佳狀態(tài)，使學(xué)校的檔案管理工作得到更加完善。2.完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。學(xué)校檔案信息化建設(shè)離不開良好的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。為此學(xué)校要加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)的投入力度，配備相關(guān)硬件設(shè)備，同時(shí)還要專人負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)軟件檢測，處理不同硬件平臺(tái)和操作系統(tǒng)運(yùn)行，銜接其它數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換鏈接。在完善基礎(chǔ)設(shè)施中，重要是加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)管理自動(dòng)化和智能化系統(tǒng)建設(shè)，這樣，計(jì)算機(jī)在智能監(jiān)控調(diào)配系統(tǒng)運(yùn)作下自動(dòng)運(yùn)轉(zhuǎn)，既優(yōu)化環(huán)境又降低人為錯(cuò)誤操作和風(fēng)險(xiǎn)，還能減輕管理人員工作量，提高工作效率。促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作邁上新的臺(tái)階。3.構(gòu)建信息化檔案管理規(guī)范化工作流程。檔案管理工作的信息化建設(shè)是適應(yīng)時(shí)展的新趨勢，檔案信息作為原生資源，其重要性正逐步凸顯。但要規(guī)范化制度化，具體應(yīng)包括：（1）檔案整理與規(guī)類。定期為紙質(zhì)檔案需要轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案進(jìn)行歸類、整理。包括文字檔案、聲像檔案、照片檔案等。（2）建立目錄庫。將紙質(zhì)檔案建立綱目，分類劃分錄入系統(tǒng)。這些數(shù)據(jù)把包括建目時(shí)間、存放柜號(hào)、文件號(hào)、頁數(shù)、存放類型、保存期限等。（3）數(shù)據(jù)備份。防止系統(tǒng)出現(xiàn)斷電、或操作失誤導(dǎo)致故障致使數(shù)據(jù)丟失，而將全部或局部數(shù)據(jù)集合從應(yīng)用主機(jī)硬盤或列陣復(fù)制到其他存儲(chǔ)介質(zhì)。（4）數(shù)據(jù)校驗(yàn)。逐條檢查每個(gè)案卷目錄下掃描文件，是否打開正常，頁數(shù)、目錄和掃描文件是否一致等。這樣，規(guī)范化檔案管理流程將使信息錄入、檢索和查找更迅速、更便捷、更高效，使檔案收集、整理、移交、接收、保管、使用有規(guī)可依，有據(jù)可查，實(shí)現(xiàn)了檔案管理業(yè)務(wù)質(zhì)的飛躍。

參考文獻(xiàn)：

篇9

隨著社會(huì)不斷的發(fā)展，信息技術(shù)在人們的日常生活、工作、學(xué)校檔案管理中得到廣泛的應(yīng)用，在學(xué)校的檔案管理中發(fā)揮出了重要的作用?，F(xiàn)階段，我國各學(xué)校在開展學(xué)校檔案管理工作時(shí)，由于檔案數(shù)量在不斷的增加，其內(nèi)容變得越來越復(fù)雜化，利用信息技術(shù)是十分必要的，同時(shí)也是學(xué)校檔案管理工作在未來發(fā)展的趨勢。利用信息技術(shù)可以有效的減少大量的人力、物力、財(cái)力和時(shí)間，保證學(xué)校檔案管理的工作效率，從而提高我國各學(xué)校的檔案管理水平。本文對(duì)信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的有效運(yùn)用進(jìn)行了簡單的分析。

關(guān)鍵詞：

信息技術(shù)；學(xué)校檔案管理；有效運(yùn)用

前言

隨著信息技術(shù)和科學(xué)技術(shù)不斷的應(yīng)用，各行各業(yè)在發(fā)展過程中都廣泛的應(yīng)用信息技術(shù)，從而提高經(jīng)濟(jì)效益與工作效率。信息技術(shù)不僅能應(yīng)用到我國商業(yè)發(fā)展中，同時(shí)還能應(yīng)用到學(xué)校的檔案管理中，從而解決一些檔案信息中的瑣碎性問題，減少工作流程，節(jié)省人力、物力、財(cái)力，應(yīng)用信息技術(shù)最重要的一點(diǎn)就是提高檔案信息的工作效率。因此，做好信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用，才能有效的促進(jìn)學(xué)校快速發(fā)展。

1傳統(tǒng)學(xué)校檔案管理模式弊端的研究

學(xué)校檔案管理是學(xué)校發(fā)展的重要組成部分，學(xué)校檔案管理的好壞會(huì)直接影響到學(xué)校的發(fā)展。就目前來看，學(xué)校檔案管理是一種便捷的數(shù)據(jù)信息查詢方式，在人們需要數(shù)據(jù)信息時(shí)，能準(zhǔn)確、及時(shí)、查找到有效的數(shù)據(jù)信息。在傳統(tǒng)的檔案人工管理過程中，不能滿足準(zhǔn)確、及時(shí)、查找到有效的數(shù)據(jù)，其中存在著很多的不足，傳統(tǒng)的檔案管理需要人們將其進(jìn)行不斷的研究。

1．1工作效率較低：由于學(xué)校人數(shù)較多，檔案數(shù)量也在逐漸的增加［1］。傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理方式主要是使用人工管理方式進(jìn)行，對(duì)一些大量的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理收集，從而降低學(xué)校檔案管理工作效率。

1．2保密性較差：使用學(xué)校檔案管理方式，接觸檔案信息人數(shù)較多，導(dǎo)致檔案在管理過程中沒有較強(qiáng)的保密性。

1．3檔案檢索、維護(hù)工作困難：隨著社會(huì)不斷的發(fā)展，檔案數(shù)量不斷的增加，僅僅依靠人工進(jìn)行管理很難實(shí)現(xiàn)檔案在日后的檢索與維護(hù)工作，從而降低學(xué)校檔案管理的工作效率及檔案的利用率，使檔案工作無法正常進(jìn)行。

2現(xiàn)代化的學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)

在這個(gè)信息技術(shù)快速發(fā)展時(shí)代，學(xué)校檔案管理工作也逐漸采用一些現(xiàn)代化手段來完成管理工作，從而跟上社會(huì)發(fā)展的腳步。信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用可以有效的克服傳統(tǒng)工作的弊端，提高學(xué)校檔案管理工作效率［2］。

2．1檔案數(shù)據(jù)處理速度較快、容量較大、檢索方便：現(xiàn)代化信息技術(shù)在使用過程中包含了多種管理軟件，其自身在使用過程中都有著各自的功能。在學(xué)校檔案管理系統(tǒng)中，應(yīng)該為其制定對(duì)應(yīng)的工作目標(biāo)，只有這樣才能保證學(xué)校檔案管理工作順利進(jìn)行下去。在開展學(xué)校檔案管理工作時(shí)，現(xiàn)代化信息技術(shù)具有較強(qiáng)的系統(tǒng)容量，在學(xué)校檔案管理中常常會(huì)使用一些電子軟件、表格等，從而方便人們對(duì)檔案信息的查找工作。

2．2學(xué)校檔案管理工作需要專業(yè)工作人員擔(dān)任：在開展學(xué)校檔案管理工作時(shí)，所選取的工作人員要有較高的綜合素質(zhì)水平、專業(yè)知識(shí)技能、職業(yè)道德，并了解現(xiàn)代化信息技術(shù)的操作，只有這樣才能保證學(xué)校檔案管理工作順利進(jìn)行下去［3］。現(xiàn)階段，我國學(xué)校檔案管理相關(guān)工作人員普遍存在專業(yè)知識(shí)水平較低的現(xiàn)象，因此，學(xué)校應(yīng)該定期開展現(xiàn)代化信息技術(shù)教育培訓(xùn)，從而提高學(xué)校檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)水平。

2．3現(xiàn)代化學(xué)校檔案管理工作中的不足之處，主要有以下幾點(diǎn)：（1）在使用信息技術(shù)將檔案數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)過程中，其存儲(chǔ)載體出現(xiàn)了較大的變化，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案改變成電子文件檔案，從而產(chǎn)生一系列的學(xué)校檔案管理問題；（2）我國對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)學(xué)校檔案管理制度不夠完善；（3）將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變成電子文件這對(duì)學(xué)校檔案管理人員來說是一項(xiàng)非常困難的任務(wù)，而且電子文件的數(shù)據(jù)信息也容易被復(fù)制，從而導(dǎo)致電子檔案的易改性存在著一定的不足。

3學(xué)校檔案管理工作信息化的有效途徑

3．1提高學(xué)校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平：傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理過程中，需要整理大量的紙質(zhì)檔案，學(xué)校還需要投入大量的人力、物力、財(cái)力，并且在整理過程中其工作效率也不是很高［4］。直到現(xiàn)代化信息技術(shù)的出現(xiàn)，傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理方式得到完善，解決了傳統(tǒng)學(xué)校檔案管理中的不足。同時(shí)提高了學(xué)校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平，通過人們對(duì)信息技術(shù)不斷的研究，在學(xué)校檔案管理中得到了廣泛的應(yīng)用，并深受檔案工作人員的歡迎。

3．2做好檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作：現(xiàn)階段，我國的學(xué)校檔案管理信息化還處于發(fā)展階段，還需要通過人們不斷的研究為其建立一個(gè)科學(xué)合理的數(shù)據(jù)信息庫，只有這樣才能將現(xiàn)代化信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中得到廣泛的應(yīng)用，并提高學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量與工作效率。

3．3加強(qiáng)辦公自動(dòng)化建設(shè)：信息技術(shù)可以有效的解決學(xué)校檔案管理中的信息數(shù)量，加強(qiáng)了學(xué)校檔案管理辦公自動(dòng)化建設(shè)工作，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，建立全新的學(xué)校檔案管理制度，只需要一兩名專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行管理，減少了一定的人力、財(cái)力、物力；第二，加大了信息檢索的功能，減少遺漏檔案信息存儲(chǔ)的問題，檔案信息也不會(huì)因?yàn)闀r(shí)間較久而產(chǎn)生變化，同時(shí)還方便人們使用；第三，加強(qiáng)了檔案管理的保密工作。

3．4提高學(xué)校檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平：只有學(xué)校檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平與專業(yè)知識(shí)技能達(dá)到指定的要求，才能做好學(xué)校檔案管理工作［5］。除此之外，學(xué)校檔案管理人員還需要具有多方面才能，并熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，具有多方面的專業(yè)知識(shí)，只有這樣才能保證學(xué)校檔案管理工作順利進(jìn)行下去，從而提高學(xué)校檔案管理工作效率與工作質(zhì)量。

4總結(jié)

總而言之，在這個(gè)現(xiàn)代化信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代，只有保證學(xué)校檔案管理工作跟上社會(huì)發(fā)展的腳步，才能將學(xué)校檔案管理工作順利進(jìn)行下去。同時(shí)在學(xué)校檔案管理發(fā)展過程中還要充分利用好現(xiàn)代化信息技術(shù)，從而提高學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量與工作效率。

參考文獻(xiàn)：

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［3］韓玲．信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的有效應(yīng)用研究［J］．商，2015，19：74．

［4］鄒正華．加強(qiáng)信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用［J］．學(xué)校檔案管理理論與實(shí)踐－浙江省基層檔案工作者論文集，2012，00：271－273．

篇10

一、中學(xué)教職工人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案內(nèi)容不全。盡管目前學(xué)校人事檔案管理水平已經(jīng)有所提高，但是還存在著很多的問題，其中人事檔案內(nèi)容不全、所包含的信息量較少是其中的一項(xiàng)主要的問題。中學(xué)階段的人事檔案包含很多內(nèi)容，包括人物自傳、基本信息、考核資料、職評(píng)材料、職務(wù)信息、個(gè)人獎(jiǎng)懲等內(nèi)容，內(nèi)容包含的信息不全，不具有很強(qiáng)的實(shí)用性，無法滿足實(shí)際需要。檔案中涉及的教學(xué)情況較為簡單，個(gè)人教學(xué)能力的描述，職務(wù)內(nèi)容和個(gè)人的技能專業(yè)等情況描述的很少，這樣就會(huì)導(dǎo)致學(xué)校對(duì)教職工的信息了解的很少，在利用教職工時(shí)缺乏參考依據(jù)，給學(xué)校的人事管理帶來不便。

（二）學(xué)校對(duì)人事檔案管理缺乏專業(yè)性，管理分散。一般情況下學(xué)校的人事檔案不是單獨(dú)管理的，而是由上級(jí)部門統(tǒng)一管理和收集，有些中學(xué)將人事檔案依據(jù)管理職能的不同分配到不同的部門，比如教務(wù)部門的人事檔案包括教職工的業(yè)務(wù)能力，獲獎(jiǎng)情況和教學(xué)的內(nèi)容等，科研部門的人事檔案主要負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目的確定，論文的發(fā)表等內(nèi)容，行政部門的人事檔案則主要是負(fù)責(zé)人員的招聘和選拔，職稱評(píng)定、年度考核等。這樣的人事檔案管理不但無法綜合利用，而且會(huì)導(dǎo)致檔案管理過于分散，很容易使學(xué)校的人事檔案丟失。

（三）人事檔案的管理還存在著硬件滯后的特點(diǎn)。目前中學(xué)的人事檔案管理的方式比較落后，還是紙質(zhì)的形式，管理的手段和技術(shù)都落后，缺乏創(chuàng)新。還有一些中學(xué)的人事檔案在計(jì)算機(jī)里，沒有進(jìn)行分類整合，查詢和利用起來比較困難和繁瑣，一些人事檔案的查找只能夠人工查詢，信息落后，導(dǎo)致了資源的浪費(fèi)。還有些學(xué)校儲(chǔ)存檔案的環(huán)境較差，檔案儲(chǔ)存室的門不嚴(yán)實(shí)，經(jīng)常有外人隨意進(jìn)出?；蛘呤菣n案處于潮濕的環(huán)境，容易受到損壞。

二、中學(xué)人事檔案管理模式優(yōu)化措施

（一）加強(qiáng)檔案歸檔制度，使學(xué)校的人事檔案更加完善。人事檔案工作政策性、專業(yè)性很強(qiáng)，從實(shí)際情況看，需要專門的部門、專業(yè)的人員、用專業(yè)的手段來管理。為此我校成立了專門的檔案室，負(fù)責(zé)全校教職工的人事檔案管理。其次是制定檔案室的管理制度，明確人事檔案的歸檔范圍，杜絕范圍外的材料進(jìn)檔或范圍內(nèi)材料漏檔的情況發(fā)生。學(xué)校人事檔案中制定教學(xué)登記表，登記表中記錄教職工的詳細(xì)情況，包括教師的教學(xué)情況，工作能力，教師的學(xué)術(shù)研究內(nèi)容和情況，這個(gè)登記表可以準(zhǔn)確反映出教師的個(gè)人能力和教師的學(xué)術(shù)水平等。與此同時(shí)，還應(yīng)該增加學(xué)校教職工的獎(jiǎng)懲情況以及培訓(xùn)情況，充分了解教職工的業(yè)務(wù)能力。此外，為了提高人事檔案的實(shí)用性，增加人事檔案管理的有效性，學(xué)校應(yīng)該利用信息化技術(shù)和手段，促進(jìn)人事檔案地位的建立，為學(xué)校對(duì)教職工的評(píng)價(jià)工作作出鋪墊，使教職工有競爭的壓力，有利于提高教職工的競爭意識(shí)，促進(jìn)學(xué)校教職工隊(duì)伍整體素質(zhì)的提高。

（二）及時(shí)更新人事檔案。根據(jù)學(xué)年安排，及時(shí)更新完善教職工檔案的信息，補(bǔ)充相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料，充分利用信息化的手段，利用先進(jìn)的軟件對(duì)人事的信息進(jìn)行登記和采集，個(gè)人信息的登記要完整、及時(shí)、有效，能夠真實(shí)反映教職工的個(gè)人情況，而且根據(jù)教職工本人確定需要定期更新的信息和數(shù)據(jù)，利用學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)資源和設(shè)備，在學(xué)校的網(wǎng)站上更新內(nèi)容，學(xué)校應(yīng)該指派相關(guān)的人員定期審核，必要時(shí)設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)的任意篡改和刪除。將靜態(tài)管理變成動(dòng)態(tài)化管理，使學(xué)校人事檔案的管理內(nèi)容能夠及時(shí)定期更新，使人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫更加標(biāo)準(zhǔn)，保證在學(xué)校管理過程中人事檔案“好用、管用”。