導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理員，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

檔案管理員實(shí)習(xí)周記一

我以實(shí)習(xí)生的身份來到西安鐵一院/歐博邁亞聯(lián)合監(jiān)理站，實(shí)習(xí)的第一檔案管理員實(shí)習(xí)周我是作為一名資料員負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的資料檔案管理、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)管理及內(nèi)業(yè)管理工作。首先師傅讓我看了很多監(jiān)理資料員的管理手冊、監(jiān)理規(guī)范、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理計(jì)劃，使我對(duì)監(jiān)理工作有了初步的認(rèn)識(shí)和了解。

其次我又學(xué)習(xí)了監(jiān)理工作的依據(jù)：

⑴工程施工圖紙、技術(shù)說明及設(shè)計(jì)交底、會(huì)審紀(jì)要;

⑵監(jiān)理合同及經(jīng)建設(shè)方同意的《監(jiān)理規(guī)劃》;

⑶監(jiān)理合同、總承包合同及分包合同(包括業(yè)主與各方簽訂的各種協(xié)議);

⑷政府有關(guān)政策、法令、監(jiān)理法規(guī)等;⑸其它有關(guān)文件國家法律、法規(guī)、建設(shè)單位與施工單位簽定的施工合同或協(xié)議。

師傅又幫我講解了監(jiān)理的主要工作內(nèi)容：三控、兩管、一協(xié)調(diào)，在現(xiàn)場控制工程的質(zhì)量、進(jìn)度、投資;進(jìn)行合同、信息管理;積極協(xié)調(diào)參建各方的關(guān)系。為了保證工程又快又好的完成，監(jiān)理人員還會(huì)采取必要的措施：

1、對(duì)于關(guān)鍵部位、重要工序進(jìn)行現(xiàn)場旁站監(jiān)理，檢查符合有關(guān)規(guī)定后，才允許進(jìn)行下一道工序的施工;

2、對(duì)于施工中重要建筑材料，在進(jìn)入現(xiàn)場時(shí)必須檢查產(chǎn)品出廠合格證書，或者進(jìn)行見證取樣，送到有相關(guān)資質(zhì)的檢測單位進(jìn)行檢驗(yàn);

3、做好監(jiān)理日志，詳細(xì)記錄每一天工程所發(fā)生的事情，以防工程出現(xiàn)質(zhì)量問題，從而能夠有依可查。

檔案管理員實(shí)習(xí)周記二

這周師傅就給我講解了資料員的職責(zé)和任務(wù)，讓我更加了解了自己的工作實(shí)質(zhì)。首先要負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目資料、圖紙等檔案的收集、管理。

1. 負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的所有圖紙的接收、清點(diǎn)、登記、發(fā)放、歸檔、管理工作：在收到工程圖紙并進(jìn)行登記以后，按規(guī)定向有關(guān)單位和人員簽發(fā)，由收件方簽字確認(rèn)。負(fù)責(zé)收存全部工程項(xiàng)目圖紙，且每一項(xiàng)目應(yīng)收存不少于兩套正式圖紙，其中至少一套圖紙有設(shè)計(jì)單位圖紙專用章?？⒐D采用散裝方式折疊，按資料目錄的順序，對(duì)建筑平面圖、立面圖、剖面圖、建筑詳圖、結(jié)構(gòu)施工圖等建筑工程圖紙進(jìn)行分類管理。

2. 收集整理施工過程中所有技術(shù)變更、洽商記錄、會(huì)議紀(jì)要等資料并歸檔：負(fù)責(zé)對(duì)每日收到的管理文件、技術(shù)文件進(jìn)行分類、登錄、歸檔。負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件資料的登記、受控、分辦、催辦、簽收、用印、傳遞、立卷、歸檔和銷毀等工作。負(fù)責(zé)做好各類資料積累、整理、處理、保管和歸檔立卷等工作，注意保密的原則。來往文件資料收發(fā)應(yīng)及時(shí)登記臺(tái)帳，文件資料的內(nèi)容和性質(zhì)準(zhǔn)確及時(shí)遞交項(xiàng)目經(jīng)理批閱，并及時(shí)送有關(guān)部門辦理。確保設(shè)計(jì)變更、洽商的完整性，要求各方嚴(yán)格執(zhí)行接收手續(xù)，所接收到的設(shè)計(jì)變更、洽商，須經(jīng)各方簽字確認(rèn)，并加蓋公章。設(shè)計(jì)變更(包括圖紙會(huì)審紀(jì)要)原件存檔。所收存的技術(shù)資料須為原件，無法取得原件的，詳細(xì)背書，并加蓋公章。作好信息收集、匯編工作，確保管理目標(biāo)的全面實(shí)現(xiàn)。

檔案管理員實(shí)習(xí)周記三

我主要參加分部分項(xiàng)工程的驗(yàn)收工作：

負(fù)責(zé)備案資料的填寫、會(huì)簽、整理、報(bào)送、歸檔：負(fù)責(zé)工程備案管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)竣工驗(yàn)收相關(guān)指標(biāo)(包括質(zhì)量資料審查記錄、單位工程綜合驗(yàn)收記錄)作備案處理。對(duì)樁基工程、基礎(chǔ)工程、主體工程、結(jié)構(gòu)工程備案資料核查。嚴(yán)格遵守資料整編要求，符合分類方案、編碼規(guī)則，資料份數(shù)應(yīng)滿足資料存檔的需要。

監(jiān)督檢查施工單位施工資料的編制、管理，做到完整、及時(shí)，與工程進(jìn)度同步：對(duì)施工單位形成的管理資料、技術(shù)資料、物資資料及驗(yàn)收資料，按施工順序進(jìn)行全程督查，保證施工資料的真實(shí)性、完整性、有效性。

按時(shí)向公司檔案室移交：在工程竣工后，負(fù)責(zé)將文件資料、工程資料立卷移交公司。文件材料移交與歸檔時(shí)，應(yīng)有歸檔文件材料交接表，交接雙方必須根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，履行簽字手續(xù)。移交目錄一式二份，雙方各持一份。

負(fù)責(zé)向市城建檔案館的檔案移交工作：提請城建檔案館對(duì)列入城建檔案館接收范圍的工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，取得《建設(shè)工程竣工檔案預(yù)驗(yàn)收意見》，在竣工驗(yàn)收后將工程檔案移交城建檔案館。

檔案管理員實(shí)習(xí)周記四

第四負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的內(nèi)業(yè)管理工作協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理做好對(duì)外協(xié)調(diào)、接待工作：協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)公司、部門間，對(duì)外協(xié)調(diào)施工單位間的工作。做好與有關(guān)部門及外來人員的聯(lián)絡(luò)接待工作，樹立企業(yè)形象。

負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的內(nèi)業(yè)管理工作：匯總各種內(nèi)業(yè)資料，及時(shí)準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)，登記臺(tái)帳，報(bào)表按要求上報(bào)。通過實(shí)時(shí)跟蹤、反饋監(jiān)督、信息查詢、經(jīng)驗(yàn)積累等多種方式，保證匯總的內(nèi)業(yè)資料反映施工過程中的各種狀態(tài)和責(zé)任，能夠真實(shí)地再現(xiàn)施工時(shí)的情況，從而找到施工過程中的問題所在。對(duì)產(chǎn)生的資料進(jìn)行及時(shí)的收集和整理，確保工程項(xiàng)目的順利進(jìn)行。有效地利用內(nèi)業(yè)資料記錄、參考、積累，為企業(yè)發(fā)揮它們的潛在作用。

負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的后勤保障工作：負(fù)責(zé)做好文件收發(fā)、歸檔工作。負(fù)責(zé)部門成員考勤管理和日常行政管理等經(jīng)費(fèi)報(bào)銷工作。負(fù)責(zé)對(duì)竣工工程檔案整理、歸檔、保管、便于有關(guān)部門查閱調(diào)用。負(fù)責(zé)公司文字及有關(guān)表格等打印。保管工程印章，對(duì)工程蓋章登記，并留存?zhèn)浒浮?/p>

檔案管理員實(shí)習(xí)周記五

這周主要負(fù)責(zé)計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)的管理工作負(fù)責(zé)對(duì)施工部位、產(chǎn)值完成情況的匯總、申報(bào)，按月編制施工統(tǒng)計(jì)報(bào)表：在平時(shí)統(tǒng)計(jì)資料基礎(chǔ)上，編制整個(gè)項(xiàng)目當(dāng)月進(jìn)度統(tǒng)計(jì)報(bào)表和其他信息統(tǒng)計(jì)資料。編報(bào)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表要按現(xiàn)場實(shí)際完成情況嚴(yán)格審查核對(duì)，不得多報(bào)，早報(bào)，重報(bào)，漏報(bào)。

負(fù)責(zé)與項(xiàng)目有關(guān)的各類合同的檔案管理：負(fù)責(zé)對(duì)簽訂完成的合同進(jìn)行收編歸檔，并開列編制目錄。作好借閱登記，不得擅自抽取、復(fù)制、涂改，不得遺失，不得在案卷上隨意劃線、抽拆。

篇2

作為檔案管理員要切實(shí)增強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理工作力度，逐步完善檔案管理配套建設(shè)和信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，下面是小編收集推薦的檔案管理員個(gè)人工作計(jì)劃，僅供參考，歡迎閱讀。

檔案管理員個(gè)人工作計(jì)劃

一、指導(dǎo)思想

認(rèn)真貫徹《檔案法》，嚴(yán)格按照檔案管理的要求，使鎮(zhèn)村檔案工作再上新臺(tái)階，為檔案工作鞏固省二級(jí)、爭創(chuàng)省一級(jí)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。以新的檔案團(tuán)隊(duì)工作為出發(fā)點(diǎn)，繼續(xù)做好基礎(chǔ)工作，發(fā)揮優(yōu)勢作用。

二、工作措施

(一)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，完善工作制度。調(diào)整我鎮(zhèn)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)組，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，下設(shè)辦公室，確定專職和兼職檔案人員。全面負(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)管理和建設(shè)工作。建立和健全檔案管理的各項(xiàng)工作制度。

(二)加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高檔案人員的自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。首先要組織全體干部職工認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》使大家進(jìn)一步提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí);尤其是檔案管理人員要堅(jiān)持經(jīng)常學(xué)、自覺學(xué)、熟悉和掌握檔案知識(shí)，增強(qiáng)以法治檔意識(shí)，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。

(三)狠抓檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，使之達(dá)到規(guī)范化、科學(xué)化和制度化。今年在檔案業(yè)務(wù)建設(shè)上，要著力抓好五個(gè)重點(diǎn)：

1、首先要制定出20__年檔案工作計(jì)劃，明確具體任務(wù)，目標(biāo)和要求;同時(shí)，按照縣檔按局的要求，把我局檔案等級(jí)認(rèn)定等級(jí)作為今年檔案工作重中之重來抓緊抓好，按時(shí)報(bào)送有關(guān)材料。

2、按照檔案等級(jí)認(rèn)定的標(biāo)準(zhǔn)、認(rèn)真做好檔案自查工作，寫出自查報(bào)告;自查工作要逐項(xiàng)進(jìn)行，認(rèn)真細(xì)致，對(duì)自查中存在的問題，要提出整改措施，限期整改，原則上缺什么補(bǔ)什么，完善補(bǔ)充，提高標(biāo)準(zhǔn)，保證質(zhì)量。

3、加強(qiáng)檔案基層設(shè)置建設(shè)，配齊所需的相關(guān)設(shè)施。

4、建立健全檔案管理制度，即：立卷歸檔制度、工作職責(zé)制度、崗位責(zé)任制度、保密制度、考核制度以及學(xué)習(xí)制度、工作程序、查借閱檔登記簿、報(bào)送統(tǒng)計(jì)登記簿等，形成檔案管理制度化、經(jīng)?；⒁?guī)范化和科學(xué)化。

三、具體要求

一要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。把檔案工作擺上重要位置，堅(jiān)持領(lǐng)導(dǎo)主抓，專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，落實(shí)獎(jiǎng)懲.

二要加強(qiáng)指導(dǎo).注重對(duì)檔案管理人員和相關(guān)人員法規(guī)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，提高業(yè)務(wù)水平，管好屯用好檔案。

三要加強(qiáng)督導(dǎo).采取檢查與督查相結(jié)合的方法，確保檔案管理按規(guī)范化要求抓到位，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，督促整改到位。

總之，今年檔案工作任務(wù)重，要求嚴(yán)、標(biāo)準(zhǔn)高、只要大家齊心協(xié)力，共同努力，我們就一定能做好檔案工作，一定能達(dá)到重新認(rèn)定的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)我局檔案管理提檔晉級(jí)的新目標(biāo)。

檔案管理員個(gè)人工作計(jì)劃

一、指導(dǎo)思想：

根據(jù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的安排，我擔(dān)任多項(xiàng)管理工作。雖然工作面廣，事情繁瑣，但是管理員應(yīng)該樹立“以人為本“的管理理念，確立“主動(dòng)服務(wù)”為宗旨，切實(shí)加強(qiáng)圖書室、閱覽室、資料室建設(shè)，不斷規(guī)范管理，積極引導(dǎo)學(xué)生課外閱讀、擴(kuò)大閱讀量、增長知識(shí)、陶冶情操，提高人文素養(yǎng)，熱情服務(wù)教育教學(xué)，為教師提供快捷、周到的服務(wù)，真正發(fā)揮圖書館、閱覽室在實(shí)施“新基礎(chǔ)教育”的功能。

二、主要工作

1、積極配合學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)，做好服務(wù)工作。

2、對(duì)圖書進(jìn)行科學(xué)管理，提高圖書利用率。

3、開拓創(chuàng)新，讀書活動(dòng)力求有特色，以豐富多彩的活動(dòng)來激發(fā)學(xué)生們的讀書熱情。結(jié)合學(xué)校“營造書香校園”，為各班建設(shè)小圖書角做好參謀;定期向?qū)W生推薦適合他們閱讀的新到書籍、報(bào)刊雜志，讓他們及時(shí)借閱;開展諸如“我愛祖國”征文比賽、創(chuàng)新作文、課外閱讀知識(shí)競賽、講故事比賽、編手抄報(bào)比賽、讀書筆記展評(píng)等活動(dòng)，激勵(lì)學(xué)生讀名著、背名詩。

4、優(yōu)化圖書館管理。做好新書整理工作和新書借閱的準(zhǔn)備工作，并對(duì)學(xué)生進(jìn)行愛護(hù)新書的教育。要合理安排閱覽室的開放時(shí)間以及進(jìn)閱覽室閱覽的年級(jí)，不斷充實(shí)圖書館的內(nèi)容，切實(shí)加強(qiáng)圖書館的基礎(chǔ)管理，努力改革圖書借閱方式，調(diào)動(dòng)學(xué)生讀書積極性，確保本學(xué)期內(nèi)人均借書10冊以上，使圖書借閱及管理更方便、有效。

5、報(bào)紙雜志及時(shí)整理，當(dāng)日上架，半年裝訂完畢，為教師查找資料提供一切便利，并做好借閱的記錄。

6、更進(jìn)一步完善好學(xué)校特色項(xiàng)目的檔案，迎接區(qū)“特色項(xiàng)目年度評(píng)估考核”;認(rèn)真收集上學(xué)期資料并整理歸檔，20__年上級(jí)文件檔案整理歸檔。

7、按時(shí)按質(zhì)地統(tǒng)計(jì)上報(bào)學(xué)校“小學(xué)教育技術(shù)裝備綜合統(tǒng)計(jì)”表。

8、認(rèn)真務(wù)實(shí)地做好學(xué)校固定資產(chǎn)的總賬和低值易耗品的總賬，定期檢查各功能室的'臺(tái)帳，做到帳物相符;認(rèn)真做好迎市政府“兩項(xiàng)制度督導(dǎo)評(píng)估”考核。

9、做好財(cái)產(chǎn)保管工作，為學(xué)校的教育、教學(xué)工作提供強(qiáng)有力的后勤保障。

10、分7、12月及時(shí)向區(qū)信息中心提交學(xué)校師生獲獎(jiǎng)情況。

檔案管理員個(gè)人工作計(jì)劃

一、職工檔案信息完善

企業(yè)職工檔案是企業(yè)職能部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)，是職工檔案的組成部分。在實(shí)際檔案整理工作中發(fā)現(xiàn)少數(shù)員工檔案材料存在不完善的情況，主要表現(xiàn)在以下五類材料：

一、學(xué)歷材料;

二、黨群材料;

三、獎(jiǎng)勵(lì)材料;

四、職務(wù)變動(dòng)材料;

五、薪酬變動(dòng)材料。

針對(duì)以上不完善的員工檔案材料，做好查漏補(bǔ)缺工作。根據(jù)公司發(fā)文文件和人力資源系統(tǒng)信息梳理員工檔案信息，將梳理后的信息與員工紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行核對(duì)整理，對(duì)缺少材料做好記錄，并與相關(guān)職能部門聯(lián)系溝通，明確所需歸檔材料名稱及歸檔材料移交時(shí)間段。做到全面清理，逐步完善。年底完成原長期員工缺少材料補(bǔ)充工作，逐步完成所有員工檔案信息的建立健全工作。

明年具體安排如下：

針對(duì)不完善材料，采取措施如下：

檔案管理是一項(xiàng)持續(xù)地不斷補(bǔ)充完善信息材料的工作，需要相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)、同事的支持與配合，樹立檔案材料歸檔意識(shí)，將歸檔材料妥善保存并按規(guī)定時(shí)間段移交，讓公司所有員工檔案信息更加充實(shí)、完善。

二、檔案信息化建設(shè)

積極開發(fā)檔案信息資源，做好加工、整理、開發(fā)、利用工作，拓寬檔案的信息功能。具體措施：

1、購買計(jì)算機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)施。

2、與計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)開發(fā)人員溝通，為檔案信息化提供數(shù)據(jù)支持。

篇3

一、樹立三大意識(shí)

1．服務(wù)意識(shí)。以往，檔案管理具有極強(qiáng)的被動(dòng)性，將工作定位于保管為主。然而，隨著當(dāng)前形勢和社會(huì)發(fā)展的需要，檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值、市場價(jià)值逐漸顯現(xiàn)出來，這就要求檔案管理人員樹立超前服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，深入社會(huì)調(diào)查研究，了解信息需求方向，充分發(fā)揮好檔案信息資源的作用，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。2．安全意識(shí)。有些檔案涉及到國家安全和社會(huì)穩(wěn)定，有些檔案關(guān)系到企業(yè)競爭與發(fā)展，有些檔案影響到個(gè)人隱私與生活，因此，檔案管理人員應(yīng)該樹立較強(qiáng)的安全防范意識(shí)，防止檔案泄密事件發(fā)生。3．創(chuàng)新意識(shí)。創(chuàng)新是工作持續(xù)改進(jìn)、不斷再上新臺(tái)階的動(dòng)力，新形勢下，以往那種因循守舊、墨守陳規(guī)的工作做法將不再適應(yīng)。因此，檔案管理人員必須樹立創(chuàng)新意識(shí)，勇于探索、勇于創(chuàng)新，不斷研究共性的、規(guī)律性的新問題，提出創(chuàng)新的決策對(duì)策和辦法。

二、打造三類能力

1．操作能力。要成為一名合格的檔案管理人員，最基本的是要具備實(shí)際操作技能，具體包括檔案文書立卷、檔案整理、編目、鑒定，檔案著錄、標(biāo)引、檔案的保護(hù)等。

2．管理能力。要成為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，除了具備基本操作技能外，還需要打造自己的管理能力。檔案管理工作涉及到收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、開發(fā)利用等一系列程序，如何能夠協(xié)調(diào)處理好這些程序的銜接，必然要求具備一定的管理能力。

3．學(xué)習(xí)能力。適應(yīng)新形勢的要求，檔案管理人員還必須具備學(xué)習(xí)的能力。當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入終身學(xué)習(xí)的時(shí)代，不會(huì)學(xué)習(xí)將會(huì)成為新時(shí)代的“文盲”。同樣，檔案管理工作內(nèi)容、技術(shù)也在日新月異，不主動(dòng)學(xué)習(xí)、不善于學(xué)習(xí)，將最終會(huì)被淘汰。

三、新形勢下檔案管理人員素質(zhì)提升對(duì)策

檔案管理工作整體水平的提高關(guān)鍵在于人才素質(zhì)的提升，這既是當(dāng)前檔案管理工作的重點(diǎn)，也是實(shí)踐中的難點(diǎn)，提升檔案管理人員素質(zhì)具體需要從以下幾個(gè)方面著手。

1．營造良性競爭氛圍。首先，單位要改變對(duì)檔案管理部門的認(rèn)識(shí)，樹立“檔案管理也能出效益”的理念，將其置于與其他部門同等重要的地位;其次，部門內(nèi)部要建立以“競爭、激勵(lì)”為核心的文化氛圍，引導(dǎo)檔案管理人員的思想行為;最后，要制定一系列相關(guān)的政策和措施，落實(shí)和保障競爭理念的實(shí)施。

2．建立完善的激勵(lì)體系。理論上，激勵(lì)包含正激勵(lì)和負(fù)激勵(lì)兩個(gè)方面，即獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰。實(shí)踐中，激勵(lì)機(jī)制的運(yùn)行可以極大地促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)能力的提高。獎(jiǎng)勵(lì)措施:針對(duì)檔案管理工作人員的表現(xiàn)，可以制定一系列的獎(jiǎng)勵(lì)措施。例如，對(duì)做出創(chuàng)新貢獻(xiàn)、業(yè)務(wù)能力突出等相關(guān)人員給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)可采取物質(zhì)和精神相結(jié)合的方式，并充分利用提拔晉升、發(fā)放獎(jiǎng)金、精神鼓勵(lì)等具體方法。懲罰措施:建立以“末位淘汰制”為核心的懲罰體系，對(duì)工作不思進(jìn)取、成績落后的檔案管理人員采取待崗培訓(xùn)、停職停薪、辭退等處罰措施，切實(shí)改變以往那種“大鍋飯”的平均主義和“鞭打快?！钡腻e(cuò)誤思想。

3．健全考核評(píng)估制度。激勵(lì)機(jī)制的實(shí)施必須以公開、公平、客觀的考核評(píng)估結(jié)果作為依據(jù)，這就要求健全考核評(píng)估制度。制定考核標(biāo)準(zhǔn)從意識(shí)、能力、精神三個(gè)方面考慮，評(píng)價(jià)內(nèi)容細(xì)化為服務(wù)態(tài)度、服務(wù)效率、創(chuàng)新成果、安全保密、業(yè)務(wù)操作、管理水平、學(xué)習(xí)成效、工作作風(fēng)等多個(gè)項(xiàng)目，廣泛征求群眾意見，設(shè)立相應(yīng)的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行定量和定性評(píng)分。

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檔案員在培訓(xùn)學(xué)習(xí)要把自己看作一名普通的學(xué)員，盡快從單位的工作事務(wù)中走出來，從各種交往應(yīng)酬中走出來，靜下心，埋下頭，耐得住寂寞，經(jīng)得住誘惑，一心一意搞好學(xué)習(xí)。培訓(xùn)的檔案人員，可以說智商差別不大，而主要看誰肯于苦學(xué)深鉆，在學(xué)習(xí)中多聯(lián)系單位檔案工作的實(shí)際情況和自己的思想實(shí)際情況，在學(xué)中思、在思中學(xué)，這樣才能真正學(xué)有所獲。業(yè)余時(shí)間是一個(gè)富有彈性的空間，誰學(xué)會(huì)了利用，學(xué)會(huì)了開掘，誰的收獲就越多。在學(xué)習(xí)中不能僅靠課堂上的有限時(shí)間，要充分抓住業(yè)余時(shí)間這個(gè)彈性空間，多看、多學(xué)、多問、多思、多積累，在日積月累中彌補(bǔ)自己知識(shí)的不足。

二、加強(qiáng)檔案管理人員繼續(xù)教育的必要性和緊迫性

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展使全社會(huì)的信息意識(shí)在不斷增長，檔案信息已成為各個(gè)行業(yè)工作的重要環(huán)節(jié)，檔案管理工作也越來越顯示出其重要的價(jià)值和地位。檔案管理者應(yīng)抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，不斷進(jìn)行繼續(xù)教育，提高自身的綜合素質(zhì)，強(qiáng)化自己的專業(yè)技術(shù)水平。1.現(xiàn)實(shí)工作需求。首先，信息時(shí)代的檔案工作正在實(shí)現(xiàn)以電子計(jì)算機(jī)等物化智能應(yīng)用為主的檔案管理自動(dòng)化、檔案信息資源數(shù)字化以及檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化，檔案縮微及檔案保護(hù)水平也日益提高，原有的那些工作經(jīng)驗(yàn)和理論已經(jīng)難以滿足實(shí)際工作的需要。其次，從證詞素質(zhì)和職業(yè)道德水平來看，檔案工作的機(jī)要性和服務(wù)性要求檔案人員要具備較高的政治素養(yǎng)和全心全意為人民服務(wù)的工作精神，發(fā)揮其主觀能動(dòng)性和愛崗敬業(yè)精神，對(duì)做好檔案工作顯得尤為重要。2.理論需求?！叭吮竟芾怼彼枷胧羌訌?qiáng)檔案人員教育培訓(xùn)的出發(fā)點(diǎn)，充分重視檔案人員在檔案工作中主體地位的體現(xiàn)，發(fā)揮檔案管理人員的主人翁精神。

三、提高檔案管理人員繼續(xù)教育效果的措施和途徑

1.要有針對(duì)性地在培訓(xùn)內(nèi)容中加強(qiáng)開拓創(chuàng)新能力的培養(yǎng)和愛崗敬業(yè)精神的培養(yǎng)

檔案管理人員開拓創(chuàng)新能力和學(xué)術(shù)研究能力的不足，是當(dāng)前制約檔案事業(yè)發(fā)展的一個(gè)主要問題。要解決這個(gè)問題，首先必須在整體教育上大力強(qiáng)化檔案干部隊(duì)伍，加強(qiáng)開拓創(chuàng)新思維和欲望、哲學(xué)思辨能力的養(yǎng)成以及自學(xué)能力、觸類旁通、舉一反三能力的養(yǎng)成等方面的培養(yǎng)力度。同時(shí)，還要注重對(duì)檔案工作人員職業(yè)道德教育，進(jìn)行愛崗敬業(yè)精神的培訓(xùn)。檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的信息搜集、整理、保管、服務(wù)工作，需要的是愛崗敬業(yè)和默默無聞的奉獻(xiàn)，除了有扎實(shí)的職業(yè)技能和深厚的學(xué)術(shù)素養(yǎng)外，更要有一份求真務(wù)實(shí)的平常心。

2.在檔案培訓(xùn)中不求規(guī)模求效益，使培訓(xùn)的檔案人員得到真正提高

事實(shí)已經(jīng)證明，學(xué)歷的提高、結(jié)業(yè)證的增多并不一定意味著檔案工作人員素質(zhì)的同比提高。短期培訓(xùn)是繼續(xù)教育的重要方式之—，過去因?yàn)檫^分看重辦班期數(shù)、學(xué)時(shí)數(shù)、參加人數(shù)等表面數(shù)據(jù)，而沒有著眼下如何使受訓(xùn)者提高綜合素質(zhì)，學(xué)習(xí)效果不是很理想。因此在舉辦這類業(yè)務(wù)培訓(xùn)時(shí)，我們要在學(xué)習(xí)主題的設(shè)置上有針對(duì)性、科學(xué)性和一定程度的超前性，在形式上要有靈活性，講授內(nèi)容和技巧上要講究知識(shí)性和趣味性，增加一些研究的專題講座，使檔案人員在培訓(xùn)中真正學(xué)到有用東西。

3.要有針對(duì)性的鼓勵(lì)檔案工作人員從多種渠道接受繼續(xù)教育

我們要從繼續(xù)教育的認(rèn)識(shí)、計(jì)劃安排和政策方面加強(qiáng)教育宣傳，為在職者樹立終身教育的思想，增強(qiáng)檔案從業(yè)人員接受繼續(xù)教育的自覺性，針對(duì)各級(jí)檔案工作人員的不同情況，鼓勵(lì)她們利用業(yè)余時(shí)間，通過自學(xué)和進(jìn)修培訓(xùn)等多種途徑不斷更新自己的知識(shí)和技能，個(gè)人在知識(shí)領(lǐng)域上的涉獵面越廣，視野就越寬，檔案人員的思維和角度轉(zhuǎn)換就相應(yīng)地更靈活。廣大檔案工作人員在熟練掌握檔案知識(shí)與技能的前提下在各自相應(yīng)的實(shí)踐領(lǐng)域中有所收獲，在工作上做到更加游刃有余。

4.根據(jù)實(shí)際需要，拓展教育培訓(xùn)的內(nèi)容

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關(guān)鍵詞：檔案員；管理；檔案；措施；職業(yè)道德

Abstract: the file management provides accurate basis for authority on the senior management personnel to understand the whole work condition organ so that they can adjust policy and strategy, On the other hand for social parties accurately ascertain the authority unit work results. This article from the archives management shall have the quality, filing clerk management files measures and the professional ethics several aspects.

Keywords: filing clerk; Management; File; measure; Professional ethics

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

檔案管理工作是機(jī)關(guān)單位管理工作的一部分，是提高機(jī)關(guān)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。 科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)單位工作成效與管理水平的重要尺度。 檔案管理工作做好了，一方面為機(jī)關(guān)高層管理人員及時(shí)了解本機(jī)關(guān)整體工作狀況，適時(shí)調(diào)整政策、策略提供準(zhǔn)確依據(jù)；另一方面有利于社會(huì)各方準(zhǔn)確認(rèn)定機(jī)關(guān)單位工作成效。 因此，做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升本單位的社會(huì)地位具有重要意義。

一、現(xiàn)代檔案管理者應(yīng)具備的基本素質(zhì)

1、堅(jiān)定的政治素質(zhì)。檔案人員必須有明確的政治信念和政治方向，要熱愛祖國，熱愛社會(huì)主義，堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，立場堅(jiān)定，旗幟鮮明，有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感。

2、優(yōu)良的思想品質(zhì)。要干一行愛一行，能全身心地投入到本職工作中，能忠于職守，嚴(yán)守秘密，無私無畏地維護(hù)黨和國家的歷史真實(shí)面貌。

3、扎實(shí)的工作作風(fēng)。工作中要做到積極主動(dòng)，熱情周到，把能為利用者解決問題、排擾解難，看成是工作中的最大樂趣。

4、廣博的科學(xué)知識(shí)。作為一個(gè)稱職的檔案人員，既要學(xué)習(xí)本專業(yè)知識(shí)，又要學(xué)習(xí)有關(guān)的科學(xué)文化知識(shí)，有較為廣泛的知識(shí)涉獵和較高的文化水平。

5、過硬的技術(shù)本領(lǐng)。面對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)，檔案人員必須很好地學(xué)習(xí)掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平，成為業(yè)務(wù)精通的行家里手。

6、良好的心理素質(zhì)。良好的心理素質(zhì)必須具備“四心”，即安心、熱心、耐心、信心?！鞍残摹本褪前残臋n案工作，干一行，愛一行，專一行?！盁嵝摹本褪菨M腔熱忱，誠心誠意地為他人服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。“耐心”就是擺正位置，耐住寂寞?！靶判摹本褪菢淞⒃跈n案這塊天地里干一番事業(yè)的信心和決心。

二、檔案員管理檔案的措施

1、建立健全檔案管理機(jī)制。通過修改和完善檔案日常工作規(guī)章制度，統(tǒng)一檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)檔案管理。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)管理，設(shè)立專門領(lǐng)導(dǎo)小組?？茖W(xué)合理、簡明實(shí)用地健全檔案管理制度。制度主要約束服務(wù)對(duì)象和執(zhí)行者。堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制。確保檔案管理工作向法制化、制度化、規(guī)范化方向推進(jìn)。聘請檔案管理專家指導(dǎo)監(jiān)督檔案管理工作。實(shí)行檔案年度評(píng)比制度，每年組織一次檔案管理工作集中檢查。

2、遵守章程，規(guī)范操作。檔案管理員要熟悉檔案管理的基本知識(shí)，按照管理章程操作。對(duì)原有檔案進(jìn)行重新規(guī)范整理，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理。檔案工作的操作過程中要堅(jiān)持集中收集、分類整理、歸檔完備、科學(xué)鑒定、安全保管、查找方便的基本原則。在收集整理檔案資料的過程中及時(shí)追加新的資料，準(zhǔn)確全面的完善檔案。檔案工作年初要有計(jì)劃，年末要有總結(jié)。對(duì)檔案進(jìn)行編目和檢索，可以為檔案的查找提供方便，解決了很多供需矛盾。為更好地保護(hù)檔案安全流通可以在檔案管理中建立借閱檔案登記簿，檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿等。健全特種設(shè)備安全管理檔案。加強(qiáng)檔案的信息開發(fā)和統(tǒng)計(jì)工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策和資料查找提供方便。

3、檔案管理交接規(guī)范化。一是檔案交接要納入議事日程，是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)按程序辦理。二是檔案管理員在離崗或離職時(shí)要充分做好檔案移交準(zhǔn)備工作。檔案管理員對(duì)所保管的檔案全面清理，催還借出的檔案，整理好借據(jù)。分類歸檔零散材料，對(duì)交接工作進(jìn)行日程總結(jié)。三是認(rèn)真做好檔案交接監(jiān)督管理工作，對(duì)交接工作負(fù)責(zé)。四是加強(qiáng)檔案交接中的思想教育工作，教育交接雙方提高認(rèn)識(shí)，明確責(zé)任。

4、檔案管理程序規(guī)范化。一是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)，配備高素質(zhì)的專業(yè)管理人員。提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是加強(qiáng)檔案管理工作的根本。思想道德水平高，專業(yè)知識(shí)過硬，信息操作能力強(qiáng)的檔案管理人員更能適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理要求。二是資金投入充分，配置硬件設(shè)備，保證檔案庫、檔案室日常保管工作所需。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。三是分門別類對(duì)檔案集中統(tǒng)一管理，保護(hù)檔案的完整和安全，方便日后查找和其它工作的利用。四是建立檔案部門工作目標(biāo)考核和檔案管理業(yè)務(wù)工作考核相結(jié)合的考核制度，這樣在總體考核檔案管理工作成效的同時(shí)又能檢驗(yàn)檔案管理員的業(yè)務(wù)水平。五是尋找外援，加強(qiáng)檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。可以采用會(huì)議指導(dǎo)和現(xiàn)場操作指導(dǎo)的方式讓檔案專家指導(dǎo)工作，這樣更容易對(duì)存在的問題進(jìn)行分析研究，更好地找到解決的辦法，保證檔案管理工作更有成效。

5、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理質(zhì)量。微機(jī)應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)管理，是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理標(biāo)志。檔案作為豐富的信息資源要加快微機(jī)管理與利用。

（1）減輕檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作時(shí)效。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)微機(jī)處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實(shí)現(xiàn)隨機(jī)管檔，就可將過去的集中立卷，改變?yōu)槠綍r(shí)隨時(shí)整理文件歸檔。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁浚铱呻S時(shí)補(bǔ)漏增缺，使文檔不形成存積，提高了歸檔管理水平，從而達(dá)到檔案管理工作及時(shí)歸檔的目的和檢索利用的方便。

（2）微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺。微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，文檔按“件”整理微機(jī)歸檔，文件插入就十分方便了，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就完成了。

（3）微機(jī)管理保持了文件的歷史原貌。微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理按“件”隨機(jī)存檔后，整理工作就不存在這方面的問題了。只須把諸如報(bào)表、圖紙等文件折疊成統(tǒng)一尺寸歸檔即可。

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1.1檔案管理意識(shí)欠缺

在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，多數(shù)醫(yī)院往往以醫(yī)療為主，認(rèn)為醫(yī)院的聲譽(yù)、醫(yī)療效果以及醫(yī)院的形象等是直接推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展的重要因素。認(rèn)為檔案管理對(duì)醫(yī)院發(fā)展只能起到輔助作用，于是對(duì)檔案管理工作沒有足夠的重視，使檔案管理工作處于放任自流的狀態(tài)。許多檔案工作者存在“重管輕用”的觀念，忽視了對(duì)檔案信息資源的利用。

1.2檔案管理機(jī)構(gòu)不健全

當(dāng)前多數(shù)醫(yī)院的檔案管理是由綜合檔案室負(fù)責(zé)。由于歷史原因和醫(yī)療行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案等，人事檔案由人力資源部門管理，醫(yī)療病歷檔案由病案室管理，病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案由各個(gè)業(yè)務(wù)部門管理，這就造成了一個(gè)單位內(nèi)多個(gè)部門管理檔案的局面，對(duì)檔案的管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)模式，對(duì)于檔案資料的匯總、查閱、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)造成了困難。

1.3檔案管理制度不完善

在現(xiàn)代醫(yī)院管理中，醫(yī)院的醫(yī)療、人事、行政、財(cái)務(wù)等方面都制定了較完善的規(guī)章制度，而針對(duì)檔案管理的制度較少，缺乏一套讓檔案管理員在工作中參考的標(biāo)準(zhǔn)，從而使得檔案信息不能夠及時(shí)全面進(jìn)行收集，導(dǎo)致檔案管理的混亂和缺失。

1.4檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)低

由于歷史等各方面的原因，我國目前的專業(yè)檔案管理人員比較缺乏。在醫(yī)院的管理人員隊(duì)伍中，缺乏同時(shí)具備專業(yè)醫(yī)學(xué)知識(shí)和檔案管理知識(shí)的專業(yè)的檔案管理人員。多數(shù)醫(yī)院檔案管理人員都是兼職，檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，專業(yè)知識(shí)老化，知識(shí)面狹窄，難以適應(yīng)新形勢下檔案管理事業(yè)發(fā)展。

2做好醫(yī)院檔案管理工作的策略

2.1加強(qiáng)檔案管理宣傳教育力度，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

通過開展檔案普法宣教活動(dòng)，努力提高醫(yī)院員工特別是領(lǐng)導(dǎo)班子成員的檔案意識(shí)，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、中層干部和全院職工都能充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，進(jìn)而更好地支持檔案管理工作。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和科室負(fù)責(zé)人加強(qiáng)《檔案法》和相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，要把檔案管理納入日常的議事日程，與醫(yī)院的業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃，同步發(fā)展。

2.2健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作

醫(yī)院根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位檔案工作的實(shí)際情況，逐步建立健全醫(yī)院檔案管理的收集、整理、歸檔、移交、借閱、保密、銷毀及庫房管理等各項(xiàng)規(guī)整制度，使檔案工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有明確的制度可以遵循，保證檔案的齊全完整，逐步實(shí)現(xiàn)各類檔案統(tǒng)一管理。

2.3強(qiáng)化檔案工作管理體系建設(shè)

建立醫(yī)院、綜合檔案室和基層職能業(yè)務(wù)部門三級(jí)管理組織體系。明確各級(jí)組織和相關(guān)人員在檔案管理工作中的職責(zé)和義務(wù)：即領(lǐng)導(dǎo)班子作為檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)核心，負(fù)責(zé)醫(yī)院總體檔案工作目標(biāo)的確立和推進(jìn)。綜合檔案室作為檔案工作的管理主體單位，其專職檔案員負(fù)責(zé)對(duì)全院檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。各業(yè)務(wù)科室在其日常工作中形成的資料作為檔案的來源，各科室部門確立兼職檔案員，負(fù)責(zé)及時(shí)收集所在科室工作人員日常工作中形成的各類資料，通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)保存。

2.4加大檔案管理部門的硬件投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

要加大檔案工作資金投入，改善檔案管理環(huán)境，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備。要設(shè)立獨(dú)立的檔案辦公室、庫房、閱覽室、檔案箱柜等。配備現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，如照相機(jī)、錄像機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、裝訂機(jī)等。采用專用的醫(yī)院數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，完成立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等工作，提高檔案管理的工作效率。

2.5開發(fā)利用檔案資源，擴(kuò)大服務(wù)范圍

檔案管理的目的就是開發(fā)利用檔案資源。檔案人員要通過各種渠道，深入發(fā)掘檔案資源，為醫(yī)院的臨床醫(yī)療、教育和科研工作服務(wù)。開放更多的檔案資料，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，讓檔案為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)，為人民群眾的需要服務(wù)。要發(fā)揮醫(yī)院檔案為醫(yī)院文化建設(shè)服務(wù)的功能，為醫(yī)院文化建設(shè)提供支持。

2.6重視人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員素質(zhì)

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關(guān)鍵詞：聲像檔案；缺陷；對(duì)策；開發(fā)利用

聲像檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的，以照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄[1]。隨著科技的發(fā)展，越來越多的聲像檔案出現(xiàn)在日常工作當(dāng)中，它們是現(xiàn)代社會(huì)檔案資源體系的重要組成部分。一張醫(yī)院外貌的照片、一段慶典的錄像所帶來的視覺感受，是文字形容無法媲美的，聲像檔案在再現(xiàn)歷史院貌方面具有不可替代的地位和作用。但在醫(yī)院，聲像檔案遠(yuǎn)遠(yuǎn)少于病案、病歷檔案，導(dǎo)致很多管理者不重視。現(xiàn)實(shí)工作中，由于對(duì)聲像檔案重要性的認(rèn)識(shí)不足，管理措施沒有及時(shí)跟上，導(dǎo)致大量聲像檔案分散流失，或是被科室和個(gè)人據(jù)為己有，沒有發(fā)揮出聲像檔案的綜合效益。

1 醫(yī)院聲像檔案管理中存在的問題

1.1聲像檔案管理意識(shí)不強(qiáng) 聲像檔案未受到應(yīng)有的重視，沒有真正視作檔案進(jìn)行整理和歸檔，對(duì)于舊的照片沒有分類和沒有文字說明，對(duì)于今后的再利用造成一定的阻礙，不了解資料的人員很難找到想要照片，大多是靠當(dāng)時(shí)活動(dòng)的參與者的記憶去尋找。視頻資料的歸檔更令人擔(dān)憂，隨著科技的發(fā)展，儀器的更新?lián)Q代，舊的帶子往往難以讀取，資料存儲(chǔ)需要大量的儲(chǔ)存設(shè)備，以前的設(shè)備有限，導(dǎo)致有資料無法讀取。有時(shí)一盤帶子反復(fù)用，原始資料沒有及時(shí)歸檔，導(dǎo)致資料流失。另外，由于聲像檔案的保管需要各種設(shè)施，成本相對(duì)較高，因此，聲像檔案的保管問題一直在探索當(dāng)中。

1.2聲像檔案管理制度不科學(xué) 聲像檔案管理制度不夠落實(shí)，歸檔率不高。聲像檔案形成科室一般在醫(yī)院宣傳部門，重要日?；顒?dòng)資料的拍攝、錄像等由上述科室負(fù)責(zé)，每年一次將聲像檔案整理上交綜合檔案室。但醫(yī)院還有許多臨床科室，醫(yī)院宣傳部門不一定能將全院各個(gè)科室、部門的每一件重要的事件記錄下來，各科室自行拍攝活動(dòng)資料已是較為普遍，對(duì)于特殊患者、新技術(shù)、新項(xiàng)目的開展，一些臨床科室都會(huì)自行拍照，但卻為自己科室使用。這些聲像資料其檔案價(jià)值不容忽視，由于科室并沒有上交檔案室的意識(shí)，便使檔案管理部門失去了較有重要價(jià)值的聲像檔案來源。

1.3檔案管理人員自身專業(yè)素質(zhì)不足 個(gè)人素質(zhì)受限或?qū)β曄駲n案管理專業(yè)知識(shí)掌握不夠，導(dǎo)致對(duì)聲像檔案管理的特殊保管條件心中無數(shù)，管理方式落后，無法借助現(xiàn)代手段進(jìn)行聲像檔案管理，多數(shù)停留在簡單收集保管階段，影響了聲像檔案保管和聲像檔案壽命。聲像檔案處理起來有一定的技術(shù)含量，然而很多醫(yī)院并沒有相應(yīng)的設(shè)備和專業(yè)的管理人員。就我院而言，雖然有相應(yīng)的設(shè)備，但管理人員沒有受過正規(guī)的檔案專業(yè)培訓(xùn)，沒有對(duì)聲像檔案進(jìn)行科學(xué)的管理。同時(shí)，隨著科技的進(jìn)步，如今的聲像檔案已可以大量拍攝，后期再進(jìn)行修剪，不可用的圖片、修剪前的圖片和修剪后的圖片都一并保持，且不做標(biāo)記，僅僅是以事件的時(shí)間和名稱命名文件夾，以致再想利用上修剪過的圖片時(shí)，無從檢索，存儲(chǔ)混亂。

1.4聲像檔案利用開發(fā)意識(shí)不足 檔案管理者對(duì)聲像檔案開發(fā)利用意識(shí)不夠，甚至可以說從未對(duì)該類檔案正真利用起來，缺乏開發(fā)利用動(dòng)力，只有在編輯畫冊、建院史館時(shí)利用了一些照片，視頻資料則常常拍完就放一邊。由于管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，對(duì)聲像檔案了解不足，專業(yè)素質(zhì)不足無法對(duì)聲像檔案進(jìn)行專題編研，很多非常有歷史價(jià)值的檔案只能封在柜子之中，無人知曉，發(fā)揮不了聲像檔案的應(yīng)有作用。

2 聲像檔案管理研究與對(duì)策

2.1建立完善的聲像檔案管理制度 領(lǐng)導(dǎo)首先要重視，有的單位領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)不強(qiáng)，甚至取消原有的檔案部門，導(dǎo)致檔案無人管理，醫(yī)院的發(fā)展歷史無從考證。強(qiáng)化規(guī)范管理，提升聲像檔案形成部門的意識(shí)，對(duì)產(chǎn)生的聲像資料從收集到歸檔都要定期移交聲像檔案管理部門統(tǒng)一管理，防止分散流失，杜絕歸為己有[2]。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用各環(huán)節(jié)應(yīng)有明確的規(guī)定。必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法可依，使之逐步變成自覺的行動(dòng)。

2.2醫(yī)院聲像檔案收集和歸檔 一個(gè)醫(yī)院的聲像檔案工作，不是一個(gè)人或者一個(gè)部門就能做好的，形成聲像檔案的科室、部門的拍攝、錄像人員與醫(yī)院檔案管理員要增強(qiáng)檔案意識(shí)，經(jīng)常溝通，共同抓好聲像素材的收集積累工作，為聲像檔案打好基礎(chǔ)。必須實(shí)行統(tǒng)一管理，形成聲像檔案的科室、部門，要按歸檔要求，努力做好收集、整理、歸檔工作，及時(shí)向聲像檔案管理部門移交。聲像檔案管理部門及時(shí)對(duì)收集的聲像檔案，以保持聲像檔案的有機(jī)聯(lián)系、便于利用為原則進(jìn)行整理，分類在全宗內(nèi)，按年代--問題進(jìn)行分類，分類保持前后一致，便于查閱。并對(duì)聲像檔案按規(guī)定的要求對(duì)內(nèi)容附以簡單的文字說明及做好編目，制作檢索目錄等相關(guān)工作[3]。

2.3加強(qiáng)聲像檔案的監(jiān)督和分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn) 針對(duì)聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案管理部門應(yīng)提高各科室、各部門對(duì)聲像檔案的整理意識(shí)，加大監(jiān)督指導(dǎo)力度，并對(duì)各部門的兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，力爭整體水平的提高，全面加強(qiáng)形成聲像檔案的科室、部門攝錄人員的相關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。有設(shè)備也有整理聲像檔案的習(xí)慣科室，常常由于水平不足，所形成的聲像檔案質(zhì)量參差不齊，以至于需要使用時(shí)，看似多實(shí)則能使用的不多，因此要提高其水平，使其制作的聲像檔案利用價(jià)值更高；對(duì)有設(shè)備，但沒有整理意識(shí)的科室，要幫助其建立相關(guān)的管理制度，同時(shí)加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)，使其養(yǎng)成整理聲像檔案的良好習(xí)慣，同時(shí)加強(qiáng)技能培訓(xùn)，抓住時(shí)機(jī)，形成高質(zhì)量的聲像檔案。諸多問題都需要高素質(zhì)檔案管理人員去完成，作為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者，要?jiǎng)?chuàng)造合適的培養(yǎng)人才的環(huán)境，多途徑提高檔案管理人員素質(zhì)[4]。

2.4醫(yī)院聲像檔案的開發(fā)利用 充分利用其醫(yī)院聲像檔案不是僅靠檔案部門就能完成的，需多部門共同合作。檔案管理部門制度相關(guān)的管理制度，統(tǒng)一全院聲像檔案的歸檔要求，編制檢索工具，方便利用者查找；定期充分利用聲像檔案，舉辦圖片展或?qū)ｎ}展覽，如有條件，可開設(shè)院史館，展現(xiàn)醫(yī)院發(fā)展軌跡的同時(shí)，發(fā)揮聲像檔案價(jià)值，使展覽形式更加生動(dòng)、內(nèi)容更加豐富、視覺更有刺激。無論何種檔案，不加以整理、利用，都無法體現(xiàn)其價(jià)值，而展示價(jià)值的最好途徑就是通過一定的編制，使檔案之間有機(jī)結(jié)合，合奏出一部美麗的史詩[5]。

醫(yī)院聲像檔案是醫(yī)院前進(jìn)和發(fā)展的見證者，它不僅可以記載歷史，更重要的是反饋信息，提供利用，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。我們要不斷地學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握新技術(shù)，探索醫(yī)院聲像檔案新載體的方法，使聲像檔案管理在醫(yī)院的改革發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

參考文獻(xiàn)：

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[3]羅麗云.淺談我院檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].醫(yī)學(xué)信息，2008（01）：50-51.

篇8

關(guān)鍵詞：多校區(qū)高校；二級(jí)管理體制；檔案管理

20世紀(jì)90年代高校改革拉開序幕，我國許多高校打破了高度集中的辦學(xué)體制，出現(xiàn)了辦學(xué)形式、辦學(xué)層次、自身功能及內(nèi)部管理模式的多元化。在這種趨勢下，高校二級(jí)學(xué)院體制應(yīng)運(yùn)而生。它的出現(xiàn)，使得高校檔案管理面臨諸多挑戰(zhàn)，如何發(fā)揮檔案管理為教學(xué)、科研服務(wù)的巨大作用成為檔案管理者面臨的新困難。

一、高校二級(jí)學(xué)院檔案管理的重要性

1.二級(jí)學(xué)院檔案管理工作承載了學(xué)校的歷史與未來

二級(jí)學(xué)院是學(xué)校一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的教學(xué)單位，各項(xiàng)工作在學(xué)校統(tǒng)一部署下有自己的運(yùn)行方式，形成的管理文件體現(xiàn)了教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量等等。學(xué)院的行政管理工作檔案如文件、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等都是真實(shí)記錄二級(jí)學(xué)院的重要資料，反映了二級(jí)學(xué)院發(fā)展過程和取得的成就。根據(jù)學(xué)校檔案管理工作要求，對(duì)二級(jí)學(xué)院的重要資料一部分要交學(xué)校檔案室歸檔保存，一部分留在學(xué)院保存。對(duì)于這一部分資料二級(jí)學(xué)院必須進(jìn)行有效的整理，形成二級(jí)學(xué)院的檔案資料。二級(jí)學(xué)院檔案是二級(jí)學(xué)院發(fā)展的歷史記錄，是二級(jí)學(xué)院成就的見證。二級(jí)學(xué)院檔案與校級(jí)檔案共同構(gòu)成學(xué)校檔案的完整體系。

2.二級(jí)學(xué)院檔案管理工作提升了教學(xué)質(zhì)量及教學(xué)水平

人才培養(yǎng)是高等學(xué)校三大功能之一，教學(xué)工作是各級(jí)各類高校的中心任務(wù)。二級(jí)學(xué)院是學(xué)校教學(xué)工作的具體組織者和實(shí)施者。院級(jí)教學(xué)檔案是在教師的教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)管理、科學(xué)研究、學(xué)生學(xué)習(xí)過程中形成的，包含有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、光盤等學(xué)院教學(xué)材料，是學(xué)院辦學(xué)指導(dǎo)思想、專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)、專業(yè)設(shè)置和教學(xué)內(nèi)容、方法、效果的真實(shí)記錄。教學(xué)檔案是學(xué)院在多年的教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中逐漸積累形成的一系列原始資料，是學(xué)院教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理工作的縮影，是教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)管理水平的歷史記載，也是衡量學(xué)院教學(xué)質(zhì)量、學(xué)術(shù)水平、管理水平的重要依據(jù)和憑證。這些檔案材料也從定性和定量兩個(gè)方面反映了二級(jí)學(xué)院的教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平。同時(shí)，高校教學(xué)活動(dòng)的延續(xù)性和周期性，使得教學(xué)檔案具有通用性的特點(diǎn)。二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案材料對(duì)學(xué)院總結(jié)教學(xué)規(guī)律、開展教學(xué)研究、制定計(jì)劃、進(jìn)行教學(xué)評(píng)估、教學(xué)檢查等都具有十分重要的參考價(jià)值。

3.二級(jí)學(xué)院檔案管理為教學(xué)評(píng)估提供了新借鑒

在新專業(yè)評(píng)估體系中，二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案，它的原始性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性直接為評(píng)估專家提供第一手資料。在省教育廳制定的新專業(yè)評(píng)估體系中，多個(gè)指標(biāo)體系都涉及教學(xué)檔案關(guān)系。教育部制定的《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作評(píng)估指標(biāo)體系》的各級(jí)指標(biāo)與教學(xué)檔案也緊密相關(guān)。由此看出，二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案在本科教學(xué)評(píng)估工作中發(fā)揮著重要的作用。在對(duì)高校進(jìn)行新專業(yè)評(píng)估和教學(xué)水平評(píng)估時(shí)，需要對(duì)學(xué)校的教學(xué)條件、教學(xué)狀態(tài)、教學(xué)效果等進(jìn)行跟蹤調(diào)查和分析，而這些調(diào)查和分析主要來源于學(xué)校和各二級(jí)學(xué)院大量教學(xué)檔案資料的查閱。因此，重視二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案建設(shè)，可以為教學(xué)評(píng)估提供比較完整、系統(tǒng)和真實(shí)的信息和憑證，是搞好本科教學(xué)評(píng)估的重要基礎(chǔ)。

二、當(dāng)前二級(jí)學(xué)院檔案管理存在的問題

1.多校區(qū)管理體制不統(tǒng)一

一方面，目前高校檔案工作還處于高度集中的管理體制，高校對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案工作過于集中管理。另一方面，二級(jí)學(xué)院自身管理制度不健全，檔案員對(duì)于檔案管理在頭腦中沒有一個(gè)明確的概念。多校區(qū)管理體制各異，增強(qiáng)了各校區(qū)管理人員的溝通交流的難度。同時(shí)，在檔案管理人員配置、資金配置上都存在著一定的浪費(fèi)現(xiàn)象。

2.二級(jí)學(xué)院的檔案資料丟失嚴(yán)重

一方面，教學(xué)檔案難以收集。目前二級(jí)學(xué)院教師一部分由母校教師兼職授課，另一部分向社會(huì)招聘。教師對(duì)二級(jí)學(xué)院檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，材料的歸檔等必須由管理人員再三督促，教師為應(yīng)付差事，往往臨時(shí)突擊、草率整理，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，有的歸檔材料無落款、無日期、無單位蓋章，有的沒有說服力，造成檔案材料不齊全、不完整、質(zhì)量不高。另一方面，學(xué)校重要的文書檔案收集不全。二級(jí)學(xué)院作為高校辦學(xué)的一種新嘗試，產(chǎn)生了許多寶貴性經(jīng)驗(yàn)性的檔案，但由于機(jī)制問題，加上人員編制緊張以及不少領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)薄弱，只重視上級(jí)的紅頭文件，輕視本校自身形成的文件，使大量反映學(xué)校進(jìn)程軌跡的文件都落在各職能部門的負(fù)責(zé)人或具體操作人的手上，沒有及時(shí)歸檔，造成檔案嚴(yán)重丟失。有些二級(jí)學(xué)院雖然建立了檔案室或資料室，配有專職或兼職檔案員，但檔案管理職責(zé)不明確。有些兼職檔案員總是強(qiáng)調(diào)客觀原因，以在本部門承擔(dān)許多其它工作，難以抽出時(shí)間為由，未及時(shí)將檔案材料收集。有些二級(jí)學(xué)院沒有配備專職檔案員，管理人員忙于日常事務(wù)，容易錯(cuò)過收集時(shí)間，導(dǎo)致檔案的收集不全。

3.二級(jí)學(xué)院檔案管理人員素質(zhì)不高

由于二級(jí)學(xué)院機(jī)制問題，人員編制緊張，就產(chǎn)生了用人上的隨意性，進(jìn)而影響了其管理水平和效率的提高。二級(jí)學(xué)院的檔案管理人員大多為兼職檔案員，而兼職檔案員往往身兼數(shù)職，難以全心投入檔案管理工作。有的部門兼職檔案員更是形同虛設(shè)，沒能真正履行其職責(zé)。而二級(jí)學(xué)院兼職檔案員變動(dòng)頻繁，新手不斷，每個(gè)新到崗的兼職檔案員對(duì)工作的熟悉畢竟要有一段時(shí)間。二級(jí)學(xué)院的兼職檔案員很少有機(jī)會(huì)接受檔案專業(yè)培訓(xùn)，專業(yè)技術(shù)人員只占極小比例，復(fù)合型的檔案管理人才極其缺乏。這客觀上對(duì)獨(dú)立學(xué)院檔案歸檔工作造成很大影響，影響了歸檔進(jìn)程及歸檔質(zhì)量，制約了獨(dú)立學(xué)院檔案管理和建設(shè)工作的順利開展。

三、二級(jí)學(xué)院檔案管理的應(yīng)對(duì)之策

1.采用科學(xué)的管理模式，提高檔案管理水平

打破目前高度集中的管理體制，管理機(jī)構(gòu)要由學(xué)校檔案館和二級(jí)學(xué)院檔案室組成，可以根據(jù)學(xué)校和學(xué)院的條件，采用集中式管理模式或分散式管理模式。集中式管理模式是以高校檔案館為主體的集中管理與提供服務(wù)的模式。高校檔案館配置較高的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，建立專門的檔案信息網(wǎng)站，通過網(wǎng)絡(luò)供校內(nèi)外利用。每年資料上傳時(shí)間由學(xué)校檔案館定，或由學(xué)校檔案館與二級(jí)學(xué)院商量決定。二級(jí)學(xué)院的檔案員將可以上傳的檔案資料上傳到學(xué)校檔案館的服務(wù)器上，二級(jí)學(xué)院要保證文件的準(zhǔn)確性，并要尊重文件作者隱私權(quán)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)。上傳完畢后，由學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)維護(hù)、管理。分散式管理模式是充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源，通過校內(nèi)發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)，把形成的檔案信息，如博碩士論文集、教學(xué)方法與經(jīng)驗(yàn)等，通過網(wǎng)絡(luò)向其它高校和社會(huì)各方面公布，以積極的姿態(tài)為利用者服務(wù)。二級(jí)學(xué)院每學(xué)年固定時(shí)間將收集完畢的電子版教學(xué)文件，經(jīng)審查，上傳至服務(wù)器上，并分門別類，定期更新維護(hù)。

2.強(qiáng)調(diào)規(guī)范管理，完善立卷歸檔制度

多校區(qū)檔案管理體制成立后，由于校區(qū)間的距離長短不一，給檔案管理部門之間的聯(lián)系和檔案的收集管理工作增加了難度。再者，在機(jī)構(gòu)和人事管理制度改革中，各部門應(yīng)實(shí)行定編定崗，每一崗位都要有明確的崗位職責(zé)，在各部門兼職檔案員的工作職責(zé)中也要有做好部門檔案工作這一條。而校綜合檔案室的編制也較以前有所精簡，如果立卷歸檔工作完全由專職檔案人員承擔(dān)，這將很難應(yīng)付。因此，要堅(jiān)持全面實(shí)行部門立卷制度，在分校區(qū)可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)立分檔案室，這樣不僅有利于檔案的收集與整理，還可以暫時(shí)解決校綜合檔案室由于庫房緊張一時(shí)無法承受大量檔案進(jìn)館的矛盾。檔案在分校區(qū)檔案分室保存一定時(shí)間后，再交綜合檔案室移交。同時(shí)校綜合檔案室的專職檔案員要定期往返于各校區(qū)之間，充當(dāng)“聯(lián)絡(luò)員”，傳達(dá)上級(jí)文件精神，指導(dǎo)兼職檔案員進(jìn)行部門立卷工作，并時(shí)刻了解各校區(qū)的檔案管理中存在的各類問題，及時(shí)給予解決。這樣，可充分加強(qiáng)與兼職檔案員間的聯(lián)系，使多校區(qū)高校檔案的管理更加趨于規(guī)范化、科學(xué)化。

3.積極開展宣傳教育，增強(qiáng)教職工檔案意識(shí)

二級(jí)學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)要改變觀念，重視和加強(qiáng)檔案管理工作。利用學(xué)院宣傳刊物或期刊等宣傳檔案管理的價(jià)值和巨大作用。尤其是要通過教學(xué)評(píng)估中鮮活的事例，使教職工認(rèn)識(shí)到檔案管理具有潛在和現(xiàn)實(shí)的巨大作用。在此基礎(chǔ)上培養(yǎng)一支結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量優(yōu)良的專兼職檔案管理隊(duì)伍，要盡量通過各種途徑激發(fā)檔案管理者的積極性，例如通過形式多樣的檢查、評(píng)比、考核，在評(píng)優(yōu)、職務(wù)晉升等方面給予傾斜，激發(fā)二級(jí)學(xué)院專職、兼職檔案管理員工作的積極性和上進(jìn)心，促進(jìn)學(xué)院的檔案工作。

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篇9

[關(guān)鍵詞]當(dāng)代 圖書檔案管理人員 素質(zhì)

[中圖分類號(hào)]G251.6 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2014）11-0093-01

進(jìn)入21世紀(jì)，人類社會(huì)已經(jīng)邁入信息時(shí)代，知識(shí)總量呈幾何級(jí)增長，作為知識(shí)傳播主要載體的圖書也浩如煙海。各學(xué)校尤其是高校圖書館的藏書往往數(shù)以百萬計(jì)，面對(duì)如此駭人的數(shù)量，讀者想要僅憑個(gè)人來查找所需的圖書無疑是很困難的。這樣的情況下，往往需要圖書檔案管理人員的輔助。這就要求圖書檔案管理人員具有相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)，對(duì)圖書檔案管理領(lǐng)域知識(shí)掌握非常扎實(shí)，明確自身職責(zé)，對(duì)如何立卷、整理上架圖書等專業(yè)知識(shí)了然于心，才能更好地完成自己的工作，更好地服務(wù)于讀者。那么，在信息時(shí)代，圖書檔案管理人員應(yīng)該具備哪些素質(zhì)呢？根據(jù)筆者從事圖書檔案管理工作多年經(jīng)驗(yàn)，接下來就論述一下自己的觀點(diǎn)。

一、思想素質(zhì)

（一）敬業(yè)精神

無論是哪一級(jí)的圖書檔案管理員，都要有愛崗敬業(yè)的精神和對(duì)工作的責(zé)任感。首先，這需要認(rèn)識(shí)到圖書管理工作的重要性，對(duì)工作有著清醒全面的認(rèn)識(shí)，并抱有一定的熱忱。圖書館作為知識(shí)的寶庫，為人類社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步做出了不可磨滅的貢獻(xiàn)。時(shí)至今日，圖書館是人類學(xué)習(xí)知識(shí)最重要的場所之一，因此，圖書管理員的工作看似微小，實(shí)則重大，因?yàn)檫@份工作擔(dān)負(fù)著向讀者傳播知識(shí)、為讀者在書山引路的任務(wù)。認(rèn)識(shí)到工作的重要性，有利于工作人員提高對(duì)圖書管理工作的重視程度，進(jìn)而激發(fā)起工作的熱忱。在實(shí)際的工作中，往往會(huì)遇到一些瑣碎的問題。來館學(xué)習(xí)讀書的人，文化水平和年齡大小都是參差不齊的，會(huì)有文化程度較高的人來此充電，也必然會(huì)有知識(shí)儲(chǔ)量很低的讀者，這對(duì)圖書館里人員的耐心和服務(wù)熱情是一種考驗(yàn)。擁有愛崗敬業(yè)的精神，以飽滿的熱情和溫和的態(tài)度來為讀者答疑解惑，指點(diǎn)迷津，才是一個(gè)新世紀(jì)圖書管理人員應(yīng)有的精神狀態(tài)。

（二）奉獻(xiàn)精神

圖書管理的工作注定了其休息時(shí)間與其他工作的不同。在節(jié)假日的時(shí)候，圖書管理員往往正是忙得不可開交的時(shí)候。因此，在節(jié)假日的時(shí)候難免與家人聚少離多，這就需要從事圖書管理的人員具有一定的奉獻(xiàn)精神。只有具有了奉獻(xiàn)精神，才能克服工作帶來的種種困難，為讀者奉上優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（三）進(jìn)取精神

信息時(shí)代，知識(shí)的數(shù)量呈現(xiàn)幾何級(jí)的增長，更新速度極快。圖書管理人員只有擁有進(jìn)取精神，不斷學(xué)習(xí)吸收新的科學(xué)文化知識(shí)，才會(huì)在時(shí)展的浪潮中始終“屹立不倒”。

二、業(yè)務(wù)素質(zhì)

身為圖書管理人員，如果沒有一定的業(yè)務(wù)素質(zhì)，怎么可能做好工作，為讀者服務(wù)呢？業(yè)務(wù)素質(zhì)不僅僅是指書籍的閱讀量，它主要包括以下幾個(gè)方面：

（一）專業(yè)素質(zhì)

即對(duì)圖書管理學(xué)科的知識(shí)和技能有熟練的掌握。具體包括豐富的圖書專業(yè)知識(shí)，對(duì)圖書館的工作規(guī)律和構(gòu)造熟知，對(duì)自己工作崗位的要求有清晰的認(rèn)知，對(duì)圖書、期刊、報(bào)紙的采訪、訂購、驗(yàn)收、登記、分類、編目、入藏、借閱、查詢、讀者管理、統(tǒng)計(jì)等的計(jì)算機(jī)圖書管理集成系統(tǒng)的操作及科學(xué)排架、規(guī)范上架、保管、裝訂、維護(hù)等人工勞動(dòng)都能熟練掌握。

（二）文化素質(zhì)

圖書館藏書數(shù)量巨大，各時(shí)代、各學(xué)科的材料都很詳盡。作為圖書管理人員，如果沒有深厚的文化底蘊(yùn)，在工作的時(shí)候一定會(huì)心有余而力不足。此外，對(duì)文獻(xiàn)和書籍進(jìn)行整理、歸納，也是圖書館的日常工作之一，圖書管理人員因此必須具有一定的文化知識(shí)水平，才能勝任這項(xiàng)工作。

（三）信息技術(shù)

隨著人類社會(huì)進(jìn)入信息時(shí)代，圖書館也告別了過去人工管理的模式，各種圖書管理系統(tǒng)相繼走入了學(xué)校和社會(huì)上的圖書館。這就要求圖書管理人員具有一定的信息技術(shù)能力，以便對(duì)現(xiàn)代化、數(shù)字化的圖書管理系統(tǒng)進(jìn)行操控，必要的時(shí)候甚至還要有維護(hù)的能力。

（四）加強(qiáng)新老圖書檔案管理人員的經(jīng)驗(yàn)交流

篇10

關(guān)鍵詞： 高校院系檔案管理 現(xiàn)狀 原因 對(duì)策

高校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校院系是高校培養(yǎng)人才的一線單位，其形成的檔案是記錄和反映高校教學(xué)實(shí)踐的重要史料和證據(jù)，是衡量學(xué)院教學(xué)水平、教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志之一，也是高校各類評(píng)估的重要依據(jù)。切實(shí)做好院系檔案管理工作，對(duì)于探索和總結(jié)學(xué)校教學(xué)科研及管理工作的規(guī)律，提高辦學(xué)水平具有重要的意義。

一、高校院系檔案管理的現(xiàn)狀

隨著高校規(guī)模擴(kuò)大、專業(yè)發(fā)展，院系檔案的數(shù)量也在迅速增長，其管理工作的發(fā)展速度明顯落后于學(xué)校的整體發(fā)展，院系檔案的質(zhì)量堪憂，造成與后續(xù)工作銜接的諸多問題，為此，應(yīng)高度重視這一情況變化。

1.軟硬件設(shè)施不完善。

高校院系檔案管理工作一般起步較晚，由于學(xué)校擴(kuò)招院系學(xué)生增加、學(xué)科建設(shè)發(fā)展及科研平臺(tái)的建設(shè)等原因，院系辦公用房相對(duì)緊張，因此，很多院系并未設(shè)立專門的檔案室，有的以辦公室代替檔案室保管院系檔案，達(dá)不到檔案室防光、防潮、防漬以及恒定的溫度和濕度的要求。

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展，通過電子政務(wù)生成的電子公文也與日俱增，電子檔案的數(shù)量越來越多，絕大部分校級(jí)檔案部門已通過購買或自行研發(fā)管理系統(tǒng)的方式，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的自動(dòng)化。但院系一級(jí)的檔案管理往往還停留在手工管理階段，有些院系沒有生成電子檔案的條件，狀況好的院系會(huì)有檔案電子目錄和電子檢索工具歸檔管理，大多數(shù)檔案管理都以物理方式展開，管理水平和效率較為低下，管理層級(jí)較低。

2.檔案搜集管理不標(biāo)準(zhǔn)。

院系在高等學(xué)校是一線教學(xué)、科研單位，其形成的檔案資料特別多。目前較為突出的情況是院系檔案歸檔范圍、保管期限不統(tǒng)一。有些院系歸檔范圍太廣，檔案的冗余度大，造成檔案保管占用過多的空間，在檔案利用時(shí)，查找困難，調(diào)用不便。與此相反的是有些院系歸檔范圍太窄，許多該歸檔的材料沒有搜集，這樣就可能丟失或遺漏一些重要的檔案材料。保管期限不統(tǒng)一，容易遺失一些有價(jià)值的檔案材料，在管理人員變更時(shí)這個(gè)問題更為突出。

3.檔案管理人員素質(zhì)不高。

院系檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，體現(xiàn)在管理意識(shí)的缺失和管理人員信息素養(yǎng)不高兩個(gè)方面。一方面，教學(xué)人員和檔案管理人員對(duì)于院系開展檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，一些教學(xué)和科研人員并不愿意將自己的書籍、科研成果送到檔案室保管，從而影響了檔案收集的連續(xù)性和完整性。另一方面，院系檔案管理人員信息素養(yǎng)普遍不高。院系檔案管理人員多為兼職，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案工作培訓(xùn)，普遍缺乏必要的信息知識(shí)，在很大程度上影響了院系檔案管理工作的開展。

4.檔案利用率不高。

檔案的價(jià)值在于利用。目前，各高校院系對(duì)檔案的管理都是分散的，從而形成院系檔案管理?xiàng)l塊分割，以至于檔案管理混亂，查找不便。院系的檔案以紙質(zhì)方式儲(chǔ)存，檔案一般都是鎖在檔案柜里，除了偶爾有人查學(xué)生的考試成績外，其他資料很少被利用，而檔案管理人員往往也是坐等利用者上門，對(duì)檔案本身沒有清晰的認(rèn)識(shí)，更談不上對(duì)檔案材料中的文獻(xiàn)信息進(jìn)行研究和整理加工，深層次開發(fā)院系檔案資源，這樣就使檔案喪失了一部分功能，不能真正地體現(xiàn)出檔案的價(jià)值。

二、原因分析

1.重視不足，投入不夠。

長期以來，人們總是認(rèn)為高校的主要工作是教學(xué)、科研，檔案工作無足輕重，致使高校檔案工作處于被忽視的不利位置。在資金投入上，只注重與辦學(xué)直接相關(guān)的投資，檔案工作發(fā)展所需要的條件往往得不到正常滿足，甚至沒有設(shè)立檔案室的庫房，沒有配備必要的電腦、掃描儀等技術(shù)設(shè)備，導(dǎo)致檔案工作現(xiàn)代化水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于信息化社會(huì)對(duì)檔案工作技術(shù)裝備的要求。在定編定崗時(shí)，對(duì)從事檔案工作的編制過度壓縮，造成人員不夠，院系基本沒有檔案管理員這一個(gè)編制，一般由辦公室主任或教學(xué)秘書兼任，他們對(duì)檔案管理缺乏必要的精力，也缺乏相關(guān)的專業(yè)信息知識(shí)對(duì)檔案管理進(jìn)行信息開發(fā)，提高檔案的利用效率。

2.相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度不健全。

2008年教育部聯(lián)合國家檔案局公布實(shí)施《高等學(xué)校檔案管理辦法》，辦法明確規(guī)定了文件材料的歸檔范圍和歸檔時(shí)間，要求高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限》。但在實(shí)際操作中，很多高校沒有制定結(jié)合本校實(shí)際情況的檔案管理辦法，或者制定了但沒有嚴(yán)格執(zhí)行，導(dǎo)致了檔案管理者無法判斷或者憑經(jīng)驗(yàn)判斷哪些資料應(yīng)當(dāng)收集，哪些資料有利用和保留價(jià)值，哪些資料比較重要，保存期限多久。

檔案管理規(guī)章制度是對(duì)檔案管理人員日常工作的規(guī)范性文件制度，它明確規(guī)定歸檔制度、保管制度、借閱制度、檔案銷毀制度、檔案管理人員的崗位職責(zé)、任務(wù)，是檔案管理工作正常進(jìn)行的有力保證。但目前大部分院系規(guī)章制度不健全，日常工作還停留在經(jīng)驗(yàn)、感覺階段。

3.檔案的保管方式影響著檔案的利用效果。

目前高校院系檔案的保管還停留在紙質(zhì)手工保管階段，保管環(huán)境惡劣，編目不科學(xué)，無專人負(fù)責(zé)，查找困難，利用不便。院系檔案基本沒有形成電子檔案的保管方式，檔案管理的科技含量低，沒有建成檔案數(shù)據(jù)庫和實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)連接，不能快捷地為使用者提供方便，也不能形成檔案的資源共享。

三、改善院系檔案管理工作的對(duì)策

1.強(qiáng)化意識(shí)，增加投入。

檔案工作是院系日常管理工作的一個(gè)重要方面，涉及的部門和范圍極為廣泛，必須調(diào)動(dòng)全院教職工的積極性，共同配合。這就要求院系領(lǐng)導(dǎo)、檔案員及教職工必須把檔案工作提高到戰(zhàn)略的、基礎(chǔ)的地位，給予高度重視，積極抓好檔案工作。對(duì)檔案工作的投入切實(shí)體現(xiàn)了一個(gè)單位對(duì)檔案工作的重視程度。隨著社會(huì)的進(jìn)步和科技的發(fā)展，新任務(wù)、新要求不斷出現(xiàn)，因此，高校及其院系領(lǐng)導(dǎo)要重視院系檔案室的建設(shè)，首先要保證檔案室?guī)旆康挠梅?，設(shè)立合乎標(biāo)準(zhǔn)的檔案室；其次要加大投入，配置必要的先進(jìn)設(shè)備如計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀等，逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案雙重管理模式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)學(xué)校、院系檔案的聯(lián)網(wǎng)和檔案資源共享，提高檔案資料的檢索速度和查全查準(zhǔn)率。

2.健全制度，完善體制。

制度是開展工作的準(zhǔn)則和依據(jù)，只有制定科學(xué)合理的院系檔案管理制度，才能指導(dǎo)和規(guī)范院系的檔案管理工作。2008年8月20日，《高等學(xué)校檔案管理辦法》公布，突出了檔案工作在高校管理中的重要位置，在高校檔案管理發(fā)展史上具有重要意義。高校院系檔案管理工作應(yīng)在《高等學(xué)校檔案管理辦法》的宏觀指導(dǎo)下，結(jié)合本校實(shí)際，在修改、補(bǔ)充和完善檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的基礎(chǔ)上，盡快建立起一套適應(yīng)時(shí)代和學(xué)校、院系發(fā)展要求的檔案管理制度，強(qiáng)化制度約束力，從而大大提高高校院系檔案管理的工作效率，為學(xué)校的發(fā)展提供保障和服務(wù)。同時(shí)，還應(yīng)該進(jìn)一步健全院系檔案管理機(jī)制，制定院系檔案管理責(zé)任制，讓院系所有的教職員工都成為院系檔案管理的參與者，定期或不定期地移交個(gè)人教學(xué)、科研檔案至檔案室；檔案室有責(zé)任定期抽查個(gè)人教研檔案的歸檔情況；上級(jí)檔案管理部門定期組織檔案管理工作檢查和評(píng)比，促進(jìn)院系檔案管理工作更加規(guī)范化。這樣從制度上保證了院系檔案的收集和保存，推動(dòng)院系檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3.加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素質(zhì)。

檔案管理人員是檔案管理工作的執(zhí)行者，其信息素質(zhì)和管理水平將直接影響院系檔案管理工作的開展。當(dāng)前，高校院系檔案管理的人才隊(duì)伍參差不齊，專業(yè)人員缺乏、業(yè)務(wù)知識(shí)薄弱、工作方式隨意等都成為當(dāng)前院系檔案管理水平低下的重要原因。首先，人事部門應(yīng)該考慮到檔案管理工作的開展，在院系檔案管理編制上給予一定的政策傾斜，優(yōu)先考慮有專業(yè)特長的人員從事檔案管理工作；其次，面對(duì)當(dāng)前檔案管理人員的工作實(shí)際，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)院系檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，使其具備檔案管理的基本知識(shí)，掌握檔案管理的專業(yè)技能，增強(qiáng)檔案管理的責(zé)任心和使命感，努力提高檔案管理水平。

4.提高檔次，加強(qiáng)利用。

在當(dāng)前紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的情況下，整合院系檔案資源可以從兩個(gè)方面下工夫，一是建立院系檔案的查詢目錄，將院系各類檔案進(jìn)行科學(xué)分類，讓查閱者一目了然。二是對(duì)院系各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，并派專人負(fù)責(zé)，幫助查閱者掌握檢索方法，或者直接提供檔案信息。還要加快檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)院系檔案管理電子平臺(tái)連接寬領(lǐng)域信息系統(tǒng)，將自己獨(dú)具特色的檔案材料數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，這樣，既可以為檔案需求者提供實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確的信息，又可以通過這一平臺(tái)收集檔案信息，實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案信息資源共享，充分發(fā)揮檔案的信息服務(wù)功能。

檔案收集和編研工作是檔案管理的基礎(chǔ)，院系檔案是學(xué)校檔案的主要來源和基本單元，因此要深層次開發(fā)院系檔案信息資源，積極地挖掘現(xiàn)有的檔案信息，使檔案管理工作提升一個(gè)層次，能夠?yàn)樵合祹熒峁└玫姆?wù)，也為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確的信息，形成以收集整理為基礎(chǔ)、開發(fā)利用為重點(diǎn)、現(xiàn)代化管理為目標(biāo)的多層次、全方位服務(wù)的新格局。

當(dāng)前，我國高校的院系檔案管理工作還處于摸索階段，標(biāo)準(zhǔn)的缺乏、檔案意識(shí)的薄弱和人才隊(duì)伍的落后在很大程度上制約著檔案管理工作的進(jìn)行。隨著一系列改進(jìn)措施的提出與實(shí)施，我們有理由相信，高校院系檔案管理工作必將成為一項(xiàng)常態(tài)工作，并逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和規(guī)范化，推動(dòng)檔案管理工作更快更好地發(fā)展，為高校教學(xué)科研、招生就業(yè)服務(wù)。

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