導(dǎo)語：如何才能寫好一篇企業(yè)檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

一、工作平臺創(chuàng)新

建立信息系統(tǒng)的目的是將傳統(tǒng)業(yè)務(wù)工作流程優(yōu)化后，借助于軟件編程和數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，重塑計算機工作流程來支持、執(zhí)行和管理機構(gòu)各項職能的業(yè)務(wù)活動。這些信息系統(tǒng)在企業(yè)辦公領(lǐng)域創(chuàng)建起數(shù)據(jù)信息的產(chǎn)生登錄、流轉(zhuǎn)處理、收集歸檔、鑒定、保存、遷移、利用的全新工作平臺。它具有涉及信息量大、參與應(yīng)用崗位人員眾多、數(shù)據(jù)庫功能強大、信息傳遞迅速、易于交流、信息流向與辦公的工作流程非常接近的特點。為企業(yè)員工提供了現(xiàn)代文明辦公和規(guī)范管理的工作平臺。同時，信息系統(tǒng)的建立為機構(gòu)業(yè)務(wù)活動提供了信息流向規(guī)范、控制集中、信息利用方式靈活的工作平臺，使文件與檔案管理實踐躍上了一個新的臺階。

二、流程創(chuàng)新

在紙質(zhì)文件時代，由于受工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的限制，文件與檔案管理更多地關(guān)注具體的業(yè)務(wù)活動，管理活動就如一個一個的串行節(jié)點，前行工序直接制約著后面的工序。傳統(tǒng)工作模式形成的串行工作流程，是影響工作效率的重要因素。而信息化時代，創(chuàng)建文檔一體化流程成為全新的理念，它是對分工后的工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的一體化集成的過程，它不是把因分工而形成的工作碎塊拼裝起來，而是根據(jù)總體目標經(jīng)過技術(shù)和業(yè)務(wù)的互聯(lián)提供無縫的互操作平臺。企業(yè)檔案載體的轉(zhuǎn)變，使企業(yè)在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公進度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。通過計算機輔助設(shè)計使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如，生產(chǎn)或開發(fā)一項較大項目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸宿的文檔一體化流程，意味著信息系統(tǒng)在滿足業(yè)務(wù)活動管理要求的同時，必然也滿足了文件與檔案管理的要求。

流程的創(chuàng)新，使工作平臺提供的文件與檔案工作之間實現(xiàn)無縫鏈接成為現(xiàn)實，它不僅改變了文件與檔案工作的質(zhì)量和內(nèi)容，對文件與檔案工作者的管理實踐觀念和思路也形成巨大的沖擊。

三、管理創(chuàng)新

應(yīng)有適應(yīng)時展的管理手段，對于企業(yè)檔案部門來說，采用科學(xué)的管理手段，為實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化打下基礎(chǔ)是非常必要的。信息化時代，計算機設(shè)備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、自然災(zāi)害等各種因素，都會造成計算機系統(tǒng)的破壞，導(dǎo)致存儲數(shù)據(jù)被破壞或完全丟失。因此，在信息時代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要內(nèi)容。信息安全管理主要通過對信息本身與信息工作人員實施管理兩個方面來理解。

信息管理通過采用設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計算機硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，保證系統(tǒng)運行安全；同時，還要加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運轉(zhuǎn)流暢、安全可靠。流程管理是對整個系統(tǒng)運行狀態(tài)的監(jiān)控和對系統(tǒng)的每一項目或任務(wù)的流轉(zhuǎn)、執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)控。通常系統(tǒng)管理員負責(zé)流程的監(jiān)控管理，這是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行的重要環(huán)節(jié)，也是確保系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件的真實原始性、齊全完整性的重要保證。因此，文件、檔案管理人員有責(zé)任和義務(wù)關(guān)注流程管理的科學(xué)性、準確性。信息工作人員管理主要是加強對信息工作人員的管理，“建設(shè)一支高度自覺、遵紀守法的檔案人員、技術(shù)人員隊伍”。

四、制度創(chuàng)新

如何保證信息系統(tǒng)在應(yīng)用過程中能適應(yīng)不同階段、不同性質(zhì)用戶的需求，以發(fā)揮最大效能；如何規(guī)范地應(yīng)用、開發(fā)信息系統(tǒng)，以獲得最好的效果，靠的是企業(yè)提供的良好管理政策。在信息化時代，文件與檔案管理制度的建設(shè)與辦公業(yè)務(wù)管理、信息化管理密不可分。

從保證信息系統(tǒng)的規(guī)范應(yīng)用、合理開發(fā)、信息安全等方面綜合考慮，企業(yè)需要在行政規(guī)章、業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)規(guī)則等幾個層面，組織信息部門、業(yè)務(wù)部門，共同建立起企業(yè)級信息管理的標準規(guī)范體系。

五、服務(wù)創(chuàng)新

信息化時代，文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。

創(chuàng)新之首，即樹立信息服務(wù)的理念。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應(yīng)用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多，對信息服務(wù)的要求就越多、越廣，因此檔案工作人員首先要樹立信息服務(wù)的理念。

信息服務(wù)強調(diào)主動服務(wù)。檔案部門要對信息產(chǎn)生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經(jīng)常動腦筋、想辦法去收集信息，調(diào)查了解系統(tǒng)用戶潛在的需求，有針對性地策劃、設(shè)計出不同層次的服務(wù)內(nèi)容和范圍、形式，有計劃地對電子文件信息資源進行開發(fā)、加工，并轉(zhuǎn)化、制作成信息產(chǎn)品，提供服務(wù)。業(yè)務(wù)部門在建立信息系統(tǒng)之后，面對的一個問題是信息數(shù)據(jù)的長期大量積累。如何科學(xué)地保管、利用它們，成為建設(shè)者們必須考慮的問題，而檔案管理部門是有足夠經(jīng)驗解決這些問題的部門。因此，為信息系統(tǒng)建設(shè)單位提供信息數(shù)據(jù)的解決方案，是一種更高層次、更高水平的信息服務(wù)。

六、企業(yè)檔案管理創(chuàng)新

1、要具備現(xiàn)代化的觀念。計算機和信息技術(shù)的快速發(fā)展，已經(jīng)和正在檔案管理工作中產(chǎn)生劃時代的巨大影響。隨著企業(yè)辦公自動化進程的加快，大量機讀檔案錄音、錄像、照片等新型電子文檔的形成已納入檔案管理。要解決一個觀念問題，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上來，而是要借助現(xiàn)代信息技術(shù)，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進行改革。盡快樹立起現(xiàn)代化的觀念是每一個檔案工作者緊迫的必修課，是檔案管理步入現(xiàn)代化的第一步。

篇2

一個企業(yè)的良性發(fā)展不但要歸結(jié)于企業(yè)的工作管理，還要考慮到整個企業(yè)各個方面的管理狀況，有效的檔案管理是提高企業(yè)經(jīng)濟效益的基本保證。換句話說，檔案管理工作的有效進行是上市公司在對外服務(wù)中發(fā)揮企業(yè)經(jīng)濟效益的重要保證。有效的檔案管理工作是一個上市公司能夠?qū)嵭袝r代化發(fā)展趨勢的關(guān)鍵保證。對于企業(yè)來說，檔案管理能夠?qū)ζ髽I(yè)的信息進行整理與收集，同時能夠根據(jù)時代的最新發(fā)展來對企業(yè)的發(fā)展提供發(fā)展方向，是企業(yè)緊跟時展的腳步。企業(yè)的工作水平與企業(yè)的經(jīng)濟效益成正比，而企業(yè)的工作水平也是需要良好的工作環(huán)境來保證的，檔案管理不但可以保證企業(yè)信息的留存與整理，還能夠保證企業(yè)內(nèi)制度的穩(wěn)定，有利于提高企業(yè)的工作水平。

2當前企業(yè)檔案管理創(chuàng)新現(xiàn)狀

2.1企業(yè)高層檔案管理創(chuàng)新意識不強

我國上市企業(yè)的檔案管理工作中，有些工作人員大局觀念不強，對于檔案管理的工作不夠重視，認為檔案管理只需要檔案部門的人來完成即可。但是在企業(yè)的實際檔案記錄的工作中，由于的檔案部門的人無法將企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展情況與檔案本身結(jié)合在一起，無法將記錄的企業(yè)檔案與企業(yè)的建設(shè)結(jié)合在一起。很多企業(yè)都不能正確認識這一問題，相關(guān)部門的的工作在企業(yè)中得不到關(guān)注。

2.2企業(yè)高層對新時期檔案工作的本質(zhì)屬性缺乏全面的認識

檔案部門的工作人員對于新時期檔案部門的工作本質(zhì)和屬性缺乏全面的認識，就會造成對企業(yè)的各類信息編排不合理，使信息混淆性增大，給企業(yè)造成不必要的損失。另一方面，由于企業(yè)員工的職業(yè)素養(yǎng)不夠，檔案工作創(chuàng)新發(fā)生停滯，造成企業(yè)設(shè)置的檔案管理窗口作用弱化。對于企業(yè)來說，高層對于檔案管理的重視程度是管理人員能否對檔案工作進行有效創(chuàng)新和管理的基本出發(fā)點，但當前我國企業(yè)在這方面的發(fā)展還存在欠缺。

2.3企業(yè)檔案管理機制及體系不完善

不能適應(yīng)新時期的需要我國企業(yè)的檔案管理功能工作還處于初級階段，對于一些企業(yè)來說，雖然企業(yè)設(shè)置了檔案管理，但是企業(yè)的檔案管理體系還不夠健全，制度還不夠完善，并且對于企業(yè)來說，現(xiàn)擁有的檔案管理工作并不能滿足企業(yè)日益發(fā)展的信息要求，對于企業(yè)的內(nèi)部信息以及指標來說，由于企業(yè)對檔案管理工作創(chuàng)新沒有具備一定的發(fā)展?jié)摿?，沒有對檔案管理的發(fā)展提供足夠的支持，導(dǎo)致檔案管理工作停滯不前，無法達到企業(yè)的與市場進行及時溝通，制約了企業(yè)的進一步發(fā)展，因此傳統(tǒng)的檔案管理制度早已無法適應(yīng)于新時期的需求。

2.4企業(yè)員工檔案管理責(zé)任心不強

企業(yè)內(nèi)部人員對企業(yè)的檔案管理工作并不重視，認為檔案管理無非就是記錄本企業(yè)日常發(fā)展的各項信息，毫無技術(shù)性可言。企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)人員不夠重視的現(xiàn)象，對于企業(yè)工作，沒有按照上級指示或者要求去做，絕大多數(shù)對其自己的工作態(tài)度就是干完自己的就行，安于現(xiàn)狀，小富即安，毫無進取心。特別是一些檔案工作人員認為自己的工作就是公司中邊緣部分的工作，自認為檔案部分比其他部門低一等級，缺乏自信心，更是一種沒有責(zé)任心的表現(xiàn)。

3檔案管理工作的創(chuàng)新對策

3.1企業(yè)高層要在思想上創(chuàng)新

增強檔案意識檔案管理要想改變上市公司檔案管理創(chuàng)新意識不夠的現(xiàn)狀，就必須要在思想上進行創(chuàng)新，首先要擁有一個新穎的具體想法，即檔案管理工作要怎么樣展開新的改革，要發(fā)展什么樣的創(chuàng)新。對于我國上市公司檔案管理方案來說，可以引用同行業(yè)企業(yè)的檔案管理方式或者引入國外的先進檔案管理工作，從上市公司的實際情況出發(fā)，進行先思想上創(chuàng)新，帶動實績。再進行檔案管理工作的創(chuàng)新，在企業(yè)內(nèi)部增強員工的檔案管理意識。企業(yè)員工培養(yǎng)思想創(chuàng)新能力，增強檔案意識是企業(yè)有效進行檔案管理創(chuàng)新工作的重要對策。

3.2企業(yè)高層要普及檔案工作創(chuàng)新的本質(zhì)屬性認識

檔案管理的主要工作人員是檔案部門的管理人員。因此，增強檔案管理人員對檔案管理創(chuàng)新工作的本質(zhì)認識和重要性是解決檔案管理人員對檔案管理創(chuàng)新基本技能不了解的重要方法。檔案管理工作是一份枯燥的工作，他要求比較有責(zé)任心的員工來進行開展。對于上市公司開說，要想將本上市公司的檔案管理工作順利穩(wěn)定有效的進行開展，普及檔案管理相關(guān)的知識是不可或缺的工作環(huán)節(jié)，一方面，工作人員要對檔案管理工作具有良好的熟悉性；另一方面，要求上市公司該領(lǐng)域相關(guān)人員要對這份工作進行熟練地掌握，給檔案管理工作的創(chuàng)新提供扎實的基礎(chǔ)。

3.3企業(yè)要建立新的管理機制和管理體系

檔案管理工作需要一個科學(xué)的管理環(huán)境，這就需要上市公司為檔案管理工作制定一套有效的監(jiān)督機制和完整的管理體系，只有在一個整體體系中檔案管理工作人員才會充分發(fā)揮該領(lǐng)域人員的熱情和創(chuàng)新意識，檔案管理工作才會更有效率的進行，才會適應(yīng)連續(xù)以及快速的指標。

3.4員工要強化責(zé)任意識，提高自身素質(zhì)

檔案管理工作是一個上市公司總體管理情況甚至上市公司的經(jīng)濟發(fā)展情況的一個縮影。因此，高效檔案管理工作對整個上市公司的運營來說具有十分關(guān)鍵的作用。首先，管檔案管理工作既需要特定的工作程序和科學(xué)的管理方式，同時還需要企業(yè)員工樹立起社會意識，檔案管理工作需要擺脫思想保守、的態(tài)度；同時還需要工作人員強化對檔案管理工作的訓(xùn)練，掌握基本的檔案管理工作技能，做到觀念意識和自身工作素質(zhì)同時提高。對于檔案管理來說，員工增強責(zé)任意識，提高自身素質(zhì)是檔案管理創(chuàng)新工作的重中之重。

4結(jié)束語

篇3

關(guān)鍵詞：企業(yè)合同；合同檔案；檔案管理

Abstract： As an important link of maintaining the market order and social relations， contract is not only the important document of economic activities of enterprise， also the important evidence to solve various disputes. Therefore， it is particularly important to manage the contact archives and bring its role to effect under the modern enterprise system. Basing on analyzing the existing deficiency of managing the contract archives， the article describes several methods to improve the management.

Key Words： Enterprise contracts； Contract Achives； Achives Management

1 引言

在現(xiàn)今社會大環(huán)境下，企業(yè)為了維護自身的權(quán)益，都越來越重視合同的簽訂。合同作為維系市場秩序和社會關(guān)系的重要紐帶，不僅成為了企業(yè)進行經(jīng)濟活動的重要文件，也是解決各種事務(wù)糾紛的重要憑證①。正因如此，注重企業(yè)合同檔案的管理，發(fā)揮其在現(xiàn)代企業(yè)管理體制下的作用，就顯得尤為重要。據(jù)此，本文根據(jù)合同建立的必要性，結(jié)合目前企業(yè)合同管理中存在的問題對企業(yè)合同檔案的管理進行闡述。

2 企業(yè)合同檔案建立的必要性

企業(yè)合同是指該企業(yè)合同承辦部門為了實現(xiàn)某種經(jīng)濟目的，依照合同法及其有關(guān)法規(guī)和規(guī)定，代表該企業(yè)與平等民事主體之間簽訂的設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利與義務(wù)關(guān)系的書面協(xié)議。企業(yè)合同檔案是企業(yè)在經(jīng)濟活動中為合同的簽訂、履行、終止而形成的、作為原始記錄保存起來，以備查考利用的文件材料②。提高企業(yè)合同檔案管理水平，保證合同檔案的完整性及保密性，有利于保障企業(yè)合法權(quán)益，防范法律風(fēng)險。作為一家核電企業(yè)集團下的二級子公司，涉及的合同大多數(shù)是以核電技術(shù)服務(wù)合同為主，與核電廠的運行和服務(wù)工作都密切相關(guān)。因此，做好本企業(yè)的合同檔案管理工作，其重要性是不言而喻的。

2.1 外部環(huán)境的影響

隨著經(jīng)濟的迅速發(fā)展，全球大環(huán)境日新月異，市場競爭力的日益增強，近年來，國家提倡大力發(fā)展核電，對本企業(yè)的發(fā)展勢必帶來重大影響。國家引進、消化、吸收AP1000和發(fā)展CAP1400第三代核電，作為承載著第三代核電任務(wù)的本企業(yè)，管理層在順應(yīng)時展潮流，尊重客觀規(guī)律，增強法制法律觀念，處理國際關(guān)系時，需要取長補短，汲取精髓，遵循規(guī)則，增加自身合同風(fēng)險化解能力，提高企業(yè)核心競爭力。而企業(yè)為維護自己的利益， 在生產(chǎn)經(jīng)營，提供技術(shù)服務(wù)時會簽訂許多合同協(xié)議。眾多的合同文本需要保存， 勢必會產(chǎn)生合同檔案， 因此，企業(yè)需建立完善科學(xué)的合同檔案管理機制③。

2.2 內(nèi)部發(fā)展的需求

企業(yè)每一項經(jīng)濟活動都離不開合同的簽訂，合同是由簽約雙方或數(shù)方根據(jù)國家法律和行政法規(guī)，遵循平等互利、協(xié)商一致的原則，為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟目的和明確相互間的權(quán)利義務(wù)而訂立的一種契約，它只適用于合同當事人，對合同當事人之外的任何單位和個人都不具有約束力，也不受任何限制④。本企業(yè)的合同主要以技g服務(wù)為主，當然也有采購合同，租賃合同、勞動合同等其他合同種類。不論是哪類合同，一旦出現(xiàn)任何糾紛或問題，當事方都需要通過利用合同檔案進行處理和解決。為此企業(yè)要發(fā)展，要保持穩(wěn)定，遵照合同規(guī)章履行相應(yīng)條款，必須要建立合同管理辦法⑤。

3 企業(yè)合同檔案管理中存在的問題

3.1 合同收集歸檔不及時

目前，企業(yè)合同中技術(shù)服務(wù)合同是由負責(zé)商務(wù)活動的部門進行管理，而采購合同是由業(yè)務(wù)需求部門自行負責(zé)?；旧?，合同審批流程是由合同承辦人負責(zé)，在起草、審核、審批以及履行合同時，需要經(jīng)過一系列復(fù)雜的環(huán)節(jié)。這樣，合同文件管理就相對比較分散，且在走流程時所花的時間不確定，周期長短不一，易出現(xiàn)文件遺失或保管不全等現(xiàn)象，從而導(dǎo)致后期合同文件收集歸檔就比較困難。企業(yè)合同歸檔是是由合同管理部門按年度向檔案部門進行移交的，但往往移交歸檔不及時，甚至發(fā)生兩年后才歸檔的情況出現(xiàn)。

3.2 合同檔案的管理不規(guī)范

現(xiàn)國家對合同檔案的管理沒有制定專門的管理規(guī)范和辦法，也就是說，對企業(yè)的合同檔案的管理缺乏相應(yīng)宏觀性的依據(jù)文件和具有指導(dǎo)性的工作指南。企業(yè)對合同檔案的管理范圍、內(nèi)容、要求及開發(fā)利用工作等沒有形成明確的規(guī)章制度，企業(yè)現(xiàn)僅對合同文本進行了管理，而且歸檔的合同文本也是各式各樣，有正本，有副本，還有的加蓋了印花稅，究竟應(yīng)該歸檔哪個文本，沒有明確的說法。至于與之相關(guān)的合同前期談判文件、合同審批文件、要約書、意向書、承諾書、擔(dān)保書、抵（質(zhì)）押書、資質(zhì)證明書、法人授權(quán)委托書、合同書、鑒證書、公證書、合同變更、轉(zhuǎn)讓、終止文件材料及合同的調(diào)解書、判決書、執(zhí)行書、會議紀要、信函、備忘錄等這類文件，尚未進行收集整理歸檔，也就是合同檔案的完整性還遠遠不夠。

3.3 合同檔案質(zhì)量有待加強

現(xiàn)階段，企業(yè)對文件的管理沒有專門的機構(gòu)進行把控，雖然企業(yè)有設(shè)置質(zhì)量管理機構(gòu)，但其職責(zé)并不對企業(yè)的文件模板、格式、內(nèi)容進行負責(zé)。部門里設(shè)置的質(zhì)量工程師崗位，是兼職身份，而且其職責(zé)范圍和工作要求企業(yè)沒有文件對崗位進行明確描述。所以，部門里形成的文件，有的是五花八T，書寫不規(guī)范、格式不齊全，合同編號出現(xiàn)重復(fù)等現(xiàn)象，也使得合同文本生成質(zhì)量大打折扣。

4 深化企業(yè)合同檔案管理的工作思路

4.1 建立完善的合同檔案管理制度

企業(yè)合同檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各項活動正常運轉(zhuǎn)的重要保障，也是當事人重要的法律憑證⑥。企業(yè)根據(jù)檔案相關(guān)規(guī)定，需制定一套與本企業(yè)相符合的合同檔案管理辦法和實施細則，構(gòu)建和完善企業(yè)檔案管理體系，提高合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案管理規(guī)定需明確合同文本格式、所包含附件清單、合同編號原則和合同檔案歸檔范圍、合同檔案歸檔要求等，以保證企業(yè)合同檔案收集完整性、規(guī)范性和準確性。

按照國家對檔案工作實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”的基本原則，把合同檔案納入到綜合檔案管理的軌道，實行集中統(tǒng)一管理⑦。合同檔案不僅是合同管理活動的原始記錄和憑證，更是企業(yè)的寶貴財富，是體現(xiàn)企業(yè)技術(shù)水平、經(jīng)濟實力、資質(zhì)、信譽的有力證明和充分反映。通過建章立制，使合同檔案管理有章可循，有據(jù)可依，明確合同檔案收集范圍、歸檔要求、提供利用等要求，使之成為企業(yè)文檔管理體系中重要組成部分，不斷完善規(guī)范。

4.2 規(guī)范企業(yè)合同檔案科學(xué)管理

現(xiàn)企業(yè)里的合同檔案是作為企業(yè)檔案中的一個專門的獨立類別來管理，對已要求歸檔的合同文本要加強質(zhì)量把控，明確文本格式和歸檔符合規(guī)范要求外，還需要加強管控合同前期談判文件，審批文件等一系列與合同有關(guān)的附屬內(nèi)容，以確保合同檔案的成套性、內(nèi)容完整性和準確性。

在需要得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)大力支持時，檔案部門也要因地制宜采取有效措施，確保合同檔案的齊全完整規(guī)范，并能有效利用，使管理層認識到企業(yè)合同檔案的重要性。在實際工作中，若在發(fā)生事務(wù)糾紛或問題時，通過利用合同檔案時，使其合同檔案的特性能充分發(fā)揮出來，能為企業(yè)在維護自身權(quán)益時起到關(guān)鍵性的重要作用，也就能讓領(lǐng)導(dǎo)管理層體會到合同檔案管理好壞所帶來的意義和結(jié)果會大不相同。為此，需要企業(yè)檔案管理部門對合同檔案的整理、保管和利用等規(guī)范化，有明確的管理要求和保障措施，以便需要時，能準確、快速查找和安全利用⑧。

4.3 加快信息化建設(shè)，提升合同檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平

“信息的價值正在于傳播，而不在于儲藏?！痹谛畔⒒焖侔l(fā)展的今天，通過檔案信息化建設(shè)，把分散的信息以信息化的形式存儲起來，實現(xiàn)檔案信息處理計算機化、信息存儲數(shù)字化、信息采集實時化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化、使信息接收、傳遞、存儲和利用一體化。以這種標準化的方式進行管理，利用網(wǎng)絡(luò)連接手段提高資源利用率，實現(xiàn)信息資源共享。同樣，在企業(yè)合同管理工作中，采用先進的信息化技術(shù)，對合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號及檔案管理工作都實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺的在線處理和管理，完成實現(xiàn)合同管理一體化的目標，保證合同檔案信息的齊全、準確，也有利于合理開發(fā)和利用合同檔案⑨。

企業(yè)在辦公平臺上納入了合同管理系統(tǒng)，從合同準備、訂立、執(zhí)行和合同關(guān)閉等都實現(xiàn)了文件追蹤查詢，但其基礎(chǔ)信息錄入還待加強，合同變更或取消后，引起的一系列變化，都要進行更改；另外，對紙質(zhì)文件也要按照合同管理要求同步管理。

4.4 加強宣傳，樹立檔案意識和法律意識

近年來，企業(yè)加大了對部門兼職文檔員和檔案人員的培訓(xùn)力度，但對企業(yè)合同檔案方面的培訓(xùn)相對比較少，爭取在今后的工作中，增加合同檔案方面的培訓(xùn)。一方面可以讓大家了解合同檔案的重要意義，掌握相關(guān)的法律知識和簽約技巧，增強企業(yè)經(jīng)營合同檔案管理人員的合同法律意識與工作責(zé)任感；另一方面加強業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人員的檔案意識和法律意識，為企業(yè)合同檔案的管理奠定良好的基礎(chǔ)。除此之外，努力推進檔案宣傳的常態(tài)化，將宣傳滲透到日常工作中。

4.5 處理好合同檔案利用與保密的關(guān)系

《合同法》規(guī)定：當事人在訂立合同中知悉的商業(yè)秘密，無論合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正當?shù)厥褂迷撋虡I(yè)秘密給對方造成損失，應(yīng)當承擔(dān)損害賠償責(zé)任。許多合同檔案不可避免地會涉及當事人的一些重要機密，如商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、資金秘密，對合同檔案中這些信息，要根據(jù)法律法規(guī)或交易規(guī)則，自覺遵守保密原則，嚴格履行合同檔案利用的審批權(quán)限和正確界定合同檔案的利用范圍，在此基礎(chǔ)上大力開發(fā)合同檔案資源，服務(wù)于企業(yè)的各項工作⑩。

5 結(jié)束語

在經(jīng)濟快速發(fā)展的新背景下，合同管理有助于信用檔案體系的形成和完善。加強重視企業(yè)合同檔案管理，建立完善的管理機制，增強企業(yè)經(jīng)營合同管理人員的效率意識和效益意識，才能有效提高企業(yè)經(jīng)驗合同檔案的管理水平，最終提升企業(yè)業(yè)務(wù)糾紛法律抗風(fēng)險能力。如果糾紛一旦發(fā)生，我們可以及時運用合同檔案記載的內(nèi)容和原始依據(jù)，依法維護企業(yè)的合法權(quán)益，將企業(yè)發(fā)展壯大。

參考文獻

[1]沈紅 《芻議合同檔案管理》科技與企業(yè) 2013（06）

[2]《中華人民共和國合同法》

[3]盧麗云 《芻議合同檔案管理工作中問題和改進措施》 企業(yè)文化 2014（04）

[4]李瑋 《企業(yè)合同檔案管理問題淺析》 黑龍江檔案 2013（01））

[5]蔡夏 羅 瑪 《論企業(yè)的合同管理》 知識經(jīng)濟 2012（09）

[6]周穎 《加強合同檔案管理 更好地為企業(yè)服務(wù)》蘭臺世界 2009 （08）

[7]中華人民共和國DA/T42-2009，企業(yè)檔案工作規(guī)范 [S]. 國家檔案局

[8]陳健靜 李珉俊 《關(guān)于企業(yè)合同檔案精益化管理問題與分析》商情 2012（32）

[9]樊抒婷 《論檔案信息化建設(shè)》 長安學(xué)刊 2010年第1卷第1期

[10]袁俊玲 《關(guān)于合同檔案管理的若干思考》 山東檔案 2000（04）

篇4

1 、公司檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指公司綜合處的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。

2 、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責(zé)。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。

3 、公司檔案管理員按照國家有關(guān)規(guī)定，以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作，負責(zé)收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。

4 、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

5 、公司檔案管理人員有責(zé)任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

二、歸檔制度

1 、凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2 、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。

3 、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的，綜合處保存復(fù)印件。

4 、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5 、業(yè)務(wù)活動中的有關(guān)請示報告及上級領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，屬付款性質(zhì)的，由財務(wù)處保存原件;屬人事問題的，由勞資員保存原件;屬工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。

6 、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應(yīng)保留三份原件，主管經(jīng)理保存一份，財務(wù)處及業(yè)務(wù)處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務(wù)處保存原件。

7 、公司級的收文、發(fā)文等文書資料均由綜合處歸檔。

8 、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。

三、檔案保管制度

1 、公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專門庫房，各處、部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2 、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3 、科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

4 、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

5 、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6 、檔案管理人員要熟悉所負責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

7 、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。

8 、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9 、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

10 、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。

四、檔案借閱制度

1 、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準不得借閱。

2 、借閱部門保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門負責(zé)人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門經(jīng)辦的，由部門負責(zé)人批準;借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)綜合處處長批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)綜合處處長批準。

3 、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

4 、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)綜合處長報經(jīng)理批準。

5 、借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

篇5

關(guān)鍵詞：檔案管理、管理體系、管理人才

he new era of enterprise records management

QiuBaixia

ZhongshanCity Xiaolan Town Planning Survey Design Studio

Abstract: This paper discusses the stage enterprises in the process of records management problems, and by raising awareness of records management work, establish a scientific archive management system, strengthen the management of electronic documents to enhance the maintenance of hardware facilities, to strengthen theCredit records management talents in five areas proposed countermeasures.

Keywords: file management, management system, management personnel

企業(yè)檔案與企業(yè)的生產(chǎn)、管理、統(tǒng)計和決策等各項活動都有著極其緊密的聯(lián)系，企業(yè)檔案的重要性主要體現(xiàn)在：一是通過檔案分析，企業(yè)能夠了解自身的經(jīng)營狀況，定位戰(zhàn)略目標，使決策更具科學(xué)性；二是通過檔案管理，能夠比較系統(tǒng)、全面的掌握國家的相關(guān)方針、決策以及具體的法律規(guī)定，為企業(yè)的決策提供依據(jù)；三是企業(yè)檔案對現(xiàn)有的決策具有借鑒意義，能夠擺正企業(yè)的位置，總結(jié)經(jīng)驗，提高企業(yè)管理決策的成功機率。所以企業(yè)檔案既是管理的工具，又是戰(zhàn)略資源。

一、企業(yè)檔案管理存在的問題

1、企業(yè)對檔案的利用率很低

企業(yè)的檔案管理工作有著重要意義，它對企業(yè)部門活動都有輔助作用，合理有效的運用檔案統(tǒng)計的信息資源，能夠為企業(yè)帶來極大的經(jīng)濟效益。對檔案的重視程度，決定了企業(yè)檔案工作的開展，檔案工作到位與否，從一個側(cè)面能反映出一個企業(yè)的整體素質(zhì)。但是大多數(shù)企業(yè)將檔案建立以后，便少有查閱，僅僅是為了完成上級所布置的任務(wù)，對檔案價值的挖掘、探索缺乏認識，所以企業(yè)對檔案的利用率很低。

2、企業(yè)檔案管理的制度不健全

企業(yè)有一個嚴格的制度，員工才能按照規(guī)章辦事，檔案管理工作才能更規(guī)范、更標準。但是在實際管理工作過程中，檔案的搜集、整理、保管、借閱等制度很不健全。有的企業(yè)雖然建立了制度，但僅僅流于形式，沒有真正的貫徹執(zhí)行。

3、企業(yè)投入的經(jīng)費不足，設(shè)備老化

作為一切工作的基礎(chǔ)，財力和物力是企業(yè)檔案管理不可缺少的，沒有這一基礎(chǔ)，檔案工作無從談起。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理的諸多環(huán)節(jié)之中，管理水平在不斷的進步。但是只有少數(shù)的企業(yè)利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行檔案管理，多數(shù)還是采用手工整理。信息量小，檢索進來也比較困難，利用和開發(fā)的價值不高。企業(yè)的檔案室建設(shè)不規(guī)范，檔案柜也老化，保密性大大降低，保管條件也極其簡陋。

4、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

檔案管理人員的素質(zhì)對檔案工作質(zhì)量有決定作用，檔案管理人員既要有很高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，又要有強烈的責(zé)任心，還要有踏實肯干的實干精神和科學(xué)嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。但是當前檔案管理人員的綜合素質(zhì)還不是很高，在業(yè)務(wù)水平、文化程度、專業(yè)素質(zhì)上都有很大的差距，與時展脫節(jié)。這已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢下，企業(yè)檔案管理的需要，如果企業(yè)想要提高檔案的管理水平，必須把提高管理人員的素質(zhì)放在第一位。

二、新時期如何加強企業(yè)檔案管理

1、提高對檔案管理工作的認知程度，特別是提高企業(yè)管理者對檔案管理工作的重視程度。在企業(yè)中，管理者是否認識到了檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要作用，是直接影響該企業(yè)檔案管理的水平。企業(yè)管理者必須加強檔案管理的意識，并對本公司檔案工作有一個全面的了解，并已經(jīng)將檔案工作納入企業(yè)戰(zhàn)略和目標管理之內(nèi)，讓企業(yè)各個部門的相關(guān)負責(zé)人都有一個合理的認識，企業(yè)的檔案管理工作才能向著規(guī)范化、合理化的方向發(fā)展。

2、建立科學(xué)的檔案管理體系，強化檔案管理工作的責(zé)任。規(guī)范檔案的管理機制，完善檔案的管理制度，是檔案管理的重中之重。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理的科技含量和管理水平在不斷提高，所以有必要建立一個能與之相適應(yīng)的管理體系，將各個部門、不同用途的檔案進行統(tǒng)一的管理，讓檔案管理能與企業(yè)決策、管理同步發(fā)展。

3、加強對電子文件的管理。一是將部分傳統(tǒng)的以紙質(zhì)文件資料轉(zhuǎn)變成電子文檔的形式，這樣數(shù)據(jù)生成以后，馬上會貯存在企業(yè)的數(shù)據(jù)庫之中，被檔案管理人員和其它部門技術(shù)人員所共享，能夠讓信息在企業(yè)內(nèi)部流通更暢通。二是在企業(yè)的管理活動中，電子文件比傳統(tǒng)紙質(zhì)文件更方便，快捷，失誤率低，而工作效率會大大提高，電子繪圖會比手工繪制有更大的優(yōu)勢，它的設(shè)計、修改、查詢比手工更方便、更準確。三是企業(yè)傳統(tǒng)的檔案分類方法被打破，如聲像檔案、人事檔案、技術(shù)檔案等等，可以被企業(yè)的信息集成系統(tǒng)分成幾個管理模塊和流程。一份檔案信息可以被幾個管理系統(tǒng)所分享，計算機可以依照規(guī)定的指令，依據(jù)工作目的隨時設(shè)置和更改類目。

4、加強對硬件設(shè)施的維護。要想讓檔案部門充分發(fā)揮它們的職能作用，除了要有完善的管理制度和提高管理人員的素質(zhì)，還必須加強對硬件設(shè)施的維護工作。對于紙質(zhì)的材料，要防蟲、防鼠、防霉，特別是防水、防火，這是檔案工作的頭等大事。一是檔案庫房、借閱、辦公使用分開的房間；二是為檔案部門配備一些專用的設(shè)施，用來保證檔案的完整和安全，這是提高檔案管理水平的物質(zhì)條件。

5、加強對信用檔案管理人才的培養(yǎng)。信用檔案的建立過程，其實就是對搜集到的信息進行整理、分析、歸類的一個過程，這一過程，需要多種知識的綜合，包括財務(wù)分析、統(tǒng)計分析、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、各種法規(guī)條款、檔案分類等等。

參考文獻：

[1]王恩漢.企業(yè)檔案管理的重要理論課題[J].上海檔案,2001(03)

[2]楊書衛(wèi).新時期企業(yè)檔案工作芻議[J].大學(xué)圖書情報學(xué)刊,2007(01)

[3]石永霞.淺析企業(yè)檔案管理[J].供電企業(yè)管理,2008(03)

篇6

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）對企業(yè)檔案管理的認識不到位。大多數(shù)企業(yè)受限于傳統(tǒng)的思維觀念而對檔案管理的工作認識不夠，從而導(dǎo)致了對其重視程度偏低。造成這一現(xiàn)象的主要原因之一就是他們覺得檔案管理工作對企業(yè)經(jīng)濟效益沒有多大的影響。因此在企業(yè)中，檔案部門工作人員的工作積極性往往不高，甚至出現(xiàn)十分嚴重的掛名現(xiàn)象，相關(guān)工作人員不能切實擔(dān)負起責(zé)任。

（二）管理人?T專業(yè)知識儲備不足。企業(yè)檔案管理工作多數(shù)有職工兼職，沒有專職的檔案管理人員。其一，兼職人員缺乏必要的檔案管理知識，從而對企業(yè)檔案管理工作的效率與質(zhì)量造成很大的影響。其二是由于兼職人員本身有其他的工作要做以及人員調(diào)動十分頻繁，從而造成了企業(yè)檔案管理工作的滯后。

（三）企業(yè)檔案管理信息化程度較低。由于企業(yè)檔案并不能直接為企業(yè)創(chuàng)造可觀的經(jīng)濟效益，大多數(shù)企業(yè)對檔案部門投入的資金技術(shù)資源不足，仍然以人工的方式進行檔案管理造成了較多的失誤，為日后檔案的利用造成了阻礙。也有少數(shù)企業(yè)開始運用計算機進行檔案管理，也僅僅用于檢索與統(tǒng)計本單位的檔案信息，檔案信息的共享程度較低。

（四）企業(yè)檔案管理配套設(shè)施建設(shè)不到位。受企業(yè)對檔案部門的資金投入限制，檔案保管硬件條件較差，檔案柜陳舊老化，防蟲、防霉等安全管理措施不到位，很多歷史檔案文獻因發(fā)生霉變或遭蟲害而毀壞，甚至部分檔案因為占用空間較大而被清除出檔案室。部分企業(yè)甚至沒有專門的檔案室，嚴重影響了企業(yè)檔案的保管質(zhì)量。

二、幾點推進企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的措施

（一）完善制度以提高企業(yè)檔案管理意識。首先必須提升企業(yè)工作人員，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識。將檔案管理工作納入到企業(yè)考核范圍之內(nèi)并建立起相應(yīng)的目標管理機制，進一步加大對檔案管理部門的考核，以促使檔案管理工作能夠得到進一步落實。同時，還應(yīng)該在檔案管理工作中建立起獎勵、問責(zé)機制，明確檔案管理工作的權(quán)、責(zé)、利，使相關(guān)部門能夠擔(dān)負起責(zé)任，使企業(yè)檔案管理工作有序進行、賞罰分明，進而建立起良好的檔案工作環(huán)境，真正提高企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（二）努力提升企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。各企業(yè)應(yīng)盡量設(shè)立專職的檔案管理部門，減少一人身兼數(shù)職的現(xiàn)象，以促進檔案管理工作效率的提高。同時企業(yè)可以適當提高檔案管理人員的工資待遇水平，以激發(fā)檔案工作人員的工作積極性與主動性。各企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身實際情況安排培訓(xùn)時間和培訓(xùn)方式，對企業(yè)檔案管理人員組織專業(yè)培訓(xùn)，加大其檔案管理的水平。當企業(yè)檔案管理人員遇到業(yè)務(wù)問題時，應(yīng)及時向政府檔案管理機構(gòu)的相關(guān)工作人員尋求指導(dǎo)，以便提高企業(yè)檔案管理的質(zhì)量與效率。

（三）完善企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。強化企業(yè)檔案管理，必須加強檔案部門硬件設(shè)施的配套與完善。各企業(yè)單位應(yīng)加大對檔案管理的資金、技術(shù)投入力度，將檔案管理資金納入到企業(yè)年度預(yù)算中。設(shè)立專門的檔案室、檔案柜，并派專人管理檔案室，努力做好檔案室的日常管理與清潔工作。加強檔案室防火、防盜、防霉、防蛀、防潮等保護措施，為企業(yè)檔案工作的順利開展提供保障。

（四）進一步加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)。檔案信息化是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，是檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然選擇，是加速企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高企業(yè)檔案服務(wù)水平的必由之路。企業(yè)加強檔案信息化建設(shè)，可以由企業(yè)中主管檔案工作的單位領(lǐng)導(dǎo)牽頭，在政府檔案管理機構(gòu)的指導(dǎo)下完善電子檔案和電子檢索系統(tǒng)，建立高度統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)和檔案管理平臺，構(gòu)建全面、及時、嚴謹?shù)臋n案采集系統(tǒng)，努力實現(xiàn)企業(yè)各部門檔案信息共享，為企業(yè)科學(xué)決策提供指導(dǎo)。

篇7

關(guān)鍵詞：企業(yè) 科研 設(shè)備 檔案管理

1.企業(yè)科研檔案管理

科研檔案是在科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料，是科學(xué)技術(shù)研究活動的真實記錄，是科學(xué)技術(shù)儲備的一種形式，是一項重要的信息資源，是單位的寶貴財富，在科研工作中發(fā)揮著知識儲備、創(chuàng)新技術(shù)的作用。

1.1搞好科研檔案的保密工作

由于科研檔案的安全直接關(guān)系到單位的安全和經(jīng)濟發(fā)展的成敗，因此，為了維護科研檔案的安全，確?？萍济孛苋f無一失，必須做好科研檔案的保密工作：

（1）通過加強科研檔案保密法制教育，使檔案領(lǐng)導(dǎo)干部及其他人員掌握管理科技秘密的法律知識和相關(guān)技能，是依法管理單位科技秘密不可缺少的重要條件。

（2）深入開展以普及科研檔案保密法律常識為主要內(nèi)容的保密法制宣傳教育活動。

（3）從工作實際出發(fā)，制定和充實完善科研檔案保密制度。

1.2實現(xiàn)科研檔案管理的現(xiàn)代化

利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。特別是科研檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。

1.3提高科研檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。以前，科研檔案材料的形成從調(diào)研起到項目的完成都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術(shù)的運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，使文件的形成、運行、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來，這種現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。所以，科研檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學(xué)習(xí)掌握上，使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

2.企業(yè)設(shè)備檔案管理

企業(yè)設(shè)備檔案,主要包括企業(yè)的機器設(shè)備和儀器、儀表等的圖紙、圖表、運行記錄、檢修記錄以及與設(shè)備有關(guān)的技術(shù)文件材料、新購設(shè)備的開箱資料,如合格證、安裝說明書、使用維護說明書、備品備件清單等。特別是設(shè)備圖紙、檢修記錄等為設(shè)備的改造、大修及每月的生產(chǎn)檢修的備件計劃、故障診斷、隱患整改等能提供科學(xué)的依據(jù)。企業(yè)設(shè)備檔案管理主要內(nèi)容是設(shè)備文件材料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計以及提供利用等。企業(yè)設(shè)備檔案管理工作制約著設(shè)備的使用效益。

2.1企業(yè)設(shè)備檔案管理的問題表現(xiàn)

在實際工作中,許多企業(yè)對設(shè)備檔案管理重視不夠,使設(shè)備檔案不能很好的服務(wù)于生產(chǎn),主要表現(xiàn)在：檔案意識淡薄、設(shè)備檔案材料收集難、管理制度貫徹不力。

2.2企業(yè)設(shè)備檔案管理的對策措施

（1）領(lǐng)導(dǎo)的重視是關(guān)健。領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的價值和認識程度,決定著他們對檔案工作的態(tài)度,從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此檔案部門要加強宣傳力度,要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作情況,多談一些搞好檔案工作對企業(yè)的益處,啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作,特別是借助一些利用檔案的典型事例,使領(lǐng)導(dǎo)認識到檔案的重要性。力爭把設(shè)備檔案管理工作列入科技管理的具體議事日程,明確規(guī)定各有關(guān)人員設(shè)備檔案管理職責(zé)，同時列入績效考核并嚴格執(zhí)行。

（2）建立健全檔案管理制度。在建立健全檔案管理制度的基礎(chǔ)上,各部門還要配備專兼職檔案人員,建立檔案管理網(wǎng)絡(luò),明確職責(zé)并嚴格貫徹執(zhí)行。檔案部門要主動與設(shè)備管理和設(shè)備使用部門溝通,以便及時跟蹤了解設(shè)備檔案情況，避免檔案的遺失,并主動進行文件材料的收集歸檔工作，確保設(shè)備檔案完整、準確。

（3）及時收集檔案材料。一臺設(shè)備在使用過程中,必然要形成使用、檢修紀錄、更新、改造圖紙等。只要這臺設(shè)備還在使用過程中，它就要不斷地產(chǎn)生新的文件材料,直到設(shè)備的使用期結(jié)束,設(shè)備檔案才停止。檔案管理人員只有了解和掌握設(shè)備使用和變化的全過程,才能全面地做好設(shè)備檔案收集工作。

（4）對圖紙的修改要嚴格審批。圖紙修改主要有兩個方面：一是設(shè)備項目施工完成后，因施工單位依據(jù)現(xiàn)場情況編制竣工資料，其中有部分圖紙涉及變更的；另一方面是生產(chǎn)技術(shù)人員對每月所需的備品備件圖紙的尺寸改動。技術(shù)人員要對已存檔竣工圖依規(guī)定的編制方法作相應(yīng)的修改、補充和說明，使之符合現(xiàn)場實際情況。當設(shè)計變更時,必須按照有關(guān)規(guī)定及時修改原底圖或補充繪制新圖,做好設(shè)計變更技術(shù)文件材料的配套管理，確保設(shè)備檔案的完整、準確、系統(tǒng)。對生產(chǎn)需要變更的一些備件圖紙，技術(shù)人員必須填寫變更通知單，對變更原因及新改圖紙圖號要予以確認,并經(jīng)主管設(shè)備部門領(lǐng)導(dǎo)簽字才能歸檔。檔案人員更應(yīng)及時了解設(shè)計變更情況并作好記錄,避免對外提供已作廢了的或已修改過的錯誤圖紙,為以后的技術(shù)改造和設(shè)備檢修帶來不必要的麻煩和損失。

參考文獻：

篇8

關(guān)鍵詞：標準化 科學(xué)化 企業(yè)管理 檔案

一、傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式面臨的挑戰(zhàn)

在市場經(jīng)濟多元化的今天，檔案作為重要的信息資源，對企業(yè)的發(fā)展越來越重要。企業(yè)檔案不但要記錄歷史，還要服務(wù)現(xiàn)實，企業(yè)檔案已出現(xiàn)數(shù)字化管理新模式。借助檔案管理系統(tǒng)提供檔案信息的網(wǎng)絡(luò)檢索或瀏覽。當前進行了檔案信息化建設(shè)的企業(yè)，企業(yè)檔案工作備受冷落，大多只是實現(xiàn)了簡單的檔案信息目錄網(wǎng)上檢索，傳統(tǒng)檔案管理模式無法適應(yīng)知識經(jīng)濟發(fā)展要求，遠沒有實現(xiàn)真正的檔案信息化，只有轉(zhuǎn)變觀念，改革傳統(tǒng)檔案管理模式，認識進行檔案信息化建設(shè)的必要性，才能使檔案管理工作走出困境，發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。

企業(yè)檔案機構(gòu)地位低下。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作認識不足，重視支持不夠： 許多國有企業(yè)的檔案機構(gòu)與人員被大幅裁減，檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施及工作人員的基本工作條件長期得不到改善，檔案機構(gòu)往往成為被首先、重點清理的對象。檔案業(yè)務(wù)經(jīng)費嚴重不足，影響正常工作的開展，檔案人員的薪酬水平遠遠低于其他部門工作人員，檔案機構(gòu)在企業(yè)組織體系中地位下降，嚴重挫傷了檔案人員的職業(yè)自豪感和工作積極性，致使大量管理人才的流失，而且也制約了企業(yè)檔案工作的開展。

企業(yè)檔案管理滯后于信息化發(fā)展。企業(yè)檔案管理滯后于信息化發(fā)展，許多企業(yè)檔案機構(gòu)和人員面對新出現(xiàn)的電子文件，采取回避措施，傳統(tǒng)的檔案實體管理模式卻難以適應(yīng)信息化發(fā)展，固守傳統(tǒng)的檔案實體管理模式，導(dǎo)致電子文件、檔案沒有實施管理或管理不當。

企業(yè)檔案信息缺乏系統(tǒng)管理。伴隨著大規(guī)模是企業(yè)重組和企業(yè)合并，由于一些檔案材料分散保管于各部門，零散地分布在機構(gòu)成員手中，無法相互借鑒，沒有一個機構(gòu)來集中統(tǒng)一的管理本業(yè)的檔案，由于產(chǎn)權(quán)關(guān)系不明確，導(dǎo)致工作效率低下，工作失誤增多。在有的企業(yè)中由于管理不嚴，導(dǎo)致檔案材料被盜，如果企業(yè)檔案部門不進行根本性的變革，企業(yè)“記憶”面臨著丟失的危險，就難以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求。

二、知識管理與企業(yè)檔案管理

知識管理是一個新的概念和事物，隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展，知識管理研究也興起一股熱潮，知識管理的對象是知識，管理的目標是運用知識。知識管理是為了有效地提高企業(yè)的競爭力，而綜合企業(yè)內(nèi)部和的各種信息、知識，并加以識別、收集、科學(xué)的加工和充分的運用，并通過建立知識共享機制，鼓勵知識創(chuàng)新，實現(xiàn)知識的增值；利用企業(yè)所蘊含的集體智慧提高企業(yè)的應(yīng)變和創(chuàng)造能力。在知識管理經(jīng)營管理模式下，增強企業(yè)組織對環(huán)境的適應(yīng)能力，企業(yè)的發(fā)展不再受到資金和自然資源的限制，知識資源對于當今企業(yè)具有舉足輕重的作用，知識管理有了強大的生命力和廣闊的發(fā)展前途。知識管理思想的內(nèi)涵，可以概括為知識管理是對企業(yè)產(chǎn)生的知識進行管理通過獲取、存儲、學(xué)習(xí)、傳播、共享，運用這些知識服務(wù)于企業(yè)的各項管理工作才是知識管理的最終目的。在知識經(jīng)濟社會中，知識管理將為企業(yè)創(chuàng)新增添動力，要使每個員工都能接觸并有效地運用企業(yè)的知識，實現(xiàn)將合適的知識在合適的時間給合適的人?？梢噪S時隨地地找到最需要的知識，企業(yè)經(jīng)主要依靠知識來贏得競爭的優(yōu)勢，最終實現(xiàn)成本最小，而收益最大。

企業(yè)檔案在知識管理中的作用。企業(yè)檔案是企業(yè)活動的忠實記錄，企業(yè)的隱性知識占據(jù)了企業(yè)知識資源的主體，企業(yè)檔案忠實的記載了企業(yè)員工在從事生產(chǎn)、管理等各項活動過程中的情況，隱性知識是企業(yè)知識資源的核心組成部分，而企業(yè)檔案就認識、經(jīng)驗教訓(xùn)的總結(jié)，積累了大量的企業(yè)顯性知識；企業(yè)檔案有助于實現(xiàn)企業(yè)知識共享，知識共享是通過信息交流、傳遞實現(xiàn)的。有知識為人們所運用，所掌握，知識才有價值。信息交流、傳遞的方式主要有兩種：語言和書面，書面交流是以文件、檔案等形式進行知識的使用和交流。知識應(yīng)用范圍擴大，價值實現(xiàn)也擴大了企業(yè)檔案幫助保護企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)；企業(yè)檔案真實地記錄了企業(yè)進行知識創(chuàng)新活動的時候的過程、內(nèi)容、結(jié)果，是在市場經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)發(fā)展下的必然產(chǎn)物，是企業(yè)擁有某一知識產(chǎn)權(quán)的法律憑證。檔案的憑證作用可以有效地證明知識產(chǎn)權(quán)的所有者，當發(fā)生知識產(chǎn)權(quán)糾紛時，企業(yè)檔案可以有效地保護知識產(chǎn)權(quán)。企業(yè)檔案可以提供尋找相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜业木€索，企業(yè)檔案為企業(yè)員工培訓(xùn)提供教材，當企業(yè)組織結(jié)構(gòu)龐大、員工人數(shù)眾多時，知識管理系統(tǒng)記錄了與企業(yè)相關(guān)的內(nèi)容，企業(yè)外部知識培訓(xùn)使企業(yè)員工能迅速融入本企業(yè)，學(xué)習(xí)并遵守公司的各項規(guī)章制；企業(yè)檔案反映企業(yè)文化，企業(yè)檔案形成和產(chǎn)生于企業(yè)家和企業(yè)員工各種企業(yè)活動過程中，知識管理不僅是一項重要的管理活動，更是一種管理理念，企業(yè)檔案不僅具備知識特征，還是企業(yè)一種重要的知識資源，已成為許多企業(yè)戰(zhàn)略行為和價值觀的一部分。

知識管理是企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的方向，知識管理是知識經(jīng)濟時代的要求，知識管理順應(yīng)了知識經(jīng)濟時代的要求，知識管理的技術(shù)支撐是現(xiàn)代信息技術(shù)。在整個社會生產(chǎn)系統(tǒng)中，知識產(chǎn)品的生產(chǎn)居于主導(dǎo)地位，作為知識經(jīng)濟時代的管理模式，其對企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的意義有： 知識管理的根本目是實現(xiàn)知識的價值、提升企業(yè)的核心競爭力，知識管理的出發(fā)點是知識是企業(yè)的戰(zhàn)略資源，知識管理的基本活動是知識的積累組織、傳遞和應(yīng)用、創(chuàng)新。它可以促使人們重新認識企業(yè)檔案的價值，促使人們重新視定義企業(yè)檔案管理工作的目的，促使人們重新思考企業(yè)檔案管理的基本活動，以促使人們重新考察企業(yè)檔案管理的技術(shù)方法。以知識管理思想指導(dǎo)企業(yè)檔案工作，企業(yè)檔案管理從傳統(tǒng)的手工操作方式走出來，通過挖掘企業(yè)檔案的知識價值，采用先進的信息技術(shù)，為企業(yè)創(chuàng)造價值，提升企業(yè)核心競爭力。

知識管理對企業(yè)檔案管理的要求。知識管理要求拓展和完善企業(yè)檔案管理職能，強化對檔案知識的開發(fā)利用，實施檔案管理的智能化服務(wù)，應(yīng)將檔案管理看成是企業(yè)知識管理的重要組成部分，檔案人員從檔案實體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者；知識管理要求企業(yè)完善和優(yōu)化館藏，檔案工作者必須投身于電子文件的產(chǎn)生和控制過程中，完善和優(yōu)化館藏資源是檔案工作的基礎(chǔ)和重點，利用檔案館豐富的數(shù)字化資源，重要手段則是數(shù)字化檔案館的建設(shè)，運用先進的信息技術(shù)與手段，文檔信息數(shù)字化工作是數(shù)字化檔案館建設(shè)的另一主要內(nèi)容；知識管理要求企業(yè)提高檔案管理技術(shù)，對檔案管理來說，更依靠上數(shù)據(jù)，電子商務(wù)等現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用，檔案信息化離不開企業(yè)信息化，對檔案信息資源的深入開發(fā)，必須建立健全適應(yīng)信息化要求的電子文件形成、流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控制度，納入企業(yè)整體信息化建設(shè)之中；知識管理要求檔案知識實現(xiàn)智能化服務(wù)，實現(xiàn)檔案知識智能化服務(wù)，可以通過企業(yè)知識庫的構(gòu)建、知識導(dǎo)航的提供、知識的咨詢等手段來實現(xiàn)；知識管理要求檔案工作者提高素質(zhì)，知識管理要求作檔案工作者必須提高自身素質(zhì)，檔案知識管理的關(guān)鍵因素是人才，掌握現(xiàn)代企業(yè)管理知識，要具備一定的信息分析和處理能力，以此提高檔案的管理水平。

三、知識管理背景下構(gòu)建企業(yè)檔案管理模式

面對機遇和挑戰(zhàn)，檔案工作只有主動去適應(yīng)知識經(jīng)濟的發(fā)展、積極為知識經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)，才能促進檔案事業(yè)的快速發(fā)展，發(fā)揮檔案工作在知識經(jīng)濟時代應(yīng)有的作用。檔案知識是典型的顯性知識，符合檔案知識管理的規(guī)律，因此企業(yè)檔案實施知識管理是自身的要求；企業(yè)檔案實施知識管理是現(xiàn)實的要求，通過大家參與達成共識的知識資源優(yōu)化處理，解決了過去“按檔案方法分類，不切實際”的問題，避免了“知識類檔案”還按照信息類檔案進行處理的錯誤方式；企業(yè)檔案實施知識管理是提高企業(yè)競爭力的要求，知識管理將以往的檔案知識規(guī)范化、統(tǒng)一化、創(chuàng)新化。

構(gòu)建檔案知識資源管理模式的目標。管理的思想也在信息化的浪潮中發(fā)生了轉(zhuǎn)變，使檔案管理有了重大改觀。具體目標是使檔案知識資源化、信息化，按信息管理方式分類保存，以供搜索和查詢，按知識資源結(jié)構(gòu)進行管理，即歸類沉淀，對將來的知識型文檔，設(shè)計、設(shè)立標準模板；實現(xiàn)知識資源支持領(lǐng)導(dǎo)決策，要充分了解分析領(lǐng)導(dǎo)或管理決策的事項及過程，設(shè)計、設(shè)立訂閱機制，委托專業(yè)人員或?qū)＜沂占R或信息資料；知識資源及時支持員工學(xué)習(xí)。構(gòu)建相應(yīng)分類的關(guān)聯(lián)知識資源庫，配備相關(guān)知識的文件類到關(guān)聯(lián)知識庫中，設(shè)立員工自學(xué)考試內(nèi)容；知識資源及時支持員工工作，要了解分析各項業(yè)務(wù)、事務(wù)工作，內(nèi)容及過程，按業(yè)務(wù)、事務(wù)過程環(huán)節(jié)及環(huán)節(jié)內(nèi)作業(yè)程序；知識資源管理制度化，用制度的形式確定知識資源管理的組織機構(gòu)。檔案知識資源管理依托網(wǎng)絡(luò)，用信息來實現(xiàn)，在應(yīng)用系統(tǒng)中對知識資源分層級設(shè)立安全訪問權(quán)限。

檔案知識資源管理模式構(gòu)建方案包括檔案知識資源應(yīng)用功能系統(tǒng)、資源庫委托收集、整理系統(tǒng)、資源庫委托收集整理系統(tǒng)、知識資源庫管理系統(tǒng)。知識資源管理組織建設(shè)方案其組織結(jié)構(gòu)可以設(shè)計為知識資源管理團隊和知識資源管理中心。建立檔案知識資源管理的制度體系，推進和組織建設(shè)的要求。檔案知識資源管理方案實施步驟要開展進行調(diào)查研究，它包括管理制度方面的調(diào)查研究、硬件方面的調(diào)查研究、技術(shù)方面的調(diào)查研究、人才方面的調(diào)查研究；制定實施目標，明確實施要素，建立保障系統(tǒng)，實施要素是方案的主體部分，需要建立包括檔案知識資源管理體制。

企業(yè)實施檔案知識資源管理的條件。企業(yè)實施檔案知識資源管理的條件，一定的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施是實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的前提。技術(shù)是檔案知識資源管理順利進行的保證，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)情況是關(guān)系著檔案知識管理信息能否在網(wǎng)絡(luò)上的關(guān)鍵。檔案知識資源管理是一項龐大的系統(tǒng)工程，所以資金是否充足也是檔案知識管理能否順利進行得關(guān)鍵因素，此人才問題關(guān)系到檔案知識資源管理的成敗。

因此要轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新工作方法，推進檔案數(shù)字化建設(shè)，強化隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)，統(tǒng)籌協(xié)作，共同促進檔案知識資源管理的發(fā)展。

參考文獻：

[1]宗培嶺.現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案工作運行機制研究，中國檔案出版社， 2006

[2]曹洪斌.體制、制度、方法——企業(yè)檔案面臨挑戰(zhàn)，中國檔案，2003，9

[3]徐擁軍，王宏.論企業(yè)檔案在企業(yè)粗識管理中的作用，.檔案學(xué)通.2004，3

[4]馬海群.知識管理與企業(yè)檔案資料的開發(fā)利用。檔案學(xué)研究，檔案學(xué)研究，2001

[5]李兆明.業(yè)檔案工作處于困境的原因及對策，北京檔案，2005，9

[6]劉長欣.淺析知識經(jīng)濟時代對檔案管理的挑戰(zhàn)與對策，商情（教育經(jīng)濟研究），2008，2

篇9

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理知識管理人員素質(zhì)

檔案作為記錄人類歷史的文件，在人類社會中起著非常重要的作用。對于企業(yè)檔案是記錄企業(yè)各項活動，存儲各類信息的主要載體，是企業(yè)不可再生的資源和財富，是企業(yè)重要的知識資源。隨著企業(yè)信息化進程的推進，在企業(yè)檔案管理工作中，引入知識管理的理念為企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理帶來新的發(fā)展契機。

1、企業(yè)檔案管理與知識管理

1.1、企業(yè)檔案管理

企業(yè)檔案管理不僅是積累和保存了企業(yè)知識，維護著企業(yè)發(fā)展的真實歷史全貌，而且在保護企業(yè)的合法權(quán)益不受侵犯和保護企業(yè)核心競爭力等方面也起到了重要作用，是企業(yè)知識資源管理的重要手段。就是說，企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識資源，而企業(yè)檔案管理就是對知識資源的一種管理活動和過程，包括對企業(yè)文件的形成、收集、篩選、整理、歸檔的監(jiān)督和控制，及其對檔案的整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索和開發(fā)利用等工作。

1.2、知識管埋

知識管理是應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對知識進行積累組織、評價、傳遞和應(yīng)用、創(chuàng)新，以實現(xiàn)知識的價值，提升企業(yè)的核心競爭力。知識分為顯性知識和隱性知識兩個方面。顯性知識的來源于組織在自身各項職能活動中直接形成的文件、檔案以及外來的文件、資料，而這些文件、檔案屬于知識的范疇，是檔案管理和知識管理共同的管理對象。隱性知識是大量存在企業(yè)員工頭腦中的知識，隱性知識是企業(yè)知識資源的主體部分。隱性知識往往具有獨占性，它是企業(yè)的核心知識資源，也是企業(yè)核心競爭力的源泉。實現(xiàn)隱性知識的顯性化、檔案化，對其進行有效存儲，是企業(yè)檔案實現(xiàn)知識管理的一項重要任務(wù)。

1.3、知識管理對企業(yè)檔案管理的要求

檔案管理是知識管理的一個重要組成部分，作為一種新的管理理念和方法，知識管理對檔案管理模式、業(yè)務(wù)流程、信息技術(shù)和人員素質(zhì)等方面都有新的要求。1）管理模式。從過去對檔案實體的管理轉(zhuǎn)向注重對檔案內(nèi)容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發(fā)利用，實施檔案管理的智能化服務(wù)，實現(xiàn)企業(yè)檔案知識資源的共享；2）檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。在知識管理中把企業(yè)文件檔案看作為一個不可分割的文件連續(xù)體，打破企業(yè)文件工作與檔案工作的界限，實現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務(wù)流程上進行統(tǒng)一的設(shè)計。包括文件從產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷毀的全過程，實現(xiàn)文檔一體化管理；3）檔案信息化。推進檔案信息化建設(shè)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)據(jù)庫、信息庫多樣化管理；4）人員素質(zhì)。在檔案專業(yè)結(jié)構(gòu)上要進行合理配置，除需要信息技術(shù)專業(yè)人員外，對檔案工作人員的自身業(yè)務(wù)知識的補充和更新提出了更高的要求。要具備信息技術(shù)的使用能力，信息獲取、信息分析和信息加工處理能力，這樣才能勝任數(shù)字化和現(xiàn)代化的企業(yè)檔寨管理工作。

2、企業(yè)檔案管理實現(xiàn)知識管理的關(guān)鍵

2.1、在于知識的共享和創(chuàng)新

知識管理的核心是實行知識的共享與創(chuàng)新，它可直接提高企業(yè)的核心競爭力。在知識資源管理中，企業(yè)檔案不只是"歷史的記憶"和"原始的記錄"，不僅僅處于"備查、待考的史料狀態(tài)"，要全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，以快速、直接、集成的方式提供服務(wù)，并在此造價值。從以檔案實體的保管、利用為重點，轉(zhuǎn)向以檔案信息的數(shù)字化存儲，網(wǎng)絡(luò)化傳輸，建立綜合檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息共享。通過檔案信息管理系統(tǒng)平臺，為企業(yè)在新產(chǎn)品研發(fā)及企業(yè)經(jīng)營活動提供快速的、主動的、全方位的服務(wù)中心，充分發(fā)揮檔案信息資源的知識價值，從而提高企業(yè)生產(chǎn)效率，縮短新品研發(fā)周期，助推企業(yè)的管理水平和創(chuàng)新能力的提升。

2. 2、在于知識的拓展

知識管理可以拓展檔案管理的領(lǐng)域。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理過分強調(diào)檔案與文件、檔案與圖書情報的區(qū)別，將文件和圖書等排除在管理職責(zé)之外，極大地限制了自身活動的范圍。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理拘泥于歷史記錄的保管，而不是為現(xiàn)實工作服務(wù)，脫離于企業(yè)價值創(chuàng)造過程之外，從而極大地限制了自身發(fā)揮作用的領(lǐng)域。知識管理要求將包括文件、檔案在內(nèi)的一切載體形態(tài)的知識進行整合與集成，建構(gòu)一個整體的知識資源體系。知識強調(diào)在企業(yè)各項生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動創(chuàng)造知識、共享知識、應(yīng)用知識，使知識直接服務(wù)于企業(yè)價值創(chuàng)造活動。這樣，檔案管理就被融入一個更廣闊的活動領(lǐng)域，而與組織的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)活動直接相結(jié)合，成為企業(yè)工作中必不可少的組成部分。

3、如何做好企業(yè)檔案的知識管理

3.1、抓好企業(yè)檔案的信息管理

知識管理的重點在于顯性知識與隱性知識的相互轉(zhuǎn)化。因為企業(yè)只有把國內(nèi)外和自己積累的知識，通過歸檔、整理、提煉傳遞給企業(yè)員工，轉(zhuǎn)化為員工的知識，并運用到每項工作中去，才能對企業(yè)目標發(fā)生作用。企業(yè)檔案的信息管理主要是集中對已有的如文件、檔案、電子信息等媒介載體的管理，在信息增值鏈上，要將數(shù)據(jù)提升為信息，并對其進行采集與選擇、組織與排序、壓縮與提煉、歸類與導(dǎo)航等，對信息的外部特征的進行和組織，對信息內(nèi)容進行提煉、比較、挖掘分析等進行信息管理。

3.2、實行檔案數(shù)字化，服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化

在現(xiàn)伐信息技術(shù)條件下，對企業(yè)的各種實體形式文件、檔案、資料等知識資源必須按照統(tǒng)一的和規(guī)范的格式進行數(shù)字化處理、電子化存儲，整合成為知識資源庫。檔案數(shù)字化工作要迅速發(fā)展，檔案數(shù)字化的規(guī)楱要不斷擴大，檔案數(shù)字化的規(guī)范要日漸成熟 ，逐漸形成檔案數(shù)字化加工市場，檔案數(shù)字化對象更不斷豐富，不僅僅局限在檔案方面，更擴展到照片、圖像、錄音、錄像、縮微膠片等不同種類，載體檔案的數(shù)字化。只有數(shù)字化的信息和知識，才能不受時間和地點的限制，及時地提供服務(wù)。并要構(gòu)建綜合辦公自動化平臺（OA系統(tǒng)），推進文檔一體化的實現(xiàn)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。

3.3、培訓(xùn)檔案管理隊伍，提高人員素質(zhì)

推進檔案知識管理的關(guān)鍵是人才。檔案管理拓展為知識資源管理之后，原有的檔案人員從檔案的保管者轉(zhuǎn)變?yōu)橹R資源的管理者和提供者，其工作性質(zhì)、內(nèi)容和方式都發(fā)生了根本轉(zhuǎn)變，對其能力和素質(zhì)提出了更高的要求。首先，要求能熟練地運用現(xiàn)代信息技術(shù)，能夠采

用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來改進檔案管理手段。其次，能夠積極了解想要獲得知識的人員和部門的要求并幫助他們有效獲取所需的知識和技巧。三是，能積極通過文件收集、借閱等服務(wù)主動引導(dǎo)各知識的擁有部門提供他們的獨有的知識，而不僅是提供工作活動中形成的文件材料，進而豐富檔案信息資源，提高知識資源的質(zhì)量。四是，通過檔案內(nèi)容的研究、編輯、開發(fā)利用檔案中蘊涵的知識，力求知識最優(yōu)化地再利用。五是，檔案人員還要不斷地參加系統(tǒng)的知識更新學(xué)習(xí)與繼續(xù)教育培訓(xùn)，不斷擴展自己的知識，才能適應(yīng)社會發(fā)展的客觀需要。

結(jié)束語：知識管理是企業(yè)管理未來的發(fā)展方向，是運用集團的智慧，提高企業(yè)應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力的手段，用知識管理思想改變傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式--檔案管理模式是檔案工作順應(yīng)時展趨勢的明智之取，有事檔案事業(yè)在現(xiàn)有管理條件基礎(chǔ)上實現(xiàn)跨越式發(fā)展的必然選擇。

參考文獻：

[1]黃世酷.檔案管理與知識管理（之一）[ J ]. 檔案管理，2007（4）

[2]黃世酷.檔案管理與知識管理（之二）[ J ]. 檔案管理，2007（5）

篇10

1.集中管理模式形態(tài)民營企業(yè)檔案集中管理模式，則是民營企業(yè)在企業(yè)內(nèi)部設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，對企業(yè)自身所產(chǎn)生的檔案進行統(tǒng)一化的管理。集中化的民營企業(yè)檔案管理，能夠?qū)ζ髽I(yè)自身的檔案進行妥善、科學(xué)地整理、儲存、調(diào)用。因此集中化的民營企業(yè)檔案管理具有以下優(yōu)勢：首先，民營企業(yè)內(nèi)部的檔案管理機構(gòu)擁有較為集中化的檔案管理權(quán)力，使得檔案管理得以統(tǒng)一化的指導(dǎo)，對于保證企業(yè)檔案的真實性、安全性有著重要的意義。其次，在集中化的檔案管理模式之下，民營企業(yè)檔案管理工作行成了一條流暢的程序，使得檔案管理中的各個環(huán)節(jié)都能夠順利進行。最后，集中化的檔案管理使得企業(yè)可以制定一系列規(guī)范化的檔案管理制度，企業(yè)檔案能夠在規(guī)章制度的約束之下更為順利地進行。

2.分布管理模式形態(tài)我國的民營企業(yè)中，許多企業(yè)都沒有足夠的能力實現(xiàn)集中化的檔案管理，這些企業(yè)，可以選擇分布管理模式，企業(yè)檔案的分布管理又可以分為兩種管理形式，一種是企業(yè)檔案分級管理，而另一種則是企業(yè)檔案分散式管理。企業(yè)檔案的分級管理既能夠適用于多家子公司合作而成的大規(guī)模民營企業(yè)，也能夠適用于單一的小型民營企業(yè)。而企業(yè)檔案分散式管理，則是民營企業(yè)內(nèi)部不再設(shè)立集中的專門的檔案管理機構(gòu)，而是讓企業(yè)內(nèi)部各個部門之間對自身所產(chǎn)生的檔案進行自主化的管理。分散式的檔案管理工作較為靈活，節(jié)省了檔案管理中的諸多環(huán)節(jié)，提高了檔案管理的效率。并且分散式檔案管理具有分工明確、職責(zé)明顯的特點，填補了檔案管理中的空白，使得檔案管理更為可靠。

二、按照管理內(nèi)容劃分為兩種管理模式形態(tài)

1.單一管理模式形態(tài)民營企業(yè)檔案管理中，選擇單一管理模式，其前提是民營企業(yè)對檔案進行自主管理、集中管理。而民營企業(yè)單一管理模式的本質(zhì)只是對企業(yè)檔案進行整理與保管。這種管理模式主要是適用于一些剛剛起步的民營企業(yè)，這時候的企業(yè)能力有限，還不足以對檔案信息進行開發(fā)和大規(guī)模的運用。民營企業(yè)在創(chuàng)業(yè)初期選擇這一種檔案管理模式，能夠?qū)⑵髽I(yè)對檔案管理的精力集中于檔案的整理與保存，從而在保證企業(yè)檔案完整性的前提之下，為企業(yè)節(jié)約更多的人力物力，使企業(yè)能夠有更多的機會致力于自身的發(fā)展。另外，除了創(chuàng)業(yè)初期的企業(yè)可以選擇這種管理模式之外，一些對于檔案信息的整合要求較低的民營企業(yè)也可以選擇這種管理模式，通過檔案管理的合理進行，促進企業(yè)自身的快速發(fā)展。

2.綜合管理模式形態(tài)企業(yè)檔案的綜合管理模式，則是在單一管理模式的基礎(chǔ)上，將檔案管理中的整理、保存以及情報整合、信息利用等功能全部發(fā)揮出來，實現(xiàn)民營企業(yè)檔案的整體性管理。這種檔案管理模式，不僅整合了檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，并且融入了大量的現(xiàn)代化管理技術(shù)、先進的信息科學(xué)等，使得企業(yè)能夠通過檔案管理，及時掌握經(jīng)濟發(fā)展、信息傳播中的先進資源，不僅提高了企業(yè)檔案管理的積極性和實際效率，同時還為企業(yè)發(fā)展帶來了潛在的動力。企業(yè)檔案綜合管理模式所針對的不僅僅是紙質(zhì)文件，企業(yè)所要建立的也不僅僅是檔案室，而是針對信息化的檔案資源，建立起一個包含豐富檔案信息的企業(yè)檔案管理中心，聘用專業(yè)化的管理者，運用先進的科學(xué)技術(shù)和管理經(jīng)驗對其進行管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理效益最大化。

三、按照管理層次劃分為三種管理模式形態(tài)

1.檔案實體管理模式形態(tài)企業(yè)檔案管理中，最為基礎(chǔ)的就是檔案實體管理。這種管理模式中所包含的內(nèi)容必須最為全面，企業(yè)發(fā)展中所產(chǎn)生的檔案必須全部記錄，并保證其始終完整，這就要求在檔案實體管理過程中的信息收集、檔案整理、檔案保存等各個環(huán)節(jié)中都必須杜絕信息的遺漏，才能保證在以后調(diào)用檔案信息時，能夠得到真實、完整的檔案。在過去的企業(yè)檔案管理歷史中，檔案管理者最為注重企業(yè)檔案的實體，這時由于受到科學(xué)技術(shù)、管理理念等各方面的限制，企業(yè)檔案的內(nèi)容完全依賴于檔案的載體，這也就意味著，企業(yè)檔案一旦出現(xiàn)錯誤、遺失、疏漏，將會嚴重影響檔案的真實性、可靠性與安全性。因此，企業(yè)投入大量的人力物力去建設(shè)專門的機構(gòu)來對企業(yè)檔案進行妥善的管理。

2.檔案信息資源管理模式形態(tài)隨著社會文化與科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，社會進入了信息時代，信息的觀念逐漸地進入了人們的思想，而信息資源的管理理念也在不斷地影響著企業(yè)檔案管理者，再加之我國政府加大了對企業(yè)檔案信息資源的重視程度，企業(yè)對于檔案管理的重點由原本的檔案實體管理逐漸地向檔案信息資源管理進行轉(zhuǎn)移。在檔案信息資源管理模式之下，企業(yè)檔案的內(nèi)容不再完全依賴于檔案實體，而是通過檔案管理者對檔案實體進行加工，得到檔案信息資源，并對其進行整理、保管和利用。這種檔案管理模式不再依賴于紙質(zhì)的檔案信息載體，而是需要先進的信息技術(shù)和專業(yè)化的操作手段。隨著大量的企業(yè)加快了檔案信息資源管理的腳步，在企業(yè)檔案信息庫中，企業(yè)的檔案信息越來越豐富，這不僅更有利于企業(yè)自身的檔案管理工作，節(jié)約檔案管理空間，更有利于實現(xiàn)企業(yè)之間的檔案信息資源共享，加快了企業(yè)之間的信息交流，形成更為透明化的企業(yè)發(fā)展環(huán)境。在這種檔案管理模式之下，民營企業(yè)獲得了更大的發(fā)展機遇，得到了更多的參與市場競爭的機會。