導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇檔案管理和規(guī)章制度，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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[摘 要] 新時(shí)期，檔案數(shù)字化管理及其創(chuàng)新具有重要意義，不僅順應(yīng)時(shí)展趨勢(shì)，還能提高檔案管理水平，提升檔案工作服務(wù)質(zhì)量。為彌補(bǔ)工作中的不足，提升檔案管理水平，需要加強(qiáng)宣傳工作，完善管理規(guī)章制度，重視數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，并構(gòu)建安全保障體系，提高檔案管理人員素質(zhì)。從而順利時(shí)展趨勢(shì)，推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展和服務(wù)質(zhì)量提升。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理；數(shù)字化；創(chuàng)新策略；規(guī)章制度；檔案信息安全

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 05. 093

[中圖分類號(hào)] F290；G251.5 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）05- 0175- 03

0 引 言

新時(shí)期，隨著檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量的提升，再加上信息技術(shù)的應(yīng)用，創(chuàng)新管理方式，推動(dòng)檔案管理數(shù)字化是十分必要的。這樣不僅順應(yīng)時(shí)展趨勢(shì)，還能有效提升檔案管理水平，為人們獲取檔案信息資源創(chuàng)造便利。但不能忽視的是，目前檔案數(shù)字化管理工作中仍然存在不足，需要革新思想觀念，完善管理規(guī)章制度，促進(jìn)檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量提高。

1 新時(shí)期檔案數(shù)字化管理及其創(chuàng)新的意義

在信息技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理工作之中的背景下，檔案管理數(shù)字化趨勢(shì)越來(lái)越明顯，其重要作用表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

1.1 順應(yīng)時(shí)展趨勢(shì)

當(dāng)前，信息技術(shù)、掃描儀等先進(jìn)設(shè)備逐漸被廣泛應(yīng)用到檔案管理活動(dòng)當(dāng)中，有力的推動(dòng)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，也為檔案管理創(chuàng)新發(fā)展提供了便利，有利于提升檔案管理水平。因此，在這樣的背景下，創(chuàng)新管理方式，健全完善管理規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，這是順應(yīng)時(shí)展趨勢(shì)的必然要求，對(duì)推動(dòng)檔案管理各項(xiàng)活動(dòng)順利進(jìn)行具有重要作用。

1.2 提高檔案管理水平

當(dāng)前，在信息技術(shù)和掃描技術(shù)得到有效利用的背景下，再加上檔案管理人員綜合技能的提升，檔案管理數(shù)字化是一種必然趨勢(shì)。事實(shí)上，實(shí)現(xiàn)管理數(shù)字化，不僅方便檔案信息資源的整理和歸檔，還能方便查詢，可以有效滿足使用者的需要，促進(jìn)檔案管理服務(wù)質(zhì)量提升。數(shù)字化管理還可以減少檔案資料的占地面積，提高檔案資料的防火、防水能力，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理水平提高，有效滿足人們使用檔案信息資源的需要。

1.3 提升檔案工作服務(wù)質(zhì)量

在檔案管理數(shù)字化的趨勢(shì)下，通過(guò)創(chuàng)新管理方式，構(gòu)建檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，然后編號(hào)并存儲(chǔ)，構(gòu)建完善的檔案信息資料庫(kù)。當(dāng)使用者需要使用檔案資料時(shí)，只需要輸入目錄和編號(hào)就可以快速查詢到所需要的檔案資料，滿足使用者獲取并使用檔案信息資源的需要。并且這對(duì)提升檔案信息服務(wù)質(zhì)量，有效滿足人們?nèi)粘Ｉ钚枰闹匾饬x是不言而喻的。

2 新時(shí)期檔案數(shù)字化管理及其創(chuàng)新的策略

當(dāng)前，在檔案管理過(guò)程中，由于一些管理人員素質(zhì)偏低，相關(guān)制度沒(méi)有嚴(yán)格落實(shí)，制約檔案管理水平提升，影響檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。為彌補(bǔ)這些不足，順應(yīng)檔案管理數(shù)字化趨勢(shì)，促進(jìn)檔案管理水平提升，有效滿足人們使用檔案信息資源的需要，需要從以下幾個(gè)方面采取創(chuàng)新策略。

2.1 做好宣傳工作，重視檔案數(shù)字化管理

新時(shí)期，要充分認(rèn)識(shí)檔案管理數(shù)字化的重要意義，創(chuàng)新思維，革新管理理念，順應(yīng)時(shí)展趨勢(shì)，推動(dòng)檔案管理工作水平提升。并在制度、資金、檔案管理人才等方面加大支持力度，健全完善檔案管理制度措施，加大相應(yīng)的資金投入，注重提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理數(shù)字化的各項(xiàng)活動(dòng)順利進(jìn)行。檔案管理人員要增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，順應(yīng)時(shí)展趨勢(shì)，把握檔案管理數(shù)字化的要求，加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，不斷豐富檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，努力適應(yīng)新形勢(shì)和新需要，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理工作順利進(jìn)行，有效提升檔案管理水平。

2.2 健全完善檔案數(shù)字化管理的規(guī)章制度

根據(jù)檔案管理數(shù)字化需要，健全完善管理規(guī)章制度，并嚴(yán)格執(zhí)行和落實(shí)，為各項(xiàng)活動(dòng)順利開(kāi)展提供制度保障，推動(dòng)檔案管理規(guī)范化和制度化。要明確檔案管理人員職責(zé)，建立并落實(shí)責(zé)任制，讓他們自覺(jué)遵守制度要求，履行好自己的職責(zé)。健全完善檔案管理制度，加強(qiáng)整理、歸檔、存儲(chǔ)、使用等各環(huán)節(jié)的管理，從而提高管理工作的規(guī)范化水平。建立獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，對(duì)管理工作到位，服務(wù)質(zhì)量高的部門(mén)和個(gè)人實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)。從而激發(fā)他們的主動(dòng)性，更好順應(yīng)檔案管理數(shù)字化趨勢(shì)，努力提升檔案管理和服務(wù)質(zhì)量。

2.3 重視數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提高數(shù)字化管理水平

構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行統(tǒng)一管理。做好檔案資料掃描、圖像處理、業(yè)務(wù)管理、目錄管理、信息查詢、數(shù)據(jù)分析等工作，充實(shí)和完善檔案管理信息系統(tǒng)。同時(shí)還要采集檔案信息資源，構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。利用掃描儀、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并保證檔案信息資料完整，從而方便數(shù)據(jù)信息查閱和使用，促進(jìn)檔案管理水平提升。

2.4 構(gòu)建安全保障體系，確保檔案信息安全可靠

加強(qiáng)安全管理，構(gòu)建安全保障體系也是不可忽視的內(nèi)容。應(yīng)該重視檔案管理安全保障技術(shù)應(yīng)用，綜合采用密鑰技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)、加密存儲(chǔ)和傳輸技術(shù)等有效措施，提高數(shù)據(jù)庫(kù)信息的安全，防止檔案信息泄露，避免檔案資料丟失，進(jìn)而有效確保檔案信息資料的安全。對(duì)于紙質(zhì)檔案，也要及時(shí)整理和歸檔，保證室內(nèi)環(huán)境良好，注重防水、防火和防鼠害等工作，避免檔案信息資料丟失。綜合采用上述安全保障措施，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的有效管理，確保檔案資料完整，為人們有效使用檔案信息資料創(chuàng)造便利。

2.5 提高檔案管理工作人員綜合素質(zhì)

加強(qiáng)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)，注重引進(jìn)基礎(chǔ)扎實(shí)，檔案管理技能強(qiáng)的工作人員，建立素質(zhì)高的工作隊(duì)伍。在此基礎(chǔ)上，還要做好管理人員的培訓(xùn)工作，讓他們熟練掌握信息技術(shù)和檔案管理技巧，有效開(kāi)展各項(xiàng)工作，順應(yīng)數(shù)字化管理趨勢(shì)，努力提升檔案管理水平。

3 結(jié) 語(yǔ)

新時(shí)期，隨著信息技術(shù)在檔案管理工作的應(yīng)用，檔案數(shù)字化管理趨勢(shì)越來(lái)越明@。在這樣的背景下，應(yīng)該注重現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用，創(chuàng)新思想觀念，健全完善管理規(guī)章制度。從而有效約束和規(guī)范檔案管理的各項(xiàng)工作，促進(jìn)檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量提升。

主要參考文獻(xiàn)

[1]王麗勇.探討高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問(wèn)題[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)：自然科學(xué)版， 2014（2）：164-165.

[2]李惠華.高職院校教學(xué)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀分析及改進(jìn)措施[J].湖南大眾傳媒職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2012（4）：80-82.

[3]季軒.高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2016（15）：209-210.

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提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。要充分認(rèn)識(shí)檔案工作對(duì)促進(jìn)企事業(yè)單位發(fā)展的重要作用，切實(shí)增強(qiáng)做好檔案工作的使命感和責(zé)任感，進(jìn)一步明確抓好檔案工作是企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，各企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的問(wèn)題，在人力、物力、財(cái)力等方面給予大力支持，為檔案管理創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境。

建立健全檔案管理機(jī)制。建立健全檔案管理體制和機(jī)制，健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，是企事業(yè)單位檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的不斷提高，就必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，明確職能，將各個(gè)門(mén)類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與單位各項(xiàng)工作同步推進(jìn)，同步發(fā)展。檔案部門(mén)既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門(mén)，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門(mén)，在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

加快檔案管理信息化步伐。信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，檔案管理必須適應(yīng)信息化要求，企事業(yè)單位為檔案部門(mén)要知難而上，積極參與信息化建設(shè)。檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案立卷歸檔、查閱檢索等業(yè)務(wù)工作。要加快檔案信息化步伐，積極開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案查閱檢索，使檔案信息化管理在檔案管理工作中充分發(fā)揮作用，更好地服務(wù)于企事業(yè)單位的管理和發(fā)展。

提高檔案管理服務(wù)水平。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用,使其充分地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。檔案管理人員要樹(shù)立“以人為本”和“工作就是服務(wù)”的觀念，以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)熱情服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)，要明確查找目的，端正服務(wù)態(tài)度，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量，以良好的服務(wù)態(tài)度和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)水平，盡職盡責(zé)，精益求精，盡最大限度滿足社會(huì)各界和人民群眾查找利用檔案得的需要，贏得社會(huì)的認(rèn)可和尊重。

增強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)。作為企事業(yè)單位檔案工作人員，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，盡快熟悉和掌握檔案工作的基本要求。要建立健全繼續(xù)教育管理制度和激勵(lì)機(jī)制，要通過(guò)檔案專業(yè)知識(shí)繼續(xù)教育，促使檔案管理人員不斷更新業(yè)務(wù)知識(shí)，進(jìn)一步提高業(yè)務(wù)能力和檔案信息化管理水平。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實(shí)效”的方針，積極為檔案專業(yè)人員提供全面、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，特別要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員保密教育，不斷增強(qiáng)保密意識(shí)和責(zé)任感，確保檔案管理無(wú)失（泄）密現(xiàn)象發(fā)生。

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[關(guān)鍵詞] 整合學(xué)校；檔案移交；檔案管理；交接工作

【中圖分類號(hào)】 G717 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A 【文章編號(hào)】 1007-4244（2014）01-204-1

一、整合學(xué)校的檔案管理與分類

學(xué)校各部門(mén)在教育教學(xué)及其它各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，應(yīng)由學(xué)校檔案室集中統(tǒng)一管理。加強(qiáng)學(xué)校檔案的科學(xué)管理，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化和制度化。學(xué)校檔案室是學(xué)校的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，由學(xué)校行政校長(zhǎng)分管，日常工作由校長(zhǎng)辦公室、教務(wù)處具體領(lǐng)導(dǎo)。檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理全校的黨群類、行政類、教育教學(xué)類、基建類、聲象類、設(shè)備類、榮譽(yù)實(shí)物類的所有檔案。根據(jù)學(xué)校檔案信息形成的規(guī)律，我們把學(xué)校檔案分為文書(shū)檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、基建檔案、人事檔案、財(cái)會(huì)檔案等。

二、檔案有效管理對(duì)學(xué)校整合工作的作用

對(duì)這些檔案的管理具有以下作用：一是可以把檔案構(gòu)成要素更加緊密地結(jié)合在一起，相互促進(jìn)，使檔案事業(yè)在復(fù)雜的環(huán)境中順利進(jìn)行；二是可以綜合運(yùn)用各種知識(shí)和技能，去尋求成功的管理經(jīng)驗(yàn)與規(guī)律；三是可以有效地管理和開(kāi)發(fā)檔案資源，最大限度地滿足知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代對(duì)檔案信息的需求。

三、學(xué)校檔案管理要求

一是對(duì)人的要求，包括對(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案干部隊(duì)伍的要求。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)所分管的檔案工作的歷史、現(xiàn)狀、今后發(fā)展思路以及檔案隊(duì)伍思想狀況、知識(shí)水平、年齡結(jié)構(gòu)等有基本的了解，以便對(duì)檔案隊(duì)伍的管理創(chuàng)新進(jìn)行有效考核，從而對(duì)管理創(chuàng)新形成強(qiáng)大的推動(dòng)力。檔案干部隊(duì)伍則要積極參與管理創(chuàng)新，在檔案管理中發(fā)揮更大的作用。二是檔案工作規(guī)章制度的要求。這些規(guī)章制度不能僅停留在以往的水平上，而要隨著社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的發(fā)展而發(fā)展。檔案工作部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)適時(shí)調(diào)整不適應(yīng)社會(huì)改革變化的檔案工作規(guī)章制度，以適應(yīng)社會(huì)實(shí)踐發(fā)展的需要。檔案工作規(guī)章制度要真正納入各項(xiàng)管理中，不能僅停留在紙面上，而應(yīng)真正和各項(xiàng)管理活動(dòng)融為一體。三是對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備的要求?，F(xiàn)代檔案管理的重要內(nèi)容就是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。不僅要有硬件設(shè)備，更重要的是檔案工作者要掌握現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用問(wèn)題，使現(xiàn)代技術(shù)特別是信息技術(shù)在檔案工作中得到普遍應(yīng)用，從而提高檔案管理的科學(xué)水平。

四、對(duì)整合學(xué)校檔案管理工作的建議

筆者結(jié)合所在學(xué)校整合后的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)合并學(xué)校的檔案管理提出以下建議：

（一）對(duì)合并前各單位的檔案應(yīng)根據(jù)原有室藏特點(diǎn)、適用范圍、利用方便的情況，采取統(tǒng)一管理、分散存放的辦法，即原檔案不動(dòng)存藏各單位合并前的檔案。然后將整合后學(xué)校的檔案，集中保存在一個(gè)檔案室；一個(gè)全宗的檔案不宜分散保管，不同全宗的檔案也不能混雜。

（二）繼續(xù)做好原單位檔案的收集、整理工作。如合并前各校的文書(shū)、教學(xué)、管理等方面，按年度計(jì)劃中項(xiàng)目的連續(xù)性在合并時(shí)未完成的項(xiàng)目等方面產(chǎn)生的檔案繼續(xù)進(jìn)行收集、整理工作。合并時(shí)，各校廢止不用的圖章、牌匾、獎(jiǎng)品、證書(shū)、校級(jí)文物、紀(jì)念品等，應(yīng)由學(xué)校的檔案部門(mén)繼續(xù)做好收集、整理、保管等項(xiàng)工作，以保持原全宗檔案的有機(jī)聯(lián)系。

（三）對(duì)合并后形成的檔案，要采取高起點(diǎn)的管理模式。按照檔案工作的規(guī)律，首先要建立適合保存檔案的專用庫(kù)房。要求恒溫、恒濕、防塵、遮光、消防安全，室藏容量在10～15年左右。其次是組建高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。這支隊(duì)伍的整體素質(zhì)要符合學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展需要，工作人員要有熱愛(ài)檔案事業(yè)的奉獻(xiàn)精神，人人要有管理檔案的較強(qiáng)能力。

（四）建立檔案網(wǎng)絡(luò)。這一網(wǎng)絡(luò)既要兼顧合并前各館（室）藏的特點(diǎn)，更要注意合并后檔案工作發(fā)展的新要求。筆者以為可取的模式是：合并后的學(xué)校設(shè)綜合檔案館，原有的各校檔案室設(shè)綜合檔案室，綜合檔案館主要負(fù)責(zé)管理好合并后的各門(mén)類檔案的同時(shí)，還必須在行政與業(yè)務(wù)上對(duì)本校所屬各分校的綜合檔案室工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，綜合檔案館為基層檔案工作服務(wù)。一方面是本專業(yè)管理體制的要求，另一方面也是綜合檔案館本身工作的需要。檔案室接受綜合檔案館的領(lǐng)導(dǎo)，繼續(xù)做好原有檔案的保管與利用，及時(shí)又要根據(jù)工作的實(shí)際需要，編制各種目錄、卡片、索引，編制各種參考資料，以便及時(shí)、主動(dòng)地提供檔案信息，為上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。

綜合檔案館成立后，按照檔案產(chǎn)生的不同來(lái)源，學(xué)校任何一個(gè)職能部門(mén)要按方便收集的原則確定相應(yīng)數(shù)量的專、兼職檔案員，這些專、兼職檔案員在行政上屬各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上由檔案館領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)做好日常檔案的收集、整理、立卷，最后移交檔案館（室）的暫時(shí)性工作。

（五）建立必要的規(guī)章制度，使檔案管理按規(guī)范化動(dòng)作。新校的檔案工作雖在起步階段，但原有各單位在檔案的業(yè)務(wù)管理模式上有較為可行的規(guī)章制度，這些原有的模式或規(guī)章制度，為新校檔案的科學(xué)而規(guī)范管理打下了良好的基礎(chǔ)。為進(jìn)一步規(guī)范學(xué)校整合學(xué)校檔案管理工作，在原先的基礎(chǔ)上重新制定制度：檔案查閱利用制度、檔案資料保管期限規(guī)定、檔案工作條例等。在新校檔案管理運(yùn)作前，要博采眾長(zhǎng)。繼承和發(fā)揚(yáng)原有規(guī)章制度的科學(xué)部分，建立和健全新的管理運(yùn)作模式，使檔案的收集、保管、利用、編研等各項(xiàng)工作按規(guī)范化、科學(xué)化的規(guī)則運(yùn)行。通過(guò)以上措施，可以為合并后的學(xué)校信息整理提供借鑒，進(jìn)行信息的整合，為以后的信息管理以及信息查詢提供方便。

總之，學(xué)校檔案的管理工作是學(xué)校工作中的一項(xiàng)重要任務(wù)，檔案的管理工作成敗，也是衡量學(xué)校工作成績(jī)的標(biāo)準(zhǔn)。隨著社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，教師和學(xué)生對(duì)檔案信息的要求將更高，檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格要求自己，做好檔案管理工作，使檔案發(fā)揮其更大的作用。

參考文獻(xiàn)：

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1傳媒企業(yè)集團(tuán)數(shù)字化檔案建設(shè)的現(xiàn)狀

首先，傳媒企業(yè)集團(tuán)的數(shù)字化檔案建設(shè)工作中隨意性較強(qiáng)。在傳統(tǒng)的傳媒企業(yè)集團(tuán)的檔案管理工作中，缺乏規(guī)范性的、系統(tǒng)性的工作程序，檔案的搜集和整理受多種因素的制約，檔案管理工作人員沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范的工作細(xì)則導(dǎo)致辦公室檔案管理混亂現(xiàn)象時(shí)常出現(xiàn)。在傳媒企業(yè)集團(tuán)中，有很多實(shí)際價(jià)值和藝術(shù)價(jià)值非常巨大的文字、音響資料，重要的文件、對(duì)外交往簽署的合同等，這些資料或文件中大部分是由企業(yè)多個(gè)單位、多個(gè)部門(mén)單獨(dú)存檔或管理，這些資料和檔案的管理需要統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理體系，以免造成資料及檔案搜集不全、遺失、損壞等情況的出現(xiàn)。

其次，傳媒企業(yè)集團(tuán)的數(shù)字化檔案建設(shè)工作中缺乏檔案管理意識(shí)。傳媒企業(yè)集團(tuán)中，很多資料、對(duì)外簽署的合同對(duì)未來(lái)傳媒信息的多層面分析、研究、項(xiàng)目開(kāi)發(fā)等都具有十分重要的意義和實(shí)際的價(jià)值。但是在實(shí)際的管理工作中，管理部門(mén)缺乏這方面的工作管理意識(shí)，造成重要資料不全、遺失等無(wú)法挽回的結(jié)局，為以后的檔案管理工作帶來(lái)相當(dāng)大的難度也是文化研究上的重大損失。

再次，傳媒企業(yè)集團(tuán)的數(shù)字化檔案建設(shè)工作中存在重視硬件建設(shè)、輕視軟件開(kāi)發(fā)的現(xiàn)象。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在工作中的多方面應(yīng)用，已經(jīng)意識(shí)到信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)所在。在集團(tuán)的檔案管理工作中，過(guò)度地重視硬件的購(gòu)置，網(wǎng)站、網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)。但是對(duì)于涵蓋傳媒企業(yè)集團(tuán)特色的軟件開(kāi)發(fā)上重視程度不夠，沒(méi)有落實(shí)限制檔案利用的條框，不適用網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的規(guī)定等，導(dǎo)致沒(méi)能充分地利用數(shù)字化檔案的優(yōu)勢(shì)，沒(méi)能有效地提高檔案的管理效率。

最后，傳媒企業(yè)集團(tuán)的數(shù)字化檔案建設(shè)工作中隊(duì)伍管理意識(shí)薄弱。傳媒企業(yè)集團(tuán)的工作性質(zhì)決定了工作內(nèi)容和工作形式，導(dǎo)致整個(gè)企業(yè)集團(tuán)的工作重心傾向于日常的采編、節(jié)目生產(chǎn)等工作，缺乏對(duì)檔案工作的整體管理，沒(méi)有形成管理檔案的團(tuán)隊(duì)和相應(yīng)的檔案管理軟硬件設(shè)備。

2傳媒企業(yè)集團(tuán)的數(shù)字化檔案建設(shè)的方法和策略

2.1建設(shè)傳媒企業(yè)集團(tuán)的數(shù)字化檔案建設(shè)工作要提高企業(yè)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的思想認(rèn)識(shí)。建設(shè)數(shù)字化檔案對(duì)于企業(yè)集團(tuán)的發(fā)展是非常重要的，領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)企業(yè)的發(fā)展負(fù)責(zé)，優(yōu)先樹(shù)立科學(xué)的、合理的思想認(rèn)識(shí)，做好思想建設(shè)才能加強(qiáng)頂層規(guī)范設(shè)計(jì)，由上而下由科學(xué)的檔案管理思想指導(dǎo)，徹底貫徹執(zhí)行。在具體的實(shí)施中，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，反饋思想，從而優(yōu)化傳媒企業(yè)集團(tuán)的數(shù)字化檔案建設(shè)工作的指導(dǎo)思想。在領(lǐng)導(dǎo)層中加強(qiáng)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)管理部門(mén)的管理，做好對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的監(jiān)督，對(duì)每一份資料和檔案都要負(fù)責(zé)，精心、盡心做好檔案數(shù)字化管理工作。

2.2建設(shè)傳媒企業(yè)集團(tuán)的數(shù)字化檔案建設(shè)工作要建立全面的規(guī)章制度。全面的規(guī)章制度是企業(yè)集團(tuán)數(shù)字化檔案管理具體工作的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。建立健全的規(guī)章制度是企業(yè)集團(tuán)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理高效完成的保障?？梢允蛊髽I(yè)集團(tuán)從宏觀角度和微觀角度同時(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化檔案建設(shè)的綜合管理。在具體的實(shí)施中，工作人員能夠明確檔案信息的采集、存儲(chǔ)、管理、利用，對(duì)所有存檔的電子文件進(jìn)行注錄、編輯等具體實(shí)際操作中的規(guī)范。實(shí)現(xiàn)全面的規(guī)章制度建設(shè)能夠確保數(shù)字化檔案建設(shè)的成功完成，每一份資料和檔案的正確整理和入檔，企業(yè)中檔案的安全管理和有效使用。

2.3建設(shè)傳媒企業(yè)集團(tuán)的數(shù)字化檔案建設(shè)工作要重視度檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的完善。傳媒企業(yè)集團(tuán)中建立有本企業(yè)特色的數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠很好地實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)信息資源的平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)檔案信息的公司內(nèi)部共享。在具體的實(shí)施中，逐步增強(qiáng)數(shù)字化檔案室的效能。加強(qiáng)檔案管理工作人員電子文件的收集、歸檔的實(shí)際操作能力，電子文件是檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)的主要組成部分，是檔案管理工作中的主體部分。加強(qiáng)電子文件的管理，可以從根本上保證并提高檔案管理的效率。在注重電子文件的數(shù)量的同時(shí)更要重視電子文件的質(zhì)量，保證文件的完整性和可利用性。真正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的價(jià)值。完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立在規(guī)范的管理模式的基礎(chǔ)上，無(wú)規(guī)矩不成方圓，檔案管理是企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部管理的重要內(nèi)容，在數(shù)字化的檔案管理中要采用統(tǒng)一的格式便于整理，統(tǒng)一的索引標(biāo)準(zhǔn)便于檔案的查找，統(tǒng)一規(guī)格的數(shù)據(jù)描述便于進(jìn)行資料的整理、對(duì)比和分析。建立數(shù)字化檔案建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)能夠很好地實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理和應(yīng)用。

2.4傳媒企業(yè)集團(tuán)的數(shù)字化檔案建設(shè)工作要完善檔案數(shù)字化的硬軟件環(huán)境建設(shè)。檔案的管理重要性不言而喻，企業(yè)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)階層做好思想建設(shè)后，要做好相關(guān)的硬軟件環(huán)境建設(shè)。在數(shù)字化檔案的建設(shè)中，需要配備一定水準(zhǔn)的計(jì)算機(jī)、掃描儀等專用設(shè)備，完善檔案數(shù)字化的硬件建設(shè)。相對(duì)而言檔案數(shù)字化的軟件建設(shè)更加復(fù)雜，難度更大。既要做好數(shù)字化檔案相應(yīng)的管理制度，還要注意計(jì)算機(jī)軟件的更新和優(yōu)化。

篇5

一、當(dāng)前房管專業(yè)檔案管理中存在的主要問(wèn)題

1.管理機(jī)構(gòu)多元化不利于房管專業(yè)檔案規(guī)范化管理

當(dāng)前，我國(guó)房管專業(yè)檔案的管理機(jī)構(gòu)情況比較復(fù)雜，各地對(duì)房管專業(yè)檔案的管理采用不同的機(jī)構(gòu)管理模式，沒(méi)有統(tǒng)一的機(jī)構(gòu)管理標(biāo)準(zhǔn)，各地呈現(xiàn)多樣化的特點(diǎn)。有的地方專門(mén)成立了負(fù)責(zé)管理整個(gè)行政區(qū)域內(nèi)所有房產(chǎn)檔案的專業(yè)機(jī)構(gòu)，如廣州市的房地產(chǎn)檔案館；有的地方有房產(chǎn)檔案館，但只保存房產(chǎn)權(quán)屬檔案，如常州市的房產(chǎn)檔案館，其只是房產(chǎn)交易中心的一內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)；也有的地方把房管專業(yè)檔案保存于綜合性檔案管理部門(mén)，如上海的浦東新區(qū)檔案館，它的主要任務(wù)是保存浦東新區(qū)政府各部門(mén)產(chǎn)生的所有檔案；還有的地方既沒(méi)有成立房管專業(yè)檔案管理部門(mén)也不把檔案移交于綜合檔案部門(mén)，而是由其相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門(mén)自行保管其產(chǎn)生的房管專業(yè)檔案?？傊?，管理機(jī)構(gòu)的多樣化對(duì)規(guī)范化管理房管專業(yè)檔案產(chǎn)生了弱化作用。這種各自為政、自我封閉的狀態(tài)不利于實(shí)現(xiàn)地區(qū)間的房管專業(yè)檔案資源共享和互動(dòng)交流，也不利于國(guó)家主管部門(mén)統(tǒng)一規(guī)范地管理。

2.檔案管理觀念和手段滯后于政府行政管理新模式

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，OA系統(tǒng)、各類業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)不斷產(chǎn)生，信息化管理已成為政府行政管理不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)。然而，目前全國(guó)各地檔案管理水平參差不齊，有少數(shù)地方管理思路先進(jìn)，信息化管理模式已初步形成，但大多數(shù)地方管理思路相對(duì)陳舊，管理手段落后。這嚴(yán)重影響了房管檔案信息的及時(shí)匯集和準(zhǔn)確、快速有效地利用。例如，在上述系統(tǒng)中，電子文件結(jié)合紙質(zhì)文件在各部門(mén)流轉(zhuǎn)，但受傳統(tǒng)檔案管理理念和手段的束縛，這些承載著業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)和結(jié)果的電子文件沒(méi)有明確的歸檔范圍和要求，業(yè)務(wù)部門(mén)只向檔案管理部門(mén)移交紙質(zhì)文件，信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)同步移交，還留在業(yè)務(wù)部門(mén)或信息化部門(mén)；而紙質(zhì)文件也只是配合信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)，沒(méi)有和信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理。檔案管理部門(mén)由于對(duì)具體業(yè)務(wù)的了解程度不夠或沒(méi)有信息系統(tǒng)的支撐，不能確定在每項(xiàng)業(yè)務(wù)中究竟會(huì)產(chǎn)生哪些檔案，因此，也只能被動(dòng)地接收整理紙質(zhì)檔案，造成兩種不同載體類型的檔案管理脫節(jié)，極大地影響了檔案的有效管理和利用。

3.規(guī)章制度陳舊與現(xiàn)實(shí)需要脫節(jié)

隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，房管專業(yè)檔案的形式、載體和內(nèi)容不斷變化，傳統(tǒng)的規(guī)章制度已經(jīng)落后于現(xiàn)實(shí)的檔案管理需要。就房管專業(yè)檔案而言，房地產(chǎn)剛起步的時(shí)候，房管專業(yè)檔案只留于紙質(zhì)，而現(xiàn)在每天都會(huì)產(chǎn)生大量的、不同材質(zhì)的房管信息數(shù)據(jù)。隨著越來(lái)越多檔案的產(chǎn)生，舊有的檔案管理規(guī)章制度已無(wú)法適應(yīng)新情況，滿足現(xiàn)實(shí)的需要。此外，其他的房管專業(yè)檔案的管理制度以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等也沒(méi)有建立起來(lái)，特別是近幾年來(lái)，隨著住房保障業(yè)務(wù)的發(fā)展，廉租房檔案、經(jīng)濟(jì)適用房檔案、公共租賃房檔案等新的業(yè)務(wù)檔案不斷產(chǎn)生，這些新的檔案材料哪些應(yīng)該納入房管專業(yè)檔案管理范圍，應(yīng)當(dāng)如何進(jìn)行管理才能有效為社會(huì)提供服務(wù)，這些問(wèn)題都需要房管專業(yè)檔案管理部門(mén)制定明確的新標(biāo)準(zhǔn)。

4.檔案管理模式落后于時(shí)展

由于房管專業(yè)檔案關(guān)系民生，因此在平時(shí)工作中的利用率非常高，檔案產(chǎn)生部門(mén)出于查找便利的目的，習(xí)慣于將檔案存放在本部門(mén)。因此，現(xiàn)有的房管專業(yè)檔案保管分散，管理模式多種多樣，省(市)局級(jí)的房管各業(yè)務(wù)部門(mén)、各事業(yè)單位、各區(qū)縣自成系統(tǒng)，各管各的，整個(gè)房管系統(tǒng)各部門(mén)間形成了小而全的分散型檔案管理模式。然而很多單位無(wú)論是資金、技術(shù)、人員還是庫(kù)房等軟、硬件設(shè)施都不具備長(zhǎng)期保管檔案的條件；檔案的保管需要大量人力、物力，這種管理模式容易造成部門(mén)間重復(fù)投資，造成不必要的浪費(fèi)；再有紙質(zhì)檔案的大量產(chǎn)生和堆積不僅使行政成本上升，也給保管帶來(lái)不便，甚至容易引發(fā)火災(zāi)，存在不少隱患。這種分散型的管理模式使得在數(shù)字化信息化時(shí)代各區(qū)縣各部門(mén)的檔案信息資源無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享，不利于檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，造成了資源浪費(fèi)。

傳統(tǒng)型的管理模式也是一種被動(dòng)型和后置式的管理模式，基本上是一種“看門(mén)守?cái)偂?、“坐等上門(mén)”的被動(dòng)管理服務(wù)方式。在檔案的接收上，沒(méi)有參與到整個(gè)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的過(guò)程中，而只是等待業(yè)務(wù)結(jié)束后，負(fù)責(zé)文件材料的接收整理；在檔案的服務(wù)利用上也是一種封閉和半封閉的狀態(tài)，豐富的檔案信息資源遠(yuǎn)未得到充分開(kāi)發(fā)利用，開(kāi)放檔案的工作也無(wú)法適應(yīng)社會(huì)各方面的發(fā)展需要。

5.人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理和素質(zhì)有待提高

由于某種社會(huì)歷史原因造成了人們?cè)趥鹘y(tǒng)觀念上認(rèn)為檔案工作就是悠閑、輕松但又單調(diào)、乏味與社會(huì)脫節(jié)的工作。因此一些年齡偏大的人員往往會(huì)被調(diào)到檔案部門(mén)，使得當(dāng)前從事檔案工作的人員整體業(yè)務(wù)水平不高、年齡偏大、隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理，制約了檔案業(yè)的發(fā)展。

二、對(duì)房管專業(yè)檔案創(chuàng)新管理的幾點(diǎn)建議

為了更好地管理房管專業(yè)檔案，服務(wù)民生，服務(wù)大眾，檔案的管理部門(mén)需要更新管理思路，創(chuàng)新管理模式和管理方法，變檔案資源的分散管理為集中統(tǒng)一管理，強(qiáng)化檔案部門(mén)的管理主體地位和服務(wù)功能。對(duì)此，筆者提出以下幾點(diǎn)建議：

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，統(tǒng)一房管專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)

針對(duì)當(dāng)前房管專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)多樣化的現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為房管系統(tǒng)檔案管理部門(mén)可參照城建檔案管理的機(jī)構(gòu)設(shè)置，成立專業(yè)房管檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)整個(gè)行政區(qū)域內(nèi)所有的房管檔案的集中保管，統(tǒng)籌統(tǒng)一管理房管檔案，包括房地產(chǎn)權(quán)屬檔案、保障性住房檔案、拆遷檔案、物業(yè)檔案等行政管理部門(mén)產(chǎn)生的檔案，也應(yīng)包含各房產(chǎn)管理協(xié)會(huì)、各房產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司、拆遷公司和物業(yè)公司等產(chǎn)生的各類檔案資料。

2.更新檔案管理思路和手段，逐步實(shí)現(xiàn)房管專業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化管理

更新房管專業(yè)檔案管理的思路，關(guān)鍵在于房管行業(yè)的檔案從業(yè)人員要樹(shù)立檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的理念，要把大的行政區(qū)域(省、自治區(qū)、直轄市)的房管專業(yè)檔案作為一個(gè)整體進(jìn)行管理，要有檔案管理發(fā)展的規(guī)劃方向。并針對(duì)房屋管理的特點(diǎn)，統(tǒng)一行業(yè)檔案分類目錄，明確各類業(yè)務(wù)的專業(yè)檔案歸檔范圍；對(duì)入庫(kù)的檔案、資料進(jìn)行嚴(yán)格區(qū)分，實(shí)行整個(gè)大的行政區(qū)域的分類管理，實(shí)現(xiàn)房管行業(yè)檔案管理

的統(tǒng)一性和標(biāo)準(zhǔn)化。

加強(qiáng)房管專業(yè)檔案的信息化建設(shè)，是滿足當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要。為此，必須推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，建立房管檔案信息資源基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)群，實(shí)現(xiàn)房管檔案信息資源的高度共享和利用，實(shí)現(xiàn)庫(kù)藏檔案的信息化自動(dòng)管理。

3.樹(shù)立法制意識(shí)，建立統(tǒng)一的房管專業(yè)檔案管理的規(guī)章制度

房地產(chǎn)行業(yè)涉及的部門(mén)繁多，產(chǎn)生的檔案內(nèi)容豐富，有房地產(chǎn)市場(chǎng)管理、拆遷管理、物業(yè)管理和住房保障管理等，但是到目前為止相關(guān)的法律法規(guī)僅有住房建設(shè)部分別于2001年、2006年通過(guò)的《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》、《城鎮(zhèn)廉租住房檔案管理辦法》，這兩個(gè)《辦法》對(duì)權(quán)屬檔案和廉租房檔案有明確的管理規(guī)定。有關(guān)其他類型的房管專業(yè)檔案管理方面的規(guī)章制度還需要在實(shí)踐工作中不斷摸索、探尋，從而逐步制定和不斷完善統(tǒng)一管理的規(guī)定或辦法，為房管專業(yè)檔案的規(guī)范化管理提供理論依據(jù)。

4.創(chuàng)新檔案管理模式和方法，實(shí)行集中化管理和全程化管理的模式

針對(duì)分散型的管理模式，筆者認(rèn)為可在房管專業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)上，統(tǒng)一各單位各部門(mén)的實(shí)體檔案管理模式，建立行政區(qū)域內(nèi)統(tǒng)一的房管專業(yè)檔案--資料數(shù)據(jù)庫(kù)，共享檔案信息，使房管專業(yè)檔案信息在統(tǒng)一的平臺(tái)上進(jìn)行管理、查詢，提高工作效率，為公眾利用檔案提供便利。

針對(duì)被動(dòng)式的管理模式，筆者建議建立全程化管理的檔案管理模式。傳統(tǒng)的檔案管理模式往往比較滯后，檔案一般都是定期移交給檔案管理部門(mén)，且移交后還要經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的整理和數(shù)字化，之后才能查閱利用，如在整理期間需查閱某份檔案，無(wú)疑是大海撈針，且未必能找到，給工作造成了很大不便。因此，改變檔案的滯后管理迫在眉睫。全程化的檔案管理模式是在統(tǒng)一行政區(qū)域內(nèi)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上，實(shí)行電子文件取代紙質(zhì)檔案全程同步歸檔，做到檔案即時(shí)歸檔，即時(shí)提供查閱，將檔案管理貫穿到整個(gè)行政區(qū)域的房管管理的公文處理和業(yè)務(wù)辦件的整個(gè)過(guò)程中，對(duì)該過(guò)程產(chǎn)生的需要?dú)w檔的各類資料進(jìn)行即時(shí)的跟蹤管理，且把歸檔作為整個(gè)公文處理和業(yè)務(wù)辦件辦結(jié)的標(biāo)志。這種全程化管理模式可以有效地提高檔案的利用效率。

篇6

本人結(jié)合多年的管理經(jīng)驗(yàn)，從以下兩個(gè)方面去努力。

一、加大收集渠道

1掌握建設(shè)項(xiàng)目檔案收集的方法 。檔案收集可以體現(xiàn)企業(yè)的管理質(zhì)量和水平。檔案收集方法應(yīng)體現(xiàn)跟蹤收集和管理的原則。由于文件材料門(mén)類繁多， 要明確規(guī)定企業(yè)檔案應(yīng)具備的質(zhì)量和數(shù)量要求，移交時(shí)間等，把項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔納入具體要求中來(lái)，收集的難點(diǎn)是一些影像和圖章的簽署，一些重要的資料必須要加蓋并完備簽署，項(xiàng)目檔案的管理工作必須從重視收集工作開(kāi)始。協(xié)調(diào)各部門(mén)做到從上而下，層層有人負(fù)責(zé)，防止和減少文件資料的流失。

2.文件材料的收集. 檔案的收集在系統(tǒng)中進(jìn)行操作以外，還必須有一套完整的紙質(zhì)的登記冊(cè)，防治登記檔案造成無(wú)法挽回的損失；新建檔案和補(bǔ)充材料錄入系統(tǒng)后，要及時(shí)處理入庫(kù)，新建檔案和補(bǔ)充材料的收集情況要進(jìn)行檢查復(fù)核。做到收集工作的檢查和指導(dǎo)隨時(shí)定期收集相結(jié)合。設(shè)置檔案柜檔案入柜存放，按照統(tǒng)一存放檔案外還要陳列，建立健全文件資料的收集歸檔制度、加強(qiáng)對(duì)平時(shí)收集工作的檢查和指導(dǎo)工作。保存下來(lái)的有價(jià)值的珍貴實(shí)物，要做到隨時(shí)收集和定期收集相結(jié)合 ，進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，嚴(yán)要求嚴(yán)格對(duì)照檔案的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)文件材料形成時(shí)間的規(guī)律主動(dòng)收集，加強(qiáng)與各部門(mén)的溝通，避免歸檔時(shí)遺漏。在整個(gè)準(zhǔn)備過(guò)程中做到資料多不雜，專職檔案管理人需要對(duì)檔案資料進(jìn)行加工，變死材料為活信息，為開(kāi)展各項(xiàng)管理工作提供可靠的檔案信息資源。優(yōu)化檔案管理的條件，加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。

二、加強(qiáng)管理意識(shí)

1.加強(qiáng)檔案培訓(xùn)提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理信息化是社會(huì)對(duì)檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。舉辦檔案管理員培訓(xùn)認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論，學(xué)會(huì)利用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)提高檔案工作者素質(zhì)。同時(shí)注重檔案收集加強(qiáng)過(guò)程管理。檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握， 請(qǐng)專職檔案員定期對(duì)全體檔案員開(kāi)展培訓(xùn)學(xué)習(xí)資料鑒定和編號(hào)和立卷、檢索工具的編制等方面知識(shí)，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，提高檔案員的業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作抓好每年歸檔工作。各類文件、材料能否齊全、完整地按期歸檔是能否做好檔案工作的一個(gè)基礎(chǔ)，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。

2.利用現(xiàn)代化技術(shù)，提升檔案利用價(jià)值的同時(shí)也解決檔案管理費(fèi)問(wèn)題。既可以像青島市人才流動(dòng)服務(wù)中心一樣開(kāi)展以證書(shū)認(rèn)定和工作履歷認(rèn)定等為基礎(chǔ)誠(chéng)信檔案，可以改革人事檔案材料的收集范圍，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，將人力資源管理和人才職業(yè)發(fā)展的材料收入歸檔范圍內(nèi)，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來(lái)，按文件形成的先后順序排列，在取消檔案管理費(fèi)后，可以充分利用檔案的價(jià)值，為單位和個(gè)人提供新的個(gè)性化的人才服務(wù)，收取一定的服務(wù)費(fèi)。利用計(jì)算機(jī)提高檔案工作，降低了人為因素的影響，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，可以收到事半功倍的效果。

篇7

【關(guān)鍵詞】圖書(shū)館 檔案管理 問(wèn)題 改進(jìn)措施

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大量的信息處理已經(jīng)脫離了手工操作，在圖書(shū)檔案管理方面，傳統(tǒng)的手工檔案存檔、歸類、整理及查詢遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)在學(xué)校發(fā)展的需要。中職學(xué)校圖書(shū)館檔案管理工作存在諸多問(wèn)題，急待改進(jìn)。

一、中職學(xué)校圖書(shū)館檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)圖書(shū)檔案管理重視不夠。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、保管的事務(wù)性工作，不是學(xué)校的主要工作，不能給學(xué)校創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”就行了。輕視檔案管理的思想都表明了一些人對(duì)檔案管理缺乏了解，忽視檔案管理已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

（二）圖書(shū)館設(shè)備太落后。學(xué)校圖書(shū)館大多沒(méi)有實(shí)現(xiàn)設(shè)施、設(shè)備的現(xiàn)代化，圖書(shū)檔案的分類、編目、存檔、歸類、整理以及讀者對(duì)文獻(xiàn)的檢索等等工作還是原始的傳統(tǒng)的手工操作，不論是圖書(shū)檔案管理員、還是讀者，要完成一項(xiàng)任務(wù)都需要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間，耗費(fèi)很大的精力。

（三）圖書(shū)館制度不健全。中職學(xué)校在管理中雖然制定了使用與本單位的、較為健全的教育、教學(xué)等方面的管理制度和各級(jí)各類人員工作職責(zé)，但涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒(méi)有建立一套科學(xué)的檔案管理制度，沒(méi)有統(tǒng)一祿準(zhǔn)，缺乏統(tǒng)一管理，很多文件材料沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)整理歸檔，管理混亂。中職學(xué)校的檔案形成于學(xué)校日常管理、教研活動(dòng)和教研成果的開(kāi)發(fā)推廣中，檔案材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，如果沒(méi)有健全的檔案管理制度，是很難保證檔案材料收集完整。

（四）圖書(shū)館管理不到位。在中職學(xué)校，圖書(shū)館檔案管理工作并沒(méi)有受到應(yīng)有的仲好似，主要表現(xiàn)在幾個(gè)方面：一時(shí)缺乏專職檔案員負(fù)責(zé)圖書(shū)館檔案的收集、整理工作；二是大難管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)單?。蝗巧贁?shù)中職學(xué)校沒(méi)有專用檔案室，檔案無(wú)法集中管理，缺乏保護(hù)措施，不利于檔案的管理。

（五）利用不充分。圖書(shū)館是中職學(xué)校的窗口部門(mén)，圖書(shū)館的工作會(huì)產(chǎn)生大量具有保存價(jià)值的檔案材料，為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作和科研的重要資料。充分利用已收集的檔案資料，對(duì)圖書(shū)館的發(fā)展有著十分重要的作用。但由于檔案管理意識(shí)落后，許多學(xué)校的圖書(shū)館的檔案管理基本上都屬于重藏輕用，造成了圖書(shū)館但當(dāng)唉資源的浪費(fèi)。

二、改進(jìn)中職學(xué)校圖書(shū)館檔案管理工作的措施

圖書(shū)館檔案是中職學(xué)校圖書(shū)館工作的一個(gè)重要組成部分，它真實(shí)地記載著一個(gè)學(xué)校圖書(shū)館在每一個(gè)歷史時(shí)期的發(fā)展軌跡，具有很強(qiáng)的信息利用價(jià)值。因此，學(xué)校的檔案工作應(yīng)著眼于今后的發(fā)展，既要適應(yīng)今后管理的基礎(chǔ)工作，又要盡快運(yùn)用現(xiàn)代劃管理理論和科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視。領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好中職學(xué)校圖書(shū)檔案管理工作的重要條件。一個(gè)學(xué)校檔案工作管理的怎么樣，與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有很大關(guān)系。要做好圖書(shū)館檔案工作，首先要積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持。

（二）配備專職檔案管理人員。學(xué)校一方面要指定有責(zé)任心、能吃苦的同志專職負(fù)責(zé)檔案管理工作；另一方面也要加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理人員。此外，作為檔案管理人員，也要注重自身專業(yè)水平的提高，通過(guò)自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)關(guān)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。

（三）配備先進(jìn)的軟硬件設(shè)施設(shè)備。硬件是提高中職學(xué)校檔案水平的基礎(chǔ)，也是檔案管理質(zhì)量的重要保障。把檔案設(shè)施建設(shè)列入學(xué)?；窘ㄔO(shè)的總體規(guī)劃，配置足夠的檔案庫(kù)房，庫(kù)房?jī)?nèi)可適當(dāng)配備空調(diào)、去濕機(jī)以及防蟲(chóng)、防火、防盜等基本設(shè)備；按需配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。以提高工作效率。在軟件方面，應(yīng)安裝檔案管理軟件，把檔案錄入計(jì)算機(jī)，建立電子檔案，極大地提高圖書(shū)館檔案管理中存儲(chǔ)、處理、開(kāi)發(fā)利用檔案信息的能力，以實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館檔案管理的現(xiàn)代化。

（四）建立健全檔案管理制度。建立健全檔案管理制度，是搞好檔案工作的前提條件。圖書(shū)館應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案文件規(guī)定，結(jié)合學(xué)校圖書(shū)館的實(shí)際情況，制定出科學(xué)的檔案管理制度，建立科學(xué)的檔案組織管理和運(yùn)行機(jī)制，建立檔案管理工作責(zé)任制，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案管理工作做到按章辦事、按規(guī)操作、妥善保管。建立健全檔案管理制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性；第二，簡(jiǎn)明實(shí)用；第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性，既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工；第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門(mén)既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門(mén)，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門(mén)。在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，要做到有功必賞、有過(guò)必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

（五）科學(xué)分類?？茖W(xué)分類就是按照檔案部門(mén)的要求，根據(jù)圖書(shū)館的實(shí)際情況，按部門(mén)，內(nèi)容等，分成不同類別。一是黨群類。包括上級(jí)文件、校內(nèi)文件、計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度等。二是業(yè)務(wù)類。包括個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的報(bào)表、工作日志、各類活動(dòng)等。三是人事類。包括職稱晉升、考勤、考核、職工培訓(xùn)及進(jìn)修情況等。圖書(shū)館的檔案收集通過(guò)科學(xué)分類，便于系統(tǒng)地查找利用。

（六）電子歸檔。檔案信息化建設(shè)是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，也是現(xiàn)代檔案管理的基礎(chǔ)，是檔案管理現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。為此，中職學(xué)校圖書(shū)檔案管理中，要逐步實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞、利用檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。它對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，已盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

（七）提高服務(wù)水平。檔案管理人員要樹(shù)立“工作就是服務(wù)“的觀念。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量，服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度。

中職學(xué)校圖書(shū)館是學(xué)校的重要組成部分，也是學(xué)校檔案的重要組成部分檔案管理工作不是一朝一夕的工作，而一個(gè)漫長(zhǎng)的從觀念到技術(shù)再到實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程，是中職學(xué)?；A(chǔ)建設(shè)的一部分。在中職學(xué)校的橫向比較過(guò)程中，除了辦學(xué)的師資力量，現(xiàn)代化的校園管理方式也是學(xué)校綜合能力的集中體現(xiàn)，因此圖書(shū)管理工作對(duì)學(xué)校的和總體實(shí)力是非常重要的做好中職學(xué)校圖書(shū)館檔案工作，對(duì)于提高圖書(shū)館的管理水平，對(duì)學(xué)校的教育和科研都起著十分重要的作用。

參考文獻(xiàn)：

篇8

一、高校實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的重要意義和作用

在當(dāng)今信息時(shí)代的形勢(shì)發(fā)展需求下，高校檔案信息化建設(shè)擺在了十分突出的位置，只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)和科學(xué)管理，建立多功能管理的信息化檔案體系，才能為本單位和社會(huì)各界、廣大公眾提供準(zhǔn)確、有效、全面、權(quán)威的檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用價(jià)值。

（一）實(shí)施檔案信息化建設(shè)，有利于提高檔案信息收集的完整性和時(shí)效性

建設(shè)一個(gè)科學(xué)和完善的檔案信息化體系，原始信息資料的采集是關(guān)鍵，隨著現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)以及高校內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的日趨完善，各部門(mén)和院（系）之間相互聯(lián)通，信息資源的收集由點(diǎn)及面，不斷增大信息資源數(shù)據(jù)容量，確保信息收集的完整性，電子文件的收集直接通過(guò)郵件或本單位局域網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)手段傳輸匯集，是一種相當(dāng)普及與便捷的方法。

（二）強(qiáng)化檔案信息化管理，有助于提升檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。

實(shí)現(xiàn)檔案信息化，主要目的是通過(guò)現(xiàn)代高科技的網(wǎng)絡(luò)手段為信息利用者提供快速、準(zhǔn)確和全面的信息，提高檔案的利用率和利用價(jià)值，促使檔案工作的管理方法、工作方式、信息處理等環(huán)節(jié)不斷改進(jìn)，從而推動(dòng)檔案管理工作流程更加科學(xué)化、規(guī)范化和制度化。

（三）完善檔案信息化體系，有利于實(shí)現(xiàn)高效快捷的信息檢索

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和時(shí)間的推移，高校的檔案數(shù)量與日俱增，如果僅僅依靠傳統(tǒng)的查找方法和落后的檢索工具，難于適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展需要，阻礙了檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，只有不斷完善檔案信息化體系，找出適用于本單位局域網(wǎng)信息組織與管理的方法，及時(shí)解決好各方面技術(shù)的銜接問(wèn)題，不斷優(yōu)化計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索系統(tǒng)，將促進(jìn)檔案的服務(wù)質(zhì)量大大提高。

（四）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，有利于更好地開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源

如果說(shuō)信息采集是基礎(chǔ)，管理是過(guò)程，開(kāi)發(fā)利用并提供服務(wù)則是檔案管理工作的最終目標(biāo)，“檔案工作的目的之一是開(kāi)發(fā)利用，利用工作開(kāi)展得好壞是檢驗(yàn)檔案工作的最佳尺度”[2]。檔案信息化建設(shè)管理目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)信息的開(kāi)發(fā)與利用，檔案信息資源共享成為信息社會(huì)中檔案利用工作的新要求。檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用是檔案工作矛盾運(yùn)動(dòng)的必然結(jié)果，是滿足檔案信息利用社會(huì)化的實(shí)際需要，是時(shí)展的客觀要求，為此，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是為社會(huì)提供強(qiáng)有力的信息保障。

二、當(dāng)前檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中存在的問(wèn)題

近年來(lái)，高校在實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中取得了很大的進(jìn)步，特別是電子檔案的出現(xiàn)給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來(lái)了一場(chǎng)革命，檔案信息化的管理優(yōu)勢(shì)亦為人們所認(rèn)識(shí)，但在日常的檔案管理工作中還存在一些問(wèn)題亟待進(jìn)一步解決。

（一）檔案信息化建設(shè)意識(shí)淡薄

長(zhǎng)期以來(lái)，傳統(tǒng)的檔案管理觀念在一些人的意識(shí)之中根深蒂固，檔案材料的書(shū)寫(xiě)和形成中就存在不規(guī)范、不統(tǒng)一問(wèn)題，特別是原始資料交接不及時(shí)，往往造成大量的信息資源被丟失。同時(shí)，由于檔案信息化管理意識(shí)淡薄，某些部門(mén)、院（系）還自行保管紙質(zhì)檔案資料，造成檔案信息收集不齊全與滯后問(wèn)題，嚴(yán)重地影響了檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，阻礙檔案管理信息化的發(fā)展進(jìn)程。

（二）檔案安全意識(shí)薄弱

高校實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，大大地突破了檔案利用的時(shí)空限制，使檔案信息資源利用變得更加方便和快捷，但由于某些檔案工作人員的檔案保密意識(shí)和檔案安全意識(shí)嚴(yán)重滯后，使用未經(jīng)殺毒的外來(lái)移動(dòng)磁盤(pán)、鏈接互聯(lián)網(wǎng)等等，極容易造成檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯(cuò)亂、丟失、病毒入侵、重要文件資料在網(wǎng)絡(luò)上流傳等等的問(wèn)題。

（三）檔案管理人員業(yè)務(wù)能力薄弱

檔案信息的管理和利用很大程度上受到檔案工作人員業(yè)務(wù)水平的制約，不少部門(mén)、院（系）的檔案管理人員由辦公室管理員兼任，未經(jīng)過(guò)專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，人員崗位流動(dòng)性頻繁，部分管理人員在工作中只能是“摸著石頭過(guò)河”。由于檔案管理人員不熟悉信息技術(shù)，有的檔案管理人員還只滿足于使用計(jì)算機(jī)管理檔案目錄，未能掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)，未能使檔案信息多元化、拓展檔案應(yīng)用領(lǐng)域。近年來(lái)，隨著檔案載體向著檔案數(shù)字化的方向發(fā)展，高校普遍對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行了電子化處理，并在此基礎(chǔ)上建立了電子閱覽室，隨著檔案軟硬件設(shè)備的更新?lián)Q代極大地改變了傳統(tǒng)的檔案管理工作的方式方法，但從目前情況看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更是缺之又缺，檔案隊(duì)伍不穩(wěn)，人才流失嚴(yán)重的境況。

三、推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

目前，高校的檔案管理工作已逐漸向制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化方向發(fā)展，但在發(fā)展的進(jìn)程中仍要不斷改進(jìn)檔案管理工作模式，穩(wěn)步、扎實(shí)地推進(jìn)檔案信息化的建設(shè)。

（一）建立一支人員穩(wěn)定、業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)高的檔案隊(duì)伍

推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵是人才，隨著計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用和發(fā)展，對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)、管理能力、操作能力等方面提出了新的、更高的要求。任何先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)應(yīng)用都離不開(kāi)人去掌握運(yùn)用，因此，高校檔案信息化建設(shè)程度的高低很大程度上取決于人的素質(zhì)，沒(méi)有一支知識(shí)結(jié)構(gòu)合理、人員穩(wěn)定的檔案隊(duì)伍，難于適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展需要。要不斷通過(guò)各種渠道、多種形式加強(qiáng)檔案管理人員再教育，促使檔案管理人員不斷更新業(yè)務(wù)知識(shí)，特別是計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)。只有努力培養(yǎng)和打造一支具備現(xiàn)代檔案管理知識(shí)的高素質(zhì)檔案隊(duì)伍，才能切實(shí)擔(dān)當(dāng)起實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重任。由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開(kāi)發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就要求檔案管理隊(duì)伍要相對(duì)穩(wěn)定，要具有熟悉的電子計(jì)算機(jī)操作的信息技術(shù)專業(yè)人才，使之能適應(yīng)當(dāng)前高校檔案工作現(xiàn)代化管理之需要。

（二）加大宣傳力度，增強(qiáng)隊(duì)伍的檔案信息化建設(shè)意識(shí)，加強(qiáng)檔案人員的事業(yè)心和責(zé)任感

長(zhǎng)期以來(lái)，由于人們特別是某些領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不足，使得檔案工作經(jīng)常處在可有可無(wú)的輔質(zhì)的尷尬境地，嚴(yán)重阻礙了檔案工作的健康發(fā)展。因此，搞好檔案管理工作關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)思想通了、認(rèn)識(shí)深刻了，做好檔案工作就能起到事半功倍的效果；其次要逐步提高檔案工作人員對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理重要性的認(rèn)識(shí)，這就要求檔案工作人員在收集檔案資料時(shí)，做到口勤、手勤、腳勤，收集齊全完整、內(nèi)容真實(shí)可靠的檔案材料，及時(shí)追補(bǔ)和不斷補(bǔ)充新的資料，將收集的紙質(zhì)資料迅速進(jìn)行電子化處理，提高檔案工作的效率和水平。

（三）建立和完善檔案信息化管理的規(guī)章制度

檔案信息化的建設(shè)離不開(kāi)一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)章制度，沒(méi)有一套行之有效的規(guī)章制度，難以保證檔案管理工作的順利開(kāi)展。因此，要根據(jù)工作的實(shí)際需要，制定和完善檔案管理規(guī)章制度，例如制訂一套如《檔案歸檔制度》、《檔案保密制度》、《數(shù)字檔案?jìng)浞葜贫取?、《網(wǎng)絡(luò)安全管理制度》、《檔案人員崗位責(zé)任制》等等，通過(guò)規(guī)章制度管人，使檔案管理工作做到有章可循。同時(shí)要規(guī)范操作標(biāo)準(zhǔn)和流程，如歸檔電子文件（檔案）存儲(chǔ)要按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》操作，存儲(chǔ)歸檔電子文件信息數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)設(shè)備一定要安全可靠，并且要不斷更新備份設(shè)備，嚴(yán)防電子檔案被清洗、丟失，確保信息化檔案信息安全及資源的有效利用，通過(guò)一系列的規(guī)章制度和規(guī)范化管理，使檔案信息化管理工作逐步走上良性的循環(huán)軌道。

（四）建立檔案信息安全保障體系，逐步完善檔案信息安全管理體制

要充分為信息利用人提供準(zhǔn)確、完整、有效的信息資源，必須加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理和維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。一是檔案部門(mén)的內(nèi)部局域網(wǎng)必須切實(shí)與公共網(wǎng)絡(luò)實(shí)行物理隔離，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?；二是要加?qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的管理，應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行異地脫機(jī)備份；三是為信息利用人提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的同時(shí)，要認(rèn)真采用身份認(rèn)證、密鑰管理、防火墻等安全防護(hù)措施，確保檔案信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸和利用過(guò)程中的系統(tǒng)安全。

（五）加大專項(xiàng)資金的投入，不斷更新軟硬件設(shè)備

俗語(yǔ)說(shuō)：“巧婦難為無(wú)米之炊”，檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)軟硬件的更新?lián)Q代，檔案管理專用軟件、電子計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、高速掃描儀、縮微機(jī)、刻錄機(jī)、開(kāi)通內(nèi)部局域網(wǎng)、配套信息安全防護(hù)措施等等，都需要投入大筆的資金，如果沒(méi)有一定的設(shè)備投入，檔案信息化建設(shè)只能是紙上談兵。

總之，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)不是檔案部門(mén)的單一工作，也不能僅僅單憑幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與和配合，因此，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學(xué)、更先進(jìn)的管理方法，使檔案信息化建設(shè)工作達(dá)到質(zhì)的飛躍。

參考文獻(xiàn)：

篇9

一、新時(shí)期檔案管理工作的問(wèn)題

新形勢(shì)下，雖然數(shù)字化檔案的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，其作用也愈加明顯。但由于管理制度不完善，一些管理人員素質(zhì)偏低，婦幼保健檔案管理仍然面臨以下問(wèn)題。

（一）婦幼保健檔案的原稿管理被忽視。為方便打印，人們習(xí)慣應(yīng)用計(jì)算機(jī)起草和制作文件。但文稿一旦打印完成后，很多人容易忽視文件管理。多數(shù)人不注重加強(qiáng)電子文件管理工作，或者未能將其保留下來(lái)，文件被清除或被新的文件夾覆蓋。一些人員忽視保護(hù)文件夾，對(duì)文件任意進(jìn)行增減、刪除或篡改操作，導(dǎo)致原始的電子文件面目全非。

（二）婦幼保健檔案的?w檔管理不被重視。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案都是在文件形成后，由管理人員分類和編號(hào)，然后交由管理部門(mén)和工作人員管理。紙質(zhì)檔案使用時(shí)間長(zhǎng)，工作人員經(jīng)驗(yàn)豐富，總結(jié)出行之有效的工作流程、方法和原則，相關(guān)制度較成熟，有利于提升婦幼保健檔案管理水平。而數(shù)字化檔案寫(xiě)在磁盤(pán)上，方便修改，制作和修改完成后存儲(chǔ)于磁盤(pán)中，并保留在信息數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檔案信息資源共享。但由于數(shù)字化檔案生成環(huán)境特殊，從制作到歸檔，不能按照紙質(zhì)檔案方式進(jìn)行，婦幼保健檔案歸檔管理也容易被忽視，制約管理水平的提升。

（三）婦幼保健檔案的安全管理不足。數(shù)字化檔案如果被盜取，其受損壞程度往往比較嚴(yán)重，甚至導(dǎo)致婦幼保健檔案數(shù)據(jù)資料難以恢復(fù)。一些單位忽視建立完善的管理制度措施，安全管理不被重視，安全防護(hù)技術(shù)手段不足，未能綜合應(yīng)用防火墻技術(shù)、密鑰技術(shù)等，安全管理制度措施沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行。

二、新時(shí)期檔案管理工作的創(chuàng)新對(duì)策

為彌補(bǔ)婦幼保健檔案管理的不足，根據(jù)新時(shí)期和新形勢(shì)，以提高管理水平為目的，筆者認(rèn)為應(yīng)該從以下方面入手，采取優(yōu)化和創(chuàng)新策略。

（一）加強(qiáng)婦幼保健檔案的原稿管理。數(shù)字化檔案制作或打印之后，不能任意刪除或修改，而應(yīng)該加強(qiáng)原稿管理，做好存儲(chǔ)和備份工作。同時(shí)注重文件收集，與紙質(zhì)檔案完全不同的是，數(shù)字化文件收集方式、范圍和要求也不同。草稿文件一般不具備正式的文件功能，可以不保留。對(duì)具有輔助作用的文件、正式的文件應(yīng)該做好搜集工作，進(jìn)行整理和歸檔。并與紙質(zhì)檔案建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，方便查閱和使用。還可以將其制作成紙質(zhì)拷貝件或微縮品，避免檔案丟失。

（二）完善規(guī)章制度，加強(qiáng)婦幼保健檔案的歸檔管理。完善婦幼保健檔案管理規(guī)章制度，推動(dòng)管理工作制度化和規(guī)范化。明確相關(guān)人員職責(zé)和權(quán)限，讓他們有效適應(yīng)檔案管理需要，嚴(yán)格落實(shí)制度措施。重視檔案綜合利用，加強(qiáng)管理，使管理和利用工作更為有效地開(kāi)展下去。婦幼保健檔案歸檔過(guò)程中，可采用硬盤(pán)存儲(chǔ)或外部載體保存，避免受到不必要的損失。

（三）重視婦幼保健檔案的安全管理。重視軟件維護(hù)，確保婦幼保健檔案安全有效運(yùn)營(yíng)。完善安全管理措施，預(yù)防安全隱患發(fā)生，明確管理人員職責(zé)和權(quán)限，讓他們有效開(kāi)展安全管理工作。加強(qiáng)軟件和系統(tǒng)更新維護(hù)，確保婦幼保健檔案存儲(chǔ)設(shè)備安全。落實(shí)專機(jī)專用制度，保證檔案存儲(chǔ)設(shè)備處于良好性能和運(yùn)營(yíng)狀態(tài)。注重婦幼保健檔案?jìng)浞荩苊獬霈F(xiàn)安全隱患。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防火墻建設(shè)，重視安全密鑰的使用，合理設(shè)置密碼，防止受到攻擊和破壞。做好備份工作，綜合應(yīng)用加密技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)、數(shù)字簽名、信息備份與恢復(fù)等措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)婦幼保健檔案的有效管理，確保其安全可靠。

（四）提高婦幼保健檔案管理人員的素質(zhì)。建立完善的管理制度，明確管理的目的、流程和方法。落實(shí)管理責(zé)任制，讓每個(gè)管理人員有效開(kāi)展管理工作。這樣既能預(yù)防安全隱患，還能推動(dòng)檔案管理規(guī)范化和制度化，保障檔案管理效率提升。引進(jìn)基礎(chǔ)扎實(shí)、責(zé)任心強(qiáng)、信息技術(shù)應(yīng)用水平高的管理人員，實(shí)現(xiàn)對(duì)婦幼保健檔案的有效管理。完善管理培訓(xùn)制度，學(xué)習(xí)理論和前沿知識(shí)，促進(jìn)婦幼保健檔案管理效率提升。管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握檔案管理制度和規(guī)范要求，提高計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)水平，有效利用其開(kāi)展婦幼保健檔案管理工作。積極參與檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，豐富理論知識(shí)，增強(qiáng)動(dòng)手操作能力，提升婦幼保健檔案管理水平。

（五）優(yōu)化婦幼保健檔案管理服務(wù)方式。綜合利用多媒體技術(shù)、光盤(pán)制作技術(shù)、信息技術(shù)，為用戶提供個(gè)性化服務(wù)，促進(jìn)婦幼保健檔案資源共享。為用戶提供在線咨詢服務(wù)，完善婦幼保健檔案咨詢平臺(tái)，嚴(yán)格各項(xiàng)操作，優(yōu)化管理服務(wù)方式。

篇10

一、建立集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

加強(qiáng)對(duì)國(guó)土檔案工作的集中統(tǒng)一管理、是國(guó)土檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。要遵照統(tǒng)—領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一管理的原則。各級(jí)國(guó)土管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該成立國(guó)土檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，確定專人負(fù)責(zé)，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。由基層工作人員，兼職國(guó)土檔案員，在上級(jí)專職檔案員的幫助下，形成全系統(tǒng)的檔案管理統(tǒng)一模式。同時(shí)，完善檔案制度建設(shè)，修訂檔案崗位責(zé)任制及檔案管理制度，做到職責(zé)分明，層層把關(guān)。無(wú)論是在上級(jí)國(guó)土局發(fā)的文件，都能從上保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達(dá)到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

二、轉(zhuǎn)變觀念，超前管理

長(zhǎng)期以來(lái)，我們對(duì)國(guó)土檔案內(nèi)容和工作范圍的理解偏于狹窄，思想不夠開(kāi)闊，工作不能創(chuàng)新。對(duì)于各類業(yè)務(wù)檔案的管理工作沒(méi)有一種超前管理的意識(shí)、沒(méi)有很好地和上級(jí)檔案員聯(lián)系。沒(méi)有將國(guó)土檔案工作滲透到各個(gè)環(huán)節(jié)之中。導(dǎo)致各類業(yè)務(wù)和檔案管理長(zhǎng)期以來(lái)各自為政、檔案資料積累殘缺不全、給檔案的整理歸檔帶來(lái)了困難。由于以前檔案整理歸檔不全，造成現(xiàn)行檔案利用中的一系列問(wèn)題，造成了許多不必要的矛盾糾紛。新時(shí)期的檔案工作，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到到檔案工作不是臨時(shí)性工作，要逐步轉(zhuǎn)變觀念，制定措施，對(duì)國(guó)土檔案進(jìn)行超前管理。

三、國(guó)土檔案特點(diǎn)，拓寬檔案收集渠道

從實(shí)際情況看、國(guó)土檔案是比較復(fù)雜的。它分類為九大部分，從每個(gè)部分的內(nèi)容比較來(lái)說(shuō)層次不齊。建設(shè)用地類的報(bào)批經(jīng)歷時(shí)間長(zhǎng)、稍有疏忽、就可能遺漏。聲響材料類形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。為了保證檔案資料收集齊全、完整，檔案管理人員首先了解各類業(yè)務(wù)工作存檔的分類程序和流程，對(duì)哪些檔案資料、資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。建立文件檔案檔案收件簿。并對(duì)各相關(guān)部門(mén)制訂檔案收集上交制度，拓寬檔案收集渠道，確保檔案齊全完整。

四、制定規(guī)范，及時(shí)立卷

根據(jù)國(guó)土資源檔案的實(shí)際情況，應(yīng)建立健全檔案管理規(guī)章制度，制定《檔案人員崗位責(zé)任制》、《檔案管理規(guī)定實(shí)施細(xì)則》、《檔案整理歸檔制度》、《電子文件歸檔及管理制度》等。要向管理要質(zhì)量、要效益，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作，加大依法管理檔案的力度，以此帶動(dòng)其他工作的規(guī)范化、制度化。要將檔案工作納入目標(biāo)責(zé)任制考核，嚴(yán)格考核獎(jiǎng)懲，調(diào)動(dòng)從事檔案工作的積極性。對(duì)需歸檔的文件資料，及時(shí)立卷歸檔，并建立起檔案管理分類大綱。根據(jù)歸檔范圍、保管期限、業(yè)務(wù)內(nèi)容、檔號(hào)分類方法等，將國(guó)土檔案共分為九大類：(1)綜合類；(2)計(jì)劃財(cái)務(wù)類；(3)地籍管理類；(4)土地利用規(guī)劃類；(5)建設(shè)用地類：(6)土地監(jiān)察類：(7)宣傳科技類；(8)聲像材料類；(9)礦產(chǎn)資源類；并在每一類中確定了基本歸檔范圍。把應(yīng)該收集歸檔的文件資料進(jìn)行分類整理?？梢匝b訂成正規(guī)卷的、及時(shí)把它們裝訂成正規(guī)卷、使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化。

五、強(qiáng)化檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、提高檔案管理水平

檔案的收集管理，是為了更好的利用。為達(dá)到國(guó)土檔案整理規(guī)范化的要求，客觀上對(duì)國(guó)土檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。在強(qiáng)化檔案人員的業(yè)務(wù)水平上：一要進(jìn)一步加大招考力度，通過(guò)向社會(huì)公開(kāi)招考的方式，把那些出身于檔案專業(yè)，把那些懂法律、精管理，會(huì)外語(yǔ)、計(jì)算機(jī)等專業(yè)的復(fù)合型年輕人才，優(yōu)先充實(shí)到國(guó)土資源管理檔案隊(duì)伍中來(lái)，迅速改變目前知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、年齡結(jié)構(gòu)老化的狀況。二要繼續(xù)加大在職培訓(xùn)教育力度，通過(guò)培訓(xùn)讓檔案員不僅精通國(guó)土資源管理法律法規(guī)，還要熟悉掌握檔案業(yè)務(wù)管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用等基礎(chǔ)知識(shí)，適應(yīng)國(guó)土資源管理新形勢(shì)、新任務(wù)的需要。三要對(duì)兼職檔案管理人員要進(jìn)行一次正規(guī)的培訓(xùn)、講解了國(guó)土檔案工作中會(huì)形成哪些類型的文件材料。哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍。同時(shí)，按照國(guó)土檔案管理要求，對(duì)文件的起草、書(shū)寫(xiě)要求和制成材料的規(guī)范化、作詳細(xì)的講解。使大家對(duì)國(guó)土檔案內(nèi)容提前了解，在工作中有的放矢，注意積累資料。為今后建檔工作奠定了基礎(chǔ)，使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，有效利用檔案有切實(shí)的保障。

在提高檔案利用效率方面，要快速轉(zhuǎn)變職能，加強(qiáng)開(kāi)發(fā)利用。要迅速扭轉(zhuǎn)檔案開(kāi)發(fā)利用跟不上國(guó)土資源管理新的形勢(shì)發(fā)展的需要，加大從收集保管向開(kāi)發(fā)利用服務(wù)轉(zhuǎn)變；從為本單位服務(wù)為重點(diǎn)向?yàn)樯鐣?huì)服務(wù)為主轉(zhuǎn)變；從被動(dòng)、單一、封閉型服務(wù)向主動(dòng)、多領(lǐng)域、開(kāi)放型服務(wù)轉(zhuǎn)變；要加大從靠行政手段微觀管理向依法管理轉(zhuǎn)變。平時(shí)，尤其要注重珍貴資料的收集、開(kāi)發(fā)、利用，特別要潛心開(kāi)發(fā)那些對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有帶來(lái)效益的，或能反映單位特色和職工精神風(fēng)貌的檔案資源。

六、通過(guò)開(kāi)發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作

做好國(guó)土檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存國(guó)土檔案是為了利用、而更好地開(kāi)發(fā)利用檔案信息，反過(guò)來(lái)也會(huì)促進(jìn)國(guó)土檔案管理工作。國(guó)土檔案的形成是為以后利用起到查詢的作用，通過(guò)文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源、而這些資源又通過(guò)檔案工作者提供給工作人員利用。在近幾年來(lái)實(shí)施電腦化管理、將國(guó)土檔案資料及時(shí)輸入電腦，隨時(shí)為各類業(yè)務(wù)提供依據(jù)，每當(dāng)業(yè)務(wù)人員從利用檔案中獲得信息時(shí)、更積極主動(dòng)地向檔案室歸檔文件材料、從而保證了國(guó)土檔案的完整性，促使國(guó)土檔案管理更上新臺(tái)階。

七、檔案利用過(guò)程中的保密工作