導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇檔案管理?xiàng)l例，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

天津市檔案管理?xiàng)l例全文第一章　總則

第一條　為了加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理，有效地保護(hù)和利用檔案，為國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》和其他有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際情況，制定本條例。

第二條　本市行政區(qū)域內(nèi)的國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本條例。

第三條　本條例所稱檔案的范圍，包括國(guó)家所有的檔案，集體所有和個(gè)人所有的檔案中對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，以及中外合資企業(yè)、中外合作企業(yè)的檔案。

第四條　各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)本行政區(qū)域檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃，保證檔案機(jī)構(gòu)、人員編制和經(jīng)費(fèi)適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

第五條　檔案工作在市人民政府統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由市和區(qū)、縣檔案行政管理部門實(shí)行分級(jí)管理。

第六條　各級(jí)檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格依法履行職責(zé)，做好各自的檔案管理工作。

國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人都有維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全的義務(wù)。

第二章　檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

第七條　市檔案行政管理部門主管全市檔案事業(yè)，對(duì)本市的檔案工作依法實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)。

區(qū)、縣檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域檔案事業(yè)，業(yè)務(wù)上受市檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府和街道辦事處主管檔案工作的機(jī)構(gòu)和檔案工作人員，負(fù)責(zé)管理本機(jī)關(guān)的檔案，并對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府和街道辦事處的檔案工作部門和檔案工作人員，業(yè)務(wù)上受區(qū)、縣檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

第八條　各單位應(yīng)當(dāng)明確檔案工作機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案業(yè)務(wù)實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。各單位的檔案工作機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員業(yè)務(wù)上受同級(jí)和上級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，把檔案工作納入工作計(jì)劃，提供必要的條件，保證檔案工作的正常開(kāi)展。

第九條　各級(jí)各類檔案館是收集、保管檔案和開(kāi)發(fā)利用檔案信息的機(jī)構(gòu)，業(yè)務(wù)上受同級(jí)和上級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

第十條　各級(jí)各類檔案館按照下列原則設(shè)置：

(一)市和區(qū)、縣應(yīng)當(dāng)設(shè)置綜合檔案館;

(二)市可以設(shè)置城建、科技等專門檔案館;

(三)市高級(jí)人民法院、市人民檢察院、市級(jí)行政主管部門可以設(shè)置部門檔案館。

第十一條　全市各級(jí)各類檔案館的布局，由市檔案行政管理部門提出方案，報(bào)市人民政府批準(zhǔn)。

第十二條　綜合檔案館的設(shè)置，由市或者區(qū)、縣檔案行政管理部門提出意見(jiàn)，報(bào)同級(jí)人民政府批準(zhǔn)。

專門檔案館和部門檔案館的設(shè)置，由設(shè)置單位或者部門提出意見(jiàn)，經(jīng)市檔案行政管理部門審核，報(bào)市人民政府批準(zhǔn)。

檔案館的變更或者撤銷，按照設(shè)置程序辦理。

第十三條　檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)。各單位應(yīng)當(dāng)保持檔案工作人員的相對(duì)穩(wěn)定。

第十四條　檔案鑒定、評(píng)估、咨詢等中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的專業(yè)人員，應(yīng)當(dāng)具有相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)。

第三章　檔案管理

第十五條　國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織及其工作人員在職務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料等，由文書(shū)部門或者業(yè)務(wù)部門按照歸檔范圍收集齊全，進(jìn)行整理、立卷，定期交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理，不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

第十六條　應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)收集和保管的檔案范圍，由市或者區(qū)、縣檔案行政管理部門確定，并通知有關(guān)單位和個(gè)人。

第十七條　有下列情況之一的，有關(guān)主管部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)向市或者區(qū)、縣檔案行政管理部門提供信息：

(一)行政區(qū)劃的變動(dòng);

(二)單位的建立、變更或者撤銷;

(三)列入市或者區(qū)、縣的重點(diǎn)建設(shè)工程、重大科學(xué)技術(shù)研究和技術(shù)改造項(xiàng)目以及有關(guān)普查項(xiàng)目的立項(xiàng);

(四)市級(jí)機(jī)關(guān)及其有關(guān)部門和區(qū)、縣舉辦或者承辦的具有重大影響的活動(dòng)。

第十八條　各單位的建設(shè)工程、科學(xué)技術(shù)研究、技術(shù)改造和重要設(shè)備更新等項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收、鑒定前，應(yīng)當(dāng)由該項(xiàng)目主管部門的檔案機(jī)構(gòu)對(duì)其檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)，并對(duì)檔案進(jìn)行驗(yàn)收。

市和區(qū)、縣的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行竣工驗(yàn)收、鑒定前，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)檔案行政管理部門和項(xiàng)目主管部門的檔案機(jī)構(gòu)對(duì)該項(xiàng)目檔案進(jìn)行驗(yàn)收。屬于檔案館收集范圍的，應(yīng)當(dāng)通知有關(guān)檔案館參加。

第十九條　國(guó)家機(jī)關(guān)、國(guó)有企業(yè)事業(yè)單位的檔案歸國(guó)家所有，列入國(guó)有資產(chǎn)管理的范圍。國(guó)有企業(yè)事業(yè)單位轉(zhuǎn)為非國(guó)有單位的，其黨群、行政等管理類檔案，按照隸屬關(guān)系分別歸屬于原主管部門或者綜合檔案館，其產(chǎn)品、設(shè)備、基建、科研等類檔案按照雙方的協(xié)議、合同的規(guī)定確定歸屬。

非國(guó)有企業(yè)事業(yè)單位和其他組織轉(zhuǎn)為國(guó)有單位的，其檔案歸國(guó)家所有。

第二十條　中外合資企業(yè)、中外合作企業(yè)以及中外合資、合作項(xiàng)目在協(xié)議、合同生效后形成的檔案，為中外雙方共同所有。該協(xié)議、合同終止時(shí)，檔案原件歸中方所有，外方可以保存復(fù)制件。

外資企業(yè)形成的檔案歸外資企業(yè)所有。

第二十一條　綜合檔案館和專門檔案館收集檔案的范圍，由市檔案行政管理部門提出，報(bào)市人民政府批準(zhǔn)后公布實(shí)施。

部門檔案館收集檔案的范圍，由其主管部門提出，經(jīng)市檔案行政管理部門審核同意后實(shí)施。

企業(yè)、事業(yè)檔案館收集檔案的范圍，由本單位提出，經(jīng)檔案行政管理部門審核同意后實(shí)施。

第二十二條　檔案應(yīng)當(dāng)按照下列規(guī)定向有關(guān)檔案館移交：

(一)列入市綜合檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿二十年，向市綜合檔案館移交;

(二)列入?yún)^(qū)、縣綜合檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿十年，向區(qū)、縣綜合檔案館移交;

(三)列入專門檔案館收集范圍的檔案，自項(xiàng)目結(jié)束之日起六個(gè)月內(nèi)，向?qū)ｉT檔案館移交;

(四)列入部門檔案館或者企業(yè)、事業(yè)檔案館收集范圍的檔案，自形成之日的次年六月三十日前向部門檔案館或者企業(yè)、事業(yè)檔案館移交。

特殊情況需要提前或者延長(zhǎng)移交期限的，應(yīng)當(dāng)征得有管轄權(quán)的檔案行政管理部門同意。

第二十三條　檔案館和其他檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全檔案管理制度，配置適宜保管檔案的專門庫(kù)房和設(shè)施，按照國(guó)家和本市的有關(guān)規(guī)定接收、整理、保管檔案，防止檔案的損毀和散失。

第二十四條　對(duì)于保管條件惡劣或者其他被認(rèn)為可能導(dǎo)致檔案嚴(yán)重?fù)p毀和不安全的，檔案行政管理部門有權(quán)按照下列規(guī)定處理：

(一)列入檔案館收集范圍的檔案，經(jīng)市或者區(qū)、縣檔案行政管理部門檢查和同意，由有關(guān)檔案館提前接收入館;

(二)集體所有的和個(gè)人所有的檔案中對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，經(jīng)有關(guān)檔案行政管理部門批準(zhǔn)，可以由綜合檔案館代為保管、收購(gòu)或者征購(gòu);

(三)有關(guān)檔案行政管理部門采取的其他確保檔案完整和安全的有效措施。

第二十五條　檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)集體和個(gè)人向綜合檔案館捐贈(zèng)、寄存或者出賣其所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案。

第二十六條　國(guó)家所有的檔案，任何組織和個(gè)人不得出賣;需要向國(guó)外組織或者個(gè)人贈(zèng)送、交換、出賣其復(fù)制件的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)市檔案行政管理部門審查批準(zhǔn)。

集體所有的和個(gè)人所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案及其復(fù)制件，嚴(yán)禁倒賣牟利，嚴(yán)禁賣給或者贈(zèng)送給外國(guó)人。

前款規(guī)定的檔案及其復(fù)制件，其所有者向綜合檔案館以外的單位或者個(gè)人出賣的，必須經(jīng)市或者區(qū)、縣檔案行政管理部門批準(zhǔn)。

贈(zèng)送、交換、出賣兼有檔案性質(zhì)的文物、古本圖書(shū)資料或者其復(fù)制件的，適用本條規(guī)定。

第二十七條　下列國(guó)有檔案復(fù)制件，不得向國(guó)外組織或者個(gè)人贈(zèng)送、交換、出賣：

(一)未向社會(huì)開(kāi)放的檔案;

(二)未解密的檔案;

(三)有損國(guó)家安全和利益的檔案;

(四)影響社會(huì)穩(wěn)定和他人合法權(quán)益的檔案。

第二十八條　向市或者區(qū)、縣綜合檔案館以外的單位或者個(gè)人出賣集體或者個(gè)人所有檔案，應(yīng)當(dāng)符合以下條件：

(一)遵守國(guó)家保密的有關(guān)規(guī)定;

(二)不得損害國(guó)家安全和利益，不得損害他人的合法權(quán)益;

(三)向檔案行政管理部門提出申請(qǐng)并提交檔案的原件及其復(fù)印件。

第二十九條　單位和個(gè)人需要攜帶、運(yùn)輸、郵寄檔案或者其復(fù)制件出境的，按照《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》的規(guī)定辦理。

第三十條　單位和個(gè)人對(duì)進(jìn)館檔案界定有異議的，由市檔案行政管理部門進(jìn)行鑒定，鑒定結(jié)果應(yīng)當(dāng)書(shū)面通知當(dāng)事人。

第四章　檔案的利用和公布

第三十一條　綜合檔案館、專門檔案館應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家和本市的規(guī)定，編制開(kāi)放檔案計(jì)劃和實(shí)施方案，分期分批向社會(huì)公布開(kāi)放檔案目錄。

第三十二條　綜合檔案館應(yīng)當(dāng)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，為單位和個(gè)人提供服務(wù)。

區(qū)、縣綜合檔案館，專門檔案館，部門檔案館，企業(yè)、事業(yè)檔案館以及其他檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)定期向市綜合檔案館報(bào)送檔案目錄。

第三十三條　各級(jí)各類檔案館實(shí)行有償服務(wù)，提供檔案按照規(guī)定收取費(fèi)用。收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)由市檔案行政管理部門會(huì)同市物價(jià)部門制定。

單位或者個(gè)人需要調(diào)用其移交、捐贈(zèng)檔案，檔案館應(yīng)當(dāng)無(wú)償和優(yōu)先提供。

國(guó)家機(jī)關(guān)因公務(wù)需要查閱檔案的，檔案館應(yīng)當(dāng)無(wú)償提供。

第三十四條　港、澳、臺(tái)同胞和華僑需要利用開(kāi)放檔案的，須由本市邀請(qǐng)單位、合作單位或者接待單位的主管部門介紹，經(jīng)有關(guān)檔案館同意。

外國(guó)組織和個(gè)人利用開(kāi)放檔案的，按照國(guó)家規(guī)定辦理。

第三十五條　中外合資企業(yè)和中外合作企業(yè)利用合資、合作中方單位原有檔案的，按照雙方協(xié)議、合同的規(guī)定辦理。

第三十六條　單位和個(gè)人利用檔案館未開(kāi)放檔案或者其他部門保存檔案的，按照國(guó)家和本市的有關(guān)規(guī)定辦理。

第三十七條　單位和個(gè)人利用檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照批準(zhǔn)范圍查閱檔案內(nèi)容，不得在檔案上勾抹、描摹、涂改或者偽造、剪裁、抽取檔案材料。

第三十八條　檔案的公布按照《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》的規(guī)定辦理。

第五章　獎(jiǎng)勵(lì)與處罰

第三十九條　各級(jí)人民政府及其有關(guān)部門，對(duì)在檔案工作中做出顯著成績(jī)的單位或者個(gè)人，應(yīng)當(dāng)給予表彰或者獎(jiǎng)勵(lì)。

第四十條　有下列行為之一的，由市或者區(qū)、縣檔案行政管理部門、有關(guān)主管部門責(zé)令限期改正，并可以對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員給予行政處分;構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：

(一)損毀、丟失屬于國(guó)家所有的檔案的;

(二)擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國(guó)家所有的檔案的;

(三)涂改、偽造檔案的;

(四)擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案的;

(五)倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈(zèng)送給外國(guó)人的;

(六)違反本條例第十五條、第二十二條規(guī)定，不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的;

(七)明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的;

(八)檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。

在利用檔案館的檔案中，有前款第(一)項(xiàng)、第(二)項(xiàng)、第(三)項(xiàng)違法行為的，由市或者區(qū)、縣檔案行政管理部門給予警告，可以并處一千元以下的罰款;造成損失的，責(zé)令賠償損失。

企業(yè)事業(yè)單位或者個(gè)人，有第一款第(四)項(xiàng)、第(五)項(xiàng)違法行為的，由市或者區(qū)、縣檔案行政管理部門給予警告，可以并處三萬(wàn)元以下的罰款;有違法所得的，沒(méi)收違法所得;并可以依照本條例第二十四條的規(guī)定征購(gòu)所出賣或者贈(zèng)送的檔案。

第四十一條　攜帶禁止出境的檔案或者其復(fù)制件出境的，由海關(guān)予以沒(méi)收，可以并處三萬(wàn)元以下的罰款;海關(guān)依法沒(méi)收的檔案或者其復(fù)制件，應(yīng)當(dāng)移交檔案行政管理部門;構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

第四十二條　違反有關(guān)檔案管理規(guī)定，侵害國(guó)家、集體或者他人民事權(quán)利的，應(yīng)當(dāng)依法承擔(dān)民事責(zé)任。

第四十三條　有關(guān)行政管理部門在實(shí)施行政處罰或者責(zé)令有關(guān)單位和個(gè)人依法賠償損失時(shí)，應(yīng)當(dāng)出具處罰決定書(shū)或者責(zé)令賠償損失通知書(shū)。

罰沒(méi)財(cái)物時(shí)，應(yīng)當(dāng)出具市財(cái)政部門統(tǒng)一印制的罰沒(méi)財(cái)物收據(jù)。罰沒(méi)款按照國(guó)家規(guī)定上繳國(guó)庫(kù)。

第四十四條　當(dāng)事人對(duì)有關(guān)行政管理部門的具體行政行為不服的，可以依法申請(qǐng)復(fù)議或者直接向人民法院提起行政訴訟。當(dāng)事人逾期不申請(qǐng)復(fù)議、不提起訴訟又不履行的，有關(guān)行政管理部門可以依照《中華人民共和國(guó)行政訴訟法》的規(guī)定，申請(qǐng)人民法院強(qiáng)制執(zhí)行。

第六章　附則

第四十五條　外資企業(yè)的檔案管理，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第四十六條　本條例自公布之日起施行。

檔案管理的意義檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項(xiàng)社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過(guò)提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點(diǎn)之一。檔案部門雖然也研究檔案、進(jìn)行編著等活動(dòng)，但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會(huì)的利用需要，仍具有服務(wù)性。在社會(huì)歷史的各個(gè)階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)，否則就不會(huì)存在，也難以發(fā)展。在階級(jí)社會(huì)中，檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級(jí)關(guān)系和階級(jí)利益，為一定的統(tǒng)治階級(jí)所掌握，為一定階級(jí)的經(jīng)濟(jì)、政治和文化服務(wù)，這個(gè)服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國(guó)家的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益，所以中外任何國(guó)家對(duì)檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對(duì)外開(kāi)放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開(kāi)放。這種機(jī)要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。

篇2

為了全面提升檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)西安地鐵“建優(yōu)質(zhì)工程、創(chuàng)一流檔案”工作目標(biāo)，我們創(chuàng)造性地將全面質(zhì)量管理體系的理念貫徹到地鐵日常的檔案管理工作之中。在檔案管理過(guò)程中用系統(tǒng)論的方法將檔案管理制度、檔案管理流程串起來(lái)，使一系列具有控制職能的方法、措施、程序規(guī)范化、系統(tǒng)化，形成一個(gè)嚴(yán)密的、完整的內(nèi)部管理體系，提高工作效能，并留下痕跡以便日后監(jiān)督和考核，結(jié)合該理念，我們?cè)谌粘n案管理工作中主要做了兩個(gè)方面工作：一是配合貫標(biāo)過(guò)程，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量體系文檔的痕跡化管理，確保地鐵建設(shè)項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性；二是在貫標(biāo)結(jié)束后，通過(guò)檔案信息系統(tǒng)來(lái)促進(jìn)貫標(biāo)成果，即―系列的檔案管理流程得到貫徹執(zhí)，行，形成科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的地鐵檔案管理體系，從而達(dá)到“關(guān)口前移，全程跟蹤，同步驗(yàn)收”的檔案管理總體目標(biāo)。

以管理文檔為核心，納入程序、同步建檔

地鐵建設(shè)過(guò)程中，各建設(shè)工序環(huán)節(jié)對(duì)施工質(zhì)量和安全要求非常嚴(yán)格。公司明確檔案管理部門職能定位，理順檔案管理體系，確定了檔案管理目標(biāo)后，我們?cè)谌粘n案管理工作中，把檔案管理目標(biāo)與職能部門、專(兼)職檔案管理人員具體工作相結(jié)合，制定標(biāo)準(zhǔn)、安排計(jì)劃、明確責(zé)任、嚴(yán)格考核，這樣從根本上改變了在工程建設(shè)傳統(tǒng)管理模式中輕視檔案管理工作的局面。檔案資料管理標(biāo)準(zhǔn)要求公司各項(xiàng)工作必須實(shí)行檔案信息一體化管理，從源頭上控制文件資料的形成與流向，實(shí)現(xiàn)文件資料和檔案的“無(wú)縫”銜接，把后期對(duì)檔案的控制要求(完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性)提前到文件的管理階段，做到前端控制。實(shí)行工程資料監(jiān)管“關(guān)口前移，全程跟蹤，同步驗(yàn)收”的管理模式，從而保障地鐵工程項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量安全要求。

1　與市質(zhì)量監(jiān)督站、市城建檔案館對(duì)二號(hào)線車站、區(qū)間、裝修、風(fēng)、水、電工程的施工用表(主要檢驗(yàn)批和施工記錄用表共計(jì)957張)進(jìn)行規(guī)范，編寫(xiě)了《西安市軌道交通工程資料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》(土建工程)和《建筑工程資料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》，并已下發(fā)到各參建單位，為檔案專項(xiàng)驗(yàn)收打好基礎(chǔ)。

2　加強(qiáng)日常監(jiān)控工作。在地鐵工程建設(shè)之初，明確了各參建單位收集、整理、歸檔責(zé)任和義務(wù)，切實(shí)保證工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，我們始終堅(jiān)持三個(gè)結(jié)合：(1)聯(lián)合市城建檔案館采取定期與不定期形式對(duì)施工單位資料編制情況進(jìn)行檢查指導(dǎo)和參建單位自查自糾相結(jié)合，(2)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和先進(jìn)試點(diǎn)相結(jié)合，(3)檔案驗(yàn)收和工程月度信譽(yù)考核相結(jié)合。實(shí)施三個(gè)指導(dǎo)：(1)指導(dǎo)參建單位項(xiàng)目經(jīng)理、總監(jiān)、資料員共計(jì)215人次就竣工文件的編制、組卷、歸檔業(yè)務(wù)，現(xiàn)已完成了四次業(yè)務(wù)培訓(xùn)。(2)搭建了參建單位資料員信息交流平臺(tái)( Q群共有315人)，指導(dǎo)資料員互相學(xué)習(xí)、取長(zhǎng)補(bǔ)短、交流經(jīng)驗(yàn)。(3)加強(qiáng)與城建檔案館聯(lián)系。并請(qǐng)他們到施工、監(jiān)理單位檢查指導(dǎo)內(nèi)業(yè)資料的編制。要求四個(gè)同步：(1)下達(dá)工程項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步，(2)檢查工程項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料形成情況同步，(3)驗(yàn)收工程項(xiàng)目與驗(yàn)收項(xiàng)目檔案同步t(4)工程結(jié)算與信息中心出具項(xiàng)目文件材料歸檔情況證明同步。

目前，地鐵二號(hào)線土建工程驗(yàn)收相繼進(jìn)行了檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，嚴(yán)格落實(shí)工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收制度，做到“檔案不合格、工程不驗(yàn)收”，對(duì)竣工檔案嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，以點(diǎn)帶面，發(fā)揮好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收的“推動(dòng)、促動(dòng)、震動(dòng)”作用，全面規(guī)范建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作。對(duì)不符合驗(yàn)收要求的檔案提出整改意見(jiàn)，直到整改達(dá)到要求才給予驗(yàn)收?，F(xiàn)已完成二號(hào)線17個(gè)車站、16個(gè)區(qū)間的主體工程驗(yàn)收，把檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收提前到重點(diǎn)分部工程的驗(yàn)收，及早介人，全程跟蹤，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，在開(kāi)工技術(shù)交底、中間過(guò)程檢查、工程竣工驗(yàn)收三個(gè)環(huán)節(jié)中，建立了切實(shí)可行的項(xiàng)目檔案工作管理流程，對(duì)做好項(xiàng)目工程檔案工作起到了很好的促進(jìn)作用。

實(shí)現(xiàn)檔案文件自動(dòng)流轉(zhuǎn)功能，完善創(chuàng)新、提升水平

我們根據(jù)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，要求紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔。2009年西安市地下鐵道有限公司信息中心與清華紫光公司共同開(kāi)發(fā)了地鐵檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案管理信息化工作進(jìn)行了統(tǒng)籌規(guī)劃和專項(xiàng)實(shí)施，建立西安地鐵檔案管理信息系統(tǒng)，并向所有參建單位下發(fā)了檔案管理信息系統(tǒng)單機(jī)版，要求參建單位在單機(jī)版上完成電子數(shù)據(jù)的錄入工作。

檔案管理信息系統(tǒng)作為企業(yè)整個(gè)信息綜合管理系統(tǒng)的重要信息支撐。功能主要包括：進(jìn)出檢查、版本控制、審核追蹤、操作日志、更改通知、電子分發(fā)、虛擬組卷歸檔等。檔案管理信息系統(tǒng)要求各類正式文檔都要通過(guò)規(guī)范統(tǒng)一的文檔模板的方式來(lái)生成，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)分發(fā)模板和審批模板實(shí)現(xiàn)其分發(fā)、審批和。檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了用一個(gè)大型數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案服務(wù)器來(lái)管理和存儲(chǔ)所有的各類的文件。文件被分類編碼后，并附上電子文檔，可被關(guān)聯(lián)或連接到系統(tǒng)內(nèi)各模塊中的任何一個(gè)對(duì)象，給不同業(yè)務(wù)技術(shù)人員的利用和訪問(wèn)提供了極大的便利。

在貫標(biāo)結(jié)束后，即形成檔案管理體系時(shí)，需要信息化系統(tǒng)再提供一系列的流程支撐體系，通過(guò)信息化的流程來(lái)實(shí)現(xiàn)這些標(biāo)準(zhǔn)體系的貫徹和落實(shí)。我們按照ISO 9001管理的要求，建立了檔案驗(yàn)收、檔案接收等一系列流程，將施工中每一工序應(yīng)歸檔的資料定量化，如鉆孔灌注樁分部，應(yīng)填寫(xiě)的質(zhì)量驗(yàn)收檢驗(yàn)批表3張，施工記錄5張，規(guī)范了質(zhì)量控制資料的編寫(xiě)，通過(guò)檔案信息管理平臺(tái)，做到檔案歸檔管理事前有預(yù)防、過(guò)程有監(jiān)督，事后有分析，貫徹ISO質(zhì)量體系的PDCA管理理念，規(guī)定工序歸檔清單樣板，編制了《招投標(biāo)文件歸檔作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》《第三方監(jiān)測(cè)歸檔業(yè)務(wù)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》和《施工圖歸檔作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》《設(shè)備儀器檔案歸檔作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》等各門類檔案作業(yè)文件，同時(shí)利用計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)檔案收集、管理體系文件的、更新、查詢、監(jiān)控、利用等自動(dòng)流轉(zhuǎn)功能。

目前，二號(hào)線勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)、招標(biāo)單位(共計(jì)35個(gè))檔案的電子與紙質(zhì)檔案的同步歸檔工作已完成，形成工程檔案9561卷，初步設(shè)計(jì)圖12351張，首次將地鐵勘察的地質(zhì)巖芯照片(包括西安地質(zhì)的14條地裂縫)7.6萬(wàn)張歸檔，現(xiàn)階段的正在進(jìn)行結(jié)構(gòu)子單位工程驗(yàn)收過(guò)程中，各施工、監(jiān)理單位正在檔案單機(jī)版上完成檔案數(shù)據(jù)的錄入工作，信息中心負(fù)責(zé)人審核電子數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤通過(guò)后，再將紙質(zhì)檔案歸檔。同時(shí)我們推進(jìn)音像檔案流媒體管理系統(tǒng)，重點(diǎn)是工程建設(shè)中隱蔽工程、

重點(diǎn)工序的拍攝，實(shí)現(xiàn)流媒體資料的收集、管理、利用，將更直觀展示工程建設(shè)全過(guò)程?，F(xiàn)已完成了分階段向市城建檔案館移交檔案資料的任務(wù)。根據(jù)檔案數(shù)據(jù)異地存儲(chǔ)備份的要求，我們完成了檔案數(shù)據(jù)災(zāi)難備份，健全了檔案安全保密體系，在公司內(nèi)外網(wǎng)隔離條件下，開(kāi)放網(wǎng)上賦權(quán)借閱，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

回顧地鐵二號(hào)線建設(shè)項(xiàng)目檔案工作中取得了一定的成績(jī)，但我們也清楚地認(rèn)識(shí)到，檔案工作是一個(gè)系統(tǒng)的、連續(xù)的過(guò)程，是―項(xiàng)需要常抓不懈、嚴(yán)細(xì)求實(shí)的工作。目前仍存在一些困難和問(wèn)題，總結(jié)檔案工作所走過(guò)的路程，我認(rèn)為，以下經(jīng)驗(yàn)在今后的工作中應(yīng)加以堅(jiān)持和發(fā)揚(yáng)，在檔案管理下一步工作中，應(yīng)做好下述幾方面工作：

1　按照“持續(xù)改進(jìn)”原則，健全各項(xiàng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

一流企業(yè)建標(biāo)準(zhǔn)、二流企業(yè)創(chuàng)品牌、三流企業(yè)造產(chǎn)品，既然我們的地鐵目標(biāo)是“建一流地鐵”，一流企業(yè)就要建立高于國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，按照“持續(xù)改進(jìn)”原則，積極推行全面質(zhì)量管理理念，健全各項(xiàng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，如二號(hào)線土建工程資料編寫(xiě)規(guī)范只量化到具體表格，下一步要盡陜組建團(tuán)隊(duì)，統(tǒng)一表格內(nèi)容的填寫(xiě)，建立機(jī)電系統(tǒng)歸檔資料的編寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)。

2　檔案管理體系應(yīng)具有系統(tǒng)性

地鐵檔案管理工作涉及面廣，工程檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，從項(xiàng)目前期的建設(shè)工作到最終的國(guó)家驗(yàn)收，形成PDCA閉合環(huán)，它在工程建設(shè)中環(huán)環(huán)相扣，步步相連。為了加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)工程各階段檔案工作的有序管理，保證歸檔資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，公司總部在工程項(xiàng)目開(kāi)始階段就加強(qiáng)檔案意識(shí)的宣傳和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)嚴(yán)格要求工程資料歸檔工作。二號(hào)線參建單位多達(dá)100多家，所以在開(kāi)工建設(shè)初期，就要明確各單位工程的驗(yàn)收范圍和程序，單位工程內(nèi)部各分部之間接口界面的驗(yàn)收流程，落實(shí)各部門和有關(guān)人員檔案工作責(zé)任制，形成有效運(yùn)行的項(xiàng)目檔案工作管理體系。

3　檔案管理體系應(yīng)具有預(yù)防性

必須明確規(guī)定將項(xiàng)目檔案工作納入建設(shè)項(xiàng)目合同管理，對(duì)項(xiàng)目檔案管理全過(guò)程工作提出明確要求。實(shí)現(xiàn)關(guān)口前移，全程跟蹤。同步驗(yàn)收總體目標(biāo)。

4　檔案管理體系應(yīng)具有全面有效性

必須及時(shí)介入，全程跟蹤，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。檔案工作人員要抓住開(kāi)工技術(shù)交底、中間過(guò)程檢查、工程竣工驗(yàn)收三個(gè)環(huán)節(jié)，使檔案工作與工程建設(shè)基本做到同步布置、同步檢查、同步考核、同步驗(yàn)收。與檔案行政主管部門(市檔案局、市城建檔案館)通力合作，建立切實(shí)可行的項(xiàng)目檔案工作監(jiān)督體系。

篇3

摘 要 近年來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)在世界范圍內(nèi)取得了較好的成績(jī)，各行各業(yè)獲得了前所未有的發(fā)展空間，各項(xiàng)事業(yè)的改革日益深化。在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，信息化技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用。檔案管理正向電子化管理邁進(jìn)。相較而言，電子檔案在環(huán)境方面具有很高的要求，非常容易被破壞，所以在管理方面要求非常嚴(yán)格。本文將簡(jiǎn)單分析現(xiàn)階段會(huì)計(jì)檔案電子化管理的意義，存在的問(wèn)題，然后提出相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞 信息化 會(huì)計(jì)檔案 電子化 管理

在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的快速發(fā)展背景下，會(huì)計(jì)工作正從電算化向信息化轉(zhuǎn)變，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理，隨之發(fā)生了巨大的變化，財(cái)務(wù)工作者可以依靠高端的信息化方式，能夠建立無(wú)紙化財(cái)務(wù)信息資源共享，而傳統(tǒng)的手工記賬紙質(zhì)憑證及相應(yīng)的檔案已經(jīng)由數(shù)字檔案和電子憑證替代。在信息化條件下，傳統(tǒng)的檔案管理模式不再適應(yīng)會(huì)計(jì)信息化需求，因此，必須進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的電子化管理。

一、信息化條件下電子會(huì)計(jì)檔案電子化管理的特征

現(xiàn)階段，會(huì)計(jì)檔案的電子檔通常都是采用磁帶、磁盤、光盤等方式存儲(chǔ)，還有一些工作人員會(huì)利用云存儲(chǔ)相關(guān)信息，將電子檔案存放于云端網(wǎng)絡(luò)空間，這對(duì)環(huán)境的要求要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出紙質(zhì)檔案，很容易受到破壞。可是這種方式又具有查閱方便、信息量大的特點(diǎn)。

（一）會(huì)計(jì)檔案電子化管理對(duì)環(huán)境具有較高要求

紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案會(huì)占用很大的存儲(chǔ)空間，在對(duì)資料的分類和保存方面也很復(fù)雜，管理難度很高。而電子檔案在空間方面要求很少，查閱起來(lái)也很簡(jiǎn)單，可是存儲(chǔ)在磁盤或光盤等介質(zhì)上的信息，對(duì)環(huán)境要求非常高，如果環(huán)境溫度過(guò)高或者超市，就極容易損毀光盤或磁盤當(dāng)中的信息。

（二）電子檔案易被破壞

會(huì)計(jì)電子檔案都是在磁介質(zhì)當(dāng)中存儲(chǔ)的，信息的集中程度比較高。而且和紙質(zhì)檔案最大的區(qū)別為，會(huì)計(jì)電子檔案如果被篡改，通常不會(huì)留有任何痕跡，不容易發(fā)現(xiàn)，造成會(huì)計(jì)檔案真實(shí)性的降低。磁盤通常都會(huì)有相應(yīng)的使用壽命，在信息保存過(guò)程相應(yīng)的數(shù)據(jù)同樣面臨被破壞的危險(xiǎn)，還要考慮設(shè)備更新，這些都會(huì)影響會(huì)計(jì)檔案中相應(yīng)數(shù)據(jù)的有效性，導(dǎo)致信息失真。另外，還要高度注意防止他人對(duì)信息進(jìn)行惡意篡改，如果出現(xiàn)此種情況，損失將是巨大的。

（三）具有I域?qū)挿?，?nèi)容豐富的特點(diǎn)

在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案當(dāng)中，常常含有一些原始單據(jù)，記賬憑證，報(bào)表和賬目等，是反應(yīng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的一項(xiàng)重要材料。而會(huì)計(jì)電子檔案中不僅包含以上諸項(xiàng)，還含有計(jì)算機(jī)硬盤和磁介質(zhì)中存儲(chǔ)的一些電子數(shù)據(jù)，所以在內(nèi)容方面非常豐富。

（四）具有較強(qiáng)的高速性和共享性

在信息化條件下，會(huì)計(jì)檔案的電子化管理當(dāng)中，利用相應(yīng)的計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息處理，所以在處理及整合數(shù)據(jù)方面，速度會(huì)呈幾何倍增加，相應(yīng)的信息還能利用網(wǎng)絡(luò)傳遞，有利于共享某些會(huì)計(jì)信息，提高信息共享性。所以在信息化條件下，會(huì)計(jì)檔案的電子化管理能夠提高速度，更大程度地發(fā)揮檔案的價(jià)值。

二、現(xiàn)階段會(huì)計(jì)檔案在電子管理中存在的問(wèn)題

（一）缺乏完善的管理制度

目前，很多企業(yè)的會(huì)計(jì)電子檔案都是企業(yè)財(cái)務(wù)軟件管理者進(jìn)行管理，可是財(cái)務(wù)工作者畢竟是非科班檔案管理者，因此進(jìn)行管理會(huì)計(jì)電子檔案的時(shí)候，常常會(huì)存在一些管理不善問(wèn)題。且在實(shí)際的電子檔案管理工作中缺乏較好的管理制度，相應(yīng)管理者的工作職責(zé)得不到明確，缺乏規(guī)范的管理流程，非常隨意。所以在實(shí)際工作中就會(huì)存在檔案歸類錯(cuò)誤或數(shù)據(jù)對(duì)視的問(wèn)題，也會(huì)有無(wú)法查找的問(wèn)題，從而不能有效使用會(huì)計(jì)電子檔案。

（二）缺乏良好的保存環(huán)境

保存會(huì)計(jì)的電子檔案的時(shí)候，很多部門通常都會(huì)利用傳統(tǒng)方式來(lái)保存和管理，這樣的環(huán)境常會(huì)存在磁場(chǎng)干擾嚴(yán)重或超市問(wèn)題，還有一些企業(yè)的檔案室并沒(méi)有進(jìn)行明確規(guī)定不準(zhǔn)隨意進(jìn)入，造成相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案被惡意篡改或環(huán)境遭到破壞。

（三）不采用統(tǒng)一的財(cái)務(wù)軟件版本

目前，有很多版本的財(cái)務(wù)軟件，并未進(jìn)行統(tǒng)一，各款財(cái)務(wù)軟件在操作方法及功能方面也都存在差異，這就導(dǎo)致財(cái)務(wù)工作者學(xué)習(xí)軟件時(shí)的困難。通常而言，財(cái)務(wù)工作者不會(huì)了解全部財(cái)務(wù)原件，對(duì)各款軟件熟悉的程度也都不一樣，所以無(wú)法避免出現(xiàn)一些失誤性操作。

（四）不能及時(shí)備份

會(huì)計(jì)檔案所記錄的通常是非常重要的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)及信息，一些檔案管理者不能深刻認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，不能嚴(yán)格要求自己，所以就會(huì)存在不能及時(shí)備份數(shù)據(jù)的問(wèn)題。如果會(huì)計(jì)檔案損毀或丟失，那么造成的損失就是永久性，相應(yīng)數(shù)據(jù)根本不能進(jìn)行恢復(fù)。

（五）缺少計(jì)算機(jī)維護(hù)工作者

進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案電子化管理的前提是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，可是網(wǎng)絡(luò)自身也有很多危險(xiǎn)問(wèn)題，比如網(wǎng)絡(luò)黑客，網(wǎng)絡(luò)病毒等等，從而嚴(yán)重威脅檔案信息。因此，進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案電子化管理就必須配備專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)工作者有效維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全，可是目前幾乎沒(méi)有單位或者部門配備了專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)專業(yè)人才，一般都是財(cái)務(wù)工作者通過(guò)短期培訓(xùn)然后負(fù)責(zé)日常的維護(hù)，也有的單位或部門只有在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問(wèn)題后才會(huì)聘請(qǐng)專業(yè)人員進(jìn)行維護(hù)，從而無(wú)法保證維護(hù)效果，還存在信息泄露的危險(xiǎn)，為企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。

三、信息化條件下會(huì)計(jì)檔案電子化管理對(duì)策

（一）管理制度化

在管理會(huì)計(jì)電子檔案的時(shí)候，必須建立健全相應(yīng)的制度。會(huì)計(jì)檔案中的信息和數(shù)據(jù)都非常重要，所以進(jìn)行管理的時(shí)候就要特別注意，避免一點(diǎn)差池，這點(diǎn)只有有效執(zhí)行相應(yīng)制度才能得到保證。具體而言，可以從以下幾個(gè)部分著手。第一，制定會(huì)計(jì)檔案電子管理和傳遞的流程，工作人員整理好相應(yīng)的信息和數(shù)據(jù)之后，應(yīng)根據(jù)具體要求對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行刻盤和備份，然后根據(jù)有關(guān)規(guī)定保存到會(huì)計(jì)檔案庫(kù)當(dāng)中，分類存放好。此外，檔案管理者必須對(duì)電子檔案進(jìn)行定期和不定期的維護(hù)及檢查，從而保證會(huì)計(jì)檔案具有較強(qiáng)的完整性。其次，要制定比較嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)范，比如查閱相應(yīng)電子檔案的時(shí)候必須通過(guò)提前申請(qǐng)和審批，管理電子檔案人員也必須遵循有關(guān)規(guī)定，不可進(jìn)行違規(guī)操作。

（二）提高會(huì)計(jì)檔案保存環(huán)境的安全性

會(huì)計(jì)檔案要用現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行保存。一些企業(yè)或部門會(huì)將會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行紙質(zhì)檔案和電子檔案共同保存，電子檔案用于查詢，比較方便，紙質(zhì)檔案在保存方面則有很多優(yōu)勢(shì)，可以對(duì)電子檔案的有關(guān)信息進(jìn)行校對(duì)。保存電子檔案的時(shí)候，只少要備份一份，所以要將原盤和磁盤進(jìn)行分開(kāi)保存。保存會(huì)計(jì)電子檔案的環(huán)境應(yīng)注意防潮性，防火性，防磁性，保證庫(kù)房溫度在規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，避免陽(yáng)光直射的位置，此外還要保持良好的通風(fēng)。磁盤應(yīng)存放在防磁柜中，避免磁盤感染一些計(jì)算機(jī)病毒。

（三）選用軟件時(shí)保證版本一致

目前，市場(chǎng)上有很多版本的財(cái)務(wù)軟件，且軟件的更新速度也非?？?，所以財(cái)務(wù)人員在軟件選擇及使用方面也面臨很多困難。針對(duì)這種情況，企業(yè)或部門必須積極強(qiáng)化對(duì)財(cái)務(wù)人員計(jì)算機(jī)軟件業(yè)務(wù)的培訓(xùn)力度，選擇新的財(cái)務(wù)軟件或進(jìn)行版本更新后，要對(duì)相應(yīng)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，避免由于對(duì)軟件不熟悉產(chǎn)生的失誤性操作。

四、結(jié)語(yǔ)

對(duì)企業(yè)而言，會(huì)計(jì)檔案具有非常重要的意義，在信息化條件下，會(huì)計(jì)檔案必然走向電子化管理道路。所以相應(yīng)的企業(yè)及部門負(fù)責(zé)人必須高度重視對(duì)會(huì)計(jì)檔案的電子化管理，制定相應(yīng)的規(guī)范，從而保證會(huì)計(jì)信息的安全性及高效性。

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篇4

隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用，這種發(fā)展趨勢(shì)給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。在新的機(jī)遇面前檔案管理部門必須將工作的重點(diǎn)放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉(zhuǎn)化為有用的信息上，并準(zhǔn)確、高效地提供給有關(guān)信息需求者。

一、 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過(guò)程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因?yàn)榇鎯?chǔ)量大，檔案管理部門不能對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的管理，以信息為管理對(duì)象，對(duì)形成的各種門類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過(guò)信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺(tái)利用的信息資源，檔案資源只有通過(guò)信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的價(jià)值和使用價(jià)值，它能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會(huì)繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之真正成為未來(lái)信息社會(huì)國(guó) 民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

二、應(yīng)建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為此，人們要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案熔化管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來(lái)進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。

另外，在電子檔案使用過(guò)程中，我們也應(yīng)注意到一是電子檔案安全性問(wèn)題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來(lái)的問(wèn)題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理；相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲(chǔ)存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案的法律效力問(wèn)題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來(lái)確定，電子檔案由于沒(méi)有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

三、提高檔案管理人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

篇5

這次調(diào)查范圍主要是全市建設(shè)系統(tǒng)單位和直屬單位，共發(fā)出41份“檔案基本情況調(diào)查表”，收到系統(tǒng)單位12份、直屬單位20份。根據(jù)數(shù)據(jù)反映，我們對(duì)系統(tǒng)單位和直屬單位進(jìn)行了比較、分析。

一、檔案管理現(xiàn)狀與存在問(wèn)題

1．機(jī)構(gòu)人員不夠到位。主要反映在直屬單位，20個(gè)直屬單位中，有檔案機(jī)構(gòu)的和沒(méi)有檔案機(jī)構(gòu)的各占50％；有專職檔案員11名，占14.1％，兼職檔案員67名，占85.9％；專職檔案員的文化和專業(yè)素質(zhì)偏低。結(jié)合訪談我們還了解到，有些專兼職檔案員兼職過(guò)多，工作受到一定影響。

2．缺乏必要設(shè)施設(shè)備。20個(gè)直屬單位中，有10個(gè)單位沒(méi)有檔案庫(kù)房，占50％；12個(gè)系統(tǒng)單位中，有2個(gè)單位沒(méi)有庫(kù)房，占16.7％。據(jù)了解，有6個(gè)直屬單位至今還未配備計(jì)算機(jī)，檔案裝具也不足，硬件設(shè)施嚴(yán)重缺乏。

3．檔案管理認(rèn)識(shí)上和形式上的不一致性。檔案管理認(rèn)識(shí)上的不一致性歸納起來(lái)主要有：第一，認(rèn)為只要分管領(lǐng)導(dǎo)明確，檔案形成部門可各自管理，不必非得將檔案實(shí)體集中管理；第二，對(duì)檔案全宗理論的認(rèn)識(shí)不足。由于檔案管理認(rèn)識(shí)上的不一致導(dǎo)致管理形式上的不一致性。一是無(wú)序的分散管理，二是多項(xiàng)分頭管理，三是只求形式上集中統(tǒng)一，而實(shí)質(zhì)上卻各自為政。

4．檔案管理削弱現(xiàn)象抬頭。一是隨機(jī)構(gòu)改革檔案機(jī)構(gòu)消失或合并，管理關(guān)系不順；二是檔案人員被裁減，或一崗多職，檔案管理工作被擠；三是設(shè)施設(shè)備過(guò)于簡(jiǎn)陋，保管條件差；四是檔案管理制度不健全，出現(xiàn)檔案流失現(xiàn)象。

5．檔案行政管理部門對(duì)基層檔案工作指導(dǎo)、聯(lián)系不夠。主要表現(xiàn)在：檔案行政管理部門和業(yè)務(wù)主管部門存在著指導(dǎo)跟不上、聯(lián)系溝通少的現(xiàn)象。各單位之間也同樣存在著相互交流不夠的現(xiàn)象。出現(xiàn)了檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、鑒定銷毀無(wú)程序等現(xiàn)象。

二、促進(jìn)檔案管理健康發(fā)展的措施和要求

1．加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，合理配備人員，提高人員素質(zhì)。組織領(lǐng)導(dǎo)是開(kāi)展檔案工作的保證。建立由分管領(lǐng)導(dǎo)組成的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，設(shè)立綜合檔案室，合理配備人員，十分必要。小型單位檔案員可適當(dāng)兼職，但必須要以檔案工作為本職崗位，兼職不宜過(guò)多。據(jù)了解，個(gè)別單位由于人員緊缺，配備了兼職檔案員，但大量其他工作占據(jù)了他們的大部分時(shí)間和精力，檔案工作無(wú)法正常開(kāi)展。因此，對(duì)普遍存在的人員不足困難，我們一方面不反對(duì)兼職，另一方面要制止過(guò)多兼職現(xiàn)象，以免影響檔案工作正常開(kāi)展。

提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是加強(qiáng)檔案工作的根本所在，檔案管理要求一專多能，專兼職檔案員除了嫻熟的專業(yè)知識(shí)，還必須掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)和捕獲信息的能力，樹(shù)立競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)、法制觀念和職業(yè)道德觀，以適應(yīng)高水準(zhǔn)的現(xiàn)代化檔案管理要求。

2．適度加強(qiáng)資金投入，保證必要的設(shè)施設(shè)備和檔案庫(kù)房的基本所用。檔案管理工作不同于其他業(yè)務(wù)工作，除了通用的辦公家具設(shè)備外，要求具有特定的設(shè)施裝具和獨(dú)立的庫(kù)房，要配備一定保管保護(hù)設(shè)施。因此，我們要求各機(jī)關(guān)企事業(yè)單位，一定要想方設(shè)法，從本單位的實(shí)際出發(fā)，因地制宜，將庫(kù)房和設(shè)備問(wèn)題作為一項(xiàng)實(shí)事來(lái)抓。讓檔案一席之地，留檔案千秋遺存。

3．提高思想認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。“集中統(tǒng)一管理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于保管和利用”是檔案工作的基本原則。相對(duì)一個(gè)機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位而言，它所形成的全部檔案稱“全宗”，是一個(gè)獨(dú)立的立檔單位。因此，首先要解決檔案管理認(rèn)識(shí)上的一致性，變無(wú)序分散管理為集中統(tǒng)一管理，變多項(xiàng)分頭管理為信息資源共享。將文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案，以及業(yè)務(wù)檔案集中保存，統(tǒng)一管理。而這種管理不能簡(jiǎn)單理解為“將各類檔案集中在同一庫(kù)房，由部門各自管理”的所謂的集中統(tǒng)一管理。檔案管理必須從真正意義上落實(shí)集中統(tǒng)一管理，這樣才能有效地維護(hù)檔案的完整與安全，便于保管和利用。

4．開(kāi)展檔案工作目標(biāo)考核，防止和克服檔案管理被削弱或停滯不前的狀態(tài)。目標(biāo)考核要實(shí)行雙軌制，即建設(shè)行政主管部門的工作目標(biāo)考核和檔案行政主管部門業(yè)務(wù)工作考核相結(jié)合。建設(shè)行政主管部門對(duì)各單位的檔案工作目標(biāo)考核，是通過(guò)簽訂年度工作目標(biāo)、明確檔案工作責(zé)任制來(lái)保證檔案管理基本所需的人力、物力等，使檔案工作正常地開(kāi)展；檔案行政主管部門的業(yè)務(wù)工作考核，目的是為了促進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。通過(guò)有計(jì)劃的考核，健全檔案組織機(jī)構(gòu)，完善各項(xiàng)規(guī)章制度，完備各類設(shè)施設(shè)備，達(dá)到強(qiáng)化檔案管理的目的，推動(dòng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)健康發(fā)展。

5．加強(qiáng)檔案管理的指導(dǎo)與聯(lián)系，使檔案管理協(xié)調(diào)發(fā)展。檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作是引導(dǎo)檔案工作向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化發(fā)展的一項(xiàng)重要工作。我們要求，市建委檔案部門要積極與市檔案局加強(qiáng)聯(lián)系，共同進(jìn)行全面指導(dǎo)。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的形式要多樣，可采取集中指導(dǎo)和分散指導(dǎo)相結(jié)合、會(huì)議指導(dǎo)和現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)相結(jié)合、培訓(xùn)與考察相結(jié)合等靈活多樣的形式。為了有針對(duì)性地開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，應(yīng)在系統(tǒng)內(nèi)按單位工作性質(zhì)，建立系統(tǒng)歸口單位、直屬單位分層的檔案網(wǎng)絡(luò)組織。建委檔案部門要會(huì)同市檔案局把業(yè)務(wù)指導(dǎo)作為重要工作來(lái)抓，這樣既可避免檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)中可能出現(xiàn)的指導(dǎo)差異，也便于同類單位基于業(yè)務(wù)的共同性而開(kāi)展交流。形成縱向管理、橫向協(xié)作、條塊結(jié)合、統(tǒng)一指導(dǎo)的格局。

三、創(chuàng)新檔案管理思路，再創(chuàng)檔案價(jià)值奉獻(xiàn)社會(huì)

經(jīng)過(guò)調(diào)查研究、查找問(wèn)題、落實(shí)措施之后，全市建設(shè)系統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)入了新的發(fā)展階段，在引導(dǎo)檔案的功能發(fā)展趨勢(shì)方面，我們提出了從單純地利用服務(wù)向知識(shí)信息服務(wù)轉(zhuǎn)變、將檔案的知識(shí)信息服務(wù)作為檔案管理部門重要任務(wù)的發(fā)展思路。同時(shí)，將提高檔案綜合管理能力，整合檔案信息資源，促進(jìn)檔案有效開(kāi)發(fā)利用，為社會(huì)創(chuàng)造新的檔案價(jià)值作為今后的發(fā)展目標(biāo)。

1．開(kāi)創(chuàng)檔案綜合管理的新理念，樹(shù)立城市建設(shè)檔案集合化、電子化管理新概念，摒棄綜合檔案和建設(shè)工程檔案人方分離的做法。這里說(shuō)的檔案綜合管理，絕不是停留在過(guò)去的文書(shū)、會(huì)計(jì)、人事檔案的綜合管理概念上，而是將城市建設(shè)職能范圍內(nèi)所有工作活動(dòng)中形成的包括工程檔案在內(nèi)的檔案納入綜合管理的全新概念。即對(duì)建委機(jī)關(guān)的文書(shū)檔案(包括職能處室的業(yè)務(wù)檔案)、建委所屬單位的城建業(yè)務(wù)檔案和建設(shè)工程檔案實(shí)行集合化、電子化管理。實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)上統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)上統(tǒng)一協(xié)調(diào)，服務(wù)上資源共享。充分體現(xiàn)檔案資源整合優(yōu)化、人力資源合理調(diào)配、設(shè)備資源充分利用的價(jià)值效能。

2．認(rèn)識(shí)和實(shí)踐文檔一體化的管理理念，以新的思維尋求新的檔案管理方式。文檔一體化管理，得到了業(yè)內(nèi)人士的充分肯定。一個(gè)機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位在工作活動(dòng)中不斷地產(chǎn)生的有價(jià)值的文件，從形成一開(kāi)始，文件管理者和檔案管理者就共同負(fù)有保證其可靠性、真實(shí)性和完整性的責(zé)任，同時(shí)擔(dān)負(fù)著信息的維護(hù)和利用職責(zé)，文件管理者和檔案管理者是合作伙伴關(guān)系。形成文檔一體化管理模式，并以電子文件優(yōu)化管理方式控制文檔全過(guò)程，期間通過(guò)對(duì)文檔信息內(nèi)容的分析、提煉、整合，達(dá)到檔案資源共享和充分開(kāi)發(fā)利用。并能促進(jìn)文件形成者、利用者、管理者之間的合作，共同產(chǎn)生更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。文檔一體化的實(shí)質(zhì)，是把文件檔案信息運(yùn)動(dòng)過(guò)程連成一體的檔案管理新理念。

篇6

（一）現(xiàn)行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的特點(diǎn)隨著數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用和存儲(chǔ)介質(zhì)容量的不斷增加，現(xiàn)行的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境呈現(xiàn)出應(yīng)用系統(tǒng)的高度集成化和存儲(chǔ)的高度集中化的特點(diǎn)。

1.應(yīng)用系統(tǒng)的高度集成化。傳統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的應(yīng)用系統(tǒng)是相互獨(dú)立的，一般分為辦公系統(tǒng)、事務(wù)管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)一般由多個(gè)獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫(kù)和多立的服務(wù)器支持，而隨著技術(shù)的進(jìn)步上述系統(tǒng)逐步整合集中，形成一個(gè)包含多項(xiàng)功能的復(fù)合的系統(tǒng)。

2.存儲(chǔ)的高度集中化。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式下，受到存儲(chǔ)介質(zhì)容量和網(wǎng)絡(luò)傳輸速率的限制，一般采取分散存儲(chǔ)的方式，每個(gè)基層單位、每個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)都有自己的服務(wù)器用于存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，而在現(xiàn)行的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)模式下，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)逐步集中到市一級(jí)、省一級(jí)甚至是大區(qū)一級(jí)，基層單位不再有獨(dú)立的存儲(chǔ)設(shè)備，各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)也不再有專門的存儲(chǔ)設(shè)備。

（二）現(xiàn)行網(wǎng)絡(luò)條件對(duì)檔案工作的影響

現(xiàn)行的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境對(duì)檔案工作有較大的影響，這些影響主要是存進(jìn)檔案工作發(fā)展的，但也有一些影響如果不加以重視，會(huì)妨礙檔案工作的有序開(kāi)展。

1.現(xiàn)行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案的存儲(chǔ)與檔案管理分工不相符。由于數(shù)據(jù)的集中存儲(chǔ)，基層單位的電子檔案存儲(chǔ)在市級(jí)、省級(jí)乃至大區(qū)級(jí)的服務(wù)器上，這些服務(wù)器的管理權(quán)限不在基層，勢(shì)必影響基層單位對(duì)本單位電子檔案的管理。

2.現(xiàn)行網(wǎng)路環(huán)境下的檔案安全完整性需要引起重視。一是伴隨著系統(tǒng)的高度集成，電子檔案的生成渠道則是復(fù)雜多樣；二是由于電子檔案必須依賴特定的技術(shù)環(huán)境才能使用，但是信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，系統(tǒng)的不斷更新，導(dǎo)致老系統(tǒng)中生成的電子檔案無(wú)法利用。

二、創(chuàng)新思想、強(qiáng)化服務(wù)，做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理和服務(wù)工作

（一）不斷創(chuàng)新檔案管理和服務(wù)的理念

在信息化條件下，要做好檔案管理和服務(wù)，檔案部門必須創(chuàng)新理念，不斷強(qiáng)化檔案信息開(kāi)發(fā)與利用的廣度和深度，使其發(fā)揮更大的效益。首先，檔案管理部門應(yīng)該以檔案信息化建設(shè)為契機(jī)，認(rèn)真分析信息化建設(shè)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，充分認(rèn)識(shí)和了解信息化建設(shè)所引發(fā)的理論與方法的變革。其次，積極應(yīng)用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置，不斷提高檔案管理與利用現(xiàn)代化水平。再次，根據(jù)檔案信息管理與服務(wù)的現(xiàn)狀，客觀分析影響檔案利用與信息共享的諸多因素，深入研究利用者及其利用需求特點(diǎn)，尋求適應(yīng)檔案利用需求實(shí)際情況的服務(wù)模式，進(jìn)一步促進(jìn)檔案資源共享。

（二）積極構(gòu)建信息檔案服務(wù)體系

首先，構(gòu)建信息化檔案信息管理體系。一是建立檔案信息資源體系，集中管理檔案資料，對(duì)檔案信息進(jìn)行整體開(kāi)發(fā)、綜合管理，形成檔案編研材料，為領(lǐng)導(dǎo)決策、直屬直管各單位數(shù)據(jù)需求做好服務(wù)。二是建立信息化綜合檔案資源服務(wù)體系。形成以檔案管理部門為中心，輻射直屬直管各單位的管理模式，形成資源共享的格局，以利于檔案信息的整體開(kāi)發(fā)，統(tǒng)一運(yùn)用。三是建立信息化檔案信息網(wǎng)絡(luò)，以利于提高檔案信息開(kāi)發(fā)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。其次，建立專門的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)全息化管理，客戶端查詢，并開(kāi)展檔案咨詢服務(wù)。再次，充分運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案信息開(kāi)發(fā)。這是提高檔案信息開(kāi)發(fā)和利用質(zhì)量的重要手段，檔案管理人員可以從傳統(tǒng)的歸類、審核、整理工作中解脫出來(lái)，集中精力從事檔案分析、評(píng)價(jià)，更好的發(fā)揮檔案資料的作用。

（三）提高信息化檔案信息的安全防護(hù)水平

信息技術(shù)條件下，檔案管理的安全問(wèn)題不僅局限于傳統(tǒng)的檔案安全，更要重視網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)安全。和互聯(lián)網(wǎng)安全一樣，由于檔案信息實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理、資源共享，極易引發(fā)外部入侵，導(dǎo)致數(shù)據(jù)被破壞，檔案資源被非法外泄。首先為保證檔案資源的安全性，必須建立局域網(wǎng)，局域網(wǎng)與廣域網(wǎng)不在同一臺(tái)計(jì)算機(jī)中使用，并嚴(yán)格限制外部設(shè)備接入計(jì)算機(jī)。其次外部計(jì)算機(jī)如果需要訪問(wèn)檔案管理系統(tǒng)，要加裝防火墻，嚴(yán)格身份認(rèn)證、訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置，并且不允許外部計(jì)算機(jī)直接訪問(wèn)檔案管理服務(wù)器，只允許其訪問(wèn)專門的外網(wǎng)服務(wù)器。再次在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)各個(gè)終端要安裝桌面管理系統(tǒng)、防火墻及防病毒軟件，保證信息安全。

（四）暢通網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案服務(wù)的反饋渠道

檔案利用效果的信息反饋，是了解和掌握檔案價(jià)值的客觀依據(jù)，也是進(jìn)一步做好檔案信息利用與開(kāi)發(fā)的重要保障。特別是信息技術(shù)條件下，檔案使用者來(lái)自多個(gè)方面，每個(gè)方面的檔案使用者對(duì)信息的要求也不盡相同，比如管理者更關(guān)注宏觀的、連續(xù)的、趨勢(shì)性的信息，技術(shù)人員更關(guān)注檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性。因此，及時(shí)收集、整理檔案利用效果信息，也是提高檔案信息服務(wù)的重要組成部分。做好信息技術(shù)條件下檔案利用效果反饋收集工作的關(guān)鍵在于三。一是對(duì)檔案工作者加強(qiáng)職業(yè)道德教育、強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)檔案工作人員的主動(dòng)性。二是加大對(duì)利用者的宣傳教育力度，提高利用者做好檔案利用效果信息反饋工作的自覺(jué)性，積極配合檔案部門做好這一工作。三是開(kāi)發(fā)具有互動(dòng)和反饋功能的檔案信息管理系統(tǒng)，使檔案使用者的意見(jiàn)和建議能夠第一時(shí)間反饋上來(lái)，便于檔案管理人員及時(shí)改進(jìn)。

（五）著力打造檔案信息服務(wù)的人才隊(duì)伍

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【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；檔案管理；調(diào)查；思考

醫(yī)院管理工作是一項(xiàng)綜合的工作，包含了很多內(nèi)容，檔案管理就是其中的一項(xiàng)，屬于基礎(chǔ)工作，我們對(duì)于這項(xiàng)工作要給予足夠的重視。目前醫(yī)療改革不斷深入，檔案管理工作可以說(shuō)是處于一個(gè)機(jī)遇和挑戰(zhàn)共存的階段。從我自身的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)看待這項(xiàng)工作，希望透過(guò)我的一點(diǎn)解讀能夠推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。本文主要從醫(yī)院檔案工作實(shí)際出發(fā)，以調(diào)查的手段來(lái)掌握目前醫(yī)院檔案管理的狀態(tài)，并且就這項(xiàng)工作進(jìn)行了一些思考，目的就是希望能夠推進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

一、醫(yī)院擋案管理工作現(xiàn)狀堪憂

醫(yī)院的正常運(yùn)營(yíng)中會(huì)產(chǎn)生大量的信息，像是醫(yī)療、科研、藥物管理、行政等等，這些信息采用圖表、文字、影像等等作為載體來(lái)進(jìn)行保存，這些記錄都是檔案資料。這些檔案資料即是一種記錄憑證，又是醫(yī)院的參考資料，可以作為工作計(jì)劃的決策依據(jù)。

隨著現(xiàn)代化信息的發(fā)展，檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用越來(lái)越被人們所重視。盡管如此，醫(yī)院檔案管理工作仍存在諸多問(wèn)題，無(wú)法與日益發(fā)展的醫(yī)療、科研、教學(xué)工作相適應(yīng)。

1、檔案管理制度不完善、事倍功半

通過(guò)走訪，了解到大部分醫(yī)院對(duì)納入檔案管理的內(nèi)容沒(méi)有明確的要求或統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，也沒(méi)有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度。各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐在進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒(méi)有納入管理。有的醫(yī)院沒(méi)有把檔案工作納入目標(biāo)管理考核方案中，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全。

2、檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率較低

大多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)只注重醫(yī)院醫(yī)療建設(shè)和經(jīng)濟(jì)效益。對(duì)檔案管理方面的認(rèn)識(shí)較淡薄，認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)，而忽略了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性。有的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子變換頻繁，只抓眼前醫(yī)療工作而忽視了對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有利的檔案管理工作。造成醫(yī)院檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，導(dǎo)致檔案利用率不高。

3、檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

在醫(yī)院管理中，只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，尚未將提高檔案管理人員的素質(zhì)納入計(jì)劃和要求，大部分檔案管理人員專業(yè)出身較少，知識(shí)面較窄、學(xué)歷偏低，有的是兼職人員。甚至于有些檔案管理人員是從其他的崗位轉(zhuǎn)調(diào)過(guò)來(lái)的，且平時(shí)檔案管理人員進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，致使許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上形勢(shì)的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

4、檔案管理分工不明，多頭管理

由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，檔案管理類別不明，醫(yī)院綜合檔案室一般只管理文書(shū)檔案、科技檔案、房產(chǎn)檔案和部分實(shí)物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書(shū)檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案、會(huì)計(jì)檔案、醫(yī)療設(shè)備檔案等都分屬各個(gè)科室分散管理，形成了多部門管理檔案的格局，不利于檔案的完整和安全。

5、檔案管理設(shè)施不全，檔案現(xiàn)代化管理水平不高

隨著醫(yī)院的快速發(fā)展和規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院檔案的種類和數(shù)量也在不斷增加，這就在一定程度上給檔案管理工作增加了負(fù)擔(dān)。但目前大部分醫(yī)院存在著檔案庫(kù)房不夠規(guī)范，檔案管理設(shè)施不全，檔案設(shè)備比較陳舊、管理技術(shù)落后等問(wèn)題，制約了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。雖然計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在不斷發(fā)展，并且已經(jīng)廣泛普及，但運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理醫(yī)院檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索上，且大部分檔案管理者對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)不夠了解，致使醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平不高。

二、改進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的思考

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案意識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)的決策是醫(yī)院發(fā)展的方向，所以領(lǐng)導(dǎo)的重視是檔案工作順利開(kāi)展的前提條件，也是必要條件。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視，能夠?qū)⑵洚?dāng)成醫(yī)院發(fā)展的基礎(chǔ)和管理的基礎(chǔ)來(lái)抓，將檔案管理和醫(yī)院其他管理有機(jī)的進(jìn)行結(jié)合，則可以為檔案工作的發(fā)展提供很大的幫助。

2、健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為

檔案管理工作的流程和規(guī)范都需要非常的明確。檔案制度的建立有助于檔案管理工作的有序開(kāi)展，避免了檔案管理工作的隨意性，讓檔案工作正確的發(fā)展?！稒n案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等等法律法規(guī)都是檔案管理制度的依據(jù)，通過(guò)實(shí)際工作的配合，不斷的對(duì)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)流程進(jìn)行完善，讓檔案管理制度能夠起到規(guī)范約束的作用，保證各個(gè)環(huán)節(jié)都正確運(yùn)行，并將醫(yī)院各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評(píng)價(jià)，同步發(fā)展。

3、加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)

積極的引入優(yōu)秀檔案管理人才，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作人員進(jìn)行培養(yǎng)，為他們的專業(yè)素質(zhì)提供提升的渠道，講座、培訓(xùn)班等等都是非常好的形式，也可以選調(diào)優(yōu)秀檔案工作者，讓他們外出交流學(xué)習(xí)，作為骨干力量進(jìn)行培養(yǎng)，這樣有助于檔案管理隊(duì)伍的水平提升。

4、解放思想，更新觀念，提高檔案開(kāi)發(fā)利用率

過(guò)去檔案管理只是針對(duì)檔案的收集和保存，對(duì)于檔案的利用則不重視，現(xiàn)階段的檔案管理應(yīng)該要拓寬思路，不固步自封，采用陳舊的思想觀念來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，要重視服務(wù)，圍繞服務(wù)來(lái)進(jìn)行擴(kuò)大檔案利用范圍，由被動(dòng)的服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)的服務(wù)，通過(guò)擴(kuò)大檔案信息資源的獲取途徑，增加檔案資源的豐富類型來(lái)提升檔案的利用率，為各部門和領(lǐng)導(dǎo)以及整個(gè)醫(yī)院都提供豐富的信息資源。

5、適當(dāng)投入，強(qiáng)化檔案室的硬件建設(shè)

檔案工作的提升除了人為因素，硬件條件也很重要，加大檔案部門的資金投入，更新檔案部門的設(shè)備，像是計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等等常用設(shè)備保證其能夠正常使用，有條件的還可以進(jìn)行更新，讓其能夠更快更方便的工作。引入先進(jìn)設(shè)備來(lái)解放手工勞動(dòng)，提高工作效率。還可以在醫(yī)院內(nèi)部搭建局域網(wǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行檔案資源的共享和傳遞，方便檔案部門的信息收集。

6、利用電腦，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

計(jì)算機(jī)是現(xiàn)代企業(yè)的重要工具，醫(yī)院檔案管理工作借助計(jì)算機(jī)也能夠獲得很大的提升。通過(guò)檔案信息化管理，檔案的收集、歸檔、儲(chǔ)存和利用都能夠方便進(jìn)行，而且容量大，出錯(cuò)率低，各種載體也為檔案的利用獲得更多的渠道。雖然電子檔案不能夠完全的取代紙質(zhì)檔案，但是建設(shè)檔案管理信息化工作還是非常的必要的。

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關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）08（B）-0000-00

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)日新月異，社會(huì)也擺脫了工業(yè)時(shí)代的束縛，進(jìn)入了信息化社會(huì)時(shí)代，信息作為社會(huì)生活的一個(gè)必不可少內(nèi)容，有著非常重要的功用，信息作為經(jīng)濟(jì)發(fā)展極為重要的資源之一，信息化建設(shè)成為公司管理工作基本內(nèi)容。信息化程度普及后，檔案管理以及無(wú)法夠采取傳統(tǒng)的管理模式，必須要使用信息化模式進(jìn)行檔案管理，致使數(shù)字化檔案的管理利用在檔案管理工作中所占的比重非常大，因此檔案管理同時(shí)面臨著工作中的巨大挑戰(zhàn)。新機(jī)遇面前，檔案管理部門應(yīng)將工作重心放在如何處理原始的檔案信息，比如文字、圖片等等，讓其轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案資源，為需求者提供服務(wù)。

一、轉(zhuǎn)換檔案管理的傳統(tǒng)模式，以信息管理取代實(shí)體管理

檔案的傳統(tǒng)管理模式，是以實(shí)體，如紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體進(jìn)行檔案管理的，對(duì)于檔案的收集、整理、鑒定、編目、編研、統(tǒng)計(jì)、保管和提供利用等過(guò)程則以手工操作為主完成各方面的檔案管理，其步驟之繁瑣導(dǎo)致工作量極大。鑒于儲(chǔ)存量巨大，檔案管理部門對(duì)已經(jīng)歸檔的資料難以再次實(shí)施加工和提煉，致使檔案信息資源因此被浪費(fèi)，沒(méi)有得到合理的利用。在現(xiàn)代管理技術(shù)發(fā)展以及現(xiàn)代設(shè)備使用后，客觀環(huán)境得到了改善，計(jì)算機(jī)、多媒體的普及讓現(xiàn)代化檔案管理工作得以展開(kāi)。現(xiàn)代技術(shù)同時(shí)也使檔案管理模式面對(duì)更加多樣化的挑戰(zhàn)。當(dāng)今檔案管理需要適應(yīng)數(shù)字化管理工作需求為主，把實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔①Y源管理，這樣可以對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字加工，借助現(xiàn)代技術(shù)手段來(lái)進(jìn)行重復(fù)利用，檔案資源被信息化后，能夠獲得巨大的利用價(jià)值，它及依賴于現(xiàn)代技術(shù)和科技，同時(shí)也為現(xiàn)代技術(shù)和科技服務(wù)，為社會(huì)創(chuàng)造效益，為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利益，促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)。

二、創(chuàng)建有效信息系統(tǒng)，以合理、安全、充分地利用電子檔案

完成檔案信息化工作，需要?jiǎng)?chuàng)建計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的文件檔案管理，因此，檔案部門需搞好以下的工作：首先，在運(yùn)用計(jì)算機(jī)條件下，改進(jìn)并規(guī)范工作流程，使之適應(yīng)檔案信息管理的需要；其次，根據(jù)文件處理流程需求設(shè)計(jì)檔案信息化系統(tǒng)軟件的功能；再次，在信息系統(tǒng)中設(shè)立完善的內(nèi)部監(jiān)控制度，確保檔案的安全。

電子檔案的使用首先應(yīng)該重視其安全性。迅速發(fā)展的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化，使電子檔案涉及的領(lǐng)域不斷擴(kuò)大，數(shù)量爆炸式增長(zhǎng)，尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化之后，計(jì)算機(jī)病毒和黑客攻擊等一系列問(wèn)題隨之產(chǎn)生，并因此威脅到電子檔案的安全性。其次應(yīng)關(guān)注電子檔案的完整性及可靠性。日常工作中，電子文件從創(chuàng)建到歸檔都是系統(tǒng)間接鏈接的，所以對(duì)電子文件數(shù)據(jù)的完整性和原始性無(wú)法保障，很多電子檔案都是采取和紙質(zhì)檔案一對(duì)一對(duì)應(yīng)的管理方式；電子檔案存儲(chǔ)的載體也有耐久性的因素存在，所以對(duì)檔案的完整和可靠性存在一定影響。三是電子檔案的法律效力問(wèn)題，傳統(tǒng)檔案的法律效力都是靠其載體等相關(guān)因素來(lái)確定，電子檔案因其無(wú)固定載體，以致在制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文時(shí)就存在各種困難，導(dǎo)致光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案無(wú)法被法律認(rèn)定。

三、檔案信息化創(chuàng)建過(guò)程中必須再次思考檔案管理的理論、方法和原則

鑒于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的普遍運(yùn)用，諸多方法、理論相繼出現(xiàn)，有很多檔案學(xué)基本理論中尚未涉及的問(wèn)題被提出來(lái)。譬如檔案工作體制的變化和檔案管理機(jī)構(gòu)的職能問(wèn)題、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)問(wèn)題、電子文件數(shù)據(jù)管理問(wèn)題、電子檔案的鑒定問(wèn)題、檔案工作參與信息高速公路建設(shè)的問(wèn)題等等?；谏鲜鲈跈n案信息化建設(shè)中因新技術(shù)應(yīng)用引發(fā)的一系列理論問(wèn)題，檔案管理部門都必須做出科學(xué)與理性的思考。四、提升檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化檔案管理。

現(xiàn)代化設(shè)備要由高素質(zhì)的人來(lái)操作，檔案信息化同樣要人來(lái)完成。檔案管理者要求知識(shí)儲(chǔ)備豐富，現(xiàn)代化知識(shí)對(duì)于檔案工作人員來(lái)說(shuō)是必備的一個(gè)要素，該要素對(duì)整體檔案隊(duì)伍也會(huì)產(chǎn)生影響，所以必須要有高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍為基礎(chǔ)。建立一個(gè)高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍必須做好以下幾點(diǎn)。首先，檔案管理著自身的素質(zhì)水平要有保證，能夠有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，可以對(duì)檔案事業(yè)提供幫助，特別是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代高新技術(shù)。其次，掌握全面的檔案專業(yè)知識(shí)，如具備檔案學(xué)、文書(shū)學(xué)、目錄學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、修裱、復(fù)制、編研等檔案相關(guān)基本技能與專業(yè)知識(shí)。再次，據(jù)當(dāng)今的檔案管理發(fā)展情形式分析，未來(lái)檔案工作人員必須具備提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢、進(jìn)行檔案信息分析與研究、檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)等三方面的能力。檔案管理者要不斷充實(shí)自己，積極的學(xué)習(xí)，上級(jí)管理部門也要為檔案管理者提供學(xué)習(xí)條件，提供培訓(xùn)深造機(jī)會(huì)，由優(yōu)秀管理者帶領(lǐng)新的檔案管理人員工作，傳遞經(jīng)驗(yàn)。

五、提升檔案工作人員的信息安全素質(zhì)，提升檔案管理的安全化

作為信息社會(huì)的檔案管理工作人員，信息安全素質(zhì)包括在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中管理電子文件的信息安全的意識(shí)和能力。檔案信息安全成為當(dāng)今檔案管理工作的生命線，探究檔案管理人員的素養(yǎng)，便于檔案管理保護(hù)領(lǐng)域的拓寬、檔案管理學(xué)理論的發(fā)揚(yáng)，進(jìn)而使檔案信息安全管理體系得以完善。促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的有序、健康、可持續(xù)發(fā)展，體現(xiàn)檔案管理事業(yè)重要的現(xiàn)實(shí)意義。

信息化的現(xiàn)代社會(huì)，諸多領(lǐng)域持續(xù)開(kāi)拓，進(jìn)而衍生了新的門類和載體的檔案，因此給檔案工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)，要求檔案工作者的素質(zhì)水平比較高，并且，檔案工作是重要的基礎(chǔ)工作，檔案事業(yè)的發(fā)展應(yīng)該著力于未來(lái)，著力于服務(wù)，能夠形成完善的服務(wù)管理體系，體現(xiàn)檔案管理綜合功能，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，更新觀念，為社會(huì)的發(fā)展提供幫助，為經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)提供條件。

六、檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是提高檔案信息管理和服務(wù)的水平

在推動(dòng)信息化發(fā)展的時(shí)候，人類以建立良好信息基礎(chǔ)設(shè)施為理想，讓信息能夠被公開(kāi)利用，這也是檔案信息化建設(shè)的一個(gè)目標(biāo)。檔案信息化建設(shè)目的是對(duì)檔案信息進(jìn)行利用，提升檔案信息資源的價(jià)值，為需求者提供服務(wù)。在這一過(guò)程中，隨著信息技術(shù)水平的提升一級(jí)應(yīng)用程度的改變，目的也會(huì)有變化，應(yīng)該要隨時(shí)調(diào)整。所以，建設(shè)檔案信息化要求著眼于未來(lái)，解決當(dāng)前的各類問(wèn)題，處理和各方面的關(guān)系。

總而言之，當(dāng)前信息化檔案管理建設(shè)是必不可少的，也是非常重要的，更是勢(shì)在必行的，他是未來(lái)檔案事業(yè)的方向，在檔案管理工作中應(yīng)該作為最重要的使命來(lái)完成。檔案部門的傳統(tǒng)檔案管理思想必須要轉(zhuǎn)變，使用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為檔案信息化建設(shè)提供幫助，讓檔案管理工作滿足當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展需求，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)，讓我國(guó)的檔案事業(yè)可以進(jìn)入世界先進(jìn)水平領(lǐng)域，為其他的部門以及社會(huì)的發(fā)展提供必要的幫助。

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篇9

【論文關(guān)鍵詞】信息化；檔案管理 

 

當(dāng)今信息化時(shí)代科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，人類社會(huì)正在從工業(yè)社會(huì)向信息社會(huì)邁進(jìn)，信息在社會(huì)生活中發(fā)揮著巨大的作用，可以說(shuō)信息資源已成為經(jīng)濟(jì)發(fā)展的首要資源，信息化建設(shè)工作是公司重要的基礎(chǔ)管理工作之一。隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用，這種發(fā)展趨勢(shì)給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。在新的機(jī)遇面前檔案管理部門必須將工作的重點(diǎn)放在如何把文件、圖紙、照片、錄音和錄像等原始的記錄轉(zhuǎn)化為可用的信息上，并準(zhǔn)確、高效地提供給有關(guān)信息需求者。 

一、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?nbsp;

傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過(guò)程，其工作量巨大，步驟也繁瑣。因?yàn)榇鎯?chǔ)量大，檔案管理部門不能對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的管理，以信息為管理對(duì)象，對(duì)形成的各種門類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過(guò)信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺(tái)利用的信息資源，檔案資源只有通過(guò)信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值和使用價(jià)值，它能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會(huì)繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之真正成為未來(lái)信息社會(huì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。 

二、建立有效的信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案 

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為此，檔案管理部門要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來(lái)進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。 

在電子檔案使用過(guò)程中，首先是應(yīng)注意電子檔案安全性問(wèn)題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來(lái)的問(wèn)題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。其次是電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少程序化管理系統(tǒng)，不能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的直接鏈接，目前無(wú)法保證電子文件元數(shù)據(jù)完整歸檔，多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲(chǔ)存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案的法律效力問(wèn)題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來(lái)確定，電子檔案由于沒(méi)有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。 

三、在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法 

由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，提出了一系列檔案學(xué)基本理論從未遇到過(guò)的新問(wèn)題。如檔案管理機(jī)構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問(wèn)題、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題、電子檔案的鑒定問(wèn)題、電子文件數(shù)據(jù)管理問(wèn)題、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)問(wèn)題、檔案工作參與信息高速公路建設(shè)的問(wèn)題等等。對(duì)這些在檔案信息化建設(shè)中因新技術(shù)運(yùn)用所引發(fā)的理論問(wèn)題，檔案管理部門都必須做出理性與科學(xué)的思考。 

四、提高檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化 

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來(lái)操作，檔案工作信息化需要人來(lái)實(shí)現(xiàn)。檔案管理者必須具備多元化知識(shí)背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識(shí)將成為每一位檔案工作者知識(shí)構(gòu)成的要素，同時(shí)，也深刻地影響檔案工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的：首先，檔案管理者必須具有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中的大量運(yùn)用，迫使檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識(shí)，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)等學(xué)科的知識(shí)，它們對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業(yè)知識(shí)，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書(shū)學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識(shí)和基本技能。再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)看，檔案工作者必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須不斷學(xué)習(xí)、相關(guān)知識(shí)，上級(jí)檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行深造，進(jìn)行離崗培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法，互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群體和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)。 

五、提高檔案工作者的信息安全素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全化 

對(duì)于信息社會(huì)環(huán)境中的檔案管理工作者，信息安全素質(zhì)是指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中管理電子文件的信息安全的意識(shí)和能力。檔案信息安全是現(xiàn)今檔案管理工作的生命線，研究檔案管理者的素質(zhì)，有利于拓寬檔案管理保護(hù)領(lǐng)域、發(fā)展檔案管理學(xué)的理論研究；完善檔案信息安全管理體系。促進(jìn)檔案信息化建設(shè)和檔案管理事業(yè)的健康、有序、可持續(xù)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。 

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，新領(lǐng)域、新門類、新載體檔案不斷涌現(xiàn)，給檔案工作者在素質(zhì)上提出了更高的要求，同時(shí)，我們深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作歷來(lái)是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，檔案工作的責(zé)任感即檔案工作者要認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)發(fā)展的必要性，要把工作的著力點(diǎn)轉(zhuǎn)向未來(lái)，深化服務(wù)意識(shí)，樹(shù)立以服務(wù)促管理，以管理完善服務(wù)的觀念，充分發(fā)揮檔案管理的綜合功能，更新服務(wù)觀念，拓展服務(wù)領(lǐng)域，改革服務(wù)方式，大膽探索，努力實(shí)踐，使檔案管理工作真正成為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)全面進(jìn)步的重要保證。 

六、檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是提高檔案信息管理和服務(wù)的水平 

篇10

一、二維條碼的概述

在工作的過(guò)程中，需要的信息是二維條碼縱向和橫向兩個(gè)方位同時(shí)進(jìn)行表達(dá)的，所以，很多的信息量通過(guò)很小的面積就可以被表達(dá)出來(lái)，而且信息的準(zhǔn)確度還可以得到保障。通過(guò)現(xiàn)在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理可以看出來(lái)，和一維條碼相比較，二維條碼還是存在著明顯區(qū)別的，主要表現(xiàn)在方向上，信息的存儲(chǔ)方式主要是信息符號(hào)，這是在一維條碼的基礎(chǔ)上一次很成功的改變。這是一項(xiàng)既廉價(jià)又簡(jiǎn)潔的應(yīng)用，很多單位都給予了很高的重視。和一維條碼相比較，雖然增加了很多的存儲(chǔ)空間，不過(guò)卻也只是1K左右，而且信息存儲(chǔ)的越多，就需要越大的尺寸，對(duì)識(shí)別識(shí)讀器是非常不利的。因此，二維條碼只能存儲(chǔ)比較少的信息。

二、在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中二維條碼技術(shù)的實(shí)現(xiàn)模型

在不動(dòng)產(chǎn)檔案中應(yīng)用二維條碼技術(shù)，主要是把元數(shù)據(jù)、電子文件和紙張文件拷貝和封裝在一塊，分析的時(shí)候所使用的處理技術(shù)應(yīng)該要嚴(yán)格一點(diǎn)，使用的方法主要是在二維碼中將其元數(shù)據(jù)和電子文件存儲(chǔ)起來(lái)，形成紙張文件檔案、元數(shù)據(jù)及電子文件；紙張檔案在通過(guò)相機(jī)亦或者是掃描儀掃描成二維條碼，然后再進(jìn)行掃碼還原，最終得到相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)。不動(dòng)產(chǎn)檔案管理和很多的軟件系統(tǒng)和單位之間都有關(guān)聯(lián)，電子文件在生成二維條碼以前，需要設(shè)置成長(zhǎng)期存取的統(tǒng)一格式，對(duì)于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，元數(shù)據(jù)也應(yīng)該要遵守，對(duì)各用戶各階段對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的使用非常有利。生成二維碼以后是不可以再改變的，在文件流轉(zhuǎn)的時(shí)候，元數(shù)據(jù)在不斷地變更、增加，因此，新部門在得到流轉(zhuǎn)的紙張電子文件的時(shí)候，需要以不同的元數(shù)據(jù)為依據(jù)，將這些增加、變更的元數(shù)據(jù)變?yōu)槎S條碼，并在紙質(zhì)文件上打印出來(lái)。

三、在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中二維條碼技術(shù)的應(yīng)用

在我國(guó)二維條碼技術(shù)已經(jīng)有了很長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展史，有了越來(lái)越廣闊的應(yīng)用范圍，在不動(dòng)產(chǎn)檔案管理中也到了一定的應(yīng)用，因?yàn)槠渚哂泻?jiǎn)便性，得到的效果也是較為明顯的，不過(guò)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理在對(duì)其進(jìn)行應(yīng)用的時(shí)候還有很多大小不一的問(wèn)題需要注意，具體分析如下：

（一）存取格式的選擇。不動(dòng)產(chǎn)檔案管理有很多種存取格式，在?x擇的過(guò)程中一定要注意務(wù)必要將格式轉(zhuǎn)換成長(zhǎng)期存取格式，主要是由于不可以更改生成以后的二維條碼，如果選取的存儲(chǔ)模式不是長(zhǎng)期的，文件很容易流失，引發(fā)的后果是不可估量的，所以這項(xiàng)步驟是極為重要的，不可以被忽視。

（二）相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的制定。通常情況下，二維條碼技術(shù)都是應(yīng)用在電子檔案管理之中的，電子檔案通過(guò)這種技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)，而檔案管理也可以實(shí)現(xiàn)共享，但是前提條件是一定要有相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行約束，不可以想怎么樣就怎么樣。對(duì)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定主要是由于不動(dòng)產(chǎn)檔案管理有很多的系統(tǒng)，而且還要轉(zhuǎn)換這些系統(tǒng)，有助于促進(jìn)檔案正常電子化管理的實(shí)現(xiàn)。如果沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)，共享檔案的實(shí)現(xiàn)便很難，所以，二維條碼技術(shù)的使用是離不開(kāi)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)約束的。不過(guò)，在對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制定的時(shí)候，要以國(guó)家的規(guī)定為依據(jù)，國(guó)家已經(jīng)具體制定出了標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格地執(zhí)行就可以了。標(biāo)準(zhǔn)的制定有兩條原則需要遵守，一個(gè)是易用原則，還有一個(gè)就是通用原則。通用可以對(duì)大一點(diǎn)的范圍適應(yīng)，而易用則簡(jiǎn)單，電子檔案不能因?yàn)槭褂枚S條碼技術(shù)而變得繁瑣，否則會(huì)適得其反。除此之外，二維條碼由于有限的容量，所以需要簡(jiǎn)單地處理一下存儲(chǔ)元數(shù)。通常情況下，在對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制定的時(shí)候，所選擇的數(shù)據(jù)元素所具有的特點(diǎn)是基礎(chǔ)性和通用性。

（三）相應(yīng)的管理系統(tǒng)要進(jìn)一步地完善。測(cè)試平臺(tái)的建立。使用平臺(tái)對(duì)使用的硬件、軟件進(jìn)行測(cè)試，然后再投入到市場(chǎng)中去。通常時(shí)候都是有專門的檔案管理部門對(duì)此管理的，因?yàn)橛泻芏嘀匾奈募嬖谟跈n案管理部門，如果有些問(wèn)題出現(xiàn)，后果是不可預(yù)想的。

文檔一體化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)工作要做好。在設(shè)計(jì)的過(guò)程中有兩方面需要格外地注意，一個(gè)是正式文件的生成，另一個(gè)則是收文登記，這兩項(xiàng)工作一定要做好，有助于目前的系統(tǒng)和二維條碼技術(shù)融合工作的實(shí)現(xiàn)。