導(dǎo)語：如何才能寫好一篇電子檔案的管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關(guān)鍵詞：電子檔案；優(yōu)越性；缺點(diǎn)；對(duì)策

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2014）23-0289-02

隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)越來越廣泛地應(yīng)用于人類社會(huì)活動(dòng)的各個(gè)領(lǐng)域，各行各業(yè)都在利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來加快自身信息化建設(shè)的步伐，人類社會(huì)活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件越來越多。電子文件保管系統(tǒng)作為信息管理系統(tǒng)的一種，為檔案工作提供了自動(dòng)化、系統(tǒng)化的管理手段，有效的電子檔案管理是實(shí)現(xiàn)人類社會(huì)性原始?xì)v史記錄在信息時(shí)代得以真實(shí)、完整、可靠保管的有力保證，能夠快速、及時(shí)地滿足單位行使各項(xiàng)職能時(shí)對(duì)文件、檔案信息的需求。我們應(yīng)當(dāng)立足于檔案學(xué)、信息學(xué)以及管理學(xué)的交叉融合，順應(yīng)并做好紙質(zhì)檔案向電子檔案管理的轉(zhuǎn)變，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代電子檔案管理的需要，探索電子檔案中所面臨的問題。

一、電子檔案形成的優(yōu)越性

存儲(chǔ)空間小，電子檔案的形成可以有效地節(jié)約檔案占用空間。所有電子檔案的儲(chǔ)存形式如光盤、縮微膠片、磁盤都具備了存儲(chǔ)密度大、容納信息量多、記錄速度快、傳播速度快等特點(diǎn)，而且與紙質(zhì)檔案管理方式是相通的。無限增長(zhǎng)的紙質(zhì)文件與有限的存儲(chǔ)空間之間存在著日益激烈的矛盾，而電子檔案占據(jù)極少量空間的優(yōu)點(diǎn)能夠很好地解決這一矛盾。例如，一張光盤容量可達(dá)600―4 000MB，可存 35萬張打印紙上的文字信息或 10萬頁圖形信息；而且，如果不移動(dòng)存儲(chǔ)載體，只處理信息，那么電子檔案幾乎無重量和體積可言。相比之下，紙質(zhì)文件的笨重就顯而易見了。電子檔案的加入，豐富了檔案管理體系，為傳統(tǒng)的檔案利用開辟了一條新路。

以XX發(fā)動(dòng)機(jī)廠為例，每年歸檔的紙質(zhì)會(huì)計(jì)類檔案就可高達(dá)五百余本，足以占用兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)文件柜。且需時(shí)刻做到防塵、防霉、防蟲，要求檔案庫必須有嚴(yán)格的空氣溫度、濕度，溫濕度過高或過低都會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成損壞。相比較電子檔案來說，占用空間少、不會(huì)生霉等優(yōu)點(diǎn)是紙質(zhì)檔案無法企及的。

另外，電子檔案還具備操作方便，復(fù)制時(shí)不容易丟失信息的特點(diǎn)。形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁面的整潔。并且電子檔案具有高度的標(biāo)準(zhǔn)性，使之對(duì)電子檔案的檢索更加方便。紙質(zhì)文件復(fù)制或縮微品拷貝經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，而電子檔案的復(fù)制，由于是數(shù)字化的信息處理幾乎不存在這些問題，所以，完全可以做到復(fù)制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區(qū)別。

1.具有多種表現(xiàn)形式。隨著多媒體電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，電子檔案的形態(tài)也隨之多樣化了。文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨(dú)或相互搭配成電子檔案的內(nèi)容，這就造成了電子檔案的多媒體集成性，使電子檔案比紙質(zhì)檔案更加全面、形象、生動(dòng)。

2.傳遞快捷、實(shí)現(xiàn)資源共享。一份紙質(zhì)檔案只能在某時(shí)、某地讓能夠接觸到它的人閱讀，而電子檔案由于其處理環(huán)境是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此可以不受這種限制。網(wǎng)絡(luò)上傳遞電子檔案的時(shí)間是按秒計(jì)算，而同樣距離的紙質(zhì)檔案?jìng)鬟f則是以天計(jì)算的，二者在速度上的區(qū)別非常明顯。而且，一個(gè)終端上的電子文件也可以同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端，電子檔案這種不受存儲(chǔ)載體限制的特點(diǎn)，使異地利用成為可能，消除了利用者的域隔閡，使利用者產(chǎn)生一種共享的感覺，從而擺脫時(shí)間和空間的制約，利用者可以把獲得的信息隨心所欲地加工處理，變成自己所需要的信息產(chǎn)品。

3.電子檔案的形成可以提高檔案管理工作效率。電子檔案的產(chǎn)生，使計(jì)算機(jī)先進(jìn)技術(shù)在檔案管理工作中的作用發(fā)揮得更充分。檔案人員可通過簡(jiǎn)單的操作進(jìn)行查詢和利用，從傳統(tǒng)的手工編目和查詢及繁重的編研信息收集等方面的工作中解放出來，這將會(huì)推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展，使檔案管理再上一個(gè)新臺(tái)階。

二、電子檔案存在的缺點(diǎn)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件一旦形成，原件中所包含的內(nèi)容和形式就不再發(fā)生變化，只要抓好保管，就能確定檔案的原始性和真實(shí)性。與紙質(zhì)文件不同的是，電子文件建立在高科技的基礎(chǔ)上，其內(nèi)容和形式是相對(duì)獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于刪改變化，并且可以儲(chǔ)存于不同的載體，人們無法從其所包含的內(nèi)容、形式和載體特征確定電子文件的原始性、真實(shí)性以及是否完整等。

1.原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅其內(nèi)容而且還通過載體、形式表現(xiàn)出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對(duì)其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。

2.真實(shí)性問題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)；電子檔案的真實(shí)性問題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。

3.完整性問題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲(chǔ)分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

4.安全性問題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會(huì)直接損害電子檔案的安全。

另外，收集過時(shí)的電子計(jì)算機(jī)軟硬件，提供利用，讀取那些過時(shí)的、技術(shù)記錄在載體上的信息內(nèi)容，這就要廣泛收集、保管過時(shí)技術(shù)全套軟硬件，還必須保管操作這些過時(shí)技術(shù)的某些技能，還有老化和維護(hù)問題，代價(jià)十分昂貴。

綜上所述，電子檔案管理是檔案工作的一個(gè)新領(lǐng)域，針對(duì)現(xiàn)代化辦公條件下電子文件和電子檔案的大量產(chǎn)生，制定文檔一體化的管理模式是非常必要的。與傳統(tǒng)的歸檔移交相比，電子文件的收集可以說是在瞬間完成的。在整理方面，分類、立卷、編目這種檔案實(shí)體的整理工作將被多途徑的電子檢索方式代替，由于電子文件和載體的可分離性，其內(nèi)容可不受載體的限制和束縛，所有的信息線索都可以借助計(jì)算機(jī)的邏輯判斷功能和運(yùn)算速度，多途徑、多角度地組配，甚至可以網(wǎng)上立卷，根據(jù)不同需求按文件的不同特征組成各種虛擬卷。

三、電子檔案的維護(hù)

維護(hù)電子檔案的完整與安全是檔案工作者的基本職責(zé)之一，為保證電子文件的原始性、安全性和具有保存的價(jià)值，檔案部門必須重視電子檔案，嚴(yán)格制定電子文件的操作制度和安全保密制度，對(duì)電子文件實(shí)施全程監(jiān)控，實(shí)行層層負(fù)責(zé)制，所有經(jīng)辦人員在電子文件的形成、移交、提供和利用過程中都應(yīng)履行簽字手續(xù)，并建立電子文件備份系統(tǒng)以防止其在利用過程中信息的損壞，采取定期復(fù)制以及定期對(duì)計(jì)算機(jī)病毒進(jìn)行檢查、防治，對(duì)重要文件的存儲(chǔ)和傳輸實(shí)行加密技術(shù)處理等措施，以確保電子文件的完整與安全，實(shí)現(xiàn)文檔一體化的管理。

四、對(duì)檔案人員的要求

高技術(shù)的應(yīng)用需要高技術(shù)的人才來管理。檔案教育應(yīng)及時(shí)調(diào)整專業(yè)格局，從課程內(nèi)容、教學(xué)方法和手段、教育層次和形式等方面全面更新。建立在高科技平臺(tái)上的電子文件、檔案必須由具備高科技素質(zhì)的管理型和復(fù)合型人才隊(duì)伍來管理，因此在加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)中，除提高其政治素質(zhì)、文化素質(zhì)和檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)外，還應(yīng)著重提高其計(jì)算機(jī)使用操作技能。在電子文件日益發(fā)展的今天，檔案人員要想管好它，必須了解形成電子文件的相應(yīng)技術(shù)和設(shè)備，以及相應(yīng)的電子計(jì)算機(jī)硬件技術(shù)。對(duì)在職人員進(jìn)行各種形式的再教育，以適應(yīng)技術(shù)發(fā)展的需要。應(yīng)注意引進(jìn)多方面的人才，將懂檔案業(yè)務(wù)，具有計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的人員充實(shí)到檔案隊(duì)伍當(dāng)中來，建立復(fù)合型多層次的專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍。

以XX發(fā)動(dòng)機(jī)廠為例，1994年，該廠共有專兼職檔案員20人，其中，本科畢業(yè)以上的1人，大專畢業(yè)以上3人，中專及以下的16人。隨著檔案的增加和專業(yè)對(duì)口的要求，到2013年，該廠共有專兼職檔案員50人，其中，本科及研究生畢業(yè)以上的40人，大專畢業(yè)的10人。排除近20年中檔案員正常退休，從這一數(shù)據(jù)中可以看出，現(xiàn)代化的檔案管理對(duì)人才的知識(shí)能力及水平也相應(yīng)提高了要求。

五、電子檔案信息化建設(shè)應(yīng)注意的問題

第一，注重檔案管理的安全性。在建設(shè)初期一定要注意電子檔案的保存，防止檔案的遺漏損失，保證歸信息的安全、完整。

第二，加快電子檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，對(duì)現(xiàn)有的信息化管理平臺(tái)進(jìn)行有效集成。信息化是檔案管理信息化的基礎(chǔ)，有效集成的信息化管理系統(tǒng)是檔案管理信息化的平臺(tái)，在進(jìn)行檔案信息化時(shí)，要充分考慮信息化水平，循序漸進(jìn)，逐步推進(jìn)。

篇2

電子政務(wù)無論從廣義上還是狹義上理解，都離不開對(duì)電子文件的管理。而當(dāng)代文件管理所依據(jù)的一個(gè)重要理論就是文件連續(xù)體理論。它起源于20世紀(jì)80年代，是繼傳統(tǒng)的文件生命周期理論之后，又一被國際檔案界所廣泛接收的文件管理理論。該理論認(rèn)為：文件演化為檔案的過程是一個(gè)連續(xù)的過程，即從文件創(chuàng)建（包括創(chuàng)建之前的文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)）到作為檔案保管和利用是一個(gè)一致的、連續(xù)的管理過程。文件連續(xù)體模型見下圖。

根據(jù)文件連續(xù)體理論，文件管理者與檔案工作者可以在文件連續(xù)運(yùn)動(dòng)的任何階段對(duì)文件進(jìn)行管理，以達(dá)到他們各自的、但又是協(xié)調(diào)一致的目的。這樣檔案工作者就可以提前至文件連續(xù)體的前端，即文件創(chuàng)建的起始端，對(duì)文件進(jìn)行管理，如檔案工作者在文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)就介入工作，在文件創(chuàng)建時(shí)就對(duì)文件進(jìn)行鑒定，在確保文件能夠長(zhǎng)期保管的條件下對(duì)文件進(jìn)行保管等等，以保證文件在它們存在的整個(gè)過程中得到適當(dāng)?shù)墓芾?。這種管理其本質(zhì)就是前端控制管理，對(duì)電子檔案管理來說，尤其需要這樣性質(zhì)的管理。

電子檔案是需要前端控制管理的。這是因?yàn)殡娮訖n案如采用后端控制的管理，那么從電子文件的整個(gè)管理過程來看，只是進(jìn)行了半程管理。因?yàn)樵诤蠖丝刂乒芾砬闆r下，電子文件是在其移交到檔案部門后才對(duì)它們進(jìn)行管理，這實(shí)際上就是沿襲紙張檔案的管理模式，這種管理模式是根據(jù)傳統(tǒng)的文件生命周期理論來設(shè)計(jì)的，但將這種后端管理模式用于電子檔案管理，在實(shí)踐中就暴露出了許多問題，其中最大的問題就是無法解決電子檔案的憑證性的問題，因?yàn)殡娮訖n案特點(diǎn)之一是載體與信息的可分離性，因此，其信息很容易在載體上被刪改，這樣等到電子文件歸檔之后再去控制管理，那么在這之前的電子檔案在文件階段是否被篡改過，其在文件階段的處理、運(yùn)作的背景信息是否完整等這樣具有憑證價(jià)值的信息就很難確定，很難控制，由此，運(yùn)用這種后端控制管理模式來管理電子檔案，也就很難使電子檔案具有憑證價(jià)值，這也就是為什么傳統(tǒng)的文件生命周期理論要讓位于當(dāng)代文件連續(xù)體理論的原因之一。

而依據(jù)當(dāng)代文件連續(xù)體理論對(duì)電子檔案采用前端控制管理，就可從檔案管理的要求出發(fā)，對(duì)電子檔案的控制與管理提前到電子文件的設(shè)計(jì)與創(chuàng)建之時(shí)，即在電子文件起始端就對(duì)電子文件進(jìn)行控制與管理。這樣就可由電子檔案后控制的半程管理擴(kuò)大到全程管理，即文檔一體化管理。實(shí)現(xiàn)這一管理模式后，電子文件從其產(chǎn)生的第一步起至以后文件運(yùn)行的每一階段都可根據(jù)檔案管理的要求去對(duì)其進(jìn)行控制，從而保證了電子文件在歸檔時(shí)是能夠符合檔案管理要求的，使電子檔案具有原始性并具有憑證價(jià)值。

從國際檔案理事會(huì)的電子文件管理策略看電子政務(wù)與電子檔案管理的關(guān)系

20世紀(jì)90年代，國際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)在調(diào)研了世界上國家級(jí)和省級(jí)的100多個(gè)檔案館后所制定的《電子文件管理指南》（1997）中提出了四項(xiàng)電子文件管理的基本策略，應(yīng)該說這四項(xiàng)基本策略是比較全面的，它是把電子文件的管理分為四個(gè)階段，即：電子文件設(shè)計(jì)階段、創(chuàng)建階段、管理階段和利用階段，然后，分別提出管理策略：

1．電子文件設(shè)計(jì)階段的管理策略：即檔案部門對(duì)電子文件的管理應(yīng)該介入電子文件的整個(gè)生命周期，以確保電子文件產(chǎn)生和保管符合可靠性、憑證性和可保管性的原則。

這里所說的檔案部門“應(yīng)該介入”并不是指檔案部門在整個(gè)文件生命周期對(duì)涉及有關(guān)電子文件的所有行為負(fù)責(zé)，而是指要在整個(gè)文件生命周期中推進(jìn)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理和實(shí)踐，也就是說，檔案部門的職能要擴(kuò)展到整個(gè)文件生命周期。

2．電子文件創(chuàng)建階段的管理策略：檔案部門應(yīng)該確保電子文件的創(chuàng)建者所創(chuàng)建和保存的電子文件是可靠的、具有憑證價(jià)值的和可保管的性能。

這條策略并不是要檔案部門包辦文件創(chuàng)建人員的責(zé)職，也不是指文件創(chuàng)建人員不能勝任管理文件，而是指檔案人員應(yīng)該就如何創(chuàng)建符合檔案部門需求的電子文件對(duì)文件創(chuàng)建人員進(jìn)行指導(dǎo)、傳授方法。

3．電子文件管理階段的策略：檔案部門必須管理電子文件的鑒定過程并對(duì)電子文件實(shí)施智力控制，即對(duì)電子文件實(shí)施有效的著錄。

4．電子文件利用階段的策略：檔案部門必須明確地提出電子文件保管和利用的需求，以確保電子文件的有效性、利用性和可理解性。

從以上這四條電子文件管理的基本策略中我們可以清晰地看出，在進(jìn)行電子政務(wù)建設(shè)時(shí)，所產(chǎn)生的電子文件要能夠成為電子檔案，檔案部門就必須將其職能延伸至文件部門，與文件部門共同對(duì)電子文件進(jìn)行前端管理、全程管理和文檔一體化管理。

從國際標(biāo)準(zhǔn)《ISO 15489 信息與文件 文件管理》看電子政務(wù)與電子檔案管理的關(guān)系

雖然20世紀(jì)80年代有了文件連續(xù)體理論，20世紀(jì)90年代又有了電子文件管理策略，但它們并沒有提出具體的可操作的步驟、方法與工具。如在實(shí)際電子政務(wù)建設(shè)中，政府部門如何將文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)成符合檔案管理要求的文件管理系統(tǒng)，這便是一個(gè)關(guān)鍵問題。

2001年9月，由國際標(biāo)準(zhǔn)化組織頒布實(shí)施的國際上第一個(gè)關(guān)于文件管理的標(biāo)準(zhǔn)――國際標(biāo)準(zhǔn)《ISO 15489 信息與文件 文件管理》，就在國際層面上為各國政府部門的文件管理提供了可操作的步驟、方法與工具。該標(biāo)準(zhǔn)的頒布實(shí)施在國際上引起極大的反響。目前該國際標(biāo)準(zhǔn)已被采用為國家標(biāo)準(zhǔn)的有：美國、英國、法國、德國、澳大利亞、新西蘭和加拿大等。

國際標(biāo)準(zhǔn)《ISO 15489 信息與文件 文件管理》共分為兩個(gè)部分，第一部分提出了如何系統(tǒng)而有效地對(duì)文件進(jìn)行管理的宏觀框架，文件管理的要求和文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)等一般的規(guī)定；第二部分提出了如何將第一部分內(nèi)容加以實(shí)施的詳細(xì)的指南，例如如何建立文件管理的政策和進(jìn)行職責(zé)分工，如何進(jìn)行文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，如何對(duì)文件進(jìn)行處理、控制、分類、存貯和利用等等，提供了一系列的實(shí)際指導(dǎo)。

在該標(biāo)準(zhǔn)的第一部分，首先提出了作為文件應(yīng)具有的如下特征：

1． 文件應(yīng)該正確地反映所要傳達(dá)的內(nèi)容、所決定的事項(xiàng)和所采取的行動(dòng)，文件應(yīng)該能夠滿足相關(guān)事務(wù)處理的需要，并可用來作為說明與解釋的依據(jù)。

2． 文件的內(nèi)容應(yīng)始終與記錄下來的事務(wù)處理的元數(shù)據(jù)相鏈接，如文件結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)、背景信息元數(shù)據(jù)及相關(guān)文件元數(shù)據(jù)。

3． 文件應(yīng)具有真實(shí)性，其能夠證明文件中所記錄的事務(wù)處理，能夠證明文件形成的責(zé)任者，以及文件形成的時(shí)間。

4． 文件應(yīng)具有可靠性，其內(nèi)容應(yīng)是可信的，能夠完整準(zhǔn)確地表達(dá)其所證明的事務(wù)處理、事務(wù)活動(dòng)和情況。

5． 文件應(yīng)具有完整性，其構(gòu)成部分應(yīng)是完整齊全的，而沒有被非法篡改過。

6． 文件應(yīng)具有可利用性，可被查詢、檢索、顯示和解讀，并能夠在事務(wù)活動(dòng)和機(jī)構(gòu)職能背景下能夠被確認(rèn)。

很顯然，文件的這些特征與檔案的憑證性要求是完全一致的，甚至可以說，如果一份文件具有了如上特征，就可以認(rèn)為這份文件具有了檔案的憑證價(jià)值。也正是由于該國際標(biāo)準(zhǔn)的制定充分考慮了檔案的要求，所以引起了許多國家文件管理機(jī)構(gòu)和檔案部門的高度重視。

在2002年10月，聯(lián)合國教科文組織提出了一份報(bào)告《電子文件的真實(shí)性》，這份報(bào)告從保存人類遺產(chǎn)角度專門強(qiáng)調(diào)：根據(jù)國際標(biāo)準(zhǔn)《ISO 15489 信息與文件 文件管理》所提出的文件的特征，檔案工作人員必須要在電子文件產(chǎn)生之前參與電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，以保證電子文件應(yīng)具有的檔案的憑證性。

美國國家檔案局在2003年7月提出的《美國國家檔案館戰(zhàn)略發(fā)展指南》中也強(qiáng)調(diào)了在政府文件管理中實(shí)施《ISO 15489 信息與文件 文件管理》的重要性，并提出了《美國文件管理重新設(shè)計(jì)方案》。

澳大利亞檔案館則向政府部門提出建議：在設(shè)計(jì)、開發(fā)文件管理系統(tǒng)時(shí)要充分考慮《ISO 15489 信息與文件 文件管理》標(biāo)準(zhǔn)，并按該標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行實(shí)施。

英國檔案館則正在進(jìn)行一項(xiàng)為期二年的研究項(xiàng)目：《ISO 15489 對(duì)文件管理的影響》。

可見，在電子政務(wù)的建設(shè)中，實(shí)施電子文件的檔案管理，這已成為文件部門和檔案部門的共同認(rèn)識(shí)，其實(shí)這不僅是文件部門與檔案部門工作職責(zé)的需要，而且更重要的是人類保存自身歷史遺產(chǎn)的需要，是人類社會(huì)自身發(fā)展的需要，而國際標(biāo)準(zhǔn)《ISO 15489 信息與文件 文件管理》則為實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)在國際層面上提供了實(shí)施的規(guī)范與技術(shù)。

關(guān)于電子政務(wù)與電子檔案管理關(guān)系的思考

從以上的分析中，我們可以看出電子政務(wù)與電子檔案關(guān)系至少可以歸納為以下幾點(diǎn)：

1． 電子政務(wù)是電子檔案管理的源頭；

2． 電子檔案管理是電子政務(wù)的效率所在。

由于有了以上兩點(diǎn)，因此：

3． 電子檔案管理是電子政務(wù)建設(shè)不可缺少的重要內(nèi)容；

4． 電子政務(wù)建設(shè)在本質(zhì)上涵蓋了電子檔案的管理。

所以，任何在理論或?qū)嵺`上將電子政務(wù)與電子檔案隔裂開來都是不科學(xué)的。

由此，為了實(shí)現(xiàn)在電子政務(wù)中的電子檔案管理，從電子政務(wù)角度講應(yīng)該：

1． 在電子政務(wù)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)有電子檔案管理的設(shè)計(jì)；

2． 在電子政務(wù)的建設(shè)時(shí)，應(yīng)有檔案部門人員的參與；

3． 在電子政務(wù)的實(shí)施時(shí)，應(yīng)有檔案部門人員的指導(dǎo)。

而從電子檔案管理角度講：

1． 檔案部門應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念、擴(kuò)大職能，參與電子政務(wù)的建設(shè)；

2． 檔案人員應(yīng)更新知識(shí)，從而有能力參與電子政務(wù)的建設(shè)；

3． 檔案標(biāo)準(zhǔn)的制定應(yīng)能適應(yīng)電子政務(wù)的需要。

但是，從目前我國電子政務(wù)建設(shè)與電子檔案管理關(guān)系上看：

1． 在理論上，研究還缺乏深入的研究，其研究成果還跟不上我國電子政務(wù)迅速發(fā)展的實(shí)際，差距還很大；

2． 在實(shí)踐上，制定的標(biāo)準(zhǔn)還很不適應(yīng)電子政務(wù)發(fā)展的需要，如2002年最新頒布的國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》還只是一個(gè)電子文件后端控制管理模式的標(biāo)準(zhǔn)，不能適應(yīng)我國電子政務(wù)建設(shè)電子檔案前端控制管理模式的需要。

3． 對(duì)國際標(biāo)準(zhǔn)《ISO 15489 信息與文件 文件管理》還少有研究，在我國電子政務(wù)建設(shè)還沒有引起重視，而該國際標(biāo)準(zhǔn)的頒布在國際上卻掀起了一股風(fēng)暴，引起極大的反響。

由于以上原因，造成了在我國電子政務(wù)建設(shè)中，檔案部門還只是形式上參與，而在實(shí)踐中卻很少參與，可是，我國每年在電子政務(wù)上的投資卻高達(dá)幾十億、甚至上百億，在這樣情況下，又怎能保證這樣的電子政務(wù)建設(shè)其文件管理是能夠符合電子檔案管理的實(shí)際要求的呢？！

結(jié)論

篇3

［關(guān)鍵詞］檔案管理；檔案安全；實(shí)體檔案；電子檔案

檔案指國家機(jī)構(gòu)、企業(yè)社會(huì)組織和個(gè)人從事各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)活動(dòng)直接形成的具有保存價(jià)值的文字、聲像等不同載體的歷史記錄。檔案是歷史的真實(shí)記錄和全面反映，是積累和傳播知識(shí)的重要載體，是開展科學(xué)研究和工作的可靠依據(jù)，是規(guī)范管理的基礎(chǔ)，是建立信用的工具，是維護(hù)團(tuán)體和個(gè)人權(quán)益的重要保障，更是推動(dòng)科學(xué)文化發(fā)展的根本。檔案的安全是檔案管理的核心，能否安全有效管理實(shí)體及電子檔案是發(fā)揮檔案作用的關(guān)鍵。只有完整、真實(shí)、準(zhǔn)確地收集有價(jià)值的檔案，規(guī)范、合理地保管和保存原始檔案，科學(xué)地分類并做好登記工作，才能最大限度地發(fā)掘利用檔案的價(jià)值。

一、實(shí)體檔案的特點(diǎn)及安全管理

（一）實(shí)體檔案的特點(diǎn)

實(shí)體檔案相對(duì)電子檔案而言，實(shí)體檔案專業(yè)性強(qiáng)。實(shí)體檔案記錄著具有不同專業(yè)性質(zhì)的內(nèi)容，要保證實(shí)體檔案完整，檔案管理人員必須具有全面的業(yè)務(wù)知識(shí)，科學(xué)管理檔案。實(shí)體檔案具有成套性。實(shí)體檔案涵蓋了記錄社會(huì)活動(dòng)的全部?jī)?nèi)容，不僅僅是某段文字記錄、某張照片、某段音像資料，必須按照檔案工作程序成套管理、成套利用。實(shí)體檔案形式多樣，有文字檔案（紙質(zhì)、簡(jiǎn)帛、簡(jiǎn)牘、石刻、甲骨、陶文等）、照片檔案、膠片式檔案、標(biāo)本實(shí)物等，這是實(shí)體檔案最顯著特點(diǎn)。

（二）實(shí)體檔案的安全管理

要堅(jiān)持常規(guī)安全管理。根據(jù)檔案的性質(zhì)，合理采取流水排架、分類排架或綜合排架，對(duì)檔案進(jìn)行存放。檔案館（室）除了最基本的“八防”措施：防盜、防火、防水、防蟲、防潮、防霉、防光、防塵，還要根據(jù)材質(zhì)不同，有針對(duì)性地分類進(jìn)行溫度、濕度的監(jiān)控，減少環(huán)境因素對(duì)檔案的侵蝕。定期對(duì)庫房進(jìn)行全面檢查，對(duì)老化、破損、褪色、霉變等受損的實(shí)體檔案，需要利用科學(xué)手段及時(shí)進(jìn)行搶救，并對(duì)檔案數(shù)字化信息進(jìn)行異地、多地、多材質(zhì)備份。檔案工作人員須對(duì)珍貴、重要的檔案進(jìn)行復(fù)制，并用復(fù)制件代替原件提供利用。要執(zhí)行檔案安全借閱制度。要做好全面、系統(tǒng)、安全地保存檔案資料，建立有序、完整的檔案制度，制定完善的借閱登記、利用效果登記和及時(shí)歸卷的程序；檔案一般只限于檔案閱覽室內(nèi)使用，確需借出者，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，并自覺遵守借閱時(shí)間，按期歸還。完善檔案、人員出入庫登記制度，定期清點(diǎn)核對(duì)，做到出入庫登記與檔案實(shí)體相符，確保檔案去留有跡可循。要樹立高度的安全管理意識(shí)。這是檔案安全管理的重要因素。保證館藏檔案的完整、安全，杜絕一切檔案介質(zhì)和檔案內(nèi)容的損毀、丟失、泄密事件的發(fā)生，是檔案工作的永久主題。工作人員在檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等每個(gè)環(huán)節(jié)都要認(rèn)真、細(xì)致，維護(hù)好檔案的完整。維護(hù)安全不僅力求檔案本身不受損壞，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命，還要保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。檔案管理人員不只是對(duì)檔案進(jìn)行收集、登記的簡(jiǎn)單工作，要掌握大量的檔案保存、修復(fù)知識(shí)，會(huì)利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)使檔案在安全的前提下發(fā)揮最大的社會(huì)價(jià)值。要加強(qiáng)檔案安全體系等建設(shè)。要全面開展檔案安全體系的建設(shè)。加強(qiáng)檔案管理體系的理論研究；執(zhí)行相關(guān)國家政策和法律法規(guī)；做好人員、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)保障等。檔案安全工作，實(shí)行總監(jiān)負(fù)責(zé)制，領(lǐng)導(dǎo)重視全員參與，專人負(fù)責(zé)；并與上級(jí)檔案管理體系保持高度一致，與同一層次的檔案管理機(jī)構(gòu)做好協(xié)調(diào)和配合，避免出現(xiàn)銜接松散、管理縫隙和漏洞。

二、電子檔案的特點(diǎn)及安全管理

（一）電子檔案的特點(diǎn)

電子檔案，是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。電子檔案的產(chǎn)生，使檔案工作方式、安全管理的對(duì)象、安全設(shè)施及技術(shù)設(shè)備都在發(fā)生變化。檔案以電子文件形式歸檔、保存、管理、應(yīng)用正成為檔案工作的重要組成部分。電子檔案有其自己的特點(diǎn)。操作便捷，效率提升。在檔案歸檔時(shí)形成的電子文件，按照檔案管理規(guī)范將其增加、刪除、修改等都很方便，并且改后不留任何痕跡，確保檔案頁面的整潔。與其文件處理系統(tǒng)融合可使檔案目錄信息自動(dòng)生成，大大降低了檔案管理人員的工作量，提升工作效率。傳遞快捷、實(shí)現(xiàn)資源共享。電子檔案的處理環(huán)境是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)終端，為此不受時(shí)間和空間的限制。存儲(chǔ)空間小，容量無限大。電子檔案占據(jù)極少量空間，幾乎無重量和體積可言。表現(xiàn)形式多樣、全面、形象、生動(dòng)、安全。[1]

（二）電子檔案的安全管理

自然災(zāi)害、電磁干擾、電源故障、設(shè)備被盜被毀及人為操作失誤等多種因素仍時(shí)刻威脅著檔案的安全，但電子檔案的安全威脅還不僅于此。電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳播和存儲(chǔ)的過程中，每個(gè)步驟都有可能存在一些安全漏洞，造成檔案泄密、信息被竊取、被改寫或被刪除等嚴(yán)重后果。在電子檔案安全系統(tǒng)中，應(yīng)該準(zhǔn)備好預(yù)防方案和緊急應(yīng)對(duì)的方法，加快構(gòu)建應(yīng)急檔案的長(zhǎng)效機(jī)制，以保證檔案信息的安全性。[2]電子檔案安全管理，首先在于人員的管理。必須提高檔案管理人員的責(zé)任心和思想覺悟，加強(qiáng)其對(duì)檔案安全的重要性教育。在檔案信息公開前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏失。有人員變動(dòng)時(shí)，必須使其在有效的管控范圍，避免檔案信息意外流出。對(duì)于利用檔案信息者，先要確認(rèn)其身份，并確定其已獲得一定范圍電子檔案的使用權(quán)，在工作人員的管控下進(jìn)行電子檔案的瀏覽、使用和復(fù)制。并嚴(yán)格規(guī)定存儲(chǔ)介質(zhì)的使用范圍，杜絕病毒感染的渠道和通過存儲(chǔ)介質(zhì)泄密的可能。為了保障電子檔案的唯一性和真實(shí)性，電子檔案的內(nèi)容須預(yù)先進(jìn)行加密處理。在完善的合作存取控制下，防止在電子檔案的借閱和利用過程中造成檔案信息的遺失。電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備必須存放在加密管理的機(jī)房?jī)?nèi)，只允許指定負(fù)責(zé)人員進(jìn)入。檔案工作，是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，是為社會(huì)、企業(yè)提供現(xiàn)代化建設(shè)史料研究，開展各項(xiàng)工作的根據(jù)和條件。隨著科技的發(fā)展，檔案的形式和管理方法都在不斷發(fā)生著變化。

電子檔案只是在檔案的發(fā)展變化中出現(xiàn)的新的形式，也存在著它的有限性和安全問題。如何科學(xué)、合理地將實(shí)體檔案與電子檔案的管理相結(jié)合，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，是值得檔案管理人員思考的問題。檔案工作者肩負(fù)著“為黨管檔、為國守史”的歷史重任，應(yīng)始終把保障檔案安全放在十分重要的位置，合理構(gòu)建三維檔案安全管理系統(tǒng)，主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)，提升檔案安全保障的能力，及時(shí)采取更加有效的安防措施，切實(shí)保障檔案實(shí)體安全和信息安全。[3]

作者:姜艷麗 單位:大慶油田礦區(qū)服務(wù)事業(yè)部

〔參考文獻(xiàn)〕

[1]王碧英.論電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別[J].管理與財(cái)富，2008，（9）：19-20.

篇4

一、高校檔案管理中電子檔案的應(yīng)用問題

（一）相關(guān)電子檔案管理人員的素質(zhì)低下。隨著社會(huì)的進(jìn)步和我國高等教育的振興，高校檔案管理的重要性在近年來受到了高度的重視，但是卻由于管理水平低下等原因，從而使得高校檔案管理工作中存在諸多的問題。其中比較明顯的一個(gè)問題就是電子檔案管理人員的素質(zhì)低下，這也就使得他們難以做好相關(guān)電子檔案的管理工作。

雖然不少高校都招聘有專門的電子檔案管理人員，但是他們的文化水平普通比較低，而且很多還不是科班畢業(yè)。由于沒有接受過專門且全面的電子檔案管理培訓(xùn)，因此在檔案管理中無法及時(shí)對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行收錄和整理，進(jìn)而也無法使得電子檔案在高校檔案管理中得到有效的應(yīng)用，而這樣只會(huì)加大后期相關(guān)資料管理和查詢的難度。

（二）電子檔案應(yīng)用方面的資金欠缺。我們身處在21世紀(jì)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，學(xué)校檔案室作為重要的信息聚散地，在將電子檔案應(yīng)用到高校檔案管理中的時(shí)候也遇到了諸多的問題，主要體現(xiàn)在技術(shù)資金的投入上。

在資金投入上主要有兩方面的問題：一方面是很多高校都將大量的資金投入到了整體硬件設(shè)施的建設(shè)上，比如教學(xué)樓、食堂、宿舍等公共設(shè)施等建設(shè)方面，以致于沒有足夠的資金應(yīng)用于電子檔案管理工作中。另一方面則是個(gè)別高校在資金投入和使用上存在盲目性，雖然相關(guān)部門劃撥了一部分資金用于電子檔案中，但是部分負(fù)責(zé)人卻不能根據(jù)實(shí)際需要統(tǒng)籌安排資金，盲目購置各類數(shù)字化資源與設(shè)備，這無疑也造成了巨大的資源浪費(fèi)。

雖然電子檔案應(yīng)用使得整個(gè)高校的檔案管理取得了一定的成效，但由于資金投入不夠等因素的影響，依舊對(duì)其發(fā)展產(chǎn)生了諸多的阻礙。

二、加強(qiáng)電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用

（一）提高電子檔案管理人員的素質(zhì)。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用逐漸加強(qiáng)，同時(shí)也就對(duì)相關(guān)的電子檔案管理人員提出了相應(yīng)的要求。尤其是作為高校檔案管理的主要負(fù)責(zé)人，為了確保電子檔案管理工作的順利開展，他們必須在日常的工作中注重提高自身的素質(zhì)和能力。主要體現(xiàn)在以下兩大方面：

一是要具備專業(yè)的電子檔案相關(guān)管理知識(shí)。這也就意味著他們不僅要深入鉆研專業(yè)知識(shí)，還要在工作實(shí)踐中掌握各種管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相關(guān)理論知識(shí)，進(jìn)而才能有效提高自己的工作的能力。

二是要具備較高的政治素養(yǎng)。由于高校電子檔案中錄入的都是一些重要的內(nèi)部資源，如果電子檔案管理人員沒有堅(jiān)定的意志和較高的政治素養(yǎng)，就可能導(dǎo)致信息的外漏，并做出一些損害學(xué)校利益的事情。因此高校在招聘相關(guān)現(xiàn)職檔案管理人員的時(shí)候，除了對(duì)他們的基本能力進(jìn)行考察以外，還要考察他們的政治素養(yǎng)。也只有這樣，才能確保高校以及師生的利益不會(huì)因此受到不同程度的損害。

（二）加大對(duì)電子檔案應(yīng)用資金的投入力度。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用趨勢(shì)逐漸有所加強(qiáng)，在信息化技術(shù)的時(shí)代，加大技術(shù)資金的投入力度則顯得尤為必要。只有這樣，才能確保高校檔案管理工作能夠有序開展。如何才能通過資金的投入促進(jìn)電子檔案管理工作的發(fā)展，主要可以采用以下方式：作為高校，一定要加大對(duì)對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備的購置資金投入。比如利用計(jì)算機(jī)?M行檢索則更加便捷；通過微縮技術(shù)、掃描技術(shù)等則能對(duì)檔案資料進(jìn)行有效的保護(hù)。也只有利用現(xiàn)代化高科技手段，才能有效提高電子檔案在高校檔案管理工作中的應(yīng)用效率，從而有效克服以往檔案工作的人工操作的落后性。由此可見，添置現(xiàn)代化的設(shè)備顯得尤為必要，同時(shí)也能使整個(gè)高校檔案管理工作走向更加現(xiàn)代化的管理模式。

總而言之，作為高校，在對(duì)電子檔案應(yīng)用進(jìn)行資金配置的時(shí)候，一定要充分考慮到檔案管理的重要性，只有這樣，才能確保高校檔案管理工作的有序性和科學(xué)性。

篇5

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的日益普及，信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化在醫(yī)院各領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用與發(fā)展，檔案信息的利用方式網(wǎng)絡(luò)化、便捷化大大提升了檔案工作信息化水平，也給檔案工作帶來了許多新情況新問題。尤其是電子檔案的大量產(chǎn)生，無疑對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理提出了新的巨大挑戰(zhàn)。如何保護(hù)、管理和利用好這些電子檔案也成為醫(yī)院管理者和檔案工作人員的新課題、新要求。只有懂得電子文書處理和歸檔的一整套程序,了解電子文檔的整理與保護(hù)，才能為醫(yī)院發(fā)展提供完善的信息保障。

一、樹立電子檔案獨(dú)有的信息和知識(shí)觀念 在當(dāng)今信息萬變的知識(shí)浪潮中,醫(yī)院各部門的檔案是獨(dú)有的原始記錄,記錄著醫(yī)院的科研發(fā)展、醫(yī)療技術(shù)以及廣大患者的個(gè)人信息,如果醫(yī)院的檔案資料收集、整理、保管不好,在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和信息流通的今天,很可能給醫(yī)院和個(gè)人造成無法挽回的損失。每個(gè)崗位上的工作人員都要從思想上高度重視每一份電子文件和資料，隨時(shí)做好保存和歸檔處理。目前,我國已出臺(tái)了《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等,學(xué)習(xí)好法律法規(guī)，

二、醫(yī)院電子檔案的整理 目前,醫(yī)院電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶,為了做好這項(xiàng)工作,應(yīng)按檔案種類分別組盤整理。 1.文書電子檔案整理 (1)內(nèi)部文件。以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤。一是按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤。二是將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤保管,便于按不同年代、不同期限定期拷貝,以延長(zhǎng)歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤的統(tǒng)一規(guī)范,應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時(shí)集中完成,組盤后,檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題,并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄,便于機(jī)對(duì)盤內(nèi)文件查找。

(2)外來文件。通過文書室處理,掃描成影像文件進(jìn)入,各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握,處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性,確定密級(jí)和保管期限,按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門,檔案人員審查后,加上檔案管理信息,如:分類號(hào)、檔號(hào)等,然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢,則可通過各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。 2.科技電子文件歸檔 醫(yī)院作為高科技專業(yè)知識(shí)和技術(shù)密集單位，科技電子文件檔案種類較多,可以按照醫(yī)療、科研、基建、設(shè)備、財(cái)務(wù)、聲像檔案分類管理,然后再按項(xiàng)目歸檔。(1)基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的,所以,數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入,對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描,并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來,使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。(2)設(shè)備檔案。醫(yī)院引進(jìn)技術(shù)和購置各種設(shè)備時(shí),商家提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展,國內(nèi)設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)的產(chǎn)品也逐步實(shí)行了CAD設(shè)計(jì),而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以,在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件,如:系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時(shí),應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項(xiàng)。 3.電子文件整理 (1)工資單。工資以光盤形式歸檔時(shí),應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表,并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等,同時(shí)還應(yīng)附移交清單,作為財(cái)務(wù)和檔案部門雙方交接時(shí)的憑證。 (2)賬簿。會(huì)計(jì)賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng),現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計(jì)算機(jī)的打印件,計(jì)算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)一,其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表,填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號(hào)、賬簿頁數(shù)、啟用日期,負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名,以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。

三、電子檔案的保護(hù) 由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存,在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新的存貯載體,比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性,有利于歸檔電子文件的長(zhǎng)期保存,因此,提倡配備光盤刻錄儀,將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤上。1.軟磁盤的保護(hù) (1)統(tǒng)一軟盤的規(guī)格,使用3.5寸高密盤保存。 (2)把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命,高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年,而低質(zhì)量軟磁盤往往不到1年,就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場(chǎng)上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品,所以在選購軟磁盤時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。 (3)規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無震動(dòng)、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里,環(huán)境空氣相對(duì)濕度控制在40%-50%,溫度控制在14-24℃。 (4)加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)機(jī)的病毒檢測(cè),確保保存電子文件的磁盤不帶病毒,并將磁盤經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。 (5)對(duì)加密盤的管理。有的電子文件在存盤時(shí)進(jìn)行過加密或隱含文件名,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件就難以打開。所以對(duì)這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。 (6)在條件允許時(shí),及時(shí)將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤,便于長(zhǎng)久保存。 2.光盤的保護(hù) (1)規(guī)范排放和使用。光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置,避免大量堆疊,以防光盤翹曲,在使用過程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。(2)保持良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會(huì)使光盤氧化、變形或老化,潮濕會(huì)使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14-24℃,相對(duì)濕度40%-65%。(3)注意避光。光盤材料的塑料保護(hù)層對(duì)紫外光極為敏感,陽光的直射會(huì)使光盤過早老化。因此,光盤要十分注意避光。不管磁盤還是光盤,定期復(fù)制是當(dāng)前延長(zhǎng)電子文件壽命的有效措施,磁盤每2年,光盤每5年轉(zhuǎn)儲(chǔ)一次,轉(zhuǎn)儲(chǔ)后的載體與原載體同樣編號(hào)保存。四、規(guī)范電子檔案管理的幾項(xiàng)措施

1、加強(qiáng)電子檔案歸檔制度建設(shè)。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)電子檔案管理規(guī)范，并結(jié)合本單位實(shí)際，制定一套切實(shí)可行的電子檔案管理制度，規(guī)范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案制度時(shí)應(yīng)注意以下問題:注意劃清歸檔過程中各級(jí)各類人員的責(zé)任；歸檔時(shí)機(jī)應(yīng)適合本單位工作實(shí)際；歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確；注意電子文件的動(dòng)態(tài)管理問題。

2、從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量。為進(jìn)一步加強(qiáng)電子信息的管理，對(duì)電子信息進(jìn)行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設(shè)備，建立一系列服務(wù)手段是加強(qiáng)這一工作的必備條件。

3、檔案室設(shè)立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對(duì)審查完畢的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。設(shè)置專門場(chǎng)地對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息的一致性。

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關(guān)鍵詞：電子檔案；電子文件；管理

中圖分類號(hào)：G271.4文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B文章編號(hào)：1009-9166（2011）0017(C)-0345-02

一、檔案管理電子化

隨著電子信息化社會(huì)的不斷發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理模式已不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的檔案管理工作。檔案管理電子化的優(yōu)勢(shì)已日益凸顯，成為了社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

（一）檔案管理電子化是社會(huì)進(jìn)步、科技發(fā)展的必然趨勢(shì)

辦公自動(dòng)化、無紙化的進(jìn)步，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在。這些檔案信息可能來自不同的機(jī)讀形式，要綜合系統(tǒng)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。因此，檔案管理電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

（二）檔案管理電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以檔案資料為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其益處主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。第二，可縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。第三，檔案管理電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍。第四，檔案管理電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。

（三）檔案管理要適應(yīng)新時(shí)期工作的需求

檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性，已經(jīng)不能滿足新時(shí)期檔案管理工作的需求。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案管理電子化的進(jìn)程?，F(xiàn)有的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)不利于資源的共享。

在我國至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案管理電子化。

現(xiàn)有的檔案管理模式不能適應(yīng)電子化發(fā)展。檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

二、對(duì)電子文件的認(rèn)識(shí)

信息技術(shù)領(lǐng)域的電子文件是指通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，傳輸、存儲(chǔ)等處理的數(shù)碼序列，從社會(huì)生活的角度來認(rèn)識(shí)，電子文件是人們?cè)诟鞣N活動(dòng)中使用電子計(jì)算機(jī)作為工具，產(chǎn)生的一類數(shù)字化形式的記錄。按電子文件產(chǎn)生的工作領(lǐng)域，可將其分為兩種：一種是記錄人們?cè)谵k理公務(wù)，處理一般事務(wù)或交流信息過程中產(chǎn)生的電子文件，例如，OA（辦公自動(dòng)化）電子文件、E-mail（電子信件）電子文件等，它們多以文本、圖像、聲音或影像等形式存在；另一種是記錄人們生產(chǎn)或科研活動(dòng)的技術(shù)性電子文件，例如CAD（計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)）、CAM（計(jì)算機(jī)輔助制造）等生成的電子文件，它們多以光柵圖或矢量圖等形式存在。

計(jì)算機(jī)應(yīng)用的迅速普及，電子文件的生成量已經(jīng)非?？捎^。在中國較大的省、部級(jí)政府機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)中，每年約生成兩，三萬份電子文件，這些大量的電子文件，給人們的生活和工作帶來了巨大的變化。中國的檔案工作者逐步認(rèn)識(shí)到，電子文件在許多方面不同于以往的紙質(zhì)文件，如果使用或保管不當(dāng)也會(huì)給人們帶來嚴(yán)重問題。

國家科委將CAD電子文件的管理方法研究工作列入了國家“八五”規(guī)劃，國家檔案局于1996年成立了電子文件歸檔問題領(lǐng)導(dǎo)小組，并由國家檔案局科研所牽頭成立了課題組，組織科技人員對(duì)電子文件的特性和管理方法進(jìn)行研究，《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》的國家標(biāo)準(zhǔn)已完成報(bào)批稿，正在進(jìn)行試點(diǎn)工作，目前課題組正在制定我國的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與電子檔案管理方法》。

三、電子文件歸檔管理上遇到的問題

據(jù)了解，在很多辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)沒有檔案工作者參與，或者因檔案工作者缺乏相關(guān)知識(shí)無法參與意見，使得電子文件從生成到歸檔存在著不少問題。已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，一些部門的電于文件管理不嚴(yán)密，存在被刪改的可能；還有的單位由于存儲(chǔ)器的容量問題，使新產(chǎn)生的電子文件可以不斷地覆蓋舊的電子文件，造成電子文件的不完整；有的存儲(chǔ)過于分散，未實(shí)現(xiàn)集中脫機(jī)保管，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)如出現(xiàn)問題，電子文件可能丟失；還有的單位未考慮電子文件與紙質(zhì)文件共同歸檔管理的適當(dāng)辦法；甚至一些單位采用了“無紙”辦公方式，由于對(duì)電子文件管理存在隱患，可能造成更為嚴(yán)重的后果。以上問題，如果在電子文件歸檔時(shí)才考慮就已經(jīng)無法挽回了，下面對(duì)一些主要問題進(jìn)行分析介紹。

（一）網(wǎng)絡(luò)是電子文件的生存基礎(chǔ)也是引起管理問題的根源

電子文件之所以涉及范圍迅速擴(kuò)展、數(shù)量急劇增加，最主要的原因就是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展在短短幾年中就深入到世界的各個(gè)角落，可以想象，網(wǎng)上的信息量無疑是天文數(shù)字，何況互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)還正在高速發(fā)展過程之中。

（二）技術(shù)發(fā)展和更新過快，造成電子文件長(zhǎng)久保管的困難

日新月異的多媒體技術(shù)使電子文件的技術(shù)環(huán)境及存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)更加復(fù)雜。如果只限于單純的字處理范圍，電子文件信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化程度還比較高，而且技術(shù)環(huán)境的復(fù)雜程度也有限，但是伴隨著多媒體化，電子文件就成了很復(fù)雜的多種信息的混合物。例如，為適應(yīng)辦公習(xí)慣，在字處理文本上，可以簽署具有圖形屬性的手跡批示，甚至聲音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地點(diǎn)或不同的數(shù)據(jù)庫中。又由于技術(shù)更新太快，非標(biāo)準(zhǔn)信息必然增多，使電子文件離開了特殊環(huán)境就失去了可讀性。

（三）保證電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性的技術(shù)難題很多

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關(guān)鍵詞：電子檔案；傳統(tǒng)檔案；差異共性

傳統(tǒng)檔案是記錄個(gè)人或者組織在社會(huì)和國家發(fā)展中的各種重要的文字文獻(xiàn)，在歷史的發(fā)展過程中發(fā)揮著十分重要的作用，記錄著人類和社會(huì)發(fā)展的重大事件和發(fā)展歷程，這類檔案在以前較多的是以紙質(zhì)或者實(shí)物的方式來進(jìn)行記錄和登載。而電子檔案是利用當(dāng)前最先進(jìn)的科學(xué)計(jì)算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行檔案的記錄，利用電子的文檔和文件進(jìn)行文字和其他事件的記錄，最后將整體的檔案進(jìn)行有歸類性地整理和保存，這便是電子檔案的管理方式和管理目的。

1電子檔案和傳統(tǒng)檔案在管理上的差異

1.1電子檔案和傳統(tǒng)檔案的歸檔時(shí)間具有差異性

紙質(zhì)的檔案和電子檔案的歸檔時(shí)間是不同的，紙質(zhì)檔案一般要在進(jìn)行細(xì)致的登入，進(jìn)行相關(guān)的編號(hào)和分類處理，再進(jìn)行細(xì)致的核對(duì)和審核整理后才能進(jìn)行相應(yīng)的歸檔的工作，完成后還要進(jìn)行日常的處理和看護(hù)，歸檔時(shí)間還必須進(jìn)行嚴(yán)格審核。而電子檔案可以進(jìn)行隨時(shí)的登記和確認(rèn)，利用電子計(jì)算機(jī)快速的計(jì)算和統(tǒng)計(jì)分類管理功能可以將繁多的檔案進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，且速度極快，最后以電子文件的形式發(fā)送給檔案保管和管理部門進(jìn)行管理。

1.2電子檔案和傳統(tǒng)檔案的歸檔方式存在差異

電子檔案文件可以利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)中的電子編碼技術(shù)，將需要記錄的文字進(jìn)行數(shù)字化，再利用文件將這些數(shù)字化的數(shù)據(jù)記錄下來，不僅記錄耗費(fèi)空間小記錄信息全面，而且可以實(shí)時(shí)進(jìn)行檔案錯(cuò)誤的修改，將原始憑證中的關(guān)鍵信息進(jìn)行特殊記錄，但是卻較難以進(jìn)行辨別和確認(rèn)。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在歸檔時(shí)則只能進(jìn)行傳統(tǒng)的書面記錄，且無法進(jìn)行更改，存在較大的局限性，但卻沒有存在電子檔案在電子憑證方面難以辨別和真實(shí)的問題。

1.3檔案文件分類和編目方式的不同

電子檔案文件在進(jìn)行分類和編目時(shí)主要還是利用了電子計(jì)算機(jī)的操作，首先在收到需要分類和編目的電子文件時(shí)，可以利用數(shù)字化程序?qū)n案文件進(jìn)行唯一文件號(hào)的編制，根據(jù)文件號(hào)的規(guī)律進(jìn)行進(jìn)一步的分類號(hào)和歸檔號(hào)的編制，管理人員可以根據(jù)分類號(hào)的歸檔號(hào)進(jìn)行分類管理。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的歸檔和分類一般是按照檔案的關(guān)鍵詞和主題詞進(jìn)行錄入和分類，在管理時(shí)需要耗費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行主題詞的分類歸納，分類完在進(jìn)行歸檔管理。

1.4電子檔案和傳統(tǒng)檔案保管方式存在差異

電子文件主要利用的是高內(nèi)存的硬盤等載體進(jìn)行保存和管理，而這類物理保存方法容易受到老化和變質(zhì)的影響使其性能大不如前，其可讀性也會(huì)遭受一定的損害，但是由于科技的發(fā)展，文件的新載體和新儲(chǔ)存載體的不斷發(fā)展也促進(jìn)著電子檔案的發(fā)展提升，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保管方式利用紙質(zhì)的文件載體，這也給改善電子檔案保存環(huán)境的提供了一個(gè)有效方法，在接受完電子檔案后，可以打印出紙質(zhì)版的檔案用來輔助保存，也是保障電子載體檔案保管的一個(gè)方式。

1.5電子檔案和傳統(tǒng)檔案的查詢利用方式存在差異

傳統(tǒng)的檔案的查詢方式主要是利用關(guān)鍵詞來進(jìn)行相關(guān)的信息查詢，但是每次的查詢量可能較大，不一定能夠很快地查詢到用戶想要查詢的資料，因此在一定程度上比較浪費(fèi)人力、物力和精力。而相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案的的查詢方式則更為人性化和高效化，利用電子檔案的歸檔關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索，電子計(jì)算機(jī)可以搜索到用戶輸入的所有的相關(guān)的內(nèi)容，以便讀者的選用，同時(shí)讀者還可以通過成為檔案數(shù)據(jù)庫的相關(guān)會(huì)員進(jìn)行遠(yuǎn)程登錄操作，在線上線下都可以進(jìn)行相關(guān)的檔案文獻(xiàn)操作和查詢。

1.6不同檔案管理方式對(duì)檔案管理工作人員有不同要求

不同的檔案管理方式對(duì)于檔案管理的工作人員工作能力也有不同的要求，傳統(tǒng)檔案的管理需要管理人員具有一定的檔案管理知識(shí)和技能，能夠?qū)n案的管理進(jìn)行基本的整理，但是電子檔案的管理則要求工作人員具有一定計(jì)算機(jī)操作和使用素質(zhì)，要掌握最基本的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的操作要領(lǐng)和技巧，能夠進(jìn)行電子檔案的分類、查詢和保存等基本管理手段，同時(shí)還要有創(chuàng)新能力，對(duì)電子檔案的管理方式能夠進(jìn)行高效率的和高水平的提升，利用相關(guān)軟件，將操作技能大大提升，優(yōu)化電子檔案的管理現(xiàn)狀。

2電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的共性方面

2.1傳統(tǒng)檔案是電子檔案的形成基礎(chǔ)

電子檔案并不是能夠憑空進(jìn)行記錄的，其發(fā)展的基礎(chǔ)仍然是紙質(zhì)檔案，檔案資源的電子化是建立在計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)上的，而紙質(zhì)檔案的信息來源都是來自于社會(huì)的各項(xiàng)實(shí)際活動(dòng)信息的記錄，也是反應(yīng)社會(huì)情況的重要載體，因此這些檔案的信息資源是無法自覺地進(jìn)入電子系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的，需要通過電子檔案化的手段進(jìn)行錄入和傳播，才能形成電子檔案來進(jìn)行更好的記錄。

2.2電子檔案管理基本原理是傳統(tǒng)檔案的集成和發(fā)展

電子檔案的管理并不是完全隔絕了傳統(tǒng)檔案的管理方法和理論，而是在其基礎(chǔ)上進(jìn)行了極大的創(chuàng)新和提升，具有著傳統(tǒng)檔案管理方法不具備的多個(gè)功能，但是其發(fā)展到今天的水平也不是瞬間完成的，而是在發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理和電子檔案不相適應(yīng)的缺點(diǎn)和不足，有針對(duì)性地從服務(wù)和管理方面改善電子檔案的信息服務(wù)能力和保存能力，因此從服務(wù)手段、服務(wù)品質(zhì)、管理能力和管理效果進(jìn)行對(duì)比，電子檔案的發(fā)展都是對(duì)傳統(tǒng)檔案的集成和發(fā)展，而其為社會(huì)服務(wù)的功能也將會(huì)比傳統(tǒng)檔案更加突出和優(yōu)秀，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案的實(shí)際管理功能。

2.3電子檔案進(jìn)一步擴(kuò)大了傳統(tǒng)檔案的信息來源

電子檔案由于其信息保存手段利用了最先進(jìn)的電子科技技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，開拓性地將檔案信息記錄變?yōu)榱穗娮佑涗浀姆绞?，使得電子版的檔案可以在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行檔案信息的傳播和使用，這也是傳統(tǒng)檔案所不具有的一大進(jìn)步之一，傳統(tǒng)檔案的使用和傳播范圍較窄，而電子檔案除集成了傳統(tǒng)一些較好的優(yōu)點(diǎn)外，信息來源的豐富更好地完善檔案的社會(huì)功能和服務(wù)功能，更好地為需求者和閱讀者提供服務(wù)。

3結(jié)論

綜上所述，隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的快速發(fā)展，對(duì)于檔案的要求也越來越高，傳統(tǒng)檔案的記錄和保存方式已經(jīng)越來越難以適應(yīng)快節(jié)奏發(fā)展的社會(huì)腳步，因此電子檔案順應(yīng)時(shí)代的需求出現(xiàn)并慢慢取代了傳統(tǒng)檔案的存在，但是電子檔案的發(fā)展也不是空穴來風(fēng)，也是從傳統(tǒng)檔案這一土壤發(fā)展而來的，兩者是存在著一定的差異和共性的，在其運(yùn)行方式、管理方法和傳播服務(wù)中都具有極大的共性特點(diǎn)，這也是電子檔案發(fā)展的基礎(chǔ)，從這些共性中取得發(fā)展的指導(dǎo)，但是電子檔案和傳統(tǒng)檔案也存在著不少差異，也在不斷地更新和加強(qiáng)，力求能夠更好地為社會(huì)服務(wù)和大眾服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[2]孟繁友.組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案管理及數(shù)據(jù)采集工作有效性探討[J].標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)，2015（12）

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【關(guān)鍵詞】檔案信息電子化安全管理

1 檔案信息電子化安全管理的現(xiàn)狀

1.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化安全管理的進(jìn)程。

1.2 在我國至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

1.3 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

1.4 檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化安全管理了。

2 檔案信息電子化安全管理的發(fā)展趨勢(shì)

辦公自動(dòng)化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化安全管理是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

3 檔案信息電子化安全管理的益處

所謂檔案信息電子化安全管理，就是以館 室藏檔案資料 紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其益處有：

3.1 可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館 室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

3.2 縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題―選材―編輯―出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng)，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化安全管理，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

3.3 檔案信息電子化安全管理，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能“待字閨中”。

3.4 檔案信息電子化安全管理，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

3.5 檔案信息電子化安全管理，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動(dòng)向，超前拿出對(duì)策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動(dòng)電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。

4 檔案信息電子化安全管理的拓展服務(wù)領(lǐng)域

4.1 信息服務(wù)的社會(huì)化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對(duì)象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會(huì)全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識(shí)。這是因?yàn)闄n案部門既要面對(duì)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會(huì)活動(dòng)中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人，又要針對(duì)性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。信息化社會(huì)中，人們對(duì)各類信息的需求日益迫切。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動(dòng)變得越加復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。對(duì)檔案信息的單一需求必然將被對(duì)檔案、文件、圖書、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。

篇9

摘 要 為提高財(cái)務(wù)管理水平，以細(xì)化基礎(chǔ)工作為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)公司財(cái)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，探索財(cái)務(wù)電子檔案管理，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的創(chuàng)新。本課題通過研究財(cái)務(wù)電子檔案管理，結(jié)合公司財(cái)務(wù)制度要求，探索公司財(cái)務(wù)電子檔案的方式和方法，對(duì)于財(cái)務(wù)管理信息化具有重要意義，創(chuàng)新思路使財(cái)務(wù)檔案工作實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化和科學(xué)化管理，使其在公司建設(shè)發(fā)展中發(fā)揮重要作用。

關(guān)鍵詞 財(cái)務(wù) 電子檔案 管理 研究

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案大都以紙質(zhì)為載體，不能適應(yīng)財(cái)務(wù)檔案管理的信息化要求，必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來的財(cái)務(wù)電子檔案就是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)采集源泉和基地，通過分類整理和網(wǎng)絡(luò)共享，最終為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、決策部門、財(cái)務(wù)人員處理和運(yùn)用。

一、財(cái)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

（一）財(cái)務(wù)檔案分類

隨著公司電力事業(yè)的快速發(fā)展和經(jīng)營管理水平的提高，財(cái)務(wù)檔案資料也日趨增多，主要分為會(huì)計(jì)檔案和財(cái)務(wù)管理文件兩大類。

會(huì)計(jì)檔案指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。

會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。

財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。

財(cái)務(wù)管理文件：指除會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料外的財(cái)務(wù)管理制度、計(jì)劃批文、通知等各類財(cái)務(wù)管理資料，是財(cái)務(wù)檔案的重要組成部分。財(cái)務(wù)集約化管理的不斷深入，財(cái)務(wù)管理文件的積累呈現(xiàn)多元化趨勢(shì)。財(cái)務(wù)管理制度包括預(yù)算管理、會(huì)計(jì)核算、工程管理、資金管理、資產(chǎn)管理、資本運(yùn)營、財(cái)務(wù)評(píng)價(jià)與考核等。

（二）財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定

自1999年以來采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，保存會(huì)計(jì)檔案實(shí)行電子存檔和紙質(zhì)存檔制，2004年的《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理進(jìn)行的明確的規(guī)定，電算化會(huì)計(jì)檔案指儲(chǔ)存在磁盤或其他存儲(chǔ)介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序，以及打印輸出的各種賬簿、報(bào)表、憑證等核算數(shù)據(jù)和系統(tǒng)開發(fā)中的全部文檔資料。打印輸出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料按照《會(huì)計(jì)檔案管理制度》進(jìn)行歸檔管理，儲(chǔ)存在硬盤上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)建立定期備份制度，實(shí)行電子備份，按年度進(jìn)行刻盤存檔。

二、財(cái)務(wù)檔案管理趨勢(shì)

為規(guī)范和加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)管理，公司已經(jīng)建立了涵蓋生產(chǎn)經(jīng)營全過程的財(cái)務(wù)管理體系，隨著財(cái)務(wù)信息多元化的發(fā)展，積累了豐富的財(cái)務(wù)管理文件，必須實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化電子檔案管理轉(zhuǎn)變，才能充分發(fā)揮財(cái)務(wù)管理文件的指導(dǎo)作用。財(cái)務(wù)電子檔案將是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地，通過實(shí)時(shí)更新和共享，及時(shí)、準(zhǔn)確地為經(jīng)營決策提供依據(jù)，電子檔案將成為財(cái)務(wù)檔案管理的主要形式。

（一）財(cái)務(wù)電子檔案能夠提供財(cái)務(wù)檔案信息方便快捷的服務(wù)方式

數(shù)字化的財(cái)務(wù)電子檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)的遠(yuǎn)程利用，提供方便快捷的財(cái)務(wù)檔案信息服務(wù)方式和途徑。

（二）財(cái)務(wù)電子檔案能夠使不同載體形式的財(cái)務(wù)檔案信息得到轉(zhuǎn)化與再現(xiàn)

根據(jù)財(cái)務(wù)檔案載體形式的不同，可以將電子文檔、錄音、錄像、幻燈、照片等各種形式的財(cái)務(wù)檔案信息經(jīng)過數(shù)字轉(zhuǎn)換，并再現(xiàn)其它載體檔案信息的真實(shí)內(nèi)容，既加強(qiáng)管理又方便應(yīng)用。

（三）財(cái)務(wù)電子檔案為財(cái)務(wù)管理水平的提高奠定基礎(chǔ)

在當(dāng)今信息化和數(shù)字化技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，檔案信息數(shù)字化是財(cái)務(wù)電子檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)和方向，財(cái)務(wù)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化工作有利于財(cái)務(wù)信息的推廣，為財(cái)務(wù)管理水平的提高做好基礎(chǔ)準(zhǔn)備。

（四）財(cái)務(wù)電子檔案為財(cái)務(wù)信息體系的完善創(chuàng)造條件

隨著無紙辦公和電子文檔的普遍應(yīng)用，財(cái)務(wù)電子檔案與紙制檔案共同組成完整的財(cái)務(wù)檔案信息庫，為財(cái)務(wù)信息體系的完善創(chuàng)造條件。

三、財(cái)務(wù)電子檔案管理面臨的難題

原始性問題。對(duì)于紙質(zhì)檔案來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章、紙張制成材料等使內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e，可以借助形式的原始性來證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。電子檔案內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，電子形式生成的由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。很難對(duì)電子檔案的原始性進(jìn)行認(rèn)定。

真實(shí)性問題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)；電子檔案的真實(shí)性問題伴隨其生命的始終，維護(hù)其真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。

完整性問題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)捕獲，可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲(chǔ)分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

安全性問題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，篡改信息、信息外泄，都會(huì)直接損害電子檔案的安全。

四、財(cái)務(wù)電子檔案管理保障措施

（一）采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性

在形成電子檔案的同時(shí)，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過程的原數(shù)據(jù)，作為檢驗(yàn)電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)。將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其做任何修改。

（二）建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式

因?yàn)樨?cái)務(wù)管理資料來源廣泛，形式多樣，無法統(tǒng)一，如電子文檔、錄音、錄像、幻燈、照片等各種形式，財(cái)務(wù)電子檔案需要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一格式的轉(zhuǎn)換，同一文件類型統(tǒng)一一種文件格式。

（三）應(yīng)用的安全性

財(cái)務(wù)電子檔案基于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資料上傳、信息共享，可根據(jù)設(shè)定的檔案密級(jí)按部門按專業(yè)按用戶級(jí)別配置訪問權(quán)限，可在權(quán)限允許范圍內(nèi)下載檔案。同時(shí)日志庫自動(dòng)記錄對(duì)電子檔案庫的所有檢索、調(diào)檔、增加、刪除、修改等操作。

（四）明確紙質(zhì)檔案與電子檔案要長(zhǎng)期并存并保持一致

紙質(zhì)檔案與電子檔案屬于兩種不同載體的檔案，必須明確紙質(zhì)檔案與電子檔案長(zhǎng)期并存的“雙軌制”，即在保存電子文件的同時(shí)，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質(zhì)文件來保存。同時(shí)，還要注意兩種不同載體檔案的一致性，特別是在電子檔案編號(hào)、更改、更新時(shí)更應(yīng)注意電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)相符。

五、財(cái)務(wù)電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

財(cái)務(wù)信息的隨時(shí)更新?，F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為實(shí)現(xiàn)電子檔案管理提供了快捷的管理手段、共享的信息平臺(tái)，開辟了信息利用的快速途徑，將過去的集中建檔，改為平時(shí)隨時(shí)整理建檔。集中的工作量，變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?，提高了?cái)務(wù)信息管理水平，財(cái)務(wù)電子檔案及時(shí)得到更新，便于檢索利用。

靈活便利地檢索。在電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計(jì)算機(jī)可以按需求隨時(shí)將電子檔案的單份文件從任何角度進(jìn)行分類、組合，可以任意組成各種信息體系。因此，“文件”作為基本保管單位，使信息分類方式得以根據(jù)需要進(jìn)行自主編輯。

充實(shí)的業(yè)務(wù)平臺(tái)。財(cái)務(wù)電子檔案庫中匯集了反映公司各項(xiàng)財(cái)務(wù)政策沿革、內(nèi)控制度體系的完善、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)依據(jù)等財(cái)務(wù)管理資料，為財(cái)務(wù)人員提供了豐富的業(yè)務(wù)知識(shí)和規(guī)范，為專業(yè)部室提供了遵循原則、為領(lǐng)導(dǎo)層提供了決策依據(jù)。

篇10

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；共存性；集成化管理；措施；

中圖分類號(hào)：G275.3

隨著我國計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與電子技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，其涉及到的領(lǐng)域越來越廣泛，目前這些先進(jìn)技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于檔案管理中。電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理有賴于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，原因在于要實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理，需要建立混合文件管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)接口、電子檔案與紙質(zhì)檔案集成服務(wù)平臺(tái)，而這些都需要先進(jìn)技術(shù)作為支撐，計(jì)算機(jī)信息與電子技術(shù)是推動(dòng)電子檔案與紙質(zhì)檔案集成化管理的關(guān)鍵因素。

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的共存性分析

隨著我國電子科技及信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子與信息技術(shù)也逐漸應(yīng)用于檔案中，但這并不意味著其能夠取代紙質(zhì)檔案，因?yàn)殡娮訖n案與紙質(zhì)檔案均屬檔案的子民，不存在相互排斥的問題。電子檔案雖具有現(xiàn)代化理念，并運(yùn)用了先進(jìn)的電子信息技術(shù)，但即使這樣依然無法替代紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案可以說是特定歷史時(shí)期的社會(huì)記憶，保存了人類歷史發(fā)展記錄，具有真實(shí)性與歷史性。實(shí)際上，電子檔案與紙質(zhì)檔案的本質(zhì)屬性是相同的，均為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展與人類社會(huì)的歷史記錄，它們是兩者不同的檔案形式，并非新舊事物關(guān)系，所以兩者在應(yīng)用中沒有相互否定性與繼承性，只是單純的載體形式不同。從某種角度來說，電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理思想存在一定的共同，兩者可以共同存在于檔案中。電子檔案與紙質(zhì)檔案存在共性，但同時(shí)也存在個(gè)性，那么要使兩者和諧共存，應(yīng)對(duì)其采取集成性管理。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理措施

電子檔案與紙質(zhì)檔案之所以能夠共存，在一定程度上有賴于我國國情，電子檔案與紙質(zhì)檔案具有一定的共性，然而也存在差異，因此不能運(yùn)用傳統(tǒng)檔案管理模式對(duì)兩者進(jìn)行管理，它無法滿足電子檔案與紙質(zhì)檔案的不同要求。在這一形勢(shì)下創(chuàng)新檔案管理模式勢(shì)在必行，集成化管理正是在這一形勢(shì)下應(yīng)運(yùn)而生的，其根據(jù)電子檔案與紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)，制定了一系列集成化管理措施，以下是對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理措施的具體分析：

1.建立混合文件管理系統(tǒng)，發(fā)揮電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理功能

所謂的混合文件管理系統(tǒng)是指既能夠儲(chǔ)存紙質(zhì)文件，又能夠儲(chǔ)存電子及其他格式文件的檔案管理系統(tǒng)。那么要發(fā)揮管理系統(tǒng)對(duì)不同格式文件的集成化管理功能，那么應(yīng)在混合文件管理系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)置非電子文件夾與電子文件夾，同時(shí)要保證文件內(nèi)部所有元素的共存性與協(xié)調(diào)性，在儲(chǔ)存過程中運(yùn)用統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)，使文件夾內(nèi)各元素之間保持密切聯(lián)系。

對(duì)于同一份文件的不同載體應(yīng)使用相同的檔案號(hào)及題名，所選擇的載體形式應(yīng)在管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫載體類型中進(jìn)行詳細(xì)標(biāo)注，同時(shí)還要對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案的物理儲(chǔ)存地址進(jìn)行分別著錄。建立混合文件管理系統(tǒng)，既能夠滿足紙質(zhì)檔案的管理要求，對(duì)各種載體的紙質(zhì)文件進(jìn)行上傳，同時(shí)還能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的良好管理，接收其他管理系統(tǒng)中的電子文件、電子信息數(shù)據(jù)等，并將其實(shí)時(shí)歸納到電子檔案中。另外，混合文件管理系統(tǒng)還具有到期文件自動(dòng)銷毀、自動(dòng)解密及借閱利用等多種功能，不同類型及不同載體的檔案管理都能夠在此檔案管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，不需要對(duì)紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行分別設(shè)置。高校中所建立的檔案管理系統(tǒng)就屬于典型的混合文件管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)不僅要對(duì)辦公系統(tǒng)公文進(jìn)行管理，還要對(duì)學(xué)校各個(gè)方面不同載體形式的文件檔案進(jìn)行管理。

2.建立檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)接口，對(duì)兩者進(jìn)行一體化管理

要使電子檔案與紙質(zhì)檔案共同儲(chǔ)存于一個(gè)管理系統(tǒng)中，就必須建立檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)接口，首先它可以實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件的網(wǎng)絡(luò)化歸檔，將海量電子與紙質(zhì)信息匯集到同一管理系統(tǒng)中，對(duì)其進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理，及時(shí)掌握電子檔案與紙質(zhì)檔案的使用及管理狀況，這樣一來若系統(tǒng)管理中存在不合理因素能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并加以解決。其次，它可以實(shí)現(xiàn)電子文件從形成、永久保存及永久銷毀的全過程管理，電子檔案與紙質(zhì)檔案共同使用一個(gè)檔案管理系統(tǒng)，能夠使兩者相關(guān)文件動(dòng)態(tài)生成歸檔。在歸檔中對(duì)于相同檔案的不同載體形式應(yīng)共同使用一個(gè)檔號(hào)，同時(shí)還要共同使用相同的分類標(biāo)準(zhǔn)，從而實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的一體化管理。電子文件歸入檔案式，應(yīng)將系統(tǒng)首頁上方的動(dòng)態(tài)生成相應(yīng)的歸檔章，歸檔章中的保管期限、全宗號(hào)、文件頁碼、年代、件號(hào)及歸檔單位等信息由管理系統(tǒng)自動(dòng)填寫，將與電子文件相應(yīng)的紙質(zhì)文件打印出來，此時(shí)歸檔章將會(huì)自動(dòng)打印在紙質(zhì)文件首頁的上方位置，檔案管理工作人員只需要在紙質(zhì)文件歸檔章中填入紙質(zhì)文件所裝盒號(hào)就可以了，不需要再逐項(xiàng)填寫，大大減少了紙質(zhì)檔案歸檔與管理的工作量，對(duì)提高電子檔案與紙質(zhì)檔案集成化管理效率具有重要意義。

3.創(chuàng)建電子檔案與紙質(zhì)檔案集成服務(wù)平臺(tái)，為兩者提供集成化服務(wù)

所謂的集成化服務(wù)就是融檔案管理過程控制、檔案管理結(jié)果控制與用戶服務(wù)控制為一體，旨在滿足用戶對(duì)檔案的不同需求，提高檔案管理過程效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理結(jié)果的最大效應(yīng)。之所以對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理進(jìn)行全面研究，是為了充分利用多種形式的檔案信息資源，給用戶提供一種集成化服務(wù)，讓用戶在短時(shí)間內(nèi)可以找到并查閱不同類型的檔案信息資源。針對(duì)電子檔案及紙質(zhì)檔案等多種不同形式的檔案信息創(chuàng)建檔案集成服務(wù)平臺(tái)，并建立用戶檔案信息相關(guān)網(wǎng)站，全面開展集成化服務(wù)，同時(shí)還可以設(shè)置在線專人咨詢，為用戶提供遠(yuǎn)程服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的遠(yuǎn)程查詢預(yù)約、專題服務(wù)、檔案資源網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航服務(wù)及電子檔案全文檢索等多種服務(wù)。并利用權(quán)限管理技術(shù)，建立檔案信息與用戶的關(guān)聯(lián)匹配，這樣一來當(dāng)用戶利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息資源瀏覽申請(qǐng)時(shí)，管理系統(tǒng)就會(huì)根據(jù)用戶角色快速判斷出用戶所能查閱的權(quán)限內(nèi)容，并做出響應(yīng)，達(dá)到電子檔案與紙質(zhì)檔案集成化管理及為用戶提供檔案一體化全程服務(wù)的雙重效果。

三、總結(jié)

綜上所述，電子檔案與紙質(zhì)檔案存在一定的共性與個(gè)性，依然沿用傳統(tǒng)檔案管理模式已無法適應(yīng)現(xiàn)今多種檔案形式的管理需求，因此為了滿足不同檔案形式的管理需求，同時(shí)便于管理，應(yīng)采取集成化管理。集成化管理是實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案和諧共存的基礎(chǔ)與保障，對(duì)維護(hù)電子檔案與紙質(zhì)檔案的安全性與真實(shí)性具有重大意義。不僅如此，對(duì)電子檔子與紙質(zhì)檔案實(shí)施集成化管理有利于用戶對(duì)不同檔案形式的信息查閱，實(shí)現(xiàn)一站式全程服務(wù)，提高整體服務(wù)質(zhì)量。

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