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摘要：在信息時代，科技檔案要得到充分有效利用，必須進行信息化處理。本文旨在闡述科技檔案信息化的重要性，分析科技檔案信息化存在的問題，提出改進對策。

關鍵詞：科技檔案；信息化；信息安全；標準；安全法規(guī)

21世紀是信息時代，信息科學技術已經(jīng)廣泛滲透于社會、經(jīng)濟、文化等各個領域，改變了人們的生產(chǎn)生活方式和思維方式?？萍紮n案的本質(zhì)也是一種信息資源，其主要記錄的是科學技術產(chǎn)生的全過程，承載著科技知識與信息，具有極高的社會價值以及經(jīng)濟價值。充分利用現(xiàn)代科技手段和通信技術，開展科技檔案信息化建設，提升科技檔案信息資源的開發(fā)力度，在國家法律規(guī)定范疇內(nèi)，充分挖掘科技檔案信息資源的價值，提升對信息的利用效率，對促進我國社會發(fā)展以及提高科技水平有著重要的現(xiàn)實意義。

1科技檔案信息化的意義

1.1避免檔案損壞，延長檔案壽命。受傳統(tǒng)和使用習慣的影響，目前科技檔案的存在形式仍以紙質(zhì)文件為主，如項目申報書、項目結題報告、設計圖紙等。這類檔案在保存和使用過程中，由于內(nèi)部諸因素和外部環(huán)境的影響，會發(fā)生一些變化，如紙張變黃、發(fā)霉、蟲蛀、字跡褪變和擴散等，從而造成信息的損耗和變形。利用數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、高速掃描等科技手段，將傳統(tǒng)文件檔案和電子文件檔案整合在一起，形成綜合性的檔案信息資源庫，可以對檔案實體起到物理隔離作用，有效防止傳統(tǒng)檔案在使用中的損壞，極大地延長了檔案的使用壽命。1.2提高檔案信息的使用效率。以數(shù)據(jù)為基礎，以數(shù)據(jù)網(wǎng)絡建設為中心，對檔案信息進行數(shù)字化處理，將檔案信息以網(wǎng)絡數(shù)據(jù)的形式存于互聯(lián)網(wǎng)中，從而擺脫了信息使用時間和空間上的限制，節(jié)約了檔案使用時間。同時，區(qū)別于紙質(zhì)檔案只能提供給單一使用者的局限，電子檔案易于復制，可實現(xiàn)多人同時共享，有效提高了工作效率。1.3方便檔案管理人員對檔案的有效管理。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案歸檔前需要立卷。在實際工作中，報送材料往往及時性和完整性難以兼顧，導致了檔案管理員對部門工作無法作出整體的把握和判斷，檔案案卷質(zhì)量難以提高。改變以往集中式立卷的建檔方式，采用現(xiàn)代信息技術手段，以“件”代“卷”，隨時隨地處理檔案，不僅可以增加電子檔案立卷量，而且有效提升了檔案的使用率。同時，在實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，借助于網(wǎng)絡強大、靈活、便捷的檢索功能，通過檔案編碼就能精確查找檔案，降低了工作難度，節(jié)約了工作時間。

2科技檔案信息化存在的問題

2.1配套軟硬件設施陳舊落后。我國在檔案信息化建設上的起步相對較晚，諸多單位的信息化軟件與硬件配套設施的建設并不完善，整體條件相對落后，無法實現(xiàn)科技檔案全面信息化，更不能為科技檔案信息化建設提供相應的專業(yè)性服務。其中基礎設施陳舊落后、數(shù)字化設備功能不全面、服務器不穩(wěn)定等問題最為突出，嚴重制約著科技檔案信息化的建設進程。2.2缺少專業(yè)的人才?，F(xiàn)階段，由于我國并不重視科技檔案的信息化建設，導致科技檔案管理工作一直處于邊緣游離的狀態(tài)，其中很多單位為了精簡組織結構、降低人力資源成本，大部分檔案管理人員都身兼數(shù)職，很多管理人員并非專業(yè)人員，未接受過系統(tǒng)化的專業(yè)教育，缺少理論基礎與實踐經(jīng)驗，自身不具備檔案信息化技能，在實際工作中，無法熟練使用信息化檔案處理工具，從而影響著科技檔案信息化建設。2.3無法全面保證信息安全。所謂的信息化管理是依托于計算機技術與互聯(lián)網(wǎng)技術實現(xiàn)的，因此，網(wǎng)絡安全問題對信息也存在著較大的威脅。由于目前網(wǎng)絡安全問題并未得到合理的解決，安全措施并不健全，科技檔案在傳輸環(huán)節(jié)極有可能遭受病毒的干擾，導致信息內(nèi)容被盜取、篡改等；而且如果網(wǎng)絡系統(tǒng)安全性較差，系統(tǒng)容易遭受攻擊，導致信息內(nèi)容丟失、被盜。這些情況都會造成嚴重的經(jīng)濟損失，再加上當前檔案管理人員缺乏安全意識，不具備安全防護技能，經(jīng)常因操作不當?shù)葐栴}導致科技檔案信息丟失，遺留了諸多安全隱患。

3解決科技檔案信息化問題的有效對策

3.1轉(zhuǎn)變思想觀念，重視檔案信息化建設。檔案管理人員應該清醒地意識到，傳統(tǒng)紙質(zhì)科技檔案的整理和使用模式，已經(jīng)不能適應信息化時代的需要，必須盡快轉(zhuǎn)變思想觀念，集中精力，主動出擊，充分利用電子檔案傳播速度快、檢索目標準、收錄信息全的優(yōu)勢，盡快讓檔案服務方式“轉(zhuǎn)型升級”，建立系統(tǒng)規(guī)范、結構合理的檔案信息檢索網(wǎng)絡。3.2健全信息化標準規(guī)范?？萍紮n案信息化建設徹底革新了科技檔案處理以及管理模式，擺脫了手工操作管理的束縛，但信息化使信息資源的傳遞更加便捷，大量的科技檔案信息資源需要建立好具有通用性以及共享性的數(shù)據(jù)庫，根據(jù)我國出臺的文件，在《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等文件中明確規(guī)定：應由國家或各地方建立統(tǒng)一的、固定的國家級標準數(shù)據(jù)庫，按照統(tǒng)一的執(zhí)行標準納入檔案信息內(nèi)容，力求電子目錄在納入檔案館后能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)共享，有效解決數(shù)據(jù)與電子檔案在格式上存在的不通用或不兼容等問題。如果在檔案信息化建設過程中出現(xiàn)了新問題或新狀況，可以在原有規(guī)范基礎上進行擴展，并重新制定新的標準規(guī)范內(nèi)容，保障檔案信息化建設中各項管理內(nèi)容的執(zhí)行有可靠的依據(jù)，促進檔案信息化建設的順利進行。3.3提升科技檔案信息安全管理力度。一方面，提升信息資源傳輸環(huán)節(jié)的安全管理力度。各單位應選擇安全的、先進的系統(tǒng)硬件設施，并根據(jù)信息內(nèi)容價值完善安全防護軟件建設，實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)物理隔離、客戶端的IP地址與交換機或防火墻的所有MAC地址綁定、防黑客掃描工具等多種保護。同時，在傳輸過程中，利用加密數(shù)據(jù)文檔、設置電子檔案安全屬性、數(shù)字簽名驗證等手段提升防護級別；此外，應利用智能化感應與識別系統(tǒng)，自動檢測傳輸過程中的安全情況，出現(xiàn)問題應及時發(fā)出警告信息，以便檔案管理人員能夠及時發(fā)現(xiàn)，做出處理。另一方面，提升信息資源管理環(huán)節(jié)的安全性。應先從思想上讓檔案管理人員正確認知保障檔案信息安全的重要性，提升管理人員工作的警覺性，并建立檔案安全管理制度，保障檔案管理工作規(guī)范、有序落實。大部分科技檔案都包含著知識產(chǎn)權、產(chǎn)品研發(fā)等機密性質(zhì)的信息，關系到科研所的未來發(fā)展，對于極為重要的檔案應通過專人專管制度、責任制度，提升管理工作各個環(huán)節(jié)的安全性，應與管理人員簽訂檔案安全保密承諾書，以便在檔案管理出現(xiàn)安全問題時，能夠及時做出處理，減少對科研所造成的損失。3.4完善網(wǎng)絡安全法規(guī)建設。隨著科學技術的發(fā)展，信息安全問題更多發(fā)生在跨時空網(wǎng)絡系統(tǒng)以及網(wǎng)絡空間中，因此，近年來我國也致力于在網(wǎng)絡空間領域針對信息安全問題進行立法，先后出臺了諸多針對網(wǎng)絡安全管理的法律法規(guī)，但目前法律建設的成果僅僅實現(xiàn)了中國網(wǎng)絡空間安全制度框架，具體內(nèi)容并不細化，因此，結合發(fā)展形勢以及信息安全的實際需要完善網(wǎng)絡安全法規(guī)建設仍然是一項艱巨的任務。建立網(wǎng)絡安全法律法規(guī)需要立法人員著眼于現(xiàn)實與未來，透徹分析當前信息技術的發(fā)展與未來發(fā)展趨勢，以及其會對我國法律帶來的挑戰(zhàn)與監(jiān)管困境，從而及時對當前現(xiàn)行法律法規(guī)進行梳理，延伸法律適用范圍，提升執(zhí)法力度。同時，從立法角度捋順穩(wěn)定與發(fā)展兩者的關系，使穩(wěn)定的法律能夠始終適應紛繁變化的網(wǎng)絡環(huán)境，并及時針對新問題以及新狀況，通過急用先上的策略，完善新法律規(guī)定的建設。3.5加快專業(yè)人才隊伍建設。一是建立健全教育培訓監(jiān)管機制。將技術培訓、繼續(xù)再教育、學歷提高等納入檔案工作考核指標，督促檔案人員提高知識水平和業(yè)務能力。二是探索檔案管理準入制度，實行持證上崗，推動檔案管理人才向?qū)I(yè)化方向發(fā)展。三是優(yōu)化人才結構，注重人才引進，盡量引入具有扎實的知識功底和熟練的計算機操作技能的專業(yè)人才，適應新時期檔案信息化工作的要求。四是創(chuàng)造條件，穩(wěn)定人才隊伍。改善辦公條件，激發(fā)檔案人員工作熱情；完善用人制度，營造“創(chuàng)業(yè)有機遇，干事有舞臺、發(fā)展有空間”的良好氛圍；提高薪資水平和福利待遇，吸引優(yōu)秀人才、留住優(yōu)秀人才，推動人才隊伍朝健康穩(wěn)定的方向發(fā)展。

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作者:劉卓 單位:海南省海洋與漁業(yè)科學院