導(dǎo)語：檔案管理服務(wù)水平推動(dòng)檔案管理的信息化一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

［摘要］在檔案管理信息化大力推進(jìn)的過程中，檔案管理工作中遇到很多之前沒有遇到的問題。本文就檔案管理信息化建設(shè)中的特征進(jìn)行分析，并據(jù)此提出采取有效措施，推動(dòng)信息化管理進(jìn)程。

［關(guān)鍵詞］檔案管理；信息化；建設(shè)

0引言

檔案在機(jī)關(guān)和組織中具有很大的文字保存價(jià)值，通過圖表音像等方式，方便今后的資料留存。是資源信息的統(tǒng)一載體。但現(xiàn)在很多單位存在檔案資源管理冗雜、保管條件較差、資料利用率低、管理人員的專業(yè)知識(shí)能力有限等一系列問題。所以信息化檔案管理是解決這些問題的有效途徑。

1檔案信息化管理的特征

1．1存取自動(dòng)化管理

在檔案管理中現(xiàn)代化信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，無論是電子檔案或電子文件生成，還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在存取的時(shí)候都要運(yùn)用自動(dòng)化管理。

1．2信息資源的智能化發(fā)展

在信息化條件下開展檔案管理，電腦取代傳統(tǒng)的體力勞動(dòng)并要進(jìn)行一部分簡單重復(fù)的腦力勞動(dòng)，因而檔案工作人員有大部分精力把自己的勞動(dòng)集中于檔案的深度開發(fā)領(lǐng)域上。針對檔案信息管理的深層次開發(fā)就是檔案智能開發(fā)，主要提供有效的系統(tǒng)加工精煉信息，要滿足不同層次、不同角度的需求。

1．3檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化推進(jìn)

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代是世界發(fā)展的主要趨勢，計(jì)算機(jī)在信息獲取以及傳遞上打破時(shí)間、空間限制，方便快捷的方式有效滿足了人們目前的需求，因而檔案網(wǎng)站、數(shù)字檔案館也隨之產(chǎn)生。當(dāng)這些部門不斷增多并且得到普及的時(shí)候，其檔案信息資源在信息化條件下可以得到共享。

2檔案管理信息化措施的有效開展

2．1管理設(shè)備統(tǒng)一調(diào)配

為了讓檔案變得具有流動(dòng)性，并且能夠方便查閱，并將紙質(zhì)檔案信息逐步轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，實(shí)現(xiàn)這一技術(shù)要依靠網(wǎng)絡(luò)化設(shè)施的配備，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)部門的全覆蓋。計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)要得到充分的運(yùn)用：因?yàn)槠涔δ苡袡n案的自動(dòng)編目以及檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索等相關(guān)的信息化工作流程。因此，使用的計(jì)算機(jī)要型號和規(guī)格統(tǒng)一，這是檔案管理信息化的硬件保障。計(jì)算機(jī)內(nèi)部要運(yùn)用內(nèi)存較大的高容量載體，滿足數(shù)字信息的全部要求。在各單位檔案數(shù)量逐步增加的過程中，檔案部門庫房壓力也增大，同時(shí)面臨紙質(zhì)檔案的自然老化以及人員管理不科學(xué)造成的損壞，所以大容量的載體運(yùn)用能夠有效地解決這一問題。工作中運(yùn)用計(jì)算機(jī)的磁盤存儲(chǔ)以及光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，尤其是光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，能夠解決現(xiàn)有檔案存儲(chǔ)難點(diǎn)。高容量的存儲(chǔ)載體不但能解決工作量大的問題，并對檔案的搜索分類帶來便利。行業(yè)中的“地面通信骨干網(wǎng)”快速的實(shí)現(xiàn)檔案的交流以及共享。高速信息網(wǎng)絡(luò)中快速的信息傳遞和豐富的信息資源提供全新的檔案管理方式，并且成為信息時(shí)代的信息管理和交流工作的重要基礎(chǔ)。因而檔案管理也要逐步適應(yīng)這一趨勢，選用規(guī)范性、通用性及穩(wěn)定性的檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案的信息、傳輸資源共享。

2．2規(guī)范化的管理機(jī)制

檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)明確相關(guān)的責(zé)任，確保網(wǎng)絡(luò)以及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，需要從實(shí)際情況出發(fā)，有效制定相關(guān)制度和管理章程。檔案管理部門關(guān)鍵是要嚴(yán)格地根據(jù)國家的相關(guān)政策進(jìn)行制度建立，以期建立適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。第一，對檔案管理的流程以及技術(shù)進(jìn)行管理和規(guī)范，將工作環(huán)節(jié)和工作流程細(xì)化。第二，建立制度相關(guān)的安全管理措施，尤其是在電子文件以及電子檔案這部分，要確保檔案的安全完整性。工作人員在工作中要有高度責(zé)任感，具備負(fù)責(zé)的工作態(tài)度以及樹立服務(wù)思想。在效率上求發(fā)展，讓其在平凡的崗位上創(chuàng)造不平凡的工作業(yè)績。制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息化是檔案管理中的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。并且檔案館標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程有：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)等，這些相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)可有效平衡工作情況，對工作情況也可做到量化檢查。如果評定過程中沒有各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)立，其信息庫資源建立衡量標(biāo)準(zhǔn)不完善，則不能監(jiān)督信息數(shù)據(jù)庫，保障其合理性工作過程中各個(gè)單位的檔案部門按照標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一開展工作，各部門各自為政，自成體系，就不能形成暢通的檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，資源共享也不會(huì)得以實(shí)現(xiàn)。

2．3需要建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍

第一，檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是檔案管理人員隊(duì)伍的檢查，其隊(duì)伍的建設(shè)對信息化發(fā)展速度以及質(zhì)量產(chǎn)生重要影響，所以在平時(shí)的工作中培養(yǎng)人員的信息化意識(shí)非常有必要，很多檔案管理人員工作時(shí)間比較長，習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理模式和管理體制，對計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)在主觀心理上就非常排斥，特別是前期使用中因?yàn)榧夹g(shù)操作不熟練導(dǎo)致工作速度沒有傳統(tǒng)方式快，導(dǎo)致對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用持懷疑態(tài)度，因而要經(jīng)常給工作人員普及相關(guān)知識(shí)，讓其對信息技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)有全面了解，使其在平時(shí)的運(yùn)用和學(xué)習(xí)中具有主觀積極性。第二，檔案信息化是指在信息查閱中要自動(dòng)登記、輔助立卷、檢索，因而其傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行實(shí)施。所以管理人員就要對計(jì)算機(jī)操作流程熟悉并且能熟練地開展操作，掌握相關(guān)的系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，確保管理中的安全與完整性。管理人員在立足本職工作的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化其自身的學(xué)習(xí)意識(shí)，對信息教育培訓(xùn)進(jìn)行參與，更新專業(yè)知識(shí)，對業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平進(jìn)行熟悉。檔案工作人員明確自身的工作職責(zé)和義務(wù)，不但做好檔案的收集和保管工作，并且為基層服務(wù)提供比較優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，并強(qiáng)化自身的法務(wù)檔案意識(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的政治和工作紀(jì)律。檔案部門也要舉行相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)交流，讓工作人員說出自己工作中面臨的困惑以及平時(shí)的工作感悟，有好的經(jīng)驗(yàn)大家可以一起分享，并創(chuàng)造條件聘請專家進(jìn)行上門業(yè)務(wù)指導(dǎo)以及座談交流會(huì)，在工作交流和經(jīng)驗(yàn)分享中，提升自身的工作能力和工作效率。

3結(jié)語

信息化管理能夠讓檔案管理制度得到初步完善，在設(shè)備統(tǒng)一調(diào)配，管理機(jī)制規(guī)范以及管理隊(duì)伍建設(shè)的過程中提升整體的管理水平，加大管理規(guī)模和管理范圍，有效推進(jìn)信息管理流程。

作者:張艷 單位:大港油田勘探開發(fā)研究院

參考文獻(xiàn)

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