導(dǎo)語：中學(xué)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀及對策一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：中學(xué)檔案數(shù)字化對實現(xiàn)中學(xué)檔案數(shù)據(jù)集合優(yōu)化，提升檔案管理效率，促進中學(xué)教學(xué)和管理水平的提升具有積極的現(xiàn)實意義。本文從數(shù)字化采集、保管和利用等方面分析了中學(xué)檔案數(shù)字化管理的相關(guān)內(nèi)容和中學(xué)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實意義，詳細分析了當前中學(xué)檔案數(shù)字化管理工作存在的現(xiàn)實問題，并針對存在的問題提出了具體的解決對策，對提升中學(xué)檔案數(shù)字化管理水平具有積極的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案；數(shù)字化；檔案管理概述

檔案數(shù)字化是指檔案管理部門利用計算機數(shù)據(jù)采集、存儲、傳輸和讀取技術(shù)，對檔案以數(shù)字化形式進行全過程的現(xiàn)代化管理模式。與傳統(tǒng)的實體檔案管理不同，檔案數(shù)字化是以檔案數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，將檔案數(shù)據(jù)模型組織起來，對實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)集合優(yōu)化，提升檔案管理效率，促進中學(xué)教學(xué)和管理水平的提升具有積極的現(xiàn)實意義。

1中學(xué)檔案數(shù)字化管理內(nèi)容

從檔案管理流程來看，中學(xué)檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容主要包括三個方面：1.1數(shù)字化采集。數(shù)字化采集是中學(xué)檔案數(shù)字化管理的前提和基礎(chǔ)，在電子檔案與實體檔案“雙軌制”管理模式下，檔案數(shù)字化采集主要包括兩個方面內(nèi)容。一是，電子文件的數(shù)字化采集。隨著OA辦公自動化系統(tǒng)的在教學(xué)和教育管理領(lǐng)域中的應(yīng)用，中學(xué)教學(xué)和管理過程中會產(chǎn)生大量的以電子文件為主要內(nèi)容的數(shù)字化檔案材料。這些電子文件信息需要及時錄入到數(shù)字化管理平臺，以實現(xiàn)信息的數(shù)字化采集。二是，利用掃描、文字識別等技術(shù)，將中學(xué)教學(xué)和管理中的各種紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換或錄制成數(shù)字化電子文件，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集。1.2數(shù)字化保管。從嚴格意義上說，中學(xué)檔案數(shù)字化保管就是將各種已經(jīng)數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)信息存儲于檔案數(shù)據(jù)庫，并做好數(shù)據(jù)信息的維護與備份，將這些保管的中學(xué)檔案數(shù)字化建立起內(nèi)部的邏輯關(guān)系和全宗秩序，并做好數(shù)字化檔案管理的載體安全和信息安全，保證中學(xué)檔案數(shù)字化軟硬件的正常運行，為后期的檔案數(shù)字化利用提供保障。1.3數(shù)字化利用。檔案的價值在于利用。借助計算機及數(shù)據(jù)技術(shù)，可以實現(xiàn)中學(xué)檔案數(shù)據(jù)信息的關(guān)聯(lián)；通過計算機等技術(shù)的應(yīng)用，可以實現(xiàn)檔案數(shù)字化的顯示、讀取和復(fù)制。目前，常用的中學(xué)檔案數(shù)字化應(yīng)用系統(tǒng)正是基于此，利用B/S模式架構(gòu)，在中學(xué)檔案組織系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)檔案的本地或跨地區(qū)遠程查詢、利用。為保障中學(xué)檔案的信息安全和保密，數(shù)字化檔案查詢利用多采用加密信道傳輸模式以保障檔案數(shù)據(jù)信息的利用安全。

2中學(xué)檔案數(shù)字化管理的意義

2.1提高管理效率。中學(xué)檔案數(shù)字化信息采集、存儲和利用，極大地減少了檔案管理所需的時間，提高中學(xué)檔案的后期管理效率。傳統(tǒng)中學(xué)檔案管理主要依靠檔案人員的手工操作，不僅浪費時間，還降低了管理效率。中學(xué)檔案數(shù)字化后，查詢、利用檔案將不再受到時間、空間的限制，廣大教師和教育行政主管人員可以利用網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)據(jù)，及時查詢到所需的檔案資料。2.2降低管理成本。中學(xué)檔案數(shù)字化管理技術(shù)能夠降低檔案管理的人力、物力，節(jié)約時間等成本。傳統(tǒng)的中學(xué)檔案管理，對人員數(shù)量、辦公場地空間的要求較高，尤其是隨著中學(xué)檔案數(shù)量的不斷增加，傳統(tǒng)檔案管理模式下的檔案管理人力成本、硬件成本等都隨之增高。檔案數(shù)字化管理后，計算機讀取技術(shù)代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體信息，只要登錄相關(guān)的檔案管理軟件平臺，通過身份信息審核，即可查詢到所需的檔案信息資料，無論是檔案管理的時間成本、人力成本，還是資金成本都實現(xiàn)了大幅度降低。2.3保護檔案安全。中學(xué)檔案數(shù)字化管理取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，后期的檔案利用將減少對檔案原件的侵擾，有利于檔案資料的安全。利用檔案時，只要登錄計算機檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用系統(tǒng)即可調(diào)閱出相應(yīng)的檔案信息，減少了對原始檔案的翻閱，有利于較長時間的檔案保護。此外，檔案數(shù)字化管理，對檔案數(shù)據(jù)信息進行采集、保管后，數(shù)據(jù)信息的可編輯性也提升了檔案的利用價值，豐富了中學(xué)檔案編研成果，提升了中學(xué)檔案的編研能力和水平，為和諧校園建設(shè)提供智力支持和保障。

3中學(xué)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

3.1數(shù)字化基礎(chǔ)建設(shè)有待夯實。多數(shù)學(xué)校對數(shù)字化管理的重要性認識不足，重教學(xué)輕檔案管理的現(xiàn)象依然存在，檔案數(shù)字化、信息化程度不高。此外，受人員編制、經(jīng)費投入等限制，中學(xué)檔案管理的數(shù)字化基礎(chǔ)十分薄弱，大多數(shù)中學(xué)未建立專門的檔案室，很多都是從一些臨時辦公、教學(xué)場所改建而來。檔案數(shù)字化所需的計算機、掃描儀等儀器設(shè)備不足，中學(xué)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)亟待夯實。3.2數(shù)字化管理素能有待提升。中學(xué)階段，學(xué)校面臨著較大的升學(xué)壓力，教育、教學(xué)在中學(xué)管理中占據(jù)著主導(dǎo)性地位，普遍存在檔案管理人員的配置力量不足，對檔案工作者的后期業(yè)務(wù)培訓(xùn)開展的較少。此外，從現(xiàn)有中學(xué)檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)以及經(jīng)驗來看，與數(shù)字化檔案管理要求還存在一定差距，檔案管理人員的數(shù)字化信息素能有待提升。3.3數(shù)字化管理體系有待完善。中學(xué)檔案數(shù)字化管理，既要適應(yīng)中學(xué)檔案的發(fā)展規(guī)律，也要保障中學(xué)教學(xué)的現(xiàn)實需要。積極構(gòu)建中學(xué)檔案數(shù)字化存儲、保管和利用體系，是做好中學(xué)檔案數(shù)字化的重要制度性保障。但從現(xiàn)實來看，中學(xué)教學(xué)主管部門尚未將中學(xué)檔案數(shù)字化管理納入到教育管理體系中，中學(xué)檔案數(shù)字化管理缺乏相應(yīng)的考核、驗收制度設(shè)計，學(xué)校自身缺乏相應(yīng)的、完善的數(shù)字化檔案管理制度。因此，中學(xué)檔案數(shù)字化管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和制度化有待進一步提升，數(shù)字化管理的總體水平不高。

4中學(xué)檔案數(shù)字化管理對策

4.1加大投入，夯實數(shù)字化管理基礎(chǔ)。中學(xué)檔案數(shù)字化是中學(xué)教育事業(yè)的重要組成部分，也是中學(xué)寶貴的教育資源。首先，中學(xué)教育主管部門及其領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案數(shù)字化工作，提升檔案工作的數(shù)字化意識，加強中學(xué)檔案數(shù)字化工作的組織和領(lǐng)導(dǎo)。其次，要給予中學(xué)檔案數(shù)字化管理所需的人、財、物的支持和保障力度，配齊配強中學(xué)檔案管理所需的專業(yè)化、信息化人員，加大經(jīng)費保障和投入力度，為中學(xué)檔案數(shù)字化管理添置必要的計算機、掃描儀、照相機，以及各種檔案應(yīng)用軟件，為中學(xué)檔案數(shù)字化管理提供必要的儀器設(shè)備。此外，還要加大硬件建設(shè)的投入力度，建立專門的檔案管理場所，并為數(shù)字化管理留有必要的場地?？傊?，要從硬件和軟件兩個方面夯實中學(xué)檔案數(shù)字化管理所需的必要的人、財、物支撐，夯實中學(xué)檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)。4.2加強培訓(xùn)，提升數(shù)字化管理能力。中學(xué)檔案工作者是中學(xué)檔案數(shù)字化管理的重要保障和能動性因素，其業(yè)務(wù)水平、業(yè)務(wù)技能會直接影響到數(shù)字化管理的效果和質(zhì)量。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和管理使中學(xué)檔案管理面臨著重要的發(fā)展機遇，同時，也對中學(xué)檔案工作者提出了新的更高要求。首先，要掌握必要的檔案管理基礎(chǔ)知識，結(jié)合中學(xué)教學(xué)、教育管理特點和規(guī)律，做好中學(xué)檔案數(shù)字化管理的信息資料收集、整理；其次，要善于借助網(wǎng)絡(luò)環(huán)境加強計算機、數(shù)字化信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，提升中學(xué)檔案數(shù)字化管理所需的專業(yè)知識和崗位信息技能水平，不斷豐富自身的知識結(jié)構(gòu)和知識儲備，為中學(xué)檔案數(shù)字化管理提供深厚的理論支持和全方位的素能支撐。再次，中學(xué)行政管理部門及領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常性地組織中學(xué)檔案工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)，突出做好檔案學(xué)、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等數(shù)字化檔案管理所需的理論知識培訓(xùn)，不斷提升檔案工作者數(shù)字化應(yīng)用能力和水平。4.3完善制度，健全數(shù)字化管理體系。在中學(xué)檔案數(shù)字化管理過程中，電子檔案目錄不規(guī)范、標準要求不一致等問題阻礙了數(shù)字化檔案管理工作的進程。因此，中學(xué)檔案管理部門要加強與中學(xué)教學(xué)、行政管理以及教學(xué)服務(wù)等工作系統(tǒng)建立互聯(lián)互通和兼容共享體系，防止檔案數(shù)字化資源與檔案數(shù)據(jù)庫存儲之間的格式不一致、不統(tǒng)一，避免給后期的檔案數(shù)字化存儲、傳輸、利用造成障礙。為此，中學(xué)檔案管理部門應(yīng)堅持以《檔案著錄規(guī)則》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《文獻檔案資料數(shù)字化工作導(dǎo)則》為依據(jù)，結(jié)合中學(xué)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實需要，制定相應(yīng)的實施細則，統(tǒng)一中學(xué)檔案數(shù)字化分類標準，規(guī)范數(shù)字化檔案管理題名，建立數(shù)字化檔案查詢、利用、銷毀等規(guī)章制度，提高中學(xué)檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化、制度化水平。

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作者:付馥蓉 單位:西安市第三十九中學(xué)