導語：行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)數(shù)字化轉型對策一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要:科學的內(nèi)部控制建立與執(zhí)行是行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的重要保障。行政事業(yè)單位履職能力的不斷提升，與其服務或業(yè)務相匹配的固定資產(chǎn)不斷更新，要求行政事業(yè)單位具備現(xiàn)代化的高效的資產(chǎn)管理方式。為應對復雜多變的發(fā)展環(huán)境，經(jīng)濟社會正進行著全方位的數(shù)字化轉型與改革。行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)內(nèi)部控制應用數(shù)字化轉型不僅是單位降本提能增效的重要手段，也是提升行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理水平的必要路徑，更是完善固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的推力。文章主要從固定資產(chǎn)內(nèi)部控制角度，對比傳統(tǒng)管理方式，結合近年來基層單位審計中發(fā)現(xiàn)的固定資產(chǎn)管理問題，嘗試分析現(xiàn)狀原因并探究固定資產(chǎn)內(nèi)部控制數(shù)字化轉型的對策。

關鍵詞:行政事業(yè)單位;固定資產(chǎn);內(nèi)部控制;數(shù)字化轉型;對策

隨著社會技術更新、產(chǎn)品換代加速，客觀上單位需定期更新與其服務或業(yè)務相匹配的固定資產(chǎn)。資產(chǎn)種類多樣化，管理要求精細化，促使單位思考高效的資產(chǎn)管理方式。從傳統(tǒng)的信息化到數(shù)字化轉型，能夠有效提升固定資產(chǎn)管理水平，助推內(nèi)部控制制度完善，并實現(xiàn)單位降本提能增效。

一、行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)內(nèi)部控制數(shù)字化轉型的必要性

(一)履行基本責任的要求

行政事業(yè)單位是提供社會公共服務履行監(jiān)督管理職能的主體，固定資產(chǎn)的支出、折舊與人員支出類似，都反映了單位履職成本?；鶎訂挝恢校潭ㄙY產(chǎn)幾乎構成單位非流動資產(chǎn)的全部，管理好每一項固定資產(chǎn)意味著用好每一筆對應的預算資金，這是每個行政事業(yè)單位的基本責任。內(nèi)部控制是單位固定資產(chǎn)管理的重要保障，因固定資產(chǎn)屬于實物資產(chǎn)范疇，《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》試行文件也表明，資產(chǎn)控制是業(yè)務層面控制的重要組成部分，文件明確要求，單位應通過健全內(nèi)部管理制度、加強崗位管理和關鍵流程管理，保障資產(chǎn)安全和使用有效。

(二)改善管理現(xiàn)狀的要求

雖然固定資產(chǎn)的信息化管理系統(tǒng)應用已久，但從近三年的公開審計報告反映的問題來看，基層行政事業(yè)單位目前還存在著一些傳統(tǒng)信息化難以有效覆蓋的環(huán)節(jié)。隨機選取的20份公開審計報告顯示，基層單位固定資產(chǎn)管理問題經(jīng)統(tǒng)計歸納主要有以下幾方面:固定資產(chǎn)確認條件不清晰、登記不規(guī)范、出租出借手續(xù)缺失、租金未及時全額收取或上繳、報廢核銷不及時以及資產(chǎn)閑置等。問題基本上集中在傳統(tǒng)內(nèi)控模式難以徹底避免的實際管理層面，雖然這些問題可以通過審計發(fā)現(xiàn)，但審計手段多為事后監(jiān)督，即使發(fā)現(xiàn)，很可能利益流失的現(xiàn)實已經(jīng)存在。因此固定資產(chǎn)管理應利用比現(xiàn)有信息化系統(tǒng)更有效的方式加強事前與事中控制。

(三)提升內(nèi)控水平的要求

信息化實現(xiàn)了從實物到系統(tǒng)的連接，固定資產(chǎn)從原始的手工管理到信息系統(tǒng)管理實現(xiàn)了較大跨越，信息傳遞與交流的效率提升，解決了一大部分問題。而數(shù)字化轉型的本質是對傳統(tǒng)信息化功能的擴展和提升，用更廣泛的關聯(lián)和協(xié)同效應來提高單位發(fā)現(xiàn)問題、加強控制的能力。數(shù)字化轉型能夠從具體業(yè)務與人為因素的角度出發(fā)，對固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的更多環(huán)節(jié)進行更為智能的管理，減少人為錯誤影響，最終增強內(nèi)部控制效能，并且數(shù)字化的流程設計可以反向篩查內(nèi)部控制制度的漏洞，完善現(xiàn)有制度。

二、行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)內(nèi)部控制數(shù)字化轉型現(xiàn)狀及存在的問題

(一)內(nèi)控制度不完善

隨著行政事業(yè)單位內(nèi)部控制工作推進力度的加強，省級層面有關內(nèi)部控制的指導性文件陸續(xù)出臺，指導各基層單位開展內(nèi)部控制評價、風險評估和年報等工作，促進單位制度建立健全進一步落實。在制度建設方面，大部分單位已經(jīng)從僅僅具備簡單的資產(chǎn)管理規(guī)定，進化為具有詳細控制流程和關鍵風險點控制要求的系統(tǒng)性文件。從公開審計報告分析，上文歸納的審計問題主要是實務管理與操作上的偏差，主要薄弱點存在于制度執(zhí)行環(huán)節(jié)，但同時也不能排除部分單位還存在內(nèi)部控制流程不健全的情況。制度的缺陷削弱數(shù)字化轉型的基礎，難以為數(shù)字化轉型提供指引。另外，大部分單位的現(xiàn)有制度還沒有覆蓋通過數(shù)字化轉型提升內(nèi)控執(zhí)行的要求及措施。單位內(nèi)部控制制度出臺后往往慣性較強，隨著時間推移，如更新不及時，制度相對陳舊，有的甚至與現(xiàn)實情況嚴重不符，更難以為數(shù)字化轉型等革新做法提供支持。同理，沒有數(shù)字化等先進手段的監(jiān)控，也難以及時發(fā)現(xiàn)制度上的問題。數(shù)字化轉型雖然是趨勢，但到目前為止，內(nèi)部控制數(shù)字化轉型方面具體的規(guī)范性和指導性的文件不多，大部分單位處于探索階段。因此，固定資產(chǎn)內(nèi)部控制數(shù)字化轉型必須考慮制度因素。

(二)人員配備不充足

固定資產(chǎn)內(nèi)部控制的執(zhí)行主要依靠關鍵崗位和人員素質。通常做法包括招納具有一定資質的工作人員，并對人員進行培訓、輪崗與考核。在傳統(tǒng)的管理模式中，人員對內(nèi)部控制的執(zhí)行力一定程度上直接反映內(nèi)部控制的實際效用?；鶎訂挝坏膶I(yè)人員配備特點是結構相對較為固定，相對業(yè)務要求具有一定的滯后性與漸進性，人員配備在前，數(shù)字化轉型在后，人員更新是逐步的、較緩慢的。針對以上問題，雖然可以通過學習培訓穩(wěn)步提升，但不能否認還可能存在少部分人員形式上應對管理，實質上對業(yè)務規(guī)范理解不透徹、落實不到位、操作不謹慎等。究其原因，是人員知識結構更新相對滯后，對原先的業(yè)務模式存在慣性，對利用數(shù)字化手段進行控制的重要性缺乏足夠的認識，對工作要求變化的適應需要過程。數(shù)字化轉型需要專業(yè)人員的參與，特別是研發(fā)和轉型階段對人員的要求比較高，但如果數(shù)字化轉型能夠將降低對使用者自身技術水平要求的因素考慮在內(nèi)，設計面向大眾，且轉型后的系統(tǒng)比較成熟，那么后期應用階段將較大程度節(jié)約人力成本，減少人為錯誤?；鶎有姓聵I(yè)單位專業(yè)性的復合型的人才儲備客觀上存在缺口，而數(shù)字化轉型初期需要相關人員既了解過往系統(tǒng)的缺點，又清楚單位業(yè)務的需求，既能懂業(yè)務也能懂技術，這對基層單位而言存在一定困難。

(三)具體目標不清晰，經(jīng)驗和技術較匱乏

數(shù)字化轉型在行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)內(nèi)部控制方面的應用總體上是為了實現(xiàn)單位的降本、提能、增效。然而，“降哪些本、提哪些能、增什么效”是單位需要深入思考的;固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)與預算、核算和采購等其他系統(tǒng)在業(yè)務模塊間的聯(lián)動目的是什么，系統(tǒng)協(xié)作效果的預期為何，是否解決實際問題，也是技術應用前單位面臨的課題。具體目標不清晰容易導致投入成效不匹配等后續(xù)問題。傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)已經(jīng)實現(xiàn)了記錄、查找、匯總和分析等功能，如對某項新增資產(chǎn)記錄會計憑證號，方便追查原始資料;明確使用部門及保管責任人，方便實物查找和監(jiān)管等。近幾年資產(chǎn)云的投入使用，初步實現(xiàn)了與賬務系統(tǒng)的實時聯(lián)動，例如資產(chǎn)管理員提完折舊，財務人員即可在賬務系統(tǒng)直接獲取數(shù)據(jù)。實現(xiàn)了數(shù)據(jù)傳遞效率和準確性的提升目標。系統(tǒng)發(fā)展至今，利用哪些數(shù)字化技術解決更多實際管理中存在的問題、提高對管理行為的直接控制，值得探究。例如，上文審計報告反映的實物和租金管理等問題，對于制定數(shù)字化應用具體目標而言都應加以考慮。轉型目標不清晰是大部分單位面臨的難點，分析其主要原因還是由于大部分單位處于數(shù)字化轉型的起步階段，本身缺少經(jīng)驗和技術，對某個環(huán)節(jié)的控制改造有思路，但缺少可借鑒的方案。

三、改善行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)內(nèi)部控制數(shù)字化轉型的對策

(一)完善內(nèi)控制度，實現(xiàn)制度與數(shù)字化相互促進

行政事業(yè)單位應重視數(shù)字化轉型，促進內(nèi)控制度不斷更新和完善。管理人員應記錄日常管理中發(fā)現(xiàn)的制度缺陷，定期梳理固定資產(chǎn)內(nèi)部控制關鍵點，堅持開展風險評估，完善制度以更好支持和匹配數(shù)字化轉型的要求。推進數(shù)字化系統(tǒng)建設方面，應關注數(shù)字化轉型的最新政策與要求，根據(jù)單位內(nèi)控執(zhí)行評價情況及時總結問題，考慮利用數(shù)字化解決問題的方式，及時提供給決策部門，從單位層面重視數(shù)字化轉型工作。內(nèi)控制度與數(shù)字化應用存在相互促進的作用。對于制度設計能力不足的單位，要把做好固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度更新與完善作為一項重要工作，特別是針對難以發(fā)現(xiàn)的一些制度缺陷，可以反向利用數(shù)字化信息系統(tǒng)流程設計中體現(xiàn)的業(yè)務邏輯，倒推并篩查單位現(xiàn)有制度漏洞，本著全面、重要、制衡和適應的原則，對制度加以完善。例如，部分基層單位制度內(nèi)容中對不相容職務應當分離的要求不明確，是由于基層單位受人員編制的限制，既要考慮人員的一專多能，又要考慮內(nèi)部必要的相互牽制機制落實。例如，針對固定資產(chǎn)實物管理崗位和記賬崗位必須分離以避免制衡失效，傳統(tǒng)的系統(tǒng)設計不嚴格區(qū)分崗位類別，很多單位在制度上也比較模糊。但數(shù)字化轉型下的資產(chǎn)云系統(tǒng)就能通過權限分配，將資產(chǎn)管理與審核記賬分離成兩個賬戶，采用分別實名登記的方式，客觀上將雙方責任區(qū)分壓實。從實際業(yè)務角度來看這樣的設計也能反向促使單位填補制度漏洞，在制度中明確各崗位責任，提升內(nèi)控制度設計層面的有效性。

(二)強化人員提升，實現(xiàn)數(shù)字化與人才融合互補

關于人員配備問題的對策可以從教育培訓、引入第三方專業(yè)團隊和提升數(shù)字化功能三個層面來考慮、探索。一是基層單位必須在數(shù)字化轉型初期加強人員知識培訓和觀念轉變，通過示范性教育引導提升人員對數(shù)字化轉型的認識高度。二是人員配備較困難但預算條件允許的情況下，可考慮委托專業(yè)機構協(xié)助開展數(shù)字化轉型。三是可以利用提升數(shù)字化系統(tǒng)功能來后期彌補人員專業(yè)性方面的缺陷，可考慮以下兩方面:一是提升系統(tǒng)功能，有效緩解基層單位配備多崗位專業(yè)人才的困難。數(shù)字化手段可以采用更具人性化的面向基層行政事業(yè)單位使用者特點的系統(tǒng)設計，降低對人才數(shù)字化專業(yè)性和業(yè)務專業(yè)性的要求。以審計問題中反映的在建工程未經(jīng)審計即入賬為例，傳統(tǒng)的內(nèi)部控制手段一般要求工作人員按照審批流程與資產(chǎn)入賬條件，反復核對竣工資料并錄入系統(tǒng)，人工審核完成入賬，無法排除實務中部分人員對入賬資料的審核要求不清楚、把關不嚴格?？煽紤]在系統(tǒng)中嵌入固定資產(chǎn)入賬條件的智能審核環(huán)節(jié)以增強對實務控制。例如，在建工程項目轉固定資產(chǎn)時增設上傳審計報告環(huán)節(jié)并智能審核;新購固定資產(chǎn)入賬前強制上傳采購單據(jù)與驗收單據(jù)，可采用彈出直觀的確認交互界面，逐項提醒并逐項確認入賬條件，從而實現(xiàn)驗收、竣工審計等重要環(huán)節(jié)的監(jiān)督控制，減少重要控制環(huán)節(jié)缺失。二是融合獨立系統(tǒng)，有效減少人為差錯造成的管理問題。利用數(shù)字化手段，將資產(chǎn)管理系統(tǒng)與多系統(tǒng)的協(xié)同聯(lián)動進一步拓展，多角度制衡，減少人為錯誤或失誤。例如，審計資料中反映的房屋出租無協(xié)議、租金未及時全額收取或上繳等，可考慮協(xié)同資產(chǎn)系統(tǒng)與收繳系統(tǒng)，在資產(chǎn)月報中增設閑置及出租資產(chǎn)核實環(huán)節(jié);通過賬務系統(tǒng)收入類型的智能分析，設置租金上繳提示;通過資產(chǎn)系統(tǒng)與合同管理系統(tǒng)智能比對，提示合同重要時點相關資金收支。針對報廢與核銷不及時等問題，可將固定資產(chǎn)人均配備情況與預算系統(tǒng)實行聯(lián)動控制，實現(xiàn)對超標申報的固定資產(chǎn)采購項目有效預警、攔截，促進單位及時清理報廢資產(chǎn)，“摸清家底”，防止過度采購，提升預算資金使用效率。

(三)細化轉型目標，實現(xiàn)技術經(jīng)驗合理應用

細化轉型目標，應綜合考慮各方面因素，行政事業(yè)單位應結合內(nèi)部控制綜合評價，將總體目標進行細化分解，制訂每個業(yè)務和關鍵環(huán)節(jié)的提升方案。目標細化要與現(xiàn)存問題相呼應，與單位業(yè)務相協(xié)調(diào)，與機構改革相適應，與服務績效相匹配。最初，數(shù)字化轉型目標和理念源于企業(yè)轉型，因企業(yè)應用數(shù)字化的一大特征就是實現(xiàn)了現(xiàn)存獨立各信息系統(tǒng)的關聯(lián)，從而促進業(yè)務的轉型，為企業(yè)決策提供更有效和相關的信息。將這一目標及理念應用到行政事業(yè)單位，可以指導促進管理控制模式的轉型。日常管理行動被定格下來并嵌于無形的控制流程中，內(nèi)部控制執(zhí)行水平得到現(xiàn)實的整體提升，并推動效能建設方面的轉型，這是目標和理念的合理轉化應用。轉型技術和經(jīng)驗也可借鑒產(chǎn)業(yè)領域，產(chǎn)業(yè)數(shù)字化實現(xiàn)上下游融通與協(xié)作。這一做法運用到行政事業(yè)單位，特別是一定區(qū)域內(nèi)存在有機聯(lián)系的單位，可實現(xiàn)大數(shù)據(jù)分析單位間資產(chǎn)需求與閑置情況，根據(jù)不同時間或不同空間單位履職中對特定資產(chǎn)的需求量變化，靈活調(diào)度，提高資產(chǎn)利用率，緊急情況下還可提升應急效率;借鑒先進技術賦能傳統(tǒng)管理，例如整合二維碼技術到資產(chǎn)入庫和盤點清查等環(huán)節(jié)，實現(xiàn)掃碼入庫、掃碼盤點，提高錄入信息標準化和定期清查工作效率;還可借助科技含量較高、成本適當?shù)淖粉櫦夹g，對貴重資產(chǎn)實時定位，分析保養(yǎng)維護狀態(tài)等，既保障資產(chǎn)安全，又實現(xiàn)其生命周期的精確管控。任何技術的發(fā)展應用都需要一個過程，數(shù)字化轉型起步階段在技術上面臨的問題也很多，需要多方合作。同時，還應均衡技術應用不足和應用過度，關注數(shù)字化應用過度對單位信息安全的影響。

四、結語

綜上所述，數(shù)字化轉型是行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的有效手段，是提升單位資產(chǎn)管理水平的必要路徑，更是完善固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度的推力。文章闡述并分析了行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)內(nèi)部控制數(shù)字化轉型存在的制度、人員、目標及技術方面的問題，并從完善制度、強化人員、細化目標和應用借鑒等方面探討了固定資產(chǎn)內(nèi)部控制數(shù)字化轉型問題的對策，為未來探索進一步推廣及具體措施的深化、細化和規(guī)范化提供思路。隨著經(jīng)濟領域數(shù)字化轉型的深入，行政事業(yè)單位實現(xiàn)數(shù)字化轉型是必然趨勢。值得注意的是，數(shù)字化轉型是一個循序漸進的過程，應兼顧成本效益、適用性以及安全性。

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作者：葉欣 單位：臺州市發(fā)展和改革委員會