導(dǎo)語(yǔ)：信息化時(shí)代檔案管理論文一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、信息化建設(shè)的內(nèi)涵及構(gòu)成

高校檔案信息化管理系統(tǒng)通常包含以下幾個(gè)子系統(tǒng)：第一個(gè)是綜合布線系統(tǒng)。它首先要滿足人們的基本需求，即查詢方便、快捷，數(shù)據(jù)交換傳輸準(zhǔn)確、安全，以及整理歸檔方便、及時(shí)；同時(shí)還要考慮今后系統(tǒng)的可靠性、擴(kuò)充、易維護(hù)管理等問(wèn)題，最終能給檔案館帶來(lái)好的效益。第二個(gè)是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)?？煽啃?、安全性、適應(yīng)性、擴(kuò)展性一直是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)的四大目標(biāo)，現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)時(shí)，必須滿足這幾個(gè)基本條件，同時(shí)基于檔案服務(wù)對(duì)象的特殊性和廣泛性，其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)務(wù)必要管理方便、使用快捷。第三個(gè)就是身份驗(yàn)證系統(tǒng)?，F(xiàn)代檔案館系統(tǒng)一般是使用數(shù)字證書(shū)，運(yùn)用非對(duì)稱和對(duì)稱密碼等技術(shù)建立起嚴(yán)密的身份認(rèn)證系統(tǒng)，以此保證信息不被除發(fā)送方和接收方之外的他人竊取，并保證信息在傳輸時(shí)不被篡改，確保發(fā)送方可以通過(guò)數(shù)字證書(shū)確認(rèn)接收方身份，確保發(fā)送方對(duì)于自己發(fā)送的信息不抵賴。第四個(gè)是數(shù)字化系統(tǒng)。數(shù)字化系統(tǒng)包括數(shù)字化加工子系統(tǒng)、縮微子系統(tǒng)和綜合檔案館管理系統(tǒng)。第五個(gè)是安防系統(tǒng)。安防系統(tǒng)包括門(mén)禁子系統(tǒng)、視頻子系統(tǒng)及廣播子系統(tǒng)。第六個(gè)則是檔案庫(kù)管理監(jiān)控系統(tǒng)。通過(guò)電動(dòng)密集架支持子系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)溫度、濕度管理子系統(tǒng)進(jìn)行智能化的有效管理。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)的必然性

1．信息化時(shí)代的必然要求

《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》明確提出了全國(guó)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù):本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級(jí)建設(shè)、安全保密的原則，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)字庫(kù)建設(shè)，開(kāi)展公眾檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，加快推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系、安全保障體系和信息化建設(shè)[2]。信息化時(shí)代，高校檔案的工作對(duì)象、任務(wù)和性質(zhì)都有很大變化，各項(xiàng)管理工作正日益朝著自動(dòng)化、信息化的方向發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)作為“數(shù)字化校園”的重要組成部分，必須加快步伐；同時(shí)，高校檔案信息化建設(shè)作為全國(guó)檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，也應(yīng)結(jié)合自身的特色和優(yōu)勢(shì)，改變高校檔案管理信息化進(jìn)程相對(duì)滯后的局面。

2．高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)

需求決定了市場(chǎng)。高等學(xué)校和社會(huì)對(duì)檔案的實(shí)際需求決定了我們建設(shè)和改進(jìn)檔案工作的方向，我們必須緊跟社會(huì)變革發(fā)展的步伐。隨著高校體制改革的不斷深入，高校檔案作為高校管理重要組成部分，其管理難度不斷增加，檔案門(mén)類越來(lái)越多，檔案內(nèi)容趨于復(fù)雜化、多樣化。首先，高校檔案的用戶群包括了高校內(nèi)部和社會(huì)公眾兩類人群，他們對(duì)信息的需求包括數(shù)量、系統(tǒng)性和時(shí)效性等，傳統(tǒng)的檔案管理方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足這三個(gè)方面具體需求的變化。其次由于文件數(shù)量日益增加，庫(kù)容量日趨飽和，加工、利用和存貯工作如果仍然使用傳統(tǒng)手段將導(dǎo)致檔案管理工作不勝負(fù)荷。一批批紙質(zhì)歷史檔案逐步自然老化，拯救這些檔案對(duì)技術(shù)手段不斷提出更高的要求。再次，記錄檔案的信息載體和方式已日趨多樣化，機(jī)讀型、聲像型、縮微型等新型載體早已得到廣泛應(yīng)用，其管理方式、載體形式、信息互動(dòng)等方面具有不可替代的優(yōu)勢(shì)。所以原有單一的管理模式很難適應(yīng)檔案工作發(fā)展的要求，高校檔案信息化管理方式的改革成為必然。

3．高校檔案管理和資源開(kāi)發(fā)利用的必然需求

隨著檔案信息化建設(shè)的不斷深入，檔案信息在推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步方面的作用越來(lái)越大，檔案信息服務(wù)也變得更加系統(tǒng)、全面。紙質(zhì)檔案在整理裝訂過(guò)程中需要耗費(fèi)大量人力、物力和存儲(chǔ)空間，保管過(guò)程中也容易遭遇發(fā)霉、蛀蟲(chóng)、字跡退色等現(xiàn)象。此外，利用過(guò)程中反復(fù)復(fù)印或翻閱都會(huì)使其受到一定程度的磨損。高校有許多檔案保存一定期限就要銷毀，有可能造成信息流失。對(duì)電子檔案來(lái)說(shuō)，高密度貯存、體積輕巧，使用壽命長(zhǎng)、傳遞速度快、容易復(fù)制，它的生命力極強(qiáng)。因此，高校要保證信息完整和安全，必須進(jìn)行信息化管理。[3]

三、高校檔案管理信息化建設(shè)的路徑選擇

目前，高校檔案管理的問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1．思想理念落后。

高校的檔案管理是高校管理的一項(xiàng)重要工作，高校的檔案真實(shí)地記錄著高校發(fā)展的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，對(duì)高校的各項(xiàng)工作具有重要的參考價(jià)值，是高校的寶貴財(cái)富。但是一般情況下，很難得到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。他們通常認(rèn)為檔案管理的目的在于收集、整理、保管信息。結(jié)果在形式上都表現(xiàn)出安于現(xiàn)狀、不求進(jìn)取的態(tài)度。

2．管理手段有待改善和提高。

許多高校在檔案管理的信息化建設(shè)中投入資金不足，結(jié)果使得信息化建設(shè)所需的硬件得不到改善，信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位，管理軟件不能及時(shí)升級(jí)，這些都嚴(yán)重制約了信息化建設(shè)工作的開(kāi)展。

3．檔案管理人員的業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)有待提高。

人才在檔案信息化建設(shè)中起著關(guān)鍵的作用。目前我國(guó)高校檔案管理信息化建設(shè)的物質(zhì)條件已初步具備，但相關(guān)專業(yè)人員仍然嚴(yán)重缺乏，更不用說(shuō)建立素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學(xué)高效的檔案管理隊(duì)伍了?，F(xiàn)有的檔案管理工作人員中，有的檔案工作者計(jì)算機(jī)方面知識(shí)可以，但檔案管理知識(shí)缺乏；有的檔案管理經(jīng)驗(yàn)豐富，但計(jì)算機(jī)操作能力較差。檔案管理信息化建設(shè)對(duì)管理人員的要求越來(lái)越高，所需人員不但要具備檔案專業(yè)知識(shí)，也應(yīng)熟練掌握信息化建設(shè)所需要的各項(xiàng)操作技術(shù)。

4．軟件開(kāi)發(fā)利用水平不高。

各高校雖然目前已經(jīng)不同程度地開(kāi)展了檔案管理信息化建設(shè)，但絕大部分只是通過(guò)管理軟件進(jìn)行檔案目錄的著錄、編目、排序及檢索，還沒(méi)有把其擁有的檔案信息全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，還不能網(wǎng)上共享資源，這導(dǎo)致檔案資源的利用率低，檔案工作效率低，大大降低了檔案在社會(huì)中的作用。為了適應(yīng)和滿足現(xiàn)代教育事業(yè)的需要，必須實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化，才能從根本上滿足學(xué)校、社會(huì)等各方面對(duì)檔案工作的要求。針對(duì)上述問(wèn)題，筆者認(rèn)為，推進(jìn)和加快高校檔案信息化建設(shè)刻不容緩，重點(diǎn)在于解決以下幾個(gè)問(wèn)題：一要完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)是高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。高校數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)應(yīng)以國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，集中人、財(cái)、物三方資源建成若干通用性強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)化文件條目數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，豐富檔案數(shù)據(jù)資源儲(chǔ)備，為檔案信息化提供后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)支持?！爱?dāng)前我國(guó)高校檔案部門(mén)使用的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)多用DBase，F(xiàn)oxBASE，F(xiàn)oxPro等編寫(xiě)，這些程序嚴(yán)格講僅是一般操作系統(tǒng)的延伸，作為數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件在單機(jī)狀態(tài)下應(yīng)用還是可以勝任的，但是要建立覆蓋全校各類信息的集成的MIS系統(tǒng)，它們無(wú)論在功能上、安全性、數(shù)據(jù)完整性等方面都不能很好地滿足需要。應(yīng)該選擇適用于多種操作系統(tǒng)，多種硬件平臺(tái)的具有多用戶、多任務(wù)和能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行具有客戶機(jī)、服務(wù)器結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，如Oracle，Sybase，Informix，微軟的SQLServer。這些軟件不僅具有上述功能特點(diǎn)，而且還提供數(shù)據(jù)庫(kù)互連工具（ODBC驅(qū)動(dòng)器）、數(shù)據(jù)庫(kù)-Web連接軟件，使用戶可以輕松地建立起Web站點(diǎn)上的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)?！盵4]二要提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)。檔案信息化建設(shè)中管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)是關(guān)鍵，他們不僅要對(duì)計(jì)算機(jī)的操作技能掌握熟練，還應(yīng)精通檔案專業(yè)知識(shí)。對(duì)全體檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)要加強(qiáng)，以提高他們的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，使他們成為熟練掌握現(xiàn)代化信息操作技術(shù)的復(fù)合型人才。教育培訓(xùn)的方式可以多樣化，如繼續(xù)教育、專題培訓(xùn)、專題講座等形式，這樣可以使得整個(gè)檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)水平得到顯著提高。三要健全檔案信息安全保障體系。由于檔案信息具有特殊性，有的屬公開(kāi)信息，有的則是保密信息，而保密信息又分內(nèi)部、秘密、機(jī)密和絕密等幾個(gè)等級(jí)，管理過(guò)程中必須采取相應(yīng)級(jí)別的保密措施。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)容易受到黑客攻擊，面臨著網(wǎng)上竊聽(tīng)與篡改、病毒、程序缺陷、技術(shù)淘汰等眾多因素的威脅。建立安全穩(wěn)定的信息保障系統(tǒng)是檔案管理信息化建設(shè)順利進(jìn)行的根本保證。因此在高校檔案工作中，要按檔案法落實(shí)工作，除了確保歸檔電子文件的真實(shí)、完整，還應(yīng)確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全。高校檔案管理要在平時(shí)注意安全防范措施，杜絕網(wǎng)絡(luò)病毒，以防失泄密事件的發(fā)生；同時(shí)通過(guò)身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等措施，確保高校檔案工作的安全。高校還需要逐步建立起信息化工作法律法規(guī)保障體系，制訂電子文件信息采集、管理和存儲(chǔ)格式標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行細(xì)則，制訂電子文件歸檔、整理、公布、利用的工作規(guī)范，建立和完善電子文件保管、存儲(chǔ)及安全保管的制度，使檔案信息系統(tǒng)能夠安全運(yùn)轉(zhuǎn)，保證檔案信息化的規(guī)范與健康發(fā)展，為檔案信息建設(shè)提供安全可靠的存儲(chǔ)、共享、交流環(huán)境。四是加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)。根據(jù)現(xiàn)行檔案法要求，檔案歸檔取消了以往檔案管理部門(mén)歸檔立卷的方式，代之為由各行文單位分別歸檔立卷，然后按規(guī)定時(shí)間移交歸檔文件檔案館。移交時(shí)要確保紙質(zhì)文件和電子文件二種同時(shí)歸檔。因此高校要制定一整套完整的、切實(shí)可行的檔案管理規(guī)章制度，明確規(guī)范各部門(mén)需要?dú)w檔的文件材料范圍，考慮到工作的連續(xù)性，同時(shí)要求各部門(mén)安排較為穩(wěn)定的兼職的檔案員處理本部門(mén)的日常檔案收集保管工作。學(xué)校的檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)這些人員開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。此外，檔案管理系統(tǒng)中應(yīng)授予每個(gè)部門(mén)相應(yīng)權(quán)限，各部門(mén)只能在權(quán)限內(nèi)完成對(duì)本部門(mén)歸檔文件材料的查詢或網(wǎng)上著錄等。

作者：詹艷輝單位：湖南廣播電視大學(xué)