導(dǎo)語：小型科技檔案室計(jì)算機(jī)管理一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、小型科技檔案室實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的益處

1、當(dāng)前，我國科學(xué)技術(shù)的發(fā)展日新月異，科研項(xiàng)目逐年增多，科研手段越來越先進(jìn)，形成的科技檔案的數(shù)量、內(nèi)容都比以前復(fù)雜，檔案的載體、形式、記錄方式也出現(xiàn)多樣化的趨勢。即便是小型科技檔案室，也同樣面臨這樣的問題。如果應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理科技檔案，就能改進(jìn)檔案檢索和管理方式，大大提高檔案檢索效率，更好地為科研服務(wù)。因此，小型科技檔案室有必要盡快實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理。

2、小型科技檔案室實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化管理后，將會(huì)使工作的流程由手工勞動(dòng)變成自動(dòng)化過程，提高工作效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本，大大地減輕科技檔案管理人員的工作量。采用計(jì)算機(jī)管理科技檔案,能更好、更快、更準(zhǔn)確地為科研技術(shù)人員服務(wù)。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，完全可以取代傳統(tǒng)管理的手工工作環(huán)節(jié)，只要檔案管理人員掌握了檔案資料的計(jì)算機(jī)管理方法，就能通過電腦輕松地查詢科研人員所需的資料，不需要用很長的時(shí)間去翻閱、查找繁瑣的檔案資料。

3、用計(jì)算機(jī)檢索檔案資料，能夠?qū)崿F(xiàn)多種形式的檢索?？蒲腥藛T可以從更多的角度來查閱資料，如檔案號、課題完成時(shí)間、項(xiàng)目名稱、編寫單位、工作區(qū)域等等，甚至可以利用某些關(guān)鍵詞進(jìn)行模糊查詢。這就簡化了檢索過程，大大提高檔案資料的可利用性，既能提高工作效率、改善服務(wù)質(zhì)量，同時(shí)又可以廣泛滿足科研人員的不同需要。

二、怎樣實(shí)現(xiàn)小型科技檔案室計(jì)算機(jī)管理

1、做好實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的準(zhǔn)備工作第一，做好科技檔案室現(xiàn)存檔案資料情況的調(diào)查分析。首先，要對用戶需求進(jìn)行調(diào)查，了解他們對科技檔案利用方面的要求和利用方式。其次，要做好現(xiàn)存檔案資料的統(tǒng)計(jì)工作，對館藏內(nèi)容進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)，包括種類、數(shù)量等，估算出數(shù)據(jù)存貯容量，盡最大可能方便利用。再次，要考慮到科技檔案室未來發(fā)展的需要，制定好建庫計(jì)劃。第二，走出本單位去取經(jīng)。首先，要做好外部調(diào)研工作，了解一下是否有已建成的實(shí)用系統(tǒng)，是否能為我所用。對現(xiàn)有的條件和將需有的條件進(jìn)行分析，避免走別人經(jīng)過的彎路。調(diào)查的結(jié)果，可以作為編寫系統(tǒng)方案的依據(jù)。其次，在了解其他單位計(jì)算機(jī)管理科技檔案的情況之后，找計(jì)算機(jī)方面的專家咨詢一下，看看本單位科技檔案室實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理需要什么樣的硬件和軟件條件，根據(jù)本單位的具體情況操作。

2、做好建立科技檔案數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)備工作第一，準(zhǔn)備好計(jì)算機(jī)管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。選擇好合適的硬件設(shè)備和軟件是一項(xiàng)重要工作，關(guān)系到計(jì)算機(jī)應(yīng)用的成敗。在采購計(jì)算機(jī)等設(shè)備時(shí)，應(yīng)選擇具有兼容性強(qiáng)、當(dāng)時(shí)較為先進(jìn)的計(jì)算機(jī)。要選擇比較通用的機(jī)型，要求主機(jī)有較高的運(yùn)算速度，內(nèi)存、外存要有一定的容量。在選擇科技檔案管理系統(tǒng)方面，應(yīng)根據(jù)本單位科技檔案的特點(diǎn)、估算的容量及用戶的使用要求，來選擇合適的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)?？赡艿脑挘詈媚芤M(jìn)一套現(xiàn)成的系統(tǒng)軟件，或引進(jìn)后根據(jù)自己的特點(diǎn)加以簡單的改造。這樣，可以避免浪費(fèi)時(shí)間和財(cái)力，去做別人已經(jīng)完成的重復(fù)性的勞動(dòng)。第二，科技檔案管理人員應(yīng)參與管理軟件的設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)管理軟件的專家雖然對軟件的功能、編制程序的方法和技巧都輕車熟路，但畢竟對檔案管理方面的各項(xiàng)業(yè)務(wù)和工作流程不熟悉。這就需要科技檔案管理人員及時(shí)與軟件工程師溝通，提出適合本單位科技檔案管理的合理化建議。第三，對科技檔案管理人員要進(jìn)行培訓(xùn)。要實(shí)現(xiàn)科技檔案室計(jì)算機(jī)管理，只有先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。必須對檔案資料管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使科技檔案管理人員盡快熟練使用新軟件，為下一步實(shí)現(xiàn)科技檔案的計(jì)算機(jī)管理做好充分的準(zhǔn)備。

3、科技檔案資料的錄入和使用第一，科技檔案資料的錄入。一是科技檔案借閱者的信息錄入。要把本單位有借閱檔案資料資格的人員名冊，輸入到電腦管理系統(tǒng)中，并對不同的人員的借閱范圍進(jìn)行限權(quán)。二是科技檔案資料的錄入?？梢韵葘Ω黝惪萍紮n案資料部分錄入，試驗(yàn)一下能否順利實(shí)現(xiàn)錄入、查閱、外借、歸還等步驟，如果一切順利，就可以全面錄入檔案資料了。第二，使用計(jì)算機(jī)管理科技檔案。在檔案資料全部錄入完畢之后，計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)就可以開始使用了。

剛開始使用時(shí)，可以設(shè)定一個(gè)較小的范圍，在這個(gè)小范圍內(nèi)試用，切不可急于求成。等到確定了各方面都沒問題，才可以開始真正使用，發(fā)現(xiàn)問題盡快與軟件設(shè)計(jì)工程師聯(lián)絡(luò)解決問題。對來查閱科技檔案資料的科研人員，可以進(jìn)行簡單的講解、培訓(xùn)，甚至可以把管理系統(tǒng)中的查閱過程做成截圖。這樣，查閱程序一目了然，他們就可以親自查閱所需要的檔案資料了。