導語：如何才能寫好一篇檔案信息，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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信息檔案化是檔案部門面臨的新課題，筆者認為，信息檔案化包括以下幾方面的內(nèi)容：1.檔案部門要樹立大檔案觀，將信息資源擴展為檔案管理范疇。過去檔案部門將具有憑證、參考作用的原始信息確定為檔案，檔案管理只是信息的很小一部分。隨著信息時代的發(fā)展，社會要求檔案部門提供廣泛的信息服務的呼聲越來越高。國內(nèi)相關單位數(shù)字檔案館工程項目在確定建立其數(shù)字資源信息庫時，大大擴展信息資源采集范圍。信息資源采集不僅包括館藏檔案數(shù)字化、立檔單位數(shù)字檔案的在(離)線接收、專門專業(yè)檔案信息收集，還包括各類相關信息(如電子政府的政務信息、社會公眾服務信息、數(shù)字圖書館信息、網(wǎng)上信息等)的搜索，是社會綜合信息資源庫，這些信息庫必須在嚴格的標準化和規(guī)范化的基礎上由多個部門聯(lián)合建立，以滿足社會各方面對檔案信息資源的需求。2.各類信息采用檔案管理的理念與方法。檔案信息化處理是建立在標準化、規(guī)范化的基礎上的。信息檔案化則是采用檔案的管理理念，對浩如煙海且雜亂無章的信息進行有序整合、標準化處理。包括對接收的電子文件建立元數(shù)據(jù)庫，對各種數(shù)據(jù)庫的數(shù)字信息進行儲存格式與載體標準轉換。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫是一類結構化的數(shù)據(jù)集合，其屬性描述和檢索處理依賴于精確的人工語言，而這種方法對于管理綜合性的超大規(guī)模數(shù)據(jù)庫(知識庫)很不適應，例如國際互聯(lián)網(wǎng)上成千上萬的大型數(shù)據(jù)庫，由于檢索語言不統(tǒng)一和管理方式各異已經(jīng)造成了極大的混亂。因此必須依賴更為先進的智能化信息管理技術、以求用自然語言進行概念性全網(wǎng)絡搜索，才能為用戶提供方便、高效的服務。3.建立信息檔案化的實施機制。信息檔案化是一個全新的概念，還不為人們所了解，筆者認為，其實施需要從以下幾方面入手：第一，首先應當在檔案部門進行廣泛宣傳，使檔案工作者明確信息時代檔案人角色的轉變及肩負的歷史責任。第二，要向有關領導及信息主管部門宣傳呼吁，積極主動地做好有關情況匯報及業(yè)務技術咨詢工作。第三，要積極與各行業(yè)信息管理部門溝通聯(lián)系，在標準規(guī)范及智能信息技術方面給予指導監(jiān)督。第四，建立信息檔案化的實施實體。

二、檔案部門在信息社會中的地位與作用

（一）檔案信息管理與保存中心

檔案機構保存有大量歷史真實記錄，是各類檔案信息的集藏地，是社會各界了解政策形成及效益、工作查考、學術研究的主要資料來源。檔案信息涉及社會各個領域，對各行各業(yè)均有相當?shù)睦脙r值，與公民權益息息相關。檔案機構在國家信息化建設中要充實自身的信息基礎建設，建立檔案信息系統(tǒng)及專題資源數(shù)據(jù)庫，通過信息化、數(shù)字化檔案管理與運用，更好地發(fā)揮檔案機構建檔與擴散功能，發(fā)揮各類檔案信息中心的重要作用。

（二）數(shù)字化檔案信息資源保存和傳遞中心

檔案機構保存的各類檔案信息，其內(nèi)容涉及政治、經(jīng)濟、教育、文化、科技、財政、工交等各種專業(yè)，檔案機構可運用科技手段將館藏的檔案進行數(shù)字化處理予以保存管理，從而成為各機構的數(shù)字化檔案信息資源中心。其中，適宜于向社會開放的檔案，可將其置于公共領域，通過網(wǎng)絡傳送，提供給遠距離的信息需求者利用，成為各機構檔案信息的傳遞中心。

（三）檔案信息的數(shù)字模擬整合技術處理中心

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論文關鍵詞：檔案；信息化；檔案管理

一、案例介紹

案例1：2007年，遼寧省D市三道溝鄉(xiāng)發(fā)生一起人身觸電事故，造成一名攀登變壓器臺的6歲兒童死亡。供電部門拿出了2000年與這個變壓器臺的產(chǎn)權單位所共同簽署的《供用電協(xié)議書》的證據(jù)，內(nèi)有“變壓器歸產(chǎn)權單位管理并使用”的字樣。經(jīng)法院幾經(jīng)審理，而最終裁決該鄉(xiāng)供電所不承擔賠償責任。

案例2：2008年，遼寧省F市一家企業(yè)發(fā)生債務糾紛，法院一審裁決其擔保人——F市供電部門承擔連帶責任。在二審辯論中，F(xiàn)市供電部門法律人舉出擔保事宜已于2006年轉給另一企業(yè)的書面證明，法院二審裁決F市供電部門不承擔責任，而追究新的擔保人的責任。

案例3：2010年，遼寧省T市職工王某與單位發(fā)生勞動糾紛而上訴勞動爭議裁決機關，由于單位出具的證據(jù)僅屬于在單位網(wǎng)上公布的電子文件，缺少加蓋的企業(yè)印鑒，缺少企業(yè)法人的親筆簽名，并沒有形成紙質文件，勞動爭議裁決機關不認定其電子文件的法律效力，不能作為證據(jù)使用。

二、檔案信息化概述

檔案是人類社會各項實踐活動的真實記錄，是社會的寶貴財富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案事業(yè)是維護歷史真實面貌的永恒事業(yè)，檔案工作深植于人類社會的活動，當然包括企業(yè)單位的活動，與社會進步與經(jīng)濟發(fā)展同步，并隨著社會文明程度的提高，越來越深入到社會生活的各個方面，在經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、精神文明建設中發(fā)揮越來越重要的作用。

進入新世紀后，我國的信息產(chǎn)業(yè)乘上了高速列車而得到快速發(fā)展。檔案管理工作同樣表現(xiàn)出信息化趨勢，檔案的收集、整編、管理、使用，更多地體現(xiàn)在自動化、實時化、網(wǎng)絡化上，不僅減輕了檔案管理人員的工作負擔，而且檢索查詢更為方便，一般都可在內(nèi)部網(wǎng)絡上完成，無論是在時間還是空間上都顯得非常簡潔。

為了有效地開發(fā)、利用檔案信息資源，除涉及機密的檔案之外，其余檔案資源可以通過信息化處理上網(wǎng)傳遞，資源共享，以便得到更加充分的有效利用，更好地為企業(yè)建設與發(fā)展服務。這是無可非議的創(chuàng)新之舉、改革之舉，也是不以人們意志轉移的客觀規(guī)律，是檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑和發(fā)展方向。這就是檔案信息化的基本概念。

所謂信息化檔案則是將檔案實體信息化、電子化，提倡無紙化辦公，全部檔案將在電子計算機系統(tǒng)中產(chǎn)生、傳遞、儲存并使用。它的要害是取消紙質檔案，檔案沒有原稿，文件原稿的責任者簽字都在計算機上完成。

三、檔案信息化決不等于信息化檔案

筆者認為，檔案管理工作具有嚴肅性、嚴謹性和保密性的特征，檔案信息化只能是為檔案管理工作服務的一種工具、一種手段、一種方式，而決不是檔案管理工作的最后歸宿，檔案信息化與信息化檔案雖然有一定的聯(lián)系，但歸根結底還是有著本質的區(qū)別，不能混為一談。不應該也不可能把檔案管理通通歸結到信息化檔案唯一途徑上，也就是說檔案信息化決不等于信息化檔案。在檔案管理工作中，片面地強調無紙化辦公，取消紙質檔案的作法弊大于利，不可盲目地宣揚和全部推行。理由如下：

1.取消紙質檔案（含文件沒有原稿、原稿上計算機字體簽名）無法律依據(jù)

電子文件、電子檔案尚待國家正式立法，國家檔案行政機構缺乏檔案無紙化規(guī)劃、設計和規(guī)范，目前只能對紙質文件成為制度上法律上的選擇，也就是說法律還沒有承認電子文件、電子檔案其原始性、真實性、可靠性、權威性。立法是一項嚴肅的政權行為，必須按照嚴格的法律程序進行。如翹首以待的《電力法》的修改經(jīng)過了比較漫長的時間，也得到了專家和業(yè)內(nèi)外人士的首肯，然而至今仍未正式提交人大常委會審議。至于電子文件、電子檔案何時立法、何時頒布，難以估計，所以在現(xiàn)行法律尚未認定電子文件、電子檔案的法律效力、廢除紙質檔案的情況下，絕對不可以用電子文件、電子檔案的替代或取消紙質檔案。據(jù)了解，盡管無紙化辦公喊了這么多年，也做了多方面的努力，但是目前全國尚未有一個行政機關和企事業(yè)單位實現(xiàn)了真正意義上的無紙化辦公和無紙化檔案，相反隨著事業(yè)的發(fā)展，辦公用紙量卻是越來越大。所以，無紙化辦公和無紙化檔案只能是一種可望而不可即的美好愿望，還是應該實事求是，以正視現(xiàn)狀為好。大力鼓吹甚至強行實行無紙化辦公和無紙化檔案，要么是不懂得檔案管理工作的方針、政策、原則、方法和要求，要么就是憑主觀意志的盲目指揮，要么就是不顧現(xiàn)狀的急于求成。

2.檔案是信息，但信息不一定是檔案，檔案和信息的定義有原則的不同

檔案是工作中辦理完畢的經(jīng)過科學分類整理的文獻。信息是根據(jù)工作需要購買、索取或在網(wǎng)上傳遞的參考資料。檔案是真實的歷史記錄，具有法律效力的證據(jù)，而信息卻沒有這方面的要求，所以檔案的信息化決不是將檔案置于信息的地位，只是在網(wǎng)絡技術上的一個名詞而已。信息理所當然地要實現(xiàn)信息化，但檔案未必要完全實現(xiàn)信息化檔案，它可以存在于多種形式之中，信息化僅僅是其中的一個方面。

3.紙質檔案明顯的具有原始性、真實性、權威性的特點

正是紙質檔案的特點決定了它是不容修改的，而信息則可以利用電子計算機等設備任意移植、嫁接、拼湊、修改，電子文件、電子檔案雖是名義上的檔案，卻具有信息的特點，其原始性、真實性、權威性難以考證判斷，一旦出了本單位的大門，則難以認可。至于近年來興起的電子印章，有的人也對其充滿了不確信感，這就不足為奇了。在國家及行業(yè)已經(jīng)頒布的電子文件管理的國家標準、行業(yè)標準中，明確規(guī)定必須實行電子、紙質形式的雙套保存，即“雙套制”機制，這不僅是一個單純的技術解決方案，而是一個不容動搖的制度化方案。

4.紙質檔案壽命較長，可以長久保存、長久利用

雖然紙質檔案偶然也會發(fā)生病蟲害，但是現(xiàn)代科學手段（技術或藥物）完全能使安全問題得到控制、預防，從而保證了紙質檔案的安全長久保存。而電子文件、電子檔案則壽命較短，難以長久保存、長遠利用。計算機軟件打不開，內(nèi)容不能讀取的現(xiàn)象屢屢發(fā)生，至于硬盤中丟失或被修改的事情也絕非鮮見，更不用說遭到“黑客”的侵襲以及病毒的感染，使人提心吊膽，防不勝防。有人說：“將電子文件、電子檔案刻入光盤，可以永久保存”，經(jīng)有關專家論證，至今也沒有定論，但大部人認為，即使是光盤壽命也并不長遠，也不能永久保存。所以，妥善保存完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范的紙質檔案，在一個相當長的歷史時間內(nèi)，仍然是安全、長久的有效辦法。

5.從檔案管理的法律法規(guī)上，紙質文件仍具主導地位

《檔案法》規(guī)定檔案管理要標準化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，是指檔案管理要創(chuàng)新觀念、創(chuàng)新機制、創(chuàng)新手段，充分利用現(xiàn)代化新設備、新技術、新材料、新手段武裝檔案管理，并不是不要紙質檔案。檔案管理創(chuàng)新的根本原則是不能違背現(xiàn)實社會和現(xiàn)實法律的規(guī)定，如果背離了這項根本原則肯定是行不通的。再從《保密法》分析，涉及秘密的檔案不宜上網(wǎng)（指局域網(wǎng)）公開傳遞，如果涉及秘密的檔案不能上網(wǎng)，則電子文件、電子檔案就不完整，不完整的檔案，就不可能準確、全面的提供有效利用。這樣就違背了檔案管理必須完整、準確的基本要求。增強檔案安全意識，是檔案管理工作歷來所堅持的方針，一定要把安全防范措施放在首位，對于那些密級較高的檔案，原則上不進行數(shù)字化，可采取其他保護和復制措施。所以檔案管理的改革是一項嚴肅而又慎重的大事，不可掉以輕心、馬虎從事，必須以積極、慎重的態(tài)度嚴肅地對待檔案管理改革工作。歷史在前進，檔案事業(yè)也要持續(xù)穩(wěn)定的健康發(fā)展，才能跟上時代前進的步伐。

當然，以上僅僅是在分清檔案信息化與信息化檔案的基礎上，從不能用取消紙質檔案而進行論述的，筆者的觀點是檔案信息化不等于信息化檔案。實際上并不是否定電子文件、電子檔案，更不是否定檔案管理的信息化。

應該說，檔案信息化管理是檔案部門的一項基礎性業(yè)務工作，是檔案管理向現(xiàn)代化邁進的必由之路，是檔案工作實現(xiàn)歷史與未來有機鏈接的戰(zhàn)略之舉，需要從各方面予以重視，從基礎建設、信息資源建設、目錄數(shù)據(jù)庫建設以及管理人員的業(yè)務素質等方面予以加強。

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一、信息化發(fā)展的背景

1、信息系統(tǒng)對業(yè)務的覆蓋率逐步提高

自上個世紀90年代后，互聯(lián)網(wǎng)應用的普及和信息經(jīng)濟的興起，帶動了電子政務、電子商務和社會信息化的全面發(fā)展。

僅從政府角度看，我國電子政務經(jīng)過十多年的發(fā)展，形成了一定規(guī)模的信息化基礎設施，建設了大量的電子政務應用系統(tǒng)，正在經(jīng)歷由傳統(tǒng)運行方式向以網(wǎng)絡為基礎的信息化運行方式轉移的過程。以北京市為例，“十五”期間，全市1186種政府業(yè)務，運用信息化實現(xiàn)的有591種，建成726個業(yè)務支撐系統(tǒng)，50%的政府業(yè)務通過信息化手段實現(xiàn)；各級政府和業(yè)務部門高度重視業(yè)務應用系統(tǒng)的開發(fā)和應用，約90%的市、區(qū)政府部門建設了局域網(wǎng)，超過90%的政府部門達到了人均1臺計算機，有90%的政務部門已建成或正在建辦公自動化系統(tǒng)，其中無紙化程度達到50%以上的部門占80%。①

2、基于網(wǎng)絡平臺化的信息共享和業(yè)務協(xié)同

互聯(lián)網(wǎng)技術和應用的快速發(fā)展，無論是政府還是企業(yè)的信息化，都受到戰(zhàn)略管理和服務客戶的強烈驅動，在不斷地擴展信息化的應用領域和內(nèi)容，朝著基于統(tǒng)一網(wǎng)絡管理平臺，跨部門信息共享和業(yè)務協(xié)同的方向發(fā)展。

政府各機構在履行經(jīng)濟調節(jié)、市場監(jiān)管、社會管理和公共服務四項基本職能過程時，正越來越廣泛地采用信息技術來實現(xiàn)。由于應用目標的整體性，要求政府業(yè)務系統(tǒng)、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市業(yè)已建立了連接各級政府機構政務系統(tǒng)的政務內(nèi)網(wǎng)平臺，通過信息交換平臺和政務門戶網(wǎng)站，各級各類政府機構可以實現(xiàn)協(xié)同辦公和信息共享。又如，北京市東城區(qū)首創(chuàng)的網(wǎng)格化城市管理模式，通過綜合的信息化手段，實現(xiàn)了對城市各類基礎部件的綜合管理。再如，“首都之窗”網(wǎng)站群作為政府門戶，正把更加全面的政府公共服務納入到信息化應用范圍。②

企業(yè)信息化應用模式早已脫離了個別業(yè)務系統(tǒng)孤立應用的階段，步入了企業(yè)戰(zhàn)略協(xié)同系統(tǒng)應用階段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企業(yè)資源計劃）最具代表性。ERP是20世紀90年代提出來的，目前已發(fā)展為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中最為流行的一種形式，幾乎是企業(yè)信息化的代名詞。ERP系統(tǒng)以經(jīng)營資源最佳化為出發(fā)點，全面整合企業(yè)的供銷存、財務、計劃、質量、制造等核心業(yè)務，并最大限度提升企業(yè)各項經(jīng)營資源的應用效率。

實現(xiàn)統(tǒng)一的網(wǎng)絡平臺管理，進行系統(tǒng)協(xié)同整合，核心的內(nèi)容就是要進行應用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)集成，建立可以共享的統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理結構。建立一致的數(shù)據(jù)規(guī)格標準和建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理、應用規(guī)則，是實現(xiàn)應用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)集成的主要途徑。如何建設與上述信息化環(huán)境配套的電子檔案的統(tǒng)一管理、共享利用的機制、模式，網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案館如何構建和運作，都是需要深入探討的問題。

3、信息資源戰(zhàn)略成為信息化核心內(nèi)容

2004年12月國家頒布了《關于加強信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》，標志著我國的信息化步入了以開發(fā)利用信息資源為重心的發(fā)展階段，這既是信息化向其本源的回歸，也是我國信息化發(fā)展到一定程度的結果。

從國家層面來看，信息資源開發(fā)利用，就是借助于信息化手段，為提高政府公共服務能力、增強政府能力建設、推動和諧社會發(fā)展為目的，形成政府信息資源、社會信息資源綜合開發(fā)利用的局面，同時推動信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展，促進我國經(jīng)濟社會的可持續(xù)發(fā)展。政務信息資源的開發(fā)利用緊緊圍繞政務公開、重大基礎信息庫和重點業(yè)務應用系統(tǒng)的建設進行。社會信息資源開發(fā)利用重點是強化農(nóng)業(yè)、科技、教育、衛(wèi)生、社會保障、檔案等領域的公益性開發(fā)和利用。同時，國家將研究制定鼓勵信息資源產(chǎn)業(yè)發(fā)展政策；健全信息資源市場監(jiān)管制度，完善網(wǎng)絡環(huán)境下的著作權保護，提高審批效率，擴大登記備案和事后監(jiān)督的范圍；研究制定政務信息資源社會化增值開發(fā)利用的財政政策和信息資產(chǎn)管理辦法；制定信息資源開發(fā)利用標準體系表，優(yōu)先制定并大力宣傳貫徹信息資源分類、共享、基礎編碼等國家標準；推進公共文獻基礎數(shù)據(jù)庫建設，積極開展社會化服務。③

從機構層面，信息資源開發(fā)利用是信息資源服務于戰(zhàn)略決策、滿足客戶信息需求和提高業(yè)務管理信息提供水平的客觀發(fā)展需要。從信息化發(fā)展的進程上來講，信息系統(tǒng)總是由滿足業(yè)務處理、運行需要開始，信息資源的開發(fā)利用遵循著數(shù)據(jù)—信息—知識的過程。機構層面的信息資源開發(fā)利用總是從系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)集成開始，在整合的數(shù)據(jù)倉庫基礎上進行數(shù)據(jù)的挖掘和滿足不同需要的數(shù)據(jù)應用。這實際上類似于我們傳統(tǒng)的檔案管理利用流程，應當把它納入到信息化條件下的檔案管理內(nèi)容范疇。

二、信息化條件下檔案管理的若干問題

信息化系統(tǒng)正在演化成為各類組織業(yè)務運行的基本方式，網(wǎng)絡平臺正逐漸成為政府機構、企業(yè)信息運動的支撐平臺。對檔案管理活動而言，各類組織運行平臺的變化，給我們提出了很多基于數(shù)字化概念的新問題，這些問題需要我們?nèi)ド钊胨伎?，探索符合信息化特點的新思路和新方法。

1、電子文件長久保存和長期可用問題

人們把以數(shù)字化方式記錄的文件，統(tǒng)稱為電子文件。電子文件在性質、形式上與紙質文件的不同，無疑是檔案界最先感受到和最先關注的信息化帶來的變化和影響。由模擬方式轉變成數(shù)字化的記錄方式，主要的問題有三個：一是電子文件的長久保存問題，數(shù)字化信息復雜多樣的編碼格式、讀寫方法和載體材料，都給電子文件的長久保存帶來困難。二是電子文件的證據(jù)力和法律效力問題，這包含了對數(shù)字方式所記錄信息的真實性以及獲得、保持信息真實性方式方法的可行性、可信性問題。三是數(shù)字化信息與載體的依附關系問題，數(shù)字化信息的組織是通過編碼形式完成的，人們處理、傳輸、存儲和顯現(xiàn)數(shù)字化信息，要借助能處理這些編碼的信息技術設備間接完成，因此，數(shù)字化信息依賴于元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)格式、軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)才能夠被處理、存儲和顯現(xiàn)。綜上所述，電子文件的復雜性、變化性、多樣性是過去紙張載體所沒有的。

歸納起來講，目前解決電子文件真實性、長久保存、長期可用的途徑主要有如下幾類方法：一是通過法規(guī)約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。二是通過對電子文件存在的系統(tǒng)相關要素的規(guī)范設計和過程控制，以保證電子文件的真實性和可靠性，包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)和規(guī)范、控制信息流轉環(huán)節(jié)等方式。三是提高載體材料壽命或對電子文件處理、存儲、傳遞和應用所依賴的軟硬件環(huán)境進行備份的方式。四是分離數(shù)字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會出現(xiàn)因為數(shù)據(jù)格式及軟硬件環(huán)境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以XML作為標識規(guī)范的方法，等等。

為了解決上述問題，國內(nèi)外都作了相當多的探討和嘗試。首先，各國都傾注力量，制定系統(tǒng)成套的和普遍適用于各類信息系統(tǒng)的電子文件管理需求規(guī)范和檔案系統(tǒng)標準，力求把問題解決在電子文件的形成階段，達到電子文件永久保存的目的。如澳大利亞的國家“數(shù)字化保管動議”，通過建立文件管理國家標準、文件管理元數(shù)據(jù)規(guī)范、文件系統(tǒng)設計與實施程序等標準規(guī)范，保障電子文件的長久保存。其次，從數(shù)字檔案的永久性入手，研究具有長久保存價值的數(shù)字檔案的系統(tǒng)化保存、保管方式，如美國國家檔案與文件署（NARA）于1998年開始，耗時6年時間對永久保存電子文件的可能性、保存技術、保存系統(tǒng)的功能需求進行了全面的論證和試驗⑤。第三，研究數(shù)字化適用載體在各種狀況下的長久保存問題，如荷蘭2000年啟動了“數(shù)字保存試驗”項目，針對政府常用的電子文件類型，進行了遷移、采用XML格式和仿真三種數(shù)字保護方法的試驗，評價各種方法的效果、局限性、費用及應用的可能性。第四，在我國，通常采用的方式是，檔案部門站在長久保存的立場，通過歸檔要求的約束，保障電子文件的可靠性，如《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行業(yè)主管機構也制定了相關規(guī)范或標準，如建設部的《城建電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》。

2、多種類型數(shù)字化信息的檔案化問題

在電子文件數(shù)量快速增長的同時，其種類也日益豐富，包括文本文件、電子報表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網(wǎng)頁文件、數(shù)據(jù)庫文件等。數(shù)字化信息的復雜多樣，具有傳統(tǒng)紙質文件所不具有的性質，因此，這些數(shù)字化信息的檔案化在總體上處于隨機狀態(tài)，有些數(shù)據(jù)累計存儲在業(yè)務數(shù)據(jù)庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時載體上。如果不能建立系統(tǒng)型的管理規(guī)則，很可能造成不可挽回的損失。

導致數(shù)字化信息檔案化問題的原因歸納起來有以下幾種情況：

（1）與傳統(tǒng)文件運轉流程無關。長久以來，人們已經(jīng)形成了紙質文件檔案化的系統(tǒng)化的方法體系，主要是依靠業(yè)務流程的自然發(fā)展進程，在業(yè)務流程終結時，把文件歸檔轉入檔案系統(tǒng)，以備今后工作查考?；蛘邔ξ募膬r值進行鑒定，判別文件對形成者的意義大小以及對社會的意義大小，在規(guī)定的時間階段，把分布在各個機構的文件匯集到檔案館集中保存，以長久留存社會記憶，保障社會發(fā)展的延續(xù)性。久而久之，文件的檔案化形成了對業(yè)務運轉流程及其規(guī)則的依賴性，當數(shù)字化信息因不能納入一般的業(yè)務流程，或業(yè)務流程因信息化而發(fā)生變化時，將會導致電子文件在檔案化過程中范圍的缺失。比如，電子郵件系統(tǒng)已經(jīng)成為絕大多數(shù)政府或企業(yè)網(wǎng)絡系統(tǒng)的必備子系統(tǒng)，電子郵件也早已成為人們在進行工作交往時的基本工具，很多國家或組織也都制定了電子郵件的管理制度，但電子郵件的檔案化問題依然處于隨機管理狀態(tài)，主要原因就是電子郵件聯(lián)系方式的公私性質不容易界定，不容易納入到正常的業(yè)務運轉流程之中。

（2）非文本型數(shù)據(jù)。在紙質檔案管理時期，由于非文本型數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)單元不能完整地表達一個事項，數(shù)據(jù)結構、信息組織方式與文本方式不同，并且很多結構化的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)經(jīng)常處在變動之中，無法納入到文本文件的管理體系，往往不進行檔案化處理。信息化的發(fā)展，使得電子文件的數(shù)量與日俱增，但檔案機構往往比較注重對文本型電子文件的歸檔和收集，對非文本型數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)、多媒體數(shù)據(jù)的歸檔重視不夠，也沒有切實可行的檔案化措施。而且，檔案界還存在著一個概念誤區(qū)，認為數(shù)據(jù)庫文件本來就有自身的數(shù)據(jù)結構，并且處在存儲狀態(tài)，沒有必要再轉化為所謂的檔案文件。目前，大部分關系型數(shù)據(jù)庫，都是作為支持業(yè)務流程的存儲機制來建設的，從性質上來講，可以認為是“暫存數(shù)據(jù)”，而且，這些數(shù)據(jù)往往是隨著業(yè)務過程的變化而不斷更新變化的，在結構上又是連續(xù)性的，往往不能按事項分塊，不能按傳統(tǒng)檔案管理方式管理。但是，這些數(shù)據(jù)往往是一個業(yè)務系統(tǒng)的核心資源，

支撐著一個機構的業(yè)務運行，絕大多數(shù)具備檔案價值，如果不盡快建立有效的檔案管理制度，可能會造成比較嚴重的損失。目前，有注意到非文本型數(shù)據(jù)歸檔的機構，往往采用簡單拷貝、累加存儲的方式，或者以備災數(shù)據(jù)庫的方式同構備份數(shù)據(jù)。這些方式可能不能真正解決數(shù)量巨大的非文本數(shù)據(jù)檔案化問題。

（3）網(wǎng)頁類型文件?；ヂ?lián)網(wǎng)的普及，使數(shù)量巨大的Web文件存在于流動的網(wǎng)絡信息海洋之中。我國的各類機構為了與外部環(huán)境的聯(lián)系與溝通，建設屬于機構自己的網(wǎng)站的比率很高。據(jù)國務院信息化工作辦公室的資料顯示，到2005年底，我國政府域名（）注冊量達到23752個，政府網(wǎng)站達到11995個，縣級以上門戶網(wǎng)站擁有率達到81.1%，其中部委、省級、地級和縣級政府網(wǎng)站的擁有率分別為96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于網(wǎng)頁文件的內(nèi)容重復率高，數(shù)量巨大，各類機構往往都不作檔案化處置。這種情況是否存在檔案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。

3、雙軌制與雙套制問題

隨著信息化的深入發(fā)展，各類機構的信息系統(tǒng)覆蓋率不斷提高，意味著文件的處理、運行過程的雙軌制越來越趨向于單軌制，這是一個必然的趨勢。但是，在人們的檔案思維中，依然存在著對紙質檔案的心理依賴，充滿了對電子文件的不確信感。這種情形也體現(xiàn)在國家及行業(yè)已經(jīng)頒布的電子文件管理的相關國家標準、行業(yè)標準中，規(guī)定對于具有長久保存價值的文件，要電子、紙質形式雙套保存。

造成雙套制比較普遍的原因，從根本上講是檔案思維還停留在紙質文件時代，對電子文件及其存在的技術環(huán)境還不熟悉、不確信，對電子文件是否能夠長久保存及長期可用缺乏認知。其次，是國家的檔案行政機構缺乏檔案無紙化戰(zhàn)略規(guī)劃、制度設計和系統(tǒng)規(guī)范，使得對紙質文件依賴成為制度性的選擇。包括我國在內(nèi)的很多國家，都相繼頒布了《電子簽名法》或相關法律，力求通過法律的形式，確認數(shù)字化信息在社會交往和經(jīng)濟活動中的法律地位及其具有憑證性的條件?！峨娮雍灻ā返囊饬x在于通過法律確定了電子數(shù)據(jù)可以作為法律憑證，使電子文件具有了與紙質文件同等的證據(jù)作用。一般來講，《電子簽名法》主要是規(guī)范電子文件的技術條件和應用背景，以保證電子文件在交互過程中的真實性是可確認的，是可以作為證據(jù)使用的，但并沒有解決電子文件的長久保存問題。而這方面的規(guī)范有賴于檔案管理機構來解決。

雙套制的另一種情形，是國內(nèi)的各級各類檔案館大量地將紙質檔案拷貝成電子檔案。為使檔案館蘊藏的豐富檔案信息資源能夠提供網(wǎng)絡應用，根據(jù)檔案利用需求有選擇地提供目錄定位服務以及部分檔案的原件服務是必要的。如果盲目地無限度地進行檔案的電子化，以此作為數(shù)字檔案館建設的成就標志，只能造成巨大的資源浪費。

可以想像，不解決雙套制的問題，是無法推動信息化發(fā)展的。信息化發(fā)達國家在信息化進程中都強調“無紙化”作為信息化的戰(zhàn)略目標來積極推動，可見它對信息化發(fā)展的重要意義。

雙套制或無紙化的解決方案，一定不是單純的技術解決方案，而應該是制度化方案。這個制度化的解決方案，依賴于我國信息化的發(fā)展程度，取決于信息系統(tǒng)的業(yè)務覆蓋率，特別是網(wǎng)絡應用的覆蓋率。在此基礎上要形成無紙化的全面管理制度，可能包括兩個層面：檔案館層面的和機構層面的。檔案館層面要解決電子文件永久保存的技術條件（載體的可靠性、信息對格式的非依賴性）、文件真實性的制度和管理系統(tǒng)保障規(guī)范、電子文件應用的規(guī)范。對機構層面，檔案及檔案管理系統(tǒng)提供憑證性、證據(jù)性文件的系統(tǒng)認證標準、規(guī)范，第三方認證機構的建設等。

4、電子文件運動規(guī)律與檔案管理模式選擇

近年來，關于“文件生命周期理論”和“文件連續(xù)體理論”的爭論十分引人關注。信息化徹底改變了各類社會活動的時空關系和運行模式，人們需要基于新的社會運行方式，建立新的信息思維，尋找信息運動新規(guī)律，以求在準確揭示信息運動規(guī)律的基礎上，更好地進行管理。這是這場爭論的意義所在。

“文件生命周期理論”與“文件連續(xù)體理論”的實質，是如何看待文件運動的統(tǒng)一性和管理一致性問題?！拔募芷诶碚摗睆娬{在文件的不同運動階段有著不同的運動特性，強調在不同的階段實施不同的管理措施。而“文件連續(xù)體理論”認為文件運動是一個整體，文件運動有著不同的功能軸，文件運動每一個時點，都可能包含一個或多個功能價值取向，因此，管理上不必劃分文件與檔案的階段性。從弗蘭克厄普沃德對文件連續(xù)體模式的四項基本原則看：第一，文件價值的持續(xù)性與文件檔案化。主要強調的是文件、檔案的整體觀，這與我國普遍認知的“文件管理與檔案管理一體化”的觀念是相類似的⑦，是“從文件形成到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”。第二，文件聯(lián)系以邏輯聯(lián)系為主。這是傳統(tǒng)檔案學的基本原則，檔案的分類、主題方法都是按邏輯組織文件的方法，即使是網(wǎng)絡化條件下，文件分處不同的物理位置，也應堅持這種方法。第三，文件管理制度納入業(yè)務活動目標與過程。它強調的是要把文件管理職能制度化地納入業(yè)務系統(tǒng)中，應該說“納入”概念在檔案界也并不是新概念。第四，檔案學是隨著組織知識的背景條件變化而變化⑧。這是關于檔案學理論隨著社會發(fā)展環(huán)境變化的思想，是任何理論都應該具有的素質。歸納起來講，文件連續(xù)體理論強調的是文件與檔案是一個整體，不必區(qū)別管理，而且從形成階段就應予以制度化的干預。顯然，這一核心思想存在著理論臆斷性。文件的形成是為業(yè)務運轉服務的，其首要目的和價值是業(yè)務的有效運轉，如果按照文件的歷史價值進行文件系統(tǒng)設計，其結果不僅會削弱文件的真實性、客觀性，而且可能導致業(yè)務系統(tǒng)效率的極大降低。信息化發(fā)展的進程已經(jīng)證實，無論是政府或是企業(yè)的系統(tǒng)，隨著時間的推移都面臨著系統(tǒng)數(shù)據(jù)檔案化的問題，在業(yè)務系統(tǒng)中建設數(shù)據(jù)檔案庫，或者是不經(jīng)檔案價值鑒定，簡單地直接地遷移業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)到檔案庫，其信息質量根本無法保證。況且，由機構檔案室到檔案館的過程，也絕不能是簡單的遷移過程。

作為我國的檔案工作者，在學習國外的理論經(jīng)驗時，不能采取簡單的“取代”或“覆蓋”等方法，而應該是在考察各種理論的基本背景的前提下，積極汲取各種觀點中的有益成分，構建適合我國的檔案管理可行模式。

網(wǎng)絡技術的發(fā)展極大地促進了業(yè)務系統(tǒng)的連續(xù)性、關聯(lián)性，如果不在制度上和文件管理要素上對業(yè)務系統(tǒng)提出要求，比如提出元數(shù)據(jù)要求，就可能使業(yè)務系統(tǒng)自然生成的電子文件無法長久保存。所以，文件連續(xù)體理論提出的整體系統(tǒng)思想是非常值得借鑒的。我國的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是對這種理論的合理詮釋。但是，檔案有檔案的價值取向，對電子文件的管理要素的控制，不能取代對檔案價值的判斷和對文件的取舍。特別是在信息膨脹的時代，這一點尤為重要。目前，我國很多地方正在積極建設網(wǎng)絡文件中心。這種熱潮的基本出發(fā)點是，對分布在各個機構的業(yè)務活動中的電子文件進行集中管理，有的采取集中存儲、集中利用的模式，有的采用備份中心的模式，有的采用存儲目錄、邏輯歸檔的模式。網(wǎng)絡建立的廣泛聯(lián)系，為各種模式都提供了支持條件。無論是物理集中，還是邏輯集中，電子文件中心都不能以文件的集中取代文件的檔案化過程。否則，隨著時間的推移，就會出現(xiàn)電子文件的大量堆積的局面。無論采用何種理論模式作為指導，在電子文件運動整體環(huán)節(jié)中都不能取消“檔案化”的環(huán)節(jié)。在信息爆炸的時代，這一點尤為重要。

注釋：

①北京市信息化領導小組辦公室：《北京市“十一五”電子政務規(guī)劃研究報告》。

②北京市信息化領導小組辦公室：《北京市“十一五”國民經(jīng)濟與社會信息化發(fā)展規(guī)劃》。

③⑥《2006年中國信息化發(fā)展報告》。

④。

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摘要:檔案管理是一門完善的、體系嚴密的科學。檔案管理信息化――新時代檔案管理的目標，是數(shù)字化技術、網(wǎng)絡技術、遠程通信技術等現(xiàn)代化先進技術的有機整合，進而形成檔案信息遠程傳輸和社會共享的完整服務體系。檔案信息化管理面臨諸多困難和挑戰(zhàn)，任重而道遠。

關鍵詞:檔案管理信息化;檔案信息化建設;問題;原則;策略

1究竟什么是檔案信息化？

什么是檔案信息化建設？檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。在這樣的轉變過程中要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡化；要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現(xiàn)檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設是指是指利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結構的檔案信息庫。

2當前檔案信息化管理面臨的問題

電子信息化技術的飛越發(fā)展給檔案信息化管理帶來新的機遇，但我們必須清醒地看到，新一代檔案學尚未產(chǎn)生，檔案管理信息化仍然存在大量未解決的難題。

2.1 面臨創(chuàng)新與安全的挑戰(zhàn)。原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應用，二是為了確保檔案安全。檔案管理系統(tǒng)向深層應用發(fā)展時，會出現(xiàn)與其它應用系統(tǒng)整合的情況，如文檔管理一體化。對于這類整合，必須用創(chuàng)新思維來處理好各方面的矛盾。同時計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡本身存在安全缺陷，不僅硬件資源易受自然災害和人為的破壞，且軟件資源和數(shù)據(jù)信息也易受到病毒的侵擾和毀壞。加之沒有相應的內(nèi)部措施加以管理、安全意識薄弱等因素，可能給網(wǎng)絡犯罪分子可乘之機。

2.2 面臨標準化、法制化的挑戰(zhàn)。由于檔案自身的復雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復雜，分散管理是其突出特點。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的困難。檔案的立法也相對比較缺乏，甚至對超過五十年的歷史檔案必須密都沒有明確的法律依據(jù)，造成大量檔案因密級問題無法發(fā)揮其應有的使用價值。

2.3 技術支持不全面。一是電子文件在性質上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好加以解決，可能會適得其反。二是在檔案信息化建設初期，有大量的紙質檔案需要通過掃描儀等設備轉化為電子檔案，目前我們多數(shù)單位使用的平板掃描儀雖然價格便宜，但速度慢，無法適應將原始檔案資料短期內(nèi)完成轉化的要求。

2.4 人員配備不合理。就目前的檔案工作人員來說，既掌握信息技術、又懂檔案專業(yè)的人才很少，現(xiàn)有檔案人員專業(yè)知識單一，普通操作型人才居多。從年齡結構看，三十歲以下的年輕人極少，四十歲以上的人員占絕大多數(shù)，帶來的問題是知識和觀念老化等問題。

3檔案信息化應遵循的原則

3.1 規(guī)范性原則：制定和實施檔案工作標準和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。通過館藏檔案數(shù)字化接收電子文件，應該堅持規(guī)范性原則，制定相應的規(guī)范和法規(guī)，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復建設等現(xiàn)象發(fā)生。

3.2 安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡化、信息化建設的不斷深入，網(wǎng)絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)。因此，我們必須加強網(wǎng)絡安全技術的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。

3.3 效益性原則：檔案信息數(shù)字化建設是一項巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當?shù)娜肆?、物力、財力，因此必須遵守效益性原則，講究信息化工作的效益。要根據(jù)自身的能力、館藏基礎，考慮館藏檔案的利用率。特色就是優(yōu)勢，特色館藏信息和特色服務往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價值的關鍵。

4 推進檔案信息化的建設策略

4.1 建立規(guī)范體系。檔案信息化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。由于歷史原因，檔案業(yè)務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差。檔案信息化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個專業(yè)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準。同時，檔案信息化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類、著錄及有關規(guī)定已不能完全適應。所以制定統(tǒng)一的、標準的規(guī)范體系，切實推動檔案標準化、規(guī)范化、信息化。

4.2 完善安全制度。檔案信息化建設最終落實都要靠人來執(zhí)行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護屏障。為此，要提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對信息系統(tǒng)的威脅。采用身份認證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護措施。

4.3 提高技術支撐。技術是檔案信息化建設的生命，沒有過硬的技術支撐，檔案信息化形同空話。首先，要配備質量可靠、性能優(yōu)良的硬件設備并添置相應的配套設備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率。其次，要設計開發(fā)出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設與辦公自動化系統(tǒng)融合貫通。其三，要采取有效措施保證軟、硬件安全運行。

檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現(xiàn)不是檔案館(室)某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。信息化是當今世界和社會發(fā)展的大趨勢，檔案館(室)只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應社會和時展的需要，更好地服務社會。

參考文獻

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一、當前檔案信息為歷史研究服務中存在的問題

(一)需求牽引不突出，開發(fā)動力不足

影響檔案信息為歷史研究服務的因素是多方面的，其中一個重要原因是檔案信息意識不強所致。由于對現(xiàn)階段檔案信息服務于歷史研究工作認識上的偏差，平時在檔案工作中某些檔案又比較強調保密，檢索利用不方便，加上庫藏檔案信息結構不合理等多種原因，造成歷史研究對檔案信息的需求牽引不突出，反過來又導致檔案部門主動開發(fā)檔案信息資源的動力不足，難以實現(xiàn)檔案信息資源的價值。

(二)目標不夠明確，缺乏主動參與意識

歷史研究中的檔案信息服務開發(fā)利用必須有明確的、切實可行的目標，且每一項檔案收集活動的總目標與各個檔案收集活動的分目標必須構成一個目標體系。沒有目標的檔案信息開發(fā)利用，必然不會有太好的利用效果。由于長期以來檔案編研比較強調檔案的史料價值，使大多數(shù)檔案人員眼睛只盯著過去，而不太關心歷史研究當前的發(fā)展情況，對歷史研究的重大問題缺乏主動參與意識，往往只是在領導要求后才被動的提供一些背景資料，更缺少對如何策應提出明確的建議，或者提出的分析判斷與歷史研究工作需求的實際情況相距甚遠，這樣在歷史研究工作者眼中，檔案信息層次不高，輔助研究的價值不大。

(三)編研力量薄弱，信息內(nèi)容深度不夠

檔案信息為歷史研究提供的信息服務，應以深層次開發(fā)歷史檔案信息為重點，大力開發(fā)具有高度準確性、真實性和具有較高科學價值以及具有長遠效益的檔案信息，以此為歷史研究提供重要的信息保障。但目前的現(xiàn)狀是一些檔案館(室）重館(室）藏，輕開發(fā)，表現(xiàn)在投入開發(fā)的人力資源和設備均不足，開發(fā)工作似有似無，更談不上有一定的深度。加工信息不多，主要的還是專題介紹、聯(lián)合目錄等粗加工信息，并且其中粗加工信息尚未形成以數(shù)據(jù)庫開發(fā)為主要項目，缺少建有各個歷史研究項目的提升數(shù)據(jù)庫。從編制力量來看也很薄弱，大部分局限于編些檢索工具，全宗介紹等二次文獻，對于深層次的三次文獻編研很少，影響到信息資源的深層開發(fā)，不能更好的服務于歷史研究之中。

(四)信息提供方式陳舊，館(室）藏資源不足

目前大多數(shù)檔案部門雖以裝備了計算機等設備，但是由于工作人員素質能力問題，他們?nèi)栽敢庥脗鹘y(tǒng)手工操作方式進行工作，大量的檔案信息資源囿于傳統(tǒng)的操作方式而沒有開發(fā)出來。多數(shù)檔案信息資源隨著時間的推移，失去了現(xiàn)實利用的價值，客觀上造成檔案信息資源實效性差的現(xiàn)狀。同時館(室）藏檔案不足，收集不夠齊全，有些價值的材料沒有很好收集起來。

二、開發(fā)利用檔案信息資源為歷史研究服務的建議

檔案信息資源系統(tǒng)是由現(xiàn)代信息技術諸要素構成的綜合性開發(fā)系統(tǒng)，系統(tǒng)各構成要素并不是孤立的，而是相互聯(lián)系、相互作用的統(tǒng)一體，他們在系統(tǒng)整體中，服從、服務于系統(tǒng)整體，從而形成一種相互適應、相互協(xié)調的總體動態(tài)平衡。因而要做好開發(fā)利用檔案信息資源為歷史研究服務的工作，必須運用科學管理的原理與方法，從技術、設備、人員管理等多種角度，對檔案信息資源進行全面的規(guī)劃、協(xié)調與控制，以滿足歷史研究對檔案信息多方面的需求。

(一)增強信息資源意識，提高檔案管理人員素質

1.增強信息資源意識。檔案管理人員作為專業(yè)的信息資源管理者，對信息應要具有全面深刻的認識，并要有專業(yè)的敏感性。在管理檔案信息時，要以資源運作的觀念來指導工作，將檔案信息視作一種寶貴的資源，變被動服務為主動服務，變知識備查為信息傳送，促使檔案資源向信息化的轉化。不要將檔案信息的存儲和保管當做檔案館(室）的主要功能，而提供信息服務也是檔案管理一個重要組成部分，要把檔案信息資源開發(fā)當做為歷史研究提供必要支持的前導性活動，將檔案信息服務歷史研究作為與檔案存儲、保管同等重要的資源加以管理，在宏觀上要加強對信息資源的規(guī)范化、制度化的管理。要擺脫重收藏保管，輕開發(fā)利用的傳統(tǒng)觀念的束縛，積極主動開發(fā)檔案信息資源，使檔案變成活信息。要經(jīng)常走出檔案館(室），了解和研究歷史研究對檔案信息的需求及其變化發(fā)展規(guī)律，然后通過選材與整理形成能夠滿足歷史研究的檔案信息產(chǎn)品。

2.提高檔案管理人員素質。提高檔案管理人員素質是有效開發(fā)利用檔案信息資源的關鍵。開發(fā)利用檔案信息資源是一種高級的復雜勞動，為歷史研究提供檔案信息服務的人員必須具備如下素質：一是全面掌握檔案專業(yè)知識；二是具有一定的信息科學知識和高等教育管理學知識，掌握檔案管理現(xiàn)代化技術，學會運用信息工具和手段，能進行檔案信息的分析與研究；三是具有敏銳的信息意識、創(chuàng)新意識和開拓意識，適應知識經(jīng)濟時代的要求。要對檔案信息存在狀況及其相對價值有充分的了解，并對信息需求具有敏感性，必須要熟悉檔案的收藏情況，了解收藏檔案蘊含的信息內(nèi)容，并能在總體上評估不同背景的檔案所具有的價值，正確解讀歷史研究對檔案信息服務的需求規(guī)律，從而為滿足這種需求提供高效服務。

(二)利用多種媒介，拓展檔案信息服務渠道

1.加快信息加工處理現(xiàn)代化步伐。從一定意義上講，沒有現(xiàn)代化信息技術在檔案信息資源開發(fā)上的應用，就談不上科學的開發(fā)檔案信息資源，現(xiàn)代信息技術在檔案信息資源開發(fā)中的應用，是實現(xiàn)科學地開發(fā)檔案信息資源的關鍵性技術條件。檔案館(室）傳播信息的媒介包括語言、文字、電子三大類，目前有相當一部分信息資源的開發(fā)工作還處于手工操作的落后狀態(tài)，這就必然制約著對檔案信息資源的科學開發(fā)，因此必須加快實現(xiàn)電子化，重視計算機和網(wǎng)絡技術在信息資源開發(fā)中的應用。檔案館(室）應當通過多種渠道，使用多種媒介傳播檔案信息，以滿足歷史研究過程中不同層次、不同目標的研究需要。

2.與其它信息服務有機結合?？梢詫n案信息服務與辦公系統(tǒng)、圖書情報功能等其他信息服務有機結合起來，建立信息交流情況通報制度，形成信息資源管理的新領域。做到在外延上發(fā)掘檔案信息資源，開拓檔案信息服務渠道；在內(nèi)涵上不斷重組和加工檔案信息庫，為歷史研究提供廣泛的信息支持。檔案館(室）與其他機構合作，既可開發(fā)利用館(室）內(nèi)自身的信息資源，又可實現(xiàn)信息效益，還可以節(jié)約人力和物力，將自身靜態(tài)檔案信息與其它部門的動態(tài)信息有機結合起來。從而形成生動活潑的檔案信息資源利用于、服務于歷史研究的新格局。

(三)加強信息導航，構建檔案信息網(wǎng)絡

擴大利用以實現(xiàn)更多的檔案信息資源為歷史研究服務，這是對檔案信息資源開發(fā)在數(shù)量上的要求。檔案信息可以重復利用，它的價值不因利用而損耗，相反，檔案信息的價值需要在利用中才能體現(xiàn)。它要求檔案館(室）能夠找到更多的機會，使歷史研究工作者得到更多的檔案信息。當然在檔案信息的傳播中，為維護信息所有者的利益，要考慮信息的控制權問題，應該對信息的傳播進行有效的控制。檔案信息資源的利用要有明確的目標導航，不同的信息對不同歷史研究層次有不同的價值，為此要求要有效地、有針對性地傳遞檔案信息。檔案管理的角色也要從檔案保管者轉變?yōu)闄n案信息導航者。建議在檔案館(室）設置相當于CIO(信息主管)的崗位，負責對檔案館(室）的信息資源管理、利用與開發(fā)進行控制，制定有關檔案信息管理標準，并參與歷史研究中的信息服務流程，參與規(guī)范檔案信息服務歷史研究的基礎標準，為歷史研究提供有效的檔案信息支持服務。

(四)做好需求預測，開展定題服務

對檔案信息管理者而言，由于檔案信息主要的目的是滿足歷史研究者課題研究的需求，我們不能滿足所有歷史研究的需求類型，這就需要我們做好新近歷史研究熱點課題的需求動向與趨勢預測，并及時采取相應措施，使信息提供更具有準確的預見性，以實現(xiàn)最大限度提高檔案信息是使用價值，就顯得十分重要。所謂定題服務，就是檔案館(室）要根據(jù)當前歷史研究中的熱點課題，了解歷史研究者對檔案的信息需求，主動向歷史研究工作者提供檔案信息，使其工作得以更好開展。對保管的檔案信息進行有序的組織與橫向、縱向深度加工是檔案信息開發(fā)的核心內(nèi)容，其側重點應是對檔案信息內(nèi)容進行情報性，預測性分析，可以通過向歷史研究工作者公布可提供服務的專題目錄，有針對性地傳遞信息，充分實現(xiàn)檔案信息資源的自身價值。

要圍繞戰(zhàn)略性，方向性課題組織開發(fā)檔案信息。著重抓住與熱點歷史研究活動相關的檔案信息資源的開發(fā)工作，是檔案館(室）開發(fā)檔案信息資源的重點。歷史研究工作千頭萬緒，任務繁重，歷史研究工作者考慮問題不一定全面、完備，檔案信息服務的任務就是要抓住他們研究方向關注、對研究課題全局有重大影響的課題，把信息的焦點對準研究課題的全局性工作的重點、熱點、難點、疑點，抓住帶有全局性，方向性、研究性的重大課題，組織相應的檔案信息，超前提供參謀服務，幫助歷史研究工作者拓寬視野，調整思路，做出科學研究。

(五)增強時效性，強調快速反應和主動參與

時效性是信息的特征之一，盡管檔案信息有一定的滯后性，但也應要求檔案館(室）盡可能注重檔案信息的時效性和所傳播信息的新穎性，做到收集和加工信息要及時、迅速，利用信息更要及時、迅速。要強調快速反應和主動參與，提供的歷史研究檔案信息要做分析篩選，確保信息“適銷對路”。與此同時，還要做好利用檔案信息的反饋工作。檔案信息輸出利用后，檔案館(室）應及時收集利用效果、并經(jīng)過匯總分析，掌握歷史研究工作者所需的檔案信息在某個時期的重點及其需求趨勢，采取相應措施，加強和改進信息服務工作。

(六)注重檔案業(yè)務基礎建設，確保檔案信息質量

檔案信息服務歷史研究是建立在檔案信息積累基礎上的，沒有基礎工作，就談不上有效地開發(fā)利用。因此加強檔案信息資源的建設工作，有必要從檔案業(yè)務的基礎建設入手，重點抓好以下三項工作。

1.豐富館(室）藏，擴大檔案信息資源。一定數(shù)量的高質量的檔案信息資源，是檔案工作滿足歷史研究工作者研究工作需求的重要保證。檔案收集的系統(tǒng)性、完整性如何，直接決定其服務的質量和利用價值。因此要做好進館(室）檔案的收集整理，定期接收和征集，努力豐富館(室）藏檔案信息資源。在重視歸檔與接收等傳統(tǒng)渠道外，要加大開拓其他收集的渠道，檔案館(室）要主動出擊，對相關檔案信息進行收集或監(jiān)控。

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檔案是信息社會經(jīng)濟和社會發(fā)展的寶貴信息資源，檔案資源信息化是新世紀檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，是國民經(jīng)濟和社會信息化的一個重要組成部分，是將檔案資源和檔案各項管理過程數(shù)字化，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。要正確理解檔案資源信息化的內(nèi)涵，還應從以下幾個方面來把握。

一、檔案資源信息化的核心內(nèi)容是檔案信息資源的建設。檔案資源信息化的對象主要是檔案資源，因此檔案信息資源建設水平直接決定檔案信息化的內(nèi)在質量，關系到檔案資源的有效開發(fā)與利用程度。只有通過檔案資源的合理配置和數(shù)字化、網(wǎng)絡化，才能真正實現(xiàn)檔案資源信息化目標。

二、檔案資源信息化的基礎是信息技術的應用。無論是檔案資源加工的數(shù)字化，還是檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡化，都是以計算機技術、通信技術以及相關信息技術為工作手段和技術基礎，檔案資源信息化離不開信息技術在檔案領域的應用。

三、檔案資源信息化的目的是檔案信息資源的社會共享。信息化的目的是信息資源的有效開發(fā)與利用，這同樣也是檔案資源信息化的實現(xiàn)目標，檔案資源信息化就是要通過計算機網(wǎng)絡的信息傳輸，最大限度地實現(xiàn)檔案信息資源共享，從而創(chuàng)造檔案的社會效益和經(jīng)濟效益。

通過檔案資源信息化，可以建立起多層次、多種類、跨系統(tǒng)的檔案信息資源，運用現(xiàn)有集中統(tǒng)一管理的檔案工作原則與管理體制，實現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡管理和合理配置，實現(xiàn)檔案即時信息和歷史信息的鏈接利用，實現(xiàn)檔案室基礎與檔案館主體管理的一體化，從而使檔案信息資源成為國家的寶貴信息戰(zhàn)略資源，成為社會化的信息主體，這是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的重要內(nèi)容。檔案是不可再生的資源，是孤本性的歷史記錄，但經(jīng)過信息化的檔案是可重復、多平臺利用，以創(chuàng)造最佳的經(jīng)濟效益和社會效益。

通過檔案資源信息化，實現(xiàn)檔案資源信息的社會自由共享，可以進一步提高社會檔案意識，提高檔案的社會開放和利用程度，提高檔案標準化水平，強化社會化服務功能，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)“依法治檔”的局面；通過檔案資源信息化，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，可以進一步增加檔案信息和檔案工作的科技含量、技術含量，帶動檔案人才、技術、管理、理論等各個方面的發(fā)展，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)“科教興檔”的目標；通過檔案資源信息化，采用先進的信息管理手段和社會服務功能，全面理順信息條件下檔案傳統(tǒng)管理與現(xiàn)代管理的關系，實現(xiàn)檔案館網(wǎng)和檔案資源的科學、合理配置，實現(xiàn)館室一體化、文檔一體化以及標準化等先進的檔案科學管理，從而實現(xiàn)“科學管檔”的要求；通過檔案資源信息化，利用網(wǎng)絡這一最為有效和先進的信息傳播方式，大力開發(fā)檔案信息資源，加快檔案開放步伐，提高檔案的開放性和利用的主動性，實現(xiàn)全社會檔案信息資源的自由共享，實現(xiàn)檔案的社會價值和經(jīng)濟價值，這是充分“開發(fā)用檔”的有效途徑。

檔案信息資源建設是檔案資源信息化的一項基礎工作，其核心內(nèi)容是檔案信息資源庫的建設。只有建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息資源庫，才能有效地實現(xiàn)檔案信息的共享，滿足社會對檔案信息的需求。

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一、“大檔案觀”的理論價值

“大檔案觀”理念是21世紀以來針對傳統(tǒng)綜合檔案館服務能力下降等瓶頸而提出的新命題。它站在更為廣闊的理論高度，提出檔案管理現(xiàn)代化的新標準與新方向，主張將所有具備保存價值的檔案納入歸檔范圍，并變專門管理為集中統(tǒng)一管理，旨在宣揚高效、開放的服務意識。這一理念是未來檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，為網(wǎng)絡信息資源檔案化保存實踐帶來了一些新思路。

1.有利于變革思想觀念

“大檔案觀”打破傳統(tǒng)“歸檔即為檔案”的思想禁錮，主張將一些隱性檔案資源，即可能擁有檔案價值的資源皆納入收集范圍，以改變原有檔案機構單一的資源結構，豐富館藏。如今網(wǎng)絡信息業(yè)已成為人們把握時代脈搏、了解社會、體察民情的重要渠道。因此，謹慎抉擇并妥善保存好網(wǎng)絡信息，并研究其提供利用之法，對于保護社會文化記憶具有重要意義。網(wǎng)絡信息資源檔案化保存工作應當承接“大檔案觀”的理論精髓，努力將具有潛在價值的資源全面收集齊全，以備滿足將來利用之需。

2.有利于拓展檔案工作業(yè)務

“大檔案觀”理念意在通過強化資源的歸屬問題，實現(xiàn)資源的集中統(tǒng)一管理，提升檔案館的服務水平。它打破了長期以來分散管理的傳統(tǒng)模式，轉為集中有效管理。“大檔案觀”這種開放、先進的思維方式，為網(wǎng)絡信息資源檔案化保存工作提供了一種頗為有效的形式。同時，也為網(wǎng)絡信息資源檔案化保存提供一個更為開闊的思路、視野，拓寬檔案服務大眾的渠道，有助于網(wǎng)絡信息檔案管理水平的總體提升。

二、涵義及與相近術語辨析

1.網(wǎng)絡信息資源檔案化保存涵義

關于網(wǎng)絡信息資源檔案化保存的定義，檔案學界可謂眾說紛紜。盡管表述不一，但基本上都是圍繞著幾個關鍵內(nèi)容，即重在明確保存的對象、保存的行為主體以及如何保存這三個主要方面。多數(shù)人認為，網(wǎng)絡信息的檔案化保存，從廣義上講，就是指有關主體有選擇性地對具有長遠保存價值的網(wǎng)絡信息予以捕獲、歸檔、存儲等檔案化管理的過程，其基本目標是通過網(wǎng)絡信息資源的存檔，更全面、真實地反映和再現(xiàn)社會活動的本來面貌，并滿足相關主體對網(wǎng)絡信息的長遠利用需求。由此，網(wǎng)絡信息資源檔案化保存可以簡化理解為：采取檔案化的管理方式，將網(wǎng)絡資源保存起來以備將來利用。

2.網(wǎng)絡信息資源歸檔保存與網(wǎng)絡信息資源檔案化保存

網(wǎng)絡信息資源歸檔保存，關鍵在于“歸檔”。單從字面理解，歸檔保存重在強調已經(jīng)歸入檔案的事實結果，是檔案化保存的最后程序。就是將處理完畢且具有保存價值的網(wǎng)絡信息資源集中移交到所屬檔案室（館）保存?zhèn)洳?，并賦予其檔案屬性的必要程序行為。本來，傳統(tǒng)檔案管理中的“歸檔”含義意味著其由文書管理階段轉為檔案管理階段。網(wǎng)絡信息資源檔案化保存并不是檔案管理的最后階段，而是滲透在整個管理流程，延伸至進館（室）之前的相關準備及后續(xù)階段的工作，如資源采集策略的制定、采集對象的選取等方面，并關注歸檔后管理方式的選擇與為大眾提供長遠服務的意識。顯然，網(wǎng)絡信息資源檔案化保存的涵義范圍大于網(wǎng)絡信息資源歸檔保存。

3.網(wǎng)絡信息資源保存與網(wǎng)絡信息資源檔案化保存

據(jù)上文所述，網(wǎng)絡信息資源保存與網(wǎng)絡信息資源檔案化保存的共同點都是為了維護網(wǎng)絡信息資源的完整齊全，以免重要資源流失造成缺憾，并滿足人類的長久利用需要，因而在保存技術與方法上有共通之處。區(qū)別在于，前者強調的是資源內(nèi)容本身的存儲，其著眼點在于只要將有價值的網(wǎng)絡信息保存起來即可。而網(wǎng)絡信息資源檔案化保存，突出強調檔案的原始記錄性，保存的目的在于維護其參考憑證價值。由于檔案本身就是資源系列中的一種，網(wǎng)絡信息資源檔案化保存更多是從檔案專業(yè)的角度出發(fā)而開展的一種資源保存方式。因而，資源保存的涵義覆蓋面要大于檔案化保存的概念。

三、國內(nèi)現(xiàn)狀

1.意識不強

一是網(wǎng)絡信息資源檔案化保存工作并未得到廣泛關注。目前，國內(nèi)尚未成立專門負責此項工作的行業(yè)主管機構，網(wǎng)絡信息資源保存呈分散狀態(tài)。同時，我國的網(wǎng)絡信息檔案化保存工作宣傳、普及力度不大，許多單位都未意識到其重大價值與戰(zhàn)略責任。只有若干經(jīng)濟較為發(fā)達、檔案管理水平高的地區(qū)，才初具這一意識。另外，當前對此課題的研究也相對較少。二是網(wǎng)絡信息資源檔案化保存責任主體尚未確立。檔案部門對實施網(wǎng)絡信息存檔行為表現(xiàn)并不積極，未將其作為自身應當承擔的重要責任。事實上，網(wǎng)絡信息資源檔案化保存是新形勢下“大檔案觀”理念的一個最好的例證和載體。

2.缺乏必要的法律支撐

目前，我國網(wǎng)絡信息資源檔案化保存的相關法律法規(guī)建設十分薄弱。諸如網(wǎng)絡信息資源采集、企業(yè)網(wǎng)絡信息資源檔案管理、網(wǎng)絡信息資源檔案化保存責任主體及其職責等方面，缺乏相關法律規(guī)范或相關政策予以明確規(guī)定。同時，在保存實踐中會遇到一些與現(xiàn)行著作權法、知識產(chǎn)權法等相沖突的問題，涵蓋信息的采集、保存、檢索等多個方面。如：網(wǎng)絡信息資源的下載、復制、備份權利；網(wǎng)絡資源檔案化保存機構是否有權無限期保存作為國家文化遺產(chǎn)的網(wǎng)絡信息，以及是否有權將所保存的信息提供給用戶利用。目前，這些問題都未有明確的法律法規(guī)或政策明示，嚴重阻礙著網(wǎng)絡信息資源檔案化保存工作的順利開展。

3.標準化程度低

制定網(wǎng)絡信息資源檔案化保存標準，有利于實現(xiàn)網(wǎng)絡數(shù)字資源長期有效讀取。與國外相比，我國對網(wǎng)絡信息資源檔案化保存標準的研究尚處于探索階段，標準化程度很低。主要表現(xiàn)為：采集標準、存儲格式及存儲載體不統(tǒng)一，致使有關部門在具體選擇采集方式時產(chǎn)生困惑。而一旦采集方式選取不當，網(wǎng)絡信息的原始性和真實性就難以保證。在如何描述已采集的網(wǎng)絡信息資源，以及通過怎樣的界面來提供檢索與瀏覽等方面并未達成一致。另外，我國現(xiàn)階段只是單純照搬國外現(xiàn)成的相關標準，總體上處于被動、模仿與初始階段。

四、若干思考

1.強化責任意識

所謂“大檔案觀”，是將一個地區(qū)應永久或長期保存的檔案集中到一個地方保存，以實現(xiàn)資源的合理配置。這就需要改變長期以來分散保存的檔案管理體制，界定各有關單位的職能范圍，創(chuàng)新管理機制和強化職責意識。首先，需建立與之相適應的管理部門或組織機構，制定完善的制度和保障措施。政府及其部門要自覺承擔起領導作用，實施宏觀組織協(xié)調，給予充足的資金作支持，并派專人進行業(yè)務、技術上的指導、監(jiān)督。其次，檔案部門應當主動承擔起網(wǎng)絡信息資源的采集與存儲責任，加強檔案管理人員的網(wǎng)絡技術管理技能培訓?？梢钥紤]在檔案館網(wǎng)站中，增設網(wǎng)絡信息檔案館一目，集中收錄網(wǎng)絡信息資源?？梢钥紤]建立由個別學者提出的國家級網(wǎng)絡信息檔案館。同時，還應加強相關的理論研究，并將其納入專業(yè)教育體系，嘗試建立網(wǎng)絡檔案學。

2.健全相關法律法規(guī)

一方面，出臺網(wǎng)絡信息存檔權的法律或政策，明確責任者。對可能涉及知識產(chǎn)權及公民隱私權問題，制定相關的政策法規(guī)，使保存機構能夠止紛息爭，有法可依。另一方面，制定相關標準，以保證網(wǎng)絡信息資源的完整性和永久可讀取性。在網(wǎng)絡信息采集上，可以通過建立和完善網(wǎng)絡呈繳制度、版權許可等標準規(guī)范作輔助。針對保存主體不明確問題，可以允許第三方授權的方式，暫時利用檔案技術進行保存，待法定保管機構確立后，再統(tǒng)一收集保存。另外，還應充分借鑒國內(nèi)外網(wǎng)絡信息資源法制建設的成果和先例，制定更為具體化、規(guī)范化的標準或政策。以此提高依法治檔、管檔水平，確保網(wǎng)絡信息檔案化保存工作有法可依、更加長久和穩(wěn)定。

3.構建分工協(xié)作、互惠互利的保存體系及機制

“大檔案觀”倡導“多檔合一”的基本理念，網(wǎng)絡信息資源的檔案化保存是一項系統(tǒng)工程，各類主體只有通過通力合作，整合各有關方面的經(jīng)驗、成果，才能有效地解決技術、版權和資金等方面的問題。比如，保存機構可以和網(wǎng)絡信息生產(chǎn)者及出版商建立合作關系，以解決信息保存過程中涉及的版權糾紛，確保保存機構有權對網(wǎng)絡信息資源實施存檔。在技術上，可以考慮與一些軟件開發(fā)公司建立長期穩(wěn)定的合作關系，提高網(wǎng)絡信息資源檔案化保存的技術水平。另外，檔案機構應吸收圖書館長久以來在資源保存方面積累的有益經(jīng)驗。檔案部門還要協(xié)調各方，爭取較多的資金、設備支持，以提高保存效率。

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一、機構落實，人員責任到人，確保政府公開信息及時上網(wǎng)公布宣傳報導

按照云南省人民政府辦公廳《關于施行中華人民共和國政府信息公開條例準備工作的通知》（云政辦發(fā)[2007]274號）和《關于施行中華人民共和國政府信息公開條例若干事項的通知》（云政辦發(fā)[2008]97號）精神，云南省檔案局黨組對認真做好本單位政府公開信息網(wǎng)上公布與網(wǎng)站建設工作高度重視，確定機構設置在保護技術部，指定一名副局館長分管技術部工作，由一名技術部副主任專門負責管理日常工作。于2008年二季度開始籌建網(wǎng)站、培訓與開設欄目的計劃、上載內(nèi)容的審定工作，開通了《云南省檔案局政府信息公開網(wǎng)》，開設了信息公開指南、公開目錄、最新公開信息、機構職能、黨建、檔案征集、服務承諾、政策法規(guī)、蘭臺論壇、發(fā)展規(guī)劃計劃、行政執(zhí)法、行政事業(yè)性收費項目、規(guī)章制度、公眾監(jiān)督等14個欄目，滿足并保證本單位政府公開信息的及時宣傳與公布。

二、主動公開政府信息情況：

根據(jù)《政府信息公開條例》第9條的規(guī)定，我單位政府公開信息網(wǎng)對以下內(nèi)容進行了主動公開：

1、《公開信息指南》欄：包括了云南省檔案局館政府公開信息的分類、編排體系、獲取方式、政府信息公開工作機構的名稱即云南省檔案局館保護技術部、辦公地址、辦公時間、聯(lián)系電話、傳真號碼及電子郵箱等內(nèi)容；

2、《公開信息目錄》欄：主要介紹并鏈接了云南省檔案局館政符信息公開的14個欄目名稱及內(nèi)容；

3、《機構職能》欄：主要公開了云南省檔案局館機構設置、局館領導班子及領導分工、各職能部門的工作職能、部門領導情況，并介紹了局館體制、職能與館藏概況；

4、《政策法規(guī)》欄：向社會和公眾公布了《中華人民共和國檔案法》、《云南省檔案條例》、國家檔案局、云南省人民政府同意并頌布施行以及云南省檔案局館制定的相關檔案業(yè)務、檔案工作等法規(guī)和規(guī)章，便于公眾監(jiān)督和各級檔案部門依法行政；

5、《服務承諾》欄：向社會各界和公眾公布了云南省檔案局館公開的六項服務承諾制；

6、《最新公開信息》欄：將本局館及各職能部門的工作動態(tài)新聞在第一時間向社會公眾公布報導；

7、《發(fā)展規(guī)劃計劃》欄：主要公布了云南省檔案事業(yè)“十一五”發(fā)展規(guī)劃計劃；云南省檔案局館工作計劃與年度總結等內(nèi)容；

8、《行政事業(yè)性收費項目》欄：主要向社會公眾公布了云南省物價局、云南省財政廳《關于省檔案系統(tǒng)行政事業(yè)性收費項目及標準的通知》有關檔案系統(tǒng)收費項目的具體規(guī)定，便于社會公眾知曉與監(jiān)督；

9、《行政執(zhí)法》欄：主要向社會公眾公布了《云南省檔案系統(tǒng)推行檔案行政執(zhí)法責任制實施方案》，便于各級檔案部門依法行政，確保檔案行政執(zhí)法工作的落實與有效開展，對檔案行政審批程序及范圍等內(nèi)容，將待省發(fā)改委正式批準審定后再行公布；

10、《檔案征集》欄：主要公布并宣傳報導了云南省檔案局館向社會各界征集名人檔案的情況；

11、《黨建》欄：主要公布了本單位機關黨委工作情況、組織學習概況，學習《四項制度》，特別是開展“解放思想大討論”、“深入學習實踐科學發(fā)展觀活動”各階段組織學習、討論、收獲的情況；

12、《蘭臺論壇》欄：向社會公眾公布了個人有關檔案業(yè)務與工作體會經(jīng)驗的文章，旨在為檔案工作者提供一個檔案學術交流與業(yè)務溝通的平臺；

13、《規(guī)章制度》欄：主要公布了云南省檔案局館各職能部門工作職能范圍的各項規(guī)章制度、業(yè)務建設的相關規(guī)定。

三、建立并完善云南省檔案局館公開信息網(wǎng)的各項規(guī)章制度

制定了十二項《政府信息公開工作制度》，即：（1）云南省檔案局（館）政府信息主動公開制度；（2）云南省檔案局（館）政府信息依申請公開制度；（3）云南省檔案局（館）政府信息公開制度；（4）云南省檔案局（館）政府信息公開保密審查制度；（5）云南省檔案局（館）政府信息公開考核評議制度；（6）云南省檔案局（館）政府信息公開年度報告制度；（7）云南省檔案局（館）政府信息公開時限制度；（8）云南省檔案局（館）政府信息公開舉報調查制度；（9）云南省檔案局（館）政府信息公開信息協(xié)調制度；（10）云南省檔案局（館）政府信息公開監(jiān)督檢查制度；（11）云南省檔案局（館）政府信息公開責任追究制度；（12）云南省檔案局（館）政府信息公開保障和救濟制度等。為切實認真做好局館政府信息公開工作提供制度保障。

四、其它情況：

1、本單位無依申請公開政府信息和不予公開政府信息的情況。

2、本單位現(xiàn)未發(fā)生政府信息公開的收費及減免情況。

3、本單位現(xiàn)未發(fā)生因政府信息公開申請行政復議、提起行政訴訟的情況。

4、因工作職能變動，自2009年2月1日起，《云南檔案信息網(wǎng)》和《云南省檔案局政府公開信息網(wǎng)》的管理和信息由省檔案局法規(guī)宣教處負責。

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一、檔案管理服務意識的轉變

社會變革和生產(chǎn)方式的改變促使我們必須進行改變，一改以前服務模式轉變?yōu)樽層脩糇灾鬟x擇提出需求，在平臺的端口界面設置篩選項目，方便用戶選擇，更快、更精準的查找所需信息，并能夠通過用戶習慣進行一定的推測，挑選一些用戶感興趣的信息。產(chǎn)出具有創(chuàng)新特色的信息服務，能夠更好地博得用戶喜愛。

二、檔案管理服務方式和功能的轉變

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高校數(shù)字化的檔案信息從傳輸、存儲到顯示利用都要通過計算機來實現(xiàn)，計算機和網(wǎng)絡是生成和利用數(shù)字檔案信息的基礎和前提，離開計算機軟硬件和網(wǎng)絡的傳輸，數(shù)字化的檔案信息就不可能讀取和顯示，因此，數(shù)字化檔案信息對計算機及網(wǎng)絡有很強的依賴性。然而眾所周知，計算機及網(wǎng)絡具有一定的不安全性，因為計算機網(wǎng)絡的某些隱患，有時會使檔案信息遭到毀滅性的破壞，這就產(chǎn)生了檔案信息的安全問題。如何確保數(shù)字化檔案信息的保密性、完整性、真實性和可利用性，給高校檔案數(shù)字化工作帶來了極大的挑戰(zhàn)，對高校在檔案數(shù)字化進程中采取先進技術和有效措施，保障高校檔案信息安全提出了較高的要求。

二、數(shù)字化進程中高校檔案信息安全現(xiàn)狀

檔案數(shù)字化給高校檔案工作帶來了新的生機，數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡傳輸和查詢在為社會提供廣泛信息服務的同時，也給高校檔案的信息安全帶來了嚴峻挑戰(zhàn)。例如：在數(shù)字化加工過程中，有的高校利用勤工助學學生或通過外包實現(xiàn)檔案全文數(shù)字化，存在對學生培訓不夠和對數(shù)字化加工服務機構、加工場地、加工人員和加工成果等方面監(jiān)管不到位，管理不規(guī)范的問題；有的高校檔案管理人員沒有經(jīng)過正規(guī)的機要保密培訓，在工作實踐中，對已觸“紅線”的檔案信息資料繼續(xù)以常規(guī)方法掛網(wǎng)；有的政府信息安全部門對進行檔案數(shù)字化工作的單位指導不到位等等。

1.高校檔案數(shù)字化進程中沒有完整的法律法規(guī)制度保護信息安全。

目前，各高校全文數(shù)字化工作主要依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法規(guī)。法規(guī)制度分散零亂，缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃和設計，對于高校檔案信息安全保障法規(guī)不成體系，缺少專門的法規(guī)。

2.高校檔案數(shù)字化沒有統(tǒng)一技術規(guī)范標準。

目前，沒有一套具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學合理、可操作性強的檔案數(shù)字化技術規(guī)范，來保證高校檔案數(shù)字化工作能夠安全、科學、規(guī)范、有序地進行。

3.高校檔案數(shù)字化評估、防范少，檔案信息安全缺乏預警能力。

高校檔案信息安全保障體系的各部分建設仍處于相對獨立的狀態(tài)，常將檔案信息安全保障與檔案信息安全保護混為一談。人員崗位職責不明確，業(yè)務操作不規(guī)范，有越崗代崗現(xiàn)象，有的操作人員在相關計算機上使用與檔案數(shù)字化無關的軟件，難免帶來病毒侵襲等隱患，造成數(shù)字化系統(tǒng)癱瘓，使得安全保障階段的能力僅僅停留在保護的水平上，不能主動防御和動態(tài)保護檔案信息安全。

4.高校檔案專業(yè)人才短缺，檔案信息安全保障缺乏發(fā)展能力。

在檔案信息開發(fā)和利用過程中，人始終參與其中，是檔案信息安全的制造者，也是檔案信息安全的護衛(wèi)者。隨著檔案信息化的推進和檔案事業(yè)的發(fā)展，對檔案工作者的要求也越來越高。在檔案信息安全保障體系建設中，專業(yè)的信息安全人才是不可或缺的部分。

三、數(shù)字化進程中高校檔案信息安全策略

1.遵循法律制度是高校檔案信息安全的基礎。

法律制度是高校檔案數(shù)字化工作生成、管理、存儲、利用各環(huán)節(jié)的參與人員共同遵守的規(guī)章或準則的統(tǒng)稱，包括政策、法律、法規(guī)、標準、內(nèi)部規(guī)定等多種形式。連續(xù)、有效、健全的制度是科學應對檔案數(shù)字化進程安全風險的保障。通過科學的制度建設，約束威脅數(shù)字檔案安全的人為因素，調動各方面人員應對安全風險的積極性才是根本。在數(shù)字化進程中，要保證高校檔案信息安全，必須加強法制管理，充分運用法律手段，規(guī)范檔案管理人員對數(shù)字化檔案信息的安全保障。把保障檔案信息安全的各項工作納入法制化、規(guī)范化的軌道，進而提高檔案管理部門對檔案信息安全工作的管理水平。目前，高校檔案數(shù)字化進程中應遵循的相關法律法規(guī)包括：《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《高等學校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理辦法》等等。這就要求高校有關部門一方面要依據(jù)現(xiàn)有法律法規(guī)，加大執(zhí)法力度，嚴格執(zhí)法，切實起到保障高校數(shù)字化檔案信息安全的作用，另一方面針對高校檔案信息安全面臨的復雜問題，上級有關部門要進一步完善高校檔案信息安全的法律法規(guī)，盡早出臺有效的專門的法律依據(jù)。同時，高校也要根據(jù)自身的實際情況，修訂數(shù)字化檔案信息安全管理辦法。

2.制定檔案信息安全標準是高校檔案信息安全的前提。

檔案信息安全標準是一種多學科、綜合性、規(guī)范性的標準，其目的在于保證檔案信息系統(tǒng)的安全運行，保證利用者和設備操作者的人身安全。面對數(shù)字化檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，制定數(shù)字化檔案信息安全標準對保證高校數(shù)字化檔案信息安全與保密起著重要的作用。高校要根據(jù)國家相關標準與規(guī)范，結合學校實際情況，在充分調查研究的基礎上，制定一套具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學合理、可操作性強的檔案信息安全標準，保證高校檔案數(shù)字化工作科學、規(guī)范、有序地進行。檔案信息安全標準包括以下幾個方面的內(nèi)容：一是網(wǎng)絡基礎標準，主要涉及基礎通信工程建設、網(wǎng)絡平臺建設、網(wǎng)絡互聯(lián)互通技術等方面；二是應用標準，基于部分高校檔案數(shù)字化信息也會面向公眾，為社會提供必要的服務，所以要制定字符內(nèi)部編碼標準、數(shù)據(jù)處理格式標準、信息輸出標準等；三是應用支撐標準，主要涉及信息交換平臺、電子記錄管理和數(shù)據(jù)庫方面的標準，能給高校檔案數(shù)字化提供各種支撐和服務；四是信息安全標準，主要涉及安全級別管理、身份認證、訪問控制、加密算法和數(shù)字簽名方面的標準；五是管理標準，主要涉及人員管理、制度管理和檔案信息管理等方面的內(nèi)容。

3.安全技術保障是高校數(shù)字化檔案信息安全的核心。

數(shù)字化檔案信息是高科技產(chǎn)物，因此也需要高科技技術來保障檔案數(shù)字化信息服務、編研工作和檔案信息安全工作。高校檔案數(shù)字化進程中面臨的技術風險多種多樣，歸納起來主要有：軟硬件配置不當、數(shù)字化技術不成熟等等，這些都會對信息安全構成隱患，但只要有防范意識，絕大部分風險都可以規(guī)避。目前，高校檔案數(shù)字化進程中涉及到的信息安全技術主要有以下幾種：一是防火墻技術。它是設置在被保護網(wǎng)絡和外部網(wǎng)絡之間的一道屏障，在外部網(wǎng)與內(nèi)部網(wǎng)之間建立起一個安全網(wǎng)關，從而防止發(fā)生不可預測的、潛在破壞性的侵入。它可以通過監(jiān)測、限制、更改跨越防火墻的數(shù)據(jù)流，盡可能地對外部屏敝網(wǎng)絡內(nèi)部的信息、結構和運行狀況，以此來實現(xiàn)網(wǎng)絡的安全保護。二是數(shù)據(jù)加密技術。數(shù)據(jù)加密技術一般與防火墻技術配合使用，它是為提高信息系統(tǒng)及數(shù)字檔案信息的安全性和保密性，防止機密信息被外部破析所采用的主要技術手段之一。三是反病毒技術。反病毒技術包括預防病毒、檢測病毒和消除病毒三種技術。四是訪問控制技術。在操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中規(guī)定了訪問控制的權限，如規(guī)定文件建立者具有可讀、寫、修改或執(zhí)行的權限。強制性訪問控制引入了安全管理員的機制，增加了安全保護，可防止用戶無意或有意地使用自主訪問的權利。五是安全審計技術。通過對網(wǎng)絡內(nèi)發(fā)生的各種訪問情況記錄日志，并對日志進行統(tǒng)計分析，進而對資源使用情況進行事后分析，它也是發(fā)現(xiàn)和追蹤事件的常用措施。

4.有效的安全管理是高校數(shù)字化檔案信息安全的關鍵。

數(shù)字檔案信息安全管理是以數(shù)字檔案信息及其載體為對象的安全管理，它的任務是保證高校數(shù)字檔案信息的使用安全和信息載體的運行安全。數(shù)字檔案信息安全保障的管理體系是指以系統(tǒng)全面科學的安全風險評估為基礎的、體現(xiàn)“防患于未然”為核心的、動態(tài)的數(shù)字檔案信息安全管理。數(shù)字檔案信息安全管理活動包括建立機構、制定計劃、開展培訓、落實措施、檢查效果和實施改進等過程。學校檔案部門必須成立一個安全管理工作組，負責實施和監(jiān)控整個檔案數(shù)字化信息安全管理活動，對檔案數(shù)字化信息及信息處理設施的威脅、影響、脆弱性及三者發(fā)生的可能性進行評估；不定期對人員進行安全策略及安全技術的培訓，有效地遏制來自外部和內(nèi)部的攻擊，增強安全防護能力和隱患發(fā)現(xiàn)能力，確保高校數(shù)字檔案信息資源內(nèi)容和信息載體的安全。

5.高素質的人才是高校數(shù)字化檔案信息安全的保證。

人員管理是高校數(shù)字化檔案信息安全工作中最關鍵的部分，也是最難的部分。應對各個時期的安全風險，有效管理參與人員應建立在以下兩個假設之上：一是人人都可能帶來不確定的安全風險因素，人人都肩負著保證信息安全的職責。在對外部非授權用戶制定防護措施時，也要加強對內(nèi)部人員的管理、培訓、監(jiān)督和審計工作。二是參與人員分工不同，每類人員參與檔案信息安全的工作分工也不同。在保證檔案信息安全工作計劃中，應明確主管領導、技術人員、管理人員、數(shù)字檔案形成者和利用者的權利、責任和義務。

四、結語