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【關(guān)鍵詞】文檔管理一體化 文檔一體化的現(xiàn)狀 文檔管理一體化的意義

一、文件管理與檔案管理一體化

（一）文件、檔案一體化的概念。文件管理與檔案管理一體化主要是指實現(xiàn)文件、檔案生成的一體化、管理的一體化和利用的一體化。文件、檔案一體化主要從文書管理和檔案管理的角度出發(fā)，實現(xiàn)文件生成、辦理以及檔案歸檔的全過程的管理。實現(xiàn)文檔一體化，從而保證文件內(nèi)容的完整性和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性。

（二）文件管理與檔案管理的關(guān)系。目前國內(nèi)外對文件、檔案管理一體化還沒有一個明確統(tǒng)一的概念，但是文件管理與檔案管理間存在的互相依存、密不可分的關(guān)系卻顯而易見，這種關(guān)系主要表現(xiàn)在以下幾個方面：1.文件管理與檔案管理相輔相成。一方面檔案是由文件發(fā)展而來的，文件的質(zhì)量直接影響檔案的質(zhì)量，另一方面檔案管理是文件管理的延伸和發(fā)展，目前文件管理和檔案管理已經(jīng)成為一個不可分割的系統(tǒng)管理工程；2.檔案部門必須有專職文件管理人員的參與，這是保證文檔一體化管理質(zhì)量的前提條件。目前國外一些重要的機關(guān)部門，已經(jīng)普遍實現(xiàn)檔案人員參與文件管理，國內(nèi)多數(shù)機關(guān)和企事業(yè)單位則都沒有設(shè)置機關(guān)檔案室等專職文件管理機構(gòu)，現(xiàn)行的文件大多交由制作人員或者承辦人員自行妥善保管，文件中心大多作為檔案系統(tǒng)的分支機構(gòu)，往往保管一些企業(yè)或機關(guān)的半現(xiàn)行的文件。檔案部門應設(shè)置專門的文件管理機構(gòu)，配備專職的文件管理人員，為機關(guān)檔案科學化管理的實現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。

（三）文件管理與檔案管理密不可分，文件管理人員和檔案管理人員之間也存在相互依存、相互促進的關(guān)系。在國外大部分的檔案管理部門和人員都會參與文件的管理工作，但是檔案管理人員并不能完全取代文件管理人員，文件管理人員只有和檔案管理人員相互溝通、密切配合，才能實現(xiàn)檔案管理和文件管理的有效配置，保障文件管理的質(zhì)量，更好的為檔案管理服務。

二、文件管理與檔案管理一體化現(xiàn)狀

80年代之前，我國一直沿用傳統(tǒng)的文件與檔案分開管理的工作體制，隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的工作體制已經(jīng)不能滿足社會的發(fā)展需求，其弊端也逐漸顯露出來。為了提高工作效率，適應社會經(jīng)濟的發(fā)展，文件管理與檔案管理一體化的思想逐漸被提出，然而由于傳統(tǒng)思想的束縛和環(huán)境的局限性，這種科學的管理體制在一定的時期內(nèi)并未真正實現(xiàn)。

當前，在我國企業(yè)檔案管理大致可以分為兩種形式，一種是沿用傳統(tǒng)的卷為單位的管理，實行部門立卷制度，各部門在每年的6月把整理好的上一年度相關(guān)文件轉(zhuǎn)移到檔案室，再由檔案室負責整理和編目保存。另一種則是實行文件、檔案的一體化管理模式，具體實施則是由各部門的檔案負責人通過檔案管理系統(tǒng)進行文件案卷以及卷內(nèi)文件的著錄，通過插入附件的方式實現(xiàn)對檔案全文的管理，使用這種方式對檔案文件的著錄使電子文件原文在檔案管理系統(tǒng)中有了相應的目錄，同時，還可以在服務器上為原文留有單獨的空間，提高工作效率，降低錯誤發(fā)生的幾率。

三、實現(xiàn)文件檔案管理一體化的意義

目前，我國各個領(lǐng)域已經(jīng)普遍推行辦公自動化，并逐步實現(xiàn)文件檔案管理一體化，文檔一體化管理可更加科學合理，有利于樹立更合理科學的文檔管理體制和管理理念。文件和檔案一體化管理在文書處理的過程中科學利用管理系統(tǒng)，形成完整的數(shù)據(jù)信息，避免重復工作，使文件管理的收發(fā)、登記、運轉(zhuǎn)等工作完整有序，從而使文件管理各項工作達到精細化，完成案卷達到系統(tǒng)化和查找利用的標準化。

四、加快文件管理與檔案管理一體化實現(xiàn)的措施

在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，文檔管理一體化的發(fā)展已經(jīng)具備了一定的理論和實踐基礎(chǔ)，文檔管理一體化的建設(shè)是一個龐大的系統(tǒng)工程，所涉及的文件信息的面積較為廣泛，要求我們必須認真對待，具體要求我們從以下幾個方面做起：

（一）立足檔案管理現(xiàn)狀，完善檔案管理體系。在現(xiàn)有的檔案管理機構(gòu)組織體系的基礎(chǔ)之上，建立健全文檔管理的組織體系，由于我國受傳統(tǒng)體制的影響較深，至今沒有全面打破傳統(tǒng)的管理模式，文檔管理一體化并沒有真正實現(xiàn)，因此我們必須在現(xiàn)有的基礎(chǔ)之上，建立健全文檔管理機構(gòu)組織體系，降低文檔管理一體化體系變革的風險。

（二）結(jié)合我國現(xiàn)有的國情，建立具有中國特色的文檔管理一體化理論。我國的檔案管理一體化與其他國家相比存在一定的差別，所以要創(chuàng)建具有中國特色的文檔管理一體化就必須立足于我國的國情。我國有國家規(guī)模的檔案事業(yè)，有“集中統(tǒng)一”的管理原則，有延伸到文書工作前沿的檔案管理觸角――檔案室，有保存永久性檔案的各級檔案館，并形成了嚴密的網(wǎng)絡(luò)，這就是我國的“檔情”。從理論上看，它符合文件生命周期理論和前端控制思想，從實踐的角度看，它更有利于文件的全程控制，更有利于文檔管理一體化。當我們用文件生命周期理論來考察文書檔案工作，對我們現(xiàn)存的檔案室（或檔案館）應當積極保護并發(fā)展，它實際上已經(jīng)承擔了管理處于中間性、過渡性階段的文件的任務，這是中國特色的基本國情所決定的。

五、結(jié)語

文件管理和檔案管理一體化是現(xiàn)代辦公自動化的主要發(fā)展趨勢，只有不斷增強對文檔一體化管理的認識，才能使檔案管理適應新時期的發(fā)展潮流，只有將文檔一體化的科學理念實踐于當前文檔管理工作中，才能把文件管理和檔案管理有效結(jié)合，實現(xiàn)前編控制和全程管理，更好的適應信息時代的發(fā)展和需求，服務于現(xiàn)代化的信息建設(shè)。

參考文獻：

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關(guān)鍵詞：圖書，情報，檔案，一體化管理

 

自20世紀70年代國外檔案學家提出圖書、情報、檔案一體化管理設(shè)想以來，國內(nèi)許多理論和實際工作者也從不同方面對這一問題進行了建設(shè)性探討。時至今日，隨著社會、經(jīng)濟、文化特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，一體化構(gòu)想也不斷獲得專家的親睞和論證。本文在回顧圖書、情報、檔案一體化管理觀點的基礎(chǔ)上，從對象、目的、功能、屬性、管理成本和協(xié)調(diào)發(fā)展等六個方面提出了質(zhì)疑和看法，以助于人們對這一問題具有更加科學、理性的認識。

1.一體化主張的簡要回顧

圖書、情報、檔案一體化管理支持者的理論依據(jù)主要有以下幾個方面。

1.1屬性同源。認為圖書、情報、檔案同出一源，都屬于文獻信息的范疇，它們不僅載體相同、相似，而且服務性質(zhì)、管理方法、管理手段都是高度一致的，共同的淵源和廣泛的共性為實現(xiàn)一體化管理提供了良好的基礎(chǔ)[1]。一般而言，屬性同源說者并不否認圖書、情報、檔案三者之間也存在一定的差別，不過他們普遍認為，差異不是一體化的主要障礙，相反，一體化有利于它們之間的優(yōu)勢互補。

1.2 資源互補。認為在文獻資源建設(shè)方面，圖書館、檔案館還存在著一個明顯的和相當重要的互補作用。就是，檔案作為事件發(fā)生的原始記錄，是唯一的文獻，一旦丟失或發(fā)生意外（火災、水災）等情況，就無法彌補，就會出現(xiàn)斷檔現(xiàn)象。在這種情況下，圖書資料就尤為重要，可靠性和復本量大，收藏地域?qū)挘鞔髨D書館都可能查到，就有可能把斷檔的檔案和不足彌補起來，體現(xiàn)了圖書和檔案的相互依存、遺漏補缺的互補作用。

1.3 資源共享。資源共享可以帶來超值利益，其理論根據(jù)是奧地利生物學家貝塔郎菲提出的著名定律：整體的屬性與功能大于各孤立部分的總和。提出一體化可以實現(xiàn)資源共享的觀點認為，當前我國圖書、情報、檔案存在嚴重的“信息孤島”現(xiàn)象，圖書、情報、檔案一體化系統(tǒng)有利于文獻信息由分立到整合，從而產(chǎn)生1＋1＋1>3的效果。

1.4 網(wǎng)絡(luò)條件。認為目前我國各級網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)已逐步完善，為圖書、情報、檔案一體化管理提供了一個網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)平臺，只要建立強有力的組織領(lǐng)導機構(gòu)，制定相關(guān)的法律、法規(guī)，解決數(shù)據(jù)庫格式、用戶接口以及聯(lián)機采訪、聯(lián)合編目等標準化、規(guī)范化問題，就一定能夠完成一體化的構(gòu)想。

2.實現(xiàn)圖書、情報、檔案一體化管理的六大質(zhì)疑

在對肯定性觀點做簡要回顧之后，提出一些否定的看法或許可以使人們對這一問題會有更理性的認識。筆者認為影響圖書、情報、檔案一體化管理的原因，正是它們之間的差異即質(zhì)的區(qū)別。那么圖書、情報、檔案它們本質(zhì)的東西是什么？是文獻的內(nèi)容和范圍。因為，它們都是利用文獻為人類社會提供服務，離開了文獻它們就失去了存在的基礎(chǔ)，下面以圖書和檔案為例，就它們所收集文獻的內(nèi)容、范圍、使用目的以及一體化對三學科的管理和服務方面加以分析，以說明實現(xiàn)圖書、情報、檔案一體化管理是不可行的。

2.1 圖書館、檔案館雖然都是以文獻為自己的工作對象，但所收集文獻的內(nèi)容和范圍卻截然不同。圖書館所收集的文獻是以人類知識整體為對象，文獻的知識信息數(shù)量大，學科門類齊全，內(nèi)容學術(shù)性、理論性強。論文格式，情報。而檔案館所收集的文獻是以立檔單位為對象，是立檔單位各項實踐活動的原始記錄，是對客觀事務的直接反映，突出其本源性、可靠性，具有歷史憑證作用。

2.2 從文獻利用的目的和對象看，圖書館文獻主要是為社會廣大讀者的不同需求服務，使用者利用圖書館文獻是為了更加便利快捷地獲取自己所需的信息和知識。而檔案機構(gòu)公共服務性不如圖書館、情報部門強，它以特定對象確定自己的服務內(nèi)容，主要是對部門、機構(gòu)內(nèi)部的管理需要服務，使用者利用文獻主要為了解決管理中遇到的問題。

2.3 從圖書館和檔案館屬性來分析，圖書館強調(diào)的是其服務性，而檔案館則是保存性。圖書館所收集的文獻主要是為了讀者使用，所有文獻都向讀者開放，文獻在館內(nèi)允許有一個自然損耗。論文格式，情報。而檔案館所收集的文獻主要是為保存，以備查用，在使用方面受一定的權(quán)限限制，許多文獻的保存期都是永久，在保存期內(nèi)任何文獻都不能遺失。

2.4 圖書館的文獻具有互補性和可代替性，檔案館文獻具有唯一性和不可代替性。隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，作為記錄人類知識的文獻不斷增加。圖書館為了滿足不同用戶的需求，要收集齊所有文獻是不可能的（也沒有必要），所以必須實行多館聯(lián)合采購，共同建立一個文獻資源保障體系，以實現(xiàn)文獻資源共享。此外，一個圖書館的文獻如果一旦全部毀壞，還可以通過其它圖書館的文獻來代替，這是由圖書出版的多復本量決定的。而檔案館的文獻資源建設(shè)只能依靠本館自身力量來完成，文獻具有唯一性，一旦損失無法彌補。

2.5 一體化所追求的資源共享難以帶來管理和服務成本的。大家知道，美國是市場經(jīng)濟高度發(fā)達的國家之一，市場經(jīng)濟的一個顯著特征就是注重資源利用效率。為了使文獻信息資源利用達到或接近帕累托最優(yōu)，美國曾于1948年開始實施旨在實現(xiàn)文獻信息資源共享的法明頓計劃。論文格式，情報。為此，聯(lián)邦政府與圖書館界投入了大量資金、付出了巨大努力，但十幾年后，美國人發(fā)現(xiàn)這一計劃的實施，并沒有在降低成本上顯現(xiàn)出他們所期望的優(yōu)越性，相反，它給美國政府和各成員館帶來了巨大的經(jīng)濟負擔，無論是人員配備還是資金消耗都已超出了成員館的承受能力。論文格式，情報。本著對文獻信息資源共享的堅定信念，1966年美國以“全國采購和編目計劃”（NPAC）全面替代了法明頓計劃，但隨后的事實表明，它同樣沒有給美國人帶來預期的利益，該計劃于八十年代初由于預算、資金枯竭而宣告結(jié)束。論文格式，情報。我國圖書館文獻信息資源共享始于1957年，其標志是1957年國務院頒布的《全國圖書協(xié)調(diào)方案》。論文格式，情報。30年后即1987年，由文化部、國家科委、國家教委、中國科學院等15個部委聯(lián)合成立了全國部際圖書情報工作協(xié)調(diào)委員會，成功地組織了全國文獻資源調(diào)查與布局的研究工作，但是在文獻信息資源共享方面，始終未取得令人滿意的進展。上述事例表明，在圖書館或圖書情報界自身資源共享問題尚未有效解決之前，圖書、情報、檔案一體化必將面臨很大的經(jīng)濟風險，另外一體化所需要的管理平臺、技術(shù)平臺和法規(guī)平臺的搭建也需要付出巨大的社會成本，盲目實施一體化極有可能與它所追求的目標產(chǎn)生背離。

2.6 一體化難以促進圖、情、檔三學科管理和服務的協(xié)調(diào)發(fā)展。從根本上講，一體化所追求的目標在于最大限度滿足用戶需求、提高資源利用率，它對三學科在科學管理和服務方面的固有特性以及自身發(fā)展模式、要求考慮的并不十分周全。又以檔案和圖書為例：很多檔案其內(nèi)容要么涉及到國家或企事業(yè)單位的機密，要么涉及到個人隱私或不公開信息，根據(jù)國家檔案法規(guī)定，檔案的歸檔、保存、查閱、解密、銷毀都有嚴格的法定程序。相比而言，一般的圖書資料其搜集、加工、利用只需遵循具體的業(yè)務規(guī)程，并沒有系統(tǒng)的法律規(guī)定或什么特殊要求，即使將來出臺圖書館專門法，也與檔案法在立法目的、調(diào)整范圍及法律內(nèi)容上有很大不同，對檔案和圖書實施“一體化”管理顯然是相當困難的。再以知識產(chǎn)權(quán)保護為例：大多數(shù)涉及到專利法的知識產(chǎn)權(quán)是通過檔案的形式予以保護的；涉及到著作權(quán)法的知識產(chǎn)權(quán)通常又與圖書密切相關(guān)；而情報――特別是商業(yè)情報，又受到了反不正當競爭法的保護，按照該法第三款的規(guī)定，這樣的情報是指“不為公眾所知悉，能為權(quán)力人帶來經(jīng)濟利益，具有實用性并經(jīng)權(quán)力人采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營信息”。顯然，將受反不正當競爭法保護的情報、受專利法保護的檔案與一般的圖書資料實行“一體化”管理會帶來利用和知識產(chǎn)權(quán)保護上的混亂。

3.結(jié)語

對一體化管理的否定性看法并不是對一體化構(gòu)想的全面否定。無論如何，一體化構(gòu)想都是對圖書、情報、檔案未來發(fā)展趨勢的一種具有積極意義的預測或探索，只不過這種預測需要有更為全面的眼光和更加科學的方法。正如一個項目的風險評估是可行性分析的有機組成部分一樣，否定性意見具有防止決策失誤、減少風險、避免資源浪費的積極作用。

參考文獻

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關(guān)鍵詞： 文檔；電子檔案；模式；管理

中圖分類號：G271；TP39 文獻標識碼：A文章編號：1006-4311（2012）04-0129-010引言

所謂一體化的管理，就是把文件工作和檔案工作整合為一個工作系統(tǒng)，進行統(tǒng)一控制和管理。其實質(zhì)就是將檔案管理的若干功能提前，實現(xiàn)文件、檔案的前端控制和全程管理。文件與檔案是同一事物的不同存在階段，它們在物質(zhì)形態(tài)、社會本質(zhì)及其所含信息的本源性上是完全同一的，兩者只有運動階段的區(qū)別而無本質(zhì)的不同。傳統(tǒng)檔案理論把文件的歸檔作為文件與檔案的分界線，對其進行分別管理，這種作法在手工操作時期可能具有一定的合理性。但電子文件的產(chǎn)生，使兩者之間的界限模糊了。電子文件的全程管理和前端控制，都是孕育和植根于這種一體化管理模式的管理策略。對電子文件的全程管理中，計算機軟硬件的配置、網(wǎng)絡(luò)和節(jié)點的規(guī)劃、文件格式和數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的確定以及索引的編制都需要從文件形成階段開始統(tǒng)籌設(shè)計，電子文件的歸檔、整理、鑒定、著錄、生成元數(shù)據(jù)等大量的檔案管理性工作也需要在文件的形成階段或運轉(zhuǎn)階段進行。因此，電子檔案的管理必須選擇文件、檔案一體化管理模式。

1文檔一體化模式下電子檔案管理步驟

檔案管理工作是指在整個文件生命周期中一系列有聯(lián)系的管理活動，包括鑒定、歸檔、整理、保護、檢索（著錄和查詢）、提供利用等多項業(yè)務內(nèi)容。與紙質(zhì)檔案等傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案管理工作正在發(fā)生著顯著的變化，很多為檔案學者和檔案工作者所熟知的經(jīng)典管理環(huán)節(jié)正在經(jīng)歷多方位的改變。具體來講，檔案管理工作環(huán)節(jié)的變革主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.1 積累與收集工作電子檔案的收集和積累可以由計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動完成，電子檔案的積累與收集根據(jù)計算機工作模式可以分為兩種類型：一種是對于計算機網(wǎng)絡(luò)上形成的電子檔案，信息的復制和傳輸可以通過電子信號的形式在網(wǎng)上進行，這種系統(tǒng)一般都設(shè)計有自動記錄的功能；另一種是對于單機形成的電子檔案，其工作的措施和方法與紙質(zhì)檔案大致相似，表現(xiàn)為存儲載體的積累與收集。

1.2 整理工作首先將載體上的電子檔案信息輸入計算機內(nèi)，然后再計算機上對電子檔案進行整理，使之有序化，然后將有序化的電子檔案脫機保存在載體上。在整個整理過程中，傳統(tǒng)案卷的概念（包括形式和內(nèi)涵）已經(jīng)消亡，取而代之的是“邏輯卷”的概念。最終的整理結(jié)果是對全部檔案形成一個“邏輯目錄樹”。

1.3 保管工作電子檔案不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，它們對檔案庫房的防塵、防有害氣體和防光條件也有更高的要求。目前最常見的方法就是通過異地保管的方法進行存儲，由于分布式數(shù)據(jù)庫技術(shù)的運用，使得這一種技術(shù)手段得以實現(xiàn)。

1.4 編目和編研工作隨著分布式數(shù)據(jù)庫技術(shù)的普遍應用，有些檔案館甚至可以不保存電子檔案的載體，只需接收在線歸檔的電子檔案即可。這樣，檔案館的工作中心就轉(zhuǎn)移到搞好編目和編研工作，更好地為利用者提供檔案信息服務上來。

2文檔一體化模式下電子檔案管理的注意事項

2.1 統(tǒng)計工作隨著計算機技術(shù)的廣泛發(fā)展，它被逐漸應用于檔案管理工作之中，這樣既減輕了管理人員的工作負擔，又可以保證統(tǒng)計的準確性。電子檔案管理系統(tǒng)功能的日益完善，自動化程度也將越來越高。

2.2 鑒定工作由于電子文件極易篡改、偽造，而且不留痕跡，因而鑒定工作存在很大困難，需要從內(nèi)容和技術(shù)兩個方面進行鑒定。其中內(nèi)容鑒定與傳統(tǒng)檔案鑒定的含義大體相同，即審閱檔案的內(nèi)容，甄別其科學的、歷史的和現(xiàn)實的價值，進而確定其保管期限。

2.3 保密工作由于電子檔案與傳統(tǒng)檔案的利用方式不同，因此保密工作也不同于傳統(tǒng)檔案的保密工作，電子檔案的保密與傳統(tǒng)檔案保密的含義完全相同，但是其泄密的途徑和渠道也更加多樣化，存在著更多的安全隱患。電子檔案的保密工作主要包括兩方面。

2.3.1 存儲在聯(lián)網(wǎng)計算機中的檔案的保密因特網(wǎng)針對不同的利用者提供不同級別的服務，網(wǎng)上數(shù)字化檔案館站點的檔案信息非常容易泄露。因此，數(shù)字化檔案館站點必須將保密檔案和公開檔案分級保存。因特網(wǎng)是一個完全開放的網(wǎng)絡(luò)，為了防止計算機“黑客”竊取和合法用戶越權(quán)利用帶有密級的檔案信息，我們要做好網(wǎng)計算機中的檔案的保密工作。

2.3.2 傳輸中的檔案的保密目前，許多因特網(wǎng)站點都為自己增設(shè)安全保護機制，以防未授權(quán)的用戶看到這些站點發(fā)送和接收的信息。這些站點通常稱為“安全島”。當然，僅僅采用這一保密措施是遠遠不夠的，加密方法有兩種，一種是硬件加密；另一種是軟件加密。硬件加密的速度要快于軟件加密。

參考文獻：

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關(guān)鍵詞：文秘工作；檔案管理；文檔；一體化；建設(shè)；質(zhì)量管理

引言

檔案管理工作的基礎(chǔ)是文秘工作的開展效果，二者密不可分，互有聯(lián)系。應時展需求，完善文秘與檔案管理一體化建設(shè)，不僅可以提高文件管理、利用的規(guī)范性，同時也可以提高辦事效率等。

1.文秘工作和檔案管理一體化的重要現(xiàn)實意義

文秘-檔案一體化建設(shè)是社會發(fā)展的必然選擇。一體化的含義為基于公文處理和檔案管理連續(xù)及整體性角度出發(fā)，和互聯(lián)網(wǎng)、計算機等技術(shù)以相關(guān)標準為規(guī)范建立的綜合檔案管理系統(tǒng)，這樣將實現(xiàn)對公文檔案的全過程管理，提高文秘與檔案管理工作的整體性。另外，文秘工作與檔案管理一體化建設(shè)意義非凡。它使檔案事業(yè)的關(guān)注焦點從文件實體轉(zhuǎn)向文件形成過程；從注重分散的個別文件的性質(zhì)和特征，轉(zhuǎn)向關(guān)注導致文件產(chǎn)生的業(yè)務職能、活動、任務、事物處理和工作流程；從根據(jù)文件內(nèi)在價值或研究價值進行鑒定，轉(zhuǎn)向宏觀鑒定形成者的主要職能、計劃和活動，挑選出反映其主要工作活動的文件加以保存；通過文秘工作與檔案管理的一體化建設(shè)，有助于提高文秘及檔案管理工作的效率及質(zhì)量，這對信息的有效管理與利用起到了積極的影響作用。

2.國內(nèi)文秘工作和檔案管理一體化銜接時的問題

首先，缺乏原稿文件，編號不規(guī)范。文秘及檔案工作雖然有明確的辦事流程，不過在歸檔時卻是修改整理完成后的稿件，缺乏原稿與修改稿，這就使得一些領(lǐng)導的重要批示無從顯現(xiàn)；另外，還有部分歸檔的重要材料在沒有復印存檔的情況下進行存檔，這就導致原稿字跡容易被模糊等，降低稿件利用效果。

其次，缺乏完整的版面記錄和規(guī)范的附件。在實施檔案管理的過程中，多數(shù)實施歸檔的文件缺乏印發(fā)部門、抄送單位、發(fā)放時間、主題選擇等重要信息，這就提高了文件歸檔后進行案卷標題確定的難度。

最后，應用了錯誤文種，辦理程序缺乏規(guī)范性。在應用文種時經(jīng)常發(fā)生“意見”和“決定”不區(qū)分情況，同時“通告”、“通知”亂用現(xiàn)象嚴重，這就降低了文種應用的規(guī)范性，給公文受理單位的辦公帶來了阻礙，降低了工作的實際作用。另外，在公文辦理中，也將長出現(xiàn)違規(guī)、不按照程序辦事的現(xiàn)象，很多單位都存在越級行文、不登記印發(fā)等違規(guī)現(xiàn)象，這位后續(xù)的檔案管理帶來了負面影響。

3.文秘工作和檔案管理一體化建設(shè)的對策

首先，應實現(xiàn)案卷質(zhì)量管理標準化、規(guī)范化建設(shè)。①實施安全全面普查。一般企事業(yè)單位沒有精力對綜合檔案室進行定點檢查，并且不同部門之間的檔案保管期限也存在差異，因此檔案室內(nèi)會遺留大量沒有利用價值的文件；所以，可以運用案卷普查的方式將僵尸文件移除，提高文秘及檔案管理工作的效率與效果。②改善公文質(zhì)量，奠定文秘-檔案管理一體化基礎(chǔ)。企事業(yè)單位檔案的原身為公文，所以工作的制作質(zhì)量對之后的檔案管理質(zhì)量、效果由直接影響，進而也會對檔案管理的規(guī)范化、標準化建設(shè)產(chǎn)生影響。因此要提高公文的質(zhì)量，要用幅面尺寸規(guī)格統(tǒng)一、標準、質(zhì)量好的公文用紙，采用橫寫橫排、左側(cè)裝訂的排版形式；認真檢查制發(fā)公文履行簽發(fā)手續(xù)的情況，是否與審批權(quán)限相符，公文標題、主送單位及抄送單位的準確性，落款、日期等；在書寫公文時要保證書面干凈、字跡清晰、使用不易褪色紙張，從而確保長期保存的效果。另外，要科學選擇文種，做好格式、行文等的規(guī)范操作。③完善電子文件管理工作。電子文件比傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理更具優(yōu)勢，但是電子文件收到文件形式、儲存條件等影響，一定要做好文件儲存介質(zhì)的選擇才行。

其次，要完善全過程的管理工作。①要在企事業(yè)內(nèi)部建立質(zhì)量管理意識，為文秘工作與檔案管理工作人員樹立全過程質(zhì)量管理意識，通過推行個人責任制的方式，提高全過程管理質(zhì)量。②建立健全管理體制。文秘及檔案工作的分而治之形式影響了文檔一體化建設(shè)，所以要調(diào)整基礎(chǔ)機構(gòu)，建立健全規(guī)章制度。因此要建立專業(yè)部門同意處理文書、檔案管理問題，對文書及檔案整理、收集工作的銜接進行監(jiān)督，為文檔管理部門提供橫縱聯(lián)系、協(xié)商渠道，奠定文檔一體化管理模式基礎(chǔ)。另外，要做好文秘及檔案管理員工培訓工作，為其提供外出學習的機會，提高員工的綜合專業(yè)業(yè)務素質(zhì)，改善文檔提提化管理隊伍整體質(zhì)量。并且要完善管理制度，嚴格落實公文新聞規(guī)定，嚴格審核公文減法制度，確保發(fā)文文件在規(guī)定權(quán)利范圍之內(nèi)。③要加強文檔一體化管理模式硬件建設(shè)工作，積極的選購性能、品質(zhì)過關(guān)的設(shè)備與工具，通過培訓提高員工操作的熟練度和規(guī)范性等。

最后，要完善文秘部門的文書立卷工作。文書立卷中的文書處理時不可或缺的環(huán)節(jié)，同時文書處理可以提高檔案管理的有效性、安全性、系y性、條理性。而文書立卷屬于文秘工作的最終步驟，同時為檔案管理的第一步，也就是文秘與檔案工作的連接處。所以，各部門的文件材料應交由文秘人員進行統(tǒng)一管理，并基于立卷原則和方法實施文書立卷，讓文件立卷常態(tài)化。除此之外，必須重視文書立卷的日常管理工作，要完善文書的分門別類管理，為日后的查找與立卷提供便利。

結(jié)束語：

綜上所述，文秘及檔案管理工作的一體化建設(shè)已經(jīng)成為社會發(fā)展的必然選擇。因此，企事業(yè)單位要積極攻克文檔一體化建設(shè)中遇到的問題，早日完善文檔一體化建設(shè)工作，提高公文文件管理及利用效率。

參考文獻：

[1]張思盈.初探辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧[J].辦公室業(yè)務.2015（05）

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關(guān)鍵詞： 高等院校 圖書 情報 檔案 一體化管理模式

近幾年，高等院校圖書、情報、檔案一體化管理初露端倪，探討這種管理模式的文章也經(jīng)常見諸雜志，但真正實行這種管理模式的院校還不多。下面筆者就這種管理模式提出自己的想法，與同仁共同探討。

一、圖書、情報、檔案一體化的意義

1.現(xiàn)代社會是一個高度信息化、網(wǎng)絡(luò)化、資源共享的社會，各高等院校在管理上尤其是在信息管理、資源共享方面要走在社會其他行業(yè)的前面，圖書、情報、檔案三者之間既有著內(nèi)在的聯(lián)系，又存在著互補關(guān)系，在科學研究、理論創(chuàng)新方面有著共同的參考、咨詢、管理作用，如果能夠在一個部門或者一個平臺上共享三者資源，就會為學者、研究人員、教師、學生提供極大的便利，院?？蒲泄芾聿块T、各院系、各研究部門也可以利用此平臺對科研項目、研究課題、進行更好更有效的管理。

2.實現(xiàn)圖書管理、情報管理、檔案管理的技術(shù)手段現(xiàn)代化?，F(xiàn)代化的技術(shù)手段就是指以計算機為基礎(chǔ)的數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化，形成信息采集、信息管理、信息傳輸、信息讀取的自動化，提高圖書管理、情報管理、檔案管理的管理水平，由人工管理變?yōu)樽詣踊?、信息化管理，將可以公開的局部信息變?yōu)楣残畔①Y源，滿足不同用戶的特殊需求，使信息資源可以得到充分傳播和共享，而且可以實現(xiàn)24小時的不間斷服務，滿足不同受眾的各種要求。

二、圖書、情報、檔案一體化的可行性

1.各高等院校都具有圖書、情報、檔案的資源，只是被分散在各個部門管理：圖書由圖書館管理，情報由院校情報所或雜志編輯部管理，檔案則由各部門、各院系管理，只要能夠把這些散在的資源有效的組合起來建成一個集成信息網(wǎng)，建立信息資源庫和客戶端，就可以做到技術(shù)上的一體化管理。

2.高等院校的圖書館已經(jīng)具備了較為完善的人才體系和管理體系，但情報和檔案管理卻被分散在各個部門，管理人員專業(yè)水平良莠不一，參差不齊，部門檔案管理人員大部分是兼職，各院校完全可以圖書館人才體系為基礎(chǔ)，再遴選一些有情報管理能力和檔案管理能力的人員，將管理體制做適當調(diào)整，即可組成完備的高校圖書、情報、檔案一體化的管理體系，并可建立一支精明強干的有管理能力、有專業(yè)技術(shù)能力的管理人才隊伍。

3.高等院校的圖書館已基本具備計算機管理、網(wǎng)絡(luò)管理的基礎(chǔ)條件，要實現(xiàn)實現(xiàn)圖書、情報、檔案一體化，在圖書館基礎(chǔ)信息管理技術(shù)手段上只要增加兩個子系統(tǒng)，改善信息平臺即可。

4.高等院校的圖書、情報、檔案是相關(guān)的信息，均為知識的載體，具有同源性，他們的受眾大體相同，主要針對的是學者、教師、學生，他們的目的就是查閱文獻，資料，檢索最新科技信息。這些工作如果能在一個平臺上得以實現(xiàn)，就會省去很多不必要的繁雜手續(xù)。每個圖書館的圖書、情報都有局限性，如果我們利用互聯(lián)網(wǎng)的互聯(lián)互通，就可以打破區(qū)域限制、部門制約，使受眾享受到豐富的資源，節(jié)省寶貴的時間，提高情報利用率。

三、圖書、情報、檔案管理一體化的必要性

1.圖書、情報、檔案管理一體化是信息時代的必然要求，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息的大容量、數(shù)字化、資源共享、多學科滲透、傳輸?shù)目焖?、尖端科技的推廣，越來越被廣大學者、教師、學生所重視，他們要求在一個平臺上能夠快速找到他們所需要的各方面材料而絕不僅僅是一兩個局部的材料。他們要對某一個研究課題進行篩選、對比、分析、而后確定研究方向；他們要對歷史資料做對比、分析，而后得出自己的結(jié)論；他們要對自己所學課程進行整理、分析而加深記憶，因此，僅憑一本教科書、幾本參考資料已經(jīng)遠遠滿足不了他們的要求。他們要和國際對接，就要涉獵多方面的知識豐富自己的頭腦，這是時代的要求，也是創(chuàng)新的要求，是學生走向社會的要求。

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關(guān)鍵詞：檔案,圖書,情報,一體化建設(shè),一體化管理

圖書、情報、檔案進行統(tǒng)一管理的成功的例子有美國。早在1984年，美國總統(tǒng)負責的委員會得到一份關(guān)于信息差距的調(diào)查報告，并針對政府信息管理中出現(xiàn)的問題，該委員會提出在每個機構(gòu)中設(shè)立一名主管信息的高級官員，全面負責本部門的信息資源的管理、開發(fā)和利用，直接參與最高層的決策管理。美國國會在1996年2 月通過了，《信息技術(shù)管理改革條例》，該條例要示政府進行信息工作改革，并在各政府機構(gòu)設(shè)立信息主管職位，信息主管的主要職責是負責本部門信息資源的管理、開發(fā)、評價、指導、設(shè)計、利用等工作。為了配合信息主管的工作，每個部門還成立了專門的辦事機構(gòu)。自此以后，政府各部門紛紛設(shè)立信息主管。(9)我國可借鑒美國成功的經(jīng)驗，檔案館、圖書館、情報機構(gòu)的信息資源都屬于國家財產(chǎn)，從政府信息資源管理出發(fā)，借政府上網(wǎng)工程的鍥機，設(shè)立信息主管，以政府信息資源建設(shè)為主線，進行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)和管理。促進圖書館、檔案館、情報機構(gòu)和政府網(wǎng)站的共享共建。

2．3建立政府信息資源導航系統(tǒng)

將網(wǎng)上的政府網(wǎng)站的信息、圖書館、檔案館、情報網(wǎng)站的信息資源進行整合，建立政府信息資源導航系統(tǒng)(GILS)。在政府網(wǎng)站中有許多不受著作權(quán)保護的信息資源，如政策法規(guī)信息、專利信息等。在檔案資源中有許多過了保密期可以進入公有領(lǐng)域的信息。充分整合這些免費的信息資源，以發(fā)揮其經(jīng)濟效益和社會效益。而GILS則可實現(xiàn)這些功能。GILS利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和國際標準來搜集與標引信息，以便用戶能以各種途徑檢索到網(wǎng)上公共信息。它有點類似于圖書館的卡片目錄，可識別整個政府機構(gòu)的信息資源?？萍颊撐??？萍颊撐?。描述這些信息資源中的可用信息，以及提供獲取這些信息的幫助。(10)鑒于目前中文信息網(wǎng)站的現(xiàn)狀，有必要建立政府網(wǎng)站、圖書館網(wǎng)站、檔案館、情報機構(gòu)網(wǎng)站的導航系統(tǒng)，實現(xiàn)資源的統(tǒng)一檢索，一站式檢索。

總之，從我國目前的現(xiàn)狀和長期形成的歷史看，圖書、情報、檔案一體化建設(shè)是一項復雜的工程。科技論文。即要從思想觀念上改變傳統(tǒng)、封閉的理念，又要從理論研究上進一步探索，而更重要的是在實踐上改變傳統(tǒng)的管理體制的弊端。切實落實圖書、情報、檔案的一體化工作。需要政府、圖書館、情報機構(gòu)、檔案的共同努力和密切合作才能夠?qū)崿F(xiàn)。

參考文獻：

1、王煒，試論圖書、情報、檔案信息一體化的必要性和內(nèi)在依據(jù)。圖書情報工作，1998,11

2、李莉，論圖書、情報、檔案一體化，河南圖書館學刊，2002,4

3、萬清安，論圖書情報檔案管理的必然趨勢，武漢交通管理干部學院學報，2000,3

4、孟世恩，梁博，我國檔案信息網(wǎng)絡(luò)一體化建設(shè)中存在的主要問題及對策，檔案學研究2003,1

5、查先進，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下政府信息資源的共享與保密，圖書情報知識，2004,4

6、趙潔，論圖書情報檔案一體化，沈陽農(nóng)業(yè)大學學報(社會科學版)1999,4

7、劉換成，電子政務時代的美國政府信息資源管理，圖書情報工作，2003,12

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[關(guān)鍵詞]文秘工作：文書檔案：管理：一體化

中圖分類號：C931.46 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）11-0357-01

前言

文秘工作具有較強的綜合性、專業(yè)性和實踐性。檔案管理是文秘工作的重要內(nèi)容。文秘工作與檔案管理是相輔相成的密切關(guān)系，二者同時也是行政管理工作當中的主要組成部分。與此同時，檔案管理工作也是文秘工作的一部分。做好文秘工作是搞好文書檔案管理工作的基礎(chǔ)，對將來和現(xiàn)在都十分重要。

1.文秘工作和文書檔案管理工作的關(guān)系

這兩種工作是有一定聯(lián)系的，并且又在一定程度上相互獨立。在日常的工作任務中，文秘工作和文書檔案管理工作有所不同。但這兩種工作的主體都是公文，公文出自文秘工作中，而檔案的形成也是從公文中提取的。文書檔案就是公文的續(xù)集，從這些方面來看這兩種工作又是緊密聯(lián)系的。如果想把檔案的工作做全面，就必須從對公文的嚴格要求做起，公文處理是檔案工作的基石，它的好壞很大程度上會影響到文書檔案的好壞，所以說文秘工作是促成這兩種工作走向一體化的關(guān)鍵所在。隨著信息技術(shù)的不斷進步和發(fā)展，檔案的管理工作正向著文檔一體化的管理模式發(fā)展。這種管理模式是從這兩種工作的大局出發(fā)，在公文的生成、制發(fā)、歸檔、管理等工作中全部使用電腦的管理系統(tǒng)。這就要求各個相關(guān)部門對檔案的錄入和輸出都按照統(tǒng)一的格式進行。這樣就方便了管理，減少了許多重復工作，節(jié)約了時間、財力、人力，使這兩種工作更加規(guī)范，從而滿足現(xiàn)代化的要求。

2.文秘工作和文書檔案管理工作存在的問題

2.1 文種使用不清，公文格式、附件不規(guī)范

公文是非常規(guī)范的一種文體，我國也出臺了相應的法律規(guī)范對其制發(fā)、使用等環(huán)節(jié)進行了規(guī)范，起到了一定作用，在一定程度上提升了公文質(zhì)量。但也存在一些問題，如有的工作人員分不清公文的“請示”和“報告”這兩種不同文種。在許多時候混用這兩種公文，影響公文的受理和本身作用的發(fā)揮。再者就是許多公文附件在制發(fā)的過程中，沒有在正文中對附件進行標識，出現(xiàn)多個附件時沒有對附件進行編號。還有就是在公文的格式上也存在許多不規(guī)范現(xiàn)象。這些都影響了公文的受理、傳遞、規(guī)范化和管理等工作。

2.2 版記不全面，辦理程序不規(guī)范

版記是文書部門和文書檔案部門相互銜接，，順利實現(xiàn)“文檔一體化”的一個重要標識。而在文秘工作中常常不重視，有主題詞無抄送抄發(fā)單位，不標明印發(fā)部門和時間等，文件主題詞選用不準確，把公文標題隔斷就作為主題詞。公文的辦理程序常常是有越級行文，越級簽發(fā)，有校對無復核，不登記就印發(fā)等現(xiàn)象，直接影響到文書檔案管理工作。

2.3 歸檔資料不完整、編號不規(guī)范

在傳統(tǒng)的歸檔工作中，一般都是將公文原稿或者修改稿同最終稿進行裝訂存檔。但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，開始使用電腦進行存檔工作，這使得存檔工作一般只有定稿，缺少原稿、修改稿，造成歸檔資料不完整。還有就是一些公文因為沒有及時登記出現(xiàn)漏編、錯編甚至重編的現(xiàn)象，造成公文編號不規(guī)范。

2.4 用紙不達標，裝訂不規(guī)范

公文用紙很少注意克度要求， 因紙張質(zhì)量差和耐折度低，保存時間不長便開始發(fā)黃。紙型大小不規(guī)范，即使是同一型號的紙，有時大小也不一致。印刷裝訂中，有掉頁、漏頁、壓字、釘腳不齊等問題，影響到公文的嚴肅性、美觀性和文書檔案的完整性。

2.5 材料字跡不清晰、存檔資料不全面

許多記錄資料字跡不清楚，不方便長時間保存。還有一種情況就是一些工作人員為了一時方便，將自己唯一的資料交給上級，導致部門內(nèi)部資料減少。

2.6 移交資料不及時

因為日常的公文及其他工作任務比較繁忙，導致移交資料不及時，給檔案管理工作造成了不利影響。

3.實現(xiàn)文秘工作和文書檔案管理工作一體化的措施

3.1 強化文檔相關(guān)人員的管理意識

為避免文秘工作和文書檔案管理工作出現(xiàn)問題，確保檔案管理質(zhì)量，必須提高這兩個部門相關(guān)工作人員的管理意識。在完成本部門工作任務后多了解另一個部門的工作，提高自身工作意識，為實現(xiàn)這兩種工作向著一體化發(fā)展打下基礎(chǔ)，使文檔一體化管理工作更加規(guī)范。

3.2 強化全過程管理工作

1）樹立質(zhì)量管理意識。

2）要嚴格遵循公文處理的基本原則、公文格式、行文規(guī)則、收發(fā)程序、公文管理要求及公文歸檔的規(guī)定。

3）要理順管理體制，完善組織機構(gòu) ，建立一支優(yōu)秀的工作隊伍。

4）要建立細化有效的管理制度和工作程序，按照規(guī)范程序辦理公文。

5）要依靠先進的裝備和技術(shù)。要與單位的現(xiàn)代化發(fā)展同步，配置性能優(yōu)良的設(shè)備和工具適應檔案法律法規(guī)的要求，并強化其操作的熟練性和規(guī)范化。

3.3 加強標準化建設(shè)

“文檔一體化”必須依靠文書、檔案工作的標準化才能形成。沒有統(tǒng)一的標準，“文檔一體化”的綜合管理網(wǎng)絡(luò)就很難建立起來，“文檔一體化”軟件也不可能具有通用性。為此，統(tǒng)一標準、強化標準，并且以一定的手段促使各級文書檔案部門實行標準，這是我們今后一段時期工作中應特別加強的一項工作。不僅如此，“文檔一體化”建設(shè)不應只限制在傳統(tǒng)的文書檔案部門，還應擴展到各種職能部門產(chǎn)生的各種不同門類、不同載體的檔案領(lǐng)域，從而使各類文件管理系統(tǒng)都能與檔案管理系統(tǒng)通過接口緊密銜接，充分發(fā)揮“一體化”數(shù)據(jù)共享優(yōu)勢。

3.4 強化文秘部門文書立卷工作

文書立卷是文書處理工作的一個重要組成部分，是條理化、系統(tǒng)化和安全保管文件的必要措施，也是文件運轉(zhuǎn)處理的終點與歸宿。文書立卷是《檔案法》早已明確的一個基本制度，《辦法》也規(guī)定公文辦理完畢后， 由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T及時整理、立卷、歸檔。文書立卷是文秘工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，是二者真正意義上的銜接點。各職能部門辦理完畢的文件材料，應由文秘人員或?qū)Ｂ毴藛T集中統(tǒng)一保管，并根據(jù)立卷的原則和方法，在檔案工作人員的指導和幫助下，由文書立卷，使文件的立卷工作日?；?。文書立卷的關(guān)鍵是要有計劃地做好平時積累，并進行分門別類的管理，這樣既方便平時查閱，又有利于年終立卷，并能保證文件材料的完整性。

3.5 加強公文的標準化建設(shè)

要想實現(xiàn)這兩種工作的一體化，就必須注重日常工作的標準化。這會使公文使用、歸檔、管理等環(huán)節(jié)更加便捷，不存在標準不一樣的麻煩。

4.結(jié)束語

綜上所述，綜上所述，文秘工作和文書檔案管理兩者間的關(guān)系是相輔相成的關(guān)系，并且二者還是行政管理工作中較為主要的組成部分又密不可分。文書檔案管理工作是文秘工作的一部分，也是提高文秘工作者綜合素質(zhì)的一個有效手段；在實踐工作中文書檔案管理工作是離不開文秘工作的，如果沒有文秘在前期階段地準備工作那幺文書檔案的管理工作也是無法順利進行的；有效地將文書、檔案實施一體化管理是推動辦公自動化進程的有效途徑。

參考文獻

[1] 余紅梅.如何做好文秘工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接[J].陜西檔案，2007（5）.

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一、提升檔案服務意識的重要性

（一）是社會公眾對檔案部門的要求。檔案本身作為一種紀錄歷史的資料，在當前社會不斷進步、經(jīng)濟飛速發(fā)展的背景下越來越受到人們的重視，人們對檔案部門的要求、呼聲也越來越高。對此，檔案部門應積極突破傳統(tǒng)檔案管理理念的束縛，踴躍去探索檔案管理、服務的新思路，充分挖掘自身的潛力，致力于尋找檔案管理與社會發(fā)展的最佳結(jié)合點。

（二）是檔案工作自身發(fā)展的需要。檔案工作本身是為社會提供檔案保管與服務的工作，其基本屬性就是服務性，而服務性本身也是檔案工作能夠生存與發(fā)展的重要基礎(chǔ)。要讓檔案工作充分發(fā)揮出其自身的價值，檔案部門就必須要將服務放在當前工作的首要位置。檔案工作的開展必須要緊緊圍繞著社會中心工作服務，在檔案工作的全過程都貫穿服務，為此必須要切實做好檔案需求服務，對服務質(zhì)量進行改善，積極轉(zhuǎn)變服務形式，創(chuàng)新服務內(nèi)容，并對管理理念、管理模式、管理手段以及方法進行充分創(chuàng)新，只有這樣才能夠讓檔案的存憑、留史、育人、資政等作用得到充分的發(fā)揮。

二、提升檔案服務意識，改善檔案管理質(zhì)量

（一）樹立起“以人為本，一切為利用者服務”的理念。當前，現(xiàn)代檔案管理工作受到市場的嚴峻考驗，為此，必須要從市場的實際情況出發(fā)，對檔案服務的目標與內(nèi)容進行明確，從利用者的實際需求出發(fā)，制定出具有針對性的計劃，更好地為廣大的群體服務。伴隨著各種先進信息技術(shù)的運用，電子檔案的使用越來越廣泛，也有越來越多的利用者迫切希望可以利用計算機來對檔案進行快速檢索。有鑒于此，必須要做好充足的準備，盡可能地為利用者提供一個舒適、高科技的環(huán)境，以便于利用者能夠快速、安心地獲取自己需要的檔案。?c此同時，檔案工作人員自身還需要積極地改變服務理念，從市場角度、高科技角度出發(fā)，為利用者提供更高水平的服務。

（二）不斷拓寬服務方式，充分發(fā)揮檔案的社會效益與經(jīng)濟效益。檔案工作開展的目的就在于讓社會大眾能夠更加方便地獲取各種信息，以便能夠為經(jīng)濟、文化工作的開展提供參考研究，從這里能夠看出檔案的實際意義就是能夠為其他各個領(lǐng)域提供支持。檔案是一種非常重要的參考憑證，檔案有著相當深刻的時代性，能夠?qū)Ξ敃r的社會與經(jīng)濟水平進行充分的體現(xiàn)，通過對各個時期相同類別檔案的比較，能夠從其中發(fā)現(xiàn)各種規(guī)律，進而為社會與經(jīng)濟等領(lǐng)域的不斷進步提供重要借鑒。例如生產(chǎn)、科研這方面的檔案，可能對當代經(jīng)濟的發(fā)展有促進的作用，也具有十分強的操作性，但是檔案的經(jīng)濟效益與此有所不同，檔案所獨具的參考作用使得更多領(lǐng)域能夠從中獲益，從而為其發(fā)展起到巨大的推動作用。隨著檔案工作的開展，需要檔案管理工作人員對服務的方式進行不斷改進，通過多元化、精深的服務改善檔案部門的服務水平，為廣大利用者提供良好的服務，充分發(fā)揮出檔案的價值。

（三）加強檔案資源的開發(fā)，為利用者主動提供服務創(chuàng)造條件。對于檔案部門來講，最大的優(yōu)勢就是豐富的信息資源，因此檔案部門不能僅僅成為檔案的守護者，同時還必須要成為檔案信息資源的開發(fā)者以及傳播者。檔案管理人員通過挖掘信息資源，從而為利用者提供服務，這也是檔案工作人員做好檔案服務的重要前提。檔案信息資源開發(fā)的基本手段之一即是檔案的編研工作，根據(jù)利用者的需求，為他們提供良好的二次、三次文獻服務，例如編制出專題匯編、專題文摘等等。面對快速發(fā)展的信息技術(shù)，檔案工作人員需要擁有良好的超前意識、創(chuàng)新意識、信息意識以及市場意識，充分認識到檔案本身不僅可以用來對過去的問題進行分析，同時還能夠為現(xiàn)實工作提供重要的信息支持。以科研類檔案為例，在經(jīng)濟方面存在潛在的價值，能夠?qū)n案信息資源轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的生產(chǎn)力，對此，就需要檔案工作人員合理開發(fā)信息資源，以為經(jīng)濟建設(shè)提供服務。同時還應該充分利用自身館藏優(yōu)勢，定期舉辦專題展覽以達到宣傳、思想教育的功能，從而將檔案信息資源的作用最大限度地發(fā)揮出來。

與此同時，檔案管理工作人員應在提升服務水平、層次上做足準備，積極采用現(xiàn)代化技術(shù)去創(chuàng)新、研究相關(guān)檔案的收集范圍、整合方式、利用模式等等，尤其是要主動利用所掌握的檔案信息資源來為領(lǐng)導、部門決策提供準確度高的檔案資料、文件匯編作為參考，進一步提高服務的價值。

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一、醫(yī)院綜合檔案管理存在的問題

（一）缺乏對綜合檔案管理重要性的認識

人們對事物的認知直接影響事物的發(fā)展方向，正確的認知有利于促進事物的發(fā)展壯大，而錯誤的認識勢必會成為事物發(fā)展的重大阻力。目前來說，我國部分醫(yī)院對綜合檔案管理的認識不足，特別是在建設(shè)電子檔案的過程中，不少醫(yī)院存在諸多誤區(qū)。例如，有的醫(yī)院管理者認為檔案信息化發(fā)展是勞民傷財，是盲目追新的項目，有的醫(yī)院管理者認為數(shù)字化開發(fā)只是技術(shù)人員的任務，等等。上述誤區(qū)的存在成為醫(yī)院綜合檔案發(fā)展的絆腳石。之所以會出現(xiàn)上述誤區(qū)，一是由于檔案管理人員尚未全面認識到自己在綜合檔案管理中的社會職責，尚未意識到這一工程的復雜性、系統(tǒng)性。二是由于檔案管理人員對綜合檔案管理的重要性認識不到位，缺乏主動管理意識，再加之缺乏具體經(jīng)驗，從而導致多種管理行為問題的出現(xiàn)。

（二）檔案管理制度不完善

目前來說，我國部分醫(yī)院的綜合檔案信息均由不同部門分別保管，醫(yī)院缺乏明確的檔案管理手段與方案，容易導致檔案管理出現(xiàn)混亂。再加上醫(yī)院缺乏細化、可操作性的管理制度，不同部門對自身的檔案管理職能認識不到位，缺乏標準的檔案收集范圍，導致多種重要數(shù)據(jù)、信息的流失。此外，醫(yī)院綜合檔案管理需要復合型人才的支持，但目前來說，我國檔案管理人員的平均素質(zhì)還有待提升，部分檔案人員缺乏檔案管理基本知識與技能，一部分檔案人員不了解檔案管理的重要性且缺乏檔案信息化建設(shè)的科學技術(shù)，嚴重阻礙了檔案綜合管理的健康發(fā)展。

（三）電子檔案不完善

現(xiàn)階段，我國部分醫(yī)院電子檔案建設(shè)力度比較薄弱，尚未充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢。例如，缺乏完善的電子檔案建設(shè)標準，導致視頻、聲音、文字等檔案的格式轉(zhuǎn)化均不合理，某些紙質(zhì)文件在轉(zhuǎn)化過程中也會出現(xiàn)部分信息無法被讀取等多種問題。部分單位尚未對電子檔案進行檢索，沒有按照要求對紙質(zhì)檔案進行編號，兩者之間無法做到一一對應，這勢必會影響到對醫(yī)院檔案的利用。

二、醫(yī)院綜合檔案管理問題的解決策略

（一）提高檔案管理意識

提高檔案管理意識，加強領(lǐng)導支持，是做好醫(yī)院綜合檔案管理的基礎(chǔ)。在新形勢下，醫(yī)院各級領(lǐng)導必須高度重視，加大檔案建設(shè)力度，在提高認識的基礎(chǔ)上，加快標準化體系建設(shè)力度，并積極與國際社會接軌。與此同時，醫(yī)院應通過會議、宣傳、活動等方式，全面提升醫(yī)務人員對檔案管理重要性的認識，使其認識到自己的任務與職責，更好地促進綜合檔案管理工作的開展。另外，還應完善檔案管理獎懲機制，將檔案管理效果與質(zhì)量直接與醫(yī)務人員的考核結(jié)果相掛鉤，全面提升相關(guān)人員的檔案管理主動性與積極性。

（二）加強檔案管理制度建設(shè)

加強檔案管理制度建設(shè)，完善檔案管理機制是醫(yī)院發(fā)展的重要保證。醫(yī)院管理人員需結(jié)合醫(yī)院發(fā)展實際以及先進的檔案管理經(jīng)驗，建立健全檔案管理體制，明確醫(yī)院綜合檔案管理的具體工作辦法與方案計劃，進一步明確不同職能部門的權(quán)限、職責以及檔案管理流程，進而使得各項檔案管理工作的開展有章可循。與此同時，還應加強醫(yī)院綜合檔案工作手冊的編制，針對性細分不同檔案的目錄標準、收集單位以及保管權(quán)限，在保障檔案資料完整性與真實性的基礎(chǔ)上，方便對檔案的查閱、使用。

其次，在檔案管理制度建設(shè)過程中，必須遵循一定原則。具體來說：第一，安全性原則。只有保證檔案資料的安全性，才能充分發(fā)揮綜合檔案管理的重要作用。第二，實事求是原則。在法律標準制定過程中，不同部門必須結(jié)合自身實際情況制定符合自身醫(yī)院發(fā)展的標準策略，切忌一刀切。第三，利益平衡原則。必須堅持利益平衡原則，對不同檔案的信息權(quán)利進行確認，按照權(quán)利義務相平衡原則，尋找電子、紙質(zhì)檔案的平衡點，進而促使兩者利益最大化。第四，透明性原則。在具體管理法規(guī)建設(shè)過程中，應遵循公開、民主、科學的原則，積極征詢社會各界意見，增強信息立法的公開性與透明度。

（三）加強電子檔案建設(shè)力度

對于綜合檔案管理發(fā)展來說，電子文件信息管理平臺是非常重要的組成環(huán)節(jié)，相關(guān)部門必須加強電子文件的保存以及前端控制，從而為系統(tǒng)功能的實現(xiàn)提供強有力的支撐。各級檔案部門必須積極參與到管理平臺建設(shè)過程中來，積極提出自己的意見，加強與技術(shù)開發(fā)人員的聯(lián)系，進一步提升平臺功能的合理性與效率。

在信息化高度發(fā)展的今天，我們必須加強電子檔案建設(shè)力度，強化電子檔案原始記錄性。具體來說，可從如下方面入手：第一，嚴格執(zhí)行電子檔案管理規(guī)范等國家相關(guān)法律標準要求，嚴禁越權(quán)操作，進一步提升檔案管理的完整性與安全性。第二，加強計算機網(wǎng)絡(luò)安全配置管理，定期進行網(wǎng)絡(luò)維護，及時查殺病毒，保證網(wǎng)絡(luò)完全。第三，做好電子文件保存工作，保證計算機庫房溫度、濕度合理。筆者建議，將電子文件保存在塑料保護套中，并將其放在安全、穩(wěn)定的環(huán)境中保管，從而保證電子文件不受有害氣體、灰塵、外界磁場等干擾。重視原始記錄，保存檔案原始記錄是我們的首要任務，其直接關(guān)系到檔案憑證的法律價值。在日常檔案管理工作中，必須嚴抓這一工作并形成長效運行機制。

篇10

民政工作的工作效果與我國民眾的生活有著緊密的聯(lián)系，也在一定程度上關(guān)系著百姓的切身利益，甚至對我國社會的發(fā)展狀態(tài)構(gòu)成一定的影響。最近幾點，我國各級政府部門對于改善民生工作一直非常重視，想通過一系列的辦法推進我國民生工程的建設(shè)，盡可能的為廣大的人民群眾獲取更大的利益。在我國社會主義經(jīng)濟發(fā)展新常態(tài)的大環(huán)境下，我國各級民政部門也開展了很多的公共服務項目，這就使得我國民政部門的各項檔案資料也日益增加，這些檔案真實、準確的記錄著我國民政部分開展活動的情況，同時也是我國各級民政部門開展下一階段工作的重要參考與依據(jù)，也是我國民政工作的重點。

1我國民政檔案管理的現(xiàn)狀

現(xiàn)階段我國的民政檔案管理主要是以部門為單位進行的，通常情況下都是由民政部門的不同科室的工作人員將民政檔案進行分類、收集、保管與整理，從而可以為我國社會工作開展提供可靠的檔案資料，以便于更好的服務人民。為進一步改變我國民政檔案保管現(xiàn)狀，切實提升我國民政檔案管理能力，我國各級民政管理部門依據(jù)不同的類別對檔案進行劃分，主要分為以下幾部分，（1）照片；（2）文書；（3）聲音檔案、圖像檔案；（4）財務檔案等；同時可以按照不同的類別進行劃分，例如， 可以根據(jù)地名、管理以及收養(yǎng)等情況進行劃分。就現(xiàn)階段我國行政檔案工作來講，實行的是統(tǒng)一的管理，根據(jù)統(tǒng)一的管理制度對行政檔案進行管理，這樣可以為今后其他各部門的工作打下堅實的基礎(chǔ)?，F(xiàn)階段，將民政檔案進行分開存放以及專職存放是各級民政部分對民政檔案進行管理的主要手段。

2現(xiàn)階段我國民政檔案管理過程中存在的問題

2.1 我國民政部門的民政檔案管理制度還需要進一步加強

在我國經(jīng)濟發(fā)展步入經(jīng)濟發(fā)展新常態(tài)的時期，作為我國民生的主管部門，民政部門積極開展了諸多的公共事業(yè)服務項目，這樣就造成了民政檔案資料也逐漸的增加，所以在建立起科學合理的民政檔案管理制度的同時，也需要將相關(guān)的民政檔案進行專業(yè)的分類。現(xiàn)階段的各級民政部門只是按照傳統(tǒng)的要求將民政檔案進行機械化的分類歸檔，而并對于今后相當長一段時間內(nèi)可能出現(xiàn)的資料查閱工作缺乏必要的管理制度。并且對于一些具有較強專業(yè)性的檔案管理制度來講，更是缺乏必要的規(guī)章，這就造成了民政部門不能對民政檔案進行科學有效的管理。

2.2 我國民政檔案管理人員缺乏必要的管理意識

最近幾年，我國已經(jīng)出臺了一系列的民政檔案管理規(guī)章制度，但是在實際操作的過程中，大多數(shù)的規(guī)章制度都僅僅是一種形式，并沒有發(fā)揮出其真正的作用。并且大多數(shù)的民政檔案管理人員并沒有經(jīng)過系通過的專業(yè)培訓，缺乏專業(yè)的檔案管理知識，在實際的工作中，往往會出現(xiàn)清檔案重業(yè)務的情況出現(xiàn)，在工作中他們大多只是將檔案進行簡單的收集裝訂，并沒有對檔案進行實質(zhì)性的分類管理。并且我國的大多基層民政部門，并沒有設(shè)立專業(yè)的民政檔案存放室，所以根本不能做到防水、防蛀等工作。這種情況的出現(xiàn)也會直接的影響到檔案管理的能力。

2.3 我國檔案管理利用率較低

由于民政部門本來就是一個集婚姻登記、收養(yǎng)、復退役軍人安置等多種服務群眾的地方，所以這就決定了它的檔案數(shù)量大和種類繁多的特點。但是有些檔案存在漏缺現(xiàn)象，在全國聯(lián)網(wǎng)查找相關(guān)檔案資料的大趨勢下，沒有將檔案資料信息化管理，使得全國民政檔案資料的查詢遭遇一大考驗，無法更好的共享資源，造成資源的浪費。

3檔案管理優(yōu)化途徑

由于我國的民政檔案管理管理制度欠缺，各級檔案主管部門應該進行徹底的排查，同時對現(xiàn)行的民政檔案管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督與指導，加強對檔案管理部門的監(jiān)察力度，恪盡職守。同時對于各級的檔案部門，應該主動和積極配合相關(guān)民政部門的監(jiān)督工作，認真履行和落實有關(guān)法律準則，建立相對應的檔案管理崗位責任制度，將檔案工作做到有條不紊。有關(guān)民政管理部門應該對檔案管理的重要性進行更深入的貫徹，使得檔案工作能夠更加標準化、制度化和規(guī)范化，將檔案事業(yè)和其他民政工作同步發(fā)展。

由于我國民政檔案管理人員的管理意識欠缺，所以需要重點加強對檔案管理人員的隊伍建設(shè)情況，我國各級檔案主管部門也需要加強對檔案管理工作的認識程度，切實提升管理人員的業(yè)務水平以及現(xiàn)代化檔案信息管理的應用能力。打造出可是適應時展的高素質(zhì)管理隊伍?？梢圆欢〞r組織召開檔案管理經(jīng)驗座談進行經(jīng)驗的交流，提出在檔案管理過程中所遇到的困難，有效的提升工作效率。對于在民政檔案管理過程中出現(xiàn)的一些問題，需要及時的像當?shù)氐拿裾块T進行反饋，同時申請足夠的設(shè)備以及辦公必要的費用，根據(jù)要求對民政檔案管理設(shè)備等進行維修、養(yǎng)護，確保今后可以對民政檔案進行查詢、管理。