導(dǎo)語：如何才能寫好一篇企業(yè)文件檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計算機技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會計核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會計軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎(chǔ)上完成財務(wù)管理電算化，運用計算機輔助完成財務(wù)分析和編制財務(wù)計劃。隨后，把計算機技術(shù)擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現(xiàn)財務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機技術(shù)運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計算機技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進行登記與統(tǒng)計。

總之，在計算機技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應(yīng)用計算機技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計算機管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設(shè)計電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲技術(shù)宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會”?？梢?，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進行。

關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產(chǎn)生于本世紀40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計算機技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機讀文件中的關(guān)鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理模式。機讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構(gòu)成。在機讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔(dān)起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機結(jié)合和共同努力。

篇2

企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理應(yīng)用計算機技術(shù)的歷程，不僅記錄著企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著企業(yè)經(jīng)營管理和產(chǎn)品開發(fā)信息化的進程。根據(jù)計算機技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計算機技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會計核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會計軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會計核算電算化的基礎(chǔ)上完成財務(wù)管理電算化，運用計算機輔助完成財務(wù)分析和編制財務(wù)計劃。隨后，把計算機技術(shù)擴展到采購、銷售、庫存及人事管理。運用計算機實現(xiàn)財務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計算機技術(shù)運用于生產(chǎn)管理，實現(xiàn)生產(chǎn)計劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計算機化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對正在形成的現(xiàn)行信息進行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計算機技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強各項管理所需要的，是企業(yè)管理運用計算機技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計算機技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進行登記與統(tǒng)計。

總之，在計算機技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運用計算機技術(shù)解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應(yīng)用計算機技術(shù)不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計算機技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點和難點在于，現(xiàn)行文件和檔案自動化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計算機管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計算機技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會議，會上宋健主任指示：這件工作要請國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計算機輔助設(shè)計電子文件應(yīng)用光盤存儲、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個企事業(yè)單位進行試點，為實現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會。該會的中心議題是對《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》兩個標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進行修改、補充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲技術(shù)宣講演示會。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會”?？梢姡嘘P(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進行。

關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會電子文件委員會的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機讀文件入手。

機讀文件僅指計算機識別的文件最早產(chǎn)生于本世紀40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個世紀的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計算機技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個階段的差異，有助于深入認識電子文件的形成和管理特點。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機讀文件中的關(guān)鍵詞是“機讀”，即“能夠由計算機輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個存儲區(qū)讀到另一個存儲區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識別是機讀文件的主要特點。在這一階段，計算機讀出的文件不是由計算機制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機讀文件不同，電子文件則包括在計算機上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理式。機讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點劃分管理程序與方法。其三，存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構(gòu)成。在機讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻信息管理者是獨立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護人員將是文獻信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻信息管理者將不再是獨立的群體，文獻信息管理者已不能獨立承擔(dān)起文獻信息管理職能。文獻信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機結(jié)合和共同努力。

篇3

【關(guān)鍵詞】 項目檔案；檔案管理；問題；原因 ；改進

項目檔案真實記錄了項目建設(shè)前期可行性研究、項目實施、項目竣工驗收等建設(shè)的全過程，為項目驗收、工程事故原因和責(zé)任認定以及日后進行管理維護、改擴建等提供了翔實的技術(shù)依據(jù)。項目檔案具有綜合性、成套性、真實性、準(zhǔn)確性的特點。為了確保項目工程質(zhì)量，現(xiàn)國家規(guī)定項目整體驗收前，必須通過項目檔案專項驗收。

一、目前企業(yè)在項目檔案管理上存在的問題

（一）歸檔項目文件齊全性方面的問題。一是缺工程合法性證明文件；如缺工程核準(zhǔn)、批復(fù)文件，缺土地使用證、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、施工許可證等。二是招投標(biāo)文件中缺評標(biāo)記錄、評標(biāo)報告和中標(biāo)通知書。三是項目申和批復(fù)、更改變更類文件沒有閉環(huán)，有申請沒批復(fù)或有批復(fù)無申請等。四是缺竣工報告、驗收記錄、工程預(yù)決算資料等，或不完整。五是缺照片、錄音、錄像、光盤等聲像電子檔案。

（二）文件有效性方面存在的問題。一是文件簽字、蓋章手續(xù)不完備。如合同、協(xié)議只有簽字，沒有蓋章；隱蔽工程驗收記錄簽字不全，或缺設(shè)計單位簽字，或缺建設(shè)單位簽字。二是檔案正本中有些文件不是原件。三是有些竣工圖沒蓋竣工圖章，或簽字不全；

（三）文件真實性、準(zhǔn)確性方面的問題 。一是竣工圖修改不到位，竣工圖沒有按設(shè)計變更做相應(yīng)的更改。二是在施工圖上修改不注明修改依據(jù)。三是原材料出廠合格證、檢驗報告的日期晚于復(fù)檢日期。

（四）案卷質(zhì)量方面的問題。一是施工單位組卷方法不統(tǒng)一，如某項目分別由兩個不同施工單位承建，但其基建部分材料文件組卷方法卻不一致，影響文件的查找，也造成不夠統(tǒng)一規(guī)范。二是把項目前期管理性文件作為文書檔案歸檔，與項目檔案分離，違背科技檔案成套性原則。三是個別案卷組卷不合理。主要是項目前期文件，組卷時常出現(xiàn)不區(qū)分問題、不區(qū)分年度組成雜卷，如把全部上級有關(guān)文件集中組成一卷，這樣不便于檢索利用。四是個別案卷題名不準(zhǔn)確。主要是題名過于簡單，不能揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容，如“上級有關(guān)文件”“竣工資料（一）”“竣工資料（二）”，難以準(zhǔn)確查找所需的文件。五是個別案卷中文字材料有污漬，圖紙有缺損等。

二、存在問題的原因

一是負責(zé)工程項目的領(lǐng)導(dǎo)及管理人員檔案意識淡薄，認識不到位。有的僅在口頭上強調(diào)，并不落實在具體實際工作中。平時只注意抓工程質(zhì)量、進度、安全等工作，而忽視了工程建設(shè)過程中檔案資料的及時收集、整理和保管。

二是施工單位不注意施工過程中文件、資料的收集、整理、歸檔工作，不是按照施工過程中每一個環(huán)節(jié)來產(chǎn)生資料，往往是工程施工快結(jié)束了，才突擊搞竣工資料，使檔案資料的真實性大打折扣。

三是工程技術(shù)管理人員未嚴格執(zhí)行相關(guān)項目檔案管理制度，對自己負責(zé)的項目前期資料沒有及時整理、保存；對施工、監(jiān)理單位檔案資料要求、把關(guān)不嚴，致使工程項目結(jié)束后檔案遲遲不能歸檔，檔案部門對此無能為力。

四是工程項目資料管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，影響歸檔質(zhì)量。施工單位資料管理人員大都是臨時抽調(diào)，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力較差，且大多身兼數(shù)職，精力有限。造成歸檔資料不齊全、案卷質(zhì)量差、不規(guī)范等很多問題，檔案部門管理人員給予指導(dǎo)都聽不明白，嚴重影響歸檔質(zhì)量和完整性；也造成檔案部門在項目竣工完成后，補充收集工程竣工資料難度較大。

三、加強和改進的措施

一是項目主管單位領(lǐng)導(dǎo)和具體管理人員應(yīng)高度重視項目檔案工作。加強國家和公司檔案有關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)，不斷提高檔案意識和管理水平。應(yīng)嚴格執(zhí)行國家檔案“四參加”要求，在項目實施過程中讓檔案管理人員提早介入，從而保證檔案質(zhì)量。

二是完善、健全公司項目檔案管理制度，尤其是歸檔范圍和歸檔要求，保證項目文件齊全、完整。同時項目招投標(biāo)過程中，要求施工單位、監(jiān)理單位一定要制定歸檔制度，并將檔案按期、完整歸檔納入相關(guān)合同條款，從源頭上保證文件能收集齊全；另外要加強參與工程建設(shè)的公司內(nèi)各部門、各環(huán)節(jié)文件的積累、收集，加強對參與項目實施的外單位檔案收集、整理、歸檔的監(jiān)督指導(dǎo)。

三是要保證文件有效、真實、準(zhǔn)確，需要文件形成單位、監(jiān)理單位和建設(shè)單位對文件的內(nèi)容和形成過程認真審核把關(guān)。

要了解和熟悉項目文件歸檔范圍，嚴格區(qū)分文書檔案與科技檔案，項目前期的文件也應(yīng)納入項目檔案范圍，如確因文件類檔案專門管理，也應(yīng)將有關(guān)文件復(fù)印件納入到相應(yīng)項目案卷中，注明原件保存地點即可。

篇4

摘要：企業(yè)檔案信息管理對于企業(yè)而言是非常重要的，它能為企業(yè)檔案信息的開發(fā)提供有效的支持和保障?，F(xiàn)階段企業(yè)及單位檔案管理要逐步實現(xiàn)信息化，這能極大的提高其檔案管理的工作效率，工作效率一旦提高，服務(wù)水平就會大幅度提高。本文將從企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)為著手點，深入分析其中的問題，并提出更新、更能適應(yīng)時展的相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；信息化；問題；創(chuàng)新

1導(dǎo)言

企業(yè)檔案的建設(shè)是保證企業(yè)工作有序進行、高效運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，而傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式，由于檔案數(shù)據(jù)信息的多樣性、復(fù)雜性、龐大性而使檔案的錄入、儲存等都面臨很大挑戰(zhàn)，很難適應(yīng)時代的高速發(fā)展和迅速變化。企業(yè)檔案的信息化建設(shè)決定了企業(yè)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是否建立妥善，對企業(yè)的發(fā)展也有一定的影響。不同的企業(yè)進行檔案信息化建設(shè)的方式也應(yīng)該不同，不能一味照搬其他企業(yè)的方式，需要根據(jù)自身的特點進行建設(shè)。

2什么是檔案室的“四精”一流的思考

實現(xiàn)“四精”一流，必須將“一流”理念貫穿所有工作始終，真正做到入腦入心，要有一流的標(biāo)準(zhǔn)和要求，一流的業(yè)績和成效。黃龍灘電廠辦公室重抓檔案“四精”一流建設(shè)，管理實現(xiàn)“聚是一團火，散是滿天星”。創(chuàng)建“四精”一流企業(yè)的成效主要不在于局部的突破進步，而在于整體的管理提升，我的理解是必須全廠所有單位、部門、班組、個人都達到“四精”一流，一個都不能少。具體到檔案室，我認為是：人員做到“用心工作，專心做事，盡心履職”，經(jīng)得起考驗、耐得住寂寞、受得了怨氣；認真學(xué)習(xí)法律法規(guī)和管理制度，遵章守紀“零考核”；立足崗位加強學(xué)習(xí)，掌握真本領(lǐng)、練就硬功夫，崗位技能和綜合素質(zhì)有效提升，爭當(dāng)技術(shù)能手；積極投身品牌建設(shè)，注重新聞挖掘深度，展示辦公室形象；深化作風(fēng)建設(shè)，認真落實機關(guān)“十不準(zhǔn)”要求，發(fā)揮好機關(guān)的示范引領(lǐng)作用；年度新增檔案數(shù)字化率達到95%；工作中實現(xiàn)溝通協(xié)調(diào)“零距離”、檔案查詢“零障礙”、服務(wù)質(zhì)量“零投訴”；全廠干部職工能夠方便、準(zhǔn)確、快捷地查找所需要的檔案資料，檔案資料的查全率、查準(zhǔn)率均達到100%；有效開發(fā)企業(yè)檔案知識信息資源，檔案工作的價值得到充分體現(xiàn)。

3企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化信息建設(shè)的問題

3.1企業(yè)檔案信息化認識不足

目前人們受傳統(tǒng)因素的影響，已經(jīng)習(xí)慣了人工處理檔案。這種現(xiàn)象出現(xiàn)的原因是對企業(yè)檔案信息化的認識不足。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，各個行業(yè)和部門積極利用這一便利基礎(chǔ)，順應(yīng)時展要求，對于效率等各方面都有很大提高，企業(yè)檔案的信息化也是如此，不僅可以提高企業(yè)檔案的個人工作效率、提高企業(yè)部門的整體職能效率，還有利于對企業(yè)檔案信息化模式的不斷探索和完善，為我國企業(yè)檔案信息化的整體發(fā)展奠定基礎(chǔ)。隨著信息化這個大環(huán)境的形成，一味堅持傳統(tǒng)思想觀念是不可取的，企業(yè)部門要加強對企業(yè)檔案工作者信息化知識的宣傳，并傳遞相關(guān)積極信息，鼓勵二級單位積極開展檔案信息化工作，提高對企業(yè)檔案信息化建設(shè)的認識。

3.2檔案管理工作缺少專業(yè)人員

我國目前許多單位檔案管理人員的專業(yè)性不足，這是阻礙檔案管理工作的絆腳石。一方面，這些非專業(yè)人員都不是檔案管理專業(yè)出生，沒有經(jīng)過系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，所以在網(wǎng)絡(luò)信息化迅速發(fā)展的時代，他們很難適應(yīng)時代的發(fā)展潮流，嚴重影響了企業(yè)及單位檔案管理工作的發(fā)展；另一方面，許多檔案管理工作者的年齡都比較大，在工作上缺乏責(zé)任心和工作激情，導(dǎo)致檔案管理中存在很大的缺漏，他們也不能及時的發(fā)現(xiàn)，這就使得檔案管理工作只是形同虛設(shè)，并不能起到應(yīng)有的作用，所以培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員非常重要，只有讓專業(yè)的人員去從事這項工作，才能加快我國企業(yè)及單位檔案管理信息化建設(shè)步伐。

3.3信息化設(shè)備利用率低

企業(yè)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)經(jīng)歷了一段時間的發(fā)展，部分企業(yè)檔案部門也積極引入計算機等信息化設(shè)備，以便提高檔案管理工作的效率，響應(yīng)國家信息化戰(zhàn)略。但實際上，目前我國企業(yè)檔案信息化設(shè)備大部分處于閑置狀態(tài)、利用率偏低，只有簡單的編輯、傳輸文件等功能被利用。各檔案部門根據(jù)自己實際情況將已有設(shè)備利用起來或引入新的信息化設(shè)備是下一步促進企業(yè)檔案信息化的重要工作點。

4企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新措施

4.1善于學(xué)習(xí)

檔案管理以安全管理為基礎(chǔ)，以確保安全為底線，以信息化建設(shè)為重點，推進協(xié)同發(fā)展。面對檔案種類繁多、現(xiàn)代信息化技術(shù)水平和業(yè)務(wù)能力方面要求越來越高的今天，要開展終身學(xué)習(xí)模式。一個合格的檔案管理人員：一是不僅要學(xué)好檔案管理技能，要對檔案法、目錄學(xué)和檔案保護學(xué)等學(xué)科有詳細了解，同時也需要廣博的知識體系，能夠看懂檔案里面的內(nèi)容，并將各方面繁雜的信息進行區(qū)分和整理。二是結(jié)合自己的崗位工作，熟練掌握檔案數(shù)字化各種軟件運用，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識（靈活運用檔案管理信息系統(tǒng)、掃描儀、PDF編輯軟件、圖像處理軟件等等）、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。完成“檔案資料管理者”向“檔案信息的導(dǎo)航者”的職能轉(zhuǎn)變。

4.2加大檔案收集力度

著力重點工作、重大活動、重大建設(shè)項目、重大科研項目資料的收集，確保電子文件與紙質(zhì)及其他載體形式檔案同步收集，確保我廠在安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理活動中形成的有保存價值的文件及各種載體形式的檔案不流失。針對我廠運維檢修、技改和小型基建項目管理實際，自覺學(xué)習(xí)工程建設(shè)管理環(huán)節(jié)的相關(guān)知識，做好與項目管理部門、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位的溝通，做好科技檔案歸檔工作流程和業(yè)務(wù)規(guī)范，及時了解工程建設(shè)動態(tài)，將各階段形成的檔案及時收集整理直至竣工驗收，使工程檔案形成首尾相接、互為因果、全程控制的記錄體系。

4.3提升服務(wù)

服務(wù)是檔案工作的永恒主題。一是創(chuàng)新服務(wù)形式。依法做好檔案查閱服務(wù)，改進查閱方式，簡化利用手續(xù)，提供最快捷、最完善、最范的服務(wù)，最大限度滿足利用者需求，拓展服務(wù)渠道，圍繞工作需要，主動開發(fā)檔案資源，積極提供檔案信息服務(wù)。做到檔案資料的查全率、查準(zhǔn)率均達到100%。二是加大檔案開發(fā)力度。加強對檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發(fā)，提供深層次、高質(zhì)量檔案信息，不斷挖掘檔案的價值，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”，更好為全廠各項工作提供參考。三是加快推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。切實推進檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化，以數(shù)字化檔案代替原件提供利用。

4.4建立檔案信息化建設(shè)工作組

企業(yè)檔案信息化的建設(shè)是一件比較浩大的工程，要做好這項工作、保證每個環(huán)節(jié)的正確對接和順利實施，需要建立檔案信息化工作組。檔案信息化工作組主要對企業(yè)檔案工作進行總體布局，并制定詳細發(fā)展和工作計劃，同時推進和監(jiān)督信息化工作的進展，直至完成。檔案信息化工作是一項基礎(chǔ)性、服務(wù)性很強的工作，但也是我國企業(yè)事業(yè)發(fā)展的重要一環(huán)，所以只有組織者和實施者共同努力，才能更好地完成。

結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)及單位檔案管理信息化建設(shè)是時展的必然要求，各單位要重視這項隱秘的工作，學(xué)會用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)去管理和監(jiān)督，實現(xiàn)檔案管理的安全性和隱秘性目標(biāo)。檔案管理信息化建設(shè)工作是一項十分復(fù)雜的工作，它并不是在短時間內(nèi)就可以徹底解決和完成的，它需要檔案工作者在不斷的實踐中更新自身的服務(wù)理念與創(chuàng)新意識。

參考文獻：

[1]陳秀娟.關(guān)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的問題和對策分析[J].城建檔案，2017，03：26-27.

篇5

煤炭企業(yè)檔案的價值表現(xiàn)為企業(yè)檔案客體對企業(yè)主體的需求和滿足程度。煤炭企業(yè)檔案價值受多種因素的影響和制約呈現(xiàn)出大小不一的價值體現(xiàn)，對企業(yè)經(jīng)營決策有用的企業(yè)檔案，其檔案價值要大于對企業(yè)經(jīng)營決策沒用的檔案。煤炭企業(yè)檔案價值的鑒定工作帶有較強的主觀性，受多種因素的影響。煤炭企業(yè)文化建設(shè)作為企業(yè)管理活動的重要組成部分，不僅是企業(yè)檔案信息收集的重點，同時它也影響著企業(yè)檔案信息價值的鑒定工作。在企業(yè)檔案價值鑒定過程中充分考慮企業(yè)文化建設(shè)的影響，使企業(yè)檔案價值表現(xiàn)出多重價值，賦予企業(yè)檔案更為豐富的價值內(nèi)涵。

2加強企煤炭業(yè)人事檔案工作，實現(xiàn)以人為本的人力資源管理文化

煤炭企業(yè)人事檔案作為企業(yè)選用人才、開發(fā)人力資源的基礎(chǔ)，是企業(yè)檔案信息資源的重要組成部分。優(yōu)化煤炭企業(yè)人力資源管理，離不開煤炭企業(yè)人事檔案工作的支持，與人事檔案工作制度的不斷完善有著密切關(guān)系。企業(yè)人事檔案工作為人力資源管理工作提供基本的重要依據(jù)。人力資源管理的目的就在于在企業(yè)內(nèi)部最優(yōu)化地配置人才，做到“人盡其才，才盡其用”，提高企業(yè)的核心競爭力。因此，企業(yè)在選聘、考察員工的時候，不僅要看他現(xiàn)在的工作能力和水平，還要了解每個員工的全部歷史和工作情況。人事檔案是個人社會經(jīng)歷和實踐活動的全部記載，較為全面地反映了個人的業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德和素質(zhì)等基本內(nèi)容。健全煤炭企業(yè)人事檔案制度，優(yōu)化開發(fā)企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)從以下幾個方面出發(fā)：完善健全人事檔案內(nèi)容制度，適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理和時展的要求；結(jié)合企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理體系，對人事檔案工作進行評估，形成切合企業(yè)實際的人才評價體系；企業(yè)人事檔案實行社會化開放式的管理模式。

3建立企業(yè)形象系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)檔案的文化價值

篇6

摘要：隨著我國建筑行業(yè)的快速發(fā)展，建筑市場競爭越來越激烈，建筑企業(yè)為了在激烈的市場競爭中占取一席之地，不得不提高自身的工程質(zhì)量和管理水平。本文主要從我國國有建筑企業(yè)的檔案管理的重要性以及當(dāng)前國有建筑企業(yè)檔案管理面臨的問題及改進策略方面進行簡要分析和論述。

關(guān)鍵詞：國有建筑企業(yè)；檔案管理；問題；措施 建筑企業(yè)檔案管理隨著科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展也在不斷地完善和更新。我國國有建筑企業(yè)一般工程項目巨大，項目的復(fù)雜程度高，其檔案管理起來也相對困難，雖然在檔案管理過程中采用了纖細的信息化管理方式，但是由于本身和外界各方面因素的影響使得當(dāng)前國有建筑企業(yè)在檔案管理中還存在較多的問題。為了有效解決檔案管理中已經(jīng)存在的問題以及面臨的問題，應(yīng)該首先認識到國有企業(yè)檔案管理的重要性。

一、國有企業(yè)檔案管理的重要性分析

建筑工程竣工之后需要對工程質(zhì)量進行評定，在評定過程中需要工程建設(shè)過程中的參考資料，而完整規(guī)范的建筑工程檔案則可以為其提供需要的參考資料。由此可推斷出建筑工程檔案在建筑工程建設(shè)中的重要作用：1.在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理過程中，建筑工程檔案能夠為其提供相應(yīng)的依據(jù)和參考，這樣，相關(guān)單位就可以根據(jù)以往的城市建設(shè)經(jīng)驗，利用工程檔案中的豐富資源，對城市進行高效、合理的規(guī)劃和管理；2.竣工之后需要對工程進行維修管理、擴建和改建等工作，在此過程中相關(guān)人員可以依據(jù)規(guī)范而完善的建筑工程檔案提供的充分資料和信息數(shù)據(jù)，對后續(xù)工程進行完善和管理；3.建筑工程質(zhì)量的高低以及施工質(zhì)量是否達到標(biāo)準(zhǔn)要求，都需要參照建筑工程檔案，以工程檔案對實際工程質(zhì)量進行分析，一方面可以促使建筑工程整體質(zhì)量的提升，另一個方面還可以在一定程度上提高工程項目建設(shè)的經(jīng)濟效益。因此，在整個建筑工程建設(shè)中加強和完善建筑工程檔案管理工作是十分必要的。

二、國有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和面臨的問題

（一）國有企業(yè)檔案散、亂、缺、散

由于我國國有企業(yè)中的檔案管理工作采用的是多頭管理方式，原本具有連接性的檔案卻分布在不同地方，這樣就導(dǎo)致檔案資料的分散；目前我國國有企業(yè)的分公司在收集檔案時，收集人員往往是固定在辦公室中對工程檔案進行收集的，由于其對建筑工程的施工流程等各方面實際情況不熟悉，使得收集的材料不完整，甚至有些企業(yè)在工程建設(shè)之前不進行適當(dāng)?shù)臋z驗，工程竣工之后也不進行驗收，而是將工程過程中一些散亂的資料分次移交給檔案收集人員，從而導(dǎo)致檔案收集散亂、不規(guī)范；有些檔案收集人員的檔案鑒定水平較低，在整理檔案時缺乏相應(yīng)的能力，使得管理的檔案不集中，較分散。

（二） 國有企業(yè)檔案管理的制度不夠健全和完善

國有企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，為了確保檔案管理與企業(yè)管理水平協(xié)調(diào)一致，檔案管理過程中應(yīng)該采用信息化的管理方式，管理人員應(yīng)該樹立新的管理觀念，采用新的管理體制，這樣才能提高企業(yè)檔案的管理水平和管理效率。然而，當(dāng)前國有企業(yè)的檔案管理人員仍然沒有擺脫守舊的管理思想，在實際管理中不能將檔案管理工作融入到企業(yè)所有部門中去，相應(yīng)的管理制度仍然不健全，信息化管理方法不完善。

（三） 人員設(shè)備不足

國有企業(yè)檔案管理過程中熱暖設(shè)備不足問題是一個較為普遍的問題，現(xiàn)行的工程檔案管理體制是由三個層次組成的，分別是：總公司檔案管理部門、分公司檔案管理部門和工程項目部資料室。其中總公司檔案管理部門和分公司檔案管理部門人員配備的較少，相應(yīng)的設(shè)備也較為陳舊，甚至有些單位出現(xiàn)檔案庫房不足的問題，這將會在很大程度上影響檔案管理的安全性。工程項目部雖然配備了充足的人員，但是專業(yè)的資料管理人員卻幾乎沒有，相應(yīng)的專業(yè)設(shè)備也甚是缺乏，這就可能導(dǎo)致一些重要的檔案資料丟失或毀滅。

（四） 檔案質(zhì)量差

國有建筑企業(yè)檔案管理一般是有嚴格的質(zhì)量規(guī)定的，但是就目前的實際情況來說，很多檔案質(zhì)量并沒有達到規(guī)定質(zhì)量的要求，甚至還有相當(dāng)大的差距。例如，有的項目部為圖一時的簡單，在填寫原始資料時偷工減料，使得填寫的資料不完整；有些歸檔的資料沒有辦理完備的法律手續(xù)；有些工程項目的檔案資料與實際資料不符等。

三、國有企業(yè)檔案管理的改進措施

（一）依法治檔，不斷加強國有企業(yè)檔案管理

加強國有企業(yè)的檔案管理工作，應(yīng)從三個方面著手：首先，檔案工作者應(yīng)加強對檔案工作的認識，深入學(xué)習(xí)和掌握國家關(guān)于檔案的法律標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)常與領(lǐng)導(dǎo)溝通，獲得領(lǐng)導(dǎo)的理解和重視，而企業(yè)也用加強對檔案工作的重視和領(lǐng)導(dǎo)，對檔案管理的人員配置、設(shè)備配備等予以保證；其次，應(yīng)不斷提升檔案工作者依法管理檔案工作的能力，在加強自身法律法規(guī)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的同時，加強檔案管理工作隊伍的建設(shè)；再者，建立完善的企業(yè)檔案管理制度，結(jié)合企業(yè)的實際情況，對檔案管理工作加強考核，從企業(yè)基層中貫徹落實依法治檔。

（二）建立對國有企業(yè)檔案損失責(zé)任追究制度

建立國有企業(yè)檔案損失責(zé)任追求制度，實質(zhì)上就是針對國有企業(yè)檔案的重要性，在加強檔案管理工作的同時，重視檔案管理對公司各項建設(shè)的服務(wù)，全方位完善企業(yè)檔案的管理工作。在完善綜合檔案室制度的過程中，向下屬公司推行二級檔案管理制度，通過在綜合檔案室實行年檢考核制度，而在二級檔案管理制度部門實行年度考核，這樣，便可以及時發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問題并及時采取措施對問題加以解決。

（三）不斷強化建檔工作是檔案管理的基礎(chǔ)

針對目前國有企業(yè)檔案管理中的“散”、“亂”、“缺”問題，應(yīng)該采取相應(yīng)的解決措施，針對“散”的問題可以采用“收”的方法，通過構(gòu)建檔案管理機構(gòu)對現(xiàn)有檔案和新建檔案進行接收和保管；針對“亂”的問題可以通過聘用檔案管理專業(yè)技術(shù)人員對國有企業(yè)信息資源進行整合和整理，可以稱之為“整”的方法；針對“缺”的問題，可以采用“查”的方式對問題加以解決，具體做法是由相關(guān)檔案管理負責(zé)行業(yè)檔案的收集、整理、鑒定的指導(dǎo)工作，然后相關(guān)單位做好檔案移接工作，相互之間明確責(zé)任。

（四） 提高檔案質(zhì)量

檔案質(zhì)量的提高可以從三個方面著手，首先是項目經(jīng)理的檔案質(zhì)量提高的意識，其次是建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度，最后是加強檔案管理過程的監(jiān)督。在檔案管理工作中，項目經(jīng)理的主要責(zé)任是組織、協(xié)調(diào)和管理各部門的工作，由此項目經(jīng)濟的檔案質(zhì)量意識的提高是非常關(guān)鍵的；工程檔案管理作為一個動態(tài)的管理過程，僅僅依靠單個部門或者個人是不可能對這一過程進行全面管理，必須建立建立健全相應(yīng)的工作制度和加強檔案管理的全過程監(jiān)督，保證全過程檔案的連續(xù)性和完整性。

結(jié)語：總而言之，國有建筑企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理的重要組成部分，在實際管理工作中，檔案工作者必須認識到檔案管理的重要性，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中已經(jīng)存在和即將面臨的問題，并針對這些問題及時采取相應(yīng)的解決策略和方法。

參考文獻：

[1]陳姍姍.論檔案管理在建筑企業(yè)的作用及管理策略[J]. 企業(yè)家天地(理論版). 2011(03)

篇7

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；電子化

事業(yè)單位人事檔案管理工作關(guān)系著單位員工的個人發(fā)展，人事檔案中記錄了員工的個人工作情況，績效情況等等，是單位對員工進行調(diào)動的依據(jù)。檔案管理工作發(fā)展已久，如今，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)不能夠滿足社會發(fā)展的需求，越來越多的單位開始嘗試并踐行電子化檔案管理，這也是未來檔案管理工作發(fā)展的一個趨勢。

一、當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理的電子化建設(shè)趨勢

電子化建設(shè)是當(dāng)前我國社會發(fā)展中檔案管理工作的發(fā)展趨勢，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案的管理，電子化檔案管理能夠提高檔案管理的工作效率，一切的檔案管理流程采用信息化的檔案管理方式，通過計算機就可以完成，這大大提升了檔案管理的工作效率，縮短了檔案管理的時間，同時也簡化了一些檔案管理的流程，對于檔案管理工作而言，是非常好的一種管理方式。

此外，電子化檔案建設(shè)也是顛覆了傳統(tǒng)檔案管理工作模式的一種檔案管理工作方式。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅內(nèi)容復(fù)雜，檔案保管還需要占用一定的空間，需要管理人員花費很大的精力和很多時間去整理檔案，人財物的耗費量都是比較大的。如今，電子化檔案建設(shè)的趨勢越來越突出，人們更加傾向于電子檔案的運用，同時，也簡化了工作流程，降低了工作壓力。相比于紙質(zhì)檔案的管理，電子化檔案管理也能夠提高檔案的準(zhǔn)確性，減少一些人為的錯誤，對于檔案的保管更加細致，提高了檔案保管的整體水平，是順應(yīng)當(dāng)今社會的發(fā)展需求的，同時，也是未來檔案管理工作的發(fā)展趨勢。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

事業(yè)單位在人事檔案管理方面的壓力較大，人事檔案管理工作復(fù)雜，事業(yè)單位的人員數(shù)量多，檔案存量大，同時，檔案管理工作人員的工作能力有限，因此，在人事檔案的管理工作開展中還面臨著一些問題，具體分析，事業(yè)單位人事檔案管理工作發(fā)展中存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

（1）電子化程度不高

人事檔案的電子化管理如今已經(jīng)成為檔案管理工作的一個發(fā)展趨勢，電子化檔案管理不僅有助于檔案的保存，同時也能夠提高檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性，減少一些人為因素導(dǎo)致的出現(xiàn)錯誤的情況，從這一點上來講，電子檔案管理方式的優(yōu)勢是非常明顯的；此外，電子檔案管理還能夠提升檔案管理工作的效率。但是，就目前事業(yè)單位人事檔案管理工作的發(fā)展情況來看，很多事業(yè)單位中人事檔案管理的電子化程度比較低，這突出表現(xiàn)在事業(yè)單位人事檔案管理中的軟件和硬件設(shè)施不夠完善。

電子化的檔案管理工作不僅需要依托事業(yè)單位對檔案管理工作的足夠重視，從客觀因素上來講，還需要檔案管理相關(guān)部門對檔案管理的工作有足夠的軟硬件設(shè)施的支持，這是電子化檔案管理工作實現(xiàn)的最重要的依托。當(dāng)前，很多事業(yè)單位中對于人事檔案的電子化管理的關(guān)注度不夠，重視程度比較低，因此，在這樣的情況下，很多事業(yè)單位忽視了對單位內(nèi)部的人事檔案電子化建設(shè)的硬件和軟件設(shè)施建設(shè)的支持。此外，事業(yè)單位對檔案電子化建設(shè)支持力度不夠還表現(xiàn)在，事業(yè)單位沒有足夠的撥款來支持電子化檔案的建設(shè)工作，這一點也導(dǎo)致了電子檔案建設(shè)和管理工作中缺乏足夠的資金支持，從而制約了檔案電子化建設(shè)中的軟硬件設(shè)施的建設(shè)工作，制約了事業(yè)單位檔案管理電子化的建設(shè)和發(fā)展。

（2）缺乏檔案電子化管理人才

人才是檔案管理工作發(fā)展中的重要支持，人才對電子檔案管理工作的支持也是事業(yè)單位檔案管理電子化的軟件支持，當(dāng)前，在一些事業(yè)單位中，單位內(nèi)部對于檔案電子化管理工作的支持力度不足，突出表現(xiàn)在缺乏專業(yè)的檔案管理人才，特別是缺乏具備電子檔案管理工作的專業(yè)人才。

當(dāng)前在一些事業(yè)單位中，從事檔案管理工作的人員普遍年齡偏大，很多事業(yè)單位中檔案管理工作沒有專業(yè)的部門來開展，而是交給人力資源部門負責(zé)打理檔案相關(guān)事宜，這一點就導(dǎo)致了事業(yè)單位中沒有專業(yè)的人才來負責(zé)檔案管理工作，人力資源部門還需要管理績效考核以及人員招聘等工作，在這樣的情況下，對于檔案管理工作也是有心無力。同時，人力資源管理工作人員對于檔案管理工作的認識有限，在一定程度上也缺乏專業(yè)的檔案管理知識，更不用說電子化檔案管理方面的能力，同樣也存在很多的不足，因此，在這樣的情況下，檔案管理工作缺乏專業(yè)的管理人才，已經(jīng)成為影響事業(yè)單位人事檔案管理工作開展的重要因素。

（3）檔案資源開發(fā)與利用不成熟

檔案資源的管理工作方面，隨著電子化檔案管理工作時代的來臨，在檔案管理工作中，使用者需要對檔案有一定的權(quán)限了解到員工的檔案中記載的信息，因此，這種需求的導(dǎo)向下，社會對于檔案管理的流動性需求也就加強了。

對于檔案資源的開發(fā)和利用也需要在電子化檔案管理的基礎(chǔ)上，破解流動性需求無法滿足的難題，對于檔案資源進行開發(fā)和利用。但是，就目前情況來看，電子化檔案管理工作實現(xiàn)的過程中，還面臨著檔案管理流動性需求的滿足有限，檔案資源的共享性標(biāo)準(zhǔn)還存在一定的距離，此外，檔案資源的利用效率不足，利用效益也有限，整體的檔案資源開發(fā)利用都不夠成熟。

三、事業(yè)單位人事檔案管理電子化建設(shè)

事業(yè)單位在未來的發(fā)展中，要充分了解和認識到檔案的電子化管理對于未來人事檔案管理工作的重要意義，當(dāng)前在我國的事業(yè)單位發(fā)展中，檔案的電子化管理標(biāo)準(zhǔn)的需求還得不到很好的滿足，未來可以從以下幾個方面入手，實現(xiàn)檔案的電子化管理。

（1）加快檔案管理系統(tǒng)的電子化建設(shè)

在電子化檔案管理工作的開展中，首先要做好的就是檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，未來，在事業(yè)單位的人事檔案管理工作方面，要充分重視起電子檔案系統(tǒng)建設(shè)的需求，單位內(nèi)部要針對性的對電子檔案管理系統(tǒng)進行建設(shè)，建立更加先進的檔案管理系統(tǒng)，同時，有針對性的適應(yīng)本單位對檔案管理工作的需求，提升系統(tǒng)對檔案管理工作的適應(yīng)性。

電子化檔案管理建設(shè)工作的開展中，系統(tǒng)的建設(shè)要注重實用性，保證人事檔案管理工作人員能夠更快的適應(yīng)系統(tǒng)。此外，系統(tǒng)的建設(shè)還需要更加保密，做好對人事檔案的保密工作。

（2）加快檔案管理的軟硬件建設(shè)

未來在檔案管理工作中，要更加重視軟硬件設(shè)施的建設(shè)，事業(yè)單位內(nèi)要提升對電子化檔案建設(shè)工作的重視，增加對電子化檔案管理硬件設(shè)施的配備能力，從資金方面加大對硬件設(shè)施建設(shè)的投入力度。此外，還需要設(shè)定專門的機構(gòu)和人員負責(zé)人事檔案的管理，切實實現(xiàn)對檔案管理的層次化和細化，將檔案管理工作規(guī)范起來。合理運用硬件設(shè)施，提升檔案管理工作的軟實力。

（3）加快建設(shè)檔案管理電子化人才

檔案管理人才的吸納和培養(yǎng)也是未來事業(yè)單位檔案電子化管理工作中需要關(guān)注的重點問題。針對當(dāng)前人才投入力度和人才人員短缺的情況，未來，單位內(nèi)部要加強對現(xiàn)有的檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提升他們的檔案管理工作能力，強化技能培訓(xùn)，讓他們更好地掌握電子化檔案管理的工作技能。此外，還可以吸引一些專業(yè)的電子化檔案管理工作人才，豐富檔案管理工作人才隊伍，提升檔案管理工作的整體水平。

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關(guān)鍵詞：檔案管理；企業(yè)發(fā)展；優(yōu)化創(chuàng)新；策略分析

當(dāng)前，企業(yè)在市場競爭日益嚴峻的情況下，若想保證自身的長足發(fā)展與科學(xué)創(chuàng)新，注重完善企業(yè)檔案管理工作十分必要。因此，注重企業(yè)發(fā)展中創(chuàng)新完善檔案管理工作的重要性，在踐行注意事項的基礎(chǔ)上，打造管理新策略是當(dāng)前企業(yè)發(fā)展需注意的重點，亦是本文研究探討的課題。

1企業(yè)創(chuàng)新完善檔案管理的必要性

為保證創(chuàng)新完善檔案管理工作，率先了解企業(yè)創(chuàng)新完善檔案管理工作的必要性十分重要。對此，站在企業(yè)發(fā)展的視為視角之上，以提升工作效率，確保工作開展進行討論，明確檔案管理工作創(chuàng)新完善的必要性包括以下兩點：其一，檔案管理工作創(chuàng)新完善可增加檔案管理的科學(xué)性。企業(yè)不斷發(fā)展的過程中，資料檔案的留存至關(guān)重要，其是企業(yè)發(fā)展的證明，亦是企業(yè)規(guī)劃設(shè)計發(fā)展之路的重要參考。因此，科學(xué)有效的管理與規(guī)劃相應(yīng)資料，妥善保管與留存重要文件至關(guān)重要。完善與優(yōu)化檔案管理工作，可確保檔案管理科學(xué)留存文件，為企業(yè)未來發(fā)展需求而妥善報關(guān)文件。其二，有效提升檔案文件的利用及處理率。檔案管理工作不僅對檔案的留存與保管起到了至關(guān)重要的作用，同時也可用于提升檔案的利用率與處理率，以便協(xié)助企業(yè)工作效率提升，保證企業(yè)在發(fā)展中可盡快制定發(fā)展方案，以便促進企業(yè)的科學(xué)發(fā)展?？傮w來說，提升檔案利用率與處理率，對推進企業(yè)發(fā)展有良好作用，對改善檔案管理效率也有至關(guān)重要的作用，是檔案管理發(fā)展優(yōu)化的必然選擇。

2企業(yè)創(chuàng)新完善檔案管理的注意事項

認知企業(yè)創(chuàng)新完善檔案管理的必要性基礎(chǔ)上，若想開展科學(xué)的創(chuàng)新完善檔案管理工作，應(yīng)注意以下注意事項的科學(xué)踐行：首先，優(yōu)化檔案管理意識。確保檔案管理創(chuàng)新完善的基礎(chǔ)是是扭轉(zhuǎn)現(xiàn)階段檔案管理的思維意識，將傳統(tǒng)的檔案認知徹底抹殺，以全新的思維視角，定位檔案管理價值，將其作為提供企業(yè)發(fā)展所需資料的關(guān)鍵部門，敦促其加大利用檔案資料，科學(xué)管理檔案資料，有效提升資料利用率，才能確保檔案管理工作完善創(chuàng)新，真正符合企業(yè)發(fā)展的實際需求。其次，加大檔案管理投入。確保檔案管理意識的優(yōu)化基礎(chǔ)上，企業(yè)管理者在檔案管理的投入中也不能吝嗇，不僅是優(yōu)秀人員的選拔，技術(shù)人員的聘用，在相應(yīng)的數(shù)字硬件設(shè)備上也不能馬虎，選擇穩(wěn)定且質(zhì)量上乘的服務(wù)器系統(tǒng)，優(yōu)質(zhì)的硬盤及品牌主機，以便檔案管理的數(shù)字管理環(huán)境穩(wěn)定，檔案的保存與調(diào)用科學(xué)。

3企業(yè)創(chuàng)新完善檔案管理的科學(xué)方案

科學(xué)踐行檔案管理創(chuàng)新完善注意事項的基礎(chǔ)上，擬定科學(xué)的創(chuàng)新完善檔案管理方案，可從以下兩方面進行考量：第一，借助數(shù)字技術(shù)思維完善管理檔案。當(dāng)前，隨著數(shù)字科技的不斷完善，許多原本需要人工處理的工作都可以借助數(shù)字技術(shù)完成，其不僅大大降低了人工成本，而且也使信息儲備與調(diào)用變得十分科學(xué)。對此，現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要創(chuàng)新完善檔案管理工作，應(yīng)注重數(shù)字設(shè)備的應(yīng)用。利用數(shù)字設(shè)備歸類整理企業(yè)資料，確保企業(yè)資料按照關(guān)鍵詞、日期、重要程度分類留存，并根據(jù)資料的重要程度分檔管理，根據(jù)資料的執(zhí)行到期時間設(shè)置定時通知，可大大提升檔案管理效率，并保證檔案內(nèi)容的利用率。此外，根據(jù)關(guān)鍵詞進行檔案內(nèi)容標(biāo)注，有助于不同部門人員調(diào)閱相關(guān)檔案內(nèi)容，并以此為基礎(chǔ)開展相應(yīng)的進一步工作，對不同部門應(yīng)用管理檔案也能起到良好幫助。當(dāng)然，以上所有的檔案處理與調(diào)用方式都可以通過數(shù)字網(wǎng)絡(luò)的無界性與交互性完成，檔案管理人員可定期維護檔案，其他普通員工也可利用網(wǎng)絡(luò)傳遞契約、工作內(nèi)容及設(shè)計資料等文件，共同豐盈并充實檔案庫，減少檔案管理人員工作負擔(dān)，提升檔案管理效率。第二，立足于資料保密的檔案安全維護。數(shù)字技術(shù)固然是檔案管理的創(chuàng)新方法，但為保證檔案資料的有效留存，創(chuàng)新完善檔案管理工作在創(chuàng)新的基礎(chǔ)上應(yīng)注重對于檔案管理工作的完善處理，即備份重要文件，維護檔案管理系統(tǒng)安全，注意增建防火墻、定期查殺病毒，并維護檔案管理系統(tǒng)安全。也就是說，檔案管理雖然可借助數(shù)字技術(shù)加以優(yōu)化，但為確保重要文件不會丟失，在數(shù)字網(wǎng)絡(luò)儲備資料的過程中，檔案管理人員應(yīng)定期備份重要文件，包括其他網(wǎng)盤備份與紙質(zhì)文件備份，以便現(xiàn)有服務(wù)器受損時重要文件不會丟失。目前，在備份檔案資料時，除硬盤備份外不能忽視的備份形式便是紙質(zhì)文件備份，其是在數(shù)字設(shè)備無法起到作用的情況下能夠繼續(xù)保證重要資源留存的方法。因此，在進行紙質(zhì)資源保存之時，要結(jié)合數(shù)字資源的整理方式，以關(guān)鍵字進行標(biāo)識，并按照資料成立時間進行整理，并對到期時間進行科學(xué)標(biāo)注，以便在數(shù)字資源無法調(diào)取之時，可通過傳統(tǒng)方法來盡快獲得資料信息?？傮w來說，保密及維護檔案管理內(nèi)容是在日常服務(wù)器維護與定期的病毒查殺的科學(xué)踐行下，篩選上傳文件內(nèi)容，確保上傳文件安全，科學(xué)有效的維護數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。在此基礎(chǔ)上，注重備份方式的多樣化，做到利用電子設(shè)備但不依賴電子設(shè)備，從而保證在關(guān)鍵時刻可更高效的利用資料信息，真正科學(xué)有效的提升檔案管理應(yīng)用率。綜上所述，現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中完善創(chuàng)新檔案管理工作的重要手段是利用數(shù)字技術(shù)來優(yōu)化檔案管理工作，但在此基礎(chǔ)上，針對數(shù)字設(shè)備的定期維護及相關(guān)資料的科學(xué)備份也十分必要。目前，科學(xué)利用數(shù)字設(shè)備，但不依賴數(shù)字設(shè)備是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理創(chuàng)新完善的關(guān)鍵。因此，保證檔案管理系統(tǒng)的科學(xué)構(gòu)建，日常安全維護的有效開展，紙質(zhì)資料的備份與管理，才能實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)完善，輔助現(xiàn)代企業(yè)長足發(fā)展。

參考文獻

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篇9

關(guān)鍵詞：檔案；管理；模式

一、我國企業(yè)檔案管理狀況與不足

我國現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理體制是在企業(yè)自主按照企業(yè)管理體制實行二級或三級管理。國家各級檔案行政管理部門對所屬區(qū)域企業(yè)檔案工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。這種體制模式存在許多不足。

（一）自我發(fā)展動力不足

我國企業(yè)檔案工作發(fā)展過程中存在的普遍問題是依靠行政力量的推動而自我發(fā)展動力不足。黨和政府頒發(fā)了一系列文件，推動企業(yè)檔案工作，自上而下通過行政手段貫徹這些文件成為推動企業(yè)檔案工作的外在推力。市場經(jīng)濟下，政府職能發(fā)生了轉(zhuǎn)變，不再直接干預(yù)企業(yè)，企業(yè)是自主經(jīng)營的主體。政府的外力推動作用在建立現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運行機制中逐漸弱化。企業(yè)在也不再重視檔案工作，檔案工作缺乏發(fā)展動力。

（二）檔案管理思維僵化

現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運行機制要求建立與現(xiàn)代企業(yè)制度相適應(yīng)的靈活、多元的現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式。傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式過于僵化，體現(xiàn)不出先進管理理念，外包的管理方式不能被傳統(tǒng)檔案部門接受。在不涉及政治等問題下，企業(yè)科技檔案部分完全可以面向社會化管理。

（三）單一的檔案管理模式

傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作基本上是采取單一檔案管理模式，企業(yè)對檔案實行集中統(tǒng)一管理、分級管理、綜合管理等。企業(yè)的形態(tài)在建立現(xiàn)代企業(yè)制度中已發(fā)生了重大變化，單一的檔案管理模式己不適用，而且，大型企業(yè)集團對整個集團檔案實體實行集中統(tǒng)一管理既不現(xiàn)實，也無必要。在符合法律要求的框架下企業(yè)檔案保管屬企業(yè)自主行為。

二、新時期企業(yè)檔案管理體制模式創(chuàng)新

（一）市場化是企業(yè)檔案管理的改革方向

市場化是各項改革改革趨勢和方向，我國企業(yè)檔案管理市場化就是把原由政府承擔(dān)的檔案管理事業(yè)交由市場調(diào)節(jié)。檔案資源作為企業(yè)自己的信息資源是管理不可缺少的基礎(chǔ)。企業(yè)的需求就是市場，檔案信息開發(fā)要不斷提高才能滿足日益增長的信息需求。檔案管理要服務(wù)于企業(yè)的經(jīng)濟建設(shè)。

（二）社會化是企業(yè)檔案管理的發(fā)展方向

企業(yè)檔案自主管理是不可逆轉(zhuǎn)的方向，企業(yè)檔案管理工作受社會組織的監(jiān)督。在我國服務(wù)型政府轉(zhuǎn)化后，政府的行政管理能力將減弱，這就需要社會化的協(xié)會來參與管理。企業(yè)檔案管理工作應(yīng)充分利用社會資源，需要檔案中介機構(gòu)為企業(yè)檔案管理工作提供外包服務(wù)，為企業(yè)提供檔案專業(yè)服務(wù)。這將是企業(yè)檔案管理的新需求方向。

（三）企業(yè)自主管理體制發(fā)展的目標(biāo)

企業(yè)自主不是完全的自由，必須接受法律法規(guī)的約束。企業(yè)自主管理應(yīng)適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟的規(guī)律，既依法管理又注重提供服務(wù)，把二者有機地結(jié)合起來。把檔案行政管理與行業(yè)協(xié)會管理結(jié)合起來，發(fā)揮檔案行政管理部門和行業(yè)協(xié)會監(jiān)控作用，防止國有企業(yè)檔案在產(chǎn)權(quán)變動過程中流失，依法對非國有企業(yè)的檔案工作進行嚴格管理。行業(yè)協(xié)會制定行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)檔案管理。

（四）分布式集中管理模式

企業(yè)檔案管理形式采取形式上集中，事實上分散的形式，即分布式集中管理。形式上集中是指企業(yè)檔案管理由企業(yè)一級管理層總負責(zé)，制定企業(yè)檔案管理制度，完善檔案管理流程，但一級管理層并不參與企業(yè)檔案具體管理事務(wù)。事實上分散的形式指企業(yè)檔案管理具體事務(wù)都在企業(yè)檔案形成部門進行具體管理，即企業(yè)各職能部門負責(zé)企業(yè)檔案的制定，保存，利用。

（五）信息一體化管理

企業(yè)的檔案工作、情報工作、圖書工作是在適應(yīng)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展需要的過程中逐步形成的三個平行的信息管理專業(yè)領(lǐng)域，它們雖有各自的理論方法，但根本的工作目的是相同的。實行三者一體化管理，有利于信息的綜合利用，有利于各個信息管理部門的專業(yè)協(xié)作和全方位服務(wù)、節(jié)約成本。在機構(gòu)設(shè)置上需要建立信息中心等綜合性的信息管理機構(gòu)。

（六）文件檔案一體化管理

文件檔案一體化以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，利用計算機技術(shù)，對文件和檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃和管理，實現(xiàn)從現(xiàn)行文件到檔案整個運動過程的全面控制和科學(xué)管理，使之實現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，從而發(fā)揮總體最大效能，有利于開發(fā)文件和檔案信息資源，這是文件管理與檔案管理內(nèi)在聯(lián)系的必然結(jié)果，是機關(guān)文件與檔案工作改革的重要方向。信息技術(shù)是文件檔案一體化管理的技術(shù)保障。

（七）標(biāo)準(zhǔn)化管理

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是提高檔案工作水平必由之路。檔案工作實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，是檔案管理工作的發(fā)展方向，通過標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，可以給檔案工作提供新的先進的管理技術(shù)和管理方法，加速檔案工作的發(fā)展。檔案標(biāo)準(zhǔn)化是檔案質(zhì)量的準(zhǔn)繩。實現(xiàn)企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的意義在于：便于采用計算機為核心的現(xiàn)代技術(shù)，便于迅速、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地滿足人們對各類、信息的需要。企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理有利于依法治檔工作的進行，有利于提高企業(yè)檔案工作的質(zhì)量，有利于促進企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化，有利于檔案信息的開發(fā)利用和檔案學(xué)理論的研究和發(fā)展。

參考文獻：

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篇10

一、煤炭企業(yè)實行數(shù)字化檔案管理模式的優(yōu)勢

煤炭企業(yè)實行數(shù)字化的檔案管理工作與我國近些年來計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展有著重要的關(guān)系。數(shù)字化的檔案管理，顧名思義，是企業(yè)可以通過運用計算機網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)的方式將不同的信息資源以數(shù)字化的存儲方式有機地結(jié)合起來，以此形成一種新的檔案信息形態(tài)，最終可以達到快速查看、使用信息檔案資源，并且還能實現(xiàn)信息資源共享的目的。

1.這是現(xiàn)代煤炭企業(yè)檔案管理工作數(shù)字化、自動化的要求

在現(xiàn)代的煤炭企業(yè)中，需要改變以往落后的紙質(zhì)檔案，人工管理檔案的模式，必須順應(yīng)時代的發(fā)展，實行數(shù)字化的檔案管理模式。需要將檔案管理工作效率通過建立以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為中心，運用先進的計算機技術(shù)，最終實現(xiàn)數(shù)字化煤炭企業(yè)的檔案管理工作的目標(biāo)。

2.有利于提高煤炭企業(yè)的經(jīng)濟效益

煤炭企業(yè)實行數(shù)字化的檔案管理模式，可以大大提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展變化，煤炭企業(yè)也應(yīng)該隨之改變以往粗放型的檔案管理模式，不再使用過多的辦公人員以及紙質(zhì)的檔案管理模式，大大地縮減企業(yè)在檔案管理方面的成本，降低煤炭企業(yè)的經(jīng)濟負擔(dān)。通過數(shù)字化的檔案管理模式，也節(jié)省了檔案管理工作的占地空間，使煤炭企業(yè)的經(jīng)濟效益有了明顯的提高。

3.有利于提高煤炭企業(yè)的辦公效率

煤炭企業(yè)實行數(shù)字化的檔案管理模式，有利于提高企業(yè)的辦公效益。因為煤炭企業(yè)的檔案管理工作較為復(fù)雜，要管理的對象較多，不僅有對在職員工、離職員工等等對象信息的管理，還有對已發(fā)生工作調(diào)動的員工信息進行管理，如果還按照以往紙質(zhì)記載的檔案信息、紙質(zhì)檔案，人工管理的模式是很難馬上統(tǒng)計、查找相關(guān)信息的，但是通過實行數(shù)字化的檔案管理，能夠使資料盡快入檔，很快查詢出相關(guān)資料，從而可以大大提高煤炭企業(yè)辦公人員的工作效率，降低辦公人員的工作強度。

4.有利于延展開發(fā)檔案中的內(nèi)容信息

在煤炭企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理模式中，通過紙質(zhì)的檔案，通過辦公人員的管理工作，將檔案進行分門別類，按照一定的順序整理，這樣做只能使煤炭企業(yè)的檔案可以得到安全的保存，而在查找檔案室時只能查到單個的檔案信息，很難找到與之相關(guān)的檔案信息。但是，煤炭企業(yè)在實行數(shù)字化的檔案管理模式后，辦公人員可以將全部的檔案信息集中存儲在計算機硬盤上，可以更加方便快捷地查找到更多的與之相關(guān)的檔案信息，有利于延展開發(fā)檔案中的內(nèi)容信息，方便查找者研究檔案信息，滿足了查找者對信息的需求。

二、煤炭企業(yè)實行數(shù)字化檔案管理模式的劣勢

我國煤炭企業(yè)實行數(shù)字化管理工作中也有劣勢，這主要是因為我國現(xiàn)階段的生產(chǎn)力水平較低，科學(xué)技術(shù)還比較落后，從而使煤炭企業(yè)的數(shù)字化管理工作存在著比較多的不足之處。

1.不能保證存儲在電子文件中檔案信息的安全性

煤炭企業(yè)在實行數(shù)字化的檔案管理工作中，會利用計算機技術(shù)，使用電子文件保存檔案信息，雖然使用的電子文件比較容易操作，并且在查找文件時方便快捷，而且用電子文件存儲檔案信息所占用的空間也很小。但是，使用電子文件存儲檔案信息并不是十全十美的，不能保證存儲在電子文件中檔案信息的安全性。因為，電子文件是采用電子編碼技術(shù)而制作出來的，可以對其隨意地編輯修改，而且也不會留下編輯修改后的痕跡，這使數(shù)字化的檔案管理存在著不安全的因素。

2.存儲檔案的電子文件易受載體影響，可能出現(xiàn)不能讀取信息的問題

隨著計算機不斷的更新?lián)Q代，其中比較早期的電子文件可能會在更加先進的計算機系統(tǒng)中，出現(xiàn)不能讀取檔案信息的問題，最終會造成數(shù)據(jù)的丟失，而且可能會出現(xiàn)病毒侵害電子文件的情況，使電子文件很難長期保存。這主要是因為電子文件比較依賴計算機的軟硬件設(shè)備。

3.煤炭企業(yè)各個部門的辦公自動化與檔案管理系統(tǒng)的兼容性差

當(dāng)前，我國的煤炭企業(yè)各個部門應(yīng)用軟件各不相同，每個部門按照自己的特點設(shè)計開發(fā)并使用不同于其他部門的軟件，使與數(shù)字化的檔案管理兼容性差，無法將各個部門的檔案文件進行轉(zhuǎn)換，增大了對電子文檔的歸檔難度，使煤炭企業(yè)的管理水平難以提高。

4.數(shù)字化的檔案管理工作的利用率較低

煤炭企業(yè)對數(shù)字化的檔案管理利用率較低，沒有認識到數(shù)字化檔案管理的強大作用。現(xiàn)階段，煤炭企業(yè)還沒有改變傳統(tǒng)落后的思想觀念，依然主要使用老舊的檔案管理方式，使電子檔案沒有發(fā)揮出真正的作用。

三、現(xiàn)階段煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理中的現(xiàn)狀以及存在的問題

1.煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理的硬件設(shè)備建設(shè)不足

煤炭企業(yè)要想更好地開展數(shù)字化管理工作，就必須建設(shè)充足先進的硬件設(shè)備。但是我國目前的煤炭企業(yè)發(fā)展能力、速度參差不齊，沒有足夠的經(jīng)濟能力以及其他原因的束縛，不能建設(shè)充足先進的硬件設(shè)備，以至于我國的煤炭企業(yè)的數(shù)字化檔案管理的能力較低。例如，在一些發(fā)展年代較久的煤炭企業(yè)，這些企業(yè)中的管理層思想比較老舊，很難接受信息化發(fā)展而帶來新鮮的事物。因此，這些煤炭企業(yè)使用的計算機并沒有隨著時代的發(fā)展而進行更新?lián)Q代，仍然使用老式的計算機來進行煤炭企業(yè)的檔案管理，這些老式的計算機與現(xiàn)代先進的計算機之間有著巨大的差距，運行速度比較慢，而且有時還會出現(xiàn)死機的情況等等，這給煤炭企業(yè)的檔案工作帶來諸多不便；還有一些煤炭企業(yè)主要是由于經(jīng)費嚴重不足的問題，沒有經(jīng)費去購進先進的硬件設(shè)備，有的甚至連一些最基本的實施數(shù)字化檔案管理工作的部件都沒有配備，像是掃描儀、計算機等，這是完全沒有達到現(xiàn)代煤炭企業(yè)進行數(shù)字化管理檔案工作基本要求的；另外，也有一些已經(jīng)配備了先進計算機和掃描儀等數(shù)字化管理檔案工作的配件，但是這些煤炭企業(yè)中也存在著網(wǎng)絡(luò)安全、機房建設(shè)的安全問題，這些問題并沒有得到很好地解決，嚴重影響了煤炭企業(yè)實行數(shù)字化檔案管理工作的順利開展。以上都是現(xiàn)階段我國煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理的硬件設(shè)備建設(shè)不足的例子，這些事例告訴我們必須要加快建設(shè)煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理的硬件設(shè)備。這是實現(xiàn)煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理模式的前提準(zhǔn)備。

2.煤炭企業(yè)對數(shù)字化的檔案管理不夠重視

雖然，最近幾年，隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，各個領(lǐng)域的企業(yè)開始逐漸認識到實行數(shù)字化檔案管理的重要性。煤炭企業(yè)也不例外。但是，煤炭企業(yè)對數(shù)字化的檔案管理認識仍然較淺，因此數(shù)字化檔案管理工作利用率較低。煤炭企業(yè)歸根到底主要是以生產(chǎn)為主要任務(wù)，以盈利為企業(yè)主要目的，煤炭企業(yè)主要注重的還是企業(yè)的經(jīng)濟效益，因此會出現(xiàn)煤炭企業(yè)對數(shù)字化的檔案管理工作不夠重視的現(xiàn)象。

3.煤炭企業(yè)沒有制定完善的檔案管理制度，檔案收集效率比較低

在煤炭企業(yè)中，有多個不同的部門沒有設(shè)置自己部門專門的檔案管理人員，仍然是多個部門共用一個或幾個檔案管理人員，這使檔案管理人員的職責(zé)并不明確，不能對檔案管理人員進行職業(yè)考核。正是因為煤炭企業(yè)沒有制定完善的檔案管理制度，沒有對檔案管理人員的職責(zé)做出明確的規(guī)定，使煤炭企業(yè)的檔案收集效率較低，使檔案管理工作進展的不順利。

4.檔案管理人員的技術(shù)素養(yǎng)不高

因為煤炭企業(yè)對數(shù)字化的檔案管理工作不夠重視，使企業(yè)在挑選數(shù)字化檔案管理工作的檔案管理人員時要求較低，檔案管理人員的技術(shù)素養(yǎng)較低，難免會在開展數(shù)字化檔案管理工作時，出現(xiàn)失誤，但是這卻會給企業(yè)帶去不小的危害，甚至?xí)p失到企業(yè)的經(jīng)濟利益，這是十分不利于煤炭企業(yè)實行數(shù)字化的檔案管理工作的。

四、完善煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的對策

1.煤炭企業(yè)加大對數(shù)字化檔案管理的資金的投入

煤炭企業(yè)要加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，努力提高數(shù)字化檔案管理的硬件設(shè)備，投入較多的資金改善數(shù)字化檔案管理的環(huán)境，將落后的機器設(shè)備進行及時維修，如果不能提高舊設(shè)備的性能就要更換這些老舊的機器設(shè)備，購進一批先進的機器設(shè)備，以滿足對數(shù)字化檔案管理的需要。

2.規(guī)范對數(shù)字化檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)

煤炭企業(yè)為了實行數(shù)字化的檔案管理工作時更加順利，就應(yīng)該規(guī)范數(shù)字化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，制定出一整套科學(xué)有效地統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。但是在現(xiàn)階段，我國的煤炭企業(yè)還沒有制定出這一完整的標(biāo)準(zhǔn)體系。隨著我國煤炭企業(yè)數(shù)字化的檔案管理的不斷完善和發(fā)展，制定出對數(shù)字化檔案管理工作的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)指日可待。在這項標(biāo)準(zhǔn)中應(yīng)該有利用計算機實行數(shù)字化檔案管理工作時明確規(guī)范的操作過程以及操作標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定檔案的類型、存儲方式、檢索途徑等等內(nèi)容，使對數(shù)字化檔案管理工作種種方面的標(biāo)準(zhǔn)都有一個明確具體的規(guī)定，讓這套標(biāo)準(zhǔn)能夠真正科學(xué)有效地實行，最終達到煤炭企業(yè)順利實行數(shù)字化檔案管理的目標(biāo)。

3.煤炭企業(yè)要進一步提高數(shù)字化檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)水平

完善煤炭企業(yè)的檔案管理數(shù)字化就需要進一步提高其基礎(chǔ)建設(shè)水平，將涉及其中的各個環(huán)節(jié)中的常見設(shè)備，例如，計算機、掃描儀、打印機等等，增加這些設(shè)備的數(shù)量，并且還要提高設(shè)備的質(zhì)量，使之均完善到位。另外，煤炭企業(yè)還應(yīng)信息資源的共享，注重對數(shù)字化檔案管理工作中應(yīng)用到的甚至以后會應(yīng)用到的多種相關(guān)軟件進行推廣，開發(fā)使用安全性更高、技術(shù)更好的軟件，建立起更加完善的公共信息平臺，共享信息資源，使數(shù)字化檔案管理中的數(shù)據(jù)庫更加全面、高效的運行。

4.要加強數(shù)字化檔案的安全建設(shè)

煤炭企業(yè)要加強對數(shù)字化檔案的安全建設(shè)，運用先進的技術(shù)方法，保證好數(shù)字化檔案信息的安全性。并且不要在計算機上放置機密性較高的文件，以免被盜取，發(fā)生不可挽回的損失。另外，還應(yīng)根據(jù)使用者的身份設(shè)置使用計算機時相應(yīng)的權(quán)限等等。

5.要加強對檔案人員的管理檔案工作方面的技術(shù)培訓(xùn)

煤炭企業(yè)在招聘數(shù)字化檔案管理工作人員時，應(yīng)該提高對檔案管理人員的要求，對檔案管理人員不僅應(yīng)有與時俱進的意識，使檔案管理人員能夠不斷更新思想，與時代接軌，不斷學(xué)習(xí)新的事物，另外檔案管理人員還應(yīng)具備創(chuàng)新意識，懂得運用新的方式方法，更加科學(xué)有效地實行數(shù)字化的檔案管理工作。其次最重要的一點是，檔案管理人員應(yīng)該懂得掌握專業(yè)的理論知識與技術(shù)，使檔案管理人員在工作中盡量少出錯，甚至不出錯，以此提高數(shù)字化檔案管理工作的效率。煤炭企業(yè)還要對現(xiàn)有的檔案管理人員進行定期的培訓(xùn)，使他們能更好地發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢，使煤炭企業(yè)實行得數(shù)字化檔案管理工作能夠更加完善。另外，煤炭企業(yè)應(yīng)招入維護企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)安全的高素質(zhì)的專業(yè)人才，保證煤炭企業(yè)數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)管理工作的安全性。

五、結(jié)束語