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關(guān)鍵詞：當?shù)禺a(chǎn) 檔案管理 對策

當?shù)禺a(chǎn)管理部門主要利用房地產(chǎn)檔案，在管理活動當中，形成各種具有價值的登記材料，這些登記材料當中記錄了房地產(chǎn)行政主管部門的房地產(chǎn)等級活動等，具有憑證的作用，如果在城市建設(shè)和房地產(chǎn)管理當中，發(fā)生房產(chǎn)糾紛和征地拆線等問題，可以發(fā)揮一定的作用，當前房地產(chǎn)的檔案管理的現(xiàn)狀還存在一些問題，需要采取一些解決措施進行完善。

一、房地產(chǎn)檔案管理的意義

在審批和建設(shè)以及管理當?shù)禺a(chǎn)檔案的過程中，其中檔案資料的載體形式包括文件、圖紙、音像等。房地產(chǎn)檔案具有動態(tài)性和廣泛性特點，是城市規(guī)劃中的主要決策依據(jù)，也是我國財產(chǎn)清查的主要依據(jù)，可以將房地產(chǎn)糾紛和產(chǎn)權(quán)爭議等進行解決，提供有效的參考資料。對于房地產(chǎn)檔案進行合理的應用，可以將房地產(chǎn)檔案的作用充分的發(fā)揮出來。避免發(fā)生浪費的情況。針對房地產(chǎn)檔案管理的實際情況，房地產(chǎn)檔案管理重視資料管理，但是檔案利用并沒有得到重視。重視檔案的信息的收集，檔案信息服務沒有得到重視，還沒有形成檔案信息檢索體系，檔案管理人員自身素質(zhì)也比較低。因此當前需要將房地產(chǎn)進行加強，合理的利用檔案信息，為決策機構(gòu)提供各個方面的信息服務，具有重要的意義。

二、當前房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）房地產(chǎn)檔案的利用率比較低

建立房地產(chǎn)檔案，主要是為了提供給人檔案用戶進行使用，可以使資源的利用率得到有效的提高，從房地產(chǎn)檔案管理的實際情況出發(fā)，當前房地產(chǎn)檔案的開放度比較低，如果檢察院需要利用相關(guān)的房產(chǎn)資料，也具有一定的難度，對于平常的人們，很難真正利用房地產(chǎn)檔案資料，將彼此的糾紛進行化解，進行實際實施也具有很大的困難。

（二）當?shù)禺a(chǎn)檔案信息的服務形式比較單一

房地產(chǎn)檔案信息服務的形式比較單一，用戶對于房地產(chǎn)信息的各種需求無法得到滿足，當前房地產(chǎn)服務是有限的，客戶對于自身當?shù)禺a(chǎn)檔案信息的需求無法得到滿足，需要利用各種渠道，獲取需要的知識。房地產(chǎn)當安全管理人員沒有及時的編排信息，實現(xiàn)檔案信息化，房地產(chǎn)管理部門需要補錄已經(jīng)形成的產(chǎn)權(quán)登記檔案，但是建國以來的管理文件，并沒有得到有效的補錄，很難進行查找，這樣一來，當?shù)禺a(chǎn)檔案信息資源更新的速度就會變得比較慢，信息的實際內(nèi)容也會比較變得比較枯燥，信息的形式也非常的單一。

（三）房地產(chǎn)檔案檢索體系不夠完善

在信息化背景的影響下，在各行各業(yè)當中，信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所占的比重逐漸增多，要想是房地產(chǎn)檔案管理工作得到完善，工作人員在房地產(chǎn)檔案管理工作過程中引入信息化技術(shù)，并且得到有效的管理成果。利用信息化技術(shù)，使房地產(chǎn)檔案管理變得更加便利，但是與此同時，房地產(chǎn)檔案管理也面臨著隱患危機。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境具有很強的虛擬化，在這個虛擬的環(huán)境當中，還沒有形成比較成熟的規(guī)章制度進行有效的約束。房地產(chǎn)管理人員需啊喲建立科學的管理體系，但是針對實的房地產(chǎn)檔案管理工作，工作人員并沒有對其引起注意，使房地產(chǎn)檔案出現(xiàn)遺漏和丟失的情況，當?shù)禺a(chǎn)檔案管理也因此出現(xiàn)管理方面的危機。

三、當前房地產(chǎn)檔案管理的相關(guān)對策

（一）提高用戶對于房地產(chǎn)檔案的利用

利用現(xiàn)代信息技術(shù)，房地產(chǎn)檔案用戶可以享受到更多的信息服務，可以為經(jīng)濟的發(fā)展和建設(shè)提供有效的服務。房產(chǎn)權(quán)管理部門可以研發(fā)出有關(guān)房產(chǎn)檔案的再現(xiàn)管理系統(tǒng)，用戶可以針對房屋產(chǎn)權(quán)，實現(xiàn)在在線查詢和房屋產(chǎn)權(quán)辦理等，提高房產(chǎn)權(quán)信息的利用率。對房地產(chǎn)檔案資料進行整合，結(jié)合當前二手房的交易情況，使用戶可以具備有關(guān)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的原始的檔案資料，可以有效的保障二手房的合法交易，使我國二手房市場可以更加有秩序的進行下去，房地產(chǎn)檔案部門可以取得一定的經(jīng)濟收益。

對房地產(chǎn)的原始資料進行利用，并且結(jié)合各種類型的房產(chǎn)糾紛的案件，可以使案件的解決變得更加快速，使法院的辦案效率得到提高，產(chǎn)權(quán)人自身的合法權(quán)益也會得到保障，當?shù)禺a(chǎn)檔案管理部門也會具備一定的社會效益。整合房地產(chǎn)檔案信息，城市規(guī)劃和房管部門可以利用動態(tài)的房地產(chǎn)檔案信息，相關(guān)的部門也會得到比較準確的數(shù)據(jù)，制定出科學的城市規(guī)劃，避免出現(xiàn)重復建設(shè)的情況，將房地產(chǎn)檔案經(jīng)濟的作用充分的發(fā)揮出來。

（二）實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)代化管理

當前房地產(chǎn)檔案管理方面存在很多的問題，主要是因為房地產(chǎn)檔案管理無法跟隨社會經(jīng)濟的發(fā)展，經(jīng)濟變革帶來的變化沒有得到適應，房地產(chǎn)檔案在管理的過程中具有很多的漏洞。要想將房地產(chǎn)檔案管理進行有效的提升，需要利用一些先進的管理手段和技術(shù)設(shè)備，結(jié)合科學流程，對房地產(chǎn)檔案管理工作給予規(guī)范，轉(zhuǎn)化人工記錄，利用智能輸入進行取代，這樣在輸入的過程中，就會減少出現(xiàn)數(shù)據(jù)誤差的情況。實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案掛歷的現(xiàn)代化，需要提高房地產(chǎn)檔案管理人員的知識技能水平，需要將國家上比較先進的管理經(jīng)驗積極的引進到國內(nèi)，需要定期舉行當?shù)禺a(chǎn)檔案管理人員的技能培訓，將泛地產(chǎn)檔案管理人員自設(shè)的知識儲備和技能進行提高，使房地產(chǎn)檔案管理和當今社會保持同步發(fā)展。

（三）完善房地產(chǎn)檔案信息檢索體系

針對房地產(chǎn)檔案材料，需要進行詳細的整理和分類，有效的核查檔案信息，及時的處理其中存在的問題，合理的編排房地產(chǎn)檔案，采取科學的分類，并且建立出嚴謹?shù)臋z索標準，使更多的用戶可以享受到房地產(chǎn)答案信息，用戶只要檢索需要的信息，就可以迅速的找到，并且可以得到比較便捷的服務，除此以外，信息的防病毒工作需要得到有效的注重，需要針對房地產(chǎn)檔案，建立備份，并未定期清理垃圾，這樣一來，信息檢索系統(tǒng)才可以保持施工保持順利。

（四）提高檔案的利用效率

檔案管理資料源自人們的生活，還要服務于人們的生活，房地產(chǎn)檔案資料是從人們的生活當中發(fā)展來的，如果人們有真的需要，就要向人民展示房地產(chǎn)資料?？梢栽黾泳W(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)節(jié)，當今社會電子科技非常發(fā)達，人們可以享受到來自檔案帶來的福利。需要定期樹立檔案資料，并且實現(xiàn)定期更新，并且定期進行更新，使檔案的資料可以更加符合當今社會的發(fā)展。避免出現(xiàn)陳數(shù)據(jù)和陳檔案的情況。

（五）提高管理人員的素質(zhì)

使檔案管理人員的再教育和培訓需要得到加強，需要提高檔案管理人員的自深圳專業(yè)素質(zhì)，還要具備一定的心理學素質(zhì)，對用戶的需求特征進行分析，管理人員還要具有很高的道德品質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)，堅持以人為本，對用戶進行管理。與此同時，還要針對管理人員的信息技術(shù)，進行培訓，優(yōu)化檔案信息的界面。

結(jié)束語：

房地產(chǎn)管理工作自身具有很強的政治性，房地產(chǎn)檔案管理工作是非常重要的，房地產(chǎn)檔案管理的相關(guān)工作人員需要及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，及時解決其中的問題，使檔案管理工作可以實現(xiàn)與時俱進，更好的服務人民。

參考文獻：

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一、電子證照檔案管理現(xiàn)狀

2013年12月，福建省宣布首批省直部門涉企電子證照系統(tǒng)正式開通，它也成為全國第一個整體推進電子證照應用的省份。其中，首批共有25個部門、200種涉企電子證照開通使用，這意味著企業(yè)在申請這200種事項時，獲得紙質(zhì)證照的同時，也將領(lǐng)取到相應的電子證照。換句話說，未來企業(yè)辦理其他證照時，只要通過電子政務平臺，就可以實現(xiàn)電子證照檔案的在線查驗和傳遞，政府部門也可以通過在線預覽，在電子政務平臺內(nèi)實現(xiàn)審批，加蓋電子印章，實現(xiàn)無紙化操作。電子證照檔案的產(chǎn)生減少了因攜帶大量資料以及資料復印件帶來的不便，降低了因證照丟失給企業(yè)帶來的商業(yè)風險和經(jīng)濟損失。

作為電子證照檔案應用的先行者，泉州市政府先后建立了“網(wǎng)上審批管理信息平臺”、“行政執(zhí)法信息平臺”、“政府采購信息平臺”和“建設(shè)工程招標投標信息平臺”等具有電子政務和電子監(jiān)察功能的管理系統(tǒng)。同時，國稅、地稅、醫(yī)保、社保、公安局出入境、交警、自來水、電力等面向企業(yè)和社會的行政審批服務項目也分別建立了各自的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。

目前，電子證照檔案生成流程支持兩種方式生成的電子證照，一是通過人工二次錄入掃描生成的電子證照，通過發(fā)證單位對存檔的紙質(zhì)電子證照進行數(shù)字化或者是用戶應用電子證照時，到有資質(zhì)的單位進行證照鑒定，生成電子證照；二是通過電子證照采集，在電子證照頒發(fā)的過程中完成電子證照檔案的生成工作或者是在業(yè)務流程中明確所需要的電子證照檔案，開設(shè)端口，設(shè)置采集程序，完成對所需電子證照檔案的采集工作。如圖1所示。

二、電子證照檔案管理中存在的問題

（一）布局分散，紙質(zhì)證照與電子證照并存，未能集中統(tǒng)一管理

電子證照種類多樣，包括具有法律效力的各類批文、證件、執(zhí)（牌）照、鑒定報告、證明材料等文件。上述文件形成部門之間尚未形成統(tǒng)一的電子證照檔案共享平臺，部門間各自為政現(xiàn)象還比較普遍，涉及各個部門的電子證照檔案的業(yè)務系統(tǒng)和高效的電子證照檔案資源管理模式與服務平臺建設(shè)，未能滿足多個部門協(xié)同辦公的要求。同時，由于早期信息化水平相對較低，傳統(tǒng)證照信息記錄方式仍為紙質(zhì)檔案記錄方式，尚未采用信息化記錄方式，使得紙質(zhì)證照和電子證照檔案并存。從長期來看，這樣會影響到電子政務的推廣，進而制約政府和企業(yè)信息化的應用和普及。

（二）電子證照檔案標準缺乏，需要制定專業(yè)標準

電子證照的生成、審批、利用、歸檔都需要建立一套嚴格的標準，并且這套標準必須全面可行，既要符合國家規(guī)范，又要符合企業(yè)的特點和個人的需要。從目前來看，國家層面缺乏關(guān)注，尚未有直接針對電子證照管理和應用的標準；地方層面的實踐缺乏深度，盡管福建省出臺了《推進文件證照電子化應用創(chuàng)新行政審批模式的實施意見（暫行）》，從總體上對其進行了標準的設(shè)計，但專業(yè)標準制定進程滯后于電子證照推進速度，其后果是對電子證照應用標準、生成標準、內(nèi)容與格式標準、信息安全標準缺乏統(tǒng)一的規(guī)定，進而使得部門間對接不暢。

（三）電子證照檔案應用流程亟需改善

目前，電子證照檔案應用流程包括：證照生成、證照頒發(fā)、證照申報、證照應用、證照鏈分析。由于各應用流程之間的界限不清晰，較為經(jīng)常出現(xiàn)的問題是：第一，各行政單位在受理、審批相應的事項時，由于沒有形成專業(yè)的證照信息庫，使得證照信息重復使用率低；第二，公眾、企業(yè)進行相同項目申報時存在重復提交證照的情況，影響行政服務能力的提高；第三，申報材料中的證照信息無法及時校驗，使得證照的真假無法識別。

三、電子證照檔案管理對策

（一）推進電子證照檔案業(yè)務系統(tǒng)的應用平臺建設(shè)

一是加強電子證照檔案基礎(chǔ)性工作建設(shè)，統(tǒng)一編碼規(guī)范，根據(jù)證照的內(nèi)容，分析共性、優(yōu)化差異，形成滿足不同單位對證照內(nèi)容的共同需求。對已經(jīng)辦理業(yè)務系統(tǒng)進行調(diào)研，結(jié)合各類證照的頒發(fā)流程與制證過程，采用數(shù)據(jù)采集、證照掃描、審批系統(tǒng)提取等方式實現(xiàn)對證照信息的全覆蓋，使歷史數(shù)據(jù)自動入庫。進而通過建立證照數(shù)據(jù)采集平臺，形成證照信息大全。二是采用企業(yè)和個人門戶的方式建立電子證照檔案公共服務系統(tǒng)，該系統(tǒng)具有查閱和審批申報功能，涉及證照發(fā)放、用戶管理、個人消息定制、個人消息提醒等模式，以實現(xiàn)專業(yè)化和個性化的服務，為政策導向提供服務。三是加強電子證照網(wǎng)上審批平臺建設(shè)，將辦事節(jié)點過程中的紙質(zhì)證照替換成電子證照，不僅解決了紙質(zhì)重復提交問題，還能更好地打造電子證照檔案全流程應用平臺。其中，網(wǎng)上審批流程的節(jié)點包括：證照受理、證照驗證、證照辦理、證照管理、原件召回、證照糾錯、證照添加等。

（二）制定標準，加強規(guī)范引導

國家層面進行引導的同時，也要鼓勵地方的試點和實踐探索。建議電子證照檔案主管部門在進行頂層設(shè)計時，出臺涉及電子證照檔案生成、數(shù)據(jù)填報、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)封裝、數(shù)據(jù)管理、證照集中庫建設(shè)、公共服務平臺建設(shè)標準等標準和規(guī)范。同時，地方層面的探索可以從如下方面展開：制定電子證照檔案數(shù)據(jù)著錄標準、電子證照檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)標準、政府部門數(shù)據(jù)和技術(shù)共享標準、電子證照檔案應用服務標準、電子證照檔案簽章系統(tǒng)、電子證照檔案數(shù)字化掃描標準，以保證電子證照檔案管理符合標準。此外，開展證照檔案業(yè)務調(diào)研，充分了解證照檔案的形成規(guī)律，以便制定電子證照檔案相關(guān)標準和規(guī)范時能夠有的放矢。

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隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，教育方面的改革步伐也不斷加快，成人教育的發(fā)展和變化更是日新月異。這導致社會各個階層不斷提升對成人教育檔案的優(yōu)化管理的要求，不僅要求該方面的管理工作更為準確和及時，同時對于保密性也提出了更高的要求。然而令人沮喪的是高校成人教育檔案管理工作仍然存在一些亟待解決的問題。識別成人教育檔案的幾大基本特征是優(yōu)化成人教育檔案管理工作的必經(jīng)之路。

二、成人教育檔案幾大特點

教務教學、學生學籍、文書和招生檔案以及函授站（點）和教學站（點）的檔案管理是成人教育檔案主要組成部分。期間包括了錄取成人學生、引導學生入學、學生在讀情況和學生畢業(yè)等一切校內(nèi)活動，到學生網(wǎng)上信息收集、上報畢業(yè)生名單、頒發(fā)學生畢業(yè)證書、學生離校等，這些都離不開教育檔案的管理，檔案管理工作也是展示高校工作水平的一個重要窗口，且成人教育檔案亦擁有屬于其自身的特性。（一）涉及范圍廣泛且社會性較強。與普通教育相比，成人教育的社會基礎(chǔ)十分之廣泛，除了普通教育院校的青少年學之外，其余所有在職從業(yè)人員或社會青年幾乎都是其招生對象，所招收的學子不僅數(shù)量龐大，并且涉及社會各階層。正是成人教育的這一原因?qū)е铝顺扇私逃龣n案的復雜性和社會性，也正因為如此，成人教育檔案具有極強的社會性。高專成人教育的學生主體大都是社會青年和在崗人員，因招生范圍廣，形式多樣，而且相對于普高生來說配備的人手也少，管理的難度加大，學校往往只重視普通教育學生的檔案工作，認為成人教育學生檔案管理工作是多此一舉，對于成人教育學生檔案工作的重要性沒有認識到位，因此在檔案管理機構(gòu)中沒有配備專職人員，沒有對成人教育檔案工作進行必要的檢查監(jiān)督和創(chuàng)新，只是被動地采用傳統(tǒng)的管理模式，致使成人教育學生檔案管理工作缺乏一套完善的檔案管理制度。（二）成人教育檔案工作服務環(huán)節(jié)部分功能缺失或不完善。由于成人教育檔案種類繁多、涉及面比較廣泛，相對于普通教育檔案而言條理性要弱一些，同時有的學校對于成人教育檔案的管理工作相對于普通教育檔案管理工作在規(guī)范性、科學性上給予的關(guān)注度不高，更有甚者對于成人教育檔案幾乎根本不會予以針對性的分類或集中管理，而是將檔案直接保存在成人教育主管部門或其他相關(guān)部門處，這進一步給成人學校檔案管理工作在無形之中加大了壓力同時也埋下了隱患。成人檔案管理的混亂無疑為相關(guān)社會人士查閱或者借閱成人檔案信息增添阻礙，使得成人教育檔案服務環(huán)節(jié)有部分的缺失，無法保證良好的用戶體驗，拉低高校檔案管理工作的整體水平。（三）高校成人教育檔案的使用率不高，社會價值偏低。檔案管理的最終目的是為相關(guān)人士以及部門提供開發(fā)利用成人教育檔案資料的機會，但因材料采集缺乏全面性、所使用的管理措施不夠科學合理以及檔案管理工作人員的專業(yè)綜合能力和服務意識普遍較低等系列因素，導致該類檔案信息的利用率越來越低，得不到充分的利用，僅僅停留在被動服務的狀態(tài)之中，最終致使這些檔案的作用無法得以最大化的發(fā)揮，成為“死檔”，這也意味著成人教育檔案管理的社會價值不復存在，前期簡單的收集、管理工作都成了無用功，白白浪費了人力、物力、財力資源，對于高校而言這無疑是得不償失的。

三、優(yōu)化成人教育檔案管理的對策

在優(yōu)化高校成人教育檔案管理工作中，各級領(lǐng)導和管理人員應當端正態(tài)度，將成人教育管理工作作為各項工作的重中之重，積極樹立并提高信息化檔案管理的意識。除此之外，為進一步優(yōu)化成人教育檔案管理工作，以信息化促進檔案管理工作的良好發(fā)展，更好地為社會服務，更好的社會各界人士服務，提高整個學校的管理工作水平，還應做到以下幾點：（一）一手積極做好成人教育檔案的采集與分類工作。優(yōu)化檔案管理工作的第一步就是做好高校成人教育檔案的采集建檔。為進一步提高成人教育檔案信息的利用率和時效性，將該項工作落實很有必要，并且也只有這樣才可確保后期的管理工作能夠得到理想的效果。實際上，并不是說該類檔案的相關(guān)資料收集得越多就越好，就越能提供更全面細致的服務，但這也是一個不可或缺的條件，采集信息之后的分類整理工作也不容小覷。做好這一點，優(yōu)化成人教育檔案管理工作就有了一個堅實的基礎(chǔ)和后盾。（二）強化成人教育檔案管理力量，完善成人教育檔案檔案管理模式。從綜合的角度來看，院校的教學科研與成人教育檔案之間有著千絲萬縷的聯(lián)系，因此應從實際出發(fā)，建立特色的院校檔案管理機制，建立有助于成人教育檔案管理工作的順利開展。為快速實現(xiàn)這一目標，應將各相關(guān)崗位的管理工作進一步細致化和明確化，做好組織內(nèi)分工協(xié)作的工作。同時提高管理人員的素質(zhì)，并且健全檔案管理制度，建立符合成人教育工作實際的檔案管理新模式。

四、總結(jié)

加強普通高校成人教育檔案管理隊伍建設(shè)是做好普通高校成人教育檔案管理的重要舉措。為進一步挖掘出檔案管理工作的利用價值，以確保高校成人教育的招生錄取、學籍管理、教務管理等各項工作能更加順利、有序地開展，就必須積極應用信息技術(shù)，以提升高校成教檔案管理的信息化水平，實現(xiàn)檔案管理工作服務水平與管理水平的綜合性提升。

作者:孫紅玲 單位:濰坊護理職業(yè)學院

【參考文獻】

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關(guān)鍵詞：市政工程；施工企業(yè)；建設(shè)檔案；檔案管理

中圖分類號：C29 文獻標識碼：A 文章編號：

我們知道，在市政工程建設(shè)中，離不開建設(shè)檔案，它既是建設(shè)過程的真實反映和記錄，又是建設(shè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)和依據(jù)[1-2]。為加強市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案的收集、整理工作，統(tǒng)一市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案的驗收標準，保證市政基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案完整、準確、及時地歸檔和移交，實現(xiàn)工程檔案管理的規(guī)范化、標準化。本文為此具體探討了當前市政工程建設(shè)檔案管理存在的問題與對策。

1 當前市政工程建設(shè)檔案管理存在的問題

1.1 檔案觀念問題有待更新

我們知道，隨著現(xiàn)場建設(shè)工作深入開展，建設(shè)檔案也越來越體現(xiàn)出它的重要性，當務之急是必須高度重視建設(shè)檔案的歸檔率、完整率、準確率。但是當前我國建設(shè)檔案在市政工程檔案管理中是較不受重視的類別，花的時間和精力相對較少。而且市政建設(shè)部門往往重視不夠，不想配合，認為材料放在手邊用用就行了。建設(shè)部門一般隨意找個臨時工作為檔案管理員，臨時工有的甚至連建設(shè)項目材料的構(gòu)成也不清楚，更不用說是符合歸檔的要求了[3]。

1.2 建設(shè)檔案質(zhì)量有待提高

在己歸檔的材料中發(fā)現(xiàn)，建設(shè)檔案的材料普遍質(zhì)量不高，如圖紙的清潔程度、整齊程度等。有些圖紙不是原件，而是復印件；有些圖紙上有任意涂寫等情況。檔案的信息化程度也普遍偏低，在已歸檔的建設(shè)檔案中，一般施工企業(yè)只能做到目錄級的管理，即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，而沒有相應電子稿。還有的施工企業(yè)因為未能進行部門立卷制度，只是上交材料，需要檔案部門進一步的整理[4]。

1.3 接收歸檔的渠道不順暢

《中華人民共和國檔案法》第十一條規(guī)定“機關(guān)團體、企事業(yè)單位和其他組織必須按照過規(guī)定，定期向檔案館移交檔案”。因此，歸檔電子文件必須定期向檔案館移交。撤并單位的歸檔電子文件應按規(guī)定向接管單位或國家檔案館移交。不過經(jīng)過調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)很多市政工程檔案歸檔不及時，歸檔材料不齊全完整，有的案卷中缺少相關(guān)材料，更有甚者個別案卷中沒有工程設(shè)計圖。

1.4 建設(shè)檔案載體有待豐富

根據(jù)我國相關(guān)規(guī)定，市政工程對于每個項目施工過程每個階段均要留下照片或是其它電子文件。但調(diào)查表明，特殊載體的材料匱乏，要么沒有相應的材料，即使有一些有特殊載體材料，其數(shù)量也不超過5%，給工程與施工企業(yè)留下了不可彌補的損失。另外目前由于聲像檔案載體材料成本較高，而且屬于“賬外”檔案，不易控制。許多建設(shè)聲像檔案形成部門，出于使用便利，不愿將其無償交給檔案部門管理，而往往從個人實際工作需要出發(fā)，對聲像檔案任意處置，致使照片底片損傷或丟失，錄像制品也因多次使用，其中一些珍貴檔案內(nèi)容丟失[5]。

2 完善市政工程建設(shè)檔案管理的若干對策

2.1 進一步增強檔案部門的服務意識

檔案管理部門可通過舉辦展覽、宣傳板報、召開會議、知識競賽等向廣大職工宣傳國家有關(guān)檔案的法律、法規(guī)及有關(guān)檔案管理工作的知識，從而澄清檔案利用中存在的模糊認識，提高對檔案利用工作重要性的認識。比如某某市城鄉(xiāng)管委秉承“為群眾解難，為政府排憂”的服務理念，于2011年在全系統(tǒng)啟動了 “市政服務進社區(qū)”活動。對一些雖然不屬于市政管理維護范圍，但嚴重影響了社區(qū)居民正常生活和出行的社區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施，無償提供人力、物力和資金進行整修維護。活動期間，城鄉(xiāng)管委系統(tǒng)各單位在全市140余個無人管理社區(qū)建立了基本情況檔案，普遍采用發(fā)放便民服務卡等形式，搭建起為社區(qū)服務聯(lián)系的平臺,有 針對性地采取措施解決居民社區(qū)的供水、供氣、供熱、排水、照明等“急、難”問題。據(jù)不完全統(tǒng)計，“市政服務進社區(qū)”活動開展7年來，太原市城鄉(xiāng)管委投入資金近千萬元，共義務養(yǎng)護街巷道路120萬平方米；疏通管道800萬米；清掏檢查井 14.06萬口、進水井34萬余口；更換檢查井蓋3000余套；處理突發(fā)應急事件7000余件；更新改造431條小街小巷照明設(shè)施，安裝路燈8364盞， 改造無燈街巷70余條，有效提升了省城的宜居程度和市民的幸福指數(shù)。

2.2 制定詳盡的建設(shè)檔案歸檔方法

建設(shè)檔案和別的檔案不同，比較大型或重點的建設(shè)項目，在檔案館是一定有一份備案的。因此，建設(shè)檔案館可以對大型、重點建設(shè)項目和本施工企業(yè)的一般建設(shè)項目檔案管理分別對待，只保存施工企業(yè)經(jīng)常利用的建設(shè)檔案。這樣可以在減少物力、財力的同時達到建設(shè)檔案歸檔和可利用的效果。不如為了提高城市綜合管理水平，某某縣建設(shè)局把為市政道路建立檔案工作列入近期城建工作內(nèi)容，從6月中旬起對城區(qū)內(nèi)所有基礎(chǔ)設(shè)施現(xiàn)狀進行全面普查，對每條路每個巷道基本情況，登記造冊，歸類建檔。在完善檔案的同時，某某縣建設(shè)局將對這些檔案進行分析，查找城市建設(shè)中存在的問題，為城市建設(shè)規(guī)劃管理提供第一手檔案。

2.3 加強檔案的接收歸檔管理

要結(jié)合市政工程的立卷工作，把握案卷形成過程的每一環(huán)節(jié)，客觀準確地制定出各市政工程的卷宗目錄內(nèi)容，使管理人員的立卷有遵循、排列有順序、歸檔不缺失。比如某某市政局承擔的《市政工程類電子文件接收歸檔管理方法研究》課題通過了專家組鑒定。該課題將市政工程系統(tǒng)的業(yè)務類電子文件和電子公文進行有效整合和綜合管理，實現(xiàn)信息共享，較大程度地提高了工作效率。這一管理方法不僅適用于市政工程行業(yè)，對其它行業(yè)的電子文件管理也有借鑒意義。

2.4 加大建設(shè)檔案的數(shù)字化建設(shè)步伐

我們知道，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件大多都是以書寫記錄或印刷的形式將各類語言、文字、符號等記錄在實實在在的物質(zhì)載體上，其表現(xiàn)和存儲形式直觀、簡單；而在數(shù)字化建設(shè)中，電子文件則以磁性介質(zhì)為載體，需借助計算機才可變?yōu)橹庇^的視屏信息或輸出打印成紙質(zhì)載體信息。比如某某市政設(shè)施管理處檔案室共有文書檔案1300余件、工程檔案近萬卷，均為紙質(zhì)文檔。紙質(zhì)檔案具有真實性、可靠性、法律地位確定的優(yōu)勢，但信息容量 小、占據(jù)空間大、管理檢索不便，檔案保存環(huán)境如溫度、濕度、氣候、空氣質(zhì)量和檔案制成材料、書寫材料的優(yōu)劣等直接影響檔案的壽命。傳統(tǒng)檔案的保管和利用正 面臨著極大的挑戰(zhàn)。某某市檔案局于2009年6月中下旬將對機關(guān)下屬事業(yè)單位檔案年度歸檔工作進行檢查，重點包括檔案工作管理制度建立、檔案業(yè)務建設(shè)、檔案信息化 建設(shè)、檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案開發(fā)利用等方面。某某市市政設(shè)施管理處市政養(yǎng)護科將以此為契機，全面開展文書檔案、工程檔案的整理和數(shù)字化工作，目前2002年以后手寫的文書檔案頁碼和機構(gòu)名稱的整改、2005形成文件的整理歸檔、目錄輸入和數(shù)據(jù)庫更新工作正在進行。

總之，在新時期下，做好市政工程建設(shè)檔案管理，己成為市政工程建設(shè)部門和檔案管理部門工作的重要組成部分，還需要我們共同加強管理與研究。

參考文獻：

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[2] 徐貴珠．淺議做好文件材料收集與平時立卷工作[J]．天津檔案，2002(4)：49-50．

[3] 竇憲民，何培英．圖文并茂財務檔案的實現(xiàn)[J]．鄭州輕工業(yè)學院學報(自然科學版)，2001(4)：23-25．

篇5

【關(guān)鍵詞】檔案管理；存在問題；對應策略

林業(yè)是“生態(tài)文明”建設(shè)的重要基礎(chǔ)，林業(yè)檔案管理是林業(yè)單位工作的重要組成部分，是對林業(yè)資料和林業(yè)發(fā)展的真實記載，對于我國林業(yè)建設(shè)乃至“生態(tài)文明”建設(shè)至關(guān)重要。而基層林業(yè)站是林業(yè)單位進行林業(yè)統(tǒng)計、植樹造林、林政執(zhí)法和森林防火等職能的直接實施者，在加快林業(yè)建設(shè)和促進林業(yè)健康發(fā)展中占有重要的地位。做好基層林業(yè)站的檔案管理和統(tǒng)計工作不僅是維持基層林業(yè)站的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展的需要，更是加快林業(yè)發(fā)展，提高林業(yè)建設(shè)水平的有效途徑。但是目前基層林業(yè)站的檔案管理和統(tǒng)計工作情況不容樂觀，找到行之有效的解決方法已經(jīng)是刻不容緩。

一、存在問題

1、管理體系有待完善

林業(yè)檔案管理：盡管林業(yè)單位都設(shè)立了專職、兼職林業(yè)檔案管理人員，但管理體系還不夠健全和完善，個別單位缺少專業(yè)的林業(yè)檔案管理制度，還存在著林業(yè)檔案統(tǒng)一管理難、歸檔立卷難、資料查閱難“三難”問題。

基層林業(yè)站：沒有強制性的規(guī)章制度對其制約和管理，很容易就造成文件資料的流失；各部門之間缺乏有效的聯(lián)系和溝通，往往各自為政，會計部門的會計檔案不移交檔案室，而由財政人員保管。

2人員素質(zhì)有待提高

負責檔案管理人員一般都由單位文書檔案人員兼職，缺乏對林業(yè)檔案管理的專業(yè)化、系統(tǒng)化培訓，缺乏檔案管理的知識，業(yè)務能力偏低。林業(yè)部門的檔案管理工作涉及到多方面的專業(yè)理論知識，既要求管理人員具備專業(yè)理論知識，會進行數(shù)據(jù)分析，又要熟悉檔案管理工作的業(yè)務，有必要的寫作和微機操作技能。特別是由于一些檔案人員專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素質(zhì)不高，對一些林業(yè)檔案只是簡單的“堆積”，系統(tǒng)性整理不夠，對林業(yè)檔案科學化管理造成了一定影響。

3硬件建設(shè)有待提高

檔案室、檔案柜以及其他檔案保管設(shè)備如何，直接關(guān)系到檔案管理的規(guī)范化和安全性，是做好檔案工作的重要硬件基礎(chǔ)。由于個別林業(yè)單位對林業(yè)檔案管理工作重視不到位，有些單位沒有設(shè)立專門的、符合標準的檔案室，同時，檔案管理工作仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和手工操作，程序繁瑣復雜，相關(guān)的硬件設(shè)備和管理軟件更新緩慢，缺乏林業(yè)管理方面軟件，在檔案保存方面，紙質(zhì)多于磁質(zhì)，磁質(zhì)多于光質(zhì)多于聲像，林業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化水平有待提高。

二、對策建議

1健全管理機制

健全林業(yè)檔案工作協(xié)調(diào)機制，加強對基層林業(yè)單位各部門與檔案管理部門之間的協(xié)調(diào)，提高檔案的完整性。健全林業(yè)檔案工作運行機制，制定單獨的林業(yè)檔案管理工作制度，加強對檔案搜集、整理、立卷、歸檔、查閱工作的管理，提高檔案管理工作的科學化、規(guī)范化和制度化。同時要建立嚴格的崗前培訓制度和任職資格審查制度。

2加強業(yè)務培訓，提高工作人員專業(yè)素養(yǎng)

提高檔案管理和統(tǒng)計工作的質(zhì)量，需要加強相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)。作為檔案管理和統(tǒng)計工作人員，不僅要具備專業(yè)的林業(yè)知識，精通各項業(yè)務環(huán)節(jié)，熟悉各項林業(yè)工作流程，還需要不斷的更新觀念，不斷地完善自己，拓寬自己的知識領(lǐng)域，掌握現(xiàn)代化的檔案管理和統(tǒng)計工作所需的技術(shù)。因此，基層林業(yè)站的管理者要分批次、定期的對檔案管理和統(tǒng)計工作人員進行培訓和到高校進修，培養(yǎng)出業(yè)務能力強、專業(yè)知識精深、全面素質(zhì)高的專業(yè)人才隊伍，促進檔案管理和統(tǒng)計工作的順利發(fā)展。

基層林業(yè)站還要注意做好相關(guān)工作人員的穩(wěn)定工作，避免檔案管理和統(tǒng)計工作人員的頻繁流動和更替，要加大檔案管理工作的宣傳力度，提高相關(guān)人員的服務意識，嚴格遵守職業(yè)道德堅持實事求是的原則，保持相關(guān)資料的準確性和完整性，做好檔案管理工作的開發(fā)和利用。

3.加大基礎(chǔ)設(shè)施投入

加大資金投入，是提高檔案管理科學化水平的重要前提和基礎(chǔ)保證。建立林業(yè)檔案管理工作的長效投入機制，既要設(shè)立專門的檔案室，又要對現(xiàn)有不規(guī)范、不達標的檔案室進行改造和完善，并逐步提高檔案室標準。加大對林業(yè)檔案設(shè)施的投入，使有標準的檔案柜、檔案盒以及檔案裝具，并根據(jù)林業(yè)檔案數(shù)量情況不斷更新購置。

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關(guān)鍵詞：農(nóng)機；購置補貼；檔案管理

中圖分類號： F323.3；G271 文獻標識碼： A DOI編號： 10.14025/ki.jlny.2017.04.038

1農(nóng)機購置補貼檔案管理的內(nèi)容

農(nóng)機購置補貼檔案是指各有關(guān)單位在實施農(nóng)業(yè)機械購置補貼政策中形成的，能真實、準確、完整、系統(tǒng)地反映農(nóng)機購置補貼工作的文件、合同、發(fā)票、照片、電子檔案等資料，是農(nóng)機購置補貼工作的重要組成部分。

一是詳細核實農(nóng)機購置補貼合同、農(nóng)戶信息和機具信息，將購機申請表、購機者身份證明復印件、購機補貼管理合同、購機補貼指標確認通知書、購機發(fā)票復印件、機具花名冊、鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)機管理站或村委會購機證明信等信息資料，購機者身份影像、公示資料以及人機合照等進行了分類建檔，一機一檔，人機統(tǒng)一、手續(xù)齊備、資料齊全并全部備份。

二是農(nóng)機購置補貼的辦法、制度、規(guī)范性文件、實施方案以及農(nóng)機購置補貼會議、技術(shù)培訓等相關(guān)資料、補貼產(chǎn)品選型等文件資料。

三是經(jīng)銷商上報的農(nóng)機購置補貼資料、機具匯總表、機具申請表原件及購置補貼工作的相關(guān)調(diào)研、檢查、核實記錄材料以及年度農(nóng)機購置補貼政策實施工作總結(jié)以及其他有關(guān)農(nóng)機購置補貼資料。

2農(nóng)機購置補貼檔案管理的重要性

農(nóng)機購置補貼工作是國家出臺制定的強農(nóng)惠農(nóng)政策，親民利民，意義重大。農(nóng)機管理部門一方面要將農(nóng)機購置補貼政策不折不扣的落實到位，同時要保證檔案管理工作的真實性、準確性、科學性。確保農(nóng)機購置補貼檔案有理可依，有據(jù)可查，才能真正避免違規(guī)違紀等各類問題的出現(xiàn)，切實體現(xiàn)出農(nóng)機購置補貼檔案管理工作為民服務的宗旨。

2.1農(nóng)機購置補貼檔案管理工作是國家制定補貼計劃的重要依據(jù)

做好農(nóng)機購置補貼的檔案管理工作，可以給農(nóng)業(yè)部門提供具體的數(shù)據(jù)分析，根據(jù)農(nóng)戶需求、市場供給、調(diào)配等方面制定合理可行的補貼計劃和政策，為翌年的農(nóng)機購置補貼工作做好充足準備。

2.2規(guī)范化、標準化的檔案管理工作可以促進農(nóng)機購置補貼工作高效、有序運轉(zhuǎn)

做好檔案管理工作可以對農(nóng)機市場需求與供給進行統(tǒng)計分析，便于對農(nóng)戶購買農(nóng)機的數(shù)量和類型進行引導，避免盲目購買造成不必要的損失。并把農(nóng)戶對購機的需求通過專業(yè)分析之后把信息反饋給生產(chǎn)商和經(jīng)銷商來調(diào)整生產(chǎn)規(guī)模和銷售規(guī)模，以實現(xiàn)市場的宏觀調(diào)控。

2.3農(nóng)機購置補貼是一項政策性很強的工作

做好農(nóng)機購置補貼檔案管理工作，保證備案資料的詳細和真實，保證農(nóng)機購置補貼資金安全、規(guī)范、高效使用，及時、準確對購買補貼信息、農(nóng)戶個人信息進行備案，防止農(nóng)戶倒賣農(nóng)機來套取國家補貼資金。

2.4認真做好各類紙質(zhì)、電子檔案歸檔整理工作是農(nóng)機購置補貼工作的必然要求

對于紙質(zhì)檔案要專人管理，科學分類。購機補貼的電子檔案主要包括從購機補貼系統(tǒng)導出的各種匯總表、明細表、供貨確認時照的人機合影及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)機補貼明細表以及用戶購機發(fā)票的電子掃描件等，電子檔案數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次利用，達到網(wǎng)絡(luò)化、實時化、自動化，是提高辦公效率和檔案安全性的必然趨勢。

3目前農(nóng)機購置補貼檔案管理存在的主要問題

3.1對農(nóng)機購置補貼檔案管理工作的重要性認識不足

有些部門對農(nóng)機購置補貼檔案管理工作沒有足夠重視，未設(shè)置專職農(nóng)機檔案管理人員。有些檔案管理人員對補貼政策、當?shù)剞r(nóng)業(yè)信息和管理工具等還不是很熟悉，沒有完全掌握。

3.2檔案管理者的專業(yè)水平和工作能力不足

有些檔案管理人員沒有經(jīng)過專門的業(yè)務培訓，缺乏一定的檔案管理知識和技巧，進而影響到檔案的收集、管理和利用。

3.3購置補貼電子檔案管理不夠系統(tǒng)化

有些農(nóng)機購置補貼檔案管理部門沒有采用電子化信息管理系統(tǒng)，沒有按照統(tǒng)一制定的軟件程序操作，不能完整的保存檔案資料，影響了工作效率和檔案保管時效。

4結(jié)語

農(nóng)機購置補貼檔案管理工作是一項繁雜而瑣碎的工作，真實記錄和反映農(nóng)機購置補貼工作的詳細情況，是檢查農(nóng)機購置補貼落實情況、考評總結(jié)農(nóng)機購置補貼工作得失和制定實施方案的重要依，對現(xiàn)代化農(nóng)業(yè)建設(shè)和加快社會主義新農(nóng)村建設(shè)步伐具有重要的現(xiàn)實意義。

參考文獻

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篇7

【關(guān)鍵詞】民政檔案；核心；發(fā)展方向

一、新形勢對民政檔案管理的影響

自改革開放以來，我國的經(jīng)濟體制逐步被社會主義市場經(jīng)濟體制所取代，特別是近年來，國家大力支持開發(fā)經(jīng)濟建設(shè)，國家政策和經(jīng)濟體制的支持也側(cè)重于促進經(jīng)濟發(fā)展，因此，在新形勢下民政工作要與時俱進，創(chuàng)新發(fā)展，迎合社會和國家的發(fā)展需求，突破傳統(tǒng)的管理觀念。貫徹落實科學發(fā)展觀、構(gòu)建社會主義和諧社會是社會發(fā)展的新形勢和新任務。新形勢下的民政檔案管理工作被賦予了更大的使命和要求。只有正確把握民政檔案管理的核心方向，有效落實民政工作建設(shè)、管理和服務社會的基本職能。利用科學化合理化的管理手段推動新時期的民政工作創(chuàng)新發(fā)展。在科學技術(shù)和社會經(jīng)濟體制共同發(fā)展的形勢下，利用新型的信息化管理技術(shù)對民政檔案實施高校管理，利用創(chuàng)新思想改善民政檔案管理隊伍的面貌，有效利用科學手段和新思想觀念解決民政檔案管理中的問題。并在實踐中尋求更適合現(xiàn)階段形勢發(fā)展的民政檔案管理方法，在發(fā)展中不斷進行創(chuàng)新，以保證我國民政事業(yè)持續(xù)發(fā)展，進一步貫徹落實黨的政策和方針，以新思想、新面貌、新態(tài)度、新方法落實完成黨和國家賦予民政檔案管理工作的使命。

二、民政檔案管理的核心要求

新形勢下的民政工作側(cè)重于發(fā)展完善經(jīng)濟體制，民政工作作為國家基礎(chǔ)工作的一部分，結(jié)合著民政工作利民為民的特點，民政工作中涉及的檔案管理工作就尤為重要。民政檔案體現(xiàn)了綜合性較強、涉及范圍較廣、類型較復雜等因素，并且都與民眾的日常生活息息相關(guān)，因而民政檔案的管理受到廣大人民群眾及社會的關(guān)注。進一步做好民政管理是推動國家經(jīng)濟發(fā)展的重要工作。民政檔案管理的檔案關(guān)系到國家政策的落實及實施。在以科學和經(jīng)濟發(fā)展為前提的新形勢下，民政檔案管理的核心要素體現(xiàn)在管理基礎(chǔ)、管理水平和管理理念上。

（一）民政檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)是民政檔案管理核心的重要部分。民政檔案可以從宏觀定義上分為專業(yè)、文書、實物、電子、聲像和科技檔案等。民政檔案管理是民政部門中的基礎(chǔ)性工作。隨著我國經(jīng)濟體制不斷發(fā)展和完善，民政檔案管理也呈現(xiàn)著多元化的特點，新形勢下的民政工作要求更加多樣化，檔案資料類型復雜，涉及范圍較廣。所以，民政工作更需要與時俱進，利用新型信息化技術(shù)完善管理方法，確保民政檔案的基礎(chǔ)性工作跟上時代的發(fā)展。利用科學方法收集真正具有保存意義的文檔資料，保證檔案的完整性和公正性，對傳統(tǒng)的檔案管理模式進行創(chuàng)新，推進信息化收集和管理，進而提升民政檔案管理工作的效率。

（二）民政檔案管理的管理水平也在核心概念上占有重要成分。民政檔案管理相對于其他檔案管理較為復雜多樣化，管理人員和管理資料需要進行合理分配，才能夠有效地保證工作質(zhì)量。民政檔案管理的管理水平體現(xiàn)在檔案管理制度、管理規(guī)范、工作制度和員工職責等方面。在科學技術(shù)和經(jīng)濟體制發(fā)展的新形勢下，培養(yǎng)具有時代意義的新型管理型人才，利用更具專業(yè)性的人才改善現(xiàn)有的管理機制，對工作權(quán)責進行合理分配，并物盡其用，達到對民政檔案以及相關(guān)人員的合理性管理。

（三）新形勢下民政檔案管理的管理理念也在改變，傳統(tǒng)的民政檔案管理通常存在很多懶散的、不作為、不規(guī)范等現(xiàn)象。新形勢下的社會經(jīng)濟體制給民政檔案管理提出了更高的要求，在傳統(tǒng)管理觀念的基礎(chǔ)上，更需要有協(xié)調(diào)合作的管理理念。民政檔案管理部門不再是一個單獨行動的主體，而是需要和其他部門相互協(xié)作，共同完成國家和政府的任務，以為人民服務為宗旨，摒棄錯誤的封建思想和管理概念，努力形成具有現(xiàn)代化意義的數(shù)字化管理概念。

三、新形勢下民政檔案管理的發(fā)展方向

我國的經(jīng)濟體制不斷發(fā)展和完善，民政工作也由原來的傳統(tǒng)模式，轉(zhuǎn)變成了現(xiàn)代化適應經(jīng)濟發(fā)展的管理方式。對于加強經(jīng)濟建設(shè)，以及對全面奔向小康社會目標的確立，國家大力推行各種福利救助、民主政治建設(shè)、消防建設(shè)、社會事務管理政策等。對民政檔案管理工作來說，其發(fā)展方向不僅決定著民生的發(fā)展，更將成為一個時代的印記。所以，在新形勢下，找到推動民政檔案管理發(fā)展的要素極為重要?，F(xiàn)代化信息技術(shù)和數(shù)字化檔案管理是新時代的產(chǎn)物，在多個領(lǐng)域應用中發(fā)揮其重大作用。所以，在民政檔案管理中，信息技術(shù)、數(shù)字化處理技術(shù)以及創(chuàng)新管理理念也將成為民政檔案管理的發(fā)展方向。

四、結(jié)語

綜上所述，新形勢下民政檔案管理面臨著巨大的挑戰(zhàn)，多樣化的政策實施給民政檔案的基礎(chǔ)性收集和管理帶來了很大的影響。新形勢下的民政檔案管理迫切需要改善核心要求和明確發(fā)展方向。在社會經(jīng)濟體制不斷完善的今天，信息化高科技技術(shù)已經(jīng)成為各領(lǐng)域普遍應用的管理方法。民政檔案管理更需要條理性強、專業(yè)性強、協(xié)調(diào)性強的數(shù)字化管理。所以，新形勢下民政檔案管理將順應時代的發(fā)展，對管理模式進行創(chuàng)新，對管理方法進行完善，利用科學有效的信息化管理技術(shù)推動民政檔案管理的發(fā)展。

作者:袁振 單位:洮南市民政局

【參考文獻】

[1]文麗鵬.淺析在市場經(jīng)濟中檔案管理的挑戰(zhàn)和出路[J].東方企業(yè)文化,2013(10).

篇8

【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院；人事檔案管理；問題；對策

人事檔案是機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位在人事管理工作中形成的，反映自然人生活、工作、參加社會實踐活動情況的真實記錄，是人才信息的重要載體。醫(yī)院人事檔案管理重點是在構(gòu)建人事管理制度和制定人事政策，醫(yī)務工作人員的檔案集中到檔案管理部門，形成信息庫，通過科學的管理能夠?qū)θ瞬诺淖R別培養(yǎng)發(fā)揮作用，于此同時，通過醫(yī)院的人事檔案管理，有助于更好地促進醫(yī)院人力資源的開發(fā)、利用和服務，推動醫(yī)院人才素質(zhì)建設(shè)。1 醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及問題

1.1 人事檔案管理及歸檔意識相對淡薄 醫(yī)院的主要中心工作就是醫(yī)療，作為公共醫(yī)療服務機構(gòu)，為廣大的公眾提供高質(zhì)量的醫(yī)療服務是整體醫(yī)務人員的職責所在，據(jù)此，管理人員也積極重視醫(yī)療的服務質(zhì)量的提高，為醫(yī)院的事業(yè)發(fā)展而努力，后勤行政人員需要積極配合臨床一線業(yè)務，從而忽視了后勤行政人員在積極影響醫(yī)院工作發(fā)展的能動性。上述醫(yī)務人員的意識也就成為制約人事檔案業(yè)務發(fā)展和高效利用的主要因素。也就形成了人事檔案管理普遍存在“重管理、輕利用”的特征，普遍形成了本職工作基本完成，人事檔案資料不丟失的工作意識，而缺乏積極主動構(gòu)建人才信息庫的意識和行為，更沒有形成主動為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)提供人力資源信息的參考和建議，利用檔案信息和數(shù)據(jù)，推動醫(yī)院業(yè)務中的管理高效發(fā)展。這也就造成當前許多醫(yī)院人事檔案管理職工檔案管理意識淡薄，沒有檔案利用的認識，工作觀念陳舊。

1.2 檔案管理人員業(yè)務水平需進一步提高 檔案管理人員業(yè)務水平是檔案管理及服務整體水平的關(guān)鍵所在，當前醫(yī)院檔案管理的人員結(jié)構(gòu)中，首先表現(xiàn)出來知識結(jié)構(gòu)不平衡的狀體，學歷和知識體系構(gòu)成的層次較低；其次是部分檔案管理人員是調(diào)離和中途轉(zhuǎn)行，對從事的檔案管理工作研究和認識不深；最后，管理人員多數(shù)只安于現(xiàn)狀，沒有良好的積極心態(tài)來繼續(xù)學習和努力提高，本來知識體系就存在欠缺之處，在沒有主動學習提高的狀況下，很難促進檔案管理的水平發(fā)展。由于管理人員本身水平，嚴重影響了檔案管理工作的提高。

1.3 檔案管理方式落后 長時間來，醫(yī)院對于人事檔案管理的重視程度低，也造成了在投入資金和人力的相對欠缺，表現(xiàn)出了基礎(chǔ)設(shè)施差，設(shè)備更新慢，信息化程度低，管理手工作業(yè)，紙質(zhì)文件材料是工作的對象的特點。因此，造成了醫(yī)院人事檔案管理的管理檔案質(zhì)量不高，利用率低，檔案出現(xiàn)丟失和涂改的概率加大，在人力耗費下，不利于檔案科學化，系統(tǒng)化、標準化的管理。2 醫(yī)院人事檔案管理的對策

2.1 更新觀念，加大投入 人才是發(fā)展的生產(chǎn)力，醫(yī)院作為公共醫(yī)療服務機構(gòu)，集聚了人才與知識，并通過挖掘人力資源能夠發(fā)揮出巨大的社會效益。而人事檔案的管理不斷深入，不僅能夠滿足于醫(yī)院的人事政策的要求，在日常的工資福利管理方面的良好實現(xiàn)，更有助于推動醫(yī)院形成構(gòu)建人才信息智庫的觀念，在觀念的指引下，有助于進一步發(fā)揮人力資源的生產(chǎn)力作用。據(jù)此，在醫(yī)院檔案管理工作中，需要全體人員樹立人事檔案管理凝聚資源的作用，對醫(yī)院服務水平提高有積極推動作用的意識，能夠進一步加大資金與人才的投入，購買管理應用軟件，形成高效運作和資源高效利用的檔案管理體系［1］。

2.2 提高檔案資源的服務效能 改變傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案工作集中在檔案的收集整理和人事政策的執(zhí)行工作，轉(zhuǎn)變成為人事檔案的資料收集與整理，信息庫的創(chuàng)建，形成數(shù)據(jù)信息為醫(yī)院管理發(fā)展提供信息支持。在人事檔案管理過程中，需要樹立為醫(yī)院服務的目標，積極拓寬思路，創(chuàng)造管理服務的手段，從整體上把握高效服務的宗旨，從細節(jié)上提倡高質(zhì)量服務的行為意識，通過全面構(gòu)建人力信息庫，挖掘人才資源，為培養(yǎng)醫(yī)院高素質(zhì)人才提供基礎(chǔ)，推動醫(yī)院服務水平提供資源。

2.3 提高檔案管理人員素質(zhì) 通過思想道德和職業(yè)道德教育，進一步提高人事檔案管理人員的思想水平和政治素質(zhì)。對于醫(yī)院服務公眾、以民眾利益為自己的利益的思想建設(shè)起到積極作用。因此要按規(guī)定配備專職檔案管理人員，將檔案人員培養(yǎng)納入到醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，通過專業(yè)培訓、在職學習、考察進修、參加學術(shù)交流活動等方式，適應新形勢下人事檔案管理工作的需要，及時了解和掌握人事檔案管理領(lǐng)域的新方法、新技術(shù)及其發(fā)展趨勢，樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，增強政治責任心和組織紀律性。在實踐中運用現(xiàn)代化技術(shù)手段、先進管理理念和前沿知識，努力提高人事政策水平和工作質(zhì)量，全面掌握科學管理檔案的綜合技能，以適應檔案業(yè)務的創(chuàng)新和發(fā)展。

2.4 實現(xiàn)人事檔案管理的信息化、科學化、現(xiàn)代化 在信息化時代，應注重電子檔案的建立。實現(xiàn)人事檔案管理工作的規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化，增強檔案的活力和生命力，引進現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備建立醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫?？梢约皶r更新，動態(tài)化管理人事檔案信息，保證檔案信息的時效性、真實性和準確性，以便檢索、查詢、信息統(tǒng)計分析及開發(fā)利用，使醫(yī)院檔案管理工作信息化、科學化、現(xiàn)代化，提高人事檔案管理的工作效率，更好地為醫(yī)院發(fā)展服務［2］。

總之，醫(yī)院作為公共服務機構(gòu)，其服務質(zhì)量是公共認同的關(guān)鍵，而決定服務質(zhì)量的高低在于醫(yī)院的人力資源的多少與利用率高低。醫(yī)院人事檔案管理的目的就是逐漸構(gòu)建能夠為醫(yī)院管理層提供人力資源信息支持的服務工作，不僅僅是日常人事管理政策的制定，更多是為醫(yī)院的整體發(fā)展水平的提高服務，充分調(diào)動人力資源的生產(chǎn)力作用，培養(yǎng)高素質(zhì)的醫(yī)務人員，進一步提高醫(yī)院的競爭力。

參考文獻

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1 計劃生育檔案管理工作存在的問題分析

1.1 計劃生育檔案管理制度不健全

目前，在絕大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、社區(qū)都制定了比較健全的計劃生育管理制度，對各類各級工作人員的職責進行了明確劃分。但是對于計劃生育檔案管理制度的建設(shè)、責任劃分、考核卻很少過問。現(xiàn)階段，計劃生育檔案管理制度不健全，檔案資料收集、整理效率低下，管理不集中，信息資源缺乏整體性。制度建設(shè)不完善，有價值的檔案材料得不到充分的重視，資料收集效率低下，信息管理和檔案管理嚴重脫節(jié)，檔案工作逐漸失去了其自身的完整性，很多的檔案信息資源缺乏有效的整合。

1.2 計劃生育檔案管理手段落后

現(xiàn)階段，計劃生育檔案管理過程中手段和方法都比較落后，這和相關(guān)領(lǐng)導部門的不重視有很大的關(guān)系。在很多基層地區(qū)計劃生育檔案管理依然采用人工方式進行處理，計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)在計劃生育檔案管理中應用較少。傳統(tǒng)的人工管理方式，不僅工作效率低下，而且還很容易出現(xiàn)錯誤，對計劃生育檔案內(nèi)容的真實性和科學性產(chǎn)生了深遠的影響。此外，計劃生育檔案管理法規(guī)政策落實不到位。盡管最近幾年，國家制定出臺了多種法規(guī)和政策，但是這些法規(guī)和政策在具體實施過程中還存在不少問題，法規(guī)執(zhí)行能力不足。

1.3 計劃生育檔案管理人員工作素質(zhì)參差不齊

人才專業(yè)素質(zhì)是影響計劃生育檔案管理質(zhì)量和效率的又一個重要因素。目前，從事計劃生育檔案管理工作的專業(yè)工作人員在專業(yè)素質(zhì)、專業(yè)理論水平和文化程度方面還存在很大的差異性，人員配置隨意性大，人員流動性大，高素質(zhì)專業(yè)人才普遍缺乏。工作隊伍專業(yè)知識掌握程度不足，并且計劃生育檔案管理缺少專職人員，大多數(shù)是由從事行政、工會等部門的工作人員兼職的?，F(xiàn)階段，計劃生育檔案管理人員少，專業(yè)技術(shù)跟不上時展進程，缺少正規(guī)培訓的機會，存在專業(yè)知識老化，知識面狹窄，知識結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)象。此外，計劃生育檔案管理工作由于缺少重視，薪資待遇較低，難以全面調(diào)動起計劃生育檔案管理人員的工作積極性，工作效率低，經(jīng)常出現(xiàn)重大錯誤，不利于我國計劃生育工作的順利開展。

2 計劃生育檔案科學管理措施分析

2.1 強化制度建設(shè)

在原有檔案管理工作的基礎(chǔ)上，我們進一步完善了檔案管理工作的各項規(guī)章。按照《檔案法》規(guī)定，在檔案局的具體指導下，結(jié)合地區(qū)實際情況，建立健全檔案管理制度，即：檔案保管制度、檔案查、調(diào)閱利用制度、檔案收集制度、檔案整理制度、檔案工作安全管理制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案保密制度、檔案員崗位職責。將這八項制度切實落實到實際，促進其在檔案管理中發(fā)揮更好的作用。同時，還要加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要保證檔案室條件完備，基本符合檔案室防盜、防光、防高溫、防火、防潮等要求，保證檔案的安全存放。檔案人員辦公室還配備辦公桌椅、電腦、復印機，為檔案工作的順利開展提供可靠的物質(zhì)保障。

2.2 強化自身建設(shè)

強化計劃生育檔案工作安全第一的意識，建立必要的投入保障機制，改善庫房保管條件，嚴格遵守規(guī)章制度，落實檔案安全管理責任，抓好汛期、黃梅天、極端高溫天的檔案庫房巡查，確保檔案安全萬無一失。不斷提高計劃生育檔案安全保管的制度化、規(guī)范化水平。確保檔案信息安全和實體安全。做好創(chuàng)建測評自查驗收工作，按要求填報《先進（合格）綜合檔案室申報表》。通過共同努力，尋找工作中的短板，真抓實干，確保計劃生育檔案管理更加規(guī)范和科學。

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一、當前醫(yī)院檔案管理的弊端

近年來，隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國的各行各業(yè)都隨著經(jīng)濟體制的改革也拉開了與自身相適應的改革的序幕。在醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)，也進行了醫(yī)療體制現(xiàn)代化的改革的進程[1]。但是，隨著醫(yī)療現(xiàn)代化進程的越來越深入，一些醫(yī)院在改革中取得巨大成效的同時，還存在一系列問題，這主要體現(xiàn)在醫(yī)院的檔案管理方面。筆者通過研究分析，可以將目前醫(yī)院檔案管理中存在的問題歸納為以下幾點：

（一）檔案管理的意識欠缺

因為檔案管理自身的局限性和特殊性，它無法直接創(chuàng)造出巨大的可見的經(jīng)濟效益，這樣一來，就引不起人們的足夠重視，甚至在一些人的觀念里，檔案管理這個程序在醫(yī)院日常所有的工作中可有可無。醫(yī)院管理人員自身檔案管理信息化意識的不高，致使下面的檔案管理的實際負責人也不被重視，他們在平時的工作中找不到職業(yè)的認同感和成就感，他們也就無法積極探索新時期檔案管理信息化的有效措施和方法。再加上檔案管理意識的淡薄，很多醫(yī)院從事檔案管理的工作人員在平時的工作中都沒有責任心，帶著當一天和尚撞一天鐘的心態(tài)工作，這樣就使得檔案管理的效率和質(zhì)量都不高。

（二）專業(yè)檔案管理人才的缺失以及后備管理人才不足

一個醫(yī)院檔案信息化管理水平的高低在很大程度上取決于所在醫(yī)院進行檔案管理的人才素質(zhì)。作為醫(yī)院中各個管理層中最具管理科學的典型代表，醫(yī)院在現(xiàn)代化進程中并沒有高度重視檔案管理人才的質(zhì)量[2]。這些傳統(tǒng)的檔案管理人才因為自身缺乏新時期檔案管理理念的指導，對于新事物的接受能力有限，嚴重阻礙了醫(yī)院檔案管理的信息化進程。此外，由于醫(yī)院本身不重視自身的檔案管理，他們也就不會加強一些檔案管理后備人才的培養(yǎng)，使得檔案管理的人才更新?lián)Q代的速度遠遠落后于醫(yī)院自身的發(fā)展訴求。久而久之，他們就會成為醫(yī)院現(xiàn)代化體制改革中最大的阻力。同時，由于后備檔案管理人才的不足，一旦前面的管理人才出現(xiàn)問題，就會造成當時醫(yī)院檔案管理人才的斷層[3]。這樣一來，不光嚴重制約了檔案管理的信息化進程，也使得醫(yī)院自身在人才更新方面顯得很是被動。

（三）檔案管理的方法技術(shù)落后

因為醫(yī)院自身對于檔案管理的意識比較單薄，使得他們在醫(yī)院檔案管理上投入較少。在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)信息發(fā)達的今天，一些醫(yī)院并沒有順應時展的需要，購置一些設(shè)備器材為檔案管理工作服務?？v觀各大醫(yī)院，很多醫(yī)院在其他方面都實現(xiàn)了信息化管理措施，但是在醫(yī)院檔案管理過程中，他們還是主要依靠人工歸檔對醫(yī)院的檔案進行分類、歸納、儲存。這種最傳統(tǒng)的檔案管理方式，不僅給負責檔案管理的人增添了很多的工作量，使得他們的工作效率低下，提不起工作的積極性，而且在人工歸檔過程中可能因為很多問題最終致使檔案歸納出現(xiàn)失誤，嚴重影響了醫(yī)院檔案管理的科學性和準確性，也會影響醫(yī)院之后的工作效率。

（四）相關(guān)技術(shù)保障和政策支持的空白

雖然信息化已經(jīng)深入各行各業(yè)，比如在醫(yī)院的行政管理、醫(yī)療管理方面信息化就得到了切實的應用[4]。但是，在檔案管理信息化進程中，卻缺乏相應的技術(shù)保障。一些基層醫(yī)院還停留在人工歸檔的檔案管理模式之上，在保存檔案時還主要保存的是紙質(zhì)版或者照片版的。除此之外，國家政府在醫(yī)院檔案管理信息化方面相應的政策文件的缺失，也是嚴重制約醫(yī)院檔案信息化管理的一個因子。

二、進行檔案信息化管理的重要性

因為經(jīng)濟的快速發(fā)展，致使信息化已經(jīng)進入了一個全新的時期，這就要求醫(yī)院的各個方面都要緊跟信息化的步伐，為群眾提供更優(yōu)質(zhì)、更快速、更便捷的服務。而檔案管理信息化作為醫(yī)院的一項重要工作，實現(xiàn)其信息化也必不可少。作為記錄醫(yī)院整個發(fā)展歷程的第一手資料，實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理可以在提高醫(yī)院的日常工作效率的同時，為以后醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃的制定提供參考和經(jīng)驗，在某種程度上提供一些指導性的意義。此外，實現(xiàn)檔案管理的信息化進程，也可以為醫(yī)院實現(xiàn)其他方面的信息化提供必要的信息支持，促進醫(yī)院整體信息化步伐的發(fā)展。

三、信息化在檔案管理中的具體應用

信息化已經(jīng)成了衡量一個行業(yè)是否能夠緊隨時代步伐，順應時代潮流的一個重要標志。而如何將信息化引入醫(yī)院的檔案管理過程中，筆者通過研究分析，提出了相應的辦法措施，僅供同行人參考。

（一）增強檔案管理信息化的意識

要實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化趨勢，首要前提是要增強醫(yī)院整體的檔案管理信息化的意識，引起他們對醫(yī)院檔案管理的足夠重視。這就要求上至醫(yī)院的高層管理人員，下至具體負責檔案管理的工作人員，都要從心理上重視檔案管理的信息化發(fā)展，樹立正確的，現(xiàn)代化的檔案管理模式。要從心理上認識到完整、系統(tǒng)化、信息化檔案管理模式對于醫(yī)院長久發(fā)展的重要性，認識到良好的檔案管理機制為醫(yī)院所創(chuàng)造的隱形效益。這樣，唯有增強了醫(yī)院檔案管理信息化的意識，才能從全方位、高角度、多層次促進醫(yī)院檔案管理的信息化進程，也才會在平時的工作中格外重視檔案管理信息化的進度，在潛意識的促使下，促進檔案管理信息化的實質(zhì)性進展。

（二）注重檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)和后備人才的補充

實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化進程勢必要設(shè)涉及到高新技術(shù)的應用，比如計算機的應用，網(wǎng)絡(luò)信息資源的整合、篩選和等等，這些都是一個龐大復雜的系統(tǒng)整體，需要和信息化進程保持同步。要想讓這個系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)，需要特定的專業(yè)人才的參與，這就要求醫(yī)院必須投入更多的人力、物力和財力，加大對醫(yī)院檔案管理人才和后備人才的培養(yǎng)補充力度，不斷完善醫(yī)院檔案管理人才的建設(shè)隊伍。只有讓醫(yī)院的檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)化信息基礎(chǔ)知識增強了，他們實際操作計算機的能力提高了，他們才能促進醫(yī)院檔案管理的信息化進程快速發(fā)展。同時，醫(yī)院應該加強后備檔案管理人才的不斷補充，讓醫(yī)院自身在人才選擇方面占有很大的主動性。在這里，醫(yī)院完全可以走出自己的行業(yè)限制，與一些高校進行醫(yī)校合作，讓高校一些專業(yè)的檔案管理教師到醫(yī)院開展與檔案管理信息化有關(guān)的學術(shù)講座和交流會，讓二者形成一個良好的交流溝通機制，這樣可以促進檔案管理信息化進程的同時，也可以為醫(yī)院自身的發(fā)展不斷注入新鮮的血液，為醫(yī)院以后的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（三）運用信息化技術(shù)進行檔案管理

醫(yī)院檔案管理的信息化最重要的一個方面是要求醫(yī)院在檔案管理過程中，將紙質(zhì)等可見的檔案和電子存儲隱形檔案二者相結(jié)合，通過一些現(xiàn)代高新技術(shù)的處理讓二者之間建立某種聯(lián)系，以適應醫(yī)院自身發(fā)展的需要。畢竟，醫(yī)院檔案管理的終極目標是為了滿足醫(yī)院工作過程中的信息需要[5]。因此，醫(yī)院自身要引進一些檔案管理的先進儀器設(shè)備，不斷增強醫(yī)院檔案管理的硬件設(shè)備建設(shè)，為其信息化提供必要的技術(shù)支持。同時，醫(yī)院一定要有進行檔案管理信息化的專業(yè)化、安全性良好的軟件，用它輔助檔案工作人員進行檔案的立卷、編目、統(tǒng)計、檢索、借用等工作任務，這樣在很大程度上就提高了檔案管理的科學性和準確性，也大大提高了檔案管理工作人員的工作效率。此外，進行醫(yī)院檔案管理的信息化處理可以保證醫(yī)院所有信息的保密性，保存信息的簡單快捷，也可以最大限度地減少檔案存放的空間。由此可見，檔案管理的信息化可以進一步完善醫(yī)院的檔案存放庫，為醫(yī)院的日常工作提供更便捷、更快速的信息支持。

（四）相關(guān)政策法律體系的完善

醫(yī)院實現(xiàn)檔案管理工作的信息化的前提是需要相應的技術(shù)保障和政策支持?，F(xiàn)在隨著經(jīng)濟的發(fā)展，相關(guān)部門雖然已經(jīng)陸陸續(xù)續(xù)出臺了一些政策法律來規(guī)范引導目前的檔案管理的信息化進程，但是與變化莫測的市場經(jīng)濟現(xiàn)實和信息發(fā)展的時代特點相比較，還是遠遠不夠的。因此，相關(guān)部門在檔案管理信息化領(lǐng)域應加強一些立法措施，彌補檔案管理過程中的存在的法律空白或者灰色地帶，引導著醫(yī)院檔案管理工作向著更加規(guī)范、科學、準確的方向發(fā)展。這樣，就可以更好地促進檔案信息化向著良性態(tài)勢迅速發(fā)展。