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干部人事檔案是干部人事工作和國家檔案的重要組成部分，是歷史地、全面地考察了解干部和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。規(guī)范干部人事檔案管理，確保干部人事檔案的全面、客觀、可靠是各級組織人事資源信息管理單位和干部人事檔案管理單位的基本職責(zé)。根據(jù)中共陜西省委組織部關(guān)于印發(fā)《新任省管干部檔案接收標(biāo)準(zhǔn)》的通知文件規(guī)定及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批示精神，為認(rèn)真落實(shí)干部檔案“標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化”的管理要求，不斷提高公司總部干部檔案管理水平?，F(xiàn)就加強(qiáng)檔案管理提出意見和建議如下：

一、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，進(jìn)一步增強(qiáng)做好檔案管理的責(zé)任感

正確認(rèn)識檔案工作的重要地位和作用，認(rèn)識到干部人事檔案是干部人事管理實(shí)踐活動的產(chǎn)物，服務(wù)于組織人事工作，服務(wù)于當(dāng)事人，它是組織人事工作的信息庫和知人的渠道之一，直接關(guān)系到各級領(lǐng)導(dǎo)班子和干部隊(duì)伍人、才隊(duì)伍建設(shè)，還涉及個(gè)人權(quán)益的維護(hù)。堅(jiān)決克服那種干部檔案工作可有可無的錯誤思想，本著對干部負(fù)責(zé)、對歷史負(fù)責(zé)的精神，進(jìn)一步加大干部人事檔案工作的力度，破除干部檔案工作只是“收收材料、訂訂檔案”、不能有所作為的認(rèn)識，樹立干部檔案工作是干部工作的有機(jī)組成部分的觀念，把“基礎(chǔ)”性工作放到“前提”位置上去做，變“坐等提供”為“主動服務(wù)”，切實(shí)增強(qiáng)做好干部檔案工作的責(zé)任感。

近期，我們還組織人員，重點(diǎn)學(xué)習(xí)了中共陜西省委組織部關(guān)于印發(fā)《新任省管干部檔案接收標(biāo)準(zhǔn)》的通知文件規(guī)定及您的批示精神，我們進(jìn)行了認(rèn)真學(xué)習(xí)，熟悉并掌握了通知的內(nèi)容和有關(guān)規(guī)定，為認(rèn)真落實(shí)干部檔案“標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化”的管理要求，不斷提高公司總部干部檔案管理水平。

二、理順體制，建立適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的檔案管理機(jī)制

現(xiàn)行的干部人事檔案,主要按照管理權(quán)限和隸屬關(guān)系進(jìn)行管理,由于人員流動日益加速,人員的隸屬關(guān)系不斷變化等原因,干部檔案工作出了一些問題,要解決這些問題,首先必須理順管理體制,根據(jù)《干部檔案工作條例》的有關(guān)規(guī)定,在強(qiáng)調(diào)隸屬關(guān)系管理的基礎(chǔ)上,突出職能管理。組織部門承擔(dān)對檔案工作牽頭抓總,負(fù)責(zé)檔案管理工作的管理督查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

就我公司而言，目前要根據(jù)公司干部任免權(quán)限實(shí)行分級管理的原則,總部負(fù)責(zé)管理機(jī)關(guān)本部、西安直屬單位二級機(jī)構(gòu)和各分公司副處以上及縣電力局黨政一把手的干部檔案。還結(jié)合企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)，積極探索建立適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的檔案管理新機(jī)制。

三、提高人員素質(zhì)，以制度建議規(guī)范檔案管理程序

完善的規(guī)章制度,是做好干部人事檔案工作的基礎(chǔ)和保障。為適應(yīng)不斷發(fā)展的新形勢,完善檔案查借閱制度、材料收集制度、鑒別歸檔制度、檢查核對制度、保管保密制度,建立接收干部人事檔案材料登記簿、查閱檔案審批表、借閱檔案登記簿、轉(zhuǎn)出檔案登記簿、轉(zhuǎn)遞材料通知單、銷毀檔案材料登記簿等。同時(shí),針對體制改革、人員流動等新情況新問題,制定《檔案收集聯(lián)系制度》、干部人事檔案聯(lián)絡(luò)員職責(zé)等新制度,并要求堅(jiān)持執(zhí)行,通過加強(qiáng)制度建設(shè),使干部檔案工作有章可循,手續(xù)完備，檔案規(guī)范水平進(jìn)一步提高。

此外，提高管理隊(duì)伍人員素質(zhì)，也要列入檔案管理的制度中來。干部人事檔案管理是一門科學(xué),對待它要有科學(xué)的態(tài)度,這就要求檔案管理人必須具有優(yōu)良的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。一是管檔人員必須堅(jiān)持正確的政治觀念和方向,樹立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀,愛崗敬業(yè),無私奉獻(xiàn),守得住清貧,耐得住寂寞;二是要學(xué)習(xí)和掌握人才管理學(xué)、人才關(guān)系學(xué)以及人事工作的政策和法規(guī),正確理解和貫徹執(zhí)行黨和國家的路線、方針、政策,正確把握人事檔案工作的特點(diǎn)和規(guī)律,實(shí)事求是地解決工作中不斷出現(xiàn)的新情況、新問題,不斷提高工作能力和政策理論水平；三是加強(qiáng)檔案專業(yè)理論學(xué)習(xí),系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案學(xué)概論、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、信息科學(xué)等有關(guān)基本理論知識技能,尤其要掌握計(jì)算機(jī)的操作、網(wǎng)絡(luò)的查詢技術(shù),最大限度地利用信息資源為干部人事工作服務(wù)。

四、強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，加快信息化建設(shè)步伐

信息化時(shí)代，文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應(yīng)用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多，對信息服務(wù)的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務(wù)的理念。努力加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化檔案建設(shè)，檔案管理工作的信息化是檔案目標(biāo)管理工作的必然要求，是實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫是干部人事檔案信息管理的基礎(chǔ)工作,它的前提就是對干部人事檔案十大類的內(nèi)容進(jìn)行整合,所以，干部人事檔案管理人員要對每個(gè)干部形成的材料及時(shí)進(jìn)行收集、鑒別、審核,這樣才能為人事檔案數(shù)據(jù)庫提供所需的信息,逐漸建立干部人事檔案局域網(wǎng)之間的相互鏈接,實(shí)行干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。（1）明確歸檔制度。企業(yè)的檔案屬于企業(yè)所有，企業(yè)工作人員都有建立檔案、保護(hù)檔案的義務(wù)，不得裁留檔案。行政管理、勞動人事、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。產(chǎn)品開發(fā)、設(shè)備儀器、基本建設(shè)、科學(xué)研究類文件材料應(yīng)在項(xiàng)目完成后15日內(nèi)歸檔。會計(jì)核算類文件由財(cái)會部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。企業(yè)人員因公外出學(xué)習(xí)、考察、開會獲得的文件材料，要在會議結(jié)束后10天內(nèi)向檔案室移交。對制度的執(zhí)行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關(guān)部門和人員要積極配合。

（2）嚴(yán)格遵守企業(yè)檔案管理流程。包括管理部門、文件點(diǎn)收、文件整理、檔案分類、檔案名稱及編號、檔號編定、歸檔與檔案清理、保存期限、檔卷清理、調(diào)卷程序、調(diào)卷管理等。

（3）完善企業(yè)檔案管理制度。包括檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責(zé)任制、檔案統(tǒng)計(jì)制度、文件材料立卷歸檔制度等

五、分級管理，注重檔案完整與涉密

首先，要統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理。企業(yè)內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)要對本企業(yè)的檔案工作實(shí)行歸口管理和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度，對企業(yè)的全部檔案實(shí)施綜合管理。

其次，維護(hù)企業(yè)檔案的完整與安全。維護(hù)檔案的完整，從數(shù)量上說，要保證企業(yè)檔案在內(nèi)容上齊全配套；從質(zhì)量上說，要保持企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，在范圍上應(yīng)涵蓋企業(yè)全部工作活動所產(chǎn)生的各種門類、各種形式的檔案文書，嚴(yán)防對檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。維護(hù)企業(yè)檔案的安全，對企業(yè)檔案進(jìn)行很好的管理和保護(hù)，要加強(qiáng)保密工作，嚴(yán)防企業(yè)檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生，嚴(yán)守企業(yè)檔案中所含的涉密事項(xiàng)，保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

再次，便于企業(yè)和社會對企業(yè)檔案的有效利用。企業(yè)檔案的利用，既是企業(yè)檔案工作的基本出發(fā)點(diǎn)，又是企業(yè)檔案工作的最終目的。企業(yè)檔案管理工作之所以能夠延續(xù)下來并得到不斷發(fā)展，就是因?yàn)樗鼘ι鐣幸欢ǖ睦脙r(jià)值。企業(yè)檔案的利用貫穿于企業(yè)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和始終，并且是檢驗(yàn)檔案管理工作質(zhì)量的根本標(biāo)準(zhǔn)。

六、注重服務(wù)，努力拓寬檔案管理工作面

在信息服務(wù)方式上，一方面要充分考慮用戶對信息利用的需求，提供面向用戶的信息利用平臺。通用的信息應(yīng)用系統(tǒng)，在功能模塊設(shè)計(jì)時(shí)，對文件與檔案管理的業(yè)務(wù)工作考慮得多，功能全面。但用戶在利用信息時(shí)，往往只是希望查找文件本身，他們期望最大的是獲取信息的效率和信息本身的準(zhǔn)確率。因此，有必要為用戶建立專門的信息利用平臺，將信息過濾掉一些檔案管理屬性，使用戶能簡約、快速地獲取所需信息。面向用戶的信息利用平臺，突出了用戶的權(quán)益，保護(hù)了用戶信息利用的效果，使用戶在共享信息的同時(shí)，體會到檔案服務(wù)工作人性化、主動性的宗旨，縮短了用戶與檔案工作的距離；另一方面，在對信息需求充分調(diào)查的基礎(chǔ)上，建立專題，收集、篩選、深層加工相關(guān)信息，以先進(jìn)技術(shù)為依托，將專題信息制作成光盤，形成信息產(chǎn)品，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門提供信息服務(wù)；第三是為有遠(yuǎn)程信息利用需求的用戶，提供跨越空間、時(shí)間的信息服務(wù)。