我們?cè)诘谝恢v中介紹了什么是電子文件，知道了電子文件的范圍很廣，那么，什么樣的電子文件需要?dú)w檔呢？嚴(yán)格來(lái)講，需要?dú)w檔的電子文件應(yīng)該是一份完整的，經(jīng)歷了從產(chǎn)生到成為定式文本的全過(guò)程的電子文件。如果單位沒(méi)有啟用電子公章，也應(yīng)該是經(jīng)歷了從產(chǎn)生到成為定稿的全過(guò)程的電子文件才有必要?dú)w檔。因此，只是利用計(jì)算機(jī)起草，工作中仍然采用紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)的單位形成的電子文件的草稿和歷次修改稿都不必歸檔保存。

從電子文件的內(nèi)容上看，其歸檔范圍可以參照國(guó)家檔案局關(guān)于紙質(zhì)文件歸檔范圍的有關(guān)規(guī)定來(lái)確定，各單位一般應(yīng)將反映本單位主要職能，包括行政許可、行政執(zhí)法、公共服務(wù)、城市管理以及“三定”規(guī)定中的其他職能所涉及的、具有保存和利用價(jià)值的文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等各種類型的電子文件納入歸檔范圍。國(guó)家檔案局關(guān)于紙質(zhì)文件歸檔范圍的有關(guān)規(guī)定主要指《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第8號(hào)，2006年12月制發(fā)）。之后，北京市檔案局根據(jù)此規(guī)定，結(jié)合北京市的實(shí)際情況，制發(fā)了《北京市機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定實(shí)施細(xì)則》（京檔發(fā)〔2007〕11號(hào)）（以下簡(jiǎn)稱實(shí)施細(xì)則）?！秾?shí)施細(xì)則》是目前北京市各單位制定電子文件歸檔范圍的一個(gè)重要依據(jù)。電子文件的歸檔范圍并不等同于紙質(zhì)文件的歸檔范圍，而是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于文書(shū)檔案的歸檔范圍。從電子文件的內(nèi)容上看，它涵蓋了本單位工作的各個(gè)領(lǐng)域。凡是反映本單位主要職能，記載了本單位承辦的主要工作，具有保存和利用價(jià)值的電子文件均應(yīng)納入歸檔范圍；從電子文件的形式上看，它是多種多樣的，各種門類和載體的檔案都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的電子文件。例如，在會(huì)計(jì)核算工作中，如果使用了電算化管理軟件，就會(huì)形成會(huì)計(jì)核算電子文件；使用數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)拍攝，會(huì)形成圖像文件和影像文件……所以，電子文件包含了文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等各種類型。

文本文件指用文字處理技術(shù)形成的文件，例如用word、wps等軟件形成的各種公文都是文本文件；圖像文件既包括紙質(zhì)文件在數(shù)字化處理后得到的掃描圖像文件，也包括數(shù)碼照片采集來(lái)的圖像文件；圖形文件指用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等軟件獲得的電子文件，如使用CAD制圖軟件形成的CAD圖紙；影像文件指用多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術(shù)制作的文件，如數(shù)碼攝像機(jī)拍攝的圖像等；聲音文件指用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，如錄音筆等數(shù)字錄音設(shè)備錄制的聲音；數(shù)據(jù)庫(kù)文件指對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生成的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和保存的數(shù)據(jù)庫(kù)。在確定電子文件歸檔范圍時(shí)，應(yīng)特別注意五種類型電子文件的歸檔工作。一是記錄本單位核心業(yè)務(wù)和重要工作成果的數(shù)碼照片、影像文件以及紙質(zhì)文件掃描獲得的圖像文件；二是本單位內(nèi)部管理、政務(wù)信息資源共享建設(shè)以及綜合統(tǒng)計(jì)工作中形成的數(shù)據(jù)庫(kù)文件；三是本單位公務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存和利用價(jià)值的電子郵件；四是本單位辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和各類數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的管理軟件以及其他確保電子文件可讀取的專用軟件；五是與電子文件相對(duì)應(yīng)的元數(shù)據(jù)和背景信息。這五種類型的電子文件具體包含的內(nèi)容有：一是圖像和影像文件。數(shù)碼照片、音視頻文件經(jīng)常會(huì)由拍攝部門自行留存，凡是記錄本單位主要職能活動(dòng)、重要工作成果、重要人物的數(shù)碼照片、音視頻文件材料，都應(yīng)該歸檔。如：領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)，本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)，本單位召開(kāi)的各種會(huì)議、舉辦的各種活動(dòng)，本單位考察、調(diào)研，記錄本單位重大事件、重大事故、駐地變化、基建工程等的數(shù)碼照片、音視頻文件均應(yīng)納入歸檔范圍。二是數(shù)據(jù)庫(kù)文件，具體包括內(nèi)部管理數(shù)據(jù)庫(kù)和政務(wù)信息數(shù)據(jù)庫(kù)。內(nèi)部管理數(shù)據(jù)庫(kù)主要包括內(nèi)部機(jī)構(gòu)、人員管理、會(huì)計(jì)電算化等反映了本單位內(nèi)部管理的重要數(shù)據(jù)庫(kù)文件。政務(wù)信息數(shù)據(jù)庫(kù)主要包括人口、法人、空間與自然資源、宏觀經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展等基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫(kù)文件；各機(jī)關(guān)依據(jù)職能對(duì)社會(huì)事務(wù)、公共事務(wù)進(jìn)行監(jiān)督、管理形成的業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)文件，如經(jīng)濟(jì)、科技、教育、司法、衛(wèi)生、社會(huì)保障、城市規(guī)劃管理等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)文件；為領(lǐng)導(dǎo)決策、為公民服務(wù)提供的各類信息的公共服務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)文件；對(duì)本地區(qū)、本系統(tǒng)、本行業(yè)開(kāi)展的綜合統(tǒng)計(jì)工作形成的數(shù)據(jù)庫(kù)文件。三是電子郵件。

確定其歸檔范圍時(shí)要考慮電子郵件內(nèi)容的重要程度，體現(xiàn)了工作的處理過(guò)程，反映了與上下級(jí)單位或其他不相隸屬單位洽商工作、簽署協(xié)議等內(nèi)容的電子郵件應(yīng)該歸檔，只是用于溝通信息的電子郵件則不需要?dú)w檔。四是軟件?！侗本┦须娮游募w檔與管理暫行規(guī)定》（京檔發(fā)〔2004〕14號(hào)）明確要求：“對(duì)通用軟件產(chǎn)生的電子文件，需注明其軟件名稱、型號(hào)、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說(shuō)明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)則應(yīng)連同專用軟件一并收集。”所以，當(dāng)電子文件是在通用軟件環(huán)境中形成時(shí)，就不用將相關(guān)軟件歸檔，而在專業(yè)系統(tǒng)中形成的電子文件，在相關(guān)軟件更新后應(yīng)將舊版軟件及時(shí)歸檔。例如，各單位普遍使用的MicrosoftOfficeWord、WPS文字等軟件現(xiàn)階段在北京市屬于通用軟件，就不需歸檔。五是元數(shù)據(jù)和背景信息。它們反映了電子文件產(chǎn)生的環(huán)境及其形成、運(yùn)轉(zhuǎn)的全過(guò)程，對(duì)于保證電子文件的真實(shí)、完整、有效有著重要的意義。根據(jù)現(xiàn)階段的研究成果，有19項(xiàng)元數(shù)據(jù)和背景信息項(xiàng)是必須采集和記錄的，即：硬件環(huán)境，軟件環(huán)境，記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式，文件類別，載體編號(hào)，載體型號(hào)，載體類型，文件歸檔號(hào)（全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)或文件號(hào)等），主題或題名，文件形成部門，文件形成時(shí)間，收文時(shí)間，責(zé)任者，主送者，抄送者，密級(jí)，保管期限，填表人，審核人。其中硬件環(huán)境包括主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號(hào)和制造廠商等，軟件環(huán)境包括操作系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和相關(guān)軟件等。

這19項(xiàng)元數(shù)據(jù)和背景信息分別記錄了電子文件賴以生存的環(huán)境，電子文件自身的特征、形成過(guò)程，電子文件歸檔后對(duì)其歸檔載體的管理、信息管理的方式和管理人員，包含了電子文件從產(chǎn)生到歸檔到脫機(jī)保存全過(guò)程的信息，能夠基本滿足系統(tǒng)發(fā)生變化時(shí)電子文件恢復(fù)、數(shù)據(jù)遷移的需要，是每個(gè)單位在電子文件歸檔時(shí)必須考慮的基本項(xiàng)、必備項(xiàng)。確定歸檔范圍之后還要明確電子文件的保管期限。各單位可以依據(jù)國(guó)家檔案局有關(guān)文件保管期限的規(guī)定，按照電子文件的保存和利用價(jià)值劃分電子文件的保管期限。根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》，可以將電子文件的保管期限劃分為永久和定期，定期可分為30年和10年。

電子文件是計(jì)算機(jī)技術(shù)的伴生物。我國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》中明確，電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募ｋ娮游募鳛榭萍及l(fā)展的產(chǎn)物，具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

1、使用簡(jiǎn)單，便于檢索。傳統(tǒng)檔案的檢索是在各種文件歸檔后經(jīng)過(guò)整理、編目、造冊(cè)、編制檢索工作，查找人員根據(jù)目錄一卷一卷地進(jìn)行有形的查找。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)可實(shí)現(xiàn)智能化檢索，完成人丁短時(shí)間無(wú)法完成的T作。它還可以根據(jù)使用者不同的需要，從多種角度、按照不同條件全方位檢索、查找，直到檢索者滿意為止。另外，通過(guò)運(yùn)用電子文件掃描技術(shù)，不僅可以檢索各種目錄，而且還可以檢索到檔案的全文內(nèi)容。特別是近些年來(lái)，隨著多媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各種圖像、音頻、視頻資料的加入，使檢索檔案變得更加生動(dòng)、直觀，不再像過(guò)去查檔案那樣枯燥無(wú)味。

2、存儲(chǔ)容量大，占用空間小。電子文件是在現(xiàn)代信息技術(shù)基礎(chǔ)的數(shù)字形式進(jìn)行信息整合的技術(shù)。它的存儲(chǔ)介質(zhì)是磁盤、磁帶、光盤等新型材質(zhì)，這些材質(zhì)的優(yōu)點(diǎn)是存儲(chǔ)容量大，占用空間小。一張普通的光盤所容納的信息量可以大到驚人的數(shù)字。這些數(shù)字信息壓縮存儲(chǔ)于高科技的介質(zhì)材料上，可以最大程度的減少存儲(chǔ)空間的使用。

3、有利于資源共享、互聯(lián)網(wǎng)是20世紀(jì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)結(jié)合的產(chǎn)物，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以擴(kuò)大信息交換，實(shí)現(xiàn)資源共享。在目前條件下，檔案館(室)網(wǎng)站是電子文件及其檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳播和利用的一個(gè)重要的信息交流平臺(tái)。當(dāng)前，中央和地方政府的上網(wǎng)行動(dòng)很大程度上推動(dòng)和吸引了企業(yè)、事業(yè)單位和個(gè)人在網(wǎng)上交流和獲取信息。檔案部門也應(yīng)以此為契機(jī)，在互聯(lián)網(wǎng)上建立自己的網(wǎng)站，廣泛地開(kāi)展檔案信息咨詢服務(wù)。

4、存儲(chǔ)條件要求較高。電子文件存儲(chǔ)載體是磁盤、磁帶、光盤等載體。因?yàn)樾滦洼d體檔案的制成材料與紙質(zhì)文件不同，所以在存放這些新型載體檔案時(shí)，原有的保管條件發(fā)生了變化。存放電子文件的庫(kù)房除了應(yīng)具備防高溫、防光、防塵、防盜等設(shè)備外，還必須具備防磁、放電的要求，否則磁盤、磁帶上的信息就會(huì)遭到破壞。因此說(shuō)，電子文件對(duì)設(shè)備的依賴性較高。

5、檔案的原始性和真實(shí)性受到質(zhì)疑。在當(dāng)代的科學(xué)技術(shù)條件下，電子文件的憑證作用正經(jīng)受著考驗(yàn)專家指出，電子文件的出現(xiàn)，打破了檔案孤本的格局，檔案的原始性就難以得到確認(rèn)。特別是從法律角度出發(fā)，對(duì)電子文件法律地位的確立受到爭(zhēng)論，這樣在現(xiàn)實(shí)利用中對(duì)電子文件的憑證作用無(wú)疑是一個(gè)很大的沖擊，值得我們?nèi)ド钏己吞接憽?/p>

關(guān)鍵字：工作文件信息管理部門檔案形成信息紙質(zhì)歸檔電子文件

與紙質(zhì)文件相比電子文件歸檔是一項(xiàng)更為艱苦細(xì)致且難度較大的工作，主要原因是大多數(shù)電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念，誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項(xiàng)工作；或由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計(jì)算機(jī)編目歸檔，這對(duì)不熟悉操作技術(shù)的立卷人來(lái)說(shuō)，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒；筆者認(rèn)為，推動(dòng)電子文件歸檔工作的著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)從本單位辦公自動(dòng)化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動(dòng)化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。

一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會(huì)影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡(jiǎn)便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：

(一)借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開(kāi)通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過(guò)各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文悠揚(yáng)，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開(kāi)通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們?cè)絹?lái)越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開(kāi)發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚(yáng)信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無(wú)是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計(jì)算機(jī)與信息管理中心計(jì)劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個(gè)子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊(cè)中心、財(cái)務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊(cè)中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊(cè)、選課、排課、考表、成績(jī)等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計(jì)算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過(guò)信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過(guò)期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

摘要：隨著信息技術(shù)廣泛普及，各行業(yè)發(fā)展隨之產(chǎn)生大量的電子文件檔案，針對(duì)數(shù)量龐大的電子文件歸檔及檔案管理工作成為各行業(yè)所需做好的重要工作內(nèi)容。重點(diǎn)是要確保海量電子檔案的安全歸檔，并且可同步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的在線訪問(wèn)效果，切實(shí)提升檔案管理質(zhì)量和效率的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案管理的自主可控。要想實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件檔案管理的自主可控，就需要借助技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)，如運(yùn)用集中式和分布式電子檔案管理技術(shù)就是很好的實(shí)現(xiàn)手段，能夠結(jié)合用戶對(duì)電子檔案歸檔及管理的實(shí)際需求來(lái)進(jìn)行擴(kuò)容、存儲(chǔ)，確保電子檔案的安全性，達(dá)成自主可控的效果。為此，本文基于自主可控這一目標(biāo)，針對(duì)電子文件歸檔和電子檔案管理的路徑進(jìn)行探究，以供參考。

關(guān)鍵詞：自主可控；電子文件歸檔；電子檔案；檔案管理

信息技術(shù)迅猛發(fā)展，各領(lǐng)域產(chǎn)生的海量電子文件如何更好地歸檔與管理成為重點(diǎn)研究課題。經(jīng)過(guò)檔案行業(yè)多年的研究探索，針對(duì)電子文件歸檔和管理，形成了相對(duì)豐富和完善的管理形式，如音視頻、DOC、PDF、CAD等，在實(shí)際管理上搭建出了一系列信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行存儲(chǔ)與共享。電子文件的歸檔和管理獲得解決，但文件信息的安全歸檔問(wèn)題越來(lái)越突出，難以實(shí)現(xiàn)有效歸檔存儲(chǔ)的同時(shí)，同步達(dá)成在線訪問(wèn)的效果。為此，就要求業(yè)內(nèi)人員進(jìn)一步采取技術(shù)手段，專攻電子文件歸檔和管理的安全、在線訪問(wèn)、共享及傳輸?shù)姆较?，促使電子文件歸檔和管理的全過(guò)程實(shí)現(xiàn)自主可控的目標(biāo)。

一、相關(guān)概念概述

1.電子文件歸檔方式電子檔案的歸檔方式迥異于傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔管理方式，其根源也大不相同?？偟膩?lái)說(shuō)，信息的傳遞方式、信息構(gòu)成的格式以及其他層次都有明顯的不同。采用電子歸檔方式時(shí)，需要建立相應(yīng)的工作模式，充分利用最新技術(shù)，促進(jìn)文件整理和歸檔自動(dòng)化和排序。同時(shí)，要建立比較完善的歸檔制度，對(duì)不同的文件設(shè)置不同的保存期限，對(duì)不同的文件進(jìn)行編碼，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，提高文件歸檔和存儲(chǔ)的便利性?；陔娮雍图堎|(zhì)文檔并存的管理和存儲(chǔ)形式，極大提高了文檔文件的可靠性和準(zhǔn)確性。此外，電子檔案歸檔需要確保信息安全，其使用計(jì)算機(jī)安全技術(shù)來(lái)協(xié)助文件歸檔和存儲(chǔ)過(guò)程的機(jī)密性，并避免在傳輸或使用過(guò)程中出現(xiàn)泄漏、盜竊、篡改等問(wèn)題。例如，可以設(shè)置相應(yīng)的防火墻或設(shè)定嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限，以全面提高文件存檔的真實(shí)可靠性。2.電子檔案管理電子文件管理直接突破了傳統(tǒng)的管理模式，具體在文件的發(fā)送、放置、保存、修改等方面與以往的管理方式有很大區(qū)別。具體流程如下：（1）有效改善電子檔案管理系統(tǒng)。這使得不同部門可以在不同的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中同步其電子文件管理任務(wù)，避免重復(fù)輸入數(shù)據(jù)和高能耗。（2）注重提高電子網(wǎng)絡(luò)資源的利用效率，利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子文件實(shí)行集中管理。對(duì)部分非電子檔案存儲(chǔ)內(nèi)容進(jìn)行綜合數(shù)字化轉(zhuǎn)換，形成綜合性電子檔案庫(kù)，保證文件檔案的規(guī)范管理，使電子檔案信息能夠順利發(fā)布。

二、電子文件歸檔和檔案管理的特點(diǎn)及作用優(yōu)勢(shì)

摘要：高校電子文件和電子檔案記錄了高校教學(xué)、科研、日常管理以及學(xué)生個(gè)人成績(jī)、基本信息，真實(shí)反映了高校不同階段的辦學(xué)理念和歷史面貌。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，高校逐漸實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化辦公，在教學(xué)、科研、管理過(guò)程中，形成了大量的電子文件，這些電子文件和電子檔案的內(nèi)容十分豐富，是高校開(kāi)展教學(xué)、科研以及管理的前提和基礎(chǔ)。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在高校的廣泛應(yīng)用，高校產(chǎn)生的各類電子文件和電子檔案數(shù)量越來(lái)越多，由于高校財(cái)務(wù)、學(xué)生信息管理體系、教務(wù)系統(tǒng)等缺乏有效的溝通與共享機(jī)制，從而導(dǎo)致高校的電子文件和電子檔案無(wú)法進(jìn)行統(tǒng)一管理，造成嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。本文闡述了當(dāng)前高校電子文件歸檔和電子檔案管理現(xiàn)狀，高校還需要制定統(tǒng)一的歸檔技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求，完善電子檔案歸檔相關(guān)管理制度，各系統(tǒng)共享的身份認(rèn)證、數(shù)字簽名等使用規(guī)范，才能實(shí)現(xiàn)單軌制電子檔案在線歸檔目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：高校；電子文檔；電子檔案管理

隨著教育信息化發(fā)展，高校的辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化逐漸完善，為高校電子校務(wù)的開(kāi)展創(chuàng)造了有利的條件，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)逐漸取代過(guò)去的辦公行文和來(lái)往函件，電子文件逐漸取代了過(guò)去的紙質(zhì)文件。電子文件指在數(shù)字設(shè)備環(huán)境下產(chǎn)生，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等介質(zhì)，并依靠計(jì)算機(jī)、手機(jī)等數(shù)字設(shè)備進(jìn)行閱讀，在網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸?shù)奈募?，包括電子?bào)表、電子文檔、電子信件、電子文書(shū)等。與紙質(zhì)文件相比，電子文件具有容易存儲(chǔ)、不容易損壞、可復(fù)制、可利用價(jià)值高等優(yōu)點(diǎn)。然而，由于高校的電子文件存儲(chǔ)主要保存在相應(yīng)的載體，存儲(chǔ)隨意性比較大，沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一管理，一旦存儲(chǔ)介質(zhì)出現(xiàn)問(wèn)題，則可能導(dǎo)致電子文件遺失、破壞等問(wèn)題。電子檔案作為電子文件的一部分，主要存儲(chǔ)高校師生信息、學(xué)校發(fā)展歷史相關(guān)資料，是信息時(shí)代高校教學(xué)、科研以及日常管理的原始記錄。隨著高校信息化建設(shè)，電子文件歸檔和電子管理問(wèn)題嚴(yán)重影響到高校的發(fā)展。因此，必須做好高校電子文件歸檔和電子檔案管理工作。

一、高校電子文件歸檔和電子檔案管理現(xiàn)狀

高校電子文件主要來(lái)自于三個(gè)方面：第一，高校財(cái)務(wù)部門、黨務(wù)部門、教務(wù)部門、后勤部門等日常工作總，通過(guò)OA系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)等辦公軟件工作生產(chǎn)的電子文件。第二，高校在實(shí)行雙軌制期間，將紙質(zhì)文件檔案資料進(jìn)行電子備份，并將紙質(zhì)文檔同時(shí)歸檔的電子文件。第三，高校信息化過(guò)程中，將紙質(zhì)文件進(jìn)行處理后形成的圖像或者圖形文件。目前，高校大部分的電子文件主要是通過(guò)第二種途徑和第三種途徑產(chǎn)生的文件。高校的0A系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件歸檔的數(shù)量比較少，大部分0A系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資料，往往只是用來(lái)打印文件，或者用來(lái)發(fā)送、接收公文，并沒(méi)有將OA系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行保存，并進(jìn)行歸檔。1.高校不重視電子文件歸檔和檔案管理工作隨著高校信息化建設(shè)步伐加快，大部分高?；緦?shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，但是由于高校缺乏電子文件統(tǒng)一管理理念，由于電子文件是電子信息媒體的載體，由文字、圖片、視頻、聲音等多種媒體信息構(gòu)成，形式比較多樣，增加了電子文件管理歸檔的難度。首先，電子文件涉及的內(nèi)容比較多，分布在各個(gè)部門不同的電腦系統(tǒng)，增加了統(tǒng)一歸檔的難度。其次，由于電子文件在傳輸保存過(guò)程中容易被改動(dòng)，改動(dòng)之后沒(méi)有留下任何痕跡，復(fù)制后的文件和原始文件一模一樣，沒(méi)有固定的載體，無(wú)法像紙質(zhì)文件一樣，通過(guò)字跡、內(nèi)容、格式、印章等外部特征判斷其原始性，并像紙質(zhì)文件一樣進(jìn)行統(tǒng)一管理。因此，高校辦公自動(dòng)化產(chǎn)生的文件大多數(shù)分散在各個(gè)部門、使用者的電腦中，沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一的管理。2.缺乏完善的電子文件歸檔和電子檔案管理制度首先，電子文件的歸檔和電子檔案的管理是一項(xiàng)綜合性、系統(tǒng)性的工作，需要專人負(fù)責(zé)對(duì)其進(jìn)行處理。隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，國(guó)家越來(lái)越重視電子文件和電子檔案的管理，并先后頒布了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等相關(guān)電子文件管理政策，并不斷加強(qiáng)電子文件和電子檔案管理的研究。但是十多年過(guò)去了，高校并沒(méi)有形成電子文件與電子檔案管理相關(guān)管理制度，無(wú)法真正將國(guó)家電子文件歸檔和管理各項(xiàng)政策落到實(shí)處。其次，OA系統(tǒng)在使用過(guò)程中，高校管理者、老師往往考慮到電子文件實(shí)時(shí)傳遞和便捷性，忽視了電子文件最后的歸屬，從而導(dǎo)致這些文件沒(méi)有有效的保管。且電子文件與電子文檔系統(tǒng)相互獨(dú)立，電子文件與檔案管理沒(méi)有進(jìn)行有效的連接。電子文件的歸檔管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后學(xué)校電子校務(wù)發(fā)展需求，檔案管理部門無(wú)法將電子檔案進(jìn)行有效的處理。如果無(wú)法將電子文件歸檔，電子檔案存儲(chǔ)管理，電子文件生成設(shè)備和載體逐漸淘汰更新，那么大量的電子文件將會(huì)遺失，給高校造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。3.缺乏電子文件歸檔和電子檔案管理人才電子文件歸檔和電子檔案管理比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和紙質(zhì)檔案管理更難，由于電子文件和電子檔案是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，電子文件包括文字、圖片、視頻、音頻等各種介質(zhì)的文件，并在計(jì)算機(jī)等設(shè)備支持進(jìn)行存儲(chǔ)管理，電子文件的歸檔和電子檔案的管理對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備具有一定的依賴性，電子文件的信息與載體具有一定的分離性，增加了電子文件和電子檔案管理難度。高校的電子檔案管理與政府職能部門、事業(yè)單位的檔案管理不同，電子文件的歸檔只是文件的轉(zhuǎn)移，也就是業(yè)務(wù)部門將文件轉(zhuǎn)移到檔案部門進(jìn)行歸檔管理，在轉(zhuǎn)移過(guò)程中，不僅要實(shí)現(xiàn)信息管理權(quán)限的轉(zhuǎn)移，而且還要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的物理轉(zhuǎn)移。但是，目前高校的電子文件歸檔和電子檔案管理人員缺乏這方面的意識(shí)，大部分電子文件在歸檔的時(shí)候，只是從各個(gè)部門將電子文件和檔案拷貝到檔案館的計(jì)算機(jī)設(shè)備，或者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接傳輸?shù)接?jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)電子文件的歸檔，沒(méi)有確認(rèn)和審核電子文件和檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、完整性。

二、單軌制電子檔案在線歸檔實(shí)現(xiàn)路徑

【摘要】隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案的整理和歸納工作變得越來(lái)越信息化。其中，電子文件的規(guī)范性是保障檔案信息化建設(shè)的前提條件。而電子文件的前端控制可以在保障電子文件規(guī)范性的基礎(chǔ)上，有效提高其安全性和可靠性，對(duì)電子文件的整理和歸納等操作有著極為重要的作用。因此，本文就檔案信息化時(shí)代電子文件前端控制的重要性展開(kāi)分析和討論。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化；電子文件；前端控制

一、前端控制概念及檔案信息管理的特點(diǎn)

（一）前端控制概述。所謂“前端控制”，就是為適應(yīng)新時(shí)代背景而提出的一種文檔管理理念，同時(shí)也是用于指導(dǎo)實(shí)踐操作的管理辦法。實(shí)質(zhì)上就是對(duì)電子文件從產(chǎn)生到歸檔的一個(gè)整體過(guò)程，并在此基礎(chǔ)上，對(duì)文件和檔案兩者的工作流程進(jìn)行重組和監(jiān)督，進(jìn)而達(dá)到對(duì)電子文件進(jìn)行超前控制和全程管理的目的。對(duì)于前端控制，有很多學(xué)者對(duì)其進(jìn)行了分析和研究。2007年付雙雙發(fā)表的《高效電子文件的前端控制》中重點(diǎn)指出了自動(dòng)辦公系統(tǒng)與檔案電子管理系統(tǒng)兩者間是相互獨(dú)立的，這也就導(dǎo)致各個(gè)部門在辦公中對(duì)于電子文件的管理、保存以及利用等階段很容易出現(xiàn)問(wèn)題。因此，為了能夠有效解決這一現(xiàn)象，進(jìn)行高效率的檔案管理，就需要實(shí)施前端控制。石玉、李肖軍于2009年發(fā)表的《電子文件前端控制理論淺析》主要對(duì)電子文件實(shí)施前端控制的必要性進(jìn)行了分析，并重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)了電子文件前端控制的重要性。2012年趙屹所發(fā)表的《基于前端控制思想的電子文件形成過(guò)程研究》中則對(duì)前端控制下電子文件管理的各環(huán)節(jié)都進(jìn)行了分析，充分闡述了電子文件的具體管理過(guò)程。（二）檔案信息管理的特點(diǎn)。1.非直讀性。電子文件信息記錄在磁盤等載體上，它的非直讀性主要是源于電子文件的內(nèi)容以數(shù)字編碼的方式，其信息具有不可見(jiàn)的磁疇極性，這一特性是信息記錄載體的固有屬性，是無(wú)法觀察到的。除此之外，電子文件的信息內(nèi)容也可通過(guò)壓縮編碼或加密技術(shù)處理，因此，即使有相應(yīng)的設(shè)備，如果不解壓、解密是不能讀取其存儲(chǔ)內(nèi)容的。2.依賴性。電子文件對(duì)元數(shù)據(jù)和背景信息有著依賴性，這主要是取決于兩方面：其一，為了保障電子文件可以恢復(fù)到原始狀態(tài)，必須確保電子文件元數(shù)據(jù)與文件信息兩者之間的連接。其二，電子文件主要是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行傳輸?shù)?，但在文件傳輸?shù)倪^(guò)程中有可能會(huì)出現(xiàn)文件內(nèi)容丟失的現(xiàn)象，若在此情況之下沒(méi)有采取積極措施及時(shí)對(duì)丟失的信息內(nèi)容加以補(bǔ)充，將會(huì)直接影響到今后文件的使用。3.變化性。由于電子文件的儲(chǔ)存方式較多，決定了它具有一定的變化性。傳統(tǒng)的檔案管理一般都是靠檔案管理人員來(lái)完成，工作效率低下，因受傳統(tǒng)歸檔方式的限制，不便于查閱與檢索，很難充分發(fā)揮管理檔案的作用。但電子文件的出現(xiàn)改變了信息載體，使電子文件可以方便快捷地使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行儲(chǔ)存。

二、電子文件管理存在的問(wèn)題

（一）電子文件缺乏完整性。雙軌制是指在文件生成和運(yùn)轉(zhuǎn)的過(guò)程中，文件的電子版和紙質(zhì)版與業(yè)務(wù)流程同時(shí)運(yùn)行。內(nèi)部文件一經(jīng)接收、輸出并進(jìn)入流程，各單位就能夠?qū)嵤┍疚募芾淼南到y(tǒng)，雙軌制電子版和紙質(zhì)版均可進(jìn)行使用。而隨著信息技術(shù)的普及與發(fā)展，文件工作者與使用者使用雙軌制的越來(lái)越多，并以此為依托，逐漸轉(zhuǎn)向電子文件。存檔時(shí)，電子文件以紙質(zhì)版本打印并一起提交，并通過(guò)相關(guān)的信息技術(shù)掃描紙質(zhì)文檔形成電子文檔，這不僅浪費(fèi)了紙張和硬盤的空間，也難以確保文件的真實(shí)性和完整性。（二）真實(shí)性問(wèn)題明顯。所謂真實(shí)性，就是保證電子文件內(nèi)容的真實(shí)性。電子文件真實(shí)性問(wèn)題主要出現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：一是檔案部門無(wú)法確定電子文件在格式轉(zhuǎn)化的過(guò)程中是否被破壞，只能保證歸檔后的電子文件不受篡改。二是電子文件內(nèi)容與客觀事實(shí)是否相符，如果文件制作部門無(wú)法證明電子文件符合客觀事實(shí)和工作條件，檔案的真實(shí)性就無(wú)法保證。（三）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)電子文件安全管理帶來(lái)挑戰(zhàn)。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，檔案信息化工作有了新的發(fā)展空間。為了保障辦公業(yè)務(wù)的便利，對(duì)于電子文件的管理更是運(yùn)用了橫跨于多種網(wǎng)絡(luò)環(huán)境而形成的一套適合不同網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的檔案管理系統(tǒng)，以便于電子文件的收集、管理和使用。另外，電子文件的管理能夠?qū)⒉煌W(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的用戶作為一個(gè)整體連接起來(lái)，通過(guò)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)提高工作效率，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)還能提供高效的管理和更便利的電子文檔使用方式，但同時(shí)，文件數(shù)據(jù)的丟失或故意篡改問(wèn)題也嚴(yán)重威脅著電子文件信息的安全。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，當(dāng)前不管是國(guó)外還是國(guó)內(nèi)關(guān)于檔案安全的事件頻繁出現(xiàn)，電子文件的安全傳輸已經(jīng)成為制約電子文件安全管理發(fā)展的關(guān)鍵因素。

檔案在法律上的憑證作用基于它的原始性。因此，認(rèn)定電子文件的原始性，是保證其具有憑證作用的關(guān)鍵。

一、電子文件原始性的認(rèn)定

對(duì)于紙質(zhì)文件來(lái)說(shuō)，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，人們可以借助形式的原始性來(lái)證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對(duì)于任何一項(xiàng)形式上的變化，人們都有理由對(duì)它的原始性表示懷疑。但電子文件的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，因此，對(duì)電子文件的原始性進(jìn)行認(rèn)定是非常困難的。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）、電子文件易于修改，而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。

（二）、電子文件制作過(guò)程的虛擬化使得對(duì)其原件的界定難于實(shí)現(xiàn)。電子文件的制作者不一定像制作紙質(zhì)文件那樣必須制出一份或一批原件來(lái)行使其職責(zé)，有時(shí)它只不過(guò)制作一個(gè)“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時(shí)候?qū)⑵漭敵?。這個(gè)“窗口”可以在眾多的電子計(jì)算機(jī)上顯示出來(lái)，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來(lái)。在不同時(shí)間、不同地點(diǎn)、由不同人獲得的同一內(nèi)容文件可以毫無(wú)區(qū)別，無(wú)法區(qū)別其中哪個(gè)是“原件”，哪個(gè)是“復(fù)制件”。

（三）、電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，迫使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的改變?yōu)榇鷥r(jià)。因此，長(zhǎng)期保存的電子文件很可能在結(jié)構(gòu)和格式上與最初形成的大不相同。

檔案在法律上的憑證作用基于它的原始性。因此，認(rèn)定電子文件的原始性，是保證其具有憑證作用的關(guān)鍵。

一、電子文件原始性的認(rèn)定

對(duì)于紙質(zhì)文件來(lái)說(shuō)，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，人們可以借助形式的原始性來(lái)證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對(duì)于任何一項(xiàng)形式上的變化，人們都有理由對(duì)它的原始性表示懷疑。但電子文件的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，因此，對(duì)電子文件的原始性進(jìn)行認(rèn)定是非常困難的。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）、電子文件易于修改，而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。

（二）、電子文件制作過(guò)程的虛擬化使得對(duì)其原件的界定難于實(shí)現(xiàn)。電子文件的制作者不一定像制作紙質(zhì)文件那樣必須制出一份或一批原件來(lái)行使其職責(zé)，有時(shí)它只不過(guò)制作一個(gè)“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時(shí)候?qū)⑵漭敵觥＿@個(gè)“窗口”可以在眾多的電子計(jì)算機(jī)上顯示出來(lái)，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來(lái)。在不同時(shí)間、不同地點(diǎn)、由不同人獲得的同一內(nèi)容文件可以毫無(wú)區(qū)別，無(wú)法區(qū)別其中哪個(gè)是“原件”，哪個(gè)是“復(fù)制件”。

（三）、電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，迫使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)、格式的改變?yōu)榇鷥r(jià)。因此，長(zhǎng)期保存的電子文件很可能在結(jié)構(gòu)和格式上與最初形成的大不相同。

【內(nèi)容提要】本文在對(duì)國(guó)際電子文件管理代表性研究項(xiàng)目進(jìn)行綜合分析的基礎(chǔ)上，從電子文件管理的頂層設(shè)計(jì)、管理理念、保管模式、管理走向、保證電子文件證據(jù)價(jià)值的關(guān)鍵、電子文件管理問(wèn)題的解決之道等方面，總結(jié)了國(guó)際電子文件管理的研究熱點(diǎn)及其給我們的啟示。希望借鑒國(guó)際同行的成功經(jīng)驗(yàn)，推進(jìn)我國(guó)電子文件管理的進(jìn)程。

【關(guān)鍵詞】電子文件管理/國(guó)際電子文件管理/研究熱點(diǎn)

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，世界各國(guó)比以往任何時(shí)候都面臨著電子文件的共同挑戰(zhàn)，建立在信息技術(shù)應(yīng)用平臺(tái)上的電子文件管理理念、方法、技術(shù)、模式等更具趨同性。因此，聚焦電子文件管理前沿，借鑒國(guó)際同行的成功經(jīng)驗(yàn)，有助于推進(jìn)我國(guó)電子文件管理的進(jìn)程。

國(guó)際上有關(guān)電子文件管理的研究已經(jīng)達(dá)到相當(dāng)?shù)膹V度和深度，據(jù)筆者不完全統(tǒng)計(jì)，世界主要國(guó)家、地區(qū)和相關(guān)機(jī)構(gòu)的代表性研究項(xiàng)目的主要內(nèi)容如下頁(yè)表所示。

這些電子文件項(xiàng)目研究周期長(zhǎng)、涉及問(wèn)題多、參與機(jī)構(gòu)廣，形成的研究報(bào)告、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、工作手冊(cè)往往多達(dá)數(shù)十頁(yè)乃至百余頁(yè)，在理論與實(shí)踐方面取得了可喜的進(jìn)展，在電子文件的管理思想與管理模式、管理方法與技術(shù)、管理標(biāo)準(zhǔn)及其應(yīng)用等方面都積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。其中最值得關(guān)注的項(xiàng)目包括：國(guó)際檔案理事會(huì)出版的《電子文件管理工作手冊(cè)》、美國(guó)國(guó)家檔案與文件管理署的電子文件檔案館項(xiàng)目(ERA)、澳大利亞的電子文件管理戰(zhàn)略及元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)(VERS)、歐盟的電子文件管理通用需求(MoReq)、加拿大哥倫比亞大學(xué)的電子信息系統(tǒng)中文件真實(shí)性的永久保護(hù)國(guó)際研究項(xiàng)目(InterPARES)以及ISO關(guān)于文件管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等。經(jīng)過(guò)分析，可以看出國(guó)際電子文件管理的研究熱點(diǎn)及其給我們的啟示主要集中在以下幾個(gè)方面：

一、電子文件管理的頂層設(shè)計(jì)——國(guó)家戰(zhàn)略的提出

摘要：數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，信息技術(shù)飛速發(fā)展。電子文件數(shù)量指數(shù)級(jí)增長(zhǎng)，電子文件管理模式成為檔案界近年來(lái)持續(xù)關(guān)注的問(wèn)題。對(duì)電子文件單套制管理模式的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行闡述，對(duì)單套制推行過(guò)程中面臨的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：數(shù)字轉(zhuǎn)型；電子文件；單套制；雙套制

隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)等前沿技術(shù)日益成熟，信息化發(fā)展取得了歷史性成就，對(duì)各行各業(yè)發(fā)生了廣泛而深遠(yuǎn)的影響?；A(chǔ)設(shè)施、新動(dòng)能產(chǎn)業(yè)和生態(tài)平臺(tái)之間的互動(dòng)融合，迸發(fā)出了以“萬(wàn)物感知、萬(wàn)物互聯(lián)、萬(wàn)物智能”為特征的數(shù)字轉(zhuǎn)型時(shí)代。物理世界與數(shù)字世界深度融合，政務(wù)、公安、醫(yī)療、教育、物聯(lián)、消防等實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)互通。放眼檔案界，原生電子文件數(shù)量陡增，面對(duì)數(shù)字轉(zhuǎn)型時(shí)代提供的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，電子文件雙套制向單套制管理模式的轉(zhuǎn)變勢(shì)在必行。

一、電子文件雙套制與單套制管理模式的定義

2002年國(guó)家發(fā)布《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002），明確指出“具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，如沒(méi)有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品?！彪娮游募p套制管理模式自此開(kāi)啟，運(yùn)行已近二十年。與之對(duì)應(yīng)的則是電子文件單套制管理模式，即由電子設(shè)備生成的電子文件僅以電子方式進(jìn)行歸檔、管理、利用與保存，不再生成和保存紙質(zhì)檔案的管理方式[1]。

二、電子文件單套制管理的必要性